UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO NUEVA ESPARTA

ESCUELA DE HOTELERÍA Y TURISMO
PROGRAMA LICENCIATURA DE CONTADURÍA PÚBLICA

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL

RECONOCIMIENTO DEL INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS, EN
EL HOTEL HESPERIA ISLA DE MARGARITA.

Proyecto de Grado, modalidad pasantías, presentado como requisito parcial

para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública.

Autor:
Br. Luis Ernesto Maiz Ordaz

Guatamare, Julio de 2015

 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL
RECONOCIMIENTO DEL INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS, EN
EL HOTEL HESPERIA ISLA DE MARGARITA.

Proyecto de Grado, modalidad pasantías, presentado como requisito parcial

para optar al título de Licenciado en Contaduría Pública.

Tutor Institucional Tutor Académico

______________________
Lcda. María Marcano Lcdo. Cruz Enrique Quijada
C.I: V-17.653.210 C.I: V-8.398.792
Autor:

__________________________
Br. Luis Ernesto Maiz Ordaz

C.I: V-20.903.848
 ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE DE TABLA..........................................................................................iv

ÍNDICE DE CUADRO........................................................................................v

1. DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA........................................................1

2. PROCEDIMIENTOS OBJETO DE ESTUDIO...........................................1

3. SITUACIÓN A EVALUAR.........................................................................2

4. OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS........................................................12

4.1. Objetivo General.....................................................................................12

4.2. Objetivos Específicos............................................................................13

5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS.......14

5.1. Entrevistas no Estructuradas................................................................14

5.2. Observación Directa...............................................................................16

5.3. Revisión Documental.............................................................................17

6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS...........................................................18

6.1. Talento Humano......................................................................................18

6.2. Recursos Materiales...............................................................................19

6.3. Recursos Financieros............................................................................19

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES......................................................21

8. ESQUEMA TENTATIVO.........................................................................71

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS........................................................80

iii
 ÍNDICE DE TABLA

Tabla 1 Presupuesto de gastos (2014-2015)..........................................................20

iii
 ÍNDICE DE CUADRO

Cuadro N° 1 Cronograma de actividades (2014-2015)...........................................21

v
DENOMINACIÓN DE LA EMPRESA:

La empresa donde se desarrollará las pasantías será el Hotel

Hesperia Isla de Margarita, en el Departamento de Costos, la misma se
encuentra ubicada entre playas Puerto Viejo y Puerto Cruz, Pedro González,
Municipio Gómez, estado Nueva Esparta.

2. PROCEDIMIENTOS OBJETO DE ESTUDIO:

El objeto de estudio estará orientado al análisis de los procedimientos

de control interno para el reconocimiento del inventario de alimentos y
bebidas en el Hotel Hesperia Isla de Margarita.

1
 3. SITUACIÓN A EVALUAR:

El estado Nueva Esparta por estar ubicado en la zona tropical, es

uno de los principales destinos turísticos de Venezuela, tiene una
diversidad de bellas playas, en donde son reconocidas
internacionalmente, ya que las mismas brindan la práctica de deportes
acuáticos tales como, el Snorkeling, el Scuba, el Windsurf, el Skysurf,
entre otros. Además, cuenta con una gran diversidad artesanal, por
ejemplo, la elaboración de hamacas en la Vecindad; las típicas
alpargatas en el Maco; el diseño de la surtida alfarería en el Cercado; los
sombreros de cogollo en San Juan Bautista y la construcción de tabacos
en Los Millanes.

Otros atractivos de este hermoso estado son sus monumentos

históricos y naturales, entre los históricos se encuentran el Fortín de la
Galera, Castillo San Carlos de Borromeo, Castillo de Santa Rosa, Fortín
España, referente a sus monumentos naturales, están: las Tetas de
María Guevara, Laguna de las Marites, Cerro de Matasiete y Guayamurí,
Laguna de la Restinga y Cerro Copey, todas estás bondades presentes
en el estado Nueva Esparta, han permitido el establecimiento de una
serie de empresas dentro del sector turismo, como lo son las hoteleras.

En tal sentido, dentro del sector turismo, las empresas hoteleras

han propiciado el desarrollo económico, social y cultural del estado
Nueva Esparta, convirtiéndose ésta en una de las principales fuentes
generadoras de ingreso y empleo en la región insular.

Asimismo, se puede señalar que los hoteles, según Navarro,

(2008:20) considera que un hotel es un “Establecimiento dirigido por

1
profesionales en el que se ofrece al cliente alojamiento con o sin
servicios integrados, a cambio de una contraprestación económica”. Por
lo tanto, los hoteles deben tener una estructura organizativa que permita
el logro de sus objetivos, así como contar con políticas, normas y
procedimientos que encaucen los mismos.

En relación a los procedimientos, Gómez (1994:313), define a los

procedimientos como “una serie de labores concatenadas, que
constituye una sucesión cronológica y el modo de ejecutar un trabajo,
encaminado al logro de un fin determinado”. De acuerdo a esta
definición los procedimientos detallan como realizar las actividades en
las empresas, en qué orden y bajo qué circunstancias efectuarlas,
obteniendo un modo rápido y eficiente de alcanzar los resultados
esperados. Estos procedimientos son importantes, ya que contribuyen
con el control de las operaciones de las empresas.

Según los autores, Robbins y Decenzo (2002:412), expresan que

el control es “el proceso de vigilar las actividades con el fin de
asegurarnos que se realicen conforme a los planes y de corregir las
desviaciones importantes”. Basado en lo antes mencionado, se puede
inferir que el control permite determinar que las actividades u
operaciones se ejecutan de manera eficiente y a su vez detectar las
anormalidades que se presentan, para realizar los correctivos
pertinentes que permitan alcanzar los objetivos establecidos por la
empresa.

De allí la importancia que las empresas independientemente del

tipo de actividad que realice, debe crear controles internos que se

2
adapten a las exigencias de las mismas, según Santillana (2001:2) el
control interno consiste en el:

Plan de organización, métodos y procedimientos que en forma

coordinada son adoptados por una entidad para salvaguardar sus
activos, por lo tanto, verifica la razonabilidad y confiabilidad de su
información financiera, así como la complementaria administrativa y
operacional. Además promueve la eficiencia operativa y estimula la
adhesión a las políticas prescritas por la administración.

Por lo tanto, se puede expresar que el control interno son medidas

creadas con la intensión de proteger los activos a través de políticas y
procedimientos que generen eficiencia operativa y registros que
aseguren que estos activos se encuentran en existencia y cuáles son
sus condiciones.

Es decir, el objetivo del control interno es fomentar el desarrollo

eficaz de las operaciones de la empresa. Esta serie de procedimientos
están constituido por un conjunto de directrices establecidas en la
organización. De esa forma, permite impulsar la seguridad y precisión
en los registros contables, proteger los activos del uso ineficiente,
despilfarro y defraudación de los mismos, además de evaluar la
ejecución de las políticas y el desempeño de las operaciones en pro de
la búsqueda de los objetivos empresariales.

De acuerdo a lo planteado, para obtener dicha seguridad en los

registros contables hay que regirse por una serie de principios contables,
establecidos en publicaciones técnicas como sucede en Venezuela con
el caso de las VEN-NIF PYMES, la aplicación de tales normas es
obligatoria en las pequeñas y medianas entidades, para los ejercicios
económicos que se iniciaron a partir del 01 de enero de 2011. Los

3
boletines de aplicaciones (BA VEN-NIF) emitidos por la Federación de
Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) especifican las
normas internacionales aplicables en Venezuela y determinan su
implementación práctica.

En otras palabras, son las directrices que se establecen e

implantan la manera de cómo se deben realizar los registros de las
operaciones financieras para obtener los estados financieros para la
toma de las decisiones gerenciales.

De lo anteriormente mencionado, se puede expresar, que para

que una empresa hotelera siga en el mercado competitivo sería
recomendable llevar a cabo un adecuado control interno que garantice el
desarrollo de sus operaciones en este caso particular un control interno
para el reconocimiento del inventario de alimentos y bebidas,
permitiendo de esta manera ofrecer servicios de calidad de alojamiento,
restaurant y esparcimiento eficientemente, lo que conllevaría a que la
prestación del servicio se realice al menor costo posible generando
mayores beneficios a la organización.

En cuanto a los inventarios, la Norma de Información Financiera

(NIF) para las pequeñas y medianas entidades (PYMES), número 13, de
fecha 09 de Julio de 2009, considera que los inventarios son activos:

a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación

b) En proceso de producción con vistas a esa venta: o
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en
el proceso de producción, o en la prestación de servicios. (p.3).

4
 Basado en la norma se puede inferir, que los inventarios
representan los activos que posee una organización, para ser vendidos,
ya sea en la misma forma en que fueron adquiridos, para la
transformación de otro tipo de bienes o para ser consumidos en las
operaciones del negocio, con la finalidad de generar ingresos que
permitan propiciar beneficios económicos a la organización y a su vez
permitan satisfacer sus necesidades operativas para mantenerse en
marcha por mucho tiempo.

Para Rodríguez Vera (2008:13), considera que el costo por el cual

debe ser reconocido el inventario de mercancía, “Es la sumatoria de
todos los pagos y causaciones en que se incurre, para la producción de
un artículo o prestación de un servicio, independientemente de los
gastos de administración y venta”. Es decir, esto significa que son todos
los desembolsos de dinero empleados para valorar los inventarios de
alimentos y bebidas que permiten ofrecer el servicio hotelero en dicha
empresa.

Por otra parte la Norma Internacional de Información Financiera

(NIIF) para las pequeñas y medianas entidades (PYMES), Número 13,
de fecha 09 de Julio de 2009, establece que:

Los costos de adquisición de los inventarios comprenderán el precio

de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no
sean recuperables posteriormente de las autoridades fiscales), el
transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a
la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios. Los
descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se
deducirán para determinar el costo de adquisición (p.6).

Así mismo en Venezuela, existe la Providencia Administrativa N°

003/2014 publicada el 07 de Febrero de 2014, mediante la cual se fijan

5
criterios contables generales para la determinación de precios justos, la
cual reza en su artículo 2, numeral 7:

Forman parte de los costos de adquisición de los materiales y materias

primas: el precio o valor de compra de los materiales, aranceles de
importación, gastos de importación (seguro de flete marítimo,
almacenamiento primario, etc.) y otros impuestos no recuperables);
transporte y manejo de materiales, almacenamiento y otros costos
directamente atribuibles a la adquisición de materiales, productos
terminados y servicios. En cualquier caso la determinación de los
costos de adquisición deberá cumplir con la regulación establecida en
materia de precios de transferencia.

De lo citado en la VEN NIF PYMES N°13 y la Providencia

Administrativa N° 003/2014, se puede inferir que dichos lineamientos
están en concordancia para definir lo que es el costo de adquisición de
materiales o materias primas que deben ser considerados para el
reconocimiento del costo del inventario de un determinado bien o
servicio y definen claramente que conceptos conforman dichos costos de
adquisición.

Por lo tanto, uno de los activos fundamentales para las empresas

y en especial para la empresa objeto de estudio, es el inventario de
productos, el mismo es uno de los activos que más rotan en un periodo
económico, además que es de las principales fuente generadora de
ingresos, por tal relevancia operativa es necesario implementar y
mantener un estricto control interno de dicho activo. Robert (1994:183)
plantea que: “La relevancia de los inventarios, representan el aparato
circulatorio de una empresa de comercialización, y cuando la misma es
exitosa se debe tener cuidado de proteger sus inventarios”.

Por la relevancia de dicho activo, las organizaciones aplican

6
controles internos a sus inventarios de materiales y suministros por
considerarse un área critica, puesto que son propensos a extravío,
daños o robos, los cuales han sido adquiridos con la intención de
volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, para
prestar un servicio o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales.

De igual forma, la empresa debe poseer un registro de datos que

detalle los movimientos u operaciones realizados en un momento
determinado, es decir evaluar la entrada y salida de las mercancías, así
como también tomar decisiones acertadas que contribuirán a la
elaboración de los estado financieros. Al respecto, Catacora (2009: 194),
expresa lo siguiente “los registros son la memoria permanente de toda
empresa”.

Con base a lo planteado, las empresas deben registrar las

transacciones que se realicen, en un periodo y que afectan los
resultados del mismo. Es decir los registros son necesarios, ya que
permite efectuar un control de todas las actividades contables que se
ejecuten diariamente, tomando en cuenta la implementación de sistemas
de control convenientes para cada tipo de empresa, así se puede
prevenir las irregularidades y omisiones que afecten la información
financiera y por ende la eficaz toma de decisiones por parte de la
gerencia.

En virtud de ello, es necesario la existencia de un departamento

que regule las entradas y salidas de estos productos, en este caso
particular donde la empresa objeto de estudio es un hotel, normalmente
en este tipo de organizaciones, el área encargada de cumplir con dicha

7
función es el Departamento de Costos, según, Sánchez (1999:93),
considera que dicho departamento:

Este se creó para supervisar el consumo de la materia prima de las

cocinas y bares; su personal tiene la obligación de proporcionar el
costo que genera diariamente dentro de las cocinas, así como también
el movimiento de las existencias de todos los víveres que haya en el
almacén y las cámaras del departamento de alimentos y bebidas.

De acuerdo a la definición, el Departamento de Costo no solo se

encarga de determinar los costos de los insumos que se utilizan para
prestar un determinado servicio, sino que también analiza las
desviaciones que éste tiene, e implanta medidas, acciones o estrategias
a corto, mediano y largo plazo para resolver cualquier problemática, que
se pueda presentar en la empresa relacionado con el uso adecuado de
los materiales y suministros.

Con relación a todo lo planteado es el momento de caracterizar la

empresa objeto de estudio, la cual es el Hotel Hesperia Isla de
Margarita, la misma es una empresa privada encargada de prestar un
servicio de hospedaje, pertenece a la cadena Hotelera NH Hotel Group.
Su estructura organizativa es de tipo vertical donde el de mayor nivel se
encuentra en la parte superior y se distribuye de forma descendente por
cada departamento que dependa en línea directa del mismo, es
importante aclarar que dentro de su estructura se encuentra el
Departamento de Contraloría, este se divide en el Departamento de
Administración y el Departamento de Costos.

Éste ultimo tiene como función controlar las requisiciones diarias,

ingresar facturas, realizar los pedidos de materiales, regular las salidas

8
de mercancías, hacer inventario y ajustes, cálculo del costo diario y
mensual de alimentos y bebidas.

Para poder ejecutar todas sus funciones, el Departamento de

Costos debe poner en práctica una serie de procedimientos de control
interno para el reconocimiento de los inventarios de alimentos y bebidas,
los cuales se describen brevemente a continuación: primeramente las
compras o adquisición de alimentos y bebidas, es llevada a cabo
mediante una solicitud (orden de requisición), debe ser firmada por el
jefe del área solicitante, dicha requisición debe ser enviada al área de
administración, para la aprobación de las solicitudes requeridas.

Una vez que es aprobada la solicitud de compra se procede a

buscar los soportes necesarios para realizar las compras acompañadas
de sus respectivos soportes, así como las diferentes cotizaciones y
presupuestos, para luego emitir la orden de compra al proveedor.

Seguidamente, el jefe de almacén al momento de llegar la

mercancía revisa que las facturas correspondan con los pedidos
solicitados, verifica que se encuentren todos los productos, luego
procede conjuntamente con los almacenistas a ubicarlos en el lugar
correspondiente, y el contralor de costo registra en el sistema contable
cada material.

Luego el procedimiento realizado para la salida de mercancía de

alimentos y bebidas del inventario es; el chef de primera de cada unidad
solicitante quien elabora sus requisiciones diarias la cual no deben
exceder del presupuesto establecido (Firmadas por el Chef Ejecutivo y
Gerente de Bebidas), el contralor de costo aprueba cada requisición

9
para que el jefe de almacén distribuya sus pedidos, este agrupa todas
estas solicitudes de acuerdo a si son de alimentos o bebidas, el
Contralor de Costo ingresa todas las requisiciones al sistema, elabora un
listado con todos los pedidos, sub-totaliza las de alimentos y por otro
lado las de bebidas para mantener el control de cada tipo de material.

A pesar de que el Departamento de Costos del Hotel Hesperia

Isla de Margarita, cumple con sus funciones y aplica una serie de
procedimientos, sin embargo, en el transcurso del período de pasantías,
se pudo observar, que la problemática que presenta la empresa está
vinculada con el manejo y procesamiento de la información, ya que se
evidenció fallas en las entradas y salidas en el sistema de inventarios,
así como falta de control en las salidas de materiales del almacén, tales
situaciones afectan los procedimientos de reconocimiento y control de
alimentos y bebidas en dicha empresa, a continuación se presentan una
serie de fallas o debilidades relacionadas con la problemática planteada:

 En oportunidades despachan del almacén pedidos de materiales

sin el soporte adecuado y a su vez sin ingresarlos en el sistema
automatizado, tal situación se debe principalmente a la necesidad
urgente del material requerido, lo que puede originar al momento
del conteo físico faltantes en el almacén, así como distorsión en la
información de las unidades en existencia por carencia de
procesamiento oportuno de dichos pedidos.

 Tardanza en el ingreso de las facturas de las compras de

mercancías al sistema, motivado a que el Departamento de
Cuentas por Pagar efectúa sus operaciones en la sede Hotel

10
 Hesperia Playa el Agua, originando de esta manera que al
momento de realizar las requisiciones muchos de los productos
no se encuentran en el sistema pero si en los almacenes, siendo
solicitados y entregados a los diversos centros de operaciones,
por tanto no se puede dar de baja en el sistema, causando la
existencia de un inventario irreal.

 La mercancía recibida no es debidamente identificada con la

fecha de entrada y en algunas oportunidades no es codificada de
forma correcta, lo cual genera problemas de exactitud en la
valuación del inventario de la empresa, además puede ocasionar
que se encuentren mercancías dañadas y aparezcan como
disponibles para la prestación del servicio por la falta de rotación
de la misma.

 Se originan conversiones de materiales (alimentos y bebidas), ya

que al momento de realizar las entradas de los materiales al
sistema de inventarios, no se les da entrada en el código que le
corresponde, lo que también afectan los costos de los materiales
motivado a que se valora a un costo de otro material, lo que en
definitiva afecta las salidas de materiales y los inventarios para
determinar los costos de los alimentos y bebidas.

 Falta de actualización de los costos de alimentos y bebidas,

debido a la fluctuación de los precios en el mercado, trayendo
como consecuencia que al momento de comparar los costos
presupuestados con los costos reales, la información no sea

11
 confiable para efecto de análisis y toma de decisiones, ya que los
valores expresados en este no corresponden a los valores reales.

Por todo lo antes planteado, surge la necesidad por parte del

autor de analizar los procedimientos de control interno para el
reconocimiento del inventario de alimentos y bebidas en el Hotel
Hesperia Isla de Margarita, con el propósito de recomendar mejoras a
las fallas o deficiencias detectadas en el transcurso de la pasantía, que
permitan contribuir a optimizar el proceso de Control Interno que ejecuta
el Departamento de Costos en el Hotel Hesperia Isla de Margarita.

4. OBJETIVOS DE LAS PASANTÌAS:

4.1. Objetivo General:

 Analizar los procedimientos de control interno para el

reconocimiento del inventario alimentos y bebidas en el Hotel
Hesperia Isla de Margarita.

4.2. Objetivos Específicos:

 Identificar los aspectos organizacionales del Hotel Hesperia Isla

de Margarita.

 Describir las bases teóricas y normas técnicas relacionadas con

los procedimientos de control interno para el reconocimiento del
inventario de alimentos y bebidas en las empresas hoteleras.

12
 Describir los procedimientos de control interno para el
reconocimiento del inventario de alimentos y bebidas en el Hotel
Hesperia Isla de Margarita.

 Comparar los procedimientos de control interno para el

reconocimiento del inventario alimentos y bebidas en el Hotel
Hesperia Isla de Margarita con las bases teóricas y normas
técnicas aplicables a dichas empresas.

13
 5. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE
DATOS:

Para la realización del informe de pasantías se utilizarán un

conjunto de técnicas que faciliten la obtención de la información, según
Méndez (2004;152), “las técnicas de recolección de datos son los
medios empleados para recolectar la información”, todos estas
herramientas otorgan al pasante la información necesaria para
desarrollar su informe y poder cumplir con los objetivos planteados.

Además, la información debe ser recopilada mediante una serie

de instrumentos de recolección de datos, Fidias (2006; 69), plantea que
los instrumentos, “Es cualquier recurso, dispositivo o formato (en papel o
digital), que se utiliza para obtener, registrar o almacenar información”.
Por lo tanto, en el estudio se utilizarán las siguientes técnicas con sus
respectivos instrumentos:

5.1. Entrevistas no Estructuradas:

En esta técnica se realizará una serie de preguntas a las

personas relacionadas con el objeto de estudio, sin orden
predeterminado y que permite a su vez efectuar preguntas espontaneas
en la entrevista. Sabino (1986;141) la define como “Es aquella en que no
existe una estandarización formal, habiendo por lo tanto un margen mas
o menos grande de libertad para formular las preguntas y las
respuestas”. De allí su gran uso para la recopilación de información, ya
que es una técnica que permite cierta flexibilidad para la búsqueda de la
información relevante vinculada con el tema objeto de estudio.

14
 En este caso particular, se efectuarán preguntas al personal que
cumple sus actividades en el Departamento de Costos del Hotel
Hesperia Isla de Margarita, mediante un diálogo sobre los
procedimientos de control interno para el reconocimiento del inventario
de alimentos y bebidas, así como los aspectos organizacionales de la
empresa. Los instrumentos que se utilizaran para la recolección de datos
será un block de notas y una grabadora, permitiendo el análisis de los
procedimientos de control interno y ayudando al desarrollo de los
objetivos Uno (1) y Tres (3) del tema objeto de estudio.

Es importante mencionar algunas de las preguntas a realizar al

personal vinculado con el tema objeto de estudio:

Al Gerente de Recursos Humanos:

¿Desde cuándo está en funcionamiento el Hotel Hesperia Isla de

Margarita?
¿Cómo está conformada la estructura organizativa del Hotel
Hesperia isla de Margarita?
¿Cuáles son las funciones que realizan cada uno de los
departamentos que conforma la estructura organizacional de la
empresa?

Al Jefe del Departamento de Costos de la empresa:

¿Cuáles son las funciones que ejecuta el departamento de costos

en el Hotel Hesperia Isla de Margarita?
¿Qué sistema contable utilizan para los registros de las
operaciones financieras de la empresa?

15
 ¿Cuáles son los procedimientos de control interno relacionados
con las compras de alimentos y bebidas?
¿Cuáles son los procedimientos de control interno para el
reconocimiento de las entradas de alimentos y bebidas al almacén?
¿Cuáles son los procedimientos para el control interno y
reconocimiento de las salidas de alimentos y bebidas del almacén?
¿Cada cuanto tiempo se realiza la toma física de los inventarios
de alimentos y bebidas?
¿Cuáles son los procedimientos realizados para la toma física del
inventario de alimentos y bebidas?

5.2. Observación Directa

La observación es una de las técnicas más utilizadas por lo

investigadores para ver el comportamiento de las variables que
intervienen en el fenómeno en estudio, Silva (2006;109), considera dicha
técnica “Es la inspección que se hace directamente a un fenómeno
dentro del medio que se presenta con el propósito de contemplar todos
los aspectos inherentes a su comportamiento y características dentro del
campo”. Hay que acotar que en esta técnica el pasante forma parte
activa del grupo observado. En esta técnica se usará un block de nota
anotando todos y cada uno de los procedimientos efectuados por el
departamento de costos.

Esta técnica aporta al pasante datos más reales, ya que podrá

observar los procedimientos efectuados por el personal que labora en el
Departamento de Costos, relacionados con los procedimientos de
control interno para el reconocimiento del inventario de alimentos y

16
bebidas, lo que además permitirá el desarrollo de los objetivos tres (3) y
cuatro (4).

5.3. Revisión Documental:

Esta técnica consiste en la búsqueda de información de fuentes

secundarias, Acevedo y Rivas (2002;143) explican que es “La etapa del
método científico a través del cual el investigador reúne los
antecedentes teóricos y de investigaciones sobre un problema dado”.
Por lo tanto, el autor se valdrá de esta técnica para obtener información
sobre el tema a tratar, mediante la revisión de: Libros, folletos, revistas,
publicaciones electrónicas, tesis de grados, relacionadas con el objeto
de estudio. El instrumento que se empleará para la recolección de datos
será la ficha bibliográfica, ayudando en la localización de la fuente de
información, lo que permitirá el alcance de los objetivos dos (2) y cuatro
(4).

A continuación se presentan algunos textos que se utilizarán en el

desarrollo del informe de pasantías

Textos:
 Biegler, Jhon. (1980). Manual moderno de contabilidad.
 Méndez, Carlos (2004) Diseño y desarrollo del proceso de
investigación.
 Norma Internacional de Información Financiera N°13 (NIIF para
PYMES N° 13). Publicado por el Consejo de Normas
Internacionales de Contabilidad, de fecha 9 de Julio de 2009.
 Robbins, y Decenzo, (2002). Fundamentos de administración

17
  Rodríguez Vera, Ricardo (2008) Costos aplicados a hoteles y
restaurantes.
 Sánchez, Esteban (1999) Manual de administración y
gastronomía.
 Santillana, Juan ramón. (2003) Establecimiento de sistemas
control interno la función de contraloría.
 Youshimatz, Alfredo. (1986) Control de costos de alimentos y
bebidas I.

6. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

Este punto se refiere a una serie de aspectos que sirven de

apoyo al pasante. Fidias (2006:111) lo define como “Los aspectos
administrativos comprenden un breve capítulo en el cual se expresan los
recursos y el tiempo necesario para el desarrollo o ejecución de la
investigación”. Es decir, conforman un conjunto de elementos necesarios
para lograr los objetivos propuestos, tales como: Talento Humano,
Recursos Materiales, Recursos Financieros y el Cronograma de
Actividades que se realizará durante las pasantías.

6.1. Talento Humano:

Constituido por todas las personas que contribuirán en el

desarrollo de las pasantías, tanto por sus conocimientos y experiencias
en el objeto de estudio, entre estos se pueden nombrar: Asesor
Académico, Asesor Laboral y empleados del Departamento de Costos
del Hotel Hesperia Isla de Margarita.

18
 6.2. Recursos Materiales:

Conformados por todos los bienes al cual recurre el autor para

desarrollar y realizar su informe de pasantías, se puede mencionar:
Computadoras, fotocopiadoras, escáner, impresoras, textos, resmas de
papel, internet y otros artículos de oficina.

6.3. Recursos Financieros:

Comprenden los costos y gastos estimados en los que incurrirá el

autor para el desenvolvimiento de su informe de pasantías, sintetizados
en un presupuesto (ver tabla N° 1), cuyo costo estimado será Bs.
7.020,00 (siete mil veinte con 00/100). Dicho presupuesto será costeado
por el pasante.

19
 Tabla N° 1 Presupuesto Gastos (2014-2015)
DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO COSTO
UNITARIO TOTAL
Bs Bs
Artículos de oficina
Carpetas 5 20,00 100,00
Resma de papel tipo carta 3 500,00 1500,00
Lapiceros 1 100,00 100,00
Borrador 1 20,00 20,00
Encuadernación 3 1000,00 3000,00
Fotocopias 100 4,00 400,00
Total Artículo de oficina 5120,00
Recursos Técnicos
Pendriver 1 700,00 700,00
Recarga de Cartuchos 4 100,00 400,00
Total Recursos técnicos 1100,00
Gasto de traslado
Transporte público a la empresa 80 10,00 800,00
Total Gasto de traslado 800,00
TOTAL PRESUPUESTO 7020,00

Fuente: Maiz Ordaz (2015)

20
 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Silva (2006; 84) define “El cronograma es un plan de trabajo que

señala, a través de un diagrama de distribución las actividades a
realizar, en cada etapa del proceso de investigación, en relación con el
tiempo en que se va a desarrollar”. (Ver cuadro N° 1). Es decir, señala
de forma sintetizada cada una de las tareas que se ejecutaran para el
desarrollo de las pasantías además del tiempo estimado empleado en
estas.

21
 Cuadro N°1 Cronograma de Actividades (2014-2015)

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO

ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Identificación de los
aspectos
organizacionales de la
empresa Hotel Hesperia
Isla Margarita
Revisión de las bases
teóricas relacionadas
con el reconocimiento y
control de las compras
Participación en la
requisición de
materiales al almacén.
Revisión de los pedidos
materiales.
Elaboración de los
reportes de salidas de
materiales
Registro de las compras
de materiales
Comparación del
proceso de control
interno de la empresa
con respecto a los
procesos teóricos
estudiados.
Preparación y desarrollo
del proceso de
pasantías.

Fuente: Maiz Ordaz (2015)

3. FASE III. DESCRIBIR LAS BASES TEÓRICAS Y NORMATIVAS

TECNICAS RELACIONADAS CON LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO DEL

22
 INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN LAS EMPRESAS
HOTELERAS.

En esta fase se describirán las bases teóricas y normativas

técnicas al control interno del inventario.

3.1. Definición de Control Interno

Dentro de todas y cada una de las empresas establecidas, sin

importar la actividad económica a la cual se dediquen, necesitan una
herramienta que les permita poder vigilar y controlar sus recursos, de
manera de que estos puedan ser mejor aprovechados, a esto se le llama
Control Interno.

El Control interno según Rodríguez (2000:49) se define como:

Un elemento del control que se basa en procedimientos y

métodos, adoptados por una organización de manera
coordinada a fin de proteger sus recursos contra perdida,
fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad de
los informes contables y administrativos; apoyar y medir la
eficacia y eficiencia de esta, y medir la eficiencia de operación
en todas las áreas funcionales de la organización.

Whittington y Pany (2000:172) agrega al concepto la visión del

sistema, el cual es efectuado por la junta directiva de la entidad, la
gerencia y demás personal, diseñada para proporcionar seguridad
razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes
categorías:

 Confiabilidad en la presentación de Informes

financieros;
 Efectividad y eficiencia de las operaciones;
 Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

23
 Los conceptos de los autores citados concuerdan en que el
control interno es un proceso efectuado por una o varias personas que
tiene la responsabilidad de evaluar el correcto uso de los procedimientos
para la realización de cualquier actividad dentro de la empresa y de esta
forma lograr la eficiencia y eficacia dentro de la organización, evitando
así la perdida, el fraude de cualquier recurso de la empresa.

3.1.1. Características del Control Interno

Según Munich (2001) señala El control interno como factor

primordial para la ejecución del logro de los objetivos generales y su
efectividad, dependerá de la información recibida y así también los
sistemas de control para lograr un uso óptimo debe poseer
características muy importantes para su buen funcionamiento, los cuales
se mencionan a continuación:

a) El sistema de control interno forma parte integrante de los

sistemas contables, financieros, de planeación, de información y
operacionales de la respectiva entidad.
b) Corresponde a la máxima autoridad del organismo o entidad, el
cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión de la
organización;
c) En cada área de la organización, el funcionario encargado de
dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe
inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos
en cada entidad;

24
 d) La unidad de control interno o quien haga sus veces es la
encargada de evaluar en forma independiente el sistema de
control interno de la entidad y proponer al representante legal del
respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo;
e) Todas las transacciones de las entidades deberán registrarse en
forma exacta, veraz y oportuna de forma al que permita preparar
informes operativos, administrativos y financieros.

3.1.2. Objetivos del Control Interno

En este sentido es pertinente resaltar, que el control va

encaminado a garantizar el bienestar de toda organización, con la
intención de que la empresa pueda desarrollarse eficientemente en el
mercando para que con ello, logre las metas establecidas desde el
comienzo de su actividad económica. Sumado a lo expuesto, Herrera y
Sánchez (2008) señala que entre los objetivos del control interno se
tienen los siguientes:

 El cumplimiento de los objetivos de la organización tanto como

sea posible, es decir, todas las actividades son enfocadas a
alcanzar lo definido en los propósitos de la dirección.
 El buen manejo del negocio por parte de la administración,
verifica el cumplimiento de lo establecido por la dirección para el
desarrollo correcto de la organización.
 La adhesión a las políticas de la empresa, todo control que se
establece debe ser apegado a sus normativas.
 La salvaguarda de los activos de la organización, es proteger sus
bienes ante riesgos o peligros que los puedan afectar.

25
  La preparación oportuna y ordenada de los Estados Financieros,
esto ayuda en el control, y medición cuantitativa del alcance de
objetivos.

Con referencia a lo mencionado por los autores, se puede inferir

que al llevar un control interno sobre éste rubro, se podrá conocer con
precisión cuanto se tiene en existencias, si el cliente tiene poder de las
mercancías pasadas a sistemas, además, se podrá estar al tanto, si los
encargados del área de los inventarios seleccionaron el método
adecuado para registrarlos, así como también, especificar con veracidad
si éstos fueron clasificados adecuadamente en los estados financieros.

3.1.3. Tipos de Control Interno

Todo sistema de control se enfrenta a una cantidad ilimitada de

variables que pueden ser controlables por un solo elemento dentro de
los límites fijados por el plan general; debe proporcionar flexibilidad para
adaptarse a las continuas mutaciones y efectividad para cumplir con su
cometido de eliminar los factores negativos. Existen diversos tipos de
sistema de control interno, entre los que se pueden mencionar y se
consideran más importantes son:

Según Herrera (2008). Control Contable comprende el plan de

organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es
salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros; debe
diseñarse de tal manera que brinde la seguridad razonable de que:

26
  Las operaciones se realizan de acuerdo con autorizaciones de la
administración.
 El acceso a los activos sólo se permite de acuerdo con
autorizaciones de la administración.
 La existencia contable de los bienes se compare periódicamente
con la existencia física y se tomen medidas oportunas en caso de
presentarse diferencias.
 El aseguramiento de la calidad de la información contable para
ser utilizada como base de las decisiones que se adopten.

Según el mismo autor el Control Administrativo está orientado a

las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos
y procedimientos que están relacionados, en primer lugar, con el debido
acatamiento de las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a
las políticas de los niveles de dirección y administración y, en segundo
lugar, con la eficiencia de las operaciones. El control administrativo
interno debe incluir análisis, estadísticas, informes de actuación,
programas de entrenamiento del personal y controles de calidad de
productos o servicios. Los elementos del control administrativo interno
son:

 Desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad.

 Clara definición de funciones y responsabilidades.
 Un mecanismo de comprobación interna en la estructura de
operación con el fin de proveer un funcionamiento eficiente y la
máxima protección contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e
irregularidades.

27
 3.1.4. Importancia del Control Interno

Un adecuado control debe revelar de manera rápida los errores o

deficiencias que se presenten para así solventarlas al menor tiempo
posible, es por eso, que el control debe estar implantado en la empresa
desde su inicio y que sea de fácil entendimiento para evitar que afecten
el favorable funcionamiento de las normas fijadas por la organización.
Asimismo Munich (2001), indica que los controles son significativos por
motivo de:

a. Establecer medidas para corregir las actividades de tal forma que

alcance los objetivos exitosamente.
b. Se aplica a todo proceso, persona o cosa
c. Determina e indaga rápidamente las causas que originan las
desviaciones.
d. Localiza los autores responsables en el proceso desde el
momento que establece medidas correctivas.
e. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de
planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el procedimiento
de planeación.
f. Reduce costos y ahora tiempo al evitar errores. (p.172)

La importancia del Control Interno radica en lo práctico que resulta

al medir la eficiencia y la productividad en la empresa; en especial si se
centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello
dependen para mantenerse en el mercado.

Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos

en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas,
es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de
verificar que los controles se cumplen para darle una mejor visión sobre
su gestión.

28
 Asimismo, el control interno es importante como medio eficaz
para la toma de decisiones porque permite la evaluación de los procesos
administrativos de la empresa, con el objeto de comprobar que la
información financiera obtenida sea la correcta y según para así decidir
sobre la orientación estratégica del negocio.

3.1.5. Control interno de Alimentos y Bebidas

En las empresas es importante establecer procedimientos

acordes a su magnitud y funcionamiento que contenga los instrumentos
de control para la recolección y registro de la información, especialmente
en los establecimientos que ofrecen el servicio de alimentos y bebidas.
Esto permitirá controlar y determinar el costo real de alimentos y
bebidas, cuyo resultado es la base para la toma de decisiones en cuanto
a la reducción de gastos, ajustes de precios de ventas, determinar
niveles de rentabilidad, etc.

Por otra parte, facilita la aplicación de correctivos en un momento

dado y los cambios necesarios a que hubiere lugar, evitando
desviaciones de los objetivos propuestos.

Al respecto, Scheel (1989) señala: “El objetivo principal del control

interno es el de asegurarse en mantener el flujo apropiado de insumos –
materia prima, que la operación requiera en cuanto a cantidades y de
acuerdo con las especificaciones de calidad a un precio favorable”. (p.
47).

29
 Lo que quiere decir que los controles aplicados deben estar
orientados a la adquisición de productos de calidad, capacidad de
almacenamiento, capacidad de pago y condiciones entre la empresa y el
proveedor (tiempo de entrega, precio. etc.).

En las empresas es importante establecer procedimientos

acordes a su magnitud y funcionamiento que contenga los instrumentos
de control para la recolección y registro de la información, especialmente
en los establecimientos que ofrecen el servicio de alimentos y bebidas.

Esto permitirá controlar y determinar el costo real de alimentos y

bebidas, cuyo resultado es la base para la toma de decisiones en cuanto
a la: reducción de gastos, ajustes de precios de ventas, determinar
niveles de rentabilidad, etc. Por otra parte, facilita la aplicación de
correctivos en un momento dado y los cambios necesarios a que hubiere
lugar, evitando desviaciones de los objetivos propuestos. En este orden
de ideas, a continuación se describen los procedimientos en la operación
de alimentos y bebidas del Hotel Hesperia Isla de margarita.

El proceso de compra es determinante en la economía de los

hoteles, con él se inicia el ciclo operativo de la empresa, y su finalidad es
adquirir productos a tiempo de buena calidad y al mejor valor. Al
respecto, Scheel (1989) señala: “El objetivo principal de compras es el
de asegurarse en mantener el flujo apropiado de insumos – materia
prima, que la operación requiera en cuanto a cantidades y de acuerdo
con las especificaciones de calidad a un precio favorable”. (p. 47)

Los controles aplicados a las compras deben estar orientados a la

adquisición de productos de calidad, capacidad de almacenamiento,
capacidad de pago y condiciones entre la empresa y el proveedor

30
(tiempo de entrega, precio. etc.), Como lo indica a continuación la figura
Nº 1.
Figura Nº 1
Ciclo de compras para Alimentos y Bebidas

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados

por la empresa.

3.2. Definición de Inventario

Los inventarios se define como los bienes, que tiene la empresa

para comerciar con ellos; ya sea que los compra y los vende tal cual, o
que los procesa primero antes de venderlos.

En relación a lo señalado anteriormente, Catacora (2000) lo define

como:
Representan las partidas del activo que son generadoras de
ingresos para varios tipos de empresas entre las cuales se
encuentran las que tienen una actividad de transformación y
las que se dedican a la compra y venta o comercialización.
(p.125)

31
 De acuerdo con lo dicho anteriormente, se puede establecer que
los inventarios son los activos destinados a la producción de ingresos,
los cuales están presentes en todas las empresas, sin importar la
actividad a la que se dediquen. En este sentido se entiende que pueden
existir diferentes tipos de inventarios, según sean el tipo de productos o
el tipo de empresa que lo posea.

En otro sentido, Meigs, Williams y otros (2000), expresa que el

inventario:

Es un activo y al igual que otros activos, generalmente se

presentan en el balance general a su costo. A medida que
se venden artículos de éste inventario sus costos se retiran
del balance general y se transfieren al costo de los bienes
vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas
en el estado de resultados. (p. 91).

De acuerdo con lo mencionado por dichos autores, éste rubro es

un activo circulante y es incluido en el estado de situación financiera a su
mismo valor, además, siempre y cuando se vendan mercancías los
encargados de llevar la contabilidad de la organización deberán retirar
esas cantidades y transferirlas al costo de los bienes vendidos.

3.2.1. Tipos de Inventarios

El inventario es un elemento clave para todo comercio, industria y

fabricación y dependerá del tipo de empresa y las necesidades que ésta
posea, a propósito de lo señalado, Catacora (2000), los clasifica de la
siguiente manera: Inventarios de mercancías, productos terminados,

32
productos en proceso, materia prima, suministro de fábrica, material de
empaque, Inventario en tránsito.

 Inventarios de mercancías: están formados por los bienes que

adquiere una empresa comercializadora y de los cuales se deben
incorporar todos los costos relacionados con la compra o
adquisición de dichos bienes.

 Inventario de mercancía en Transito: Son aquellos bienes que

han sido comprados y sobre los cuales se tiene propiedad, pero
que a la fecha de presentación del balance general, no habían
llagado al almacén.

En lo que concierne a Inventarios de Mercancías, Rodríguez

(2004) establece lo siguiente:

 Inventario de mercancías: Se refieren a los productos que las

empresas compran y venden, ya que para una empresa comercial
esto constituye la principal actividad. Estos productos se compran
a un precio y se venden a un precio distinto, dando así lugar al
beneficio o la perdida.

Es necesario destacar que dentro de las empresas industriales se

manejan los siguientes tipos de inventarios:
 Inventario de Materia Prima.
 Inventario de Suministro de Fábrica.
 Inventario de Material de Empaque.
 Inventarios de Productos en Proceso.
 Inventarios de Productos Terminados.

33
 Observándose lo descrito anteriormente se puede definir que
cada uno de los inventarios puede pertenecer a una empresa, según su
actividad.

Las empresas comerciales manejan los inventarios de

mercancías y el inventario de mercancías en tránsito y las empresas
manufactureras poseen los inventarios de productos en proceso,
inventarios de materia prima, los inventarios de productos terminados y
los inventarios de mercancías en tránsito, este último el único utilizado
por ambos tipos de empresas.

Cabe destacar que el inventario es muy preciado para la empresa

ya que por lo general se invierte gran cantidad de recursos para su
adquisición y gracias a este se pueden obtener los ingresos necesarios
para poder cubrir los costos y gastos de la empresa. A partir de lo antes
expresado nace la necesidad de poder administrar este activo de forma
eficaz y lo más eficiente posible.

3.2.2. Sistemas de Inventarios

Para publicar en los estados financieros las partidas que tienen

relación con el inventario con valores confiables es necesario aplicar un
sistema de valuación que permita controlar el inventario, tales como: el
periódico y continuo. Cabe destacar que los inventarios periódicos según
Meigs, Williams y otros (2000) indican:

Es una alternativa al sistema de inventario perpetuo. En un

sistema de inventario periódico no se hace esfuerzo alguno

34
 para mantener registros actualizados bien sea del inventario o
del costo de los bienes vendidos. En lugar de ello, estos
montos se determinan en forma periódica, generalmente al
final de cada año. (p.198).

De acuerdo a lo indicado anteriormente, se refiere a que se

realiza un control cada determinado tiempo para poder determinar con
exactitud la cantidad de inventario disponible con que cuenta la
empresa, y por ende, se desconoce cuánto gana o pierde al realizar una
venta, se viene teniendo conocimiento de ello, habitualmente al concluir
el periodo contable.

Al mismo tiempo, Meigs, Williams y otros (2000) señalan en el

sistema de inventario continuo lo siguiente: “Las transacciones
comerciales se registran a medida en que ocurren. El sistema obtiene su
nombre debido a que los registros contables se mantienen actualizados
a perpetuidad.” (p.195). Lo que quiere decir, que se puede conocer el
saldo de las existencias en el periodo que se requiera, por lo tanto, se
conservan los sistemas renovados.

3.2.3. Métodos de Valuación de Inventario

Los métodos de valuación de inventario, son aquellos que nos

permiten valorar las mercancías que se encuentran a disposición para la
venta, para de esta forma conocer de manera real el valor de esa
mercancía. En tal sentido, agrega que los objetivos de los métodos de
evaluación son los siguientes:

El objetivo de los métodos de valuación es determinar el costo

que será asignado a las mercancías vendidas y el costo de las

35
 mercancías disponibles al terminar el periodo. Se debe
seleccionar el que brinde al negocio la mejor forma de medir la
utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su
actividad. Guajardo (2002) (p.451)

En primer lugar el Método PEPS supone que las existencias están

formadas por las últimas compras; ya que lo primero que se compró fue lo
primero que se vendió. Ofrece la ventaja de ajustarse más a la realidad, en
cuanto a las tendencias de los precios; puesto que se adapta más a la situación
actual del mercado, al emplear una valoración basada en los costos más
recientes. Por esa razón, el inventario restante está conformado por las
adquisiciones más recientes realizadas por la empresa.

En segundo lugar el Método UEPS se utiliza una mecánica un tanto

similar al anterior; pero se supone que el último que compras es lo primero en
venderse. De allí los cómputos se traten de agotar las últimas compras, para
satisfacer los pedidos. Ofrece la ventaja de que, cuando hay tendencia al alza de
precios, el inventario tiende a mantenerse con un valor estabilizado. La
definición mencionada, quiere decir que se le dará salida a los últimos
registros que hayan entrado en la entidad.

En tercer lugar se encuentra el Método del costo promedio El

promedio aritmético lo da la media aritmética de los precios unitarios de los
artículos. Se suman todos los precios de los productos para luego dividir el total
entre el número de precios de los artículos, para por último multiplicarlo por
total de las unidades. Y a su vez se divide en:

a) Método del promedio ponderado: se obtiene ponderando los

precios con las unidades compradas, para luego dividir los importes

36
 totales entre el total de las unidades, para de esta forma poder obtener un
coso unitario igual para cada artículo, sin que pudiera afectar el momento
en que se adquirió.

Este método tiene como ventaja principal la sencillez de su aplicación,

especialmente en aquellas empresas que manejan gran diversidad de
artículos. La desventaja que presenta es que los inventarios no están
actualizados.

b) Método de costo promedio móvil: Expresa el valor de los artículos

en existencia, de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas
y salidas, o sea las compras y las ventas; de acuerdo con las cuales se van
obteniendo promedios sucesivos. Bajo este método el Inventario Final se
valora al último costo Promedio por Unidad Calculado.

3.2.4. Procedimientos de Control Interno para el

reconocimiento del inventario

Algunas empresas pueden considerar que los controles son

innecesarios en esta área, enfatizándose sobre el efectivo y los títulos de
valores, olvidando que el control interno de los inventarios certifica una
valuación imparcial de la mercancía la cual empieza en el momento en
que se llevará a cabo una compra.

Cabe resaltar, que según Whittington y Pany (2004) señala que:

“La compra, recepción, almacenamiento, distribución, procesamiento y
despacho son las funciones físicas conectadas directamente con los
inventarios.” (p.398)

37
 Durante cualquier proceso se incluye diversos procedimientos
para la selección idónea de los proveedores, ordenar mercancías,
revisión de la misma, realizar los asientos contables en función a la
relación con el proveedor y por último permitir a un personal de
confianza hacer el desembolso de dinero. De igual manera, Whittington y
Pany (2004), establece que existen aspectos claves para el control
interno del inventario, como son:

a. Compromiso con la competencia, políticas y prácticas de recursos

humanos: Ayudan a garantizar, que se asigne la autoridad al personal
competente y calificado de comprar bienes y servicios, de recibirlos y
almacenarlos.
b. Estructura organizativa: El control interno mejora cuando los niveles de
autoridad y responsabilidad en las actividades de compra, recepción y
almacenaje se comunican con claridad.
c. Asignación de autoridad y responsabilidad: Es importante que el personal
encargado de comprar, recibir y almacenar la mercancía conozca su
responsabilidad. (p.443)

El compromiso con la competencia, permite que dentro de la

empresa los procesos de manufactura se cumplan a cabalidad
garantizando que las actividades de control interno del inventario sean
eficaces y eficientes. Asimismo, una adecuada estructura organizacional
habrá divido la autoridad, las responsabilidades y deberes entre los
miembros de una compañía, de modo que, el personal encargado de
realizar las compras, recibir y almacenar la mercancía conozca a
profundidad la responsabilidad que conlleva su cargo y conocer las
sanciones que le traería si no cumple su función como debe ser.

Por otra parte, cuando las empresas le quedan pocas mercancías

en el almacén, el personal que se encarga de esa área deberá elaborar
una requisición para dar a conocer a la gerencia, la cantidad de
mercancía que se necesita para continuar con las actividades

38
económicas y por ende satisfacer las demandas de los clientes. En
relación a la función de compra, Whittington y Pany (2004), menciona:

Un control interno adecuado sobre las compras exige, en primer

lugar, una estructura organizacional que delegue a un departamento
separado de la compañía autoridad exclusiva para efectuar todas
las compras de materiales y servicios. Las funciones de compra,
recibo y registro deben estar claramente separadas y mantenidas
en departamentos separados. (p.398)

En la cita, se puede observar que dichos autores se refieren que,

para que exista un control eficaz ningún departamento o persona debe
manejar todos los aspectos que conlleva realizar una compra desde su
inicio hasta su final, en otras palabras, ningún individuo podrá estar
encargado de realizar las compras, el pedido, el recibo o el registro de
las mercancías, para cada una de éstas actividades debe existir un
personal diferente, con el fin, de evitar que un ciudadano pueda
perpetrar y esconder errores, fraudes o desfalcos en el curso normal de
sus deberes en la entidad.

Seguidamente se encuentra la función de recepción, en la cual se

recibirán las mercancías o los suministros adquiridos por la organización,
así como también de llevar a cabo una revisión y verificación de los
mismos en cuanto a las cantidades y a su estado físico, ésta se
encuentra íntimamente relacionada con la función de compras. Por su
parte, Whittington y Pany (2004), señala lo siguiente:

Todos los bienes recibidos por la compañía, sin excepción, deben

pasar por un departamento de recepción que es independiente de
los departamentos de compra, almacenamiento y despacho. El
departamento de recepción es responsable por: 1) la verificación de
las cantidades de bienes recibidos, 2) la detección de mercancía
dañada o defectuosa, 3) la preparación de un informe de entrada y

39
 4) la trasmisión pronta de los bienes recibidos al departamento de
almacenamiento. (p.400)

Refiere el mencionado autor, que al departamento de recepción le

corresponde recibir la mercancía, realizar las comparaciones de la
factura con la orden de compra original y las cantidades que aparecen
en la misma deberá estar resaltado para aumentar la posibilidad de que
el personal de recibo efectué conteos, igualmente le corresponderán
verificar el estado en que se encuentre los productos.

Concretado la inspección y el conteo de lo ingresado, se procede

a descargar la mercancía para ser almacenada, destacando que las
personas que realizan esta tercera función deberá ser distinta a la que
recibe la mercancía, asegurando un adecuado control al haber
separación de funciones. En virtud a lo dicho, Whittington y Pany (2004),
explica:

A medida que los bienes se envían a los almacenes o depósitos,

éstos son contados, inspeccionados y notificados como recibidos. El
departamento de almacenamiento notificará entonces al
departamento de contabilidad de la cantidad recibida y puesta en
existencia. Al realizar estas funciones, hace una contribución
importante al control global de inventarios. (p.400).

Éste se encarga de almacenar las mercancías en los depósitos,

una vez que se realizan las compras y la recepción. Asimismo, el
personal encargado de esta función deberá contar y verificar los bienes
que serán guardados, así como también, notificarle al departamento de
contabilidad lo recibido a través de un soporte que avale lo que obtuvo
del departamento anterior y lo que fue guardado.

Como última función, se tiene la de despacho, la cual será

autorizada por un personal responsable sólo en esa área y deberá

40
constar que los productos salientes concuerdan con lo solicitado por el
cliente y se le debe emitir al departamento de contabilidad lo sucedido
para que puedan originarse los registros contables. En referencia a esta
función, Whittington y Pany (2004), destaca lo siguiente:

El despacho de los bienes debe hacerse solamente después de

haber recibido la autorización apropiada. Normalmente, esta
autorización será un pedido de ventas aprobado por el
departamento de crédito, aunque la función de despacho incluye la
devolución de bienes defectuosos a los proveedores. (p.401)

Habitualmente, las mercancías saldrán de la organización cuando

el departamento de ventas le haga una solicitud al área que se encarga
de realizar los despachos, cuando algún cliente de la empresa requiera
de los productos en un periodo determinado. Aunado a esto, sólo se le
dará salida a los bienes cuando se haya recibido una autorización
ajustada a las políticas fijadas por la entidad, cumpliéndose así un
control en dicho sitio.

3.2.4.1. Compras

Goxems (2009) define las compras como: “Aprovisionamiento de

mercaderías y demás bienes adquiridos por la empresa para
revenderlos, bien sea sin alterar su forma y sustancia, o previo
sometimiento a procesos industriales de adaptación, transformación o
construcción” (p. 288).

Es importante destacar que en esta cuenta, se incluye todas las

mercancías que son compradas con el objeto de volver a venderlas con
fines de lucro y que formen parte del objeto para el cual fue creada la
empresa.

41
Las funciones de la actividad de compras son:

 Evaluar los distintos proveedores y solicitar los servicios de un

número pequeño de ellos, los más eficientes que proporcionen los
bienes y materiales de mayor importancia.
 Efectuar las compras a precios razonables.
 La evaluación o valoración de los proveedores en cuanto a las
entregas, al servicio prestado y la calidad.
 Elevar la reputación de la empresa ante los proveedores y
competidores de mercado.
 Debe tener capacidad para elegir menos materiales,
mantenimiento, comunicación constante con el mercado.
 Mantener los niveles de stock adecuado en toda la empresa. El
éxito de una empresa así como su accionamiento, dependerá de
la adecuada y equilibrada gestión de sus centros de
responsabilidad y arcas funcionales, la función de compras va a
mantener a la empresa en una situación competitiva,
proporcionado a estas, los materiales y suministros de forma
continúa.

La función de compras es el punto de partida de cualquier

actividad y del éxito con que estas se ejecute dependerá la calidad del
producto final dentro de las funciones de producción de una empresa, el
costo de los materiales comprados, la eficiencia de la producción y la
imagen que refleja la empresa en los mercados donde se desenvuelve.

3.2.4.2. Recepción de mercancía

42
 Es el procedimiento mediante el cual se le da entrada formal a la
mercancía solicitada por la empresa para el normal desarrollo de sus
actividades, siguiendo normas administrativas de seguridad e higiene.

El objetivo fundamental del proceso de recepción de mercancía,

es comprobar la veracidad de que la mercancía recibida por la empresa,
cumple con los acuerdos establecidos con el proveedor, que lo reflejado
en la factura coincida con el físico recibido y realizar una pre-
clasificación de la mercancía para determinar su destino dentro de la
empresa.

Por esta razón, el proceso de recepción de mercancía constituye

el inicio del control de la materia prima, si falla se corre el riesgo de
recibir mercancías no solicitadas, insumos de baja calidad, cantidades y
precios no acordados, aspectos que repercuten de forma negativa en la
operación de alimentos y bebidas. En este orden de ideas, Scheel
(1989) señala que el proceso de recibo se reduce a cumplir los
siguientes pasos:

 Preparación de recibo
 Recibo de Mercancías
 Tratamiento post – entrega proveedor (p. 69).

Dentro del proceso que se lleva a cabo para la recepción de

mercancía, es necesario que la persona que recibe los productos cumpla
con las fases de revisión, chequeo, aceptación, registro y despacho de
los productos al almacén, efectuando esta actividad mediante

43
procedimientos específicos con el objeto de eliminar los fraudes por
parte de los proveedores y empleados involucrados.

3.2.4.3. Almacenamiento de mercancía

Es en el área de almacén donde converge la información

necesaria para el control y determinación del costo de mercancía. El
correcto almacenamiento, la adecuada rotación de la mercancía y el
oportuno despacho de los insumos hasta los centros de producción
optimizan la operación, generan información importante para la gestión
de las compras y la existencia real de los productos. Por lo anterior, es
importante la organización y control de almacén que señala Youshimatz
(1986).
La organización de un almacén es vital dentro de la
operación de alimentos y bebidas y principalmente, en la
determinación de costos, ya que un almacén que no
controla los productos desde su recibo, almacenamiento y
entrega, no dispondrá de ninguna base para el control de
costos y sin control de costos, la utilidad disminuye y sin
utilidades la empresa no funciona. (p. 93).

El almacenamiento de los productos debe realizarse mediante la

aplicación de técnicas, las cuales influyen en la calidad de los artículos.

3.2.4.4. Despacho de mercancía

En todos los establecimientos existen normas para dar salida a un

determinado artículo del almacén. Este proceso se inicia con las
requisiciones elaboradas por los departamentos cuando surge la
necesidad de materia prima, suministros varios, limpieza, papelería, etc.,
para sus operaciones. Se debe establecer un horario que facilite el

44
normal desarrollo de las actividades tanto operativas y administrativas de
la empresa.

Esto es aplicado con el fin de controlar la salida de mercancía del

almacén en un formato debidamente especificado y firmado por
personas autorizadas en los horarios establecidos. Scheel (1989)
plantea que:

La administración de la empresa debe fijar políticas muy claras,

definiendo el momento adecuado para que las requisiciones sean
tramitadas al almacén. Esto es importante, ya que la efectividad de
los despachos de productos depende de la disciplina del personal
para gestionar la requisición, sin olvidar que el almacén es el área
donde se centraliza la información para el control de inventario y
medición del costo. (p. 101)

3.2.4.5. Toma física del inventario de mercancías

Cabe señalar, que periódicamente en una empresa debe

realizarse la toma física de los inventarios, para tal efecto, Brito (2001) lo
define como: “El acto mediante el cual se procede a contar, pesar o
medir físicamente, la cantidad de unidades de cada producto o
mercancía propiedad de la empresa que directa o indirectamente será
destinado a la venta”. (p.501).

La definición mencionada, se refiere a la verificación física que se

realiza de las mercancías en un periodo de tiempo determinado, con el
fin de conocer la existencia real de las cantidades almacenadas en la
empresa.

Normativa Técnica

45
 Las normas aplicables a las pequeñas y medianas entidades
conformado por los Boletines de Aplicación de los VEN-NIF (BA VEN-
NIF), fueron emitidas por el comité de Normas Internacionales de
Contabilidad (IASB) en el año 2009. Cabe señalar, que en Venezuela se
adoptaron las Normas internacionales a partir del 1 de enero de 2011, en
el cual se describe todo lo relacionado con el reconocimiento, bases de
medición y métodos de valoración de inventarios.

Normas Internacionales de Información Financiera para pequeñas y

medianas entidades N° 13. (NIIF N° 13)

Es una normativa adoptada por Venezuela en busca de la

armonización de la información financiera que las empresas de distintos
países proporcionan, con la finalidad de que los estados financieros
aseguren que dicha información presentada sea de calidad, transparente
y se pueda comparar con los diferentes usuarios. Asimismo, ésta
establece el tratamiento contable que debe realizarse a las existencias
de mercancías que posea una entidad.

En relación al alcance, en el párrafo N° 1 de ésta sección se

podrá aplicar a todas las existencias, exceptuado los siguientes casos:

a) Las obras en progreso que surgen de contratos de construcción,

incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados.
b) Instrumentos financieros.
c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos
agrícolas en el punto de cosecha y recolección. (p.81)

Ésta norma, excluye los contratos de construcción, títulos

financieros y los activos biológicos que se origine en una empresa
dedicada a la agricultura. Del mismo modo, en su párrafo N° 10, explica
que el costo de adquisición de los inventarios están comprendidos por:

46
 El precio de compra, los aranceles de importación y otros
impuestos (que no sean recuperables posteriormente de las
autorizaciones fiscales), el transporte, la manipulación, y otros
costos directamente atribuibles a la adquisición de la mercadería,
materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y
otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de
adquisición. (p.82)

Es decir, expone que los costos de los inventarios se conforman

por su valor de compra, fletes y otros impuestos, así como cualquier otro
costo que se realice para su adquisición, incluyendo impuestos que no
son recuperables como el Crédito fiscal del IVA por un contribuyente
formal. Éstos deben ajustarse al valor más bajo entre su costo y valor
neto de realización, mostrando en los estados financieros las políticas
contables relativas a los inventarios, los métodos de costos aplicados y
los montos de cualquier rebaja significativa causada en el periodo. Cabe
resaltar, que existe varios sistemas de valoración del costo:

Una entidad puede utilizar técnicas tales como el método del costo
estándar, el método de los minoristas o el precio de compra más
reciente para medir el costo de los inventarios, si los resultados se
aproximan al costo. Los costos estándar tendrán en cuenta los niveles
normales de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y
utilización de la capacidad. Éstos se revisarán de forma regular y, si
es necesario, se cambiarán en función de las condiciones actuales. El
método de los minoristas mide el costo reduciendo el precio de venta
del inventario por un porcentaje apropiado de margen bruto. (p.84).

Hace mención al respecto, que de acuerdo a la comodidad de las

organizaciones podrán aplicar la técnica del costo estándar o minorista.
Con referencia, al método estándar, son aquellos costos determinados
con anticipación bajo ciertas condiciones de eficiencia, lo que permitirá
saber cuánto cuesta fabricar cada unidad en un tiempo determinado. Por
su parte, el método minorista, se refiere a deducir cierta proporción del
margen bruto al precio de venta del bien, además comúnmente suele ser
manejado por el sector comercial.

47
 Por otro lado, la Norma Internacional de Información Financiera
(NIIF) para las pequeñas y medianas entidades (PYMES), Número 13,
de fecha 2010, señala que el costo de un producto o servicio debe
registrarse como un gasto en el momento que:

Los inventarios se vendan, la entidad reconocerá el importe en libros

de éstos como un gasto en el periodo en el que se reconozca los
correspondientes ingresos de actividades ordinarias. Algunos
inventarios pueden distribuirse a otra cuenta de activo. (p.85).

De acuerdo a lo citado, índica que el costo de un bien o un

servicio deben ser reconocido como un gasto o pueden ser diferidos
para después ser registrados como tal en el momento en que se
empieza a percibir los ingresos.

Por otro lado, en ésta normativa señala que existen métodos de

conteo que son utilizados para valorar los inventarios en una entidad, los
cuales son: Primeras en entrar primeras en salir (PEPS), Últimas en
entrar primeras en salir (UEPS) y Promedio.

Principalmente, se encuentra el método UEPS, de acuerdo a la

NIIF para PYMES, en su sección N° 13 de la fecha 2010, referida a los
inventarios:

El método LIFO trata los elementos del inventario más nuevos

como los primeros en ser vendidos, y en consecuencia los
elementos que quedan en el inventario se reconocen como si
fueran los más viejos. Con generalidad esto no es una
representación fiable de los flujos de inventarios reales. (p.21)

48
 Cabe señalar, que éste método no está permitido para medir el
costo de los inventarios, pero se puede inferir, que los últimos bienes o
productos que entra en el inventario es al primero que se le dará salida.

Seguidamente, esta misma norma, indica que el método PEPS:

“Los productos en inventarios comprados o producidos antes, serán
vendidos en primer lugar y, consecuentemente, que los productos que
queden en la existencia final serán los producidos o comprados más
recientemente”. (p.21).

En este sentido, consiste en darle salida del inventario a todos los

productos que se adquirieron primero, permaneciendo en la entidad los
que fueron comprados recientemente. En último lugar, se encuentra el
promedio y éste se clasifica de dos maneras: promedio Ponderado y el
móvil.

El promedio ponderado, según la NIIF para PYMES en su Sección

N° 13 de la fecha 2010, expresa que:

El costo de cada unidad de producto se determinará a partir del

promedio ponderado del costo de los artículos similares, poseídos al
principio del periodo, y del costo de los mismos artículos comprados o
producidos durante el periodo. Éste puede calcularse periódicamente
o después de recibir cada envío adicional, según las circunstancias
de la entidad. (p.21).

En otros términos, se calcula dividiendo el costo total del

inventario inicial y también se incluye todas las compras realizadas,
entre el número total de las unidades. Y por otra parte, el Promedio
Móvil, se utiliza cuando se posee un sistema de contabilización continua,
el cual consiste en efectuar un cálculo cada vez que se realice una

49
entrada o una salida de los inventarios, se aplica sobre la base del último
costo promedio calculado.

50
4. FASE IV. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO DEL
INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN EL HOTEL
HESPERIA ISLA DE MARGARITA.

En esta fase se describirán los procedimientos aplicados por la

empresa relacionado con el control interno para el reconocimiento del
inventario, los cuales se señalan a continuación:

4.1. Políticas y normas de control interno para el

reconocimiento de las compras de alimentos y bebidas.

La operación de alimentos y bebidas está conformada por

procedimientos, los cuales forman la base para poder desarrollar
adecuadamente las actividades, estableciendo responsabilidades a los
encargados de todas las áreas involucradas. Estos procedimientos
generan información útil y necesaria que permiten un efectivo control de
costos de alimentos y bebidas. De cualquier manera, es importante
establecer normas y políticas para lograr un control adecuado dentro de
la diversidad de procesos que la operación requiere.

Las normas son el modelo de conducta que se siguen, en general

están implícitas, suelen ser costumbres de trabajo. Hellriegel y Slocium
(2000) señalan que las normas son: “Reglas informales de
comportamiento ampliamente compartidas y reforzadas por los
miembros de un grupo” (p. 577). En tal sentido, una norma es la regla
que se debe seguir o a la que se deben ajustar las conductas, tareas y
actividades. Gómez (1999) Indica: “Una regla dice con exactitud que no
se debe hacer” (p. 388).Tomando en cuenta lo anteriormente planteado,

51
las reglas señalan la manera como se debe hacer o está establecido que
se realice cierta actividad.

Existen actividades que se realizan de forma cotidiana por el

personal de administración enfocada hacia el control de la operación de
alimentos y bebida. Estas actividades, a pesar de no estar por escrito
constituyen una norma. Entre ellas se pueden mencionar:

 Gestionar las compras, recibir y despachar la mercancía para la

operación de alimentos y bebidas.
 Realizar la auditoría de ingresos.
 Revisar, registrar y controlar las ventas e ingresos del hotel.
 Llevar el control por gastos de servicio y pago a proveedores.
 Llevar el control de comidas para empleados y funcionarios del
Hotel.

Las políticas son criterios generales que orientan la toma de

decisión. Estas indican las líneas estratégicas de dirección establecidas
por el personal directivo de una organización para lograr los objetivos
planteados dentro de los ámbitos establecidos. Gómez (1999) expresa
que: “Una política es una guía básica para la acción; prescribe los límites
generales dentro de los cuales han de realizarse las actividades.
Conocer las políticas en una empresa proporciona el marco principal
sobre el cual se basan todas las acciones”. (p. 381).

En el Hotel Hesperia Isla de Margarita no existe un manual de

políticas y procedimientos que permita conocer a los empleados sus
funciones, métodos y las directrices para la ejecución de los
procedimientos.

52
 Dejándole al personal del departamento de administración, así
como de alimentos y bebidas la atribución de tomar las decisiones que
les correspondan. En el Hotel las políticas de control en la operación de
alimentos y bebidas están implícitas, sin embargo, se observaron en
área de alimentos y bebidas las siguientes:

El Gerente General

 Supervisa la aplicación de las normas y procedimientos

administrativos y contables del departamento de alimentos y
bebidas.
 Supervisa las actividades de producción y servicio de
departamento de alimentos y bebidas.
 Establece las condiciones y momento oportuno para el cambio de
precios en la operación de alimentos y bebidas.
 Establece los lineamientos conjuntamente con la Gerencia de
Recursos Humanos para la selección y contratación de personal.

Existen instrumentos que ayudan a gestionar y controlar las

compras, entre ellos se mencionan:

 Solicitud de Compra de Almacén – Alimentos y Bebidas: Este

formato se utiliza para que el encargado de compra conozca la
necesidad de los artículos sometidos a control de inventarios a
través de las tarjetas de control de existencias, es decir, los
denominados no precederos, entre ellos, granos, víveres, vinos,
licores, etc.

53
  Lista de Mercado: Los artículos que se tramitan por medio de este
formato son los denominados perecederos, carnes, aves,
pescados, mariscos, lácteos, frutas, verduras y legumbres.
 Orden de Compra: Es una forma impresa, a través de la cual se
autoriza a un proveedor para que suministre cantidades
específicas de alimentos y bebidas, de acuerdo a los términos
convenidos y en el tiempo acordado. (Scheel, 1989).

Los estándares de compra son medidas de calidad, peso, tamaño,

valor y cantidad deseados para un producto en particular. Las
especificaciones estándar se establecen para cada producto que se
necesite comprar en el hotel y deben estar descritas detalladamente
para conocer y exigir al proveedor las características propias de los
insumos, estas especificaciones son importantes porque definen los
criterios para la adquisición y control de la mercancía, facilitando así el
recibo de los productos solicitados.

Estas especificaciones se deben tener por escrito, entregarse al

proveedor y actualizarse en la medida que se realice un cambio en el
menú, pues es necesario determinar las características de los nuevos
productos, ya que un procedimiento de compra organizado, incluye el
uso de especificaciones, esto facilita la elaboración de los pedidos y da
seguridad en la adquisición de los productos.

Las especificaciones de los productos deben comprender los

siguientes aspectos:

 Nombre del producto

 Grado, marca u otra indicación de calidad

54
  Unidad con la cual se calcula el precio
 Peso
 Color
 Cualquier otra característica que ayude a describir e identificar el
producto que se desea adquirir.

La función de compra es importante en la operación de alimentos

y bebidas, en ese sentido, se hace necesaria la aplicación de políticas
que garanticen el control en la adquisición de materia prima requerida,
para dar inicio al proceso de producción de los alimentos que serán
servidos a los huéspedes y clientes en el hotel. Rochat (1999) expresa
con respecto a las políticas de compras que:

Conviene ejercer una particular atención al inicio o al final de un

contingente, de una producción, de un mercado (precio, calidad,
agiotaje). Por último, es preciso vigilar para no formar un stock
demasiado importante de mercancías (problemas de calidad, de control,
de capital improductivo) (p. 180)

Las compras de alimentos y bebidas para un establecimiento

hotelero que oferte el servicio de alimentos y bebidas es una
responsabilidad primordial, por lo tanto, tener claro la política de
compras ayuda a la gestión adecuada de la actividad.

55
 4.2. Procedimientos para la compra de Alimentos y Bebidas.

La actividad de compra está condicionada a un proceso de

información que genera procedimientos bien definidos que deben
seguirse para lograr buenos resultados.

La gestión de compra se inicia con la determinación de los

requerimientos. Estos provienen de Almacén General, Cocina y Bar. El
auxiliar administrativo, responsable de la compra centraliza en una lista
de compras, los productos que se deben adquirir, la cual es presentada
al Gerente General.

En el Hotel la responsabilidad de determinar la necesidad de

compra y de reponer la mercancía en el Almacén General está a cargo
de un auxiliar administrativo, quien todos los lunes a primera hora de la
mañana, verifica la existencia de los productos, anotando en una lista
aquellos artículos que considere, ameriten reposición. Este
procedimiento lo realiza para abarrotes y bebidas (licores, vinos y agua,
etc.)
Los requerimientos de carnes, aves, pescados y mariscos, frutas,
verduras y lácteos, son suministrados por cocina. La determinación de la
cantidad de los productos a adquirir es obtenida en base a la experiencia
del cocinero que esté de turno, sin la utilización de listas de verificación,
inventarios, par stock, etc., elaborando el pedido de compras de forma
rudimentaria, hecho a mano, sin formato, sin copia, que luego se remite
a administración.

La necesidad de compra de gaseosas y cervezas es determinada

por los mesoneros, quienes dependiendo de la existencia de estos

56
productos en el Bar y Almacén General, elaboran una lista, la cual es
enviada a administración, o a través de una llamada telefónica indican la
cantidad de los artículos que se debe solicitar al proveedor. En la Figura
Nº 2 se puede visualizar de forma gráfica el procedimiento para solicitar
mercancía.

Figura Nº 2
Solicitud de Mercancía

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados

por la empresa.

4.2.1. Procedimientos para la Emisión de la Lista de Compra

en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

La adquisición de mercancía en el establecimiento se realiza para

una semana, a través de la lista de compras, para la cual se efectúa el
siguiente procedimiento:

1. Una vez recibido el pedido de compras de cada área, el auxiliar

administrativo procede a elaborar la lista de compras.

57
 2. Luego la remite al Gerente General para que la revise.
3. Revisada la lista de compras es enviada por fax al proveedor.
4. La lista de compras es realizada en original y dos copias.
a. Original: Para el proveedor, por medio de esta se organiza el
pedido según lo indicado en la misma.
b. Primera copia: Gerente General, con esta se dirige hasta el
proveedor para la facturación de los productos y emitir el cheque
correspondiente. Sirve como soporte para registrar contablemente
las compras.
c. Segunda copia: Administración, es utilizada para recibir la
mercancía y determinar los productos faltantes.

4.2.2. Clasificación de los Alimentos y Bebidas para la compra

La clasificación de los alimentos y bebidas en los establecimientos

hoteleros es un factor importante que facilita el correcto almacenaje de
los productos, determina el grupo de inventario según el tipo de
productos y define el tratamiento de la información para controlar la
gestión de las compras, logrando que el procedimiento sea más fácil,
cuyo objetivo se debe mantener: Adquirir productos en el momento y
lugar adecuado al precio justo. En el Cuadro Nº 2 se señala la
clasificación de alimentos y bebidas y se indica el formato para gestionar
la compra.

58
 Cuadro Nº 2
Clasificación de Alimentos y Bebidas

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados

por la empresa.

La clasificación de los alimentos y bebidas en el Hotel Hesperia

Isla de Margarita, difiere un poco con lo señalado por el autor. Los
artículos son adquiridos a través de la Lista de Compras. En ésta se
solicitan alimentos perecederos, no perecederos y bebidas. En el
renglón de los víveres se incluyen además, utensilios de cocina,
suministros varios y de limpieza, entre otros. De igual manera; para el
aparte que corresponde a carnes y aves (carnicería) se incluyen otros
artículos como concentrados de frutas.

59
 Figura Nº 3
Procedimiento General de compras de alimentos y Bebidas
en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados

por la empresa.

60
 4.3. Procedimientos para la elaboración de requisiciones de
alimentos y bebidas.

División De Los Alimentos Y Bebidas Para requerir las mercancías en el

almacén, primeramente se tendrán que separar los alimentos y bebidas
en perecederos y no perecederos, pues cada uno de ellos tienen sistemas
diferentes para requerirlos.
Productos Perecederos: Son mercancías que tienen una menor duración de
vida, requieren de mayores cuidados para su conservación y su rotación
dentro del almacén son de 72 horas. Ejemplos: Jugos naturales, carne,
ave, pescado, marisco, lácteos, frutas, verduras, huevos.
Productos No Perecederos: Son mercancías que tienen una mayor
duración de vida, no requieren de tantos cuidados para su conservación y su
rotación dentro del almacén son de 15 días.

Requisición De Productos Perecederos

Para la requisición de los productos perecederos se deberán seguir los siguientes
pasos:
1.- El chef ejecutivo y el almacenista efectúan inventario diario
en almacenes y cámaras para verificar existencias.
2.- En base a las necesidades de producción de las cocinas y a las
existencias, el chef ejecutivo requiere, llena el formato y lo firman tanto el
Almacenista como elchef.
3.- Se envía la requisición al gerente de alimentos y bebidas para revisión y
autorización. Después de autorizado se entrega al departamento de compras.

61
 Formato Nº 1

Diagrama de flujo de requisición de productos perecederos

Fuente: Departamento de administración Hotel Hesperia Isla de Margarita (2015).

Formato Nº 2

Requisición de productos perecederos

Fuente: Departamento de administración Hotel Hesperia Isla de Margarita (2015).

62
Requisición De Productos No Perecederos

Para estos productos no es necesario la participación del chef ejecutivo para

requerirlos, ya que el almacenista será el único responsable. Estos
insumos entran en un sistema llamado STOCK PERMANENTE, el cual se
divide en mínimo, máximo y stock, los cuales serán los limites que deberá
observar el almacenista para sus requisiciones.

Mínimo: Es la existencia de mercancías que se tendrá en el almacén

para hacer frente a las ventas en un periodo determinado. En base a las
recetas estándar se verifican los ingredientes de cada platillo, de cada
menú y de acuerdo a la popularidad de los platillos se determina un
promedio de consumo por 15 días, los cuales se multiplica por cada
ingrediente y así nos dará el mínimo de existencia.

FORMULA: Promedio de consumo x 15 días

Máximo: Es la existencia de mercancías que tendrá el almacén para hacer

frente a una sobreventa en un periodo determinado. En base al mínimo se
saca el 50% y se le agrega a la misma cantidad dando así el máximo.
FORMULA: Mínimo x 50% + mínimo Stock: Es la existencia ideal que deberá
tener el almacén, es la media del mínimo y el máximo, es decir, se suman las
dos cantidades y se dividen entre 2.
FORMULA: Mínimo + máximo / 2

Ejemplo: chicharos en lata de 375 grs marca Herdez Mínimo: 60 latas

(según receta x 15 días) Máximo: 60x50%= 30 60+30=90Stock: 90+60/2
= 75El almacenista verificara todos los días sus existencias, para lo cual lo podrá hacer

63
físicamente o de acuerdo a sus tarjetas de almacén y de acuerdo a
los tres conceptos anteriores es como requiere cada uno de los productos. El
almacenista elabora la requisición y la envía al Gerente de alimentos y
bebidas para autorización y se remite a compras.

Formato Nº 3
Diagrama de flujo de requisición de No productos perecederos

Fuente: Departamento de administración Hotel Hesperia Isla de Margarita (2015).

Formato Nº 4
Requisición de productos No perecederos

Fuente: Departamento de administración Hotel Hesperia Isla de Margarita (2015).

64
 4.4. Procedimientos para la recepción de alimentos y bebidas.

En la actividad de recepción de alimentos y bebidas se controla

que la mercancía tramitada a través del proceso de compra cumpla con
las especificaciones descritas en la Orden de Compra y Lista de
Mercado, y así evitar recibir productos en malas condiciones, fraudes en
los procedimientos y registrar información incorrecta que generen
desembolsos indebidos o compras inadecuadas que afecten el costo y
las utilidades de la empresa. Tejada (1992) define el recibo de
mercancías como: “el proceso que asegura que los productos
despachados por los proveedores son realmente los que ordena el
subsistema de compras”. (p. 279) De igual forma, Scheel (1989) indica al
respecto que:

Debe asegurarse que los productos enviados por el

proveedor correspondan exactamente a los que habían
sido ordenados, tanto en materia de calidad como
cantidad, precio y especificaciones generales,
ejerciendo sobre ellos, la canalización respectiva
despachándolos a los correspondientes almacenes y
generando la información necesaria para su control. (p.
67)

Dentro del proceso que se lleva a cabo para la recepción de

mercancía, es necesario que la persona que recibe los productos cumpla
con las fases de revisión, chequeo, aceptación, registro y despacho de
los productos al almacén, efectuando esta actividad mediante
procedimientos específicos con el objeto de eliminar los fraudes por
parte de los proveedores y empleados involucrados. Al respecto Scheel
(1989) considera que en el proceso de recibo se debe:

1. Ordenar la mercancía.

65
 2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las
especificaciones exigidas.
3. Efectuar conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en la
“Lista de Mercado” y la “Orden de Compra”.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor
son las mismas y los precios son los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades elaborar “Memo de Corrección de
Factura” relacionando los productos aceptados con el precio
pactado.
7. Aceptar la factura del proveedor, sellar, firmar y timbrar la hora
(p.70).

A continuación en la Figura Nº 4 se visualiza de forma gráfica el

procedimiento para la recepción de mercancía.

66
 Figura Nº 4
Procedimiento de Recepción de Mercancía de Alimentos y
Bebidas en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

67
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados
por la empresa.

68
Clasificación de alimentos y bebidas para diligenciar la compra

El conocer con propiedad la clasificación de alimentos y bebidas

es el factor más importante para definir el sistema de información para el
control de la compra, es decir, de acuerdo al tipo de alimentos se utiliza
diferentes sistemas de información.

Se establece que existen en general dos tipos de alimentos (1)

Perecederos y (2) No perecederos. La clasificación de alimentos
consiste en determinar los grupos de inventarios que conformarían estos
tipos.
En el siguiente cuadro se presenta la clasificación de alimentos en
grupos de inventario, señalando cuales están incluidos en la lista de
mercado y por cuales se debe hacer una solicitud de compra

Formato Nº 5
Clasificación de alimentos en grupos de inventario

Lácteos 1: Lácteos altamente perecederos, considerados como directos e incluidos en la Lista de

Mercado.

69
Lácteos 2: Lácteos perecederos.
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados por la
empresa.

Métodos de compra de alimentos y bebidas

Se practican dos métodos generales:
 Mercado Abierto, consiste en que una vez que el Gerente de
Compras reconozca la necesidad, se dirige libremente a los
proveedores para solicitarles las respectivas cotizaciones, que
una vez analizadas se define la compra y se ordena la misma por
teléfono o por Orden de Compra.
 Contratistas, cuando se trata del manejo de algunos productos,
tales como leche , huevos, y algunas frutas y verduras, se prefiere
utilizar contratistas a quienes se les fija una cantidad determinada
y una frecuencia de entrega.

70
Recepción de mercancía en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

Es el procedimiento mediante el cual se le da entrada formal a la

mercancía solicitada por la empresa para el normal desarrollo de sus
actividades, siguiendo normas administrativas de seguridad e higiene.

El objetivo fundamental del proceso de recepción de mercancía,

es comprobar la veracidad de que la mercancía recibida por la empresa,
cumple con los acuerdos establecidos con el proveedor, que lo reflejado
en la factura coincida con el físico recibido y realizar una pre-
clasificación de la mercancía para determinar sus destino dentro de la
empresa.

“La importancia del control de recepción de provisiones radica en que es

el punto donde la Gerencia, asegura la recepción del valor total de
aquello por lo que se ha pagado.”

Procedimiento y tratamiento para la recepción de mercancía.

La recepción de mercancía y equipos, como una actividad de las

que forman la operación hotelera, debe contar con sus normas y
procedimientos, establecidos para reducir los costos en el manejo de la
mercancía y el tiempo utilizado en dicho manejo, también para eliminar
las posibilidades de daño o robo de los productos que se reciben.

Las mismas deben cumplirse constantemente, sobre todo las

establecidas para recibir los productos perecederos en el momento de

71
su recepción cuando se verifica la calidad de los mismos, factor
importante para dar un servicio de calidad en los alimentos vendidos.
Pasos para realizar la recepción de mercancía.
 Hacer el conteo físico de las mercancías recibidas o tomar los
pesos respectivos, en el caso de mercancía como: carnes, aves,
pescados, vegetales, frutas, etc.
 Las cantidades recibidas deben ser las mismas tramitadas por el
Departamento de Compras a través de las órdenes de compra.
 Las características de la mercancía (calidad) deben ser las
exigidas por la empresa
 Los precios en las facturas de las mercancías recibidas deben ser
las especificadas en la orden de compra y en las cotizaciones.
 Entregar la mercancía recibida al almacén para que sea
trasladada al respectivo sitio de almacenamiento.

Supervisión de los procedimientos de recepción de mercancía.

Dada la importancia que tiene para la empresa hotelera, los

procedimientos de recepción de mercancía y equipos, deben
supervisarse para evitar que se cometan fraudes contra ellas, tales
como:

 Facturar productos de poca calidad a precios elevados.

 Colocar en las partes superiores de los huacales y cestas
mercancía exigida y adentro productos de baja calidad.
 Rellenar los fondos de los huacales y cestas para que pesen más

72
  Colocar en el centro de los sacos por ejemplo, de papas y
cebollas mercancía de poca calidad y hacia fuera los de mejor
tamaño y calidad.
 Acuerdos con el receptor de mercancía para entregar menos
mercancía de lo facturado.
 Alterar o inflar los precios en las facturas de las mercancías
entregadas.

Recepción de productos perecederos.

La recepción de productos perecederos es muy delicada, por la

misma naturaleza de las mercancías las cuales deben ingresar a las
cavas y almacenes cumpliendo con las exigencias de la empresa en
cuanto a calidad, cantidad y precio.

Recepción de carnes, aves, pescados y mariscos.

1. El receptor debe recibir las carnes o pescados y separarlos por

tipo.
2. Luego procede a verificar su calidad, por lo que debe llamar al
Chef, quien es la persona indicada para saber si la calidad es la
exigida. También debe llamar al Contralor de Costos que es la
persona conocedora de estos productos y autorizado a devolver
cualquier mercancía de poca calidad, así como dar el visto bueno
cuando sea la calidad exigida.
3. El siguiente paso consiste en pesar las carnes o pescados,
etiquetándolos (Meat- tag), con la intención de facilitar el manejo y
la rotación del producto.

73
 4. Cuando se pesa el pescado y los mariscos hay que quitarles el
exceso de hielo, no se debe pagar el peso extra en los productos
recibidos.
5. El receptor anota las cantidades recibidas en la lista de compras
perecederas correspondientes y solo debe recibir las cantidades
solicitadas en la lista.
6. El almacenaje de estos productos debe hacerse de una manera
rápida, por eso tanto el receptor como el Contralor de Costos,
verifica que estos productos se almacenen en el sitio destinado
para ello.
7. Por último el receptor firma la factura (original y copia), la sella
(“Recibido”) y entrega el original al proveedor, quedándose con la
copia para agilizar el pago.

Recepción de frutas, verduras y vegetales.

Para recibir estos productos se procede de la misma forma que en la

recepción de carnes y pescados, pero presentándose algunas
diferencias:

1. El receptor manda a separar los productos por tipos.

2. Procede a pesar la mercancía descontando el peso extra (huacal
o cesta).
3. Cuando se reciben frutas el receptor debe contar las piezas
pesadas. Por ejemplo piñas, lechosas, melones, patillas, etc. y
anotarlas en el reporte de recepción de mercancía, esto facilita a
el Área de costos, la valoración de las trasferencias e inventarios.

74
 4. El receptor debe comprobar la calidad la mercancía que se recibe,
tomando al azar cualquier saco por ejemplo de papas y verificar
su contenido, si son de buen tamaño, si son papas blancas etc.
Esto debe hacerlo con todas las verduras frutas y vegetales que
se reciban.

Proceso de la recepción de productos semi-perecederos y no perecederos.

Este se inicia tomando la orden de compra correspondiente al

proveedor que se le recibe la mercancía, seguidamente se cuentan los
productos verificando que las cantidades sean las mismas que las
especificadas en la orden de compra.

1. Se compara los datos de la factura con los datos de la orden de

compra (cantidades, unidades, y precios) los cuales deben ser
iguales, de haber algún error en las facturas se debe hacer una
nota de crédito o débito según sea el caso.
2. Para comprobar la calidad del producto. Si son frascos hay que
revisarlos uno por uno, de estar abombados el producto está
dañado, por lo tanto, no se debe recibir.
3. Revisados los productos en receptor ordena el almacenamiento
de los mismos.
4. El receptor verifica las operaciones hechas en la factura, firma y
sella como recibido y entrega el original proveedor.

Recepción de bebidas.

75
 Para recibir los vinos y licores se realiza el mismo procedimiento
de recepción de productos no perecederos, pero cambia un poco en el
momento de recibir cervezas y refrescos:
1. El receptor avisa al Área de Costos y al Almacén la llegada del
proveedor de cervezas y refrescos.
2. El almacenista chequea la existencia del producto y determina la
cantidad a pedir. Para este tipo de bebida la empresa mantiene
un determinado stock, previamente establecido basándose en la
rotación de los mismos.
3. El receptor de mercancía verifica la cantidad que entra e
inspecciona que las botellas y las latas este en buen estado.
4. Después del conteo ordena que almacenen el producto.
5. Una vez realizado el proceso de recepción, el proveedor entrega
la factura y el receptor verifica las cantidades puestas.

El usar o no órdenes de compra para las cerveza o refrescos

depende de las políticas de la empresa.

Proceso de recopilación diaria de la información.

Cuando se reciben mercancías y se almacenan se les está dando

entrada física al establecimiento, pero se hace necesario registrar la
entrada de esta mercancía en forma escrita y numerada, por lo que la
empresa debe contar con formatos especiales para tal efecto. En otras
palabras el receptor debe elaborar los siguientes reportes:

- Reporte diario de recepción de comestibles

- Reporte diario de recepción de bebidas
- Reporte diario de recepción de materiales y suministros.

76
 Esta manera de controlar las entradas de las mercancías facilitará
la codificación de cada artículo, su registro en el kardex respectivo, el
pago a los proveedores y el cálculo de los montos de compras por tipo
de producto y por proveedores.

En cuanto a las compras directas el receptor de mercancía detalla

las compras directas en el reporte, para que el Contralor de Costos,
proceda a cargar el monto de la compra al centro de producción (cocina,
bar) que solicitó el producto.

En el Hotel en estudio, la recepción de los insumos se inicia con la

lista de compras que emite administración y la factura del proveedor.
Cabe destacar, que la empresa cuenta con pocos proveedores. Sigo La
Proveeduría C.A., es el principal proveedor, quien surte al
establecimiento de la gran mayoría de los alimentos y bebidas
requeridos para la producción. Por lo tanto, emite una sola factura y la
empresa efectúa el procedimiento de recibo de forma general y sencilla,
el cual se describe a continuación:

1. En el momento de recibo de los insumos el auxiliar administrativo

debe tener es su poder la lista de compras para compararla con la
factura del proveedor.
2. Se separan y organizan los productos perecederos y no
perecederos, con la ayuda del cocinero, dependiendo de la
persona que esté disponible en el momento.
3. Se coteja la lista de compras con la factura que emite el
proveedor.

77
4. Se revisa que lo señalado en la factura corresponda a lo que se
está recibiendo, sin chequear peso, cantidad, calidad y precio de
los productos. La empresa no cuenta con un peso adecuado para
el pesaje de los productos.
5. Se identifica en la lista de compras los artículos faltantes, es decir,
aquellos que no fueron facturados.
6. El auxiliar administrativo firma la factura.
7. Se entrega a cocina la carne, aves, frutas, verduras, legumbres y
lácteos, para su almacenamiento.
8. Se envía al almacén general los productos que correspondan.
Esta actividad la realiza el stewards. Entre los productos que son
trasladados al almacén, se encuentran abarrotes y bebidas.
9. Se remite la lista de compras al departamento de administración.

78
 4.5. Procedimientos para el despacho de alimentos y bebidas.

Proceso de despacho de alimentos.

A través de la Requisición cada departamento solicita los
productos que le son necesarios para cumplir con sus actividades. La
administración fija políticas definiendo el momento adecuado para que
estas requisiciones sean tramitadas al almacén. Este paso es importante
ya que la efectividad de los despachos y registros dependen de la
disciplina para gestionar este formato, e incluso el buen desempeño del
encargado del almacén está condicionado a la entrega de las
requisiciones.

Proceso de recopilación diaria de información.

Para las empresas como consecuencia de su organización, que
ahora es más amplia y compleja es muy importante la información que
se genera diariamente en los departamentos. El objetivo del archivo es
conservar la documentación debidamente clasificada y ordenada en
forma tal que sea rápida y confiable. La documentación que se origina
proviene de dos fuentes (1) interna y (2) externa:
1. La fuente externa es la correspondencia recibida: facturas de
compras, requisiciones, notificaciones por escrito e informes.

79
 2. La fuente interna son las copias de la correspondencia enviada a
otras dependencias: facturas, reportes de mercancía recibida,
informes.
El almacenista debe comunicar al Departamento de Administración
los despachos efectuados diariamente, los hace por medio de
requisiciones elaboradas por los departamentos y despachadas por él,
conservando el Jefe de Almacén las copias de las mismas. Finalizando
el proceso estas son archivadas de manera que se tengan a disposición
en caso de auditoría interna o externa, además de comparar y buscar la
diferencia que pueda existir entre los inventarios físicos.

Figura Nº 5
Procedimiento Despacho de Mercancía de Alimentos y Bebidas

80
81
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, a través de los datos suministrados
por la empresa.

82
 4.6. Procedimientos para la toma de inventario de alimentos y
bebidas.

La toma de inventario es realizada por un auxiliar administrativo

al final de mes en el Almacén General, Bar y Cocina. Este procedimiento
consiste en contar por unidades, pesar y tomar nota de las cantidades
de los productos en los diferentes rubros que se encuentran
almacenados o en uso en las cavas y los centros de producción, para
comparar los registros de la mercancía que se lleva en el programa
Excel y determinar si existen diferencias e identificar las razones, ente
ellos sobrantes o faltantes.

Al final debe coincidir el inventario físico con el registro de

inventario llevados por el departamento de administración. Los datos son
anotados a mano, después se transcriben en una hoja de cálculo en el
programa Excel bajo sistema operativo Microsoft Office 2015, la cual
contiene los siguientes elementos:

 Descripción del producto

 Unidad de medida
 Precio Unitario
 Monto Total.

Valorización de Requisiciones

La valorización de las requisiciones de mercancía es realizada por

un auxiliar administrativo al final de mes. Para valorizarlas se toma como
referencia el valor en bolívares de cada producto que muestra la factura

83
de la última compra. Este procedimiento se efectúa de la siguiente
manera:
 Se multiplica el precio unitario por la cantidad de artículos
solicitados en cada requisición.
 Se separan las salidas en alimentos de las salidas de bebidas.
 Se suman todas las cantidades en bolívares de las requisiciones.
 Se obtiene el monto total consumido en alimentos y en bebidas
durante el periodo.
 El resultado al final de mes se compara con los ingresos
acumulados en alimentos y bebidas que indica “Reporte de
ventas Netas”. Esto permite comparar y analizar los ingresos y los
consumos por este concepto.
 El resultado se registra en el Balance de Comprobación en las
cuentas “Costo Alimentos Huésped y costo Bebidas”.

84
 6. FASE V. COMPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE
CONTROL INTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO DEL
INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN EL HOTEL
HESPERIA ISLA DE MARGARITA CON LAS BASES
TEÓRICAS Y NORMAS TECNICAS APLICABLES.

Señalada la descripción de los procedimientos relacionados con el

control de los inventarios, se procede a realizar un análisis de las
actividades relacionadas con los mismos y para ello, se requiere efectuar
un cuadro comparativo donde se observe detalladamente si los
operaciones desarrolladas en el Hotel Hesperia Isla de Margarita,
estado Nueva Esparta, está comprendida dentro del marco teórico y
legal referente al control interno de los inventarios, para así poder
determinar el grado de veracidad, confiabilidad y eficiencia del control
interno de la organización. De igual modo, para llevar a cabo estas
comparaciones se consideró el autor Scheel Mayenberger.

Sobre el asunto, Scheel Mayenberger, señala que para poseer un

adecuado control interno de los inventarios se debe considerar los
siguientes aspectos:

85
 Cuadro Nº 3
Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso de Compras

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

Determinar la necesidad de compras: Se realiza a criterio de la experiencia

• Especificaciones de los productos. personal de los cocineros y el auxiliar
• Estructura del menú. administrativo.
• Volumen de ventas.
• Capacidad de pago.
• Condiciones del proveedor.

Clasificación y separación de los Clasificación de los productos deficiente.

productos por grupos y tipos de
inventarios.
• Control de proveedores por artículo y
cotización de los productos.
• Especificaciones estándar.
• No se tiene registro de proveedores, ni
se realizan cotizaciones.
• Especificaciones deficientes.

Solicitud de Compras Almacén - Solicitud de compra se realiza a través de

Alimentos y Bebidas. (Original con dos (2) una lista simple elaborada a mano, que
copias) para alimentos no perecederos. incluye todos los productos.
• Lista de Mercado (original y dos (2)
copias) para alimentos perecederos.

Orden de Compra (Original y dos (2) Se elabora una lista de compras con
copias) todos los artículos, en la cual se incluyen
alimentos, bebidas, suministros de
limpieza, varios, equipos, etc.

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, con datos suministrados por el hotel y la
teoría de Adolfo Shell.

Se carece de especificaciones estándar que permitan asegurar

los parámetros de calidad de los artículos en la recepción de mercancía.
Además, la ausencia de equipos y materiales de trabajo dificulta la
realización eficiente del proceso, al no permitir el pesaje, clasificación y
registro de la mercancía recibida; esto evidencia fallas de control en el
procedimiento de recibo de los insumos, al recibir provisiones en mal
estado y con deficiencia de calidad. Eshbach (1991) considera: “Que no

86
basta echar vistazo a la factura en el momento en que llega la
mercancía; es necesario verificar todos los artículos en lo que se refiere
a cantidad, calidad y precio”. (p.13)

El recibo de gaseosas y cervezas, pescados y mariscos está a

cargo de un oficial de seguridad. Durante el recibo de estos artículos no
se cuenta con una lista de compras emitida por el departamento de
administración. El proceso de recibo se realiza contra la factura del
proveedor después de haberle dado ingreso a la mercancía, siendo el
único soporte que indica la compra y recepción de los productos.

Esta forma de adquirir y recibir la mercancía muestra que no se

realiza el procedimiento señalado por el Scheel en el (Cuadro N° 4)
durante la compra y recepción, lo que ocasiona errores y omisiones que
afectan la prestación del servicio de alimentos y bebidas y se coloquen
en riesgo las utilidades de la empresa al permitir:

 Pérdida de los insumos que se están recibiendo

 Sobreprecio en los productos
 Entrada de artículos no solicitados
 Facturar mercancía de poca calidad y a precios elevados
 Acuerdos entre la persona que recibe y el proveedor para
entregar menos artículos de lo facturado o en malas condiciones.

El hotel no lleva registros de mercancía recibida, entre ellos,

“Comprobante de Recibo” y “Reporte de Recepción de Alimentos y
Bebidas”, señalados por el autor. Los únicos comprobantes de recibo,
son la Lista de Compra que emite el departamento de administración y

87
las facturas de los proveedores. La no existencia de estos comprobantes
dificulta:

 El registro adecuado de los insumos.

 Conocer en determinado momento la cantidad de alimentos y
bebidas adquiridos,
 Verificar que cada uno de los productos que adquirió el Hotel han
sido registrados.

El procedimiento de corrección de factura no se realiza, ya que la

mercancía recibida ha sido cancelada con anterioridad por el Gerente
General y se le da ingreso al almacén sin el respectivo chequeo. Es
importante señalar también, que la falta de entrenamiento al personal
encargado de recibir la mercancía aunado a la diversidad de funciones
que deben realizar y la poca motivación que reciben, resta importancia al
control del proceso, creando desorganización.

Cuadro Nº 4

88
 Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso de Recepción de Mercancía

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

• Personal conocimiento para la •El responsable de recibir la mercancía

recepción de mercancía.
• Espacio físico adecuado.
• Equipos para pesar y despachar los tos
Productos.
• formatos para recibir productos:
- Lista de Mercado.
- Solicitud de Compras
Almacén – Alimentos y Bebidas
- Orden de Compra
pertenece al departamento de
administración.
• Espacio físico reducido, incomodo poco
apto para estacionamiento de vehículos.
• Deficiencia en equipos y materiales.
• El único formato para realizar la
Actividad de recibo es la Lista de compra.

No se realiza verificación del estado físico

• Verificación de peso, calidad, y
Cantidad de los artículos.
• Conteo y pesaje de los productos.
• Acepta o rechazar la mercancía.
Registro de la mercancía recibida a través
de:
• Comprobante de recibo.
• Reporte Diario de Recibo de Alimentos
y Bebidas
• Meat - Tag (carnemariscos
de los productos, excepto el pesaje de
pescados y mariscos. Por lo demás, toda
la mercancía es recibida así no cumpla
con los parámetros de calidad.
• No se elabora ningún documento que
indique el registro de la mercancía
recibida y su tratamiento posterior para el
control de Existencias.
• No se utiliza tarjeta de control. s, aves,
pescados y

En el Hotel no se cumplen los procedimientos señalados por

Scheel en el (Cuadro N° 5) para el almacenamiento de los insumos. El
“Proceso de Almacén“indica deficiencias en el proceso de almacenaje y
despacho de alimentos y bebidas, originado por las siguientes causas:
La distribución de los productos para su conservación, especialmente los
perecederos (carnes, aves, pescados y mariscos) no se realizan
tomando en cuenta el grupo al cual pertenecen. Todos estos productos
son colocados en una sola cava, sin la adecuada organización y
separación. Esto es motivo de desperdicio, pérdida de calidad afectando

89
su aspecto, textura y sabor, lo que provoca el aceleramiento de
descomposición en los mismos.

Hotel Hesperia a pesar de llevar el formato de Requisición de

Mercancía tal como lo plantea Scheel, no coincide con lo que indica en
cuanto a que se debe elaborar una requisición para alimentos y otra para
bebidas. Se emite una sola solicitud de todos los centros de producción
y esta es indistinta para alimentos y para bebidas. En ella se incluyen los
insumos para la comida del personal y otros productos, tales como
artículos de limpieza.

Esto crea deficiencia en el proceso de despacho al no permitir

tener un control en las salidas del almacén, valorizar las requisiciones
por centro de producción y tipo de inventario. Además, complica
innecesariamente el cálculo de la materia prima consumida tanto en
alimentos como en bebidas, aspectos importantes para determinar el
costo bruto.

En el almacén se carece de “Tarjetas de Anaquel o kardex

Simple”, “Reporte Diario de Almacén Alimentos y Bebidas”, tampoco se
utilizan en las cavas las tarjetas de “Meat – Tag” para identificar y
controlar el despacho de carnes, aves, pescados y mariscos. La
ausencia de estos instrumentos dificulta el proceso de almacenamiento y
despacho, al no permitir:

 Conocer los movimientos de las mercancías.

 Aplicar control en la rotación de los insumos.

90
  Determinar la cantidad de productos en existencia para gestionar
la compra.
 Controlar las salidas de mercancías.
 Realizar los inventarios al final del mes.
 Determinar la utilización de materia prima en centros de
producción.
 Valorizar inventarios y requisiciones.

Los aspectos antes señalados, repercuten de manera negativa en

la operación de alimentos y bebidas, ya que al no tener un control en el
almacenamiento y despacho es difícil determinar el costo real de la
materia prima consumida afectando las utilidades de la empresa.

Cuadro Nº 5
Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso de Almacén

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

Separación y organización adecuada para Inadecuada separación de los artículos en

el almacenamiento de los productos el almacenamiento de los productos.

91
Elaboración de requisiciones para cada
tipo de productos:
• Requisición de Bebidas.
• Requisición de Alimentos.
Propone el control de despacho para
todos los productos (alimentos
perecederos y no perecederos).
• Reporte Diario de Almacén de
Alimentos.
• Reporte Diario de Almacén de Bebidas.
• Reporte de Roturas y mercancías
Descompuestas.
Plantea la utilización de tarjetas para el
Control de existencia y movimiento de los
productos.
• Bin Card (carnes, aves, pescados y
mariscos)
• Meat- Tag (Carne, ave pescados y
mariscos)
• Valorización de Requisiciones.
• Inventarios Físicos y su Valorización.
Se elabora una única requisición para el
despacho de los productos almacenados
en el almacén general.
• Las carnes, aves, pescados y mariscos,
frutas y verduras son manejados
directamente por los cocineros sin ningún
tipo de control.
• A parte de las requisiciones de no se
elabora ningún otro reporte que registre la
salida de productos del almacén.
No se utiliza tarjetas para el control de
existencia y rotación de los productos.
• Se valorizan las requisiciones al final de
mes.
•Toma de inventarios físicos en el
almacén general al final de mes.
Para valorizar requisiciones e inventarios
se toma el precio d s artículos de la última
compra realizada.

Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, con datos suministrados por el hotel y la
teoría de Adolfo Shell.

Producción de alimentos y bebidas

Con relación a las transferencias entre centros de producción, se

deben realizar con el mismo formato de Requisición de Mercancía. Sin
embargo, se le da un uso inadecuado, ya que se elaboran utilizando una
de las copias del formato, sin dejar registro de la solicitud. Cuando se
debería elaborar en original y dos (2) copias.

92
 Las requisiciones al almacén se realizan para relacionar la comida
del Restaurante, la comida del personal e insumos para el Bar. Esto no
permite conocer la cantidad de insumos utilizados en la producción para
cada centro. La mercancía almacenada en cocina (aves, pescados,
mariscos, frutas, verduras, lácteos, etc.), es manejada directamente por
los cocineros sin ningún tipo de control ni supervisión, lo que ocasiona
derroche en alimentos, produciendo pérdidas a la empresa.

No se toman inventarios diarios en Cocina y cuando se realizan en el Bar

es en un sólo turno y de manera esporádica. La falta en estos instrumentos de
medición no permite determinar con precisión el consumo de materia prima con
respecto a lo relacionado en las comandas, dificultando el cálculo del costo
diario de alimentos y bebidas.

Cuadro Nº 6
Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso de Producción

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

93
Control para la utilización de la materia No existen recetas estándar, porciones
prima en centros de producción, y así estándar, ni pruebas de rendimiento
lograr el costo estándar deseado. •
Recetas Estándar • Porciones Estándar

Control de consumo de materia prima en •El control de traspaso de productos de

centros de producción. un centro de producción a otro es
• Memos de transferencia esporádico.
• Inventario Diarios en Centros de • Sólo se realizan inventarios diarios en el
Producción. Bar, pero esporádicamente.
Control de productos terminados Se utilizan dos (2) tipos de comanda:
Comandas • Comanda de pedidos(Alimentos)
• Cheque – Cuenta • Comanda Bebidas (Bebidas).
• Cartulina funcionarios Cabe destacar el uso inadecuado de la
• Supervisión de calidad, consumo y comanda al momento de tomar el pedido.
Servicio. • Tickets para el control de desayunos
incluidos en el precio de habitación.
• Factura (Cheque de Consumo)
• Control de Comida Funcionarios (Hoja
en Excel)
• Factura (cheque de Consumo)
Control Comida de Funcionarios.
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, con datos suministrados por el hotel y la
teoría de Adolfo Shell.

Costos de Alimentos y Bebidas

En el Hotel, un auxiliar administrativo es la persona responsable

de recopilar toda la información generada en los procesos que
conforman la operación de alimentos y bebidas, analizarla, valorizarla y
registrarla, ya que no existe un departamento o un encargado exclusivo
del control de costos. En el “Costos de Alimentos y Bebidas” se muestra
que una de las causa principales de las deficiencias en el control y
medición de costos es la carencia de algunos formatos como se ha
mencionado antes (Comprobante de Recibo, Tarjetas de Anaquel,
Meat –, Recetas Estándar, Reporte Diario de Almacén de Alimentos,
Reporte de daños y roturas) y el uso inadecuado de otros
(Transferencias, Requisición mercancías y Comandas). Esto dificulta y
demora la recopilación de la información necesaria para elaborar el

94
Reporte Diario de Costos y el Informe mensual de Costos que propone
Scheel. Esta aplicación deficiente del control no permite conocer los
resultados de la operación sino hasta el final de periodo y con datos no
confiables, complicándose el análisis de los resultados de la operación y
la toma de decisión asertiva.

Durante el mes se debe registrar las compras diariamente, a este

lapso de tiempo Scheel lo denomina “Proceso Durante el Periodo”. En el
Hotel este registro no se realiza periódicamente, ya el Libro de Compras
lo tienen desactualizado, lo que indica que al final de un periodo, no se
tiene el total por este concepto. Se realiza el Registro de las Ventas de
Alimentos y Bebidas en el Reporte Diario de Ventas Netas, en el cual se
incluyen todos los ingresos del Hotel en los diferentes servicios que
ofrece. Para el registro del Costo de Venta de Alimentos y Bebidas, es
necesaria la siguiente información, según Scheel:

Cuadro Nº 7
Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso de venta de Alimentos y Bebidas

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

95
Reporte Diario Almacén Alimentos y Si hay esas tarjetas, las de kardex
Bebidas.

Inventarios Diarios de Carnes, aves, Se realizan al final de un periodo.

pescados y mariscos.
Inventarios Diarios en el Bar. Se realizan de manera esporádica.

Reporte Diario de ventas de Alimentos y Se cuenta con el Reporte de Cajero Bar y

Bebidas. Restaurantes y Reporte Diario de Ventas
Netas.
Cartulina Funcionarios. No se maneja Cheque – Funcionarios.
Los consumos se determinan a un precio
fijo establecido por la Gerencia General.
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, con datos suministrados por el hotel y la
teoría de Adolfo Shell.

Se muestra que en el Hotel es difícil obtener el costo diario y

emitir un reporte de costos de alimentos y bebidas, ya que no valoriza
toda la información requerida. Por otra parte, la carencia de inventarios
diarios en Cocina y la toma esporádica de inventarios diarios en el Bar
no permite medir la materia prima consumida. En ese sentido, Scheel
(1989) señala que:

Los inventarios no solo importantes para determinar el consumo

de prescindibles para la medición del costo de venta alimentos y bebidas
diario ya que, al aplicarlos, consideran que no toda la materia prima
despachada del almacén a centros de producción se consume en ese
día. (p.242)

La inexistencia de Tarjetas Anaquel y de Meat – Tag no permite

registrar el precio promedio de los productos, lo que altera el valor real
de los inventarios o existencias. Esto afecta la medición del costo
reflejado en los estados financieros y el saldo del inventario. En ese
sentido, Sheel (1989) considera que para la valorización de inventarios y
requisiciones el método más indicado es el precio promedio, ya que este

96
sistema permite valorizar a un precio promedio según las existencias de
los productos, determinar la necesidad de compra real de los artículos
que se debe solicitar a compra y mantener los niveles mínimos y
máximos de los insumos.

Otra causa que afecta la determinación del costo de venta, se

debe a que la comida de los funcionarios no se valoriza a precio de
costo por producto consumido como lo indica el autor, según los
consumos reflejado en los Cheques de Consumo. Para la comida del
personal no se relacionan requisiciones que permitan determinar la
cantidad de comestibles utilizados en la manutención del personal. En
ambos casos se maneja un precio fijo para determinar el consumo de
alimentos y bebidas del personal. Esto afecta los resultados del gasto de
alimentos y bebidas. Las atenciones realizadas a los huéspedes y los
consumos en bebidas realizados por el Personal directivo y gerentes, se
relacionan en un cuaderno en el bar, pero no son tomados en cuenta
para determinar el gasto de alimentos y bebidas, al igual, que los daños
y roturas que sufren los alimentos en el almacén general no llevan
reportes que indique la existencia de estos.

Cuadro Nº 8
Comparación de los procedimientos de control interno para
el reconocimiento del inventario que realiza el Hotel en el
Proceso Costo de Alimentos y Bebidas

Scheel Mayenberger (1989) Hotel Hesperia Isla de Margarita

Proceso Durante el Periodo: • No se lleva libro de compras.

97
• Registro de la Compra de Alimentos y
Bebidas.
• Registro de la Venta de Alimentos y
Bebidas.
• Registro del Costo de Venta de
Alimentos y Bebidas.
• Registro del Gasto de Alimentos y
Bebidas.
Proceso al final del periodo:
• Conciliación de inventario
• Consolidación del Costo Bruto
• Registro Crédito Inventario
Reconciliación de Costos
Inventario Inicial almacén Alimentos / Los resultados del Inventario Final y la
Bebidas.
+ Entradas Almacén (Compras)
- Inventario Final.
= Costo Bruto (Registros)
+ Diferencia Inventarios Diarios.
= Costo Bruto – Créditos.
= Costo de Venta Alimentos / Bebidas.
Fuente: Maíz (2015) Elaboración propia, con datos suministrados por el hotel y la
teoría de Adolfo Shell.
• Se cuenta con el Reporte de Cajero Bar
y restaurante y Reporte Diario de Ventas
Netas.
• El Costo de venta se determina al final
de un periodo y se omite información para
su cálculo.
• El gasto de alimentos y bebidas se
calcula al final del mes y sólo se incluye
comida del personal.
•El saldo de inventario se compara con el
inventario físico en almacén y se valoriza
con el precio de la última compra.
• No se realiza Informe mensual de costos
(conciliación de costos).
No se realiza Informe Mensual de Costos.
materia prima consumida obtenida a
través de la valorización de las
requisiciones se utilizan para elaborar los
Estados Financieros y Comparar las
Ventas Netas de Alimentos y Bebidas
reflejadas en el Reporte Diario de ventas
Netas al final del mes.

Compras de Alimentos y Bebidas

La gestión de compras debe ser eficiente, lo que se traduce en la

adquisición de materia prima adecuada, en el lugar y momento
apropiado y al precio convenido, evitando retardos en la entrega,
interrupciones en el proceso de producción, clientes insatisfechos,
costos elevados, permitiendo con esto, mejoras notables en la calidad
del servicio. Por esta razón, el encargado de compra debe reducir los
precios en la adquisición de los insumos sin minimizar la calidad de los
productos.
En el “Proceso de Compra” se observan algunas fallas que
generan deficiencias en el proceso de que ejecuta el Hotel.

98
 Los pedidos de compras de mercancía se realizan a través de
listas informales, elaboradas a mano. Esto se debe a la carencia de los
formatos lista de Mercado, Solicitud de Compra y Orden de compra
señalados por Scheel en el (Cuadro N° 3) y a la falta de designación de
responsabilidad en una persona que centralice la información. Para
evitar que todas las áreas involucradas soliciten por separado insumos
sin previa autorización. Esta situación ocasiona fallas en la adquisición
de los productos, ya que al no haber constancia en Cocina de los
productos solicitados crea discrepancia entre el personal de
Administración y el de Cocina.

La carencia en las especificaciones estándar de los productos

incide en el proceso de compras. Scheel considera que éstas son
importantes para conocer y exigir al proveedor las características propias
de determinados productos, ya que establecen los criterios para ordenar
los pedidos e inclusive facilita el chequeo de los productos en el
momento del recibo. De igual forma, el Hotel presenta inadecuada
clasificación de los artículos, lo que no permite definir el sistema de
información para el control de las compras por grupo de y tipo de
productos.

La necesidad de compra de alimentos y bebidas la determina un

auxiliar administrativo y los cocineros según criterio personal. El Hotel no
maneja”par stock” ni considera los pronósticos de ocupación para
determinar la necesidad real de los insumos a comprar. Las compras de
mercancía se realizan para una (1) semana, sin lograr definir
adecuadamente la cantidad de artículos que se debe comprar con
relación al volumen de ventas. Esto ocasiona que no se adquieran los
productos adecuados en la cantidad requerida afectando el proceso de

99
producción. Además, este proceder activa las compras de emergencia
debilitando el fondo de caja chica. Scheel menciona en el “Proceso de
Compras” que la cantidad de artículos a comprar es el aspecto de mayor
consideración para la gestión de compras, ya que está condicionada a la
necesidad (estructura del menú y volumen de ventas).

Recepción de Alimentos y Bebidas

La recepción de mercancía es un punto vulnerable a la pérdida de

ingresos, debido a los robos o el aceptar productos en malas
condiciones lo cual es difícil detectar si no hay supervisión estricta del
proceso. Generalmente se considera que esta actividad se resuelve
fácilmente, asignándole a cualquier empleado esta delicada función,
olvidando ese que el eficiente recibo de los productos permite un
adecuado servicio de alimentos y bebidas y por ende mayores utilidades.

En el Hotel la actividad de recibo de alimentos y bebidas es

realizada por el personal de Administración y Seguridad. En el “Proceso
de Recepción” se puede observar que una de las causas principales que
genera deficiencias en el proceso de recibo, es porque se omiten
aspectos importantes indicados por Scheel en el (Cuadro 4), ya que no
se chequea el estado físico de los productos antes de darle ingreso al
establecimiento, pues no se cuenta con los formatos de “Lista de
Mercado”, “Solicitud de Compara Almacén Alimentos - Bebidas” y
“Orden de Compra” con los cuales se pueda comparar y verificar.

100
6.1. Comparación de los procedimientos de control interno
para el reconocimiento del inventario de alimentos y
bebidas en el Hotel Hesperia Isla de Margarita con las
normas técnicas relacionadas

Cuadro Nº 9

101
 Comparación del Procedimiento de entrada de inventarios
aplicados en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

Normativa Técnica Aplicado por el

Hotel Hesperia Isla de Margarita
NORMATIVA TÉCNICA: Como compañía del estado venezolano,
NIIF N° 13, PARRAFO N° 10 señala: se ocupa de ofrecer servicios
El costo de adquisición de los inventarios relacionados al área de confort y
está comprendido por el precio de descanso. Cuando la empresa compra
compra, los fletes y otros impuestos. mercancía, se incluyen en el precio de la
compra todos los costos derivados para
su adquisición.
Análisis
Este Hotel no cumple a cabalidad el procedimiento de compras, debido a que no se
realiza una requisición de los productos que se necesiten en un momento dado,
porque el Gerente cuando lo cree oportuno es quien solicita la cantidad y las especies
de acuerdo a su criterio. Por otro lado, en el hotel si cumple con lo que menciona la
Norma internacional N°13, porque el gerente revisa y verifica que el precio de la
compra de las mercancías contenga los diversos costos que conlleva su adquisición.

Cuadro Nº 10
Comparación del Procedimiento de Salida de inventarios
aplicados en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

Normativa Técnica Aplicado por el

Hotel Hesperia Isla de Margarita
Providencia Administrativa 00071 El Hotel Objeto de estudio. Por ser una
señala: persona jurídica se guía por esta
Todas las personas jurídicas y aquellas providencia al momento de emitir
personas naturales que obtengan facturas.
ingresos iguales o superiores a 1500 U.T.
deben emitir sus facturas cumpliendo con
todos los requisitos establecidos en la
providencia

Análisis

102
 En el Hotel sólo aceptan despachar la mercancía cuando se tiene las facturas lo que
conlleva a realizar la distribución de las mercancías. Asimismo, la compañía se rige
por ésta providencia en el momento de emitir las facturas de ventas.
Fuente: Maíz (2015)

Cuadro Nº 11
Comparación del Procedimiento del registro de inventarios
aplicados en el Hotel Hesperia Isla de Margarita

Normativa Técnica Aplicado por el

Hotel Hesperia Isla de Margarita
Providencia 00071 expresa en su art. N° 6: Este Hotel se rige por esta normativa al
Los formatos para emitir las facturas son los utilizar las formatos elaborados por
siguientes: sobre formatos, sobre formas libres y imprentas autorizadas por el Servicio
maquinas fiscales. Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria

Providencia 003 señala en su Art. N°5: La organización si cumple con lo

Formulas del cálculo del costo: se puede mencionado en la providencia 003, debido
utilizar la identificación especifica del costo o el a que emplea el método PEPS para la
método PEPS ó el Costo promedio ponderado. determinación del costo de las mercancías.

103
NORMATIVA TÉCNICA: El Hotel utiliza el método PEPS al
NIIF N° 13 señala en su párrafo N° 2 que: momento de valorar los inventarios.
Existen métodos de conteo que son utilizados Cuando percibe un ingreso por motivo de
para valorar los inventarios en una entidad, los una venta de servicio, no se reconoce el
cuales son: primeras en entrar primeras en salir gasto y por consiguiente, no se le da de
(PEPS), Últimas en entrar primeras en salir baja al inventario.
(UEPS) y promedio.
Asimismo esta normativa en el párrafo N° 1
índica: que el costo de un producto o servicio
debe registrarse como un gasto en el momento
en que los inventarios se vendan.
Análisis
En el Hotel, si se aplica providencia 00071, debido a que cumple con la obligación de emitir
las facturas sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional
Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. En relación a la normativa técnica, se
especifican diversos métodos para valorar los inventarios, en este caso el hotel utiliza el
método PEPS, Sin embargo, no cumple con lo señalado en la misma, debido a que si existe
alguna rebaja o pérdida no es reflejada en el periodo en que se causo y ejecutar el ajuste
determinado para ese caso, porque la toma física del inventario es efectuado en periodos
mayores a un año. Asimismo, el costo de venta no es asentado al momento de la facturación o
percibir ingresos como resultado de una operación comercial propias de la empresa, lo que
genera graves riesgo porque puede acarrear a posibles penalizaciones por la ley.

104
 CONCLUSIONES

A través de la investigación realizada durante el lapso de

pasantía, en el Hotel Hesperia Isla de Margarita, con la finalidad de
analizar los procedimientos de control que conforman la operación de
alimentos y bebidas, se plantean las siguientes conclusiones:

1. El Hotel adolece de una estructura organizativa adecuada a su operación.

2. En el Departamento de Compras, se presentan deficiencias en el
ámbito de la planificación de compras, que no permiten coordinar
cada uno de los procedimientos para la adquisición de mercancía
y de esta manera realizar una apropiada gestión de compras.
Asimismo, no existen las especificaciones estándar de alimentos

105
 que permitan al personal de compras conocer la mercancía
requerida por los diferentes departamentos.
3. del hotel. Existe una adecuada comunicación entre empleado y
jefe, por lo tanto se le informa al mismo de las irregularidades que
se originan en los almacenes ocasionando para que se tomen las
decisiones más oportunas para el adecuado funcionamiento de la
entidad.
4. Los documentos resultantes de las compras y ventas son
registrados en la empresa a destiempo, lo que genera no contar
con información contable de forma oportuna.
5. De acuerdo a la toma física del inventario, los conteos no se
efectúan constantemente sino una vez al año, lo que amplifica
errores, descuidos, desperdicios, fraudes, entre otros.
6. Existe inquietud en la gerencia General y personal administrativo de
conocer y aplicar los instrumentos para el control de costos en la gestión
de alimentos y bebidas.
7. La empresa posee un formato de entrada y salida de los
inventarios que cumple con las especificaciones exigidas por la
Ley del Impuesto sobre la renta.
8. El hotel utiliza el sistema de inventario periódico, el cual no
permite conocer en cualquier momento las existencias reales de
las mercancías que se encuentran almacenadas en las cavas,
sino que se tiene conocimiento de ello, es al final de cada periodo
contable, ocasionando que no se ejecuten las correcciones
adecuados.

Por las debilidades existentes, se concluye que hay una deficiencia

en el control interno de inventario.

106
 RECOMENDACIONES

Considerando el análisis realizado a los procesos de Compras,

Recepción de Mercancía, Almacén, Producción y Facturación de la
operación de alimentos y bebidas del Hotel Hesperia Isla de Margarita y
sus conclusiones, se recomienda aplicar las siguientes acciones:

1. Elaborar un manual de normas y procedimientos adaptado al

funcionamiento del hotel, donde se señale: funciones y tareas que
debe desempeñar el personal en cada puesto de trabajo, con el
fin de evitar confusiones administrativas y operativas que afecten
el desarrollo de las actividades.
2. Entrenar a un asistente administrativo para que se encargue de
supervisar y controlar los procesos para el control de costos de la
gestión de alimentos y bebidas.

107
3. Facilitar los canales de comunicación para que exista confianza
entre jefe y empleado, para que la información pueda fluir de
manera correcta y el Gerente consiga tomar las decisiones
adecuadas y realice las correcciones pertinentes.
4. El hotel debe contactar nuevos proveedores, estandarizar las
compras, llevar un registro de proveedores e implementar los
formatos: “Lista de Mercado” Solicitud de compra Almacén y
“Orden de Compra” como mecanismo de determinación,
planificación, control y evaluación de la necesidad real de compra.
5. Manejar formatos de entradas y salidas de manera permanente
para obtener en el momento que se desee los valores reales de
las existencias de lo que se recibe y se despacha de la empresa.
Asimismo, capacitar al personal encargado de la toma física del
inventario con el fin de asegurar que el mismo se llevará a cabo
de acuerdo a los parámetros fijados.
6. Ejecutar la toma física de los inventarios por muestreo una vez
por mes con el objetivo de controlar adecuadamente los faltantes
de mercancías.
7. Ejecutar la toma física de los inventarios por muestreo una vez
por mes con el objetivo de controlar adecuadamente los faltantes
de mercancías
8. Ejecutar una adecuada división del trabajo para evitar que los
procesos que tienen relación con los inventarios no sean
ejecutados por una misma persona.
9. Implementar el registro de las compras como mecanismo de
registro y control en la adquisición de provisiones, con el objeto de
conocer diariamente y al final del mes el monto.

108
10. Asesorarse con un profesional del área contable de que se esté
cumpliendo con las providencias y demás normativas legales para
evitar sanciones y multas por parte de la administración tributaria.

109
ESQUEMA TENTATIVO:

DEDICATORIA
AGRADECIMIENTOS
LISTA DE FIGURAS
LISTA DE CUADROS
LISTA DE FLUJOGRAMAS

7. FASE I. INTRODUCCIÓN.

7.1. Denominación de la empresa

7.2. Objeto de estudio
7.3. Situación a evaluar
7.4. Objetivos de la pasantía
7.4.1. Objetivo general
7.4.2. Objetivos específicos
7.5. Técnicas e instrumento de recolección de datos
7.5.1. Entrevista no estructurada
7.5.2. Observación directa
7.5.3. Revisión documental

8. FASE II. ASPECTOS ORGANIZACIONALES DEL HOTEL

HESPERIA ISLA DE MARGARITA.

8.1. Reseña Histórica del Hotel Hesperia Isla de Margarita

8.2. Misión del Hotel Hesperia Isla de Margarita
8.3. Visión del Hotel Hesperia Isla de Margarita
8.4. Estructura organizacional del Hotel Hesperia Isla de Margarita

110
8.5. Funciones del departamento de costos en el Hotel Hesperia
Isla de Margarita

9. FASE III. DESCRIPCIÓN DE LAS BASES TEÓRICAS Y

NORMATIVAS TECNICAS RELACIONADAS CON LOS
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL
RECONOCIMIENTO DEL INVENTARIO DE ALIMENTOS Y
BEBIDAS EN LAS EMPRESAS HOTELERAS.

9.1. Definición de control interno

9.1.1. Características del control interno
9.1.2. Objetivos del control interno
9.1.3. Tipos de control interno
9.1.4. Importancia del control interno
9.1.5. Control interno de alimentos y bebidas
9.2. Definición de inventario
9.2.1. Tipos de inventarios
9.2.2. Sistemas de inventarios
9.2.3. Métodos de valuación de inventario
9.2.4. Procedimientos de control interno para el reconocimiento del
inventario
9.2.4.1. Compras
9.2.4.2. Recepción de mercancía
9.2.4.3. Almacenamiento de mercancía
9.2.4.4. Despacho de mercancía
9.2.4.5. Reportes diarios del costo de alimentos y bebidas
9.2.4.6. Toma física del inventario de mercancías

10. FASE IV. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO DEL
INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN EL HOTEL
HESPERIA ISLA DE MARGARITA.

10.1. Políticas y normas de control interno para el reconocimiento de

las compras de alimentos y bebidas

111
 10.2. Procedimientos para las compras de alimentos y bebidas
10.3. Procedimientos para la elaboración de requisiciones de
alimentos y bebidas
10.4. Procedimientos para la recepción de alimentos y bebidas
10.5. Procedimientos par el despacho de alimentos y bebidas
10.6. Procedimientos para la toma de inventario de alimentos y
bebidas.

10.7. Procedimientos para la elaboración de reportes diarios de la

salida de alimentos y bebidas

11. FASE V. COMPARACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONTROL INTERNO PARA EL RECONOCIMIENTO DEL
INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS EN EL HOTEL
HESPERIA ISLA DE MARGARITA CON LAS BASES TEÓRICAS
Y NORMAS TECNICAS APLICABLES.

11.1. Comparación de los procedimientos de control interno para el

reconocimiento del inventario de alimentos y bebidas en el
Hotel Hesperia Isla de Margarita con las teorías relacionadas
11.2. Comparación de los procedimientos de control interno para el
reconocimiento del inventario de alimentos y bebidas en el
Hotel Hesperia Isla de Margarita con las normas técnicas
relacionadas

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

112
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Textos:

Acevedo, R. y Rivas, J. (2002) Técnicas de documentación II. Caracas:

UNA

Arias, F. (2006). El Proyecto de la Investigación: Introducción a la

metodología científica. Caracas, Venezuela: Editorial Episteme

Biegler, J. (1980) Manual moderno de contabilidad. México: McGraw Hill

Gómez, G. (1994). Planeación y organización de empresas. Editorial

McGraw-Hill. México.

Horngren, C. Harrison, W. y Bamber, L. (2003) Contabilidad. México:

Prentice Hall

Méndez, C. (2004) Metodología: Diseño y desarrollo del proceso de

investigación. Colombia: McGraw Hill.

Norma Internacional de Información Financiera N°13 (NIIF para PYMES

N° 13). Publicado por el Consejo de Normas Internacionales de
Contabilidad, de fecha 9 de Julio de 2009.

Robbins, S. y Decenzo, D. (2002). Fundamentos de administración.

México: Prentice Hall.

113
Robert, W. (1994). Administración financiera. Ediciones Pirámides,
Madrid.

Rodríguez, R. (2008). Costos aplicados a hoteles y restaurantes.

Colombia: Ecoe Ediciones.

Sabino, C. (1986). El proceso de investigación. Caracas: Editorial

Panapo.

Sánchez, E. (1999) Manual de administración y gastronomía. Mexico:

Editorial Trillas.

Santillana, J. (2001) Establecimiento de sistemas de control interno:

Función de contraloría. Argentina: International Thomson.

Scheel, A (1998). Control de alimentos bebidas I y II. Universidad

Externado de Colombia. Colombia.

Silva, J. (2006) Metodología de la investigación: Elementos básicos.

Venezuela: Ediciones CO-BO

Leyes:
Providencia Administrativa N° 003/2014 publicada el 07 de Febrero de
2014,

114
FASE II. ASPECTOS ORGANIZACIONALES DEL HOTEL HESPERIA
ISLA DE MARGARITA.

115
 2.1. Reseña Histórica

A principios de los años 90 ingresa a la zona del Caribe

específicamente a la Isla de Margarita, estado Nueva Esparta, la
Organización de Ciegos Españoles (O.N.C.E.), fundada en España en el
año 1992, con el objetivo de llevar acabo funciones de operación,
comercialización y supervisión de hoteles del grupo.

La Organización Nacional de Ciegos Españoles (O.N.C.E.), inicia

la construcción de un hotel propio llevando por nombre Hotel Isla Bonita
Golf, Spa & Beach Resort, el cual fue inaugurado el 01 de Agosto de
1994 a nivel operacional y oficialmente el 19 de Noviembre del mismo
año por el entonces presidente de la República de Venezuela, Dr. Rafael
Caldera y bajo la administración de la “Cadena Occidental”, luego fue
adquirido por la “Cadena Confortel Hoteles”, división hotelera del grupo
O.N.C.E.

En 1998 suceden dos situaciones importantes, primeramente tras

una ampliación de capital se constituye la sociedad patrimonial de la que
nace la estructura societaria actual del grupo y se adquieren las
instalaciones de Confortel lo que actualmente es el Hotel Hesperia Isla
Bonita.

La Corporación Empresarial tiene entonces la misión de gestionar,

operar, dirigir, comercializar el conjunto hotelero. En el periodo de su
gestión logró calificarlo como uno de los mejores hoteles cinco (5)
estrellas a nivel nacional; pero para el año 2000, debido a las dificultades
que se presentaron por no llevar una gestión uniforme, concreta y
manejar diferentes políticas y procedimientos para la estandarización del

116
servicio, fue vendido en una subasta realizada en la ciudad de Caracas,
Venezuela.

El 22 de Noviembre del año 2000, fue adquirido en una venta total

por la “Cadena Hesperia Hoteles” por un monto de $170.000.000;
quedando en el mercado turístico hotelero con el nombre de Hesperia
Isla Margarita, siendo aún su razón social Desarrollo Turístico Isla
Bonita, C.A.

En mayo de 2006, Hoteles Hesperia, con un 21.38%, se convierte

en accionista mayoritario de NH Hoteles. Así, con más de 30 años de
experiencia a sus espaldas, el Grupo Hesperia se ha convertido en una
de las cadenas hoteleras más importantes a nivel nacional e
internacional, con una doble línea de productos, con establecimientos
urbanos y vacacionales.
Actualmente, cuenta con una fuerte imagen de compañía en crecimiento
y expansión. Gestionando un total de 51 hoteles, en las principales
centros turísticos y urbanos de España, Londres, San Petersburgo y
Venezuela. Cada uno para cada gusto de nuestros clientes.

La Cadena Hesperia nace en el año 1950 en España y es una de

las cadenas con más establecimientos hoteleros en España y en
Venezuela actualmente solo le pertenecen cuatro (4) hoteles ubicados
estratégicamente en zonas de atractivo turístico para la comodidad y
deleite de los huéspedes.
Esta cadena ha evolucionado de manera progresiva en el mercado
turístico venezolano, gracias a la calidad de sus servicios y la buena
ubicación de los mismos, el Hotel Hesperia Isla Margarita, es el único

117
hotel de lujo de la cadena, hasta que inauguro el Hotel “Hesperia WTC
Valencia, el 18 de Julio de 2013.

El conjunto hotelero aspira dentro de los próximos 6 años abrir de

(6) a diez (10) nuevos hoteles en Venezuela, a pesar de la situación
actual del país ellos siguen pensando en el futuro, y reafirmando esta
perspectiva, el nuevo proyecto de la cadena está casi terminado con su
nuevo complejo hotelero que estará ubicado en la ciudad de Maracaibo
– Estado Zulia con el nombre de Hotel “Hesperia WTC Maracaibo” a
inaugurarse.

El consejo de la administración central de Hesperia Hoteles, está

ubicado en España que es la que delega autoridad, responsabilidad y
voz de mando a todos los hoteles del complejo, siendo el Hotel Hesperia
Isla Margarita la sede central de la delegación venezolana y es la
responsable sobre los demás hoteles Hesperia en Venezuela después
de cerrar el Hotel Hesperia Garden Suites ubicado en Caracas.

2.2. Mision:

Por otra parte, las empresas deben tener metas u objetivos que
sean en beneficios de los clientes, Slocum (2000:98), define misión
como:

“El propósito o razón de existir de una organización, en ella

se puede describir a la empresa en términos de las
necesidades a quienes se pretende satisfacer, los bienes o
servicios que se ofrecen y los mercados que se persiguen
en ese momento o se tiene previsto en un futuro”

118
 Es decir, las finalidad que tiene una empresa, que servicios
quiere prestar y hacia quien va dirigido. Según la información
suministrada por el departamento de Recursos Humanos del hotel
Hesperia isla de margarita, Su misión es:

“Su misión es la de ser un hotel (5) estrellas que se

destaca por ofrecer un servicio de excelente calidad, eficaz
y personalizado acordes al confort, al lujo y a la belleza
armónica de sus modernas instalaciones, satisfaciendo las
necesidades de los clientes a través de una buena
rentabilidad, en calidad del proyecto y el servicio, con una
posición estratégica preferente en el negocio vacacional.
Además tiene como objetivo ser un bien para el país, la
comunidad, sus empleados y dueños para así lograr sus
metas y convertirse en el hotel preferido de los huéspedes
y visitantes.”

2.3. Vision:

De esta manera, las empresas deben proyectar sus objetivos a

largo plazo donde Diez y otros (2001:247) la definen como: “lo que
quiere ser en el futuro la corporación, que posición en la sociedad desea
ocupar, la visión marca el sentido idealizado de cómo quiere llegar a ser
considerada, valorada y percibida en el futuro.” Se comprende entonces,
que es como quiere ser reconocida la organización y de qué forma se
mantendrá en el mercado competitivo. El Hotel Hesperia Isla de
Margarita tiene como visión:

“Nuestra visión es la de conciliarnos como un hotel cinco

(5) estrellas de excelencia en la prestación de servicio de
alojamiento turístico; ser una empresa modelo para el
proceso de transformación del estado Nueva Esparta, de
sólido prestigio, confianza y credibilidad nacional e

119
internacional, de esta manera satisfaciendo las
necesidades de los clientes.”

120
 2.4. Estructura Organizacional

Fuente: Maiz (2015) Elaboracion propia, a través de los datos suministrados por
la empresa.

121