Charlas para la gestin del mantenimiento

Fernando Espinosa Fuentes

Six Sigma es una metodologa de la gerencia de calidad que
provee a las empresas de herramientas para mejorar la capacidad
de sus procesos de negocios.
Este aumento en el desempeo y la disminucin de la variacin
de los procesos conducen a la reduccin de defectos y a la
mejora de los beneficios, de la moral del empleado y de la calidad
del producto.
Se centra en el control de un proceso para llevarlo desde su lnea
de partida hasta el punto six sigma (desviaciones del estndar) es
decir, a un nivel de 3,4 defectos por un milln de productos
producidos.
La Estrategia Seis Sigma es un nuevo enfoque de mejora continua.
Preparado por Fernando Espinosa
En trminos matemticos, el valor de la respuesta de la variable dependiente Y
cambia como funcin de las variables independientes (o variables ajustables) x
1
, x
2
,
x
3
, , x
n
de n factores cuantitativos, tal como:
Salida = f(Entradas) o Y = f(x) = f(x
1
, x
2
, x
3
, , x
n
)
Donde f es llamada la funcin respuesta e Y es la variable dependiente (en trminos
Six Sigma es la medida del objetivo estratgico o sntoma) y x es la variable
independiente (o causa)
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Las x(s) son llamadas variables independientes (causa) e y(s)
las dependiente (sntoma). La representacin polinomial
puede ser expresada mediante la ecuacin de la regresin:
yn = b
0
+ b
1
x
1
+ b
2
x
2
++b
11
x
1
2
+ . . . + b
12
x
1
x
2
+ . . . + b
111
x
1
3
+ . . .
Por definicin sigma (), una letra griega, es la medida de la
calidad estadstica de la desviacin estndar desde la media.
Six Sigma describe como un proceso se desarrolla
cuantitativamente. En otras palabras es la medida de la
variacin de la eficiencia.
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Six Sigma (6 )
Sigma % Buenos % Defectuosos DPMO
1 30,9 69,1 691.462
2 69,1 30,9 308.538
3 93,3 6,7 66.807
4 99,38 0,62 6.210
5 99,977 0,023 233
6 99,9997 0,00034 3,4
Resuelve los principales problemas
encontrados por organizaciones en la
implantacin del Control Total de
Calidad, aprovecha los principios
Kaizen, emplea la tecnologa
estadstica disponible y se adapta en la
cultura occidental de fuerte liderazgo
de la direccin superior, gestin de
resultados y un enfoque a los
resultados econmicos del negocio y a
la calidad final que recibe el cliente.
Preparado por Fernando Espinosa
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La Estrategia Seis Sigma en la funcin de mantenimiento se aplica
en idnticas condiciones que en otro tipo de reas funcionales y
negocios.
El origen japons del Six Sigma se puede observar por el sistema
de cinturones que usa. Si se es nuevo en el Six Sigma estar en un
entrenamiento bsico por tanto se es un cinturn verde. Personas
con responsabilidad sern cinturn negro.
En la metodologa Seis Sigma se destacan tres grandes bloques:
Procesos estratgicos
Procesos de mejora
Procesos de control
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A continuacin se explica la metodologa Seis Sigma con la ptica
de la funcin de mantenimiento:
Los procesos estratgicos estn relacionados con la identificacin
de los procesos crticos del negocio que tienen alto impacto en el
logro de los objetivos estratgicos de la compaa. Su propsito
final es la de identificar los core process, clientes y objetivos
clave.
Los procesos de mejora tienen que ver con los mecanismos
utilizados para medir el estado actual de los procesos clave
seleccionados, valorar las posibilidades de ser optimizados,
identificar las variables sobre las que se debe actuar y disear
planes concretos de mejora.
Los procesos de control estn relacionados con las actividades de
gestin de las acciones cotidianas para asegurar que los logros se
mantienen a travs del tiempo.
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La metodologa Seis Sigma ms difundida en la industria y
negocios internacionales es la de General Electric, descrita como
DMAIC:
Definir: Se trata de identificar los procesos crticos que afectan los
resultados de la funcin o el negocio. Una vez identificados los
procesos, se definen los clientes, sus necesidades y las metas a
alcanzar en la optimizacin de los procesos clave.
Medir: Se definen las medidas clave de los procesos, sus inputs y
outputs con el propsito de conocer el estado actual y las
posibilidades de ser mejorados. Las medidas se expresan en trminos
de sigma.
Anlisis: se formulan hiptesis que se deben comprobar para
identificar las variables clave que se deben optimizar.
Mejora (improve): Se desarrollan actividades que permitan reducir la
variabilidad de las caractersticas seleccionadas para la optimizacin
del proceso, se implantan soluciones y disean sistemas de
seguimiento.
Control: Se asegura el sostenimiento de las mejoras a travs del
tiempo.
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1. Tener una postura estratgica clara de cmo la funcin de
mantenimiento contribuye al logro de los objetivos
estratgicos del negocio.
Con esta visin se seleccionan los procesos clave que
desarrolla mantenimiento; define los clientes clave y objetivos
a alcanzar.
Definir el equipo gestor del proyecto de mejora (Los trminos
black belt y green belt, son empleados por GE para definir los
roles de las personas que intervienen en el equipo del
proyecto de mejora)
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2. Establecer las mtricas o medidas que permitan conocer el
estado de las variables de los procesos clave seleccionados.
Dependiendo del proceso seleccionado se aplicarn mtodos
cuantitativos o cualitativos para la medicin.
Se busca identificar las causas de variabilidad del proceso y
las variables que introducen esta variabilidad. Algunos
estudios R&D podrn ser tiles en aquellos casos en que las
variables son cuantitativas.
Una vez identificado el estado actual de las variables crticas,
se procede a formular objetivos de mejora. Por ejemplo se
puede seleccionar como variables crticas de su proceso la
medicin y control del MTBF de sus equipos crticos.
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3. Para el anlisis de las causas de variabilidad se pueden
emplear numerosas tcnicas.
Las ms habituales son: anlisis de flujo de procesos,
estratificacin de informacin, principio de Pareto,
diagramas de afinidad y relaciones, histogramas, anlisis
de capacidades de procesos y otras tcnicas estadsticas
simples.
Como resultado de la aplicacin de estas tcnicas, se
identifican las causas clave sobre las que se debe actuar.
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4. Formulacin de planes de accin. En esta fase del proyecto
se disean acciones correctivas las cuales se deben implantar
para eliminar las causas clave de la variacin del proceso. Si
es necesario se redisea un nuevo proceso para realizar un
trabajo o prestar un servicio.
5. Los grficos de control estadsticos por atributos o
variables son instrumentos tiles para seguir el avance de las
acciones implantadas.
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Lean Six Sigma es ampliamente utilizado en la produccin, y con los
mismos principios se puede aplicar en las funciones de
mantenimiento.
Impulsar el cambio en las operaciones de mantenimiento es una tarea
difcil. La mayora del personal de mantenimiento se perfecciona en el
trabajo o aprender de sus propias tcnicas en el transcurso de varios
aos.
Su experiencia en situaciones de fallo, que obligue a hacer
reparaciones rpidas para conseguir el equipo vuelva a funcionar, les
lleva a realizar cambios sin pleno alcance del problema o uso de
datos para tomar decisiones.
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Esto crea el reto: Cmo una empresa implementa un sistema
de medicin utilizando los datos para identificar las causas
raz, priorizar las cargas de trabajo y las mejoras de la unidad
en una operacin de mantenimiento?
Aunque la mayora de las empresas medianas y grandes tienen
un sistema computarizado para el apoyo de la gestin de
mantenimiento (CMMS), muchos no se toman el tiempo para
utilizar la informacin para mejorar el mantenimiento.
La informacin se limita tan slo a una herramienta de
contabilidad para los gastos de mantenimiento. La mayora de
los sistemas de CMMS disponen de una herramienta de archivo
capaz de hacer el seguimiento de la informacin para el tiempo
de inactividad mediante un cdigo de bsqueda, sin embargo,
este campo se utiliza muy poco
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Para comenzar a resolver los
problemas de mantenimiento, el
administrador de la organizacin
debe hacer uso adecuado del
sistema de CMMS.
Los datos que ayudarn:
Identificar las oportunidades de
mejoramiento dentro de la
organizacin
Desarrollar el indicador para el
tiempo medio entre fallos de todo el
equipo crtico
Identificar las causas races para los
fallos inesperados en los equipos
crticos.
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El uso adecuado de las mtricas de mantenimiento en el
sistema de CMMS es esencial para el xito de cualquier
departamento de mantenimiento y debe incluir las siguientes
mediciones:
Mtricas para el tiempo de falla en todos los equipos crticos
(tiempo de falla (inactividad) se define como cualquier momento
donde el equipo est programado para la produccin an no
produce los productos).
Razn de cada caso del tiempo de inactividad.
Horas extraordinarias por causales.
Estado de los proyecto para todos los procesos y los futuros
proyectos.
Estado de la acumulacin de trabajos.
Porcentaje de trabajo programado contra el total de rdenes de
trabajo.
Informacin sobre inventario crtico de repuestos y rotacin.
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En las empresas donde no existe un sistema de CMMS, un
sistema eficaz que utiliza las tcnicas recoleccin los datos
en papel es una alternativa aceptable.
Los operarios del mantenimiento deben registrar el trabajo
realizado en la mquina utilizando mtricas de datos tales
como:
Fecha del evento del tiempo de inactividad, hora de inicio y fin,
nmero de equipo o el nombre.
Razn de tiempo de inactividad.
Nombre del tcnico de mantenimiento.
Resumen de la reparacin.
Partes utilizadas en la reparacin.
Si el evento fue programado o no programado.
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Algunos puntos son importantes para un buen programa de
mantenimiento:
En los primeros meses de la implementacin del Six Sigma, todos
en la organizacin deben estar informados e involucrados. Si slo
algunos estamentos estn involucrados el programa fallar.
Los roles y las responsabilidades deben estar claramente
definidos.
Compensaciones, planes de carrera y programas de retencin
deben ser definidos para aquellos que se involucran . Tenga
presente que se est preparando gente con un alto potencial.
Es importante encontrar los puntos comunes entre los distintos
grupos (personas del control de calidad, administradores,
supervisores, controladores, etc.)
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Se debe establecer un conjunto coherente de metas y objetivos.
Realizar un proceso efectivo de seleccin de los Black Belt y Green Belt
para encontrar los mejores talentos en la compaa.
Un fuerte convencimiento de los altos lderes es esencial.
Programas extras deben ser desarrollados para retroalimentar a los
lderes Black Belts y Green Belts por parte de la alta gerencia.
Actividades futuras deben ser definidas para los Black Belts despus de
la fase de aprendizaje ya que ellos estarn en posicin de influir en la
estructura del departamento.
Apoyo debe estar disponible para los trabajos y proyectos. Los Green
Belts asisten a los Black Belts y ellos no trabajan tiempo completo. La
experiencia muestra que no todos los Green Belts entrenados terminan
sus proyectos. Recuerde que hay recursos que se estn gastando y se
esperan buenos resultados.
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Si el departamento de mantenimiento ya est aplicando tcnicas avanzadas
(TPM, RCM, CMMS, mantenimiento predictivo etc.) ser ms fcil aplicar
Six Sigma ya que habr una buena base para comenzar el trabajo.
Los departamentos que son liderados por administrados que no tienen
visin o metas no crean el ambiente que estimule el crecimiento del
programa. Se hace necesario un cambio de cultura organizacional.
El departamento de mantenimiento debe estar estratgicamente localizado
dentro de la organizacin ya que estar en la vitrina.
Los grupos de trabajo necesitan ser capaces de funcionar en forma
independiente y ser analistas de resultados. El grado de especializacin y
los periodos de trabajo a veces amenazan las nuevas prcticas. Los lderes
deberan ser todos profesionales.
Finalmente, lo ms importante es la creatividad. Proyectos, actividades,
mtodos, programas de calidad, etc., en el rea de mantenimiento pueden
no ser comprendidos. La adaptacin es la clave del xito.
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La Estrategia Seis Sigma combina el
fuerte liderazgo de los
responsables del proyecto de
mejora (black belts) con la
aplicacin eficaz de los mtodos
estadsticos. Las soluciones
numricas por s solas no darn
frutos.
Es necesario que la direccin se
involucre activamente en la
realizacin de los proyectos de
transformacin del negocio. Este es
el factor clave de los miles de
dlares alcanzados con las mejoras
realizadas en las corporaciones que
aplican Seis Sigma.
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La funcin de mantenimiento se puede beneficiar de esta estrategia, ya
que contribuye a mejorar la disciplina en el manejo de la informacin de
mantenimiento, a valorar la importancia de los datos que arrojan las
intervenciones en los equipos y el uso eficaz de la informacin para
disear estrategias de mantenimiento ptimas.
En organizaciones donde las estructuras de mantenimiento tienen un
alto peso en los resultados de un negocio, consideramos que la
Estrategia Seis Sigma ser clave para mejorar el rendimiento y los
beneficios de las inversiones que se hacen en esta funcin.
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