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Reglamento de Control de pago a Proveedores

NORMAS GENERALES.
Objetivo General. Asegurar el correcto y oportuno pago de las
obligaciones contradas con proveedores de bienes y servicios.
Objetivo Especfico. Establecer un procedimiento para el control de
pago a proveedores que permita efectuar el pago en un plazo no
superior a 30 das desde el devengo de la respectiva operacin.
II. DEFINICIONES Y SIGLAS:
Para los efectos del presente Reglamento, se entender por:
1. Orden de Compra: Documento mediante el cual se formaliza la
adquisicin de bienes y servicios con el proveedor.
2. Documentos de Pago: Corresponder a las facturas, boletas, notas
de crdito y notas de dbito generadas por la compra de un bien o
servicio.
3. Unidad Demandante: Aquella dependencia de la Empresa;
Gerencias y Jefes de plantas, que soliciten la adquisicin o
contratacin de un bien y/o servicio.
4. SIGLAS:
GAF: Gerencia de Administracin y Finanzas
O/C: Orden de Compra.
C y P: Contabilidad y Presupuesto
Procedimiento de pago a Proveedores
Versin N1 fecha: 30 junio 2009
Hecho por: EME / CLF

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Flex-Provee: Sistema de informacin contable, registro de

proveedores.

III. RESPONSABILIDADES Y ROLES.

Los siguientes funcionarios tendrn las responsabilidades y roles, que
en cada caso se indican, en el procedimiento Control de Pago a
proveedores.
3.1 Gerente de Administracin y Finanzas
Revisar documentacin y firmar cheques de pago a
proveedores.
Visar y firmar los documentos segn corresponda.
Supervisar el cumplimiento de las responsabilidades asignadas
a sus funcionarios dependientes.
Revisar el programa de caja, establecer plazos de pago y
asegurar fondos para cumplir los compromisos adquiridos por
contrato e impartir instrucciones para superar las desviaciones
que se observen en la Gerencia a su cargo.
3.2 Contabilidad y Presupuesto.
Revisar rdenes de Compra distintas a licitaciones pblicas o
privadas y entregar la imputacin asociada al gasto sobre la
base de la informacin o documentos proporcionados por las
Gerencias.
Recibir y resguardar facturas y boletas con documentacin de
pago a proveedores.

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Solicitar a las unidades demandantes recepcin conforme de

bienes y servicios, a travs de visacin en el mismo documento
de pago.
Registrar al momento de la recepcin de los documentos, en
contabilidad y libro de compra las facturas aprobadas
Proponer la devolucin de facturas que no estn aceptadas por
los demandantes, mal extendida o que no correspondan a
COTRISA.
Enviar las facturas y boletas con su respectivo comprobante de
traspaso a Tesorera para programar su pago segn corresponda.
3.3 Encargado Administrativo Planta y Santiago
El demandante del servicio deber revisar los bienes
recepcionados y registrar en un lugar visible del original de la
factura la recepcin conforme de los bienes y servicios, segn
corresponda.
Remitir documentos de pago y dems documentacin
relacionada a Contabilidad y Presupuesto.
En caso contrario indicar para devolver la factura y los
productos al proveedor.
3.4 Tesorera.
Revisar documentacin, contabilizar en Flexline Tesorera,
confeccionar cheque, emitir comprobante contable de pagos a
proveedores y enviar dentro de los plazos establecidos a
revisin y firma de cheques.
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Registrar peridicamente (semanalmente) en el programa de

caja, las facturas de proveedores proponiendo la fecha de pago
para revisin y aceptacin de Gerencia.
Realizar el pago a Proveedores en los plazos establecidos. Sin
embargo, en casos especiales, este pago se har previa
autorizacin de la documentacin completa y exacta desde
Gerencia.
3.4 Secretara.
Recibir y registrar, facturas y boletas de pago a proveedores y
remitirlos a Contabilidad.
Recibir documentos desde Tesorera; cheques, contactar y
pagar a proveedores o enviarlos a las Plantas para su pago.
Recepcionar de Plantas la devolucin de egresos y
documentacin del pago aceptado por los proveedores y
despacho a Tesorera.
Archivar documentacin de pago.

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