CURSO SAP/R3 MDULO DE HR

ndice Formacin Inicial HR

1. DEFINICIONES DE CONCEPTOS. ---------------------------------------- 3 2. MAESTRO DE PERSONAL. ------------------------------------------------- 7
2.1. TIPOS DE MEDIDAS DE PERSONAL. ------------------------------------------8 2.2. ACTUALIZACIN DE INFOTIPOS. ------------------------------------------- 10

3. CALCULO DE LA NMINA. -----------------------------------------------11

3.1. PASOS PREVIOS AL CLCULO DE LA NMINA. ------------------------ 11 3.2. PROCESO DEL CLCULO DE LA NMINA. ------------------------------- 12

4. TRANSFERENCIA DE LA NMINA. ------------------------------------13

4.1. GENERACIN DEL PROGRAMA ANTERIOR ISM.----------------------------- 13 4.2. CREACIN DEL ISM.----------------------------------------------------------------- 13

5. INTEGRACIN CON FINANZAS. ----------------------------------------14 6. GENERACIN DE IMPRESOS PARA LA SS. -------------------------15 7. CERTIFICADOS PARA LA HACIENDA PBLICA. -----------------16 8. INFORMES.----------------------------------------------------------------------17
8.1. INFORMES VINCULADOS A LA GESTIN DE PERSONAL. ----------- 18 8.2. INFORMES VINCULADOS AL CLCULO DE LA NMINA. ----------- 19

1. DEFINICIONES DE CONCEPTOS.
Se explican en esta seccin los principales conceptos que son de uso comn en el mdulo de Recursos Humanos: Infotipo Es una pantalla de entrada,

almacenamiento, modificacin y visualizacin de datos referentes a un empleado y vinculada a una informacin concreta. Acta a modo de ficha, existiendo una para cada una de las reas de informacin que debern registrarse en el sistema. (Datos personales, Asignacin Organizacional, Datos de Impuestos...).Los Infotipos se definen mediante un cdigo de 4 dgitos. Bajo estas lneas podemos ver el Infotipo 0001 Asignacin Organizacional.

Infogrupo

Grupo de Infotipos.

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Medida

Es una accin comn que se ejecutar

con el objetivo de recoger en la base de datos cada una de las acciones propias de un departamento de Recursos Humanos (contrataciones, bajas, etc.) y que consistir en una secuencia de Infotipos ( Infogrupo) que ir ofreciendo automticamente el sistema a fin de completar todos los pasos definidos previamente como necesarios para realizar dicha accin. Bajo estas lneas podemos ver la pantalla donde se resumen las medidas estndar de SAP.

N de Personal

Nmero que identificar unvocamente

a un empleado en el sistema. Divisin de Personal Es una unidad organizacional que

conforma la estructura de la empresa. Crearemos tantas como departamentos existan. Se especifica mediante un cdigo de 4 dgitos.
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Subdivisin de Personal

Una subdivisin de personal constituye

una unidad organizacional y representa una parte de una divisin de personal limitada segn puntos de vista administrativos de personal y organizativos de nmina. Se especifica mediante un cdigo de 4 dgitos. Grupo de Personal Un grupo de personal constituye una

unidad organizacional y representa una parte de una subdivisin de personal limitada en funcin de la relacin que mantienen empleado y empresa. Se especifica mediante un cdigo identificativo de 1 posicin. rea de Personal Un rea de personal constituye una

unidad organizacional y representa una parte de un grupo de personal limitada en funcin de los distintos conceptos salariales y del nmero de pagas

existentes. Se especifica mediante un cdigo alfanumrico de 2 caracteres. rea de Nmina Un rea de nmina engloba a

trabajadores para los que el clculo de la nmina se efecta en momentos temporales distintos. Se especifica mediante un cdigo de 2 caracteres. Parmetro de perodos Fija el intervalo de tiempos en el cual

se liquida un rea de personal, esto es, los correspondientes perodos de nmina (mensual, semanal). Modificador de fecha Es la fecha de pago de la nmina. Se

especifica mediante un cdigo de 2 caracteres. Registro de Gestin El registro de gestin de personal

cumple las siguientes funciones dentro del clculo de la nmina. Se crearn tantos registros como reas de nmina existan. Bloqueo de los datos maestros contra modificaciones durante el proceso de nmina. Especificacin del nivel mximo de retroactividad permitido por rea de nmina. Estado en el que se encuentra el proceso de nmina.

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Clave de Instruccin ISD:

Clave que controla las instrucciones

que deben darse a los bancos implicados en el pago de las nminas para la ejecucin de la orden de pago de las mismas. CC-Nmina Cada uno de los conceptos salriales

que puede formar parte del desglose de la retribucin mensual de un trabajador. Calendario de Personal Calendario que se generar para que

el sistema tenga en cuenta das festivos y absentismos previamente definidos o introducidos de cara a efectuar el clculo de la nmina.

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2. MAESTRO DE PERSONAL.
En el sistema SAP R/3 el Maestro de Personal es la raz a partir de la cual se acceder a todas las posibles acciones relacionadas con la gestin de personal, tales como la ejecucin de medidas o la visualizacin y actualizacin de infotipos de todos los trabajadores registrados o por registrar en el sistema. Los datos del maestro de personal aparecen agrupados en diferentes pantallas o infotipos. Podemos ver en la figura inferior la ruta de acceso a dicho maestro que recoge las principales acciones que podemos llevar a cabo en el sistema en relacin con la ejecucin de medidas o a la introduccin, modificacin, visualizacin de los infotipos relacionados con la gestin de personal.

Con objeto de facilitar la entrada de datos se definen las medidas de personal o infogrupos, las cuales estn definidas por una secuencia lgica de infotipos.

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2.1.

TIPOS DE MEDIDAS DE PERSONAL.

Bajo estas lneas podemos ver las medidas de personal estndar de SAP, que sern modificadas en funcin de las necesidades del departamento de recursos humanos de Pavimentos Asflticos de Salamanca.

Dentro de PAVIMENTOS ASFALTICOS DE SALAMANCA, se crearn, entre otras, las siguientes medidas de personal: 2.1.1. CONTRATACION. Mediante esta medida el sistema asignar un N de personal a la persona a contratar y registrar todos los datos pertinentes para el clculo de la nmina. 2.1.2. BAJA. Mediante esta medida daremos de baja a un trabajador, finiquitndole las pagas extra y las vacaciones.

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2.1.3. REINGRESO EN LA EMPRESA. Mediante esta medida contrataremos de nuevo a un trabajador que ya estuvo dado de alta anteriormente en la empresa. 2.1.4. MODIFICACIN DE LOS DEVENGOS. Mediante esta medida podremos modificar el sueldo y el grupo profesional del trabajador. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------Sirva como ejemplo del recorrido por los distintos infotipos que se efectuar al ejecutar una de estas medidas, la secuencia propuesta de infotipos que se describe a continuacin para la medida de contratacin;

N Infotipo
0000 0002 0001 0006 0007 0008 0009 0061 0021 0062 0005 0027 0092 0041

Nombre del Infotipo

MEDIDAS DATOS PERSONALES ASIGNACIN ORGANIZACIONAL DIRECCIONES HORARIO DE TRABAJO TERICO EMOLUMENTOS BSICOS DATOS BANCARIOS DATOS PARA LA SEGURIDAD SOCIAL DATOS FAMILIA DATOS DE IMPUESTOS DERECHO A VACACIONES DISTRIBUCIN COSTES ANTIGEDAD DATOS DE FECHA

Cada una de las medidas descritas anteriormente recorrer cierta secuencia de infotipos con el fin de registrar en el sistema toda la informacin necesaria o suplementaria para la ejecucin de las mismas.

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2.2.

ACTUALIZACIN DE INFOTIPOS.

El acceso a la modificacin o creacin de diferentes ocurrencias dentro o respecto a un infotipo, se efectuar a travs de diferentes opciones en la propia pantalla de visualizacin del infotipo: Crear infotipo (F6) Esta opcin se escoger

cuando se actualice un infotipo no creado con anterioridad Copiar infotipo (F7) Esta opcin se escoger

cuando sea necesario introducir una nueva ocurrencia en un infotipo ya actualizado con anterioridad. Se modificar la validez inicial a la fecha en que comenzar a funcionar la nueva ocurrencia. Modificar infotipo (F5) Esta opcin se escoger

cuando se quiera realizar una modificacin en un infotipo, siempre y cuando no sea necesario alterar la fecha de validez del mismo. Listar infotipo (Shift+F8) Esta opcin se escoger

cuando se quiera ver el histrico de cierto N de personal e infotipo. Borrar infotipo (Shift+F2) para borrar datos de un infotipo. Limitar infotipo (Shift+F1) Esta opcin se escoger Esta opcin se escoger

para limitar determinados registros a una fecha de fin de validez. Verificar infotipo (Intro) Esta opcin se escoger

para verificar los datos introducidos en un infotipo. Guardar infotipo (Ctrl.+S) Esta opcin se escoger

para grabar los datos introducidos en un infotipo.

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3. CALCULO DE LA NMINA.
3.1.
1.-

PASOS PREVIOS AL CLCULO DE LA NMINA.

Introduccin de conceptos variables-variables. Deberemos introducir, para los trabajadores a quienes proceda, los pagos variables-variables que les correspondan en el mes en que se va a lanzar la nmina a travs del infotipo 0015 (Pagos Complementarios).

2.-

Introduccin de conceptos variables-fijos. De la misma manera que en el caso anterior, introduciremos los pagos variables-fijos correspondientes a travs del infotipo 0014 (Dev./Devoluciones Peridicas).

3.-

Introduccin de absentismos. Introduciremos los datos referentes a las altas, bajas, permisos, vacacionesque se hayan producido a lo largo del mes a travs del infotipo 2001 (Absentismos).

4.-

Lanzamiento del report de la antigedad**. Deberemos ejecutar el report de regularizacin de la antigedad antes de lanzar la nmina. (El sistema tendr as en cuenta los pagos correspondientes a cada trabajador debido a su antigedad en la empresa en la forma y medida que se defina previamente). 5.- Lanzamiento del report de la regularizacin del IRPF. Deberemos ejecutar el report de regularizacin del IRPF antes de lanzar la nmina con el fin de actualizar las retenciones a cuenta para Hacienda que pudiesen venir dadas por un cambio en la situacin familiar o en la remuneracin de los trabajadores.
**- En funcin de la implementacin del mdulo de HR ser necesario o no ejecutar un programa de este tipo: el estndar recoge un procedimiento para el clculo de la antigedad que se actualiza automticamente.

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3.2.

PROCESO DEL CLCULO DE LA NMINA.

Para proceder al clculo de la nmina deberemos efectuar las operaciones que se describen a continuacin: 3.2.1. GENERACIN DEL CALENDARIO PERSONAL. Se generar todos los meses dicho calendario, para que el sistema tenga en cuenta los absentismos en el clculo de la nmina. 3.2.2. SIMULACIN DE LA NMINA. Indicaremos un intervalo de nmeros de personal, un/as rea/s de nmina y el perodo (entre otros) para el cual queramos calcular la nmina a modo test, debiendo especificar un mes y un ao en concreto, dado que el programa calcular siempre las nminas para un nico mes (salvo en caso de existencia de retroactividad), con el objeto de imprimir los recibos de salario y comprobar que los calculos efectuados son correctos. 3.2.3. LIBERAR LA NMINA. Servir para permitir al usuario grabar los resultados en la base de datos (cluster) del sistema. Mediante esta accin dle iberacin de la nmina el sistema bloquear los infotipos relevantes para el clculo de la nmina. 3.2.4. INICIAR CLCULO DE LA NMINA. Se efecta el clculo a modo real, grabando los resultados del mismo en la base de datos. 3.2.5. VERIFICAR RESULTADO. Servir para comprobar la consistencia de los clculos anteriormente realizados. 3.2.6. CORRECIONES. Se permite mediante esta opcin corregir posibles errores descubiertos a posteriori, retornando al punto de partida del proceso del clculo de la nmina.

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4. TRANSFERENCIA DE LA NMINA.
Tras realizar el clculo de la nmina se realizar la transferencia de la misma, proceso mediante el cual se generar un archivo de datos, bien para enviar al banco pertinente las rdenes de pago que correspondan, bien para generar cheques de cara a posibles liquidaciones.

4.1.

GENERACIN DEL PROGRAMA ANTERIOR ISM.

Se generar el programa anterior de intercambio soporte de datos que el sistema emplear para llevar a cabo las transferencias de nminas y que en un primer momento, previa comprobacin de los datos, deberemos ejecutar en modo de test. Tras verificar los datos resultantes se ejecutar la transferencia en modo real y el sistema indicar un n de referencia de la transferencia realizada de cara a la creacin del ISM y a la comprobacin a posteriori de los pagos realizados.

4.2.

CREACIN DEL ISM.

La creacin del ISM (fichero de transferencias que posteriormente ser enviado al banco) consistir en realizar un Download (Bajada de los datos a un fichero) del n de referencia que indique la transferencia en cuestin.

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5. INTEGRACIN CON FINANZAS.

El mdulo de Recursos Humanos est perfectamente integrado con el mdulo Financiero, de manera que una vez ejecutada la nmina de los trabajadores en modo real, es decir, habindola registrado en el cluster (base de datos), se podr proceder a su contabilizacin en finanzas registrando, en las cuentas que se designen a tal efecto, los costes de personal. El proceso de contabilizacin se realizar perodo a perodo, por reas de nmina y por intervalos de nmeros de personal. En un primer lugar se efectuar la contabilizacin en modo test, es decir, sin registrar apunte contable alguno, permitiendo de esta manera la comprobacin previa de los apuntes a efectuar, tras lo cual, se efectuar el mismo proceso en modo real. La estructura general del asiento contable de la nmina se podra definir de la siguiente manera: DEBE Bruto Prorrata paga extra Dietas Cuota patronal Plus Acreedores Retribucin especie HABER IRPF Cuota obrera Cuota patronal Embargos Anticipos Acreedores Bancos

El nmero de cuenta a la que ir asignado cada concepto ser definido por la empresa. Todos los conceptos de salario sern asignados a centros de coste.

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6. GENERACIN DE IMPRESOS PARA LA SS.

Los diferentes impresos que cada una de las sociedades de PAVIMENTOS ASFALTICOS DE SALAMANCA deber presentar mensualmente en la delegacin de la Seguridad Social correspondiente son:

Generacin del impreso TC 1. Generacin del impreso TC 2. Generacin del impreso TC 2/1. Generacin del impreso TC 1/8. Generacin del impreso TC 2/8.

Adems de la generacin de los distintos modelos en formato papel de cara a la presentacin mensual de los seguros sociales el sistema ofrece la opcin de trabajar con el sistema RED de la Seguridad Social.

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7. CERTIFICADOS PARA LA HACIENDA PBLICA.

Los certificados de retenciones a cuenta del IRPF aplicados en la nmina de los trabajadores podrn extraerse fcilmente del sistema, al igual que se podr obtener el Modelo 190 correspondiente a la Hacienda Pblica siempre que se hubiese introducido en el sistema al colectivo de profesionales que actualmente gestiona el departamento financiero en PAVIMENTOS SALAMANCA. Podemos observar en las figuras que se muestran bajo estas lneas: ASFLTICOS DE

Ruta de acceso a la evaluacin anual o por perodos de los impuestos.

Creacin de ficheros de datos para la SS (RED) y para la Hacienda Pblica (ISD)

Resumen anual. Resumen mensual mensual de retenciones e

ingresos a cuenta del IRPF.

Creacin de certificados de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF.

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8. INFORMES.
El sistema SAP R/3 ofrece una serie de informes estndar para evaluar las diferentes ocurrencias relacionadas con el mdulo de recursos humanos con mltiples opciones de seleccin (por perodos, nmeros de personal, reas de nmina, divisiones de personal) y con la posibilidad de transformarlos, una vez creados, en un documento de Word o una hoja de clculo de Excel. Por otra parte, si dichos informes no cumplieran todos los requisitos del departamento, existe la posibilidad de generar informes a medida que estarn a la altura de las necesidades que se exijan. El formato de los informes es muy similar en todos los casos salvo por las distintas opciones de seleccin, que sern especficas en funcin del tipo de informe. Bajo estas lneas podemos observar un ejemplo de pantalla de entrada de datos para ejecutar un informe y a su derecha el propio informe.

A continuacin se describen, a modo de ejemplo, algunos de estos informes estndar de SAP vinculados a la gestin de personal y al clculo de la nmina.

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8.1.

INFORMES VINCULADOS A LA GESTIN DE PERSONAL.

ndice de Telfonos. Listado telefnico por nmeros de personal. Altas y bajas. Conozca por perodo, divisin de personal,

subdivisin, rea o grupo de personal las altas y bajas registradas en el sistema. Fechas Nacimiento. Obtenga un listado de los cumpleaos de los empleados. Estadsticas. Conozca la composicin por sexos de sus

empleados clasificados por edad antigedad. En las figuras inferiores podemos ver informes estndar de SAP relacionados con la gestin de personal.

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8.2.

INFORMES VINCULADOS AL CLCULO DE LA NMINA.

resultados de nmina. (Importes brutos

Resumen mensual de

devengados, bases imponibles, retenciones a cuenta...) Cuentas de salario. (Informe de remuneraciones percibidas por los empleados). Resumen mensual de resultados de nmina. Distribucin de CC-nminas (Evaluacin de la aplicacin de los distintos conceptos en la nmina por meses/aos: Bruto pagado, Seguros Sociales, Das cotizados...). En las figuras inferiores podemos ver informes estndar de SAP relacionados con la gestin de personal.

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