FASES DE LA

ADMINISTRACIN
DE PROYECTOS

Nosotros comenzaremos a cavar desde

este lado de la montaa. Usted y su
grupo comenzarn a cavar desde el otro
lado. Cuando nos encontremos en el
centro, habremos hecho un tnel.
Y si no nos encontramos,
!Habremos hechos dos tneles!

La administracin de proyectos
es el proceso de combinar
sistemas, tcnicas y personas
para completar un proyecto
dentro de las metas
establecidas de tiempo,
presupuesto y calidad.
(Baker, 1999).

Fases de la
Administracin de Proyectos
Inicio

Conclusin

Control

Planeacin

Ejecucin

Fase 1:
Inicio
Mecanismos de seleccin de proyecto
Carta del proyecto
Determinar la meta global del proyecto

Precisar el alcance general del proyecto

Seleccionar los miembros iniciales del equipo
Definir las expectativas generales de los
clientes, de la administracin o de los
interesados

*El alcance es el tamao del

proyecto y determina cuntos
recursos y tiempo se requieren.

Necesidades del
sector o de la
industria

Avances
tecnolgicos

Requerimientos
legales

Proyecto

Requerimientos
del cliente

Necesidades de
la institucin

Carta de Proyecto
Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los

involucrados

Proporciona informacin general

CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:
APROBACIN:

Fase 2:
Planeacin
Identificacin de actividades o tareas
Secuenciacin de actividades

Estimacin de la duracin/esfuerzo de las

actividades
Estimacin de las necesidades de recursos

Estimacin de los costes de las actividades

Representacin grfica del flujo de actividades
Optimizacin de la planificacin
Estructura de Descomposicin del Trabajo

En un EDT(Estructura de Descomposicin del

Trabajo) las tareas se definen con claridad y
pueden emplearse con fines de seleccin de
personal, calendarizacin, presupuestacin, etc.
La idea fundamental es descomponer las tareas
ms grandes en sus componentes individuales.

Tabla de precedencias

Contiene todas las actividades del proyecto en el orden en

que se ejecutarn.
Eduardo Dvila Turcios
Elabor:
Fecha: Octubre 2002

PROYECTO: Plan 2003 - 2005

Clave de la
actividad

Actividad

Inicio

Diagnstico y pronstico realizado

Normas y criterios establecidos

Duracin

Actividades
precedentes

Responsable

----

--

------

4 meses

--

Director de Planificacin

2.5 meses

--

Director Jurdico

Estrategia definida

1 mes

1,2

Programas de desarrollo realizados

1 mes

Director de Planificacin

Plan instrumentado

1 mes

Director de Planificacin

Edicin realizada

2 meses

Director Administrativo

Pblico consultado

2.5 meses

Director de Control

Proyecto definido

1.5 meses

5,6,7

Plan aprobado por ejecutivo

0.5 meses

Subsecretario

10

Publicacin y difusin efectuadas

0.5 meses

Director Administrativo

11

Fin

----

------

Subsecretario

Director de Planificacin

Diagrama de Gantt
1. Programar las actividades del Proyecto

considerando tiempo y responsables.

2. Permite registrar avances de acuerdo con lo

planeado.

PERT
(Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas)
Es una tcnica para el Planeamiento y Control; Su
fundamento lo constituye el grfico de redes, que representa
el trabajo necesario para alcanzar un objetivo.
Es la representacin grfica de las relaciones entre todos
los acontecimientos y tareas necesarias para realizar un
proyecto.

Fase 3:
Ejecucin
Dirigir el equipo
Reunirse con los miembros del equipo
Comunicarse con los terceros
involucrados
Resolver los conflictos o problemas que
puedan surgir

Asegurar los recursos necesarios

(dinero, personal, equipo, tiempo)

Reportes de avances
Las metas intermedias son resultados parciales que se
van logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
Describen un resultado tcnico o un evento
Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero (hito)

*Hito (milestones)

Es una tarea de duracin cero que simboliza el haber

conseguido un logro importante en el proyecto

Fase 4:
Control
Vigilar las desviaciones del plan
Emprender acciones correctivas
Recibir y evaluar cambios en los
proyectos solicitados
Cambiar los calendarios del proyecto

Adaptar los niveles de recursos

Cambiar el alcance del proyecto
Regresar a la etapa de planeacin para
hacer ajustes

Para asegurar la eficacia de la ejecucin es

necesario que el director de proyecto realice un
buen seguimiento:
Tcnico.- Controlando el avance de las tareas.
Econmico.- De las horas invertidas, compras o
pedidos realizados, subcontrataciones, viajes y
otros gastos de forma que la suma de todo ello no
supere el crdito asignado para completar el
proyecto.

Para realizar un adecuado Proceso de Control y

Seguimiento de un Proyecto:
Recoger datos
Analizar Datos referentes al esfuerzo, costes, plazos y
avances intermedios.
Sacar conclusiones comparando los datos reales con los
planificados.

Informar
Tomar medidas asegurndose de que la decisin se
puede justificar con datos
Replanificacin

Fase 5:
Conclusin

Reconocimiento de logros y
resultados
Cierre de las operaciones y dispersin
del equipo
Aprendizaje de la experiencia del
proyecto

Revisin del proceso y resultados

Redaccin del informe final

Reporte final: Presupuesto, Programa,

Cierre
Administrativo

Evidencias, Lecciones aprendidas, Reporte

de control de cambios.

Cierre
del
Contrato

-Archivos de contrato,
Manuales, planos, Bitcoras,
Comunicados, Lecciones
aprendidas

Producto,
Servicio
Resultado final

Todos los proyectos son trabajo pero

no todo trabajo es un proyecto