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DOCUMENTAL
(Nivel 1)
ndice de Contenidos
INTRODUCCIN A LA COMPETENCIA DEFINIDA COMO GESTIN
DOCUMENTAL ..................................................................................... 2
1. REGISTROS Y ARCHIVOS DE INFORMACIN Y
DOCUMENTACIN............................................................................... 4
2.
1.1.
El archivo: ........................................................................................... 4
1.2.
El registro:........................................................................................... 8
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
Requisitos que deben cumplir las bibliotecas: los diez mandamientos de
Harry Faulkner-Brown.................................................................................... 23
3.
3.2.
Electrnico (informatizado).................................................................. 30
4.
MAPA CONCEPTUAL.................................................................... 39
5.
BIBLIOGRAFA ........................................................................... 41
de
la
competencia:
Conjunto
de
conocimientos
Conocimientos
Capacidades
definidas
para
esta
competencia:
Conocer
el
vocabulario
asociado
la
documentacin
(ndice,
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primer
lugar
hablaremos
del
archivo
el
registro
de
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El archivo:
a) Concepto de archivo:
La palabra archivo, del latn archivium, presenta tres
acepciones distintas de acuerdo con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Espaola.:
-
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documentos
se
conservaran
debidamente
c) Clases de archivos:
Segn el grado o frecuencia de utilizacin:
-
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Departamentales
por
secciones.-
en
el
propio
d) El archivo de gestin:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su
puesto de trabajo. El nmero de consultas de este archivo es muy amplio y
los
documentos
archivados
pueden
provenir
de
otros
organismos
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e) Conservacin de la informacin:
Conservar la documentacin transferida, custodiarla en las
mejores
condiciones
de
seguridad
orden
adecuado
se
Medidas
preventivas
contra
los
diversos
factores
de
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1.2.
El registro:
a) Concepto de registro:
Encontramos para este trmino dos acepciones:
b) Clases de registros:
oficiales
dirigidas
otros
rganos
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administrativas
correspondientes
de
su
propia
d) Derecho de acceso:
La Ley 30/92 en relacin con el art. 105 b. C.E. regula el derecho de acceso
de los ciudadanos a los archivos y registros.
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos,
que formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos,
siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en
la fecha de solicitud.
El acceso de documentos que contengan datos referentes a la intimidad de
las personas estar reservado a stas, que, en el supuesto de observar que
tales datos figuren incompletos o inexactos podrn exigir que sean
rectificados o completados, salvo que figuren en expediente caducados por el
transcurso del tiempo.
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El acceso podr ser denegado por razones de inters publico, por intereses
terceros ms dignos, o porque lo disponga la Ley.
e) Funciones:
Todo documento que entre o que salga de la Administracin deber ser
registrado para que quede constancia de su entrada o salida. El registro
cumple fundamentalmente la funcin de facilitar la localizacin de un
determinado escrito o documento adems de:
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Documentos en la organizacin
algunos
son
para
registrar
la
parte
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2.- Hacer del conocimiento del personal las polticas adoptadas por la
presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e
informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin
de sus subordinados.
b) Notificacin.
Normas:
1.- La comunicacin establecida a travs de la Notificacin, tendr carcter
obligatorio para todo el personal o para quien expresamente se indique en la
misma.
2.- Ser emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
Usos:
1.- Informaciones recibidas por otros institutos gubernamentales.
2.- Decretos o resoluciones del Ejecutivo Nacional.
3.- Noticias e informaciones de inters para la Organizacin.
4.- Aspectos de carcter preventivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales y otros.
5.- Nombramientos de funcionarios.
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Distribucin:
- Original: rea emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarn una copia para su control e
informacin y utilizarn la otra para hacerla del conocimiento y observacin
de sus subordinados.
c) Manuales, procedimientos e instructivos.
Normas:
1.- Sern producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa
autorizacin del Personal Directivo.
2.- Las polticas y normas contenidas en las circulares, se tendr como
fundamento para realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la
emisin de nuevos manuales en los casos que as se requieran.
3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento,
deber dar a conocer y comentar con su personal asignado el contenido de
dicho instrumento.
4.- Las observaciones producidas por la aplicacin de los mismos, deben
ser dirigidas por escrito al Asesor de Calidad o ente emisor.
5.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los
Supervisores a quienes se les entregan dichos instrumentos.
6.- Deben ser de libre consulta para el personal bajo su adscripcin que lo
requiera.
7.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos
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2.2.
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2.3.
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El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras,
o la combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es
que relacione a la unidad organizativa y que se tenga cuidado en no repetir el
cdigo.
Siguiendo el ejemplo, veamos la tabla resultante mostrada a continuacin.
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2.- Forme una codificacin para los tipos de documentos. Podra ser la
mostrada en la Tabla 2.
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2.4.
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2.5.
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2.6.
permite una mayor facilidad en la circulacin tanto de los usuarios como del
personal y de los libros.
limitada y continua.
lectores.
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fsico
(temperatura),
psicolgico
(acabado
agradable,
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Fsico (manual)
que lo
acompaan.
La organizacin del archivo de forma no informatizada conlleva una serie
de tareas concatenadas que podemos definir en tres apartados:
1.
2.
3.
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elementales
series
documentales
debern
comprender
los
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consistente
en
relacionar
unos
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de
introducir
un
expediente
en
su
espacios
reservados
para
las
secciones,
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3.2.
Electrnico (informatizado)
los
datos
en
dispositivos
de
Fichero
maestro:
contiene
los
datos
indispensables
para
el
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Organizacin de un fichero.
Existen tres tipos de organizaciones de ficheros:
a) Secuencial:
-
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b) Secuencial Indexado:
-
c) Aleatoria o directa:
-
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Sistema de informacin.
Conjunto de elementos relacionados entre s de acuerdo a ciertas reglas
que aporta a la organizacin y que sirve la informacin necesaria para el logro
de sus fines. Debe recoger, almacenar, y procesar datos de la propia
organizacin y de fuentes externas facilitando la elaboracin y presentacin
de los mismos.
Componentes de un sistema de informacin:
-
Contenido (datos):
estructurados.
CPU.
Equipos perifricos.
Soporte lgico.
Sistema operativo.
Control de comunicaciones.
Administrador.
rea de datos.
rea informtica.
Usuarios.
Informticos.
No informticos.
Referenciales;
Factuales;
Estructurados;
No
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el
nivel
interno
consiste
en
determinar
el
espacio
de
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Comprobar si ya se tiene.
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d) Mdulo de prstamo.
La funcin de este mdulo es la de controlar y gestionar el prstamo de
los fondos de la biblioteca a los usuarios.
Este sistema maneja informacin a cerca de los fondos de la biblioteca y
por otro lado informacin de los usuarios. Pone en relacin la informacin de
los libros con los datos de los usuarios. Debe proporcionar informacin sobre
que libros estn prestados, cuales han sobrepasado la fecha de devolucin.
Este sistema controla no slo el prstamo propiamente dicho sino tambin la
circulacin que es cualquier circunstancia por la que un libro no esta a
disposicin del usuario y controlar tambin las renovaciones o reservas de
prstamo.
e) Mdulo de publicaciones peridicas.
Normalmente en la bibliotecas tanto automatizadas como no las
publicaciones peridicas se gestionan a parte del fondo normalmente de
libros, debido a sus caractersticas especiales.
La finalidad de este mdulo es la de controlar la recogida de revistas, de
los ejemplares de cada publicacin peridica con que cuenta la biblioteca
manejando para ello:
- Informacin bibliogrfica.
- Informacin sobre fondos.
La funcin que hace es la registrar cada nmero de cada una de las
revistas.
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4. MAPA CONCEPTUAL
GESTIN DOCUMENTAL
Registros y
archivos de
informacin y
documentacin
Gestin
documental
eficaz
Organizacin de
documentos en el
archivo
Fsico (manual)
El archivo
El registro
Concepto
Concepto
Documentos
Clasificacin
funcional
Elementos de
un documento
Tipos de
clasificacin
Funciones
Clases de
registros
Clasificacin
orgnica
Cmo registrar la
documentacin
Clasificacin
por materias
Clases de
archivos
Contenido
de los
registros
Archivo de
gestin
Derecho de
acceso
Conservacin
de la
informacin
Cmo registrar
correspondencias
Cmo archivar la
documentacin
Electrnico (informatizado)
Permanente
Funciones
Requisitos de las
bibliotecas
Clases
Temporal
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Documentos en la
organizacin
Circular
Notificacin
Manuales,
procedimientos
o instructivos
Flexible
Compacto
Accesible
Extensible
Variado en su
forma de
espacios
Organizado
Confortable
Seguro
Memorando
Constante
Econmico
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5. BIBLIOGRAFA
-
aplicaciones
tradicionales.
En
XI
Jornadas
Informtica
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nivel 1
MESTRE, J. F.: El
derecho de
42
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