Anlisis de puestos

Es el estudio del conjunto de

tareas que conforman un trabajo,
las habilidades, conocimientos,
capacidades y caractersticas
fsicas y psquicas requeridas
para su ejercicio y que lo
distingue de otros.

Diferencia entre el anlisis de puestos y

el estudio de tiempos
Estudio

de tiempos: Aunque proporcionan tambin datos

relativos al puesto, es una tcnica de la Ing. Industrial.
Ubicndose en obtencin de tiempos estndar,
movimientos ejecutados, tiempos, distancias y las
secuencias de los mismos en el desempeo de un trabajo.

Administracin

de Personal: recopila de forma narrativa y

descriptiva el contenido de los puestos, los analiza y
determina los requisitos que deben reunir las personas
para el desempeo adecuado de un trabajador.

1.1. Importancia y Propsito

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Suministra datos que indican claramente qu es lo que hace en un

puesto y qu caractersticas deben poseer la persona que se ocupa
o se ocupar de l.
Conocer los requerimientos y exigencias de los puestos superiores
nos permite saber con bastante certeza en qu aspectos se deben
preparar los reemplazos a travs del tiempo.
Ayudan a estructurar polticas del rea en:
Planeacin de la organizacin
Necesidades de los Recursos Humanos
Seleccin de personal
Transferencias y promociones
Formacin y capacitacin
Relaciones con los empleados
Administracin de remuneraciones, etc.

Objetivos
Determinar

lo que se espera que haga el empleado en el

puesto, en cuanto a las tareas y actividades especficas que
forman el cometido del mismo.
Conocer cmo se ejecuta el trabajo, evidentemente el
enfoque est dirigido a lograr la comprensin de los
mtodos empleados, uso de elementos (como mquinas y
herramientas) y el desarrollo de los pasos constitutivos del
proceso.
Determinar las habilidades que el puesto requiere para
llevar a cabo su cometido. Se pretende identificar
claramente el tipo de habilidades y el grato de desarrollo de
stas.
Conocer cules son las relaciones que el puesto tiene con
otros, en el sentido de avance desde inferiores a superiores.

1.2. Anlisis y las descripciones

Qu es lo que hace: conjunto de actividades que componen
su trabajo, cometidos que deben realizarse en el puesto analizado.
Actividades fsicas e intelectuales: Transportar, escribir, colocar, medir,
contar, etc.

Cmo lo hace: Se debe describir cmo se realiza un

determinado trabajo. Hay que hacer referencia a mtodos,
maquinarias (tiles, materiales, instrumentos, equipos, etc.) normas e
instrucciones, valoraciones y toma de decisiones.
Por qu lo hace: Explicacin que surge de la necesidad de
definir el alcance del trabajo y su justificacin.

Cual es el propsito de la actividad. El fin del trabajo, que es la

suma de todos los propsitos de los distintos cometidos o tareas,
justificar la existencia del puesto.

 Qu

requiere la tarea: Son los requerimientos fsicos de

aptitud, conocimientos y capacidades que debe necesariamente poseer o

cumplir el personal que tome a su cargo las tareas bajo su estudio.

Se efecta mediante un listado de explicaciones de los factores entendidos

como bsicos para encarar el anlisis.
Principales Factores:

Autonoma operativa
2. Responsabilidad
3. Esfuerzo fsico y mental
4. Nivel de decisiones
5. Conocimientos (terico-prctico)
6. Nivel intelectual
7. Requisitos aptitudinales y fsicos
8. Comportamiento
9. Riesgos
Su nmero puede aumentar o disminuir, segn lo establecido al estructurarse
el programa de anlisis de puestos
1.

Descripcin de puestos

Es toda informacin relevada a ser sumariada, compilada

y redactada en formularios especiales.

Especificaciones

del puesto: caractersticas

bsicas indispensables, definicin de las tareas y

condiciones de trabajo en un escrito breve.
Reporte

del anlisis de tareas: Es una especie

de borrador del descripcin de puestos, es en donde se

sintetiza la informacin compilada y registrada de manera
ordenada de los aspectos ms importantes referente a
los deberes, responsabilidades y requisitos asignados a
un puesto.

Trminos ms comunes
Tarea: es uno o varios cometidos (en trminos de accin) que poseen
especficos requisitos, responsabilidades y condiciones operativas, siendo
indiferentes que las mismas desempeen una o varias personas.
la tarea puede estar incluida en uno o ms puestos con iguales
caractersticas.

Puesto: Conjunto de tareas o cometidos asignados a una persona para

ser desempeados por ella y agrupados segn su homogeneidad y
finalidades.

Cargo: Designacin especial dentro de la estructura de la empresa. Esto

suele usarse para los ejecutivos, profesionales y expertos de mayor jerarqua.

Posicin: es un puesto detentado y est por lo tanto, directamente

referido a un empleado en particular.

Es un puesto ocupado por una persona determinada. Cargo y

posicin son sinnimos.

1.4 Utilidad de la descripcin de puestos

Permite identificar las tareas, conocer el contenido de la delegacin de

funciones, definir los deberes, responsabilidades y las relaciones de los
empleados.

1.5 PASOS UN PROGRAMA DE

DESCRIPCIONES

1.

Efectuar el diagnstico de la situacin:

El sistema de remuneraciones, es inadecuado, obsoleto.

Como funciona la estructura orgnica actual, ello requiere un anlisis de los
circuitos de informacin, la distribucin de funciones y la asignacin de
responsabilidades.)
Como funciona el sistema de reclutamiento, eficaz y acta con acierto en la
seleccin del personal adecuado.
La productividad general de la empresa, se encuentra dentro de las
predicciones de la Gerencia General.
La capacitacin, satisface verdaderas necesidades perfectamente
detectadas y acta en medida deseada.

Convencer a la Direccin Superior:

1. De la necesidad de la aplicacin de un programa de descripcin

2.

con finalidades indicadas y lograr su apoyo irrestricto. Para esto es

necesario un estudio de costo beneficio.
Obtener el compromiso de la lnea, no solo de la gerencia, ya que la
supervisin es un elemento clave en el proceso.
La administracin de personal debe realizar reuniones
informativas, tanto con la gerencia hasta los niveles ms bajos:
Motivos y fundamentos
Quienes dirigirn el programa
Personal o unidades involucradas
Cronograma
Procedimientos
Colaboracin que se requiere
Beneficios que se aportar.

3.

Eleccin del Director del programa, Hacer concocer quienes estn a

cargo del programa.
Funciones del director:

Instituye los procedimientos

Confecciona modelos
Dirige el relevamiento de datos
Verifica la marcha
Asegura el cumplimiento del cronograma
Elimina superposiciones en las descripciones
Asegura el estilo de redaccin
Dirige los mtodos de revisin, correccin a un consultor para que
acte como ascesor del director del programa.

1.6 Tipos de descripcin

Genricas

o globales:

Describen el contenido de un puesto a

grandes rasgos sin identificar detalladamente las tareas y competencias
comprendidas.

1.

1.

Utilidades: Se usan para obtener informacin.

Seleccin de personal
Planeamiento de la organizacin
Programa de formacin
Evaluacin de desempeo
Estudio de remuneraciones

Especficas: sealan deberes y tareas precisas de un puesto.

Utilidades: propsitos
Evaluacin de puestos de trabajo
Anlisis de puestos
Organigramas
Estructura de remuneraciones
Planeamiento del desarrollo

2 Datos que incluyen en una descripcin

Denominacin

del puesto: Determina el nombre del puesto, o sea,

aquel mediante el cual es conocido y diferenciado de otros.

Identificacin

del puesto: anlisis profundo de las tareas que

componen un puesto. Se usan varios procedimientos: entrevistas, anlisis

global, entrevistas y anlisis combinados.
Dependencia

del puesto: mediante la realizacin del organigrama.

Supervisin ejercida: Es la determinacin con cierta precisin del cul
es el tipo de supervisin que el puesto ejerce y la magnitud de sta. Se
trabajo con los datos de la supervisin en cuanto a sus facultades de
decisin, la cantidad de subordinados y otros datos complementarios.
Funciones

Bsicas: es una descripcin global de las funciones ms

importantes que se desarrollen en el puesto.

 Tareas Principales: Se realiza una realizacin detallada

clasificando las tareas de acuerdo a su importancia relativa y segn
el tiempo o la frecuencia con que debe realizarse, ya sea en forma,
diaria, semanal o mensual.
Tareas Secundarias: Tareas que en determinadas pocas
deben realizarse con una periodicidad que no son regulares y por
tanto que no definen totalmente al puesto.
Principales responsabilidades: surge de la descripcin
que se realiza de las tareas principales cuando cada una de stas
determina una responsabilidad singular, con el que se identifica el
qu, el por qu y el cmo, refirindose todas ellas al trabajo que
desempea.
Relaciones con otros puestos: Relaciones recprocas
que existe con otros ocupantes de puestos. Se debe evitar
superposicin de responsabilidades entre dos o ms descripciones.
Requisitos: Se incluye datos con respecto a las aptitudes,
experiencias y conocimientos mnimos para desarrollar las tareas.

Anlisis de Puestos nuevos y actuales

1.
2.
3.

1.
2.
3.
4.

Rediseo de puestos: agrupa tareas en unidades fciles de maniobrar y que

representan trabajos que se presentan a satisfacer exigencias como la de
determinar la dotacin de personal, la corriente de trabajo, supervisin,
control.
Tambin se lo hace para adaptar el puesto a la persona que ejerce, es poco
frecuente y para poco personal
Mtodos:
Ampliarlos en forma horizontal, asignndoles ms tarea, o, vertical, asigna
ms tarea.
Disminuirlos quitando tareas o responsabilidades.
Reestructurarles, quitando o combinando deberes y responsabilidades lo que
es una especie de reorganizacin.
Objetivo:
Adecuar los puestos a los cambios tecnolgicos.
Optimizar el uso de aptitudes y experiencias personales
Mejorar el flujo de tareas de la organizacin
Aprovechar la fuerza de trabajo ampliando o reduciendo

3 Formas de realizar las descripciones

Observacin directa:
Se lo hace directamente en el lugar de ejecucin
Organigrama de unidad organizativa
Volumen de trabajo
Procedimiento
Formularios
Condiciones de trabajo
Datos tcnicos de la actividad del sector
Confidencialidad de la informacin

Mediante Cuestionario de descripcin:

1.
2.
3.

Es un cuestionario referente a todas las preguntas relativas a la tarea.

Puede ser contestada por el mismo, y aprobado por el supervisor.
Hay que aplicarlo primero a un grupo pequeo antes de hacerlo a un grupo
mayor.
Buen resultado en grupos pequeos y que no se requiera el 100% de certeza

 Mediante

entrevista al superior.

Es una reunin entre el analista y el supervisor o

empleado. Es comn y se lo hace en el lugar de trabajo.
Formula preguntas que previamente es elaborado.
Ventajas:
1. Aclaraciones e instrucciones
2. Resultados son ms fiables
3. Evita gasto en datos irrelevantes y actitudes negativas
4. Obtencin de datos finales concretos
Desventajas:
1. Requiere personal bien entrenado
2. Requiere tiempo
3. El costo es proporcional a la extensin de la investigacin

3.1 Procedimiento de anlisis

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

9.
10.

Acopio del material informativo. Obtener organigrama, formularios

de uso, condiciones de trabajo y datos sobre el personal.
Antes de la entrevista: Anuncio de la visita
Primera entrevista: Qu hace, como lo hace y para qu lo hace.
Observaciones en situaciones: Tomar notas en el proceso del
trabajo
En la mesa de anlisis: recopilacin de la informacin relevante.
Entrevista con el supervisor: Resumen de la tarea, ambiente en el
que se desarrolla, las preguntas de porqu, cmo, qu hace.
En la mesa de anlisis: = 5 compara supervisor empleado, si se
debe entrevistar nuevamente al supervisor o continuar.
En la mesa de anlisis: borrador de las descripciones,
especificaciones del puesto, efectuar correcciones, redactar
descripciones y especificaciones definitivas.
Aprobacin: De la supervisin, aprobacin de la gerencia
Archivo especial: archivar la informacin hasta cuando existan
cambios.

Estructura y cuestionario de descripcin

Datos

generales: es la individualizacin del puesto, lo

identifica. Se puede determinar cuantos puestos existen
iguales en una unidad organizativa, quines lo ocupan,
nivel jerrquico, dnde se hallan, cmo se denominan.
Detalles de la tarea: importancia de este, rutinas, su valor
confidencial, etc.
Detalles de la tarea y factores especiales: aspectos como
el tipo o naturaleza de las decisiones que por el ejercicio
del puesto se generan, tambin con respecto a la
responsabilidad, ya sea por subordinados, por materiales
o equipo. Grado de instruccin requerido para ejercer un
puesto, experiencia mnima, grado de iniciativa, etc.

Tipos de formularios, segn Maristany

Cerrados: con una marca a la respuesta

escogida.
Semicerrados:

es similar al anterior pero en

algunas preguntas se solicita que se explique.

Abiertos:

preguntas genricas a ser explicadas.

Cmo se redactan las especificaciones

Deben

usarse trminos claros, concisos,

de fcil comprensin.
Tiene que definirse claramente la
intensidad del factor considerado en cada
uno de sus grados.
Es necesario especificar el tipo de factor o
clase. (esfuerzo fsico)
Evitar el uso de adjetivos genricos o de
verbos poco precisos.

El perfil del analista y su formacin

Capacidad

de anlisis y sintesis
Espritu de observacin
Buena memoria especialmente visual
Capacidad de valoracin y discernimiento
Aptitud para la relacin con terceros
Capacidad para inspirar confianza y simpata
Objetividad
Sentido de la ponderacin
Apertura mental
Formulacin clara del pensamiento.