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CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO Y

EQUIVALENTES AL EFECTIVO
Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleos y
procedimientos coordinados que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar el
efectivo en caja y bancos así como fomentar la eficiencia de operaciones y adición de la política
administrativa de cualquier empresa.

Los principios generales comúnmente por la administración al establecer un sistema adecuado de


control interno, en lo referente al activo, pueden asumirse como sigue:

Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro del efectivo en caja y


bancos.

En cada operación relacionada con el efectivo en caja y bancos, deben intervenir cuando menos
dos personas.

Ninguna persona que interviene en el manejo del efectivo en caja y bancosmdebe tener acceso a
los registros contables.

La función de registro de los sucesos económicos del efectivo en caja y bancos, será exclusivo del
departamento de contabilidad.

En términos generales, un sistema básico de control interno para el área de efectivo debe incluir
las siguientes medidas:

1. Las rutinas comerciales sistemáticas, deben ser definidas para la contabilización de las
operaciones de efectivo, estableciendo una clara decisión del trabajo en cuanto al manejo y
registro de los ingresos de caja.

2. Las responsabilidades y las tareas de los diversos empleados que manejan el efectivo y
registran transacciones de caja, se dividen y se interrelacionan en tal forma que:
a. Se minimiza la aparición de errores.

b. Los errores que se presentan se pueden detectar y

c. El fraude no se puede ocultar fácilmente

d. Todos los ingresos por ventas de contado y cobros recibidos de un día, deberán remesarse en
forma íntegra (100%) al banco respectivo, el día hábil siguiente después de realizada la
operación diaria.

3. Todos los pagos que la empresa efectué deben realizarse emitiendo cheques, de preferencia
Cheque Boucher, para que pueda existir en el documento una explicación razonable de dicho pago
y su respectiva aplicación contable, con excepción de los desembolsos de caja chica.

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4. Cada día deberán realizarse cortes en los registros de caja, con el objeto de conocer la
existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de
empleados ajenos a contabilidad o cajeros.

5. Deben establecerse fondos de caja chica en los departamentos estratégicos, a fin de solventar
pagos de cuantía pequeña y de esta forma evitar problemas operativos por falta de fondos.

6. El afianzamiento del personal de caja evita que la empresa sufra pérdidas en caso de robo,
fraudes, desfalcos y abuso de confianza por parte de los cajeros, ya que la afianzadora reintegrará
el importe del daño a la empresa.

Fondo de caja

La cuenta Caja debe presentar en cualquier momento, y al finalizar el ejercicio, el valor nominal
del dinero en efectivo y sus equivalentes, propiedad de la entidad, físicamente representados por
billetes, monedas metálicas, giros bancarios, postales o telegráficos, metales preciosos
amonedados y moneda extranjera.

Asimismo, al finalizar el ejercicio, y en cualquier momento en que se juzgue conveniente, debe


cerciorarse de la corrección de la existencia del efectivo en custodia del cajero, para lo cual se
realiza una actividad denominada arqueo de caja, que consiste en el recuento físico de la
existencia del efectivo y sus equivalentes en poder del cajero.

El resultado del arqueo se hará constar en un documento denominado “arqueo de caja”, el cual
reúne las características expuestas en la siguiente figura:

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LA ENTIDAD, S.A DE C.V.
ARQUEO DE FONDOS
TIPO DE CAJA ______________________________________________________________
HORA DE INICIO__________________ HORA DE FINALIZACION____________
MONTO DEL FONDO_______________ FECHA___________________________

CONCEPTO DENOMINACION CANTIDAD TOTALES


DOLARES
Billetes de $ 100.00
Billetes de 50.00
Billetes de 20.00
Billetes de 10.00
Billetes de 5.00
Billetes de 1.00
Moneda Fraccionaria

OTRO TIPO DE MONEDA

SUB TOTAL

Vales Provisionales
Vales Definitivos
Documentación
Cheques

Total Según Arqueo Practicado


Total Según Fondos Autorizados
Diferencia.
OBSERVACIÓN__________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Por este medio hago constar que este día me fueron arqueados los valores bajo mi custodia por un
monto de ____________ y son propiedad de la empresa, los cuales fueron contados en mi presencia
y devueltos a mi entera satisfacción, una vez terminado el arqueo.

______________________________ _________________________
Nombre y Firma del Auditor Interno Nombre y Firma del Custodio

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Al comparar el saldo del arqueo contra el saldo que muestra el libro mayor pueden presentarse dos
situaciones:

1) Que el importe del arqueo sea igual al importe registrado en el mayor, en cuyo caso no será
necesario efectuar ningún ajuste, puesto que el saldo contabilizado coincide con la realidad.
2) Que el importe del arqueo sea diferente al registrado en el mayor, en cuyo caso las diferencias
pueden ser de dos tipos:
a) Que el importe del arqueo sea mayor al saldo según libros.
b) Que el importe del arqueo sea menor al saldo según libros.

Respecto a la denominación de faltante o sobrante, es conveniente señalar que en todos los casos
se tomará como punto de referencia el libro mayor, es decir, el saldo según libros se ajustará para
que su importe coincida con el importe arrojado por el arqueo, y no a la inversa.

a) Cuando el importe del arqueo sea mayor que el saldo según libros
En este caso, este faltante (según mayor) o sobrante (según arqueo) puede originarse por:

 Causas fácilmente identificables


Dentro de los faltantes debidos a causas fácilmente identificables, pueden mencionar se las
operaciones no reportadas por el cajero o cantidades cobradas de más.
Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la
operación realizada y no reportada por el cajero; es decir, se cargará a la cuenta Caja y se abonará
a la cuenta que corresponda.

 Causas difícilmente identificables


En el caso de faltantes por causas difícilmente identificables, es decir, que no se cuenta con todos
los elementos necesarios para determinar el origen del faltante en libros, se procederá de la
siguiente manera:
Si el importe del faltante es considerable, con base en la característica de la importancia relativa,
ya sea en relación con el monto de la partida o su naturaleza, y apoyados en el juicio profesional,
el cual se basa en el criterio prudencial, se debe optar por la alternativa que refleje menor
optimismo, lo que implica “no adelantar utilidades”, porque no se afectarán cuentas de resultados,
ya que se estarían registrando utilidades que aún no se han devengado; por tanto, se afectan
cuentas de balance, en este caso la de acreedores, para reflejar la obligación de entregar el
efectivo a quien demuestre ser su propietario legítimo, anotando como subcuenta la de Faltantes
en caja, según libros.

b) Cuando el importe del arqueo sea menor que el saldo según libros
En este caso, este sobrante (según mayor) o faltante (según arqueo) puede ser originado por:

 Causas fácilmente identificables


Dentro de los sobrantes debidos a causas fácilmente identificables, se pueden mencionar las
operaciones no reportadas por el cajero, o cantidades pagadas de más.
Cuando se trate de operaciones no reportadas por el cajero, el asiento de ajuste será el de la
operación realizada y no reportada por el cajero, es decir, se cargará a la cuenta de la operación
no reportada, con abono a la cuenta Caja.

 Causas difícilmente identificables


Cuando no se cuenta con todos los datos necesarios para determinar el origen del sobrante en
libros, se procederá de la siguiente manera:
Si el importe del sobrante es considerable, de acuerdo con la importancia relativa, y nuevamente
guiados por el juicio profesional basado en el criterio prudencial, afectaremos cuentas de balance,

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quedando el ajuste con cargo a la cuenta Deudores, subcuenta Nombre del cajero, en virtud de
que él, como responsable de la custodia del efectivo, es también responsable de las diferencias
que se presenten, con abono a la cuenta Caja. De esta manera se registra el derecho de exigir el
pago de tales diferencias al cajero.

Fondo de caja chica


Es un fondo especial en efectivo, una cuenta que crea la empresa a través de un cheque, emitido a
nombre de la persona responsable de manejar ese dinero, cuyo objeto es cancelar pagos
menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño de la
empresa y del número de operaciones que este realice, se establece el monto con el cual se crea
la caja chica y el límite en base al cual se va a realizar los pagos

Creación del fondo de caja chica.


El fondo debe ser creado con un valor que sea el adecuado, dependiendo de la necesidad y
magnitud de las operaciones, tratando de darle congruencia y dinamismo a cada departamento
donde sea creado. En caso de ser un fondo de efectivo lo adecuado sería entre $ 200.00 a $
1,000.00
El límite de tiempo para su respectivo uso tiene relación en cuanto a su utilización, tomando en
cuenta que algunos documentos tienen vencimiento en cuanto al IVA pagado y hay que deducirlos
en el tiempo que la ley regula. La empresa puede crear los fondos que sean requeridos, lo mejor
podría ser uno por cada departamento, si es que realmente son necesarios.
Lo importante en este caso es que se tiene que formalizar la custodia del fondo y hacemos que el
responsable del fondo nos firme una letra de cambio o pagare por el mismo valor del fondo, con lo
cual aseguramos cualquier inconveniente que pueda surgir en el futuro.
Contablemente quedaría de la siguiente manera:

CODIGO Reconocimiento No. X1 PARCIAL DEBE HABER


1101 Efectivo y equivalentes al efectivo $ 500.00
110102 Efectivo en caja chica $ 500.00
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo $ 500.00
110103 Efectivo en Bancos
11010301 Cuenta corriente
1101030101 Banco xyz, S.A. $ 500.00
TOTALES $ 500.00 $ 500.00
Por la creación del fondo de caja chica
P

Procedimiento uso caja chica efectivo.


1. Para el uso de los fondos de caja chica, se debe sustentar con el formato de egreso
de caja chica. Se indicara claramente el código que corresponda al departamento a que
debe cargarse dicha erogación. Este formato lo firmara el jefe del departamento solicitante
2. El destino de los fondos entregados, nunca debe ser diferente del gasto efectuado.
Asimismo, si por algún motivo sobra dinero, este no debe emplearse en otras compras no
especificadas en el adelantado.
3. Consecuentemente, se reconocerá únicamente gasto lo que se ajuste al estipulado
en el formato. Una vez realizado el gasto, se debe efectuar la liquidación correspondiente
ante el responsable del manejo de la caja chica.

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4. Se hace imprescindible que todo desembolso de caja chica esté debidamente
respaldado con la presentación de un justificante; y/o sustentados mediante documentos
debidamente autorizados; como facturas, boletas de ventas, recibos de honorarios
profesionales, importes y fechas de cancelación.
5. La Gerencia General establecerá el monto máximo que se pagara con el fondo de
Caja Chica, en coordinación con la gerencia de áreas, pudiendo ser modificado previa
autorización de la Gerencia General.
6. Todo documento, recibo “provisional “por mayor suma a lo establecido deberá tener
la autorización del Gerente General.
7. La Gerencia Financiera tomara las medidas de control previo y la oficina de auditoria
interna de control posterior de todo el movimiento que origina el fondo fijo.

Reembolso de la Caja Chica.


1. La recepción del Fondo Fijo de Caja Chica se realizara oportunamente previa
documentación sustentatoria debidamente autorizada. La reposición oportuna implica
reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, y no podrá ser inferior al 10%, ni mayor
al monto del fondo de Caja Chica asignado. La recepción se efectuara las veces necesarias
y/o de acuerdo al requerimientos de lo que se necesite.
2. Todos los documentos cancelados con el Fondo fijo deberán ser enumerados
correlativamente y codificados de acuerdo al plan contable de la empresa y registrados en
un libro auxiliar de Caja Chica, que para el efecto llevara el encargado del fondo.
3. El encargado del fondo prepara el comprobante de caja y el resumen detallado de
los documentos pagados en original y copia solicitando a la Gerencia Financiera la
reposición del Fondo. Copia de esta solicitud se mantendrá en archivo en forma cronológica
4. El departamento de Contabilidad procederá previa verificación de los documentos
sustentaríos y codificación contable, a tramitar el giro del cheque de reposición por el
departamento de tesorería a nombre de encargado del manejo del fondo fijo.
5. Los documentos pagados por Caja Chica serán reembolsados teniendo en cuenta
la fecha en que se produjo el gasto. Para los efectos de los registros contables oportunos y
no podrán ser mayores al asignado.
6. El Boucher y sus correspondientes comprobantes, serán archivados, como
justificación del cheque emitido en calidad de reintegro de Fondos para Caja Chica.

LA ENTIDAD, S. A. DE C. V.
Hoja de reintegro de fondos de caja chica
Periodo del 01 al 22 de enero al 2015
TIPO VALOR VALOR
FECHA Nº NOMBRE DE NETO IVA FOVIAL RENTA TOTAL
DOCUMENT GASTO
O

6
Total

____________________________________ ____________________________
Elaborado por revisado por

CODIGO Reconocimiento No. X2 PARCIAL DEBE HABER


4102 Gastos de Administración $ 12.00
410201 Prestaciones
41020107 Viáticos $ 12.00
4103 Gastos de Venta $ 18.00
410302 Papelería y Útiles $ 18.00
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo $ 30.00
110103 Efectivo en Bancos
11010301 Cuenta corriente
1101030101 Banco xyz, S.A. $ 30.00
TOTALES $ 30.00 $ 30.00
Cheque No. 1234, fulanito de tal, valor
reposición fondo de caja chica, según
comprobantes adjuntos.
A

Arqueo de la Caja Chica.

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Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto
asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo
de la Oficina de Auditoria Interna.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la


Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso.

Incremento o disminución del fondo de caja chica:

Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no


satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable
debehacerse un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.

CODIGO Reconocimiento No. X2 PARCIAL DEBE HABER


1101 Efectivo y equivalentes al efectivo $ 500.00
110103 Efectivo en Bancos
11010301 Cuenta corriente
1101030101 Banco xyz, S.A. $ 500.00
1101 Efectivo y equivalentes al efectivo $ 500.00
110102 Efectivo en caja chica $ 500.00
TOTALES $ 500.00 $ 500.00
Por la liquidación del fondo de caja
chica

Norma Internacional de Contabilidad 21


Efectos de las Variaciones en las Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera

Párrafo 8 Definiciones
Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifican:
 Tasa de cambio de cierre es la tasa de cambio de contado existente al final del periodo sobre el que se
informa.
 Diferencia de cambio es la que surge al convertir un determinado número de unidades de una moneda a otra
moneda, utilizando tasas de cambio diferentes.
 Tasa de cambio es la relación de cambio entre dos monedas.
 Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo, o cancelado un pasivo, entre un
comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción libre.
 Moneda extranjera (o divisa) es cualquier otra distinta de la moneda funcional de la entidad.
 Negocio en el extranjero es toda entidad subsidiaria, asociada, negocio conjunto o sucursal de la entidad que
informa, cuyas actividades están basadas o se llevan a cabo en un país o moneda distintos a los de la entidad
que informa.
 Moneda funcional es la moneda del entorno económico principal en el que opera la entidad.
 Un grupo es una controladora y todas sus subsidiarias.
 Partidas monetarias son unidades monetarias mantenidas en efectivo, así como activos y pasivos que se van
a recibir o pagar, mediante una cantidad fija o determinable de unidades monetarias.

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 Inversión neta en un negocio en el extranjero es el importe que corresponde a la participación de la entidad
que presenta sus estados financieros, en los activos netos del citado negocio.
 Moneda de presentación es la moneda en que se presentan los estados financieros.

 Tasa de cambio de contado es la tasa de cambio utilizado en las transacciones con entrega inmediata.

Definición de Venta a crédito

venta-a-credito La venta a crédito es el tipo de operación en el que el pago se realiza en el marco


del mediano o largo plazo, Se le llama venta a crédito a la que luego de la adquisición del bien o
servicio.

tiene el propósito de distribuir el pago del bien o servicio adquirido en un determinado plazo
pautado de antemano entre el comprador y el vendedor, de manera que el primero pueda
amortizarlo, por ejemplo, en varios meses.

El término crédito viene del latín y tiene relación con el concepto de confiar o tener confianza. Así,
la idea de venta a crédito tiene que ver con la capacidad del vendedor de "confiar" en que el
comprador abonará lo correspondiente. Hoy en día, de todas formas, el comprador está
legalmente obligado a pagar en el plazo estipulado. De lo contrario, puede sufrir el embargo de
sus bienes o propiedades.

Recibir un crédito o una tarjeta de crédito está vinculado en la actualidad con la solvencia que se
interpreta que el deudor tiene. Es decir, que para obtener uno de esos, un individuo en particular
debe a menudo poseer un empleo o un ingreso determinado y además debe acreditar haber
cancelado otras deudas contraidas en el pasado.

La venta a crédito depende de muchas variables y puede realizarse en distintos plazos de pagos.
En general, el comprador tiene un plazo de treinta, sesenta o noventa días para abonar lo que
debe. O bien, puede hacerlo en cuotas o en efectivo alcanzada una fecha.

Comprar a crédito es muy común, ya que permite que personas con ingresos limitados puedan
acceder a la adquisición de bienes y servicios que de otra manera se encontrarían fuera de su
alcance. Sin embargo, con mucha frecuencia comprar a crédito supone el pago de intereses que se
suman al monto inicial, de manera que el precio final del producto o bien puede aumentar
considerablemente.

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Definición de Venta

Uno de los usos más extendidos del término refiere la cesión de la propiedad de algo, un bien
materia

Definición de Crédito

Crédito como bien se desprende de analizar la etimología de la palabra que tiene un origen
latino significa cosa

Definición de Crédito Comercial

El concepto que nos ocupará a continuación dispone de una utilización extendida, como su
denominación ya nos...

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3. SISTEMAS DE COSTO
El Costo o Coste es el gasto económico que representa la fabricación de un producto o la
prestación de un servicio. Dicho en otras palabras, el costo es el esfuerzo económico (el
pago de salarios, la compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de
fondos para la financiación, la administración de la empresa, etc.) que se debe realizar para
lograr un objetivo operativo. Cuando no se alcanza el objetivo deseado, se dice que una
empresa tiene perdidas.

3.1. DEFINICION DE LO S SISTEMAS DE COSTOS

Son el conjunto de procedimientos, técnicas, registros e informes estructurados sobre la


base de la teoría de la partida doble y otros principios técnicos, que tienen por objeto la
determinación de los costos unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles.

También se podría decir que es una fase amplificada de la contabilidad general o financiera
de una entidad industrial o mercantil, que proporciona rapidez a la gerencia los datos
relativos a los costos de producir o vender cada artículo o de suministrar un servicio en
particular también, la contabilidad de costos es la parte de la ciencia contable dedicada al
estudio racional de los gastos efectuados para obtener un bien de venta o de consumo, ya
que sea producto o servicio.

Desde el punto de vista histórico, la contabilidad de costo ha tenido un desarrollo paralelo


al progreso industrial tan pronto como surgieron las actividades fabriles se hizo necesario
utilizar procedimientos y registros contables, las cuales fueron intensificándose cada vez
más y por consiguiente se determinaba por sí misma lo que en realidad se incurrió para
producir cada unidad de producto terminado, con el fin de utilizar estos costos en la
evaluación de inventarios y en la determinación de los beneficios periódico. Como
consecuencia la modernización cada vez mayor de equipos e instalaciones industriales.
Podemos decir que la contabilidad de los costos comprende: la determinación,
acumulación, registro, análisis, información e interpretación de los costos de producción,
distribución y administración.

El objetivo de un sistema de contabilidad de costos o sistema de costeo es acumular los


costos de los productos o servicios. La información del costo de un producto o servicio es
usada por los gerentes para establecer los precios del producto, controlar las operaciones, y
desarrollar estados financieros. También, el sistema de costeo mejora el control
proporcionando información sobre los costos incurridos por cada departamento de
manufactura o proceso.

DEPENDIENDO DE "COMO" SE ACUMULAN LOS COSTOS PARA COSTEAR


LA PRODUCCION,
LOS SISTEMAS DE COSTEO SE CLASIFICAN EN:

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COSTEO POR ÓRDENES:

Un sistema de costeo por órdenes proporciona un registro separado para el costo de cada
cantidad de producto que pasa por la fábrica. A cada cantidad de producto en particular se
le llama orden. Un sistema de costeo por órdenes encaja mejor en las industrias que
elaboran productos la mayoría de las veces con especificaciones diferentes o que tienen una
gran variedad de productos en existencia. Muchas empresas de servicios usan el sistema de
costeo por órdenes para acumular los costos asociados al proporcionar sus servicios a los
clientes . Algunas características de los sistemas de costeo por órdenes se mencionan a
continuación:

COSTEO POR PROCESOS:

En un sistema de costeo por procesos, los costos son acumulados para cada departamento o
proceso en la fábrica. Un sistema de procesos encaja mas en las compañías de
manufactura de productos los cuales no son distinguibles unos con otros durante un
proceso de producción continúo. Algunas características de los sistemas de costeo por
procesos se mencionan a continuación:

 Se acumulan por departamento


 Producción continua y homogénea
 Ej.: Refinería de petróleo, refrescos, medicinas, juguetes, pantalones.
 Antes de iniciar el proceso - Costos predeterminados (estimados o estándar)
 Después o al mismo tiempo del proceso - Costos reales (actuales o históricos).

4. REGISTROS
El registro de las operaciones o transacciones que genera una empresa requiere que los
datos sean recolectados, clasificados y codificados para luego, ser registrados. Una de las
herramientas principales para el registro de las operaciones, es la cuenta.

La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo de operaciones que pueda afectar los
activos, pasivos o el patrimonio de una entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de
la contaduría, la expresión llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se esta
expresando que se están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales
libros son el diario, el mayor y el de inventario y balance. El avance tecnológico ha hecho
que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual. La carga de trabajo que puede
generarse si los libros no son llevados a traves de un computador, hace que no sea de
costo/beneficio, el registrar y controlar manualmente las operaciones y transacciones. Para
registrar las transacciones financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales,
nominales y de orden.

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4.2. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS

Toda entidad económica necesita controlar las transacciones que afectan su posición
financiera o los resultados del periodo. Los registros son la memoria permanente de toda
empresa. Cuando un cliente al cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su
cuenta, normalmente se le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que
tuvo para un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus
registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.

Se puede afirmar que todas las decisiones empresariales giran, de alguna manera, alrededor
de la información financiera que se desprende de los registros contables. Los registros de
contabilidad son importantes por las siguientes razones

 Permiten efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o algunas operación


especifica.
 Son la base para la elaboración de los estados financieros
 Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.

4.3. TIPOS DE CUENTAS

Para registrar las operaciones, existen varios tipos de cuentas bajo las cuales se ordenan y
clasifican las operaciones. Las cuentas son los registros detallados que reflejan los cambios
en los activos, pasivos y el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificarlas
en tres tipos dentro de un sistema contable.

 Cuentas reales
 Cuentas nominales
 Cuentas de orden

CUENTAS REALES
Son aquellas que se utilizan para el registro de todas las transacciones que afectan
directamente a un balance general. Ejemplo: las cuentas por cobrar, los activos fijos,
cuentas por pagar, el capital social y los rubros del superávit.

Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar el balance general, reflejan la posición
financiera de una entidad en forma detallada. Las cuentas reales de una empresa no sufren
el proceso de cierre periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales

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representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa. Por
pertenecer al balance general, las cuentas reales pueden ser:

 Cuentas de activo
 Cuentas de valuación de activos
 Cuentas de pasivo
 Cuentas de patrimonio

CUENTAS DE ACTIVOS

Representan todos los bienes y derechos que la empresa posee, entendiéndose por bienes,
aquellos elementos que son factibles de medición como, por ejemplo: efectivo en caja,
efectivo en bancos, mobiliario y por derechos, aquellos elementos que pertenecen a la
empresa y sobre los cuales se puede ejercer acción legal o no, para obtener la
contraprestación convenida tales como las cuentas por cobrar, documentos por cobrar o los
derechos de actor.

CUENTAS DE EVALUACION DE ACTIVOS


Representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las
cuentas de valuación se utilizan para reflejar el volar de realización de algún activo, o para
registrar la aplicación de los principios contabilidad generalmente aceptada y aplicable a
diferentes partidas del activo.

CUENTAS PASIVO
Representan todas las obligaciones reales o contingentes, las cuales exigen que en una
fecha futura se pague una suma de dinero, se preste un servicio o se entregue un bien.

CUENTAS DE PATRIMONIO
Muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las ganancias o perdidas ocurridas
por operaciones con los accionistas, con terceros o causadas por las actividades normales
del negocio. El patrimonio, también conocido como capital contable.

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CUENTAS NOMINALES
Son aquellas cuentas que registran las modificaciones al patrimonio de la empresa por
concepto de aumentos o disminuciones a este y durante un ejercicio económico. Las
cuentas nominales pueden ser clasificadas de la siguiente forma.

 Cuentas de ingresos
 Cuentas de costos
 Cuentas de egresos

CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el
activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del periodo, pero que de una u otra forma,
las operaciones que las generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de
orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y
las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.

Normalmente, es práctica en algunos casos el no detallar los saldos de las cuentas de orden,
y solo se presenta un total general. Una de las características de las cuentas de orden es que
los débitos son iguales a los créditos en las cuentas Per-contra. Algunas cuentas de orden de
uso común son las siguientes.

 Avales y fianzas otorgados


 Avales y finanzas recibidos
 Mercancía recibidas en consignación
 Giros enviados al cobro
 Cuentas por cobrar condonadas
 Valores recibidos en garantía
 Valores entregados en garantía.

4.4. REGISTRO DE OPERACIONES

Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso de registrar las operaciones.

 Recolección de registros
 Clasificación de registros
 Codificación de registros
 Registro de las operaciones

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El proceso de recolección de registros corresponde a toda la recopilación de información
susceptible de registro para una entidad. Una vez que los registros son recolectados, esto
debe ser clasificado.

El proceso de clasificación de registros consiste en la separación de las operaciones de


acuerdo con criterios previamente establecidos. La clasificación de registros puede ser
realizada con base en tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que típicamente
son efectuadas en una empresa. Una clasificación de registro debe indicar la fuente y origen
de las transacciones de acuerdo con cada documento fuente.

La codificación de registros consiste en la asignación de una identificación a cada uno de


los elementos de una lista de elementos. De esta forma, la búsqueda o identificación de un
elemento resulta mucho más fácil desde el punto de vista del usuario que accese algún tipo
de información. Todo sistema exige que las operaciones o registro sean codificadas de
alguna forma, ello hace necesario que una empresa requiera la adopción de algún método
de codificación.

El siguiente paso, una vez codificadas las operaciones, es el registro de las operaciones, la
cual consiste en grabar o reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal
forma que se pueda accesar posteriormente la información. el proceso de registro de las
operaciones requiere que se tenga parte de un método de codificación, un sistema para el
registro de las operaciones.

4.5. LIBROS CONTABLES


Son los instrumentos donde se asientan o registran las operaciones contables. el registro de
las operaciones debe ser realizado en forma cronológica, es decir a medida que van
sucediendo las transacciones. Con el grado de avance que actualmente nos brinda la
tecnología, prácticamente los registros manuales tienden a desaparecer, para dar paso a
nuevos conceptos al manejo de la información. Los libros principales para llevar una
contabilidad son:

 Libro diario
 Libro mayor
 Libro de inventario y balances

LIBRO DIARIO
Es aquel en el cual se van registrando en forma totalmente cronológica. Todas las
operaciones referentes al negocio. El registro de los movimientos puede ser resumido de tal

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forma que se haga práctico el uso de las hojas. Un libro diario debe reflejar operaciones que
estén soportadas por documentos que revelan o evidencien la operación susceptible de
registro.

Antes de utilizar los libros deben ser foliados, es decir inicializados por la autoridad
mercantil competente para que sirva como documentos legales de la empresa a la cual
pertenece. Las partes que pueden identificarse en un libro diario son las siguientes:

 Año
 Mes
 Día
 Código de cuenta
 Nombre de la cuenta
 Nuecero de asiento
 Descripción del asiento
 Referencia al libro mayor
 Columna de subtotales
 Total debe
 Total haber
 Foliado (número de la hoja del diario)
 Titulo (diario general)
LIBRO MAYOR
Es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y los movimientos que son registrados en
el libro diario. A nivel de un sistema manual, un libro mayor debe tener al menos una hoja
o folio para cada cuenta del código contable.

LIBRO DE INVENTARIO Y DE BALANCES


Refleja los inventarios al inicio y al final del ejercicio o periodo económico de la empresa,
la situación financiera: balance general a una fecha determinada y el resultado de
operaciones: estado de ganancia y perdida, para un periodo.

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4.6. DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON LOS LIBROS

En distintos países las disposiciones legales difieren, pero no sustancialmente respecto a los
aspectos de forma y de fondo en la presentación de los libros de contabilidad. Para tener
una idea de la realidad en varios países seguidamente se representan los libros de carácter
obligatorio según lo establecen las leyes de cada país.

Colombia
En Colombia el artículo 49 de código de comercio establece que los libro obligatorios para
un comerciante son:

 Libro de inventarios y balance


 Libros diario
 Libro mayor

España
De acuerdo con el artículo 25 del código de comercio, todo empresario llevara
necesariamente, sin perjuicio del establecido en las leyes o disposiciones especiales un libro
de inventario y cuentas anuales y otro diario.

Según el artículo 26 del código del comercio, reformado por la citada ley, las sociedades
mercantiles llevaran también un libro de actas.

A partir de 1 de enero de 1974, dejo de ser obligatorio el libro de mayor.

Venezuela
El código de comercio en su articulo 32, establece que; todo comerciante debe llevar en
idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá obligatoriamente el libro diario, el
libro mayor y el de inventario. Como muchas legislaciones mercantiles, se establece ciertos
requisitos de forma, bajo los cuales debe ser llevado los libros. Asia, tenemos:

Que el libro diario y el inventario sean previamente presentados al registro mercantil

Que no se incurra en alteraciones que puedan interesarse la fidelidad de las operaciones


realizadas, por lo cual no esta permitido.

-Alterar la fecha de las operaciones

18
-Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o entre asientos y asientos

-Hacer interlineaciones o asientos marginales

-Arrancar hojas, alterar la foliatura o mutilar los libros. (Articulo 37 del código de
comercio).

4.7. MAESTRO DE CUENTAS

En este archivo se guarda la información equivalente al libro mayor. Una definición


elemental del archivo seria la siguiente:

4.8. MAESTRO DE TRANSACCIONES

En este archivo se guarda información equivalente al libro diario. Una definición elemental
del archivo seria la siguiente:

19
5. CONTROL INTERNO
Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, el grado de
fortaleza del control interno determina si existe una seguridad razonable de que la
operación reflejada en los estados financieros son confiables, o no. Una debilidad
importante del control interno, o un sistema de control interno, representa un aspecto
negativo dentro de la estructura de un sistema contable.

20
El mantener una adecuada estructura de control interno es responsabilidad de una gerencia
la cual debe realizar las estimaciones necesarias para asegurar de que los beneficios
esperados por la implantación de los procedimientos de control, son superiores a los costos
de estos respectivos procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la
gerencia de una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los
valiosos y movibles, están protegidos contra perdidas por el uso o disposición no
autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la gerencia, y
registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados financieros de
conformidad con principios de contabilidad de aceptación general.

5.1. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno contable representa el soporte bajo el cual descansa la confiabilidad de un


sistema contable. Un sistema de control interno es importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la manifestación de las cifras que son reflejadas en los
estados financieros, sino también evalúan el nivel de eficiencia operacional en proceso
contables y administrativos.

El control interno en una identidad esta orientado a prevenir o destetar errores e


irregularidades, la diferencia entre errores e irregularidades es la intencionalidad del hecho,
el termino errores se refiere a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se
refieren a errores u omisiones intencionales.

El sistema de control interno debe brindar una confianza razonable de que los estados
financieros han sido elaborados bajo esquema de control que disminuyen la probabilidad de
tener errores sustanciales en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el
sistema de control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier
irregularidad que se significativos con respecto a los estados financieros, es importante los
montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es importante que se
evite o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción del negocio.

5.2. TIPOS DE CONTROL

El control interno puede llevarse a cabo a través de la implantación de diversas técnicas


para el chequeo y verificación de las operaciones. Se establecen distintas técnicas de
control interno.

Para llevar a cabo los controles necesarios e inherentes a todo sistema de contabilidad, se
disponen de siguientes tipos básicos de control:

 De existencia
 De exactitud

21
 De autorización
 De custodia
Cada uno de estos tipos de control interno esta dirigido a cumplir con los objetivos final de
fortalecer el sistema en su totalidad. Veamos en que consiste cada unos de estos.

CONTROL DE EXIXTENCIA

Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe ser que la entidad registre solo aquellas
operaciones que existan y que tengan efecto sobre ella. Los controles de existencia son
aquellos controles que aseguran que las transacciones registradas existan y sean validas.
Una entidad no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales.

CONTROL DE EXACTITUD

Toda transacción que sea susceptible de registro en el mayor general, debe ser cuantificable
en términos monetarios. Por lo general, ese valor monetario se desprende de los
documentos que soportan los registros contables. Cuando se esta registrando una factura
debe asentarse en la mayor general, el monto que refleja tal documento en caso en que los
bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse
el caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la factura.

Los controles de exactitud permiten registrar operaciones por los montos que reflejan los
documentos originales que generan la transacción.

CONTROLES DE AUTORIZACION

Los controles de autorización están orientados a permitir operaciones que son validas desde
el punto de vista interno. Un control de autorización le da validez a la existencia de una
transacción y genera normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación.
Un control de autorización puede ser hecho en forma manual o computarizada.

CONTROLES DE CUSTODIA

En la definición dada acerca del control interno, se definió como un objetivo de este, el
salvaguardar los activos de importancia y que fueran susceptibles de disposición no
autorizada.

Los controles de custodias sirven para asegurar de que los activos valiosos y movibles están
resguardados del riesgo de robo y pérdida.

22
5.3. MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN

Cuando se evalúan los controles internos, la documentación de esta evaluación se realiza en


los papeles de trabajo los cuales deben estar elaborados de tal forma que se soporten
apropiadamente la evidencia de la evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de
control interno general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación de
control interno contable, a saber:

 Cuestionarios
 Narrativos
 Flujogramas
CUESTIONARIOS

Los cuestionarios son las técnicas mas antigua para documentar y evaluar el control interno
y consiste en la formulación de preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:

 Por cuentas principales de los estados financieros


 Por departamentos de la impresa
 Por ciclos de negocios
 Generales
NARRATIVOS

Al igual q los cuestionarios, los narrativos son técnicas que tiene el objetivo de documentar
los controles internos, pero con la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en
contraposición a los cuestionarios, que por lo general, son mas puntuales. Con un narrativo,
la evaluación y documentación de los controles internos es mas detallado, de tal forma que
se permite realizar comentarios a los aspectos en reflejados.

FLUJOGRAMAS

Los Flujogramas son técnicas de documentación, mas graficas que narrativas. Se utilizan
cuando se desea tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un
procedimiento a nivel general. Podemos tener los siguientes tipos de Flujogramas.

Secuenciales

Columnares

23
Analíticos

5.4. INFORME DE CONTROL INTERNO.

El informe de control interno es un informe dirigido a la alta gerencia de una entidad, en el


cual se detallan todas las situaciones o debilidades encontradas en la evaluación de los
sistemas, métodos y procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno
debe ser redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso personificar o
señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las responsabilidades detectadas como
debilidad. Los informes pueden ser emitidos por el departamento de auditoria interna, o por
el contador publico independiente que ha examinado los estados financieros. Las
responsabilidades de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluación
del control interno contable y su informe relacionado.

Es una exigencia la emisión de la carta de control interno para toda revisión de los estados
financieros. Debe tenerse presente que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de
no existir observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
profundidad en el trabajo de contador publico. Los puntos de observación varían en el
grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de vista del control
interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras. Una ultima observación
referente a la carta de control interno es su carácter confidencial, lo que es necesario, a fin
de proteger los intereses de a empresa a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los
sistemas contables en funcionamiento. El informe de control entreno realizado por el
contador publico independiente recibe varias denominaciones, a saber.

 Carta de gerencia
 Memorando de control interno
 Carta de observaciones de control interno

24
La arquitectura de los computadores

La arquitectura de computadoras es el diseño conceptual y la estructura operacional


fundamental de un sistema de computadora. Es decir, es un modelo y una descripción
funcional de los requerimientos y las implementaciones de diseño para varias partes de una
computadora, con especial interés en la forma en que la unidad central de proceso (UCP)
trabaja internamente y accede a las direcciones de memoria.

También suele definirse como la forma de seleccionar e interconectar componentes de


hardware para crear computadoras según los requerimientos de funcionalidad, rendimiento
y costo.

El ordenador recibe y envía la información a través de los periféricos por medio de los
canales. La UCP es la encargada de procesar la información que le llega al ordenador. El
intercambio de información se tiene que hacer con los periféricos y la UCP. Todas aquellas
unidades de un sistema exceptuando la UCP se denomina periférico, por lo que el
ordenador tiene dos partes bien diferenciadas, que son: la UCP (encargada de ejecutar
programas y que esta compuesta por la memoria principal, la UAL y la UC) y los
periféricos (que pueden ser de entrada, salida, entrada-salida y comunicaciones).

ALMACENAMIENTO PRINCIPAL

Comúnmente conocida como memoria RAM, se puede entender como el dispositivo físico
que contiene las instrucciones programa que va a ejecutar un computador, así como los
datos sobre los cuales va a operar y aquellos que se van obteniendo.

Existe otro tipo de memoria principal llamada memoria cache. En esencia es la misma
memoria RAM, solo que su acceso es mucho más rápido, además de ser mucho mas
costosa. La memoria RAM es de carácter volátil, es decir, la información almacenada en
ella puede dura solo el tiempo que el equipo se encuentre encendido.

La memoria RAM consiste en una serie de posiciones individuales, fijas, denominadas


bytes. El número de bytes determina el tamaño de la memoria RAM. Al principio de la era
informática comercial década de los años cincuenta y sesenta las grandes computadoras
tenían memorias formadas por algunos miles de bytes. Actualmente es posible encontrar
computadoras con memoria que pueden sobrepasar miles de millones de bytes.

ALMACENAMIENTO SECUNDARIO

Se utiliza para guardar grandes volúmenes de información datos y programas en forma no


volátil en contraposición a la memoria RAM. Cando esta información es requerida se lleva
a la memoria principal para que sea utilizada por el CPU, la facilidad y rapidez de acceso

25
de los datos depende del método de acceso y de la manera en que los dispositivos se
encuentran conectados al CPU.

COMUNICACIONES Y REDES DE PROCESO DE DATOS

 Se pueden distinguir dos formas de procesamiento claramente


definidas.
 Centralizado
 Descentralizado

Típicamente procesamiento centralizado este representado por la existencia de un


computador principal el cual centraliza las funciones de procesamiento de
tareas/transacciones de la organización. Por otra parte, también es posible que existan
varios computadores conectados que se encarguen de manera simultánea y tengan la
posibilidad de procesar información de manera individual.

El procesamiento descentralizado comenzó a despertar mayor interes en la década de los


sesenta, cuando el esquema centralizado era el mas frecuente en las instalaciones de
computo, en especial debido a la popularidad de las familias de computadoras IBM/360E
IBM/370.

Los sistemas descentralizados se implantan mediante redes de proceso de datos. Estas son
simplemente conjuntos de computadoras interconectadas a través de uno o varios canales
de comunicación para transmitir información entre ellas. Las mas conocidas actualmente
son las redes de área local LAN, aunque históricamente las redes de amplia cobertura WAN
fueron las primeras en desarrollarse.

Como su nombre lo indica, las redes LAN están diseñadas para operar en una localidad
física de alcance relativamente limitado, como es el caso de un edificio. Se han desarrollado
estándares para el diseño de redes por diversos organismos, de igual manera ocurre para las
redes de amplia cobertura, cuyo diseño permite la comunicación entre las localidades
distantes, por ejemplo ciudades separadas por ciertos o miles de kilómetros, siendo X.25
uno de los estándares utilizados para la transmisión de información.

Paralelamente a la utilización de los esquemas descentralizados y a la disponibilidad de


tecnología confiable y accesible para muchas organizaciones, ha surgido un paradigma
dentro del área informática denominado downizing. Básicamente, este concepto platea la
descentralización de los esquemas de procesamiento en contraposición con la utilización de

26
una entidad centralizadora computador central. El downzing tiene repercusiones
importantes que van mas allá de un cambio de equipos.

Bajo el esquema de procesamiento centralizado, se debe disponer de un equipo


suficientemente poderoso para efectuar todas las operaciones de computo, típicamente un
minicomputador o un mainframe en organizaciones medianas o grandes respectivamente.
Generalmente la utilización de estos equipos involucra la contratación de personal
especializado en las áreas de operaciones, mantenimiento y desarrollo, lo cual se traduce en
altos costos. En muchos casos, la organización estaba obligatoriamente ligada al proveedor
del equipo cuando era necesario realizar una actualización de su plataforma.

1.3. OBJETIVOS DE LOS CONTROLES DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO


DE DATOS (PED)

Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implantar, tenemos
aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información
contable a través de un computador. El objetivo para la implantación de controles dentro de
la función de PED es el reducir el riesgo asociado en este ambiente.

El riesgo de PED se refiere a la posibilidad de que la información no cumpla con alguna de


sus características básicas, o que pueda verse comprometido por el acceso de personas no
autorizadas. El control interno de PED debe ser implantado para la totalidad de los sistemas
de información que una organización posee. Un sistema de información que soporte los
procesos de un sistema administrativo esta conformado por varios elementos, a saber.

Hardware

Software o programas, entre los cuales podemos distinguir varios tipos.

-De aplicación

- Del sistema

- Utilitario

Manual de los sistemas

Personal, entre los cuales se pueden distinguir:

- Programadores de sistema

- Operadores del sistema

- Soportes de sistemas

27
Controles del sistema.

1.4. CONTROLES DE ACCESO AL SISTEMA

Los controles de acceso son aquellos que se aseguran el uso autorizado de los recursos de la
PED. Su objeto es restringir la disponibilidad de los recursos del sistema tanto de hardware
como de software para que tales recursos, solo sean utilizados por los usuarios autorizados,
y por otra parte, que estos puedan accesar aquellas funciones para las cuales han sido
autorizados.

Para establecer un esquema de control de acceso, es necesario precisar el significado de


algunos términos utilizados anteriormente:

 Usuario o sujeto
 Recurso u objeto
 Nivel de acceso
Un usuario o sujeto es toda entidad que intenta realizar alguna actividad dentro del sistema
considerado, como por ejemplo, personas, programas y dispositivos. Un usuario o sujeto
inicia procesos que tienen que ser verificados de alguna forma por los controles de PED
que se implantan.

Un recurso u objeto es todo aquello susceptible de ser accedido o utilizado, tales como
programas, archivos o dispositivos. Por ejemplo, un recurso que debe tener acceso
restringido, es la documentación de los programas, la cual constituye información valiosa y
necesaria cuando se van a efectuar cambios a programas que involucren acceso a los
archivos de datos. El uso inapropiado de esta información puede derivar en violaciones a la
seguridad de la información.

El nivel de acceso es el conjunto de capacidades que tiene un usuario para realizar una
función específica con un recurso dado. En el ultimo nivel de análisis, una capacidad debe
poseer una propiedad de dicotomía, es decir, responder a la pregunta sobre si el usuario
tiene o no la autorización para realizar una función en particular. Por ejemplo, el acceso a
los archivos de datos debe permitirse a operadores que tienen la tarea o asignación de
procesar alguna aplicación, la restricción del acceso puede ser orientada hacia los datos o
hacia los programas

28
El IVA (impuesto al valor agregado o impuesto sobre el valor añadido) es una carga fiscal
sobre el consumo, es decir, financiado por el consumidor, aplicado en muchos países y
generalizado en la Unión Europea

Impuesto al valor agregado


El IVA (impuesto al valor agregado o impuesto sobre el valor añadido) es una carga fiscal
sobre el consumo, es decir, financiado por el consumidor, aplicado en muchos países y
generalizado en la Unión Europea.

El IVA es un impuesto indirecto: no es percibido por el fisco directamente del tributario,


sino por el vendedor en el momento de toda transacción comercial (transferencia de bienes
o prestación de servicios). Los vendedores intermediarios tienen el derecho a reembolsarse
el IVA que han pagado a otros vendedores que los precedieron en la cadena de
comercialización (crédito fiscal), deduciéndolo del monto de IVA cobrado a sus clientes
(débito fiscal), y debiendo abonar el saldo al fisco. Los consumidores finales tienen la
obligación de pagar el IVA sin derecho a reembolso, lo que es controlado por el fisco,
obligando a la empresa a entregar justificantes de venta al consumidor final e integrar
copias de estas a la contabilidad en la empresa

CODIGO TRIBUTARIO

Artículo 1.-

El presente Código contiene los princi

pios y normas jurídicas, aplicables

a todos los tributos internos bajo la com

29
petencia de la Administración Tributaria.

Ámbito de aplicación

Artículo 2.-

Este Código se aplicará a las relaciones jurídico tributarias que se

originen de los tributos establecidos

por el Estado, con excepción de las relaciones

tributarias establecidas en las

legislaciones aduaneras y municipales.

Principios Generales aplicables a las

actuaciones de la Administración Tributaria

Artículo 3.-

Las actuaciones de la Administración

Tributaria se ajustarán a los

siguientes principios generales: a) Justicia;

b) Igualdad;

c) Legalidad;

d) Celeridad;

e) Proporcionalidad;

f) Economía;

g) Eficacia; y,

h) Verdad Material;

30
3

a) Justicia;

b) Igualdad;

c) Legalidad;

d) Celeridad;

e) Proporcionalidad;

f) Economía;

g) Eficacia; y,

h) Verdad Material;

Con fundamento en el principio

de justicia la Administración

el Tributaria garantizar la

aplicaciónon oportuna y correspondiente de las normas tributarias.

En sujecion al principio de igualdad las actuaciones de la Administracion Tributaria

deben ser aptas para no incurrir en tratamientos

diferenciados entre sus administrados,

cuando estén en igualdad de condiciones conforme a la ley.

En razón del principio de legalidad la Admini

stración Tributaria actuará sometida al

ordenamiento jurídico y sólo podrá rea

lizar aquellos actos que autorice dicho

ordenamiento.3

31
fundamento en el principio

de justicia la Administración

Tributaria garantizará la

aplicación oportuna y correspondiente de las normas tributarias.

En sujeción al principio de igualdad las

actuaciones de la Administración Tributaria

deben ser aptas para no incurrir en tratamientos

diferenciados entre sus administrados,

cuando estén en igualdad de condiciones conforme a la ley.

En razón del principio de legalidad la Admini

stración Tributaria actuará sometida al

ordenamiento jurídico y sólo podrá rea

lizar aquellos actos que autorice dicho

ordenamiento.

En cuanto al principio de celeridad, la Ad

ministración Tributaria procurará que los

procesos sean ágiles y se tramiten y c

concluyan en el menor tiempo posible.

En cumplimiento al principio de proporciona

lidad, los actos administrativos deben ser

cualitativamente aptos para alcanzar los fi

32
nes previstos, debiendo escogerse para tal fin

entre las alternativas posibles las menos gr

avosas para los administrados, y en todo caso,

la afectación de los intereses de éstos debe guardar una relación razonable


con la

importancia del interés colectivo que se trata de salvaguardar.

En virtud del principio de economía, se

procurará que los sujetos pasivos y la

Administración Tributaria incurran en la m

enor cantidad de gastos, y se evitará la

realización o exigencia de trámit

es o requisitos innecesarios.

Con base al principio de eficacia, los ac

tos de la Administración Tributaria deberán

lograr su finalidad recaudatoria con res

peto a los derechos f

undamentales de los

administrados.

Las actuaciones de la Administración Tribut

aria se ampararán a la verdad material

que resulte de los hechos investigados y conocidos.

Derechos de los administrados

33
Artículo 4.-

Ante la Administración Tribut

aria los administrados poseen los

derechos siguientes:

a) De petición, que lleva implícito el

derecho a que se haga saber por escrito a

los administrados la respuesta de las peticiones que presenten;

b) De contradicción, que comprende los siguientes derechos:

34
1 A utilizar los medios de prueba

establecidos en este Codigo;

2. A ser oido, para lo cual al objeto pasivo se le debera conceder

audiencia y un plazo para defenderse;

3. A ofrecer y aportar pruebas;

4. Alegar sobre el merito de las pruebas;

5. A una decision fundada; y,

6. A interponer los recursos correspondientes.

c) De acceso al expediente administrativo,

por sí o por medi

o de representante o

apoderado debidamente acreditado

35
CAPITULO III

TERMINOS Y PLAZOS

Contabilización de términos y plazos

Artículo 10.-

Los términos y plazos establec

idos en el presente Código son

perentorios. Los plazos que establezcan los

procedimientos que venc

ieren en día inhábil o

de asueto se prorrogarán hasta el día hábil siguiente.

Los términos y plazos se contabilizarán de la siguiente manera:

a) Si se señalan por días, se ent

enderá que son hábiles y se computarán

desde el día siguiente al de la notificación del correspondiente acto

administrativo;

b) Si se fija por meses o años, se entenderá que los mismos corren desde

la fecha del mes o año en que se inici

an, hasta igual fecha del mes o año

en que terminen. Se entenderá como

fracción de mes, aquella que

exceda del último mes completo,

transcurrido dentro del respectivo

termino. Si en el mes del vencimiento no hubiere día equivalente a aquel

en que comienza el cómputo, se

36
entenderá que el termino expira el

ultimo día del mes.

CAPITULO IV

TRIBUTOS

Definición

Artículo 11.-

Tributos son las obligaciones que est

ablece el Estado, en ejercicio de

su poder de imperio cuya prestación en diner

o se exige con el propósito de obtener

recursos para el cumplimiento de sus fines.

Clases de Tributos

Artículo 12.-

Los tributos se clasifican en:

impuestos, tasas y contribuciones

especiales.

Impuesto

Artículo 13.-

Impuesto es el tributo exigido

sin contraprestación, cuyo hecho

generador está constituido por negocios, actos o hechos de naturaleza jurídica o


económica que ponen de manifiesto la capacidad contributiva del sujeto pasivo.

7 Tasa

Artículo 14.-

Es el tributo cuya obligación ti

37
ene como hecho generador la prestación

efectiva o potencial de un servicio púb

lico individualizado al contribuyente.

No es tasa la contraprestación re

cibida del usuario en pago de servicios no

inherentes al Estado.

Contribución Especial

Artículo 15.-

Contribución especial es el tributo cuya obligacion tiene como hecho

generador beneficios derivados de la realizaci

on de obras publicas o de actividades

estatales y cuyo producto no debe tener un des

tino ajeno a la financiacion de las obras o

las actividades que constituyan el presupuesto de la obligaci0n.

La contribucion de mejora es la institui

da para costear la obra publica que produce

una valorizacion inmobiliaria y tiene como limite

total el gasto realizado y como limite

individual el incremento de valor del inmueble beneficiado.

La contribucion de seguridad social es

la prestacion a cargo de patronos y

trabajadores integrantes de los

grupos beneficiados, destinada a la financiación del servicio

de salud y prevision

38
TITULO II

LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Obligación Tributaria

Artículo 16.-

La obligación tributaria es el ví

nculo jurídico de derecho público, que

establece el Estado en el ejercicio del

poder de imponer, exigible coactivamente de

quienes se encuentran sometidos a su soberanía,

cuando respecto de ellos se verifica el

hecho previsto por la ley y que le da origen.

Actos y convenciones entre particulares

Artículo 17.-

Los actos y convenciones cel

ebrados entre particulares no son

oponibles en contra del Fisco, ni tendrán efic

acia para modificar el nacimiento de la

obligación tributaria ni alterar la calidad del

39
sujeto pasivo, sin perjuicio de la validez que

pudiera tener entre las partes.

No afectación de la obligación tributaria

Artículo 18.-

La existencia de la obligación tr

ibutaria, no se verá afectada por

circunstancias relativas a la validez jurídica

de los hechos o actos realizados constitutivos

del hecho generador; o a la natur

aleza del objeto perseguido por

las partes al celebrar

éstos, ni por los efectos que a ellos se les

reconozca en otras normas legales siempre que

se produzcan efectivamente los re

sultados propios del hecho generador.

40
TITULO II

LA OBLIGACIÓN TRIBUTARIA

CAPITULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Sujeto activo

Artículo 19.-

Sujeto activo de la obligación tr

ibutaria es el Estado, ente público

acreedor del tributo.

Acto Administrativo

Artículo 20.-

Para los efectos de este Código, se

entenderá por acto administrativo la

declaración unilateral, productora de efecto

s jurídicos singulares, sean de trámite o

definitivos, dictada por la Administración Tr

ibutaria en el ejerci

cio de su potestad

administrativa.

Administración Tributaria

Artículo 21.-

41
Cuando en las normas del presente Código se haga alusión a la

expresión "Administración

Tributaria", deberá entenderse

que se hace referencia al

Ministerio de Hacienda, a trav

és de las Direcciones respectivas, responsables de la

administración y recaudación de impuestos.

Competencia

Artículo 22.-

Compete a la Administración Tribut

aria la potestad de administrar la

aplicación de este Código y las leyes tributar

ias que regulan los tribut

os internos, de una

manera general y obligatoria.

Funciones básica de la Administración Trib

utaria

Artículo 23.-

Son funciones básicas de la Administración Tributaria:

“a)

El registro y control y clasificación de los sujetos pasivos en función de su

nivel de ingresos, actividad económica y c

ualquier otro criterio que permita a

la Administración cumplir eficazmente con su gestión.”(1)

42
b)

Exclusión de sujetos pasivos cuando carezcan de capacidad contributiva;

c)

Registro y control de los cumplimientos

tributarios tanto de los contribuyentes

como de los obligados formales;

d)

Control y designación de agentes

de retención y de percepción;

Facturas de
proveedores:

Una vez comprobadas las facturas que le envían los proveedores con los pedidos realizados,
con los albaranes y con la mercancía recibida y verificadas las operaciones matemáticas y
contabilizadas, tendrá que guardarlas en el archivador de "Facturas de proveedores". Se
deben guardar por orden correlativo, por el número asignado en la Contabilidad del 1 al
9…., nunca por orden alfabético o por proveedores o en las carpetas independientes, por la
dificultad a la hora de encontrarlos cuando se necesitan.

La idea es que conforme van llegando las facturas, se comprueban, se contabilizan y en ese
momento se les asigna un número correlativo (obligatorio por otro lado por el reglamento
del IVA). Dicho número lo da (o debería darlo) el programa de contabilidad y el contable lo
escribe en la parte superior derecha de la factura para poderla localizar fácilmente. De este
modo el archivador de proveedores aparece como un libro con todas su hojas numeradas.

43
¿Cómo se encuentra ahora una factura si están todas mezcladas?. Muy sencillo:
ayudándonos de la informática. Si usted desea encontrar todas las facturas de un
determinado proveedor, o una cualquiera, no tiene más que entrar en la contabilidad, pulsar
"ver mayor" y escribir el nombre del proveedor. Allí, en su ficha, aparecen todos los
números de las facturas que le ha mandado dicho proveedor. Entonces va al archivador y
como están ordenadas por número las encuentra rápidamente. Esto funciona perfectamente.

Si es de otros años, tendrá que buscar en los archivadores definitivos ya que los
documentos, cada año, los irá quitando de los archivadores temporales y los incorporará a
los definitivos (cajas de cartón) que deben estar perfectamente rotuladas y ordenadas.

Facturas de
clientes:

Una vez realizada la factura por orden correlativo del 1 al 99999999 para cada año y una
vez contabilizada, se guarda correlativamente en el archivador de facturas de clientes.

La localización de una determinada factura se realiza del mismo modo explicado para los
proveedores.

Documentos de caja y
bancos:

44
Debemos tener un archivador para cada banco y cuenta que tenga la empresa. Si una
empresa tiene 30 cuentas bancarias debe tener 30 archivadores.

No es necesario enumerar los documentos bancarios como hemos comentado para las
facturas, ya que los documentos bancarios se deben guardar por cuentas y dentro de cada
cuenta por fechas.

Una vez contabilizados, en el libro Mayor de cada banco podemos ver los asientos por
orden de fechas con total facilidad. Si queremos localizar el justificante bancario, se
consulta su archivador y se busca en su fecha. De este modo siempre se encuentran. Resulta
muy práctico que los justificantes bancarios se guarden grapados con su extracto bancario,
así incluso sin acudir a la contabilidad se pueden comprobar los movimientos del banco.

Los documentos de caja deben guardarse en un archivador denominado Caja. Es importante


llevar un adecuado control con los justificantes de caja ya que todas las entregas en mano
deben estar firmadas y cada cosa debidamente justificada. Se ordenan por orden de fechas.

Para la localización de un justificante, como están ordenados por fechas, podemos hacer lo
mismo que para los bancos: lo vemos en la contabilidad y luego fácilmente lo localizamos.

Pedidos de clientes y
proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los pedidos de los clientes y otro diferente para
guardar los pedidos que hemos realizado a nuestros proveedores, rotulados como: "Pedidos
de clientes" y otro "Pedidos a proveedores".

Dentro de cada archivador les vamos asignando un número que nos sirve para localizarlos y
archivarlos por ese mismo orden. Debemos tener una hoja al comienzo del archivador para
ir anotando la fecha, el nombre del proveedor (o cliente), el número del pedido y el importe
del mismo para poderlos localizar a través de esta lista. Si en lugar de una hoja los llevamos
controlados con una aplicación informática es todavía mejor. Lo importante es tenerlos
localizados fácilmente.

45
Debemos guardar junto con el pedido todo lo relacionado con el mismo: faxes, cartas, etc.
para que, en caso de duda, se localice enseguida y además tener concentrada toda
información en un solo archivador.

Comentaremos más adelante que es necesario un archivador de faxes recibidos y otro de


emitidos, así como uno de cartas comerciales. Ahora bien todo lo relacionado con los
pedidos debe estar junto en su archivador de pedidos, y si además queremos guardar una
copia en el archivador de faxes o de cartas estará más controlado.

Presupuestos de clientes y
proveedores:

Tendremos un archivador para guardar los presupuestos que damos a los clientes y otro
para guardar los presupuestos que nos han dado nuestros proveedores. Todo lo comentado
en el apartado de pedidos vale para este apartado de presupuestos.

No se recomienda separarlos por aceptados y no aceptados en archivadores diferentes.


Tampoco hacerlo por clientes. Aunque sea duplicar información, en caso de tener un cliente
o proveedor muy importante, o con muchas ofertas, se pueden hacer copias y esta copia, si
lo deseamos, guardarla junto con otros datos del cliente.

Albaranes
:

Es necesario tener un archivador rotulado "Albaranes de proveedores" para guardar

46
agrupados por proveedores (y no por fechas) los pendientes de comprobación. Cuando
llegan las facturas se verifican con los albaranes y luego o bien se destruyen (si la factura
tiene el mismo detalle que el albarán no tiene sentido guardar dos veces lo mismo) o bien,
se grapan a la misma.

No suele ser necesario tener un archivador con los albaranes de los clientes porque suelen
quedar guardados automáticamente dentro del ordenador. Ahora bien, si los listamos
porque queremos que nos firmen cada albarán como comprobante de la entrega de la
mercancía, podemos guardarlos en un archivador independiente, ordenados por número
como las facturas. Si se desea también es posible guardar juntos los de cada cliente.

Faxes recibidos y
emitidos:

Si tenemos muchos faxes lo ideal es tener el control del mismo modo que hacemos con las
facturas. Es decir, conforme van llegando, se les va dando entrada y asignando un número.

Luego, para localizar un determinado fax, si lo hemos controlado con el ordenador la


localización será fácil. En caso contrario, puede tener una hoja al comienzo del archivador
para ir notando la fecha, el nombre y el número de entrada para poderlos localizar a través
de esta lista.

Lo ideal es tener dos archivadores uno para los faxes recibidos y otro para los emitidos.

Correspondencia
:

47
El archivador de correspondencia es más libre, depende principalmente del tipo de
Empresa. Una forma de hacerlo es por orden alfabético A/Z, y previa selección de cartas,
publicidad, etc. Además es aconsejable:

1) Eliminar lo superfluo o no importante, ya que todos los días se reciben documentos de


todo tipo.

2) Relacionar la correspondencia con facturas, pedidos, ofertas... archivándolas grapadas


con sus asociados.

3) La Publicidad se puede separar de la correspondencia, abriendo carpetas de


PUBLICIDAD y PROPAGANDA, ordenada por materias relacionadas con nuestra
Empresa.

Fiscal:
impuestos.

Para una buena organización y control de todos los documentos relacionados con los
Impuestos debe guardarlos en el archivador de IMPUESTOS (tantos archivadores como
necesite), por grupos y ordenados. Por ejemplo:

I.V.A. 1º Trimestre Año --, 2T, 3T, 4T y Resumen.


I.R.P.F. 1T, 2T, 3T, 4T


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Impuesto de sociedades y pagos a cuenta


Otras declaraciones a Hacienda


Impuestos vehículos


Impuestos especiales


Impuestos Ayuntamiento


Otros

Inventario
El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que
componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.
Antiguamente lo normal era que los inventarios se realizaran por medio físico (se escribían
en un papel), pero ahora se suelen mantener en bases de datos de manera centralizada a
toda una empresa, aunque haya empresas o tiendas pequeñas que lo sigan haciendo con
papel.

El inventario es:

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 detallado porque se especifican las características de cada uno de los elementos que
integran el patrimonio.
 ordenado porque agrupa los elementos patrimoniales en sus cuentas correspondientes y
las cuentas en sus masas patrimoniales.
 valorado porque se expresa el valor de cada elemento patrimonial en unidades monetarias.

Valuación de inventarios
Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial como un
mal necesario para garantizar la continuidad de la producción, sin embargo la gestión
empresarial actual está necesitada de una adecuada gestión y control de los inventarios,
donde debe primar el criterio de mantener las cantidades mínimas necesarias que garanticen
la continuidad de todo el flujo en la cadena logística que permitan absorber el impacto de la
variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción
del cliente y la eficiencia de la entidad.

La importancia de ejercer un control eficaz de los inventarios se basa en que al tener un


buen manejo se puede dar un mejor servicio al cliente porque se logra controlar pedidos
atrasados o falta de artículos para la venta. Así mismo, un buen inventario significa una
buena producción porque se puede tener disponible toda la contabilidad de inventarios.

La contabilidad de inventarios involucra dos importantes aspectos:

 El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado.


 Dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el producto
es vendido.

La valuación de inventarios es el proceso en que se selecciona y se aplica una base


específica para valuar los inventarios en términos monetarios. A continuación se
presentarán 4 métodos de valuación de inventarios que son los que comúnmente se utilizan
en las empresas:

 Identificación específica: cada artículo vendido y cada unidad que queda en el inventario
están individualmente identificadas
 Primeras entradas primeras salidas (PEPS) (en inglés FIFO): los primeros artículos en entrar
al inventario son los primeros en ser vendidos (costo de ventas) o consumidos (costo de
producción). El inventario final está formado por los últimos artículos que entraron a formar
parte de los inventarios.

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 Últimas entradas primeras salidas (UEPS) (en inglés LIFO): El método UEPS para calcular el
costo del inventario es el opuesto del método PEPS. Los últimos artículos que entraron a
formar parte del inventario son los primeros en venderse o consumirse. En este método no
debe costearse un material a un precio diferente sino hasta que la partida más reciente de
artículos se haya agotado y así sucesivamente. Si se recibe en almacén una nueva partida,
automáticamente el costo de esa partida se vuelve el que se utiliza en las nuevas salidas.
 Costo Promedio: Este es el método más utilizado por las empresas y consiste en calcular el
costo promedio unitario de los artículos.

El primer paso para poder crear una valuación de inventarios utilizando costo promedio es
sacar el costo unitario del inventario final. Este se calcula a través del total de costos
acumulados -costos totales menos el inventario final- entre el total de unidades
equivalentes. Dentro de los costos están: los de productos en proceso, inventario inicial, de
materiales, mano de obra, gastos de producción, e indirectos.

Ese costo unitario se desglosa en una cédula de aplicación del costo, y el costo final del
inventario debe de ser igual al número total de unidades equivalentes por el costo promedio
de cada unidad. Cada vez que se efectúe una compra nueva se debe re calcular el costo
unitario promedio. Este nuevo costo surge de dividir el saldo monetario entre las unidades
existentes, por lo cual las salidas del almacén que se realicen después de esta nueva compra
se valuarán al nuevo costo y así sucesivamente.

 Los inventarios de mercancías se pueden llevar tanto por el sistema perpetuo o por el
sistema periódico, en el primero, el inventario se afecta cada vez que compramos y/o
vendemos mercancías, mientras que el segundo no se registran los movimientos del
inventario sino, que al final del periodo contable se procede a un conteo físico para calcular
la existencia en el negocio.

APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS

Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos para
la fijación del costo de mercancías en el inventario. Cantidad Costo unitario Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000
Cantidad total 40 Unid. $ 550.000 Ventas periodo 35 Unid. Inventario final 5 Unid.

Promedio ponderado

Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40

El valor promedio del costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario final = 5
Unid. * $13.750 = $68.750 El inventario final queda valorado al costo promedio mercancía
en existencia.

51
PEPS o FIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000 El inventario
final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.

UEPS o LIFO Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000 El inventario
final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.

COMPARACIÓN DE LOS MÉTODOS

El impacto de la valuación de los inventarios a partir del uso de diferentes fórmulas de


medición, considerando el incremento o reducción de los precios el impacto que tiene en
los estados financieros, también afecta a los indicadores que derivan de ellos. Algunas
personas consideran mejor el método de últimas entradas, primeras salidas (UEPS) para el
análisis de rendimiento, ya que presenta una mejor medida de la utilidad. Mientras que,
para analizar los activos y la posición financiera, el método de primeras entradas primeras
salidas (PEPS) es el utilizado.

La aplicación de diferentes técnicas para determinar el costo del inventario tiene un


impacto directo en el importe reconocido como impuesto a las ganancias durante un
periodo contable. En periodos donde los precios se incrementan, el método de primera
entrada, primera salida (PEPS), ocasiona que el ingreso del periodo sea mayor, por lo tanto,
el impuesto también lo será, en comparación con el método de inventario promedio
ponderado. Bajo la aplicación de la técnica identificación específica, el importe de
impuestos durante un periodo dependerá de los inventarios que hayan sido dados de baja en
ese periodo.

Para los individuos de la entidad que tiene la responsabilidad de ejercer como gerentes,
normalmente les conviene reportar ingresos elevados cada periodo, ya que es común que
ellos reciban beneficios a partir de este indicador. Utilizando la técnica de identificación
específica, el ingreso puede ser manipulado, para reportar ingresos elevados cada periodo.
Al contrario, el método de primera entrada, primera salida (PEPS) y el de costo promedio
ponderado no ofrecen esta libertad, causan impactos diferentes en la utilidad del periodo

Las ganancias por el mantenimiento del inventario en la entidad durante periodos algunas
veces prolongados es eliminada a través de la implementación del método de última
entrada, primera salida(UEPS).

52
Documentos respaldatorios

¿Qué se entiende por documentos respaldatorios?

El documento respaldatorio es aquel que da soporte a las actuaciones jurídicas, relaciones


comerciales o archivos informáticos.

Se aplican, entonces, a distintas áreas como la contabilidad, el derecho y la ciencia de la


informática; en todos los casos, el documento respaldatorio tiene valor de prueba de que sus
condiciones originales existieron o en un terreno más práctico, de que los archivos de ese
disco duro perdido, están en su respectivo respaldo.

53
El Kardex y su importancia en los inventarios de las
empresas.
Para poder hablar del kardex y de su importancia en los inventarios de las
empresas debemos tener claro que inventario es todo aquel artículo o bien
que adquiere una compañía, negocio u empresa con el fin de venderlo y/o
utilizarlo para lograr su objeto social, su razón de ser. Es por eso que en
temas de inventarios escuchamos hablar de inventarios de frutas, verdura,
hortalizas, calzado, ropa, productos para la construcción, productos agrícolas,
entre otros.

Por tal razón el tema de los inventarios depende mucho de la empresa y del
motivo por el cual fueron adquiridos, por ejemplo; ¿Qué es un televisor? Es
imposible saberlo sin saber a qué se dedica la compañía que lo tiene o que
función cumple, pues si el televisor está ubicado en la sala de espera de los
clientes, éste es una propiedad planta y equipo, mientras que si esta en
bodega con el fin de ser vendido es un inventario. Otro ejemplo podrían ser
las telas que para un almacén de telas es un producto para la venta pero para
un sastre es producto a ser utilizado y finalmente existen productos que se
pueden clasificar como productos para la venta y productos para uso, por
ejemplo en las fruterías tiene frutas para la venta pero de igual forma tienen
frutas para preparar jugos y ensaladas es decir, que aquí debe existir un
mayor control y para esto existen las tarjetas kardex.

Pero ¿Que son las tarjetas kardex?

La tarjeta Kardex, es un documento administrativo de control, el cual incluye


datos generales del bien o producto, existen muchos tipos de kartex pero
como hablamos de inventarios hablaremos de la tarjeta Kardex de inventario
la cual, es una herramienta que le permite tener reportes con información
resumida acerca de las transacciones de inventario de la compañía.

Puede realizar un seguimiento de los movimientos de los inventarios y de los


costos de mercancías en los almacenes. Estos costos se calculan de acuerdo a
la compañía.
54
Lo verdaderamente importante de la tarjeta Kardex en los inventarios es que
proporcionan información y ayudan al control de los mismos, pero para ello
se debe tener un claro concepto de lo que son los inventarios y una buena
clasificación de los mismos, por tal motivo los principales tipos de inventarios
son:

Inventarios de Materias Primas.

Inventarios de Productos en Proceso.

Inventarios de Productos Terminados Inventarios de Mercancías no


Fabricadas por la Empresa Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios
Inventarios de Envases y Empaques. Inventarios en Tránsito.

Anteriormente se dijo que los tipos de inventarios dependen de la empresa


pues lo que para una empresa puede ser un producto terminado para otro
puede que no, y lo que para una empresa puede ser mercancías no
fabricadas por la empresa puede que para otra sean materiales, repuestos y
accesorios. Ejemplos: para el matadero la carne es un producto terminado
pero para un restaurante es una materia prima y para un almacén de
repuestos una llanta es una mercancía no fabricada por la empresa, mientas
que para un taller es un repuesto.

Es por eso que los inventarios se clasifican de estas 7 formas y cada empresa
clasifica según su objeto social. Para lograr una buena clasificación se
ampliara la explicación de cada tipo de inventarios.

Inventarios de Materias Primas: Son aquellos bienes adquiridos para una


transformación obteniendo así un bien terminado. Ejemplo: en las
panaderías la harina, azúcar y huevos hacen parte de las materias primas
mientras que los panes y postres son los productos terminados.

Inventarios de Productos en Proceso: Son aquellos bienes que no están listos


para ser vendidos pero que ya tuvieron una transformación y no se clasifican
en materias primas. Ejemplo: Una carpintería compra madera, pintura, y
55
demás materiales para hacer muebles y venderlos, cuando tiene el producto
sin terminar hace parte de los inventarios en proceso como lo es una cama
que falta ser pintada para poder ser vendida.

Inventarios de Productos Terminados: Son aquellos productos que ya


cumplieron completamente con su proceso de transformación es decir la
cama de la carpintería del ejemplo anterior pero ya pintada y lista para la
venta. Esto son los productos terminados.

Inventarios de Mercancías no Fabricadas por la Empresa: Son aquellos bienes


que están terminados pero no son producidos por la misma empresa como
ejemplo tenemos las comercializadoras que compran y vender la cama que
para la carpintería es un producto terminado pues fue allí donde se fabricó,
es una mercancía no fabricada por la empresa para la comercializadora que
la vende.

Inventarios de Materiales, Repuestos y Accesorios: Son aquellos bienes que


como su nombre lo indica, no son para ser vendidos ni trasformados sino que
ayudan al cumplir con la razón social de la empresa, las llantas para las flotas
de transporte hacen parte de sus inventarios de materiales, repuestos y
accesorios pues su finalidad es transportar personas pero para ello necesitan
los buses y estos a su vez las llantas.

Inventarios de Envases y Empaques: Son aquellos bienes que sirven de


empaque y/o envase; como lo son las botellas para las empresas de bebidas,
jugos y refrescos.

Inventarios en Transito: Son aquellos productos que no se encuentran en la


bodega de la compañía pero son de ella, este tipo de inventario se usa para la
compra de productos importados que al entrar a las bodegas de la empresa
pasan a ser otro tipo de inventario. Teniendo un mejor conocimiento de los
tipos de inventarios podemos entender como la tarjeta kardex nos ayuda a
tener un conocimiento y un control de los inventarios, pues muchas
empresas no tiene un tipo de inventario sino varios y en ocasiones pueden

56
manejar los 7 inventarios al tiempo y para no mesclar costos entre ellos ni
que se pierdan los inventarios existen las tarjetas kardex.

Las grandes empresas compran materia prima para elaborar productos


terminados, para los cuales necesitan de maquinaria, las cuales pueden sufrir
daños y necesitar de repuestos, repuestos que no son fabricados por la
empresa sino que son comprados en otras y en muchos casos en el exterior
pero para tener un control de los costos, tienen productos en proceso que
finalmente se convierten en productos terminados pero para la
comercialización de sus productos terminados necesitan envases y empaque.
Este es un claro ejemplo de una empresa que maneja los 7 tipos de
inventarios.

Para la administración de los inventarios a través de la tarjeta kardex es


necesario utilizar un método y un sistema de administración.Los Sistemas de
administración de inventarios son 2:

Sistema periódico

Sistema permanente

En el sistema periódico se realiza periódicamente mientras que el sistema


permanente es de una forma más cotidiana es decir más repetitiva.

Los Métodos de administración de inventarios son 3:

P.E.P.S.

U.E.P.S

Promedio Ponderado.

En el Método P.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos


productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más recientemente, por tal motivo
se conoce como Primeros en Entrar, Primeros en Salir.

57
En el Método U.E.P.S consiste en dar salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron recientemente, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados más de forma más antigua, por tal
motivo se conoce como Últimos en Entrar, Primeros en Salir.

Mientras que el Método del Promedio Ponderado consiste en dar salida a los
inventarios de una forma, que los inventarios quedan tienen un valor
equilibrado, por tal motivo se conoce con este nombre

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NIIF
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) constituyen el
conjunto denormas contables con mayor aceptación a nivel mundial. El
desarrollo de las tecnologías,entre ellas las referidas a las de comunicación
de datos, ha facilitado la movilidad de los recursos entre los diferentes
mercados financieros en el planeta. Hoy día, los inversores y las entidades
demandantes de financiación con cierta dimensión acuden a los mercados
financieros internacionales para captar recursos. Los costos de las
transacciones en estos mercados se reducen sensiblemente si existe
información sobre los demandantes de recursos y, si además, esta
información está elaborada y revisada con estándares de calidad y criterios
comparables. No es aventurado afirmar que, en materia de información
financiera y aseguramiento de la información, se ha producido una gran
transformación del panorama existente respecto al siglo XX. La
transformación exige la puesta en marcha de medidas destinadas, a corto
plazo, a ofrecer mecanismos que faciliten la transición a un nuevo marco de
información financiera y, a largo plazo, la transformación de las enseñanzas
en este nuevo marco. El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) ha
promovido, entre otras muchas medidas, la elaboración de Documentos de
Orientación Técnica para la convergencia con las NIIF y con la NIIF para las
Pymes que versan sobre algunos de los temas más relevantes de las normas,
así como dos Documentos de Orientación Pedagógica para la enseñanza,
tanto de las NIIF como de las Normas de Aseguramiento de la Información
(NAI). En esteproyecto hemos contado con el apoyo financiero del Banco
Mundial, el cual muestra un permanente compromiso con la implantación
exitosa de estos estándares internacionales. Desde el punto de vista técnico,
hemos contado con la colaboración de la Asociación Española de
Contabilidad y Administración de Empresas (AECA). AECA cuenta con una
dilatada experiencia de más de 35 años emitiendo documentos que orientan
la práctica contable en España, de los cuales cuenta con una década de
experiencia en la implantación de las NIIF para las empresas españolas
cotizadas en los mercados de valores

59
Estos documentos se organizan en dos series: Información Financiera y
Contabilidad y

Educación. La serie de Información Financiera y Contabilidad comenzó con la


edición de

la Orientación Técnica N° 001 “Contabilidad bajo los nuevos marcos técnicos

normativos”. A este se añaden 10 documentos elaborados en este marco de


colaboración

con el Banco Mundial y AECA.

Los documentos de la serie de Información Financiera y Contabilidad son


documentos que están dirigidos a los preparadores de información financiera
de las compañías colombianas, a los inversores, profesionales en materia
contable, auditores, académicos y a cualquier otro interesado en profundizar
su comprensión de la normativa contable. Los documentos se han diseñado
bajo tres premisas: primero, un elevado rigor conceptual; segundo, una gran
cantidad de ejemplos y situaciones concretas de aplicación y, tercero, la
adaptación al medio colombiano. Cada documento establece las fuentes
normativas internacionales consideradas, que son las que se encontraban
vigentes al comenzar el proyecto en julio de 2014. Los temas seleccionados
para estos documentos de la serie de Información Financiera y Contabilidad
están relacionados con las áreas que contienen un mayor número de
aspectos novedosos y que puedan ser de más amplio interés, distinguiendo
los dos marcos de información financiera previstos por el International
Accounting Standards Board (IASB): las NIIF completas y la NIIF para las
Pymes (versión de 2009). Los documentos segundo y tercero se destinan al
Marco Conceptual, pues son la clave de bóveda de todo el armazón
intelectual de los pronunciamientos del IASB. El Marco Conceptual es un
pronunciamiento importante en la estructura normativa del IASB por dos
motivos fundamentales: por un lado, sirve de guía para la emisión o
modificación de los estándares, así como para la solución de las
transacciones no reguladas. Por otro, al ser el fundamento de la normativa,

60
constituye una herramienta básica para comprender y justificar los
estándares de información financiera. Esta segunda motivación es la que
soporta el enfoque de enseñanza basada en el Marco Conceptual, auspiciada
por el IASB. El cuarto y quinto documentos se destinan a la Adopción por
primera vez. Este es un cambio significativo en los procesos de elaboración
de información financiera de una entidad. Con la finalidad de facilitar la
comparabilidad de la información, se asume el principio de aplicación
retroactiva de los criterios contenidos en las NIIF; sin embargo, la restricción
costo vs beneficio justifica excepciones obligatorias a este criterio o permite
exenciones voluntarias a este criterio en la adopción por primera vez. El sexto
y séptimo documentos tratan la regulación sobre Propiedades, Planta y
Equipos. Estos recursos son uno de los activos más significativos en un gran
número de industrias,

al tratarse de elementos que pueden llegar a controlarse a través de


diferentes instrumentos jurídicos, que requieren periodos prolongados de
recuperación. Los documentos octavo y noveno tratan sobre los activos y
pasivos financieros. Los activos y pasivos financieros son elementos del
estado de situación financiera muy frecuentes en compañías de cierta
dimensión, de gran relevancia en determinados

61
Documentos respaldatorios
Vamos parte por parte. En informática, los documentos respaldatorios refieren a la copia de
la información contenida en los computadoras de escritorio o portátiles con un objetivo
de seguridad.

Si el sistema falla o todo el disco duro se hecha a perder, allí está el respaldo para salvar la
información contenida.

Los expertos recomiendan una copia de seguridad de la información al menos cada seis
meses o hacerla con mayor frecuencia en caso de documentos clave.

El respaldo debe hacerse en unidades externas como CDs o DVDs, memorias flash (pen
drives, etc.) o en otro disco duro.

Pero esta visión de documento respaldatorio es la más primitiva y toma a un disco duro en
particular como unidad a “rescatar”. No por ello, claro, deja de ser esencial para los
usuarios individuales.

Pero ¿qué ocurre en empresas, donde varios operadores generan en red gran cantidad de
información productiva cada día? ¿Cómo se respalda?

Por lo general, los sistemas operativos y demás aplicaciones cuentan con la opción de
copias de seguridad.

En caso de que el documento falle, puede recurrirse a la última copia. Cada usuario dispone
de la frecuencia de respaldo.

Para operaciones de respaldo más complejas, que impliquen redes por ejemplo, existe una
batería de software destinado específicamente al respaldo.

Estos programas actúan como una especie de espías que andan por todos los recovecos de
la red y cada vez que hallan alguna información nueva, le hacen una copia de seguridad que
guardan en un gran disco dispuesto para tal fin. Su trabajo podrá ser “inútil” por meses o
años, pero al otro día del cataclismo, estos muchachos podrán restaurar el mundo.

Claro que se puede programarlos para que su vigilancia sea más o menos obsesiva.

En contabilidad, el documento respaldatorio es aquel que respalda las operaciones


comerciales. El soporte, en papel o digital, que comprueba cualquier tipo de vínculo más
allá de la versión de cada una de las partes.

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El documento respaldatorio más famoso y determinante es la factura. Es el documento final
de una compraventa. Depende de la legislación de cada país, pero como mínimo, la factura
debe ser emitida por duplicado. Este documento respaldatorio, también, tiene valor jurídico
como prueba llegada la eventualidad de un litigio.

Luego hay una serie de documentos respaldatorios para distintas operaciones:

La nota de compra es el documento que rubrica una persona o empresa para hacerle un
pedido a un comerciante. Se emiten dos, por lo general, una para el archivo del que pide o
otra para el comerciante que debe cumplir con el pedido. Este documento, sin embargo, no
obliga a la operación; es solamente el pedido.

El remito, en cambio, es un documento respaldatorio que obliga a la transacción porque se


emplea para el envío de los bienes vendidos. Se listan y detallan estos objetos y el
comprador, en caso de conformidad, firma el remito y queda concretada la operación: uno
se obligó a entregar y el otro, a pagar. Solo resta la factura.

Hay otros tipos de documentos respaldatorios, como las notas de débito (comprobante de
débito de una determinada suma de una cuenta), la de crédito (comprobante de crédito en
una cuenta bancaria) y el recibo: se comprueba que el dinero de determinada deuda ha sida
recibido.

Pero la clave para todo documento respaldatorio es el archivo y su organización. Algunos


tienen valor de prueba y otros no, pero todo un sistema de documentos respaldatorios
dependerá de “una copia más” de cada uno de estos documentos para el archivo.

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