Agenda Pre-Auditora Interna

Sirva la presente para saludarle y a la vez darle algunos tips a tomar en cuenta
para la organizacin de la documentacin, como ustedes saben, en la semana
del 02 al 06 de diciembre se estarn auditando unos 40 CTC, no tengo claro
cules sern, razn por la que enviamos esta agenda para que se organicen
en los das que les !altan"
#n cuanto a la documentacin de los !acilitadores es importante que est$
organizada de la siguiente manera%
&eben organizar los cursos por a'o" (#)emplo% Cursos a'o 20*+,
&entro del a'o que est$ traba)ando, agregar las seis carpetas de los
ciclos de ese a'o" (Ciclo l, Ciclo ll,-""Ciclo .l,"
&entro de cada ciclo las tandas (/atutino, .espertino y Tanda #0tra, en
caso de que las tenga,"
&entro de las tandas los 1orarios (2un3/ier 43*0, 2un3/ier *03*2, /ar35ue
43*0, /ar35ue *03*2 y .iernes 43*2,"
&entro del 1orario del curso una carpeta con el curso que se est
impartiendo (#)emplo% 2a documentacin digital que contiene la
asistencia, las cali6caciones, etc","
&entro del 1orario del curso una Segunda carpeta Titulada
Certi6cados" (#sta debe contener los certi6cados escaneados de los
estudiantes de ese curso que ya terminaron,"
Nota: 2a Carpeta que este titulada con el 1orario del curso debe contener dos
carpetas una que contendr la asistencia, cali6caciones e in!orme 6nal y la otra
contendr los certi6cados escaneados"
Atencin:
&eben asegurar que el n7mero de personas inscrita (!o3ctc32*, coincida
con el n7mero de participantes registrado en el documento digital"
&eben asegurar que el n7mero de evaluacin realizada por los
participantes al !acilitador, coincida con el n7mero de estudiantes
presente el da que se realizo la evaluacin"
&eben asegurar que las personas a las que se le entregue certi6cados,
no aparezca reprobada por ninguna razn% 8sistencia o porque no
acumul las notas"
En cuanto a la Matriz:
#s importante que la tenga organizada por a'o (/atriz ao 2013 o POA
2013). Como guste"
2a carpeta 9:8 20*+, debe tener doce carpetas, cada una con el nombre
de cada mes"
2a carpeta de cada mes debe contener% 1.- #l plan de actividades del
mes" 2.- 2a matriz del mes o las matrices del mes (ustedes saben, que
desde el mes de )ulio en lo adelante se 1an estado enviado dos matrices
y codi6cada," 3.- 8cumulado a la !ec1a"
Tambi$n deben saber cmo van, (9or e)emplo% ;ue 1an logrado a la
!ec1a, que le 1ace !alta para completar las metas del a'o, ;ue piensan
1acer"
Lo ue o!"er#a el Auditor:
;ue tengan los cuadros de 9oltica de Calidad, /isin, .isin y .alores"
;ue el personal tenga su carnet y tic1ers"
;ue los arc1ivos est$n identi6cacin"
;ue las reas (:6cina, <iblioteca, #9#S, =adio, Saln de Clase, est$n
organizada, sin acumulacin de ob)etos"
;ue este pegada la direccin electrnica del <uzn de Sugerencia, en el
lobby a mano izquierda, cuando usted est entrando al CTC"
#n los ba'os se 6)an si tienen papeles y>o con que lavarse las manos y
que este limpio, sobre todo"
2os murales siempre veri6can que la in!ormacin que tienen esta
actualizada, mi sugerencia es que la semana anterior a la auditoria lo
decoren"
#l cuaderno de asistencia de personal"
I$portante:
#viten los permisos innecesarios, principalmente en esa semana de
auditora, en caso de que alguien pida permiso debe llenar el !ormulario
correspondiente"
2a descripcin de puesto deben tenerla !cil de encontrar y dominar de
memoria por lo menos tres de sus !unciones"
&eben conocer cul es el procedimiento que le corresponde"
2as reuniones de los Conse)os de ?estin, deben tener el acta como
evidencia de que se re7nen, le recuerdo que el equipo operativo !orma
parte de la mayora del Conse)o de ?estin"
Sugerimos que para la entrega de los certi6cados, en el momento de la
evaluacin del curso se entreguen los certi6cados"
2e recuerdo que las matrices estn codi6cada desde el mes de )ulio de
este a'o, por lo que no puede aparecer una matriz que desde )ulio no
est$ codi6cada"
EN %&AN'( A EPES:
&eben ir traba)ando las evaluacin del modulo
Como ustedes saben, las dems documentacin deben estar llena
correctamente y sin espacios en blanco"