Primer debate: Aspectos difíciles de superar en la fase de ejecución de

un proyecto

Desde vuestro punto de vista, ¿cuál o cuáles son los aspectos que más pueden entorpecer
que la fase de ejecución se desarrolle con normalidad?

1. Cambios en las prioridades de la organización (40%)

2. Reuniones de requisitos inexactas (38%)
3. Cambios en los objetivos (35%)
4. No definir riesgos ni oportunidades (30%)
5. Pobre o inadecuada comunicación (30%)

DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO Y DE LA META EMPRESARIAL

• Decisión sobre el tamaño y la duración del proyecto. La disponibilidad de

fondos remanentes de la cooperativa, la experiencia de sus empleados y la
influencia de los proveedores locales de equipos informáticos repercutirán en el
tamaño y la duración del proyecto. Una de las causas principales de fracaso de
proyectos de informatización es la tendencia a comenzar a una escala excesiva.
Sería recomendable avanzar con cautela, paso a paso, de modo que los errores
serán menores y el costo que ocasione su corrección se podrá asumir más
fácilmente.
• Identificación de objetivos y metas factibles y cuantificables. Divídalos
en: objetivos del proyecto (por ejemplo, informatización de los registros
contables, gestión más rápida de grandes cantidades de datos, mayor exactitud,
acceso a un nuevo mercado, industrialización de los productos, etc.) y metas
empresariales (por ejemplo, aumento de los beneficios en un 20 %, reducción
de los costos financieros en un 30 %, aumento del número de miembros en un
10 %).
• Obtención de un acuerdo entre todos los interesados (cooperativistas,
empleados y otros) acerca de los objetivos y las ventajas del proyecto. Intente
llegar a un consenso. Las partes interesadas deben implicarse en el proyecto
cuanto antes.
• Desarrollo de un método para el seguimiento de la ejecución del
proyecto. Establezca indicadores de éxito mensurables que permitan controlar
el progreso. Si es posible, asigne valor económico a algunos de los indicadores.
Algunos ejemplos son: dinero ahorrado, número de cooperativistas nuevos,
beneficios empresariales, mayor número de clientes, etcétera.

El uso de los sistemas informáticos ha permitido a Manfrey Cooperativa de Tamberos de

Comercialización e Industrialización Ltda. (Argentina)disponer de información sobre la
rentabilidad empresarial de la cooperativa, lo que ha facilitado el acceso a préstamos
bancarios.

PASOS PRELIMINARES
 • Forme un equipo del proyecto cuya responsabilidad principal consistirá en
ayudarle a elaborar el plan y supervisar la ejecución del proyecto, que mantendrá
relaciones con los programadores externos (consultores), los administradores y
los cooperativistas.
• Determine todas las tareas necesarias para alcanzar cada objetivo: recursos
humanos fundamentales, necesidades de capital y presupuesto, análisis expreso
de riesgos, planes para probar el software, planes de capacitación, plan piloto y
plan de ejecución. Defina la duración y los recursos necesarios para cada tarea.
Determine y calcule los costos. Asigne tareas a personas o grupos de personas.
• Determine todos los factores de riesgo y considere la adopción de medidas para
reducir el riesgo al mínimo.
• Defina las referencias a otros documentos clave necesarios: por ejemplo,
documento de evaluación de riesgos, plan de capacitación, plan de pruebas
del software.
• Establezca un sistema de respaldo: continúe usando el sistema manual en
paralelo durante las fases de desarrollo y pruebas. Si el sistema nuevo fallase
durante estas fases, no se perderán datos y las funciones de la cooperativa
continuarán desempeñándose con normalidad.

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS PRINCIPALES DEL SISTEMA

Puesto que los programas informáticos se diseñan de modo que sólo funcionan en
algunas «plataformas» (una plataforma se compone del equipo, el lenguaje de
programación informático y el sistema operativo), es importante elegir la plataforma
más adecuada. Además, una vez que se han elaborado programas para una plataforma
concreta, no resulta fácil adaptarlos a otra. Para diseñar un sistema informático
adecuado a sus necesidades necesitará asesoramiento profesional, aunque deberá
tener en cuenta, como mínimo, las siguientes variables:

• Equipos: costo y facilidad de actualización. ¿Cuántas computadoras va a

adquirir? ¿De qué marca y qué modelo?
• Sistema operativo: costo de la licencia, años en el mercado, lenguaje,
estabilidad.
• Niveles de acceso: diferentes usuarios precisan diferentes niveles de acceso a la
información. Por ejemplo, los miembros de la directiva elegida deberán contar
con acceso libre a todas las cuentas de la cooperativa, mientras que un
cooperativista ordinario sólo necesitará disponer de acceso a su propia cuenta.
Estos niveles de acceso se deben definir para cada recurso de información y cada
perfil de usuario.
• Requisitos de facilidad de uso: capacidad de los usuarios de navegar por el
sistema de información y utilizar sus funciones. Si en un programa se tienen en
cuenta los requisitos de facilidad de uso, los usuarios lo aceptarán más
rápidamente, ya que será intuitivo, permitirá una navegación sencilla, dispondrá
de un sistema de ayuda incorporado y contará con las funciones e informes más
demandados.
Código fuente: se compone de una serie de instrucciones de programación consecutivas
escritas por un programador en un lenguaje de programación determinado para realizar
una tarea concreta. Posteriormente, estas instrucciones se compilan (se traducen a
lenguaje máquina). Lenguaje máquina: conjunto de instrucciones que puede interpretar
una computadora. Habitual mente, los programas de computadora se venden en forma
de código objeto compilado y no se incluye el código fuente, por lo que no es posible
modificarlo ni personalizarlo. Código abierto: cualquier programa cuyo código fuente
pueden utilizar o modificar los usuarios u otros programadores según estimen oportuno.

DESARROLLO DE UN PLAN DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL Y LOS

COOPERATIVISTAS

• Asegúrese de designar formalmente un Director del proyecto. Consiga, si es

preciso, el compromiso de que podrá contar con los recursos humanos
necesarios.
• Determine qué aptitudes deberán tener el administrador y los empleados para
manejar y mantener el nuevo sistema, cuáles son sus aptitudes actuales y qué
nuevas aptitudes deberán desarrollar mediante la capacitación.
• Elabore un plan de capacitación. Defina el proceso de reciclaje y adaptación de
los empleados para que superen el temor a perder su puesto de trabajo, además
de fomentar su participación y respaldo.
• Asigne personal a la tarea de continuar trabajando con el sistema
manual durante el proyecto, como procedimiento de respaldo. Esta labor es
fundamental para garantizar que las operaciones diarias de la cooperativa y los
servicios prestados a los miembros no se verán afectados negativamente por
ningún problema que pueda derivarse de la ejecución del proyecto.

Prevea la posible necesidad de modificar los procedimientos y analice el efecto de estos

cambios en la organización, la estructura y los incentivos: la informatización no se limita
a la instalación de los equipos y los programas, sino que altera por completo el método
de trabajo habitual; por lo tanto, hay que prestar una atención especial al personal,
proporcionándole la capacitación y el apoyo pertinentes para garantizar que podrán
adaptarse al ritmo necesario.

ELABORACIÓN DEL PLAN DE TRABAJO Y DEL PRESUPUESTO DEL PROYECTO

Un método sencillo para elaborar un plan de trabajo es organizar la información

recopilada sobre lo que se desea hacer en una secuencia jerarquizada: comience por el
objetivo, después pase a los resultados que contribuyen a la consecución de dicho
objetivo y, por último, a las tareas que permitirán lograr los resultados. A continuación
se muestra un plan de trabajo parcial correspondiente a uno de los diversos objetivos
posibles:

PLAN DE TRABAJO

Objetivo Resultado Tarea Actividad Responsa Fecha

ble
1. 1.1 Sistema 1.1.1 Adquisición 1.1.1.1 Visita a Director 03.06.
Informatiza instalado y de hardware y soft proveedores del 04
ción del en ware de hardware y soft proyecto
sistema de funcionamie ware, y obtención
información nto del mejor precio
1.1.1.2 Aprobación Director 10.06.
de la compra por el del 04
consejo proyecto
1.1.2 Instalación y 1.1.2.1 Instalación Técnico 11.06.
cableado de la red y cableado 04
de computadoras
1.1.2.2 Pruebas Técnico 12.06.
eléctricas Técnico 04
1.1.3 Instalación 1.1.3.1 Instalación Consultor 15.06.
del hardware de los equipos 04
1.1.4 Instalación 1.1.4.1 Instalación Desarrolla 22.06.
del software del software dor 04
de softwar
e
1.1.5 Capacitación 1.1.5.1 Monitor 12.06.
de usuarios Planificación de la principal 04
capacitación
1.1.5.2 Elaboración Monitor 25.06.
del material principal 04
pedagógico
1.1.5.3 Monitor 27.06.
Organización del principal 04
programa de
capacitación

El siguiente paso es analizar la cronología y el orden de todos estos resultados, tareas y

actividades para obtener una visión de conjunto. Para ello, se suelen emplear un
diagrama de barras o de Gantt, como se muestra en el anexo 4.4.

El último paso es la asignación de costos a todas estas acciones ordenadas

cronológicamente, con el fin de anticipar las necesidades de fondos para cubrir los
gastos. Después, esta información se organiza en forma de un plan de gastos o
presupuesto mensual o trimestral, como se muestra a continuación:

PROYECTO DE INFORMATIZACIÓN
Descripción de la Gastos previstos
tarea o actividad
 Primer Segundo Tercer Cuarto Total
trimestre trimestre trimestre trimestre primer
año
Adquisición 4.500 4.500
de hardware y
software
Instalación 500 500
del hardware
y cableado
Desarrollo 1.500 1.500 3.000
del software
Capacitación del 250 250
personal
TOTAL 4.500 500 1.500 1.750 8.250

ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PARTICIPATIVO

Además del plan de ejecución y del presupuesto, deberá también crear un mecanismo
sencillo que permita vigilar el cumplimiento de la ejecución del proyecto. Lo habitual es
definir «hitos» claros y mensurables, es decir: resultados, tareas y actividades que deben
realizarse en un plazo determinado y que deben cumplir ciertas normas de calidad.

Si ha elaborado correctamente el plan de trabajo del proyecto, deberá poder obtener

del mismo la mayor parte de la información necesaria para vigilar el cumplimiento de la
ejecución. En definitiva, cuanto mayor sea el nivel de detalle, más sencillo resultará
supervisar el desarrollo del proyecto.

Aspectos y herramientas de planificación

En la fase de planificación del proyecto, usted y su equipo deberán tomar cierto número
de decisiones importantes en relación con el hardware y el software. Puesto que las
decisiones que afectan al software repercutirán en las actividades posteriores de
desarrollo, pruebas, instalación, formación y asistencia, éstas deben meditarse en
profundidad y con previsión.

Decisión sobre el tamaño del sistema

Su decisión sobre el grado y el alcance de la informatización deberá tener en cuenta el

tamaño de la cooperativa, la experiencia del personal y los recursos financieros
disponibles, entre otros factores. Si la cooperativa es pequeña, el personal tiene poca o
ninguna experiencia en el uso de computadoras y dispone de recursos financieros
limitados para invertir en el proyecto, el planteamiento más seguro será posiblemente
la adquisición de una computadora, una impresora y software disponible en el
mercado4.
Una vez que usted y su equipo se hayan familiarizado suficientemente con el manejo de
la computadora y han comprendido cómo puede ayudarles a mejorar la gestión de la
información, puede ser el momento de adquirir otra computadora y conectarlas en red
para compartir información más fácilmente.

Si su cooperativa es de gran tamaño, es posible que algún miembro de su equipo tenga

cierta experiencia en el manejo de computadoras y dispondrá de más recursos. Por lo
tanto, puede comenzar instalando un sistema pequeño de unas 2 ó 3 computadoras,
más una impresora y un servidor, conectados en red, pero sin olvidar la posibilidad de
ampliarlo en un futuro. Este enfoque precavido es aconsejable por dos motivos: 1)
resulta más económico, y 2) si se cometen errores y surgen problemas (lo que con toda
probabilidad sucederá), tendrán un menor impacto negativo en los servicios ofrecidos a
los cooperativistas o en las actividades comerciales de la cooperativa.

Elección entre la adquisición de un paquete de software o el desarrollo de software

personalizado En lo que respecta a la selección del software, existen tres posibilidades
generales: 1) desarrollar (programar) su propio software, 2) personalizar un programa
existente, o 3) adquirir un paquete de software (comercial). El cuadro siguiente puede
ayudarle a decidir cuál es la mejor opción en su caso:

Opción Ventajas Desventajas

Desarrollar software propio:5contratar - Control - La programación
programadores para diseñar una absoluto de las informática es una
solución personalizada. funciones: el actividad compleja.
programa se
diseña conforme
a sus
especificaciones.
-Se puede - Se tarda más en
corregir, poner en práctica.
actualizar y
ampliar según
sea necesario.
- Se puede - No se puede
diseñar en el aprender de otras
idioma o idiomas organizaciones que
locales. hayan utilizado el
software con
anterioridad.
- Se pueden - Puede acabar
hacer copias del resultando más caro
programa, ya (los programadores
que los derechos suelen tardar más de lo
de propiedad previsto inicialmente).
intelectual
 pertenecen a la
cooperativa.
- Es necesario
contratar a
profesionales
informáticos durante
un plazo de tiempo
medio.
Personalizar software existente: - Se tarda menos - Control limitado
contratar a un desarrollador que en sobre las funciones y,
de software para adaptar un producto desarrollar un generalmente, ningún
existente. programa nuevo control sobre la
partiendo de interfaz.
cero. - Resulta más difícil, y
puede ser más caro, de
mantener6 (actualizar).
Adquirir paquetes - La adquisición y - No es posible
7
de software: adquirir una solución el modificar
informática preparada aun proveedor mantenimiento el software; sólo se
conocido. (actualización) puede configurar en la
suelen ser más medida que lo permita
económicos ya el programa.
que se produce
en serie.
- La - Disponibilidad
implantación es limitada en el idioma
más rápida, ya local.
que es un
producto ya
desarrollado y
probado.
- Si el programa - Al crecer el sistema, el
se ha costo de las licencias
desarrollado podría llegar a ser alto.
para otras
cooperativas
con necesidades
parecidas, es
probable que
disponga de más
funciones de las
que necesita
inicialmente.
 - La asistencia y
el
mantenimiento
son más
sencillos a largo
plazo.

Instrumentos para la planificación del proyecto

Existen diversos instrumentos de administración que pueden ayudar a los

administradores a definir y controlar las tareas y los recursos utilizados, de una forma
fácil y organizada. Tres métodos habituales son: la tormenta de ideas estructurada, el
diagrama de barras (o Gantt) y el diagrama PERT.

Tormenta de ideas estructurada

Una forma fácil de comenzar a definir las metas, los objetivos y las tareas del proyecto
es reunir a un pequeño grupo de personas y emprender un proceso colectivo de
resolución de problemas, lo que se conoce como «tormenta de ideas». Todo lo que se
necesita es: una pared diáfana, una remesa de hojas en blanco, algunos lápices o
rotuladores y cinta adhesiva. En primer lugar, el moderador pega las hojas de papel en
la pared, en posición vertical, mostrando la estructura lógica del proyecto, como se ha
descrito anteriormente en el apartado sobre el plan de trabajo y el presupuesto, es
decir, comenzando por los objetivos del proyecto, seguidos por los resultados que deben
obtenerse para lograr el objetivo, seguidos a su vez por las tareas necesarias para
conseguir cada resultado, las estimaciones de los tiempos necesarios para completar
cada tarea y, por último, la identificación de los responsables de las tareas.

A los participantes se les pide que escriban en cada hoja, en muy pocas palabras, cuáles
deberían ser, en su opinión, los objetivos, los resultados y las tareas del proyecto. El
moderador pegará las hojas en la pared de forma aleatoria y, a continuación, pedirá a
los participantes que las agrupen y clasifiquen por orden de importancia. De este modo,
se consigue que todos participen en la definición de los aspectos que hay que tratar. Es
preferible comenzar con los objetivos y seguir con los resultados, las tareas, las
personas, etc., agrupando y clasificando las ideas en cada etapa, antes de pasar a la
siguiente. Al final de esta actividad, todos los participantes tendrán una perspectiva más
clara del modo en que se va a estructurar y ejecutar el proyecto.

Diagrama de barras o de GANTT

Los diagramas de Gantt o «de barras», como se les suele denominar, se emplean con
frecuencia en la gestión de proyectos; representan gráficamente un calendario que
ayuda a planificar, coordinar y controlar las tareas concretas de un proyecto. En un lado
del diagrama se enumeran las tareas o actividades en el orden en que deben realizarse
y a la derecha de cada una se representa el tiempo necesario para completarlas
mediante una línea o barra. Cuanto mayor sea la longitud de la barra, más tiempo se
necesitará para completar la tarea o actividad. Si mantiene este gráfico actualizado con
información real del proyecto, podrá controlar, detectar e incluso estimar el costo de un
retraso en el proyecto. El siguiente es un ejemplo de un diagrama de Gantt muy sencillo.

TAREA días
Borrador del plan de actividades
Reunión del consejo
Investigación de las opciones
de software disponibles
Plan de actividades final
1 2 3 4 5 6 7 8

Diagrama PERT

PERT es el acrónimo de Program Evaluation and Review Technique (técnica de

evaluación y revisión de programas), un método desarrollado por la marina
estadounidense en la década de 1950. Se trata de otro instrumento de planificación
empleado para programar, organizar y coordinar las tareas de un proyecto. Una de las
ventajas del diagrama PERT radica en que ilustra las relaciones entre tareas y actividades
de un modo visualmente más explícito.