Copia Controlada N: 1

DOCUMENTO DE DESCRIPCIONES DE
CARGOS Y PERFILES

Fecha: 18/11/2014
Pgina 1 de 4

1.

DATOS DE IDENTIFICACIN
NOMBRE DEL CARGO:

JEFE DE COBRANZAS

CODIGO DEL CARGO:

01

DEPARTAMENTO:

COBRANZAS

UBICACIN:

GUAYAQUIL

REPORTA A:

GERENTE ADMINISTRATIVO

SUPERVISA A:

ASISTENTES DE COBRANZAS (9)

RELACIONADO CON:

INTERNO: GERENTE GENERAL, GERENTE DE VENTAS,

GERENTE FINANCIERO, GERENTES REGIONALES,
VISITADORES, JEFE DE CREDITO, DE CONTABILIDAD, DE
FACTURACION, DE BODEGA Y RECURSOS HUMANOS
EXTERNO: CLIENTES

2.

DESCRIPCIN DEL CARGO

2.1

RESUMEN DEL CARGO.Responsable por la gestin de cobro de la empresa a nivel nacional, as como
implementar los procesos y controles necesarios para cumplir con las metas de
cobro de la empresa que prevean problemas de cartera irrecuperable

2.2

ORGANIGRAMA:

Gerente Administrativo

Jefe de Cobrazas

Asistente Cobranzas
Oficina Matriz

Elaborado por:
Fecha:

Asistente Cobranzas Regionales

Jefe de Area:___________________FECHA________
Gte Area:______________________FECHA________

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2.3

DESCRIPCIN FUNCIONAL

Funciones Principales
Elaborar informes e indicadores de cobranzas
Revisar planificacin de cobros
Informar a reas respectivas de clientes con problemas de pago
Control de Facturas anuladas
Supervisar la aplicacin de los procedimientos y polticas de
cobranzas a nivel nacional
Entrenar al personal de cobranzas pas, para que controlen que se
cumplan todos los procedimientos bsicos en la gestin/cobro por
parte de los visitadores
Dictar cursos de cobranzas al nuevo personal de ventas que se
incorpora a la empresa.
Elaboracin de reportes de cartera, para la liquidacin de haberes
del personal de Ventas.

FREC

Prioridad

semanal
diaria
semanal
Diaria

Alta
alta
alta
alta
alta

Diaria

alta

Mensual

alta

quincenal

alta

Cuadrar los cobros recibidos a nivel pas

Controlar que se realicen los depsitos del efectivo recaudado y
los cheques a la vista (regionales).
Controlar que se enven de las regionales a la oficina matriz, los
reportes de cobros con los respectivos recibos de cobros, adjuntos
los cheques posfechados, comprobantes de retencin y papeletas
de depsito.
Asistir y participar en reuniones convocadas por la empresa

Diaria
Diaria

alta
alta

Diaria

alta

CSN

alta

Asistir, participar y aprobar los cursos de entrenamiento que la

empresa convoca para desarrollo personal

CSN

alta

Mantener reuniones peridicas con el personal a su cargo para

delegar y controlar cumplimiento de objetivos del departamento
Cumplir los ndices de gestin del rea y de la empresa

Mensual

Media

Mensual

Alta

Control administrativo del personal a su cargo

Diaria

Media

Otras funciones de soporte al rea que le sean designadas por su

jefe inmediato (informacin solicitada por los clientes externos)
Mantenerse actualizado en los aspectos legales relacionados con
la realizacin de sus funciones
Facilitar la induccin al personal nuevo de su rea y entrenar en
las funciones propias del puesto

CSN

Baja

CSN

Alta

CSN

Media

Elaboracin de certificados comerciales a los clientes externos

Elaboracin de reporte de efectivo no depositado en gira (costa)
Atender y solucionar problemas que se presentan con los clientes
externos e internos visitadores. (Cambio de Facturas, Notas de
Crdito, Postergacin de Cheques, Devoluciones no Ingresadas,
asaltos a visitadores).
Custodiar y cuadrar los valores recaudados en efectivo
Elaboracin memo de cajitas para el cuadre de efectivo
Elaboracin memo para pago de liquidaciones
Gestin de cobranzas clientes especiales o con problemas
Elaboracin de reportes valores recaudados en giras (costa)

Mensual

Media

quincenal

alta
ALTA

Elaborado por:
Fecha:

quincenal

Diario

semanal
Diario
Quincenal
Diaria
Quincenal

alta
Alta
alta
media
diaria

Jefe de Area:___________________FECHA________
Gte Area:______________________FECHA________

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Funciones Adicionales
Revisin de Cuentas por Cobrar Va Legal

FREC

Custodia de documentacin confidencial de clientes

Diaria

2.4

2.5

2.6

mensua
l

Prioridad
Alta
alta

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS
Facturas a consignacin, Facturas ventas especiales, cheques protestados.

INFORMACIN CONFIDENCIAL
Kardex, Estados de cuenta y Listados de Clientes, Reportes de Cartera

EFECTIVO
No hay monto especfico, depende de los valores recaudados por los visitadores

EQUIPOS
Computador (una unidad) asignado a cada mesa de trabajo.

CONDICIONES DE TRABAJO

Factores ambientales
Trabajo de oficina y condiciones climticas en casos de trabajo de campo o
viajes.

Exigencias fsicas
Condicin fsica saludable.
Todas las propias de un buen conductor.

Riesgos del trabajo

Accidentes de trnsito, con probabilidad no mayor a la de cualquier conductor.

Enfermedades profesionales
Ninguna

Horario
De lunes a viernes jornada normal de trabajo
Sbados: Muy eventualmente, siempre que la actividad propia del negocio lo
requiera.
Disponibilidad para viajar.

PERFIL
Formacin Acadmica

Elaborado por:
Fecha:

Jefe de Area:___________________FECHA________
Gte Area:______________________FECHA________

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Profesional en Economa, CPA o Ingeniera Comercial.

Conocimientos Especiales
Gestin de cobranzas, Manejo de personal, Manejo paquete Office
Experiencia Previa
Deseable tres aos en posiciones similares.
Edad
Mnimo 30 aos
Gnero
De preferencia femenino
Complementario
Disponibilidad para trabajar a presin
Soltera o casada (indistinto)

Elaborado por:
Fecha:

Jefe de Area:___________________FECHA________
Gte Area:______________________FECHA________