ARQUEO DE CAJA

Se define al Arqueo de Caja como la operacin de recuento y la verificacin del

dinero y valores que se encuentran en ella, para comprobar si el saldo que
arroja los libros estn de acuerdo con dicho conteo. El valor que arroja el arqueo
se debe comparar con el libro mayor de caja.
En caso de existir diferencias debe registrarse en las cuentas 4295 si hay
sobrante en caja, pero en caso de existir un faltante, se buscar la razn que
justifique el faltante, ( un gasto, una consignacin que no se registr) para hacer
el ajuste correspondiente, y de no haber una justificacin del faltante este valor
generalmente se registra en la cuenta 1330 como una deuda para el cajero; por
ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores; ya que el dinero que entra y
sale de la caja es responsabilidad del cajero.
Importancia del arqueo de caja
Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control
interno de efectivo en el cual se verifica la administracin de todo el dinero que
la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, as como por las salidas de
ste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y
servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e
inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin de las partidas,
verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa y el desempeo eficiente
de los empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado,
Cobros a clientes, Prstamos obtenidos, y Ventas de activos
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona
encargada de su administracin, para gastos menores, a la que se le fijar un
monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deber hacerse un reembolso
por perodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja
menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y
detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser
realizado por una persona diferente a quien realiza la documentacin
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben
considerarse al momento de hacer el arqueo estn; Vales de cajas, Cheques
posfechados y Cheques devueltos entre otros.
Esquema para realizar el arqueo de caja
Arqueo de caja menor
Efectuado el dia------ del mes ---------- del ao------ hora
Movimiento del efectivo
Saldo del mes anterior
+ Ingreso durante el mes o periodo equivalente al reembolso
- Gastos del mismo mes o periodo
= Saldo en caja
La composicin del saldo de caja

se expresa de la siguiente manera:

*En billetes: se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total.
*En monedas: se puede colocar la cantidad de cada denominacin y un total
*En documentos; especificando si son cheques vales etc
Total efectivo
Detalle de cheques
Se especifica para cada uno de los cheques el No. De cheque, banco al que
pertenece el cheque, nombre el cliente y la cantidad. y se totaliza.
Igual se hace con los vales, aunque se debe procurar que los vales sean
cubiertos en el menor tiempo posible (dependiendo de las polticas de la
empresa)
Totalizando los valores obtenidos
Finaliza haciendo Anotacin de lo que se encontr en la caja luego de haber
realizado el arqueo comparando el saldo de la cuenta con el resultado obtenido
especificando si hubo sobrante, faltante o los valores concuerdan con los libros.
Por Ultimo firma el cajero y la persona que realizo el arqueo con fecha y hora de
finalizacin.