Procedimiento de Entrega-Recepción, Finiquito Y Extinción de Derechos Y Obligaciones de Los Contratos de Obra Y Servicios Relacionados Con La Misma

SECRETARA DE COMUNICACIONES Y
TRANSPORTES

PROCEDIMIENTO DE ENTREGA-
RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE
DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS
CONTRATOS DE OBRA Y SERVICIOS
RELACIONADOS CON LA MISMA
JUNIO DE 2009

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OBRA PBLICA
VIGENCIA: JUNIO DE 2009
REA RESPONSABLE: UNIDAD DE ASUNTOS JURDICOS
PROCEDIMIENTO:
ENTREGA-RECEPCIN, FINIQUITO Y EXTINCIN DE DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS CONTRATOS
DE OBRA Y SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA
OBJETIVO ESTRATGICO:
Modernizar la gestin del sistema carretero, con objeto de lograr una operacin ms eficiente e incrementar la
calidad de los servicios que se ofrecen en las carreteras del pas.

1

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACIN ................................................................................................ 2
OBJETIVO .......................................................................................................... 2
MBITO DE APLICACIN .................................................................................. 2
LINEAMIENTOS DE OPERACIN....................................................................... 2
RESPONSABLES ................................................................................................ 3
GLOSARIO DE TRMINOS ................................................................................. 3
ABREVIATURAS ..4
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO..5
DIAGRAMA DE FLUJO ..................................................................................... 13
MECANISMOS DE CONTROL ........................................................................... 16
Formatos con gua de llenado ................................................................................................................................................................. 17
Formatos y Registros ...............................................................................................................................Error! Bookmark not defined.
CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO .................................................... 18

PROCEDIMIENTO:

2

PRESENTACIN
La Recepcin de los trabajos y finiquito del contrato se llevar a cabo de acuerdo a los
criterios que se establecen en la legislacin, la reglamentacin, el contrato y dems
disposiciones en materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas..
OBJETIVO
Establecer los lineamientos para verificar que las obras contratadas por las reas
operativas de la SCT, estn debidamente terminadas y sean recibidas, total o
parcialmente, as como establecer los derechos y obligaciones que asumen las partes,
derivados de la ejecucin de los trabajos de obra o servicios relacionados con la misma, a
fin de que puedan formularse, el acta de entrega recepcin de los trabajos, el finiquito del
contrato y el acta de extincin de derechos y obligaciones de acuerdo con la
normatividad vigente.
MBITO DE APLICACIN
Este procedimiento es de aplicacin general en todas las reas de la Secretara que
intervienen en la ejecucin de las obras pblicas y servicios relacionados con las mismas.
LINEAMIENTOS DE OPERACIN
1. Este procedimiento ser de aplicacin en todos los contratos de obra pblica y
servicios relacionados con la misma, financiados con recursos fiscales, celebrados
mediante cualquiera de los procedimientos de contratacin, que seala la Ley de
Obras Publicas y Servicios relacionados con las mismas y su Reglamento, que se
realizan en los Centros SCT o Unidad Administrativa Central correspondiente.
2. Se excluyen para el sistema SIRASEF todos los contratos que no correspondan a
obras carreteras, as como las financiadas por el Fondo Nacional de Desastres
Naturales (FONDEN), Fondo Rotatorio, Fideicomiso y Fondo Carretero
(FONCAR)

PROCEDIMIENTO:

3

3. Los responsables de rea que intervienen en el proceso de terminacin y finiquito de
obra pblica y servicios relacionados con la misma, verificarn de acuerdo a sus
atribuciones que se d cumplimiento a lo estipulado en el contrato y a la
normatividad vigente aplicable en la materia.

RESPONSABLES
1. Representante Legal de El Contratista
2. Residente de Obra
3. Residente General
4. Subdirector de Obras.
5. Servidor pblico responsable de la contratacin
6. Unidad de Asuntos Jurdicos
7. Subdirector de Administracin.
8. rgano Interno de Control
GLOSARIO DE TRMINOS
A DEFINICIONES
Acta de entrega-recepcin:
Documento que se elabora una vez constatada la terminacin de los trabajos, mediante el cual
el contratista entrega las obras o servicios encomendados (Art. 137 RLOPYS).
Acta de finiquito:
Documento que se elabora posteriormente a la recepcin de los trabajos, en el que se har
constar los crditos a favor y en contra que resulten para cada una de ellos, describiendo el
concepto general que les dio origen y el saldo resultante.
Acta Administrativa de extincin de derechos y obligaciones
Documento que se elabora cuando la liquidacin de los saldos es posterior a los quince das
naturales posteriores a la firma del finiquito, donde se dan por extinguidos los derechos y
obligaciones de ambas partes

Bitcora:
Libro donde se asientan los eventos trascendentes durante la ejecucin de los trabajos.
Contrato de Obra:
El contrato de obra pblica o de servicios relacionados con las mismas.

PROCEDIMIENTO:

4

Finiquito:
Documento donde se hacen constar los crditos a favor y a cargo de cada una de las
partes para determinar si lo hubiere, el saldo que corresponda a alguna de estas.
Liquidacin de adeudo:
Documento donde se acredita el saldo a favor de quien corresponda.

Residente de Obra o Servicio
Es el servidor pblico que fue designado para llevar la administracin y direccin de los
trabajos con grado acadmico de formacin profesional y el conocimiento de obras
similares a las que se har cargo, siendo estas obras o servicios relacionados con la
misma.
Superintendente de Construccin o Servicio
Persona designada por el contratista que deber conocer con amplitud los proyectos,
normas de calidad y especificaciones de construccin, catlogo de conceptos o
actividades de obra, programas de ejecucin y de suministros, incluyendo los planos
con sus modificaciones, especificaciones generales y particulares de construccin.
B ABREVIATURAS
RI-SCT Reglamento Interior de la SCT.
LOPYSRM Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas.
RLOPYSRM Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las mismas.
PBYLOP Polticas, Bases y Lineamientos de Obra Pblica de la SCT.
GECYRA Gua Elemental de las Condiciones y Requisitos para la Aceptacin, Calificacin y Solicitud
de Efectividad de Fianzas a Favor de la Tesorera de la Federacin.
OC113.103 Oficio Circular N 113.103.-023 del 08-06-01 Direccin General Adjunta de Presupuesto y
Contabilidad, DGPOP.
OC401DG Oficio 401.DG-16225 de fecha 24 de mayo de 2001, emitido por la Direccin General de
Procedimientos Legales, de la Tesorera de la Federacin.
SIRASEF Sistema de Registro, Autorizacin y Seguimiento Fsico, Financiero para la Construccin y
Conservacin de
Carreteras.

PROCEDIMIENTO:
DURACION TOTAL: DEPENDE DE LO PACTADO EN EL CONTRATO

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5

1.
Contratista Notifica por escrito mediante oficio
y/o nota de Bitcora la terminacin de
los trabajos.
Oficio y/o
Nota de
Bitcora
Art. 46
VII, 64
LOPSRM
y Art. 135
RLOPSR
M
1 da natural
2. 0
2
Residente de
Obra o Servicio
Realiza el recorrido de verificacin
para constatar la terminacin parcial o
total de los trabajos, sealando las
condiciones observadas. De existir
deficiencias ordena al contratista la
reparacin inmediata, y acuerdan plazo
para su terminacin y reinicia el
procedimiento de recepcin.
Si este plazo es mayor que el plazo
establecido para la verificacin y
entrega-recepcin la Dependencia
puede optar por aplicar sanciones por
incumplimiento a la fecha de
terminacin de los trabajos conforme
a lo pactado en el contrato.
De no existir deficiencias, especfica la
fecha de la recepcin fsica de los
trabajos, dentro de los siguientes 15
das naturales donde el Contratista
exhibir garanta de vicios ocultos

Art. 84
Fracc.
XVI, Art.
86 Fracc.
XII, Art.
136, Art
137 y Art
139
RLOPSR
M
El pactado en
el contrato
3. 0
3
Residente de
Obra o Servicio.
Superintendente
de Construccin
o Servicio
Elabora el Acta de Entrega y
Recepcin Fsica de los trabajos
dentro del plazo pactado y en los
trminos establecidos en el contrato,
enviando copia a la Residencia
General. Dicho documento deber
contener como mnimo lo siguiente:
Acta de
Entrega y
Recepcin
Fsica

Art 137
RLOPSRM
Dentro de los
15 das
siguientes a
que se
constat la
terminacin
de los trabajos

PROCEDIMIENTO:


6

1. Lugar, fecha y hora en que se
levanta el acta
2. Nombre y firma del Residente de
Obra y en su caso del supervisor
de los trabajos por parte de la
Dependencia o entidad y del
Superintendente de Construccin
por parte del contratista.
3. Descripcin de los trabajos que se
reciben
4. Importe contractual, incluyendo el
de los convenios modificatorios,
adicionales y ajustes de costos
5. Perodo de ejecucin de los
trabajos precisando la fecha de
inicio y terminacin contractual y
el plazo en que realmente se
ejecutaron, incluyendo los
convenios
6. Relacin de estimaciones o gastos
aprobados a la fecha, as como las
pendientes de autorizacin
7. Declaracin de las partes de que se
entregan los planos
correspondientes a la construccin
final, as como los manuales e
instructivos de operacin y
mantenimiento correspondiente y
los certificados de garanta de
calidad y funcionamiento de los
bienes instalados, cuando aplique

PROCEDIMIENTO:


7

y;
8. Constancia de que el archivo de
documentos derivados de la
realizacin de los trabajos, fue
entregado a la Residencia de Obra
o a la supervisin por parte del
contratista anexando la garanta
prevista para responder por los
vicios ocultos, que previamente se
constituy.

4.
Contratista Entrega Garanta de vicios ocultos o
cualquier otra responsabilidad a su
cargo mediante, fianza, carta de
crdito irrevocable o bien aporta
recursos lquidos a un fideicomiso a
eleccin del contratista, en original y
cuatro copias.
Garanta de
vicios ocultos
Art. 66
LOPSRM
y Art. 64,
65, 66
RLOPSR
Previamente o
al momento
de levantar el
Acta entrega-
recepcin
5. 0
4
Residente de
Obras
Recibe del contratista en original y dos
copias, la garanta con la cual
responder por los defectos que
resultaren en los mismos, de los vicios
ocultos y de cualquier otra
responsabilidad en que hubiera
incurrido, formulada en los trminos
sealados en el contrato respectivo y
en la legislacin aplicable.
Enva Original de la garanta a la
Unidad de Asuntos Jurdicos, para su
validacin y verificacin de
autenticidad.
Garanta de
vicios ocultos
Art. 66
LOPSRM
y Art. 64,
65, 66 de
RLOPSR
M
Captulo
VI art. 10
fracc.XVII
I
RISCT
1 da
6. 0
5
Unidad de
Asuntos
Revisa, verifica y valida la garanta
presentada por el Contratista.
Garanta de
vicios ocultos
Art. 66
1 da

PROCEDIMIENTO:


8

Jurdicos LOPSRM
y Art. 66 y
68 del
RLOPSR
M
Cap.II
fracc. XIII
RISCT
7. 0
6
Residente de
Obra o Servicio
Si la garanta es correcta, enva original
a la Subdireccin de Administracin
para su resguardo y custodia y libera
garanta de cumplimiento. Si la fianza
no cumple, la regresa al contratista
para su adecuacin o sustitucin.

Garanta de
vicios ocultos
Art. 68 del
RLOPSRM
1 da
8. 0
7
Subdireccin de
Administracin
Recibe original de la garanta
entregada y la resguarda conforme a la
normatividad vigente.

Garanta de
vicios ocultos
13.2 a) y b)
SCT
PBLOPSR
M
1 da
9. 0
9
Residente de
Obra o Servicio
y
Superintendente
de Construccin
o Servicio
En el caso de recepcin total de los
trabajos, elabora el finiquito de los
mismos de acuerdo a lo establecido en
el contrato, haciendo constar en el
mismo los crditos que resulten a
favor o en contra para cada una de las
partes, detallando el concepto general
que dio origen al saldo resultante, y
cuyo contenido mnimo debe ser el
siguiente:
1. Lugar, fecha y hora en que se
levante
2. Nombre y firma del residente de
Acta Finiquito
Art. 141
RLOPSR
M
Conforme a
lo pactado, no
mayor de 60
das

PROCEDIMIENTO:


9

obra y, en su caso, del supervisor
de los trabajos por parte de la
dependencia y del superintendente
de construccin del contratista
3. Descripcin de los trabajos y de
los datos que se consideren
relevantes del contrato
correspondiente
4. Importe contractual y real del
contrato, el cual deber incluir los
volmenes realmente ejecutados
de acuerdo al contrato y a los
convenios celebrados
5. Periodo de ejecucin de los
trabajos, precisando la fecha de
inicio y terminacin contractual y
el plazo en que realmente se
ejecutaron, incluyendo los
convenios celebrados
6. Relacin de las estimaciones,
indicando como fueron ejecutados
los conceptos de trabajos en cada
una de ellas, y los gastos
aprobados, debiendo describir
cada uno de los crditos a favor y
en contra de cada una de las
partes, sealando los conceptos
generales que les dieron origen y
su saldo resultante as como la
fecha lugar y hora en que sern
liquidados

PROCEDIMIENTO:


10

7. Datos de la estimacin final
8. Constancia de entrega de la
garanta por defectos y vicios
ocultos de los trabajos y cualquier
otra responsabilidad en que
hubieran incurrido.
9. La declaracin, en su caso, de que
el contratista extiende el ms
amplio finiquito que en derecho
proceda, renunciando a cualquier
accin legal que tenga por objeto
reclamar cualquier pago
relacionado con el contrato.
Esta acta se elabora con o sin la
comparecencia del contratista.
Compareci el contratista: Determina
el saldo total, se entrega copia
autgrafa. Firma Finiquito con el
Contratista.
No compareci el contratista: Se
notifica el finiquito y presenta
argumentos en un plazo de 15 das
naturales.

10.
Residente de
Obra o Servicio
En su caso solicita al contratista el
reintegro del saldo o efecta
deductivas, en la ltima estimacin si
sta no se ha tramitado para pago.
Acta de
Finiquito
Art. 142
RLOPSR
M
1 da
11.
Residente de
Obra o Servicio
Valida la nota asentada en el acta de
finiquito, en caso de haber pagado en
15 das, extinguindose los derechos y
Acta de
Finiquito
Art. 64
Fracc. XIV
1 da

PROCEDIMIENTO:


11

obligaciones de ambas partes,
mediante un apartado adicional en el
Acta de Finiquito.
LOPSRM
Art. 141
RLOPSR
M
12. }
Residente de
Obra o Servicio
En caso de haber pagado despus de
los 15 das siguientes de la firma del
finiquito, se levanta Acta
Administrativa de Extincin de
Derechos y obligaciones junto con el
Contratista la cual contendr:

1. Lugar, Fecha y hora en que se
levante.
2. Nombre de los asistentes y el
carcter con que intervienen
en el acto.
3. Descripcin de los trabajos y
de los satos que se consideren
relevantes del contrato
correspondiente.
4. Relacin de obligaciones y la
forma y fecha en que se
cumplieron.
5. Manifestacin de las partes d
que no existen adeudos y, por
lo tanto de que se dan por
terminadas las obligaciones
que genera el contrato
respectivo, sin derecho a
ulterior reclamacin.

Acta
Administrativa
de Extincin de
Derechos y
Obligaciones
Art. 135
del
RLOPSR
M
15 das
13.
Residente de
Obra o Servicio
Turna acta administrativa al rea
responsable de la contratacin. Una
Acta
Administrativa

1 da

PROCEDIMIENTO:


12

copia se agregar al expediente de la
obra o servicio.
de Extincin de
Derechos y
Obligaciones
14. 1
0
Residente de
Obra o Servicio
Si cuenta con conexin a Internet,
registra en el Sistema de Registro,
Autorizacin y Seguimiento Fsico-
Financiero para la Construccin y
Conservacin de Carreteras
(SIRASEF) la estimacin de finiquito,
a partir de que sea autorizada

Registro

2 das
15. 1
1
Residente de
Obra o Servicio
Si la Residencia de Obra no dispone
de conexin a Internet, procede a
registrar en el Sistema de Registro,
Autorizacin y Seguimiento Fsico
Financiero para la Construccin y
Conservacin de Carreteras
(SIRASEF) la estimacin de finiquito,
a partir de que sea autorizada
Registro fsico

1 da
16.
TERMINA PROCEDIMIENTO

13

DIAGRAMA DE FLUJO
____________________________________________________________________________________________________________

Contratista Residencia Unidad de Subdireccin de rea Responsable
De Obra Asuntos Administracin de la Contratacin
Jurdicos
____________________________________________________________________________________________________________________________________
ACTIVIDADES

SI

NO

1.- Notifica por escrito mediante oficio o
nota de Bitcora la terminacin de los
trabajos
2.- Recibe de El Contratista la notificacin
de que se han concluido parcial o totalmente
los trabajos, de acuerdo a lo que establece la
Ley de Obras Publicas y Servicios
Relacionados con las Mismas y su
Reglamento y a lo pactado en el contrato.
3.- Realiza el recorrido de verificacin de la
terminacin parcial o total de los trabajos,
sealando las condiciones observadas
existen deficiencias o trabajos no
ejecutados?

Si: A Ordena el contratista la reparacin
inmediata,
No: Prosigue el procedimiento

4.- Elabora el Acta de Entrega y
Recepcin Fsica de los trabajos para
formalizarla dentro de los siguientes 15 das
naturales.

Inicio
1
2
3 A
4
I
5

14

________________________________________________________________________________________________________

Jurdicos
____________________________________________________________________________________________________________________________________
ACTIVIDADES

no

si

_______________________________________________________________________________________________________
5.- Entrega fianza, carta crdito irrevocable o
bien aporta recursos lquidos para garantizar
los trabajos por defectos o vicios ocultos, en
original y cuatro copias.
6.- Recibe del contratista en original y cuatro
copias, la garanta con lo cual responder por
los defectos que resultaren en los mismos, de
los vicios ocultos y de cualquier otra
responsabilidad en que hubiera incurrido,
formulada en los trminos sealados en el
contrato respectivo y en la legislacin
aplicable. Enva original de la Garanta a la
unidad de Asuntos Jurdicos, para su
validacin y verificacin de autenticidad.
7.- Revisa, verifica y valida la garanta
presentada por el Contratista.
8.- La garanta es correcta

S: Se enva original a la Subdireccin de
Administracin para su resguardo y custodia.
9.- Elabora liberacin de garanta.

No: B La regresa al Contratista para su
adecuacin o sustitucin.
I
6
7
8
B
II
9

15

Jurdicos
__________________________________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDADES

10- Recibe original de la garanta entregada
y la resguarda conforme a la normatividad
vigente.
11.- En el caso de recepcin total de los
trabajos, elabora el finiquito de los mismos
de acuerdo a lo establecido en el contrato,
haciendo constar en el mismo los crditos
que resulten a favor o en contra para cada
una de las partes, detallando el concepto
general que dio origen al sado resultante,
dejando asentado en la Bitcora la
terminacin de los trabajos, anexando Acta
de Recepcin Fsica de los Trabajos.
12.- Recibe el finiquito y manifiesta su
acuerdo o desacuerdo. En caso de no estar
de acuerdo proporciona argumentos.
13.-Valida el Acta de Finiquito
14.-Elabora Acta Administrativa de
Extincin de Derechos y Obligaciones.
14.-Turna Acta al rea responsable de la
contratacin
15.- Registra a SIRASEF.
II
10
11
12
13
14
15
FIN


16

MECANISMOS DE CONTROL
ACTI VIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE
CONTROL
RESPONSABLE DE LA
ACTIVIDAD
Notificacin de terminacin de
los trabajos.
Oficio y/o nota de bitcora Contratista
Recorrido de verificacin Bitcora . Residente de Obra o Servicio
Elaboracin de Acta de entrega y
recepcin fsica de los trabajos

Acta de entrega y recepcin fsica
de los trabajos
o Servicio
Entrega de Garanta de vicios
ocultos o cualquier otra
responsabilidad a cargo del
contratista
Garanta de vicios ocultos o
cualquier otra responsabilidad a
cargo del contratista
Contratista
Validacin de la garanta Garanta de vicios ocultos o
cualquier otra responsabilidad a
cargo del contratista
Asuntos jurdicos
Elaboracin de acta de finiquito.

Acta de finiquito. Residente de Obra o Servicio
o Servicio

En el acta de finiquito quedan
saldadas las obligaciones en los
siguientes 15 das
Acta de finiquito Residente de Obra o Servicio

Las obligaciones quedan saldadas
despus de los 15 das siguientes
de la firma del finiquito, se
elabora Acta de Extincin de
Derechos y Obligaciones

Acta de extincin de Derechos y
Obligaciones
Registro de la estimacin de
finiquito
Registro en el SIRASEF Residente de Obra o Servicio


17

Formatos con gua de llenado

ANEXO N.

DESCRIPCIN
CLAVE
1.

Oficio de conclusin de los trabajos MP210-PR03-P11-F01
2.

Acta de entrega y recepcin fsica de los trabajos MP-210-PR03-P11-F02
3.
3333
Acta de Finiquito MP210-PR03-P11-F03
4.
44
Acta Administrativa de Extincin de Derechos y
Obligaciones
MP210-PR03-P11-F04
5.

Oficios de liberacin de garanta de cumplimiento MP210-PR03-P11-F06


18

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
Fecha de
autorizacin
del cambio
No. de
Revisin
Tipo de
Cambio
Nombre del Proceso o
Procedimiento
Descripcin del Cambio

Junio de 2009

0

Actualizacin

Finiquito de Obra

Relacin con Normatividad
Octubre de
2009
1 Revisin Finiquito de Obra

Procedimiento de Entrega-Recepción, Finiquito Y Extinción de Derechos Y Obligaciones de Los Contratos de Obra Y Servicios Relacionados Con La Misma

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