Conceptos bsicos sobre un Plan Informtico

Karen Niemann V.

CONCEPTOS BSICOS SOBRE UN PLAN INFORMTICO

I.

INTRODUCCIN

El propsito del presente documento es resumir algunos conceptos bsicos sobre el tema de
los planes informticos formales que las organizaciones y/o empresas deben tener.
Segn una encuesta realizada en EE.UU., las empresas que posean un plan informtico
formal, todas haban tenido xito en satisfacer a sus usuarios, sin embargo de aquellas que
no tenan un plan formal, casi un 30% haba fracasado en el mismo cometido.

II.

QU ES UN PLAN INFORMATICO?

1. Un plan informtico formal es un proceso, expresado en un documento escrito y

conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdireccin, Departamento
o Unidad) de Informtica, el cual empieza con el desarrollo de objetivos, define
estrategias y polticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados para
asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en
trminos de productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informtica,
por los usuarios y por el nivel Director de la empresa y/u organizacin, en parmetros
no tcnicos y exentos de ambigedad.
2. Un plan informtico formal no es un mtodo para resolver problemas corrientes en
cortos perodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la
Direccin, esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo
adquirido en las actividades del Plan.
3. Un plan informtico formal debe contemplar un horizonte que alcanza un perodo
variable entre 3 y 5 aos dependiendo del tamao de la organizacin. No obstante el
mismo debe ser revisado por lo menos en perodos anuales, y reformulado cada vez que
se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel
Directivo de la organizacin.
4. Un plan informtico formal adems de un presupuesto de gastos, es un conjunto de
planes interrelacionados cuya finalidad es bsicamente satisfacer las necesidades de
informacin que el sistema de decisiones de la organizacin requiere, en la cantidad,
calidad, oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado
en el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre
crecientes, que el mercado de informtica ofrece.

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III.

Karen Niemann V.

ASPECTOS MNIMOS QUE

INFORMTICO FORMAL

DEBE

CONSIDERAR

UN

PLAN

1. Objetivos y funciones de la unidad de Informtica

2. Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos
3. Nivel de recursos se requiere para una operacin estable, considerando el plan de
sistemas vigentes
4. Actividades que tendern a, o podran ser discordantes
5. Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente
6. Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea y/o actividad de cada plan
componente
7. Debido al cambio tecnolgico constante, las probabilidades que existen en el mediano o
largo plazo de:
Instalar un nuevo computador o servidor
Cambiar de sistemas operativos
Cambiar de filosofa de proceso, vale decir:
Proceso Centralizado
Proceso Descentralizado
Proceso Distributivo
Una combinacin de las anteriores.
8. Impacto que tendrn las consideraciones anteriores en trminos de: recursos,
capacitaciones, programas de desarrollo y cul ser la magnitud del esfuerzo
involucrado
9. Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestin y de las tecnologas usadas para su
desarrollo y explotacin

IV.

CONTENIDO DE UN PLAN INFORMTICO FORMAL EXITOSO

1.

Aunque no existe una regla fija sobre el contenido especfico de un plan informtico
formal, bsicamente debido a lo vertiginoso de los cambios tcnicos y de las
necesidades de informacin de los usuarios, hay algunas guas que permiten formular
un plan en trminos que puedan ser ledos por aquellos que necesitan la informacin
completa y suficiente como para responder a la mayora de las preguntas que podran
ser formuladas. Es importante establecer que la razn para escribir el documento del
plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y
revisiones peridicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con
el plan vigente.

2.

La preparacin del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para

considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las
caractersticas de cada uno y las razones por las que se establecieron las prioridades
para cada uno de los mismos.

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3.

Contenido de un plan bsico:

3.1. Resumen de la situacin actual
a) Hardware
b) Software
c) Redes
d) Recursos humanos
e) Sistemas vigentes y su estado
f) Sntesis de una encuesta de satisfaccin de usuarios
g) Resumen de costos por cada concepto anterior
3.2. Resumen Ejecutivo
a) Objetivos
b) Premisas o supuestos bsicos
c) Resumen de planes componentes
d) Anlisis beneficio v/s compromisos
3.3. Sistemas de informacin
a) Desarrollo de nuevos sistemas previstos
b) Mantencin adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes
c) Planes de contingencia para seguridad y respaldo
3.4. Recursos informticos
a) Justificacin del equipamiento necesario
b) Justificacin del software bsico y de desarrollo necesario
c) Justificacin de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de
capacitacin
3.5. Planes componentes
a) Perfil del equipo en el tiempo
b) Perfil de sistemas y resultados en el tiempo
c) Perfil de recursos humanos y de capacitacin necesarias
d) Flujos de recursos econmicos
e) Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada rgano
afectado por el plan informtico formal
f) Plan de seguridad y auditora computacional

4.

Documentos de trabajo asociados:

4.1. Informe de objetivos de la organizacin y de cada componente de la misma,
identificando las misiones y tareas de cada uno
4.2. Informe de premisas y supuestos bsicos considerados para cada nivel de la
organizacin
4.3. Evaluacin de la realizacin pasada del plan
4.4. Evaluacin de las debilidades y fortalezas de la unidad de Informtica, (ver
Anexo 2)
4.5. Relacin de estrategias y su evaluacin para alcanzar los objetivos del punto
4.1.
4.6. Sistemas de informacin para usuarios con los estudios de factibilidad
(operacional, tcnica y financiera) necesarios
4.7. Evaluacin de alternativas de software y de sus proveedores segn pautas
Anexo 1

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4.8. Evaluacin de alternativas de equipamientos y de sus proveedores segn pautas

Anexo 1
4.9. Anlisis econmico de cada alternativa anterior
4.10. Anlisis de los recursos humanos disponibles y de su potencial tcnico actual
4.11. Anlisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componente anterior
4.12. Anlisis de estado del arte informtico en el pas y de sus tendencias futuras

V.

ETAPAS DE CRECIMIENTO DE UN CENTRO INFORMTICO

Etapa 1: Iniciacin
a) Reduccin de costos en aplicaciones contables y administrativas
b) Especializacin con el fin de obtener el mximo rendimiento del computador
c) Supervisin del nivel de Direccin
Etapa 2: Expansin
a) Proliferacin de aplicaciones en todas las reas funcionales
b) Especializacin para desarrollar variedad de aplicaciones
c) Desarrollo orientado a la Direccin, generacin de interfases para integracin de
informacin
Etapa 3: Formalizacin
a) Desarrollo o modificacin de aplicaciones con nfasis en el control de recursos
b) Especializacin para controlar e incrementar el nfasis en resultados objetivos y en la
nivelacin de usuarios
c) Control orientado a la Direccin
Etapa 4: Madurez
a) Desarrollo de bases de datos y aplicaciones en lnea
b) Especializacin en bases de datos y teleprocesamiento
c) Desarrollo de personal especializado en la planificacin y control

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Karen Niemann V.

ANEXO 1

PARMETROS DE EVALUACIN DE HARDWARE Y SOFTWARE

El propsito de este anexo es servir de gua para la evaluacin de las propuestas que se
presenten por parte de los proveedores que se consideren en un eventual plan informtico
formal.
La metodologa sugerida est basada en la ponderacin de los parmetros de evaluacin
que se agrupan en los siguientes temes:
1.

Parmetros de costos:
1.1. Costos de compra, arriendo o leasing
1.2. Costos de mantencin de hardware
1.3. Costos de mantencin de software
1.4. Costos de instalacin
1.5. Costos de entrenamiento
1.6. Costos de recursos humanos
1.7. Costos de migracin

2.

Parmetros tcnicos:
2.1. Hardware
a) Arquitectura del o los procesadores
b) Tecnologa de los discos
c) Tecnologa de respaldo (cintas y/o discos)
d) Capacidad de crecimiento
e) Rendimiento de la configuracin
f) Nivel tecnolgico de la arquitectura propuesta (grado de modernizacin)
g) Calidad de la mantencin tcnica
h) Experiencias vigentes de la configuracin propuesta o equivalente
2.2. Software
a) Sistema Operativo.
b) Software bsico y de desarrollo
c) Confiabilidad
d) Portabilidad
e) Distributividad
f) Integracin
g) Flexibilidad
h) Versatilidad
i) Experiencias previas vigentes
2.3. Solvencia de la Empresa
a) Econmica
b) Presencia en el mercado
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c)
d)
e)
f)
g)

Karen Niemann V.

Respaldo de hardware
Respaldo de software
Soporte de entrenamiento
Permanencia en Chile
Tendencia de desarrollo tecnolgico

2.4. Comprensin del Problema del Cliente

a) Respecto del nivel del personal
b) Respecto del tipo de aplicaciones
c) Impacto en los recursos humanos del cliente de la solucin propuesta
d) Impacto de la solucin propuesta en la etapa de migracin de sistemas
e) Metodologas de respaldos totales/parciales sin degradar el/los equipos,
manteniendo el servicio a los usuarios conjuntamente con el desarrollo de
sistemas
f) Modalidad de contrato de mantencin de hardware y software a suscribir
g) Respecto de las tasas de crecimiento involucradas y su impacto en las
modalidades de administracin y explotacin de los recursos informticos
a futuro
3.

Parmetros de prueba
3.1. Software
3.2. Hardware
3.3. Soporte

4.

Parmetros de migracin.
4.1. Programas
4.2. Archivos
4.3. Entrenamiento
4.4. Configuracin mnima inicial para migrar
4.5. Tiempo de migracin
4.6. Requerimientos ambientales

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Karen Niemann V.

ANEXO 2
CRITERIOS PARA MEDIR EL XITO DE LA FUNCIN INFORMTICA
1.
2.

3.

4.
5.
6.

7.

8.

9.
10.

11.

12.

13.

14.

Nivel de difusin y comprensin de los usuarios de los proyectos lmites y de su

desarrollo en el tiempo conjuntamente con los compromisos de cada participante.
Confiabilidad e integridad de los productos generados por la unidad de Informtica,
dado que esta unidad ser puesta el tela de juicio cuando los sistemas de informacin
no respondan a los requerimientos de los usuarios.
Respuestas rpidas a los requerimientos de los usuarios. Es importante porque es la
llave de satisfaccin del usuario, es fcil de medir y es un criterio familiar para los
Directores, ejecutivos y para los usuarios.
Presupuestos y control de costos. Ocupa una alta prioridad, el presupuesto asignado
la unidad de Informtica y control de l.
Tranquilidad operacional. Significa la ausencia de tensin dentro de la unidad de
Informtica, los departamentos usuarios o entre la unidad de Informtica y usuarios.
Uso de anlisis de beneficio/costo de cada proyecto seleccionado. Refleja el continuo
conocimiento que la unidad de Informtica debe tener sobre la problemtica de cada
grupo usuario.
Metas de largo alcance. Refleja el sentimiento respecto de que la planificacin
racional mejorar las actividades de la unidad de Informtica para dar mayor uso a
cada fuente de recursos a su disposicin. La mayora de los ejecutivos de la unidad
de Informtica inspeccionan hasta el mayor nivel de detalle la planificacin con el
fin de que una mejora, beneficie a toda la organizacin.
Evaluacin de la jefatura de Informtica. Refleja el grado de cultura informtica que
el ejecutivo posee y su implicancia en la falta de decisiones en cada departamento
usuario por no poseer bases concretas de anlisis.
Promocin agresiva de la unidad Informtica. Se refiere a la promocin de nuevas
ideas y tcnicas entre los posibles usuarios.
Personal calificado. Refleja la capacidad de optimizar el uso de los recursos y
tcnicas disponibles en la unidad de Informtica conjuntamente con la vialidad de
traspasar la explotacin y mantencin de los sistemas a los usuarios.
Conocimiento de las actividades de la organizacin. Estos no se pueden medir
directamente, pero han sido considerados por algunas autoridades por ser un factor
clave para la definicin de los requerimientos de los usuarios.
Revisin de los trabajos de la unidad de Informtica. En algunas situaciones es
altamente evaluado, sin embargo por faltar generalmente estndares documentados y
difundidos, no es un criterio considerado por los ejecutivos de la organizacin.
Uso de ltimas tecnologas. Generalmente es considerado slo como un antecedente
de orden general, sin embargo si se acompaa de un anlisis de impacto de las
mismas adquiere una importancia extrema.
Rotacin de personal. Es un criterio importante puesto que si es muy alta significa
que la situacin de la unidad de Informtica no es capaz de motivarlos
adecuadamente, en lo econmico o tecnolgico, sin embargo si la rotacin no existe

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Conceptos bsicos sobre un Plan Informtico

15.

Karen Niemann V.

puede significar que el personal est fuertemente motivado o bien que es de un nivel
tan bajo que no posee alternativas ocupacionales.
Nivel de seguridad de la unidad de Informtica. Es un factor numrico que refleja el
nivel de riesgo que posee dicha unidad sobre la administracin y control de los
recursos informticos y de la adquisicin, proceso y distribucin de los mismos
Lo anterior implica obligadamente poseer normas escritas y conocidas sobre
procedimientos de seguridad y auditoras computacionales con planes de
contingencia debidamente probados, segn la siguiente estrategia:
15.1. Identificacin de vulnerabilidades, de su costo y de su probabilidad de
ocurrencia
15.2. Identificacin de las contramedidas alternativas posibles, de su costo y nivel de
efectividad
15.3. Determinacin de procedimientos para implementar las contramedidas
seleccionadas y de los mtodos de control sobre la aplicacin de las mismas
(auditora)
Los aspectos a considerar son los siguientes:

Acceso fsico a los recursos informticos

Acceso lgico a los recursos informticos

Acceso a los medios de comunicacin de datos

Acceso a la informacin que se ingresar o se obtendr del medio

computacional

Aspectos de fuerza mayor tales como:

Incendios
Inundaciones
Sismos
Atentados (sabotaje)

Aspectos de personal tales como:

Grado de conocimiento de los equipos, sistemas, planes y
procedimientos de la unidad de Informtica
Nivel de motivacin y/o moral
Acceso a los recursos de la unidad de Informtica o de los
usuarios

Legislacin vigente o falta de la misma sobre el tema

Conocimiento del proveedor de la problemtica de la unidad de

Informtica y de sus usuarios

Control de la informacin documental existente sobre planes,

sistemas, equipos y dems componentes del quehacer informtico

Anlisis de debilidades y fortalezas del o los proveedores actuales o

alternativos

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