Lecciones Aprendidas

. Reducir la brecha entre el conocimiento y la aplicacin.

Lecciones
Aprendidas

Ing. Luis Oviedo Tejada

Lento es el ensear por medio de la teora, pero breve y eficaz

por medio del ejemplo
Sneca

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CONTENIDO

CAPTULO 1: Historias breves

CAPTULO 2: Porqu Lecciones Aprendidas?
CAPTULO 3: Qu es una Leccin Aprendida?
CAPTULO 4: Dnde empezar? Las experiencias
CAPTULO 5: Cmo documentar las Lecciones Aprendidas?
CAPTULO 6: Las Lecciones Aprendidas y el xito empresarial

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CAPTULO 1
Historias breves

Juan es un buen profesional de ingeniera, y pareciera que la

vida le sonre, recin casado con su enamorada de

la

adolescencia, ocupa un importante puesto en la empresa

donde labora y su futuro se avizora muy prometedor. Ha
comprado un moderno auto nuevo y un agradable
departamento, y por tanto, adquirido varias obligaciones que
cumplir. En sus clculos, todo est cubierto con el buen
sueldo que percibe. Siempre pendiente de su superacin profesional y
personal, decidi seguir estudios de postgrado para obtener un MBA (Master
Business Management) en una importante universidad del extranjero. La
inversin que es muy significativa, pues supera muchas veces su sueldo; pero
no le importa, piensa que un mejor futuro bien merece un sacrificio de dos
aos.
Seis meses despus de haber iniciado su MBA, la crisis mundial empez a
afectar a la economa mundial, la empresa de Juan se vio obligada a reducir
personal, y as de la noche a la maana, se vio buscando trabajo. Ahora las
condiciones eran diferentes, la demanda de puestos se haba reducido, y
conseguir un nuevo trabajo le llevara varios meses. Cuotas del auto, del
departamento y del MBA no fueron pagadas, quera ponerse al da, pero era
imposible en las nuevas circunstancias, tuvo que dejar los estudios, vender el
auto y negociar el departamento, al cual se aferra con todas sus fuerzas. Ahora
el futuro se vislumbra diferente.
Qu tiene de singular esta historia? Juan actu correctamente?

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Parece una historia varias veces contada por diferentes actores, en distintas
pocas y circunstancias. Estamos seguros que nos encontramos ante una
situacin o un problema ante el que, con toda seguridad, otros se han
encontrado anteriormente. Si esto es as, significa que no hemos aprendido de
las experiencias de los dems o no hemos sido capaces de aplicar las buenas
prcticas que realizaron otras personas para culminar con xito sus estudios o
lo que sera ms grave an, hemos querido reinventar la rueda y actuar a
nuestro criterio y parecer.
Javier es un excelente ingeniero de sistemas, de amplia
experiencia en anlisis y programacin de sistemas. Su
gerente, ante una muy buena oportunidad laboral en el
extranjero tuvo que renunciar a su puesto. La empresa
se halla en expansin constante, por ello muchos
proyectos se estn desarrollando y el rea de sistemas
brinda un soporte muy importante para el logro de los
objetivos planteados. La Alta Gerencia decide entonces, que Javier ocupe el
puesto interinamente. Esa noche en su hogar, rodeado de su familia, disfruta
del temporal ascenso, e interiormente se hace la promesa de hacer los mritos
suficientes para que la empresa lo nombre de manera

permanente. Se

promete asimismo poner todo el esfuerzo posible para lograrlo.

El lunes muy temprano llega y se dirige a su nueva oficina, toma asiento, sonre
y se siente feliz, pero a medida que avanza la maana, su rostro demuestra
preocupacin. Quiere quedar bien con todos y desea resolver los problemas e
inconvenientes de manera rpida. El telfono suena constantemente: son
clientes que indagan sobre las firmas de los contratos para las renovaciones de
licencias de software, son proveedores que desean hacer citas para
demostraciones de nuevos productos, es el rea de Finanzas que solicita, para
hoy, los presupuestos del prximo ao, son usuarios que indagan sobre sus
requerimientos de equiposAdems, tiene una reunin con los jefes del rea
de Desarrollo de Sistemas y Soporte para revisar los avances y evaluar los
rendimientos. Tiene que asistir al Comit de Adquisiciones de la empresa por
los requerimientos de hardware que solicit. Sus antiguos analistas y
programadores desean hacerle consultas sobre los sistemas que tena a su

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cargo, parece de nunca acabar, el telfono sigue sonando y corre de una

reunin a otra. Llega la hora de salida y siente que an le faltan muchas cosas
por hacer. Internamente se pregunta cmo haca su trabajo el anterior gerente.
Trata de recordar lo aprendido en la universidad, levanta la vista y ve muchos
libros y no sabe cual tomar y se imagina lo mucho que tendra que leer. La
sonrisa de la maana haba desaparecido. Llama a su casa para comunicarles
que llegar tarde.
Qu deber de hacer Javier?
Se pondr a buscar entre sus libros conocimientos de gerencia de
sistemas?
Hay mucho de comn en ambas historias, seguramente la oportunidad que se
nos presentaba nos ceg por completo. El hecho de ampliar y mejorar nuestros
conocimientos y nuestra posicin laboral, nos hizo observar la parte feliz de la
historia. Pero al final los resultados nos demuestran que algo mal hicimos o lo
seguimos haciendo.
Dnde est el problema?
Siempre hemos escuchado un el refrn la experiencia es nuestro mejor
maestro. Si otras personas pasaron ya por la misma situacin, por qu
tropezar nuevamente con la misma piedra?, por qu los errores se repiten y
no las buenas e inteligentes decisiones?, por qu no cuestionamos nuestra
forma de razonar y actuar?
Ese es el tema central de este libro. De cmo NO volver a cometer los mismos
errores del pasado. De cmo recopilar lecciones aprendidas en las diversas
reas del conocimiento y acortar las brechas entre el conocimiento y la
aplicacin. De cmo reducir la incertidumbre que rodea los nuevos
emprendimientos que afrontamos. De cmo minimizar el impacto de los riesgos
a los que nos enfrentamos.
En fin, trata de cmo buscar, seleccionar, evaluar y aplicar LECCIONES
APRENDIDAS.

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CAPTULO 2
Porqu Lecciones Aprendidas?

La sociedad moderna nos exige ser cada

vez

ms

competitivos.

Las

empresas

quieren diferenciarse de sus competidores,

Podemos saber mucho ms que

lo que podemos expresar.
Michael Polanyi.

nosotros queremos ser diferentes de las personas que nos rodean. Si todos
queremos ser diferentes, y obtener ciertas ventajas con respecto a otros, las
empresas y las personas deben incrementar su conocimiento.
De manera personal, el conocimiento es producto de nuestros estudios
(formales y/o informales), es fruto de nuestras experiencias, sean stas buenas
o malas, del compartir diario con nuestros compaeros de trabajo, del
interactuar con nuestros amigos, de las diversas situaciones que enfrentamos
en nuestra vida. Este conocimiento se le denomina conocimiento tcito
(tambin reconocido como Know How) y encierra las muchas experiencias que
han transcurrido en nuestras vidas y de las que hemos aprendido para ser
mejores. Sin embargo, sino las compartimos quedan dentro de nosotros,
encerradas en nuestro interior sin poder iluminar a quien necesita de las
lecciones que nos dio la vida.
Estamos convencidos de que la vida nos permite disfrutar de nuestros amigos y
nutrirnos de sus conocimientos y experiencias, generalmente, en temas
relacionados a nuestra vida personal y social, por ejemplo: cmo realizar un
viaje a una isla del Caribe y qu lugares visitar; por qu, dnde y cmo adquirir
el equipo de sonido ms apropiado segn nuestras expectativas y el ambiente

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donde se ubicar; cmo elegir el restaurante ms apropiado para una

celebracin; por qu no ir a un determinado lugar a comprar y seguramente
muchos temas ms circulan entre nuestras conversaciones. Sin darnos cuenta
vamos aprendiendo cada vez ms.
Pregntese: Reconozco la importancia de esas experiencias traducidas en
lecciones aprendidas? Qu beneficios me daran esas experiencias si
estuvieran asociadas a las labores que desempeo en mi trabajo? Cul sera
la ventaja de realizar un emprendimiento o proyecto contando con la
experiencia de personas que ya la realizaron alguna vez?
En conclusin requerimos lecciones aprendidas por que nos permiten:
a) Acortar la brecha entre el conocimiento y la aplicacin.

Son muchos los conocimientos adquiridos a lo largo

de nuestra vida. Muchos de ellos muy fciles de
recordar, otros requieren esfuerzos mayores de
concentracin

para

recuperarlos

algunos

necesitamos reaprenderlos en algn momento o por

una necesidad apremiante. De acuerdo con el escenario en el que nos
encontremos, el tiempo de recuperacin del conocimiento ser diferente.
Depender cuan cercanos o lejanos en el tiempo fueron stos aprendidos, de
la frecuencia con lo que los usamos. Una vez recuperados, surge
inmediatamente la pregunta siguiente. Cules de ellos y cmo los debo
aplicar en la situacin que enfrento en este momento? Mientras el tiempo
transcurre y en la sociedad actual eso es crucial.

Si tuviramos acceso a una persona o documento que nos muestre cmo otras
personas y/o empresas enfrentaron esa misma situacin, seguramente la
velocidad de respuesta sera mayor e incrementaramos nuestro conocimiento
y experiencia para resolver determinadas situaciones.

De eso se trata, de aprender de lo que aprendieron los dems.

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b) Reducir la incertidumbre y el impacto de los riesgos.

Todo emprendimiento que realizamos, independiente de
su envergadura, tiene una caracterstica importante, que
es nuevo para nosotros, por lo tanto intrnsicamente
conlleva

incertidumbres

conocimiento

confiables

(definido
sobre

como

algo

que

falta

de

provoca

inquietud) y riesgos (evento que si acaece puede afectar

positiva

negativamente

un

resultado).

El

desconocimiento de ellos es un punto vital a tener en

cuenta.
Adems no sabemos qu circunstancias o eventos propios y/o ajenos a la
situacin que enfrentamos se pueden presentar y lo ms grave, no sabremos
cmo actuar para enfrentarlas, tratando de minimizar o maximizar el impacto o
efecto (positivo o negativo) que podran tener sobre nuestro emprendimiento.
Las lecciones aprendidas nos permiten conocer cmo otras personas
enfrentaron una situacin similar, con lo cual, el desconocimiento de la
situacin desaparece. Adems podremos reducir la incertidumbre, pues
adquiriremos un rpido conocimiento de la situacin en la que estamos
envuelto, adems de los diferentes riesgos con que se enfrentaron los que nos
antecedieron. Podemos conocer si sus acciones tuvieron efectos positivos
(buena prctica) o negativos (mala prctica), y por lo tanto, plantear nuestros
los planes de accin ante los riesgos, ya sean, para evitarlos, transferirlos,
ignorarlos o mitigarlos.
A partir de ste nuevo conocimiento adquirido a travs de las lecciones
aprendidas, evitaremos cometer los errores de otros y, ms importante an,
estaremos imbuidos de un conocimiento que nos permitir no estar ni sentirnos
desprotegidos.
Es muy importante sealar que el hecho de que nuestro conocimiento tcito
(propio de cada individuo) lo estamos convirtiendo en un conocimiento explcito
al transformarlo el un conocimiento comn para muchas persona y empresas.
De ac nace el moderno tema de gestin del conocimiento.

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CAPTULO 3
Qu es una Leccin Aprendida?
Las Lecciones Aprendidas tienden a ser una frase generalizada para describir
todo lo que hemos aprendido a partir de nuestras experiencias. Han sido tan
decisivas en la historia, que han permitido al hombre tener dominio sobre otras
especies vivientes.
Las Lecciones Aprendidas pueden definirse como el conocimiento o
entendimiento ganado por medio de la reflexin sobre una experiencia o
proceso, o un conjunto de ellos. Esta experiencia o proceso puede ser positivo
o negativo, por ejemplo, las fortalezas y debilidades en el diseo o ejecucin
de un proyecto.
Las Lecciones Aprendidas para ser
consideradas como tales, deben
tener

las

caractersticas

de

pertinencia para la persona o

empresa que las requiere y tienen
que ser tiles para sus fines. No
es

posible

tener

una

Leccin

Aprendida si esta no paso por la experimentacin y evaluacin de sus

resultados.
Adems podramos agregar que deben ser vlidas, en el sentido en que se
basan en hechos realmente sucedidos, deben tener aplicabilidad, es decir ser
impactantes para el problema o situacin que se quiere desarrollar, y ser
significativas, porque nos permiten reducir incertidumbres y reforzar resultados
positivos.

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En conclusin las Lecciones Aprendidas nos permiten:

Identificar factores de xito.

Identificar deficiencias en polticas, estrategias, programas, proyectos,

procesos, mtodos y tcnicas.

Identificar y resolver problemas a travs de nuevos cursos de accin.

Mejorar la toma de decisiones en el futuro y servir de modelo para otras

situaciones.

As, su utilidad puede ser fcilmente sealada:

Permiten que cualquier persona y/o empresa pueda disponer de la

experiencia colectiva y de la memoria de muchas personas. Para ello se
requiere organizacin de la leccin aprendida y su fcil recuperacin.

Pueden utilizarse una y otra vez.

Pueden ser permanentemente mejoradas con el aporte de nuevas

experiencias.

Son impersonales. Evitan los posibles problemas que se pueden generar al

darse rdenes de una persona a otra.

Sin embargo, la falta de visibilidad de lecciones aprendidas reduce

drsticamente su utilidad y su uso, nosotros mismos y las organizaciones
muchas veces desechan sus buenas y malas prcticas, por no tener el cuidado
de almacenarlas y ponerla a disposicin de su personal. Por ello es de vital
importancia su registro. Las lecciones aprendidas pueden registrarse de
diversa maneras:

En Bases de Conocimiento. Son colecciones de formatos, plantillas y

documentos categorizados de lecciones aprendidas. Deben poseer
facilidades de mltiples entradas y filtros para facilitar su recuperacin

Como Listas de Comprobacin. Recordatorios que nos indican qu hacer y

qu no hacer.

Cmo Cuenta Atrs. Lista que nos indican qu hacer, siguiendo un orden
establecido.

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CAPTULO 4
Dnde empezar? - Experiencias
Empecemos definiendo experiencia. Proviene del Latn experiri que significa
comprobar. Es una forma de conocimiento o habilidad derivados de la
observacin, de la vivencia de un evento o proveniente de las cosas que
suceden en la vida.
Generalmente se refiere al conocimiento de cmo hacer algo, en lugar del
conocimiento qu son las cosas. Por lo tanto, podemos afirmar que posee
experiencia quien ha conocido una realidad existencial, no slo tericamente.
Entonces, si hemos pasado por una realidad vivencial, el paso
siguiente es que a partir de las buenas acciones emprendidas,
de los errores cometidos, podamos todas ellas, convertirlas en
aprendizaje si podemos procesarlas correctamente.
Y as vamos acumulando experiencias y refinando nuestros
aprendizajes. Al final obtenemos un bagaje importante de
conocimientos prcticos basados en el conjunto de experiencias resultante de
todas las intervenciones que hayamos podido realizar.
Las experiencias pueden ser buenas o malas, de ambas aprendemos. No es
suficiente el saber que podemos hacer, sino tambin que no debemos
hacer.
En la literatura empresarial se usa continuamente el trmino de Buenas
Prcticas. Hablaremos un poco de ellas, pues es evidente que las buenas
prcticas de unos han fomentado la iniciativa, imitacin y/o inspiracin de otros.

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Esto lo hacemos como personas, pero tambin lo hacen las organizaciones. Si

una organizacin se apropia de una buena prctica personal (conocimiento
tcito) y lo convierte en una prctica generalizada dentro de ella, lo refrenda en
sus normas y/o procedimientos, podemos decir que transform el conocimiento
tcito en conocimiento explicito.
Las

Buenas

Prcticas

pueden

definirse

como

soluciones eficientes para resolver un problema.

Estas prcticas deben haber han sido validadas
mediante su uso extensivo y la obtencin de
resultados positivos en contextos diversos, los cuales son confirmados por
evaluaciones.
En sntesis, las Buenas Prcticas son aquellas que:

Se han ejecutado con comprobada efectividad.

Son portables. Es decir pueden ser replicadas y aplicadas en otros

contextos arrojando resultados similares.

Han cumplido o sobrepasado los objetivos planteados, y han entregado los

productos y/o servicios esperados.

Son sostenibles en el tiempo.

Es cada vez ms creciente el nmero creciente de organizaciones relacionadas

con el sector privado, pblico y la sociedad civil que promueven el
reconocimiento y transferencia de Buenas Prcticas. Muchas organizaciones
durante estos aos han identificado, documentado y validado buenas prcticas,
lo que les ha permitido la generar importantes base de datos y base
documentales, para darles la visibilidad de experiencias creativas y eficaces.
Esta visibilidad es lo que permite la transferencia y difusin de ellas, adems de
convertirse en referencia para la accin en situaciones similares.
Valoremos las buenas prcticas pues nos aportan un aliento positivo. El hecho
de poder compartir caminos qu hicieron otros permite tomar un pedacito de la
idea y recrearla de acuerdo nuestras expectativas personales, a la cultura y
misin organizacional.

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CAPTULO 5
Cmo documentar las Lecciones
Aprendidas?
En el captulo anterior usted ha ledo de
la

importancia

de

documentar

las

lecciones aprendidas y de todas las

iniciativas

que

su

organizacin

emprende o usted desarrolla, sean

stas exitosas o fracasos.
Esta labor, requiere cierta dedicacin y esfuerzo. Porque documentar implica
definir bien los objetivos que se persigue, pues en base a ella se organizar la
documentacin, informacin y datos necesarios para su gestin.
Esta organizacin parte de un anlisis minucioso de los hechos sucedidos para
entender y comprenderlos. Debemos preguntarnos:

Cul es el conocimiento o leccin aprendida que se quiere documentar?

A quin se quiere transmitir y con qu propsito?

Qu evidencias sustentan el nuevo conocimiento o leccin aprendida?

Cmo este nuevo conocimiento o leccin aprendida contribuye al

conocimiento existente sobre el tema y hasta qu punto lo valida,
complementa y/o refuta?

Bajo qu contexto especfico este nuevo conocimiento o leccin aprendida

es pertinente?

En base a lo anterior debemos decidir ahora como documentar las Lecciones

Aprendidas. Para ello, me permito proponer lo siguiente, haciendo la salvedad

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las particularidades propias de la Leccin Aprendida, pueden hacer variar la

propuesta. En general debe comprender:

Descripcin de la Leccin Aprendida.

Contexto en el que se desarroll a Leccin Aprendida.

Resultados alcanzados.

Costos y otros recursos financieros y no financieros involucrados.

Factores que facilitaron el logro de los objetivos.

Factores que obstaculizaron el logro de los objetivos.

Supuestos o asunciones tomadas en las lneas de accin.

Conclusiones

Referencias (contactos, experiencias similares).

del proyecto, experiencias similares

Siguiendo estas pautas, podemos utilizar cuadros o tablas

para registrar las lecciones aprendidas.
Finalmente

el

proceso

deber

terminar

en

la

sistematizacin de las Lecciones Aprendidas. Muchos

sistemas de informacin documentales estn a disposicin
y esto depender de los recursos computacionales con los
que cuente la organizacin.
Lo importante en todo organizacin es la disponibilidad de estas lecciones
aprendidas a todo personal de la organizacin en el momento que lo requiera.
Es un punto muy importante en la gestin del conocimiento de la organizacin.
Muchos esfuerzos se han perdido por no contar con estos sistemas de
informacin. En el peor de los casos elaboremos un catalogo de lecciones
aprendidas con direccionamientos de ubicacin a archivos fsicos donde estos
se encuentren almacenados.

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CAPTULO 5
Lecciones aprendidas y el xito
empresarial
Es indudable que muchas organizaciones estn aplicando las
Lecciones Aprendidas como el fin de reducir la brecha entre el
conocimiento y la prctica, por ello el inters de mostrarles
lecciones que se van dando a travs de este mundo
globalizado y que Internet nos permite obtener.

Banco Interamericano de Desarrollo FOMIN

Creacin de nuevas empresas de tecnologas de informacin en Uruguay
El programa se propone impulsar el crecimiento de las Tecnologas de
Informacin y Comunicacin (TIC) en Uruguay, promoviendo la creacin de
nuevas empresas a travs del mecanismo de la incubacin que disminuya los
riesgos inherentes a las fases iniciales del emprendimiento.
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Capacitacin a distancia en el uso de tecnologas de la informacin y

comunicacin
Con el propsito de mejorar la competitividad del sector agropecuario de
Uruguay, especialmente el sub-sector de la cra del ganado vacuno, el proyecto
valid un Sistema de Transferencia de Tecnologa, apoyado en el uso de las
TIC. A travs del dictado de cursos a distancia, se transfirieron conocimientos,
herramientas de gestin e informacin, que ayudaron a mejorar la
productividad y rentabilidad de las empresas agropecuarias.

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SIPAL El Sistema Regional de Informacin sobre Buenas Prcticas de

Gestin Pblica en Amrica Latina y El Caribe (SIPAL)
Es una iniciativa del rea de Gobierno y Asuntos Pblicos de la Facultad
Latinoamericana de Ciencias Sociales FLACSO-Chile auspiciada por el Banco
Interamericano del Desarrollo (BID).
Site de SIPAL

OIT
Buenas Prcticas y Lecciones Aprendidas
Desde 1999 la OIT viene promoviendo la generacin de trabajo decente. Esta
aspiracin est asociada al logro de los siguientes objetivos estratgicos: i)
promover y cumplir las normas, principios y derechos fundamentales en el
trabajo; ii) crear mayores oportunidades para las mujeres y los hombres con
objeto de que dispongan de ingresos y empleo decentes; iii)
realzar el alcance y la eficacia de la proteccin social para todos y iv) fortalecer
el tripartismo y el dilogo social.
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AGENCIA DE PROTECCIN AMBIENTAL

Uso de tcnicas de evacuacin de tuberas para reducir la presin de la
lnea antes de su mantenimiento.
Los operadores de sistemas de tuberas de gas natural regularmente reducen
la presin de la lnea y descargan gas de secciones de tubera para garantizar
las condiciones de seguridad del trabajo durante las actividades de
mantenimiento y reparacin. Tpicamente, los operadores bloquean y
despresurizan la seccin lineal ms pequea posible de tubera para ventilar
el gas a la atmsfera. En 1998, un clculo de 9 mil millones de pies cbicos
(Bcf) de metano se ventil a la atmsfera durante mantenimientos de rutina y
problemas de tuberas.
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10 Lecciones aprendidas del marketing por Internet.

El autor Daniel M. Aisemberg muestra un resumen de las experiencias
sucedidas con el marketing por Internet.
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IBM
Adopcin de mejores prcticas y lecciones aprendidas de SOA
Mudarse a una arquitectura orientada a servicios (SOA) genera numerosos
beneficios para las empresas y aumenta la alineacin y la agilidad de las
soluciones. Para lograr una transicin sin problemas, es necesario poner
especial atencin en la calidad y tomar conciencia de los singulares desafos
que implican las pruebas dentro de una SOA. Con frecuencia, los ajustes
necesarios para probar competencias no son evidentes ni planificados. Las
empresas deben comprender las metas y los desafos especficos de la
arquitectura de servicios, que est en permanente evolucin, as como las
implicancias de la manera en que realizan las pruebas.
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Diez aos bioemprendiendo. Lecciones aprendidas
La creacin y consolidacin de proyectos empresariales sigue unas leyes ms
o menos inmutables, algo as como las de Murphy aplicadas a la gestin
empresarial. El autor aporta una breve seleccin de leyes con las que ha
topado durante una dcada, en la que se ha percatado de que hay una parte
importante de la sociedad que no percibe la investigacin como una actividad
productiva.
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Cualquier consulta:
loviedo@leccionesaprendidas.com
loviedo@hypocampus.com

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