Unidad III 06 Planificacion Costos

Administracin de Proyectos
Administracin de Proyectos
Justo Prez S.
Project Manager Information Technology
1 October 2012
Technology Advice.
Business Results.
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Integracin
Recursos
Humanos
Adquisiciones
Alcance
Tiempo
Calidad
Riesgos
Costos
Comunicaciones
Areas de
Conocimiento
Integracin
Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

Iniciacin
4.1 Desarrollar el
acta de constitucin
del Proyecto
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Planificacin
4. 2 Desarrollar el plan para la
Direccin del Proyecto
5.4 Verificar el alcance

5.5 Controlar el Alcance
6.1 Definir las actividades

6.2 Secuenciar las actividades
6.3 Estimar los recursos de las
actividades
6.4 Estimar la duracin de las
actividades
6.5 Desarrollar el cronograma
6.6 Controlar el cronograma
7.1 Estimar los costos

7.2 Determinar el presupuesto
7.3 Controlar los costos
8.1 Planificar la calidad
8.2 Realizar el aseguramiento

de la calidad
9.1Desarrollar Plan de RRHH
9.2 Adquirir el Equipo del

proyecto
9.3 Desarrollar el Equipo del
Proyecto
9.4 Dirigir el Equipo del
Proyecto
10.2 Panificar las comunicaciones
10.3 Distribuir la Informacin

10.4 Gestionar las expectativas
de los interesados
Comunicaciones
Riesgos
11.1 Planificar la gestin de riesgos

11.2 Identificar los riesgos
11.3 Realizar el Anlisis cualitativo
de riesgos
11.4 Realizar el Anlisis cuantitativo
de riesgos
11.5 Planificar la respuesta a los
riesgos
12.1 Planificar las adquisiciones

Adquiciones
Seguimiento y control
4.4 Monitorear y controlar el
trabajo del proyecto
4.5 Realizar el control integrado
de cambios
5.1 Recopilar Requisitos

5.2 Definir el alcance
5.3 Crear la EDT
RRHH
10.1 Identificar a los

Interesados
Ejecucin
4. 3 Dirigir y gestionar la
ejecucin del proyecto
Cierre
4.6 Cerrar
proyecto o Fase
8.3 Realizar el control de calidad
10.5 Informar el Desempeo
11.6 Monitorear y Controlar los

Riesgos
12.2 Efectuar las adquisiciones
12.3 Administrar las

Adquisiciones
12.4 Cerrar las

Adquisiciones
7.0 Gestin de Costos

Incluye los procesos requeridos para estimar,
presupuestar y controlar los costos para asegurar que
se complete el proyecto dentro del presupuesto
aprobado.
Cmo determinar que recursos
son los necesarios
para mi
proyecto?
Cmo asegurarnos de que el
proyecto concluya sin exceder el
presupuesto?
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Los tres procesos de costos interactan entre si y
tambin con otras reas de conocimiento.
En proyectos pequeos el proceso de estimacin y
desarrollo del presupuesto es considerado como un
solo proceso.
La definicin del alcance en la etapa temprana es
crtica porque los costos tiene una capacidad de
influencia mayor.
El esfuerzo de la planificacin de costos es parte del
proceso de Desarrollar el plan del proyecto, lo cual
produce un plan gestin de Costos que establece los
criterios y formatos que son establecidos en el ciclo de
vida del proyecto.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Ciclo de Vida
del Proyecto
Costo
100%
C1 Costos de Investigacin y Desarrollo

C2 Costos de Diseo y Construccin
C3 Costos de Operacin y Mantenimiento
C4 Costos de cierre y desactivacin
50%
Ahorrar
DINERO
en
etapas
tempranas del proyecto podra
incrementar DINERO mas adelante.
Fase I
0%
Inicio
Planificacin
Fase 2
C1
Ejecucin
Fase 3
C2
Control
Cierre
Integracin
C3
Alcance
Tiempo
Fase 4
Tiempo
C4
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Contenido del Plan de Costos:
Nivel de exactitud
Unidades de medida
Enlace con los procedimientos de la organizacin
Umbrales de control
Reglas para la medicin del desempeo
Formatos de los informes
Descripcin de los tres procesos.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Nivel de precisin
Las estimaciones de costos de las actividades del
cronograma se ajustarn a un redondeo de los datos
segn una precisin prescrita (pej. $100, $1,000, $
100,000).
Unidades de medida.
Se definen todas las unidades a usar tales como pej.
las horas de trabajo, das de trabajo, la semana de
trabajo definido para cada uno de los recursos.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Enlaces con los procedimientos de la organizacin.
El componente de la EDT usado para la contabilidad del
costo del proyecto se denomina cuenta de control A
cada cuenta se le asigna un cdigo o nmero de cuenta
que esta vinculado de forma directa con el sistema de
contabilidad.
Umbrales de control
Se pueden definir umbrales de variacin para los costos
u otros indicadores (pej, das x persona, volumen de
producto) en puntos de tiempo designados durante el
proyecto, para indicar la cantidad acordada de variacin
permitida.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones

Reglas de valor ganado.
Tres ejemplos son: 1) Se definen formulas de gestin
del valor ganado para determinar la estimacin hasta
la conclusin. 2) Se establecen los siguientes criterios
para informar el progreso Regla 0/100, 50/50, 20/80, y
3) Se define el nivel de la EDT al cual se realizar el
anlisis de la tcnica del valor ganado.
Formatos de informe.
Se definen los formatos para los diferentes informes
de costos.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
10

Un Gerente de proyecto debe desarrollar las
habilidades para interpretar con precisin donde se
encuentra, que esperar en el futuro y que decisiones
tomar, en todo momento del proyecto.
El Gerente de proyectos logra a travs de la
planificacin y control del proyecto y en conjunto con
su experiencia, adquirir la visin necesaria para poder
finalizarlo dentro de los parmetros de calidad, costo y
tiempo establecidos.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
11

El gerente del proyecto debe gestionar los Costos del
proyecto dando respuesta a:
Cmo gestionar el proyecto segn su presupuesto?
Cul es el nivel de precisin de las estimaciones de
costos?
Cules son los enlaces de cada grupo de costos con las
cuentas de control de la EDT?
Cules son los limites o umbrales permitidos de
variaciones en los costos?
Cmo administrar las variaciones de costos?
Cmo y cundo realizar anlisis de valor?
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
12

Qu procesos de gestin se utilizarn?
Cmo es el ciclo de vida de los costos?

Ahorrar costos en etapa temprana del proyecto podra
incrementar los costos ms adelante.
A mayor Certeza en la informacin,
menor margen para imprevistos
% Certeza
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
13

Costos variables. Dependen del volumen de produccin
Costos fijos. No cambian con el volumen de produccin,

pej. alquileres
Costos directos. Atribuidos directamente al proyecto,
pej. costos por viaje.
Costos indirectos. Beneficia a varios proyectos y no son
identificados con exactitud la proporcin que
corresponde, pej. luz, telfono
Costos hundidos. Costos que ya fueron devengados y
no cambiarn con la decisin de hacer o no hacer el
proyecto.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
14

Tipos de estimacin en gestin de proyectos:
Estimacin por Orden de Magnitud
- 25% sobre y 75% debajo del presupuesto
Frecuentemente usado en la fase inicial del proyecto
Poca informacin sobre el trabajo del proyecto
Estimacin para Presupuesto
Usado en la fase de planeamiento
Existe cierta informacin de las actividades del proyecto
Estimacin Definitiva
Usado para la creacin de la lnea base.
Fuente Harold Keznher
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integration
Scope
Time
Cost
Quality
HR
Communication
Risk
Procurement
15
Areas de
Conocimiento
Integracin

Iniciacin
4.1 Desarrollar el
acta de constitucin
del Proyecto
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Planificacin


actividades
actividades


de la calidad

proyecto
Proyecto
Proyecto

de los interesados
Comunicaciones
Riesgos

de riesgos
de riesgos
riesgos

Adquiciones
de cambios

5.3 Crear la EDT
RRHH

Interesados
Ejecucin
Cierre
4.6 Cerrar
proyecto o Fase

Riesgos

Adquisiciones
12.4 Cerrar las

Adquisiciones
16
Grupo de procesos: PLANIFICACION
Procesos de
T Plan de Gestin de Costos

T Lnea Base de Costos
T Requisitos de Financiamiento
T Base de Estimaciones
Procesos
Procesos de
Planificacin
Procesos
de Cierre
de Inicio
Procesos de
Ejecucin
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
17
7.1 Estimar los Costos

Es desarrollar una aproximacin de los recursos
monetarios de los costos de cada recurso para completar
las actividades del proyecto. La exactitud de la estimacin
de los costos de un proyecto aumenta conforme el
proyecto avanza a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entradas
Herramientas y Tcnicas
Salidas
. 1 Lnea base del Alcance
. 1 Juicio de Expertos
. 1 Estimaciones de Costos de las

actividades
. 2 Cronograma del proyecto
. 2 Estimacin Anloga
. 2 Base de las Estimaciones
. 3 Plan de Recursos Humanos
. 3 Estimacin Paramtrica
. 3 Actualizaciones a los Documentos

del Proyecto
. 4 Registro de riesgos
. 4 Estimacin Ascendente
. 5 Factores ambientales de la empresa
. 5 Estimacin por tres valores
. 6 Activos procesos de la organizacin
. 6 Anlisis de Reserva
. 7 Costo de la Calidad
. 8 Software de estimacin de costos para la
Direccin de proyectos
. 9 Anlsis de Propuestas para Licitaciones
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
18

La Estimacin debe basarse en la EDT para mejorar la
precisin
La Informacin histrica de proyectos anteriores
(parte del proceso de organizacin de activos) es un
elemento clave para mejorar las estimaciones
Un costo de referencia (y cronograma, alcance,
calidad y recurso de referencia) debe ser mantenido y
no cambiado salvo aprobacin de cambios por el comit
de cambios.
El presupuesto debe ser administrado con el costo de
referencia para el proyecto
Los cambios deben ser aprobado dentro del proceso
de La integracin de control de cambios.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
19
7.1 Estimar los Costos Proyecto

Informacin de costos
Tcnica de Estimacin
Riesgos
Restricciones / Supuestos
TRABAJO
RECURSO
Esfuerzo
(Horas)
Gente
(Skills , Inventario,
Cantidad)
Equipos
Materiales
Duracin
(h,d,s,m)
Inflacin
Costo de reserva
Tarea
(Tipo)
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$
Inicio
Inicio
Planificacin
Fin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
20

Enunciado del alcance. Descripcin
del producto, criterio de aceptacin,
entregables claves, financiamiento
del
proyecto,
supuestos,
restricciones, tipo de costos.
EDT. Proporciona la relacin entre
los componentes del proyecto y los
entregables del proyecto
Diccionario EDT. Este diccionario y el
SOW proporciona una identificacin
de los entregables, descripcin de
trabajo en cada componente EDT
para producir los entregables.
Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
21

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Los recursos de las actividades y la

duracin de la misma, el tipo de
recurso, cantidad de recurso, cantidad
de tiempo de dicho recurso son
factores para determinar los costos.
Implica determinar la disponibilidad y
las cantidades necesarias de personal
y material requeridos para realizar las
actividades del cronograma.
El estimado puede variar sobre costos
variables en funcin al tiempo.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
22

Entradas
Los atributos de los recursos

humanos,
los
salarios,
compensaciones y reconocimientos,.

Entradas
Considerar los costos por mitigacin de

riesgos, los riesgos pueden ser amenazas u
oportunidades .
A un riesgo negativo se incrementa el costo
a corto plazo del proyecto y a veces
produce retraso en cronograma del
proyecto.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
23

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Condiciones de mercado.
Qu
productos,
servicios
y
resultados estn disponibles en el
mercado, Quin los tiene y en Qu
trminos y condiciones.
Base de datos comerciales.
Generalmente la informacin sobre
los ratios de costos de recursos se
puede obtener de bases de datos
comerciales
que
realizan
el
seguimiento de las habilidades y los
costos de RRHH y proporcionan
costo estndar para materiales y
equipos.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
24

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Costo unitario de los recursos

Se debe conocer los costos unitarios
(pej., costo del personal por hora,
costo del material por volumen) de
cada recurso para poder calcular los
costos del proyecto
Si estos costos unitarios no se
conocieran,
estos
deben
ser
estimados
Publicaciones de estimaciones
Datos comercialmente disponibles
sobre estimacin de costos, pej INEI,
APOYO, etc.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
25

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Polticas de estimacin de costos.

Algunas
organizaciones
tienen
enfoques predefinidos en cuanto a
la estimacin de costos. Cundo
estos existen, el proyecto opera
dentro de los limites definidos por
estas polticas.
Plantilla de estimacin de costos.
Algunas
organizaciones
han
desarrollado plantillas para el uso
por el equipo del proyecto. La
organizacin basndose en su
aplicacin y utilidad en proyecto
anteriores
puede
mejorar
continuamente la plantilla.
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
26

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Informacin Histrica.
La informacin que pertenece al
producto o servicio del proyecto, y
que se obtiene de diversas fuentes
dentro de la organizacin, puede
influir en el costo del proyecto.
Archivos del proyecto.
Una
o
ms
organizaciones
involucradas en el proyecto llevaran
registros
de
rendimiento
de
proyectos anteriores que estn lo
suficientemente detallados como
para ayudar al desarrollo de las
estimaciones de costos.
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
27

Entradas
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Conocimiento
del
equipo
del
proyecto.
Los miembros del equipo del
proyecto pueden recordar costos
reales o estimaciones de costos
anteriores. Aunque tales recuerdos
pueden ser tiles, son generalmente
menos fiables que el rendimiento
documentado.
Lecciones aprendidas.
Las lecciones aprendidas podran
incluir estimaciones de costos
obtenidas en proyectos anteriores
similares en alcance y tamao.
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
28

EDT
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Conocida como de arriba hacia Abajo.

Implica usar el costo REAL de proyectos
anteriores similares como base para
estimar el costo del proyecto actual.
Se usa esta tcnica cuando la cantidad de
informacin detallada sobre el proyecto es
LIMITADA.
Esta tcnica utiliza el JUICIO de expertos.
Es en general MENOS costosa que otras
tcnicas, pero generalmente tambin es
MENOS exacta.
Es ms fiable cuando los proyectos
anteriores son SIMILARES de hecho y no
slo en apariencia y las personas y grupos
que preparan las estimaciones tienen la
EXPERIENCIA necesaria.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
29

Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Implican el uso de informacin

histrica
y de
determinadas
caractersticas (parmetros) del
proyecto dentro de un modelo
matemtico para predecir los
costos del proyecto.
Los modelos pueden ser simples o
complejos.
pej. COCOMO (Constructive Cost
Model)
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
30

EDT
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Conocida
como
tcnica
de
estimacin de Abajo hacia Arriba.
El costo de cada paquete de
trabajo o de cada actividad se
calcula con el mayor nivel de
detalle.
Implica la estimacin del costo de
las actividades individuales y
luego la integracin de las
estimaciones individuales para
obtener el costo total.
La magnitud y complejidad de la
actividad influye en la estimacin.
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
31

ANALOGA
PARAMETRICA
ABAJO HACIA ARRIBA
EDT
EDT
MODELO
Cul es la ms exacta?
Cul es la ms cara en el proceso de estimacin?
Cul es la ms rpida para estimar?
Cul es la que me proporciona una mejor base para monitorear
y controlar?
Cul es la que hay tendencia del equipo por agregar buffer?
Cul es la ms difcil cuando hay incertidumbre?
Cul de las tres es la mejor?
Cul es la ms prctica para estimar?
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
32
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
33

Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Es necesario utilizar Reservas para incluir los

riesgos de Costos y Tiempos en el estimado
del proyecto.
Debemos identificar que actividades tienen
riesgos importantes y luego debemos
determinar cunto Tiempo y Dinero se
necesitar Reservar para afrontar los riesgos
en caso que estos ocurrieren.
Las Reserva para Contingencia (7.1)se utilizan
para los riesgos CONOCIDOS que han sido
identificados. Cubre los riesgos Residuales
Se utiliza su Reserva de Gestin (7.2) de suma
global para resolver riesgos DESCONOCIDOS
que no fueron identificados
La manera de calcular estas Reservas lo
revisaremos en el capitulo de Riesgos.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
34

Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Son incluidas en las estimaciones

para tener en cuenta la incertidumbre
del costo.
Puede ser un porcentaje del costo
estimado, una cantidad fija o por
anlisis cuantitativo.
A medida que contemos con
informacin ms precisa la reserva
para contingencia puede utilizarse,
reducirse o eliminarse.
Las reservas para contingencia
forman parte de los Requisitos del
financiamiento.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
35

Reserva de
Contingencia
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
36

Costos de Conformidad:
Costos de prevencin (elaborar un
producto de calidad): capacitacin,
documentar procesos, equipos, SW.
Costos de evaluacin (evaluar

calidad): Prueba, inspecciones.
la
Costos de Incumplimiento:
Costo internos por fallas (detectados

por
el
proyecto):
Reproceso,
desperdicios.
Costos externos por fallas (detectados
por el cliente): prdida de negocio,
imagen, cumplimiento de garanta.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
37

Son evaluaciones cuantitativas de los
costos probables que se requieren para
completar el trabajo del proyecto.
Pueden
presentarse
de
manera
resumida o detallada.
Los costos de estiman para todos los
recursos que se aplican a la estimacin
de costos de las actividades.
Incluye el trabajo directo, materiales,
equipos,
servicios,
instalaciones,
tecnologa
de
informacin,
una
asignacin por inflacin, una reserva
para contingencia de costo y costos
indirectos.
Salidas
actividades
del Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
38
CF = $2000
C
A
5 das
CF = $3500
D
15 das
5 das
2 obreros
1 camin
INICIO
FIN
10 das
20 das
4 obreros
5 bolsas cemento
CF = $1700
Obreros = $50/da (Mximo 5)

Camin = $10/da + $150 por servicio
Cemento = $20 por bolsa
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
39

5.1.1.1A
Cargar
Desmonte
5 Das
5.1.2.1A
Firmar
Contrato
Mantenimiento
15 Das
5.1.3.1A
Firmar Contrato
Alquiler
5 das
2 Obreros
1 Camin
Costo Fijo
Costo Fijo
40 Dias
Inicio
Fin
5.1.5.1A
Llenar
Veredas
10 Das
5.1.4.1A
Firmar Contrato
Vigilancia
20 das
4 Obreros
5 Bolsas
Cemento
Costo Fijo
Actividad
5.1.1.1A Cargar Desmonte
5.1.2 Operacin del Parque
5.1.2.1A Firma Contrato Mantenimiento
4 Obreros x $ 50 x 5 das
5 Bolsas x $ 20
$2,100.0
= $ 2,000.00
= $ 100.00
Recurso Equipo
Nombre Unid Cant Costo Nombre
5.1.1 Terreno Limpio
$ 700.00
$ 2,000.00
$ 3,500.00
$ 1,700.00
$ 10,000.00
Recurso Humano
WBS
2 Obreros x $ 50 x 5 das
= $ 500.00
1 Camin x $ 10 x 5 das + $ 150 = $ 200.00
Mantenimiento Da
15
$2,000.00
5.1.3 Disponibilidad del Parque 5.1.3.1A Firma Contrato Alquiler
Alquiler
Da
$3,500.00
5.1.4 Seguridad del Parque
5.1.4.1A Firma Contrato Vigilancia
Vigilancia
Da
20
$1,700.00
5.1.5 Vereda del Parque
5.1.5.1A Llenar Veredas
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Obrero
Integracin
Da
Da
Alcance
Unid Cant Costo C.Fijo

1
Inicio
Obrero
Recurso Material
$50.00 Camin
$10.00
$150.00
$50.00
Tiempo
Nombre Unid Cant Costo
Cemento Bolsa
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
$20.00
Adquisiciones
40

La cantidad y el tipo de detalles que
respaldan la estimacin de costos vara
segn el rea de aplicacin.
La documentacin de respaldo debe
proporcionar una comprensin clara y
completa de la forma que se obtuvo la
estimacin. Puede incluir:
Documentacin de los fundamentos de
las estimaciones.
Documentacin
de
todos
los
supuestos utilizados.
Documentacin
de
todas
las
restricciones conocidas
Indicacin del nivel de confiabilidad
del estimado final.
Salidas
actividades
del Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
41

Fallas en la estimacin:
Errores en la interpretacin del alcance de los
trabajos.
Omisiones y ambigedades en la Definicin del
alcance
Cronograma demasiado optimista o definido muy
pobremente
EDT inapropiado
Inadecuada estimacin/valoracin de los riesgos
Aplicacin no adecuada de habilidades a la tarea
Falla en usar la correcta tcnica de estimacin
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
42

WBS
1.1
Cantidad
P.Unit
Administracin del Proyecto
1.1.1 Administracin del Proyecto

1.2
Unidad
TOTAL
$210,000
Mes
$30,000
Pre Diseo
$55,000
Lote
$30,000
$30,000
1.2.2 Trmites y Permisos
Lote
$25,000
$25,000
Diseo
$110,000
1.3.1 Ingenieras
Lote
$15,000
$15,000
1.3.2 Sistemas
Lote
$30,000
$30,000
1.3.3 Aequitectnico
Lote
$65,000
$65,000
1.4
Construccin
$1,693,194
1.4.1 Albailera
M2
500
$300
$150,000
1.4.2 Acabados
M2
500
$1,129
$564,560
1.4.3 Instalaciones
Lote
$304,589
$304,589
1.4.4 Mobiliario
Lote
$474,045
$474,045
1.4.5 Sistemas
Lote
$200,000
$200,000
1.5
Reserva Contingencia
TOTAL
$210,000
9.23%
$265,000
2.42%
$375,000
4.84%
$210,000
1.2.1 Cronograma de Necesidades
1.3
Tot Acum.
$206,819
$2,068,194 74.43%
$2,275,013
9.09%
$2,275,013
43
Areas de
Conocimiento
Integracin

Iniciacin
4.1 Desarrollar el
acta de constitucin
del Proyecto
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Planificacin


actividades
actividades


de la calidad

proyecto
Proyecto
Proyecto

de los interesados
Comunicaciones
Riesgos

de riesgos
de riesgos
riesgos

Adquiciones
de cambios

5.3 Crear la EDT
RRHH

Interesados
Ejecucin
Cierre
4.6 Cerrar
proyecto o Fase

Riesgos

Adquisiciones
12.4 Cerrar las

Adquisiciones
44

Consiste en sumar los costos de todas las actividades del
proyecto a travs del tiempo y establecer una lnea base de
costos, est lnea base incluye el presupuesto que son los
fondos autorizados para ejecutar el proyecto, NO incluye
las reservas de Gestin. El desempeo de los costos del
proyecto se medir con respecto al presupuesto
autorizado.
Entradas
Salidas
. 1 Estimaciones de costos de las

actividades
. 1 Suma de costos
. 1 Lnea base del Desempeo de

costos
. 2 Base de las estimaciones
. 2 Anlisis de reserva
. 2 requisitos de Financiamiento del

Proyecto
. 3 Juicio de expertos

del Proyecto
. 4 Relaciones Histricas
. 5 Calendario de recursos
. 5 Conciliacin del limite de financiamiento
. 6 Contratos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
45
7.2 Determinar el Presupuesto
Las estimaciones de costos se

suman por paquetes de trabajo de
acuerdo con la EDT, luego se suman
para todos los niveles superiores
como las cuentas de control hasta
llegar al total del proyecto.
Costo del Proyecto
. 1 Suma de costos
$1,250.00
Cuentas de Control
$850.00
Paquetes de Trabajo
Actividades
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
$100.00
$25.00
Alcance
Tiempo
Costos
$25.00
Calidad
$400.00
$250.00
$25.00
RRHH
$500.00
$25.00
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
46

. 1 Suma de costos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
La reserva para Contingencia sirven

para enfrentar los impactos de Costo de
los Riesgos que quedan durante la
planificacin de la respuesta de los
Riesgos.
La
reserva
de
Gestin
son
presupuestos reservados para cambios
no planificados al alcance y al costo del
proyecto.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
47

El Gerente del proyecto necesita

aprobacin para hacer uso de la
reserva de Gestin.
. 1 Suma de costos
Las reservas de Gestin no forman

parte de la lnea base de costos, pero
pueden incluirse en el presupuesto
total del proyecto.
Las reservas no se incluyen como

parte de los clculos de la medicin
del valor ganado.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
48

. 1 Suma de costos
Reserva de gestin o de Imprevistos.

Son presupuestos reservados para
cambios NO planificados al Alcance y
al Costo del Proyecto, el Gerente de
proyectos no esta autorizado a gastar
esta reserva.
Esta reserva No forman parte de la
lnea base de costos pero puede
incluirse en el presupuesto del
proyecto.
Esta reserva NO se incluyen en los
clculos del valor ganado.
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
49

Reserva
de
Gestin
o
de
imprevistos. Son las que se
constituyen para hacer frente a
aquellos riesgos no identificados
que pueden suceder. En la industria
de la construccin es aceptado
hacer una reserva de imprevistos del
3 al 5% del total del proyecto, esto
varia en otras industrias y en el caso
de las de intangibles (como el
software), no son fciles de estimar
y menos que sea aceptada por el
cliente
. 1 Suma de costos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
50

Reserva de Contingencia. Reservas de
contingencia (de tiempo y costo), las que
se constituyen fundamentalmente con los
costos y tiempos generados por las
respuestas
de
contingencia,
eventualmente albergan alguna reserva
asociada a un riesgo residual aceptado
por el que se guarda su exposicin
(producto de la probabilidad x el impacto
en
el
caso
de
amenazas)
o
apalancamiento
(producto
de
la
probabilidad x el impacto en el caso de
oportunidad).
. 1 Suma de costos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
51

Project Budget Base (PBB)
Presupuesto del Proyecto
Reserva de Gestin
Management Reserve (MR)
% del importe total del presupuesto que nos

servir para considerar cambios de Alcance
tardos condiciones de mercado, cambios
en el entorno.
Contingency Reserve (CR)
% del importe total del presupuesto que nos

servir para considerar errores, omisiones,
condiciones
inesperadas,
situacin
fortuitas al Proyecto. 5% o 10% sobre el
costo del proyecto.
Estimacin Costo del Proyecto
$25.00
Control
Error, omisin,
aumento costo
material, accidentes.
$105.00
Gerente Proyecto
$1,250.00
$400.00
$100.00
Estimacin de Actividades
Ejecucin
$1,355.00
$850.00
Estimaciones Paquetes de Trabajo
Planificacin
Patrocinador
8.40%
Sum of WBS elements
Estimaciones Cuentas de Control
Inicio
Externos. Inflacin,
Devaluacin, cambio al
Alcance
$68.02
5.02%
Performance Measurement Baseline (PMB)
Lnea Base de Costos
Reserva de Contingencia
$1,423.02
Cierre
Integracin
$25.00
Alcance
$250.00
$25.00
Tiempo
Costos
$500.00
$25.00
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
52

1) Definir Proyecto y Tareas (EDT)
2) Definir momento en que egresan los fondos
3) Calcular costo de cada tarea
4) Presupuesto acumulado = Lnea base = Curva S
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
53

. 1 Suma de costos
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Los gastos de los Fondos debe

conciliarse
con
los
limites
de
financiamiento establecidos sobre el
desembolso de fondos para el
proyecto.
Una variacin entre los limites de
financiamiento
y
los
gastos
planificados requerir en algunos
casos la reprogramacin del trabajo
para regular dichos gastos. Esto puede
realizarse aplicando restricciones de
fechas impuestas para el trabajo en el
cronograma del proyecto.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
54

Presupuesto del
Proyecto
Reserva de Gestin
Lnea Base
Quin debe administrar las reservas de Contingencia?

Quin debe administrar las reservas de Gestin?
Quin aprueba la Lnea Base de Costos?
La medicin del desempeo o rendimiento del proyecto
contra qu es medido?
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
55

Es un BAC aprobado, que esta
distribuido en el tiempo y se utiliza para
medir, monitorear y controlar el
desempeo total del Costo del proyecto.
Resultado de sumar los presupuestos
aprobados por periodo de tiempo y se
representa como una curva S.
Salidas
costos
Proyecto
del Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
56
Salidas
costos
Proyecto
del Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Los requisitos de financiamiento

pueden ser totales o peridicos (anual
o trimestral) se derivan de la lnea
base de Costo.
La lnea base de costo incluir los
gastos proyectados ms las deudas
anticipadas.
El financiamiento tiene lugar en
cantidades incrementales que no son
continuas y que aparecen como
peldaos.
El presupuesto del proyecto incluye la
reserva de gestin y la lnea base de
costos.
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
57

Salidas
costos
Proyecto
del Proyecto
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Los documentos a actualizar son:

El Registro de Riesgos
Las estimaciones de Costos
El Cronograma del Proyecto
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
58

WBS
Presupuesto
1.1
Administracin del Proyecto
1.2
Pre Diseo
1.3
Diseo
1.4
Construccin
DUR
INI
FIN
ENE
FEB
MAR
$210,000 155d 28/1 31/8 $2,100 $29,400 $31,500

$55,000 25 d 28/1
$110,000 35 d
3/3
2/3 $4,400 $46,200
$4,400
29/4
$66,000
$1,693,195 91 d 12/4 16/8
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
$27,300
$29,400
$31,500
$27,300
$31,500
$44,000
$96,275 $396,364 $421,485
$389,832
$210,000
$55,000
$265,000
$110,000
$375,000
$1,693,195 $2,068,195
$150,000 25 d 12/4 16/5
1.4.2 Acabados
$564,560 55.1d 10/5 26/7
$129,849 $287,925
$146,786
$564,560
1.4.3 Instalaciones
$304,589 68.5d 21/4 26/7
$18,275 $100,515 $103,560
$82,239
$304,589
1.4.4 Mobiliario
$474,046 10 d 27/7
1.4.5 Sistemas
$200,000 66 d 17/5 16/8
1.5
$206,819 16 d
TOTAL
Inicio
Planificacin
$2,275,014
Ejecucin
Control
$72,000
$150,000
9/8
$94,000
$30,000
$142,214
$331,832
$474,046
$18,000
$58,000
$200,000
$206,819
$206,819 $2,275,014
10/8 31/8
$6,500 $75,600 $101,900 $167,575 $425,764 $452,985
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
Tot Acum.
$210,000
1.4.1 Albaileria
Reserva Contingencia
$78,000
$389,239
TOTAL
RRHH
$416,539
$628,151
Comunicaciones
$2,275,014
Riesgos
Adquisiciones
59

ENE
TOTAL Acumulado
FEB
$6,500 $82,100
% Acumulado
0.29
3.61
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
$184,000
$351,575
$777,339
$1,230,324
$1,646,863
$2,275,014
8.09
15.45
34.17
54.08
72.39
100.00
Importe
2,500,000
BAC
2,275,014
2,068,195
CRC
2,000,000
1,646,863
BAC Budget at completion

PV Planned Value
AT Actual Time
PD Planned duration
CRS Contingency Reserve Schedule
CRC Contingency Reserve Cost
1,500,000
1,230,324
PV
1,000,000
777,339
CRS
351,575
500,000
82,100
184,000
6,500
16
das
AT
PD
0
ENE
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
Meses
60
Mtodos de medicin del trabajo

Regla 0/100. al concluir el trabajo se asignar la totalidad del valor
Formulas como 50/50, 40/60, 25/75. el primer valor se asigna al autorizar el
trabajo y el ltimo al entregarlo.
Logro por Hitos alcanzados con pesos asignados. Al alcanzar un hito se
asigna un porcentaje al valor o una cantidad fija pre especificada.
Por unidades terminadas y entregadas. Es similar a la regla 0/100, pero
pensando ms en partes, productos, entregables que en paquetes de trabajo.
Escala de valores discretos de progreso tal como 0/25/50/75/100%. Se trata
de frmulas usadas para actividades que llevan un tiempo significativo
concluirlas y donde se otorgan % fijos segn se completan trabajos
parciales.
% completado del trabajo es un mtodo que asigna un % de avance acordado
entre las partes.
Medicin del nivel de esfuerzo. Es una regla basado en asignar al trabajo el
tiempo incurrido para llevarlo a cabo.
Asignacin proporcional al esfuerzo. Es para actividades de gestin,
inspeccin, calidad, seguridad, almacenamiento. Se puede asignar un % fijo
de otros trabajos medidos con frmulas.
inicio
Planificacin Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
61
Ejercicio
8,000
8,000
16,000
0 12,000
3,600 10,800
10,800
10,800
3,000
6,000
3,000
9,000
5,400
12,600
4,200
10,800
3,000
9,000
7,200
9,800
BAC
inicio
Planificacin Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
62
Resumen
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
63
Resumen
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Integracin
Alcance
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
64
Resumen
Lnea Base de Costos
Alcance
(WBS)
$,
HH, %
Tiempo
(Red - Cronograma)
Costo
(Estimado - Presupuesto)
+
$1
$1.1
$1.1.1
Inicio
Planificacin
Ejecucin
Control
$1.1.2
Cierre
$1.2
$1.1.3
Integracin
$1.1.3
Alcance
Tiempo
$1.1.3
Tiempo
Costos
Calidad
RRHH
Comunicaciones
Riesgos
Adquisiciones
65
Preguntas?
66

Unidad III 06 Planificacion Costos

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Administracin de Proyectos

2008 JUSPE Information Group, Inc. All rights reserved.

2007 JUSPE Information Group, Inc.

2007 JUSPE Information Group, Inc.

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

5.4 Verificar el alcance

6.1 Definir las actividades

6.6 Controlar el cronograma

7.1 Estimar los costos

7.3 Controlar los costos

8.1 Planificar la calidad

8.2 Realizar el aseguramiento

9.1Desarrollar Plan de RRHH

9.2 Adquirir el Equipo del

10.2 Panificar las comunicaciones

10.3 Distribuir la Informacin

11.1 Planificar la gestin de riesgos

12.1 Planificar las adquisiciones

5.1 Recopilar Requisitos

10.1 Identificar a los

8.3 Realizar el control de calidad

10.5 Informar el Desempeo

11.6 Monitorear y Controlar los

12.2 Efectuar las adquisiciones

12.3 Administrar las

12.4 Cerrar las

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

C1 Costos de Investigacin y Desarrollo

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

Cmo es el ciclo de vida de los costos?

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

Costos fijos. No cambian con el volumen de produccin,

2007 JUSPE Information Group, Inc.

7.0 Gestin de Costos

2007 JUSPE Information Group, Inc.

Grupo de Procesos de la Direccin de Proyectos

5.4 Verificar el alcance

6.1 Definir las actividades

6.6 Controlar el cronograma

7.1 Estimar los costos

7.3 Controlar los costos

8.1 Planificar la calidad

8.2 Realizar el aseguramiento

9.1Desarrollar Plan de RRHH

9.2 Adquirir el Equipo del