ADMINISTRACIN E l agitado ritmo de trabajo de las empresas modernas, los nuevos modelos administratvos y los retos a los que se enfrentan las compaas, diariamente, exigen que los cargos gerenciales sean ocupados por personas forma- das y experimentadas, capaces de aplicar su saber y que puedan garantzar ptmos resultados en los procesos que lideran, en aras de lograr xito empresarial. Sin embargo, y aunque lo anterior suena casi obvio si de un lder se trata la realidad demuestra que el ejercicio gerencial es ms exigente de lo que parece y que son mu- chas las cabezas que fracasan en el intento, porque aun- que ostentan ttulos y grados profesionales, no cuentan con las competencias directivas necesarias para llevar a cabo, asertivamente, las actividades de liderazgo, control y coordinacin propias de su rol. Las habilidades directivas o gerenciales son el punto dife- renciador entre los gerentes que simplemente ordenan, y aquellos que ejecutan los procesos administrativos y Las Habilidades Gerenciales y su Importancia en la Direccin Empresarial Paola Andrea Ruiz Rojas Periodista M&M Decenas de estudios realizados en los ltimos aos por tericos de la administracin a diversos sectores empresariales y organizaciones en el mundo entero, han dejado en evidencia que las compaas ms sobresalientes y exitosas, son aquellas que tienen como gerentes a personas altamente efcaces y competentes, entrenadas y califcadas en habilidades gerenciales. F o t o :
w w w . d b m p e r u . c o m 109 Vistenos en: www.revista-mm.com ADMINISTRACIN quienes, gracias a sus actitudes, ac- ciones y motivaciones positivas hacia el trabajo y hacia sus subalternos, contribuyen al bienestar de su comu- nidad laboral y al clima organizacio- nal de sus empresas. De la Teora a la Prctica Segn el terico Katz, en un trabajo publicado en 1955, revisado en 1974 y que an es vigente, todo gerente para ser eficiente en su cargo, debe desarrollar tres tipos de habilidades gerenciales a saber: las tcnicas, las sociales o humanas, y las conceptua- les, conocidas tambin como estrat- gicas o intelectuales. Las habilidades tcnicas que se ad- quieren en la academia, durante el transcurso de la vida profesional (ex- periencia) o por la conjugacin de ambos escenarios se refieren a las capacidades de poner en prctica pro- cedimientos en un campo especfico; es decir, poseer, comprender y aplicar los conocimientos tcnicos propios de su rea y la de la industria para la que trabaja en pro de su cargo. Es importante aclarar que las habi- lidades tcnicas no son las mismas para todos los gerentes, stas deben ser adquiridas e ir acordes con el rea de desempeo laboral de cada direc- tivo; por ejemplo, un gerente de pro- duccin, de una fbrica de muebles, debe contar con habilidades tcnicas asociadas al conocimiento de los pro- cesos productivos para optimizarlos, al manejo apropiado de maquinaria; a tiempos y movimientos; al uso de la tecnologa, al control permanente de calidad, entre otros; mientras que un gerente administrativo debe poseer conocimientos tcnicos asociados al manejo de personal, a estilos de di- reccin, a tcnicas de negociacin y a mtodos eficientes de gerencia, por mencionar slo algunos. Este tipo de destrezas son importan- tes para la mecnica del trabajo de los gerentes porque les brindan las herramientas necesarias para en- tender e involucrarse en el trabajo de sus subalternos y de esta forma, adaptar un modelo de direcciona- miento acorde a las necesidades y re- querimientos del rea. Las destrezas tcnicas tambin permiten generar modelos de evaluacin apropiados. Las habilidades sociales o humanas son entendidas como las capacida- des que deben tener los gerentes para trabajar, guiar, persuadir y/o motivar a otras personas sin distin- go de rango, gnero, edad o condi- cin en favor de la consecucin de los objetivos empresariales. Algunas habilidades sociales como el temperamento, el talento, el autoco- nocimiento y la auto regulacin son inherentes al ser humano; sin embar- go otras, como la capacidad para ad- ministrar el tiempo y el estrs, la des- treza para solucionar problemas con mtodos eficaces, la habilidad para generar comunicaciones efectivas, el desarrollo del poder e influencia, as como las capacidades para conducir reuniones, entrevistas y presentacio- nes, entre otras, pueden aprenderse y/o mejorarse con el tiempo. Las habilidades humansticas o so- ciales, son esenciales en todos los niveles jerrquicos porque permiten la interaccin eficiente, entre geren- tes y subordinados, lo que traduce en mejoramiento de las relaciones inter- personales, el clima laboral, e incluso la productividad. De hecho, se afirma que son elementos catalizadores de la efectividad administrativa porque de utilizarse adecuadamente, pueden generar reacciones apropiadas en los trabajadores, como sentimiento de pertenencia por la compaa y sen- tido de responsabilidad, entre otras. El tercer grupo, lo conforman las des- trezas conceptuales, stas suponen el desarrollo de una forma efectiva de pensamiento y de una manera de visualizar las empresas como un todo, como un engranaje que debe funcionar a la perfeccin. En los con- ceptos ms modernos sobre la ad- ministracin, las habilidades de este tipo estn relacionadas con el enfo- que estratgico, pues posibilitan la percepcin del entorno y el diseo de nuevos modelos administrativos y organizacionales, as como de estra- tegias para el mejoramiento integral. Es importante recalcar que los geren- tes necesitan desarrollar y poner en prctica los tres tipos de destrezas Los gerentes deben proyectar seguridad y confanza a sus trabajadores. F o t o :
w w w . g e r e n c i a n d o e l d e s e m p l e o . c o m 110 Vistenos en: www.revista-mm.com ADMINISTRACIN o habilidades; sin embargo, las re- quieren en distintas proporciones de acuerdo al nivel gerencial o posicin que ostentan dentro de la organiza- cin. Por ejemplo, los gerentes de los niveles administrativos ms bajos o de primera lnea deben desarrollar, en mayor medida, las habilidades tcnicas, pues estas les permiten supervisar los procesos relaciona- dos con generacin de bienes, pro- ductos y servicios; mientras que los gerentes de los niveles ms altos del organigrama responsables de la planeacin y el direccionamientos de las compaas deben acrecentar sus destrezas conceptuales. Maestras Bsicas para la Direccin Existen tantas habilidades gerencia- les como tericos y estudios reali- zados; sin embargo en este artculo se expondrn slo seis por conside- rarlas bsicas e imprescindibles para cualquier gerente independiente del nivel directivo que ostente y por ser claves para la ejecucin exitosa de las cuatro funciones administra- tivas: planificacin, organizacin, di- reccionamiento y control. 1. Rol de Liderazgo Conveniente No cabe duda que el liderazgo es una las habilidades ms importantes que debe poseer un buen gerente; sin embargo, no todos los modelos de liderazgo son eficaces ni adecuados para ser aplicados por la mayora de los directivos. La eleccin slo es acertada, si sta responde a los fac- tores situacionales propios de cada dirigente y de su grupo laboral. Para escoger y asumir un estilo de liderazgo conveniente y eficaz, el gerente debe, en primera instancia, determinar el grado de madurez de su equipo de trabajo, es decir, establecer en qu etapa formativa, conflictiva, normativa o de desempe- o se encuentra su grupo laboral, ya que en cada una, los equipos ma- nifiestan conductas, caractersticas y problemas diferentes. Cuando un grupo est en etapa for- mativa, se dice que es inmaduro y los individuos que lo conforman estn en la bsqueda de definirlo o estructurarlo; pero sta no compren- de exclusivamente grupos recin conformados, ya que pueden existir grupos con muchos aos de funcio- namiento que an no tienen en clara su razn de ser, ni su forma de ope- rar, ni mucho menos sus funciones. En el caso de que el grupo est en etapa formativa, el gerente debe asumir un rol de liderazgo educador que le permita resolver todas las du- das de su equipo frente a situaciones relacionadas con comportamientos, procedimientos, metas y expectati- vas laborales, adems de ayudarle en la consolidacin y el establecimiento de lazos de confianza y franqueza. De otro lado, cuando un equipo est en etapa conflictiva o de problemas internos derivados de las propias funciones y procesos los expertos recomiendan que el gerente detecte las causas de las dificultades y adop- te un rol de liderazgo mediador, con miras a reafirmar la visin de grupo, sus metas y sus valores. Este tipo de liderazgo debe mediar formal- mente (con reglas establecidas), o informalmente (de modo intuitivo y espontneo). Existen varios modelos de mediacin, el Tradicional-Lineal (Harvard), que se centra en el acuerdo y no toma en consideracin las relaciones entre las partes sin intentar modificar las relaciones entre ellas; el Transforma- tivo (Bush y Folger), que es opuesto al tradicional, porque no se centra en el logro del acuerdo pero s en la transformacin de las relaciones; y el Circular-Narrativo (Sara Cobb), que se interesa en ambos aspectos, tanto en las relaciones como en el acuer- do. En sntesis, la mediacin debe ser una tcnica conocida por todos en Cuando el gerente es capaz de delegar trabajos y responsabilidades a sus subalternos, crea una atmsfera de confanza y un excelente clima laboral. F o t o :
w w w . p r o d u c t v i d a d y p e r s o n a . c o m ADMINISTRACIN las organizaciones, sobre todo por los directivos y geren- tes, que tienen la responsabilidad de construir equipos coherentes con el proyecto que les ocupa. Un grupo en etapa normativa, es aquel que est slido, armnico e integrado; en este, el rol de lder debe enfo- carse a mejorar los procesos para la consecucin de las metas, a fijar nuevas, a cumplir las expectativas grupales y a retroalimentar el trabajo de y para las partes que labo- ran. Ya, en la fase de desempeo cuando el grupo es fun- cional el liderazgo debe alentar a la innovacin y debe ser tambin un agente motivador que estimule a travs del reconocimiento de los logros. Vale anotar que cualquiera que sea la etapa que viva la empresa, los gerentes deben asumir un rol de liderazgo, estar atentos a los cambios de comportamiento de los miembros que conforman sus equipos de trabajo y deben hacer ajustes oportunos en los puntos que lo deman- den de acuerdo a su estilo particular de dirigir. 2. Empoderamiento (Empowerment) El empoderamiento, apoderamiento o facultamiento, impli- ca dar poder o delegar autoridad a uno o varios empleados para que ejecuten una funcin o una labor especfica, stos trabajadores quedan facultados para tomar decisiones ope- rativas segn las metas o los resultados fijados, y adems de- ben cumplir las tareas propias de la gestin como por ejem- plo, la evaluacin del desempeo, la aplicacin de sanciones, la seleccin para el ingreso e incluso la solicitud de prescindir de la colaboracin de uno o ms integrantes del grupo. Es importante recalcar que la delegacin no es lo mismo que la participacin ya que en la primera los empleados tienen la posibilidad de tomar decisiones, mientras que en la segunda, slo comparten cierto grado de autoridad y que la delegacin no resta autoridad al gerente ni a su labor directiva, que no lo exime de la responsabilidad ni del resultado de las acciones o los resultados de los tra- bajos delegados. El empoderamiento es una consecuencia directa de la necesidad de maximizar el aporte de los empleados, es una prctica que incrementa su motivacin porque se les brinda mayor autonoma y oportunidades para desa- rrollar sus iniciativas y es una habilidad gerencial impor- tante porque puede representar grandes ventajas a las compaas, a los directivos y por supuesto, a los trabaja- dores, cuando se otorga bajo el norte de la claridad y de la responsabilidad de las partes. 112 Vistenos en: www.revista-mm.com ADMINISTRACIN Para que el empoderamiento sea efectivo, los gerentes deben asig- nar tareas a sus subordinados con responsabilidad y autoridad, y la or- den, adems del sentido bsico de la obligacin, lleva implcito tambin un mensaje de confianza, que se ve reflejado en el clima organizacional y obviamente, en el desarrollo de las actividades laborales Un gerente debe ser hbil para de- legar autoridad, sobre todo, por- que debe saber en qu momento y a quin otorgarle mayor autoridad, debe ser capaz de reconocer las ca- pacidades de la persona facultada y aunque no existe un manual que re- lacione las cualidades que debe tener el delegado, como mnimo ste debe mostrar buen criterio, buen sentido comn, alto grado de responsabili- dad y eficiencia. Para llevar a cabo un adecuado proce- so de delegacin, es aconsejable po- ner en prctica los siguientes pasos: Aclarar trminos: antes de dele- gar autoridad, todo gerente debe determinar qu labor, facultad o trabajo encomendar, a quin y durante cunto tempo. Tambin es preciso que previamente a la de- legacin, indague sobre la persona elegida para que tenga la certeza de que el trabajador escogido cuenta con las habilidades, cualidades, co- nocimientos, apttudes y el tempo necesario para llevar a cabo la fun- cin delegada. Al momento de con- ceder autoridad, el gerente debe informar claramente sobre lo que delega, lo que espera del trabajo y expresar adems, sus expectatvas en cuanto a tempos, resultados y desempeo. Especifcar el margen de discrecin del empleado: toda delegacin de autoridad implica tambin la def- nicin de lmites y restricciones. En este sentdo, es necesario que el gerente deje en claro, los parme- tros entre los que se puede mover el trabajador, y hasta dnde llega su libertad de decisin y su margen de maniobra. Informar sobre la delegacin: el proceso de delegacin no debe llevarse tras bastdores, de hecho, debe ser de dominio pblico por- que es importante que la comuni- dad laboral conozca el tema sobre el qu se ha delegado, los alcances y limitantes de la autoridad confe- rida, el tempo en que el delegado cumplir el trabajo, y quin tendr la responsabilidad. Esta socializa- cin se debe dar para efectos prc- tcos y evitar confusiones sobre la mecnica laboral. Abrir canales de retroalimentacin: establecer controles para verifcar el desempeo de los trabajadores a los que se les deleg autoridad aumenta la posibilidad detectar, a tempo, los posibles problemas que pueda afrontar el delegado durante su gestn. Cada gerente es autnomo en cuanto al tipo de control que ejercer, pue- den ser desde simples conversacio- nes, hasta el desarrollo de informes detallados y reuniones peridicas de exposicin de resultados, entre otros. La delegacin de autoridad dignifica a los trabajadores, los hace sentir re- conocidos, valorados e importantes; estimula sus deseos de crecimiento y capacitacin, mejora el comporta- miento grupal y permite el desarrollo eficiente de logros y objetivos, tanto del grupo como de cada uno de los miembros; puntos que llevados al plano prctico, son altamente positi- vos para una empresa. 3. La Promocin y el Desarrollo del Personal Uno de los puntos neurlgicos que afectan a muchas empresas, indistin- tamente del sector, es el poco tiem- po, los recursos mnimos y la pobre calidad que dedican a la formacin de sus empleados; de hecho, para muchos gerentes, la inversin en este campos es no es tema prioritario. Cubrir las necesidades de entrena- miento, capacitacin y desarrollo pro- fesional de sus trabajadores, con el fin de nivelar sus oportunidades laborales y obtener as, personal competente, Los gerentes deben evitar comunicaciones basadas solo en la emisin de rdenes y la exigencia de informes. F o t o :
w w w . g e r e n c i a y l i d e r a z g o r e s p o n s a b l e . b l o g s p o t . c o m 114 Vistenos en: www.revista-mm.com ADMINISTRACIN capaz y clave en el logro de la denomi- nada calidad total, es, realmente una de las fortalezas de gerentes compro- metidos con el mejoramiento integral de sus empresas. Desarrollar esta ha- bilidad le permite a los gerentes, cono- cer las potencialidades de sus subor- dinados, reconocer su labor, exaltarla, premiarla e incluso promover ascen- sos, premios y estmulos. 4. La Comunicacin Efcaz Esta habilidad hace referencia a la ca- pacidad que debe poseer todo geren- te para generar, clasificar, seleccionar y difundir, informacin organizacio- nal dirigida a todos los miembros de la empresa, en sus diferentes nive- les, con la certeza que los receptores comprendan los mensajes y realicen las rdenes, demandas o sugerencias conforme lo solicitado. La comunicacin gerencial, normal- mente, est compuesta por mensa- jes instructivos, informativos, ideas, y rdenes, y tiene un objetivo claro: mantener informados a los trabaja- dores sobre los planes, objetivos y logros empresariales. Para Luis Fernando Martin, Mster en direccin de marketing y comuni- cacin estratgica de la Universidad Oberta de Catalua (Barcelona, Espa- a), Comunicador Social Periodista Universidad de La Sabana (Bogot, Co- lombia), la comunicacin como habili- dad gerencial debe ser directa y menos protocolaria; debe ser relacional, es decir, ms personal, para que emisor y receptor puedan interactuar e inter- cambiar mensajes; y debe ser efectiva, es decir, debe transmitir mensajes cla- ros, sencillos y oportunos. Es importante aclarar adems, que no toda comunicacin generada den- tro de una empresa responde al ca- rcter de organizacional, slo aquella que contiene informacin asociada al trabajo o temas laborales lo es. Todo gerente debe saber qu comunicar, cmo hacerlo, cundo y mediante qu canales, esto con el fin de lograr los resultados que espera. La comu- nicacin, para que sea eficaz, debe traducir el abstracto lenguaje empre- sarial, a sencillos mensajes que pue- dan de ser entendidos por todos los miembros de una empresa. 5. Manejo de Confictos Son diversos los pensamientos, perso- nalidades, niveles educativos, sociales y econmicos que convergen en una empresa; as tambin lo son las metas y objetivos que cada uno se propone y que en ocasiones pueden generar conflictos que repercuten, negativa- mente, en el ambiente laboral. Estos eventos de choque por intere- ses y rasgos de personalidad, cultura o formacin, ponen a prueba una de las habilidades ms importantes que debe tener un gerente: la capacidad para manejar los conflictos y en este sentido, debe asimilar y aplicar se- gn los expertos cinco conductas bsicas: Determinar de qu ndole es el con- ficto: esto es, que identfque cul es el origen del conficto, la razn de su existencia y si es de tpo per- sonal o laboral; tambin es preciso que determine el alcance y las re- percusiones del conficto: si es fun- cional o si por el contrario, es perju- dicial para la organizacin. Determinar la importancia del pro- blema: el gerente no debe desgas- tarse en confictos sin importancia ni triviales, tampoco en peleas de compaeros, y mucho menos en problemas que resultan inmaneja- bles, as como tampoco en confic- tos de ndole personal; slo debe intervenir en aquellos que requie- ren de atencin porque infuyen en el adecuado funcionamiento de las actvidades laborales. Evaluar a las personas involucra- das: los gerentes deben analizar los actores que intervienen direc- tamente en los confictos, con mi- ras a determinar qu intereses o preocupaciones tene cada cual, por qu lo hacen, los rasgos de sus personalidades, sentmientos y re- cursos. Estos datos permiten que los gerentes vean, objetvamente, la situacin y puedan evaluarla. Los gerentes tenen en sus manos la llave con la que pueden cerrar todos los confictos que interferan negatvamente en las relaciones laborales y personales. F o t o :
w w w . e s t r a t e g i a p a r a v e n t a s . c o m ADMINISTRACIN Evaluar la solucin adecuada: los gerentes pueden valer- se de cinco mtodos para manejar los confictos. - Evitacin, que consiste en apartarse o suprimir el con- flicto y se aplica cuando los problemas son triviales y no merecen de especial atencin. - Aceptacin, consiste en dar prioridad a los intereses de los involucrados, por encima de los propios este mtodo se utiliza sobre todo, cuando el tema en dis- puta no es relevante. - Fuerza, funciona para dar soluciones rpidas a asun- tos importantes en los que deben tomar medidas a favor de la organizacin, algunas son la aplicacin de sanciones - Concesiones, mtodo mediante el cual, cada parte en conflicto cede en pro de la solucin, es ideal sobre todo para las partes que tienen el mismo grado de poder, o cuando es necesaria la puesta en marcha de acciones mediadoras inmediatas. - Colaboracin, es el mtodo ms equitativo, pues todos buscan la mejor opcin para resolver los con- flictos. Se usa para dar solucin a problemas que no requieren inmediatez y cuya relevancia es tal, que no puede haber lugar a concesiones. Calmar las emociones: los gerentes deben ser agentes mediadores en el tema emocional, pues en tempos de conficto, los sentmientos y las reacciones equivocadas juegan malas pasadas; por ello, antes de buscar cual- quier solucin, es preciso entrar a calmar los nimos y lograr un ambiente cordial. 6. Negociacin La negociacin es un proceso comunicativo de doble va, que se instaura entre un sujeto y una contraparte, cada cual con intereses comunes y contrapuestos, pero que de- sean llegar a un acuerdo. Es una de las habilidades que ha cobrado gran importan- cia en la actualidad del mundo empresarial, porque est continuamente presente en la gestin cotidiana de los gerentes; sin embargo, es preciso aclarar que a pesar de ser de aplicacin recurrente no es una tarea fcil y para muchos resulta, incluso, un proceso difcil de adelantar. La sugerencia de los expertos es que los gerentes modernos se entrenen y capaciten para llevar a cabo negociaciones efectivas. Para negociar, es necesario entender que: 116 Vistenos en: www.revista-mm.com ADMINISTRACIN En toda situacin de conficto existen objetvos parcialmente encontrados. Lo esencial para que la negociacin sea exitosa es la cooperacin. Toda negociacin est condiciona- da a aspectos legales, tcos, jurdi- cos o culturales. Las negociaciones no son otra cosa que una compra venta de ideas. Cuando las negociaciones se llevan a cabo en tempos prolongados, el objetvo de ambas partes tende a equilibrarse. Toda negociacin lleva implcita emociones que, a veces, son contra- producentes y contribuyen a la ce- lebracin malos acuerdos o llevan a situaciones molestas y complicadas. El resultado de toda negociacin, adems de afectar a las partes intere- sadas, puede repercutr en terceros. Para negociar, y en especial cuando es el gerente quien tiene arte o par- te en el proceso, es indispensable que cuente con habilidades tcnicas, humanas y conceptuales para el ma- nejo en su grupo, de la ansiedad, del lenguaje corporal, del control de las emociones, de la comunicacin aser- tiva, de la flexibilidad, de la apertura mental, la creatividad, la empata, el manejo oportuno de las tcnicas, la visin global sobre la negociacin y el manejo de las contradicciones, entre otras. Otras habilidades relevantes que debe desarrollar un gerente, en ejer- cicio, tienen que ver con su capaci- dad de tomar decisiones, su facultad para el desarrollo y aplicacin de controles apropiados, la elaboracin de presupuestos, la formacin de equipos de trabajo, el manejo de la resistencia al cambio, la fijacin de metas, administracin efectiva del tiempo y la solucin creativa de pro- blemas, entre muchas otras. Las destrezas gerenciales son, en re- sumen, una combinacin de conoci- mientos, destrezas, comportamien- tos y actitudes que cada directivo debe aprender, desarrollar, adoptar, utilizar o abandonar de acuerdo a sus necesidades de liderazgo y direc- cin. Aunque no representan cami- sas de fuerza, s son influyentes en la calidad gerencial y por lo tanto, es aconsejable que las reconozcan y las manejen inteligentemente. Dichas habilidades son tan impor- tantes que, hoy en da, son materia obligada de estudio en las diferentes carreras que tienen que ver con ad- ministracin empresarial, as como los MBA y dems especializaciones en gerencia. Tambin se ofertan es- tudios sobre destrezas, en cursos cortos ofertados por diferentes insti- tuciones de nivel superior. Segn Stoner, los directivos trabajan con y por medio de otras personas; son responsables y deben asumir la responsabilidad de los resultados de sus subalterno, verifican que las tareas se cumplan, son mediado- res (resuelven conflictos que surgen dentro de la organizacin), son pol- ticos (crean relaciones y se sirven de la persuasin y el compromiso), son diplomticos (representantes oficia- les de sus entidades) y son smbolos (personifican xitos y fracasos), to- man decisiones difciles, por lo tanto ... han de cambiar de rol frecuente- mente... la capacidad de reconocer el papel que debe desempearse y saber cambiarlo fcilmente, es una caracterstica del gerente eficaz Fuentes Luis Fernando Martn, Mster en Direccin de Marketng y Comunicacin Estratgica de la Universidad Oberta de Catalua (Bar- celona Espaa), Comunicador Social Pe- riodista Universidad de La Sabana (Bogot Colombia) Stephen P. Robbins, Mary Coulter, Adminis- tracin, Editorial Pearson Educaton Soria Murillo Victor, Relaciones Humanas, Limusa Noriega Editores IICA, Paraguay, La Direccin de la Empresa Asociatva Wheten David A, Cameron, Kim S, El Desa- rrollo de Habilidades Directvas www.wikipedia.com F o t o :
w w w . l i d e r a c t v o . c o m . v e Las habilidades son conductas que se aprenden y se ponen en prctca de acuerdo a los requerimientos gerenciales. Una vez adquiridas, nunca se olvidan ni desechan.