Cuadratura de Caja y Libro de Caja

DEDICATORIA

INDICE
DEDICATORIA...................................................................................................... 2
2

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

INDICE................................................................................................................. 3
1.

2.

ARQUEO DE CAJA......................................................................................... 5
1.1.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES..............................................................5

1.2.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA.......................7

1.3.

EL ACTA DEBER TENER AL MENOS LOS SIGUIENTES DATOS:...............8

1.4.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA.....................................................9

LIBRO CAJA................................................................................................ 12
2.1.

UTILIZACIN......................................................................................... 12

2.2.

INTEGRACIN....................................................................................... 12

2.3.

CARACTERSTICAS............................................................................... 13

2.4.

USOS DEL LIBRO DE CAJA....................................................................14

2.5.

PROTOCOLOS DE LIBROS DE CAJA......................................................15

2.6.

EFECTIVO DE CONTABILIDAD DEL LIBRO..............................................15

2.7.

CUESTIONES DE LIBRO DE CAJA..........................................................15

CONCLUSIONES................................................................................................ 16
REFERENCIA BIBLIOGRFICA........................................................................... 17
ANEXOS............................................................................................................ 18

INTRODUCCIN

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

En las empresas es importante llevar un control, para ello es necesario hacer una
cuadratura sobre los ingresos y egresos, por ello es importante conocer el uso y
manejo del arqueo de caja que Consiste en el anlisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo que arroja esta cuenta,
corresponde con lo que se encuentra fsicamente en caja en dinero efectivo,
cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se estn
llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por el Cajero.
Se define al Arqueo de Caja como la operacin de recuento y la verificacin del
saldo de los caudales de Caja. Dicho de otra manera Arqueo de Caja es una
operacin por medio de la cual se comprueba si el saldo que arroja el libro, es
conforme o no.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los
faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como ingresos.

Si no se

subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja"

se deber cancelar contra la de "Prdidas y Ganancias".
Por ello el libro auxiliar o de caja es muy importante porque con ello se rectifica los
datos y se hace en recuento y cuadrante de la caja.

1. ARQUEO DE CAJA

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El Arqueo de Caja es una herramienta de control que se desprende del Libro
Auxiliar de Caja. Consiste en analizar las transacciones del efectivo, durante
un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo
el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde
con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero efectivo, cupones de
tarjetas de crdito, cheques, etc.
Definicin: El Arqueo de Caja consiste en el anlisis de las transacciones del
efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha
contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta
cuenta, corresponde con lo que se encuentra fsicamente en Caja en dinero
efectivo, cheques o vales. Sirve tambin para saber si los controles internos se
estn llevando adecuadamente. Esta operacin es realizada diariamente por
el Cajero.
Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja
en fechas no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se
contabilizan generalmente en una cuenta denominada Diferencias de Caja.
Se le cargan los faltantes como prdidas y se abonan los sobrantes como
ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta
Diferencias de Caja se deber cancelar contra la de Prdidas y Ganancias.
1.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES
Arqueo: proceso mediante el cual se verifica el dinero que hay fsicamente
en caja en un momento determinado.
Formato: es el formulario mediante el cual se practica el arqueo de caja.

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Valores: son los cheques y efectivo que custodia el cajero.
Cajero: custodio responsable directamente de los valores en caja.
Verificador: persona que realizara el conteo fsico de los valores vs los
recibos de caja generados.
El verificador debe realizar la sumatoria de los recibos generados del da,
sumando lo marcado como efectivo (cheques y efectivo) luego har un total.
El verificador detalla los valores recaudados en la hoja (formato de
arqueo), segn la denominacin billetes y monedas, igualmente hace un
detalle de los cheques recibidos en la segunda hoja del formato
llevandolo a la hoja principal; se hace un Total de valores en caja y a
este se le debe descontar el fondo de cambio para obtener el Efectivo
neto en caja que es igual que total arqueado.
El total arqueado se compara con lo generado por sistema de caja;
registrando esta cifra en el rengln total segn recibos sin incluir tarjetas de
crdito
Sin no hay diferencia el formato de arqueo generara el valor 0.00 de los
contrario se reflejara un valor positivo si hubo sobrante y un valor negativo
si hay faltante.
Debe anotarse la secuencia de los recibos utilizados. (El primero y el
ultimo), como los recibos anulados. Anote tambin la serie de los billetes
de alta denominacin como los son los de 50.00 y 100.00 en el rengln de
observacin.

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El verificador prepara el slip de depsitos de acuerdo al detalle generado
en el informe de caja en la parte que dice Registro de los Fondos. Debe
tener mucho cuidado al anotar el nmero de cuenta, como el nombre y
monto a depositar. Revise la suma del slip contra el total a depositar, y los
otros datos. Para el fondo general se tomara el valor que aparece como
Total del fondo general en efectivo, sin tomar en cuenta el valor
cobrado con tarjeta de crdito.
El cajero tiene la obligacin de comparar y confirmar que los depsitos
estn de acuerdo a lo generado por el informe de caja antes de firmar como
responsable.
Una vez firmados lo slip de depsitos el verificador los captar en el
formato de arqueo el parte inferior donde aparece el detalle de los fondos,
anotando el nmero de la boleta y el monto, igualmente captara el nombre
de los fondos de autogestin cuando haya depsitos a favor de estos.
1.2. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR EL ARQUEO DE CAJA.
Recibir delegacin de la autoridad competente para efectuar el arqueo
respectivo.

Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable o

de auditora.
Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques.
Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha

de pago, el concepto, la autorizacin y el valor correspondiente.

Realizar una suma total de estos valores (efectivo y comprobantes)
Efectuar una comparacin entre el saldo verificado y el saldo
registrado

por

contabilidad;

establecer

diferencias

en

ms

(sobrantes) o en menos (faltantes), si las hubiese.

Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejar constancia de las
novedades

presentadas.

sta

ser

de

conocimiento

de

las

autoridades de la empresa, quienes dispondrn las medidas

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado

y utilizado conveniente los recursos monetarios.

El cajero debe ser generar diariamente el informe de caja una vez se
termine el turno; si el mismo reflejo alguna diferencia en valores
contra el arqueo, deber eliminarse (con autorizacin) para que se

ajuste a la realidad y concuerde en montos.

Se genera el informe y se imprime para ver la distribucin de los
depsitos a realizarse. El verificador como el cajero firmaran el

arqueo, el informe de caja y el reporte de informe de caja.

El verificador (Tesorero o contador) tiene la obligacin de revisar el
informe de caja con sus anexos antes de ser enviado a Finanzas.

1.3. EL ACTA DEBER TENER AL MENOS LOS SIGUIENTES DATOS:

Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.
Determinacin del alcance del examen.
Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.
Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.
Declaracin de conformidad y firmas de legalizacin y de testigo.

1.4.

IM
P
O
RT
A
N
CI
A

DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja peridicamente, estamos haciendo un control
interno de efectivo en el cual se verifica la administracin de todo el dinero

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, as como por las
salidas de ste con un programa adecuado para cancelar proveedores de
bienes y servicios. Con el propsito de: Proteger el efectivo contra residuos,
fraudes e inconsistencias, as como controlar la adecuada contabilizacin
de las partidas, verificar el cumplimiento de las polticas de la empresa y el
desempeo eficiente de los empleados.
Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado,
Cobros a clientes, Prstamos obtenidos, y Ventas de activos.
Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una
persona encargada de su administracin, para gastos menores, a la que se
le fijar un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deber
hacerse un reembolso por perodos breves no mayores de un mes,
utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la
caja tenga movimiento.
El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y
detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser
realizado por una persona diferente a quien realiza la documentacin.
Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben
considerarse al momento de hacer el arqueo estn; Vales de cajas,
Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.
Hortigela (p.70) indica que para poder comprender el arqueo de caja
primero se tiene que definir lo que significa recuento de caja, ya que se
tiende a denominar a las dos operaciones por igual:
Recuento de caja: consiste en contar y anotar el dinero en metlico (billetes
y monedas) que existe en caja al finalizar el perodo, obteniendo la suma

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

total, y verificar los documentos de cobro y pago justificativos de las
anotaciones de libro de caja.
Arqueo de caja: es la comprobacin de que los totales del recuento de caja
coinciden con los saldos finales que figuran en el libro de caja.
Tambin debe comprobarse la coincidencia del saldo de los documentos de
cobro y pago que se hayan anotado en el libro. Si durante el arqueo de caja
se detecta alguna diferencia, que puede deberse a equivocaciones en el
cobro o pago en metlico, errores en la confeccin de recibos o anotaciones
en el libro, extravos, u olvido de confeccin de algn justificante de cobro,
debe enmendarse el error. Si no se consigue averiguar la causa del
desfase, deber anotarse en el libro de registro de caja la desviacin
detectada.
El documento en el cual se registra el recuento de caja y se verifica el
arqueo se denomina acta de arqueo de caja. En l se detallan, por
separado, todo el dinero en metlico y los documentos de cobro y pago que
se encontraban en caja en el momento del recuento. Una vez
cumplimentada el acta, es imprescindible comparar el saldo del libro de caja
con el resultado del recuento para comprobar que coinciden y, si no es as,
detectar el error producido y proceder a su solucin.
Piedra (pp.62, 63) expresa que el arqueo de caja consiste en verificar que el
dinero existente en las arcas de la unidad econmica coincide con el saldo
de las cuentas representativas de caja. El motivo de esta comprobacin
radica en que, al efectuar los diversos cobros y pagos, pueden haberse
originado errores que conllevan que el saldo contable difiera de las
existencias finales de dinero. Estas diferencias que surgen al efectuar el
arqueo de caja se denominan diferencias de arqueo. En el caso de que
existan tales diferencias, se deber analizar sus causas, entre las cuales se
podran citar las siguientes:

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Cuadratura de Caja y Libro de Caja

Errores en el registro contable

Extravo o falta de justificantes
Errores en los cobros o en los pagos.
Una vez analizado el origen de las citadas diferencias. se deber
ajustar el saldo contable al importe que arroja el arqueo. Para ello,
generalmente,

la

empresa

puede

optar

por

las

siguientes

alternativas:
o Designar un cajero que se haga responsable de las
diferencias de arqueo. En este caso, al cajero responsable se
le suele pagar una cantidad de dinero estipulada que recibe la
denominacin

de

quebranto

de

moneda.

Normalmente

incluida en su sueldo, con la finalidad de que responda en

todo momento de las diferencias de arqueo que se originen.
De esta forma, las diferencias surgidas sern cubiertas por el
propio cajero y, por tanto, las existencias finales segn arqueo
coincidirn siempre con el saldo contable de las cuentas
representativas de caja, no generando anotacin contable
alguna.
o Asumir como propias las diferencias de arqueo. Si la empresa
optase por esta alternativa, las diferencias de arqueo debern
reasignarse contablemente cargando o abonando las cuentas
de caja con abono o cargo, respectivamente, a una cuenta
diferencial cuyo saldo se imputar finalmente al resultado del
ejercicio.
2. LIBRO CAJA
2.1. UTILIZACIN
El libro de caja es un auxiliar de contabilidad bancaria. Se usa para
gestionar los movimientos de caja de una sociedad GL. El sistema calcula
automticamente y visualiza los saldos iniciales y finales y el total de
ingresos y de pagos. Se pueden ejecutar varios libros de caja para cada
sociedad. Tambin se pueden llevar a cabo contabilizaciones a cuentas de
mayor as como cuentas del acreedor y del deudor.
11

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

Se debera ejecutar un libro de caja diferente para cada moneda.

2.2. INTEGRACIN
Se puede utilizar el libro de caja independientemente de otras operaciones
de contabilizacin. Puede introducir importes en monedas diferentes. En un
procedimiento en dos etapas, se graban las entradas en el libro de caja
antes

de

transferirlas

la Gestin

financiera.

Despus

de

esta

transferencia, las contabilizaciones de libro de caja corresponden a los

documentos FI (vase la ilustracin a continuacin).

Se pueden asignar autorizaciones para las diversas actividades que se

incluyen en la ejecucin del libro de caja usando el objeto de autorizacin
F_FBCJ.

2.3. CARACTERSTICAS

12

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

El libro de caja es una operacin de una nica pantalla. Esto significa que
se pueden introducir, visualizar y modificar documentos del libro de caja
en una pantalla.
Dispone de las opciones siguientes:

Introducir, grabar y contabilizar entradas del libro de caja

Las entradas de libro de caja se pueden grabar localmente en el libro de
caja. El sistema calcula tambin los saldos. Las entradas del libro de
caja que se han grabado se contabilizan a continuacin en el libro

mayor.
En un documento de libro de caja, se pueden llevar a cabo imputaciones
CO y hacer que el sistema calcule los impuestos, incluidas las
retenciones de impuestos, en referencia a las operaciones contables,

teniendo en cuenta los cdigos de domicilio fiscal, por ejemplo.

Visualizacin de documentos subsiguientes
Tambin se pueden visualizar los documentos subsiguientes que se

derivan de las entradas de libro de caja contabilizadas.

Definicin de operaciones de libro de caja
Adems de definir las operaciones del libro de caja en el Customizing,
tambin se puede, si fuera necesario, definir una nueva operacin
mientras se estn creando entradas en el libro de caja.

Impresin del libro de caja

Se pueden imprimir todas las entradas del libro de caja contabilizadas
en el perodo de tiempo que se visualiza. Seleccione el formulario de
impresin en el Customizing.

Impresin de ingresos
Se pueden imprimir las entradas del libro de caja grabadas. Seleccione
el formulario de impresin en el Customizing.

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Cuadratura de Caja y Libro de Caja

Borrar las entradas de libro de caja grabadas

Si se tiene la autorizacin apropiada, se pueden borrar entradas de libro
de caja que se hayan grabado.

Visualizar todos los documentos del libro de caja que se han borrado
Se pueden visualizar todos los documentos de libro de caja que se han
borrado dentro de un perodo de tiempo determinado.

Modificar el libro de caja

Se puede modificar el libro de caja y la sociedad mientras se estn
procesando entradas.

2.4. USOS DEL LIBRO DE CAJA

Un libro de caja es til para la contabilidad, ya que permite a una empresa
realizar un seguimiento de las compras pequeas en efectivo que
fcilmente pueden deslizarse a travs de las grietas. Un libro de caja debe
ser parte de un fondo de caja chica de empresa, que es una suma de dinero
reservado para las compras de bajo costo que son inconvenientes para
hacer ya sea con cheque o tarjeta de crdito. Algunos proveedores, como
las cabinas de mercado de los agricultores no pueden aceptar tarjetas de
dbito o crdito, por lo que es necesario el uso de la caja chica en la
compra de ellos.
2.5. PROTOCOLOS DE LIBROS DE CAJA
Lleva un libro de caja, enumera la cantidad de dinero que se utiliza para
iniciar el fondo de caja chica y luego una haz una lista y resta el monto de
cada compra que sale del fondo. Cuando se agote la cantidad que utilizaste
para iniciar tu fondo de caja chica, aade ms dinero y anota la cantidad
que has aadido en tu libro de caja chica. Peridicamente concilia la cuenta
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Cuadratura de Caja y Libro de Caja

asegurndote de que el importe del fondo coincide con el saldo observado
en el libro.
2.6. EFECTIVO DE CONTABILIDAD DEL LIBRO
Tu libro de caja debe ser un registro de transacciones que son gastos
legtimos de negocios tales como materiales y suministros. Debido a que
son gastos legtimos de negocios, tendrs que transferir los registros de
estas transacciones a partir de tu libro de caja para tu contabilidad con el fin
de reclamar estos gastos como deducciones. Asigna estos gastos en las
categoras apropiadas. Tambin registra las sumas que se retiran de tu
cuenta bancaria para transferir al fondo de caja chica sealando en la
contabilidad bancaria.
2.7. CUESTIONES DE LIBRO DE CAJA
Puede ser difcil determinar qu compras son las ms apropiadas para la
contabilidad del libro de caja. Los empleados que no estn autorizados para
emitir cheques o tarjetas de crdito pueden utilizar los fondos de la caja
chica para las compras que en realidad son lo suficientemente grandes
como para merecer otras formas de pago. Adems, una empresa que crece
excesivamente dependiente de las compras de caja chica puede gastar
mucho dinero para los artculos que estn disponibles a travs de fuentes
ms baratas al por mayor.
CONCLUSIONES
La cuadratura de caja y libro de caja consiste en el arqueo de caja que es la
comprobacin que suele hacerse al final del da consistente en comparar si el
inventario

de

las

disponibilidades

de

caja

(billetes,

monedas,

cheques

conformados) coincide con el saldo resultante del libro auxiliar de caja. Si la

contabilidad se lleva al da, debera coincidir el saldo que arroja el libro auxiliar de
caja con el arqueo. Sin embargo, a veces no coinciden los datos por muchos
motivos: errores de suma, monedas cadas, anotaciones pendientes, etc. Si a
15

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

pesar de revisar exhaustivamente las anotaciones y los justificantes no hay
concordancia entre ambos saldos, habr que realizar un asiento de ajuste el saldo
contable a las disponibilidades liquidas reales.
Existen dos posibilidades, si el arqueo arroja una cantidad superior a la que
aparece en el saldo contable, procede un ingreso en la cuenta. OTROS
INGRESOS DE GESTIN CORRIENTE, y viceversa, si la cantidad del arqueo es
menor que la que indica el saldo contable, el gasto ser cargado en la cuenta,
PERDIDAS EN GESTIN CORRIENTES.
Por otro lado la funcin de los libros

auxiliares de caja es controlar y tener

constancia en tiempo real de las disponibilidades en bancos e instituciones de

crdito, as como en la propia empresa, lo cual se consigue desglosando de forma
pormenorizada la informacin referida a los cobros y pagos empresariales.

REFERENCIA BIBLIOGRFICA
Godoy, Amanda Alicia y Greco, Orlando. Diccionario Contable y Comercial. Valletta
Ediciones, 2006
Hortigela Valdeande, ngeles, Anlisis y gestin de los instrumentos de cobro y
pago, Editorial Paraninfo, 2012

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Piedra Herrera, Francisca. Contabilidad Financiera I, Delta Publicaciones, 2009
Soldevila, Pilar y Oliveras Sobrevas, Ester. Contabilidad general con el nuevo
PGC, Profit Editorial, 2010
http://pyme.lavoztx.com/la-importancia-de-un-libro-de-caja-en-contabilidad6556.html
http://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/es/95/ab2018137b11d3a6fc00104b57ed
65/content.htm
http://ceciniohuaranga.galeon.com/Caja.html
http://mastercafe.blog.com.es/2009/07/24/el-arqueo-de-caja-metodos-yprocedimientos-6581817/

ANEXOS
MODELO DE ARQUEO DE CAJA
Siendo las ....horas del da . se realiza el Arqueo del Fondo
para Pagos en Efectivo / Caja Chica del Instituto Geofsico del Per, en
cumplimiento de lo sealado en la Norma General de Sistema de
Tesorera N 08 de las Normas Generales de los Sistema Administrativos
aprobados con Resolucin Directorial N 026-80EF/77.15 del 06.05.80,
con intervencin del Sr.(a) ..Encargado del Fondo para
Pagos en Efectivo/ Caja Chica; Sr.(a) .. de la Direccin de
Contabilidad, efectundose el recuento de los fondos en poder del
cajero, de acuerdo al detalle siguiente:
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Cuadratura de Caja y Libro de Caja

1. DINERO EN EFECTIVO
BILLETES

BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
BILLETES DE S/.
SUB-TOTAL

S/.

MONEDAS
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
MONEDAS DE S/.
SUB-TOTAL

S/.

18

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

TOTAL

S/.

2. VALES PROVISIONALES

TOTAL

S/.

4. COMPROBANTES DE PAGO

TOTAL

S/.

TOTAL

S/.

Saldo /Libro de caja

19

Cuadratura de Caja y Libro de Caja

OBSERVACIONES

RESUMEN
Total Asignado

Total Rendido

Saldo a favor/contra

..

Responsable de Fondo/Caja

Responsable del Arqueo

Lima, ______ de ___________________ de _______.

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