Tabla de Contenidos

PREFACIO...........................................................................................................................................6
El software de fuente abierta al servicio de la gestin.....................................................................6
La Solucin Oen ERP....................................................................................................................!
CO"OCIE"#O OPE" ERP..............................................................................................................$%
Conect&ndose a Oen ERP............................................................................................................$%
'arra de referencias.................................................................................................................$$
Idio(as en Oen ERP..........................................................................................................$)
Solicitudes.................................................................................................................................$)
Las solicitudes co(o un (ecanis(o de co(unicacin interna............................................$)
Configuracin de usuarios........................................................................................................$6
*estin de Asociados.....................................................................................................................$!
Lista de Asociados................................................................................................................$!
Categor+as de los Asociados.................................................................................................$,
Funcionalidades.............................................................................................................................-%
.our *uiado or Oen ERP...........................................................................................................-%
Asociados..................................................................................................................................-%
'/s0ueda de un asociado.....................................................................................................-%
For(ulario del asociado.......................................................................................................-$
Acciones osibles sobre un asociado...................................................................................--
Contabilidad 1 Finan2as............................................................................................................-3
.ableros de control....................................................................................................................-4
Productos...................................................................................................................................-4
Recursos 5u(anos....................................................................................................................-!
Control de Inventario................................................................................................................-,
*estin de relacin con Clientes 1 Proveedores.......................................................................-6
*estin de Co(ras..................................................................................................................)$
*estin de ventas......................................................................................................................)$
Concetos generales del flu7o de traba7o............................................................................................))
Personali2acin de la Co(a8+a Princial................................................................................))
Categor+as de Asociados...........................................................................................................)3
Productos 1 sus categor+as........................................................................................................)4
9bicaciones de stoc:.................................................................................................................)!
Creacin de un lan de cuentas.................................................................................................)6
Flu7o de .raba7o.............................................................................................................................3%
Pedido de co(ra......................................................................................................................3%
Rececin de (ercader+a..........................................................................................................3-
Control de facturas de co(ra..................................................................................................3)
Pago al roveedor......................................................................................................................33
#e la Prouesta de ;entas a el Pedido de ;entas......................................................................34
Prearacin de (ercader+a ara desac<ar a clientes...............................................................36
Facturacin de =ercader+a........................................................................................................3,
Pago del cliente.........................................................................................................................3,
*estin de relaciones con los clientes................................................................................................4%
Asociados.......................................................................................................................................4$
Contactos...................................................................................................................................4-
Categor+as de los asociados.......................................................................................................4)
*estin de casos.............................................................................................................................4)
Configuracin de CR=.............................................................................................................43
Secciones..............................................................................................................................43
Categor+as.............................................................................................................................44
=en/.....................................................................................................................................44
9so de casos..............................................................................................................................4!
*eneracin de calendarios........................................................................................................46
An&lisis de dese(e8o..............................................................................................................6%
Auto(ati2acin de acciones usando reglas...............................................................................6$
9sando el servidor de correo electrnico..................................................................................66
Perfiles de rosectos....................................................................................................................66
9so efectivo de los erfiles.......................................................................................................6!
5erra(ientas de Co(unicacin.........................................................................................................66
Interfa2 de =o2illa .<underbird....................................................................................................66
Instalacin de la e>tensin de .<underbird..............................................................................!%
Interfa2 de usuario de .<underbird...........................................................................................!$
Interfa2 de =icrosoft Outloo:.......................................................................................................!-
Instalacin de la e>tensin de Outloo:.....................................................................................!-
9so de la e>tensin de Outloo:................................................................................................!)
Interfa2 de =icrosoft ?ord............................................................................................................!)
Instalacin de la e>tensin de ?ord..............................................................................................!3
9so de la interfa2 de ?ord........................................................................................................!3
Contabilidad *eneral..........................................................................................................................!6
#esde la facturacin <asta el ago.....................................................................................................!6
Flu7o de traba7o contable 1 generacin auto(&tica de facturas.....................................................!6
Facturas en 'orrador.................................................................................................................,%
Facturas abiertas o ro for(a....................................................................................................,%
Saldar entradas de facturas 1 agos..........................................................................................,$
9n siste(a basado en arc<ivos.................................................................................................,)
Facturacin.....................................................................................................................................,)
Carga de una factura de cliente.................................................................................................,4
*estin de I(uestos...........................................................................................................6%
Cancelacin de una factura...................................................................................................6$
Creacin de la factura de un roveedor....................................................................................6)
"otas de cr@dito........................................................................................................................6!
Pago de facturas........................................................................................................................6!
Entradas contables.........................................................................................................................6,
*estin de estados bancarios....................................................................................................66
*estin de ca7a........................................................................................................................$%-
Entrada (anual en un libro.....................................................................................................$%)
Proceso de reconciliacin........................................................................................................$%3
Reconciliacin auto(&tica.................................................................................................$%4
Reconciliacin (anual.......................................................................................................$%6
*estin de agos..........................................................................................................................$%,
Proceso ara la gestin de rdenes de ago............................................................................$%6
Prearacin 1 e7ecucin de rdenes........................................................................................$$%
An&lisis Financiero...........................................................................................................................$$3
*estin de cuentas a agar A acreedores 1 cuentas or cobrar Adeudores....................................$$3
An&lisis financiero de asociados.............................................................................................$$4
=/ltiles asos de segui(iento..............................................................................................$$6
Situacin del Asociado............................................................................................................$$,
Cuentas e I(uestos establecidos or le1....................................................................................$-%
I(uestos................................................................................................................................$-%
Configuracin de una estructura i(ositiva.......................................................................$-$
Casos de I(uestos............................................................................................................$--
Ob7etos de I(uestos.........................................................................................................$-)
9so de I(uestos sobre ProductosB AsociadosB Pro1ectos 1 Cuentas................................$-6
Los libros (a1ores 1 la <o7a de balance.................................................................................$-,
Los libros.................................................................................................................................$-,
#eclaracin de I(uestos.......................................................................................................$-6
An&lisis Financiero de la Co(a8+a............................................................................................$)$
Indicadores de gestin.............................................................................................................$)$
An&lisis de tie(o de los indicadores................................................................................$)-
#efinicin de sus roios indicadores................................................................................$))
'uena gestin resuuestaria..................................................................................................$))
El .ablero de Control de Contabilidad....................................................................................$)4
Configuracin de cuentas.................................................................................................................$)!
Plan de cuentas.............................................................................................................................$)!
Creacin de un lan de cuentas...............................................................................................$),
Planes de cuentas virtuales......................................................................................................$3%
Libros...........................................................................................................................................$3-
Configuracin de un Libro......................................................................................................$3-
Control 1 Asistencia ara la carga de datos............................................................................$3)
Per+odos 1 A8os Fiscales.............................................................................................................$33
#efiniendo un er+odo o un a8o fiscal.........................................................................................$34
Cierre a fin del a8o..................................................................................................................$34
Condiciones de Pago....................................................................................................................$36
Entradas al co(ien2o de un a8o..................................................................................................$3!
*estin efectiva de la co(a8+a.......................................................................................................$3,
Cuentas Anal+ticas............................................................................................................................$3,
Para cada e(resaB su roio lan anal+tico................................................................................$4%
Caso $C 9na e(resa fabricante industrial.............................................................................$4%
Caso -C 9n estudio de abogados.............................................................................................$4)
Caso )C 9na co(a8+a de servicios de I................................................................................$44
Configuracin de las cuentas anal+ticas.......................................................................................$4,
Configuracin del lan de cuentas..........................................................................................$4,
Creacin de los libros..............................................................................................................$6%
Registros anal+ticos......................................................................................................................$6$
Entradas auto(&ticas...............................................................................................................$6-
Carga (anual de registros.......................................................................................................$63
An&lisis Financiero......................................................................................................................$63
An&lisis or cuenta..................................................................................................................$64
'alance Anal+tico...............................................................................................................$64
'alance Anal+tico Invertido................................................................................................$64
El Libro =a1or de Costo....................................................................................................$66
El Libro =a1or de Costo Dsolo cantidadesE........................................................................$66
Indicadores Clave....................................................................................................................$6!
Recursos 5u(anos...........................................................................................................................$66
*estin de RR. 55......................................................................................................................$66
*estin de Personal.................................................................................................................$!%
*estin de Contratos de E(leo.............................................................................................$!$
Entrada 1 Salida......................................................................................................................$!-
5o7as de Asistencia......................................................................................................................$!)
Configuracin de e(leados...................................................................................................$!3
Carga de datos en la <o7a de asistencia...................................................................................$!4
Evaluacin de costos de servicio............................................................................................$!,
*estin or dearta(ento.......................................................................................................$,%
La *estin de Servicios....................................................................................................................$,)
Pol+ticas de gestin de recios.....................................................................................................$,)
Creacin de lista de recios....................................................................................................$,4
;ersiones de Listas de Precios............................................................................................$,4
Reglas ara calcular recio.................................................................................................$,6
Lista de Precios or defecto...............................................................................................$,,
Caso de uso de listas de recios..............................................................................................$,,
#efinicin de la lista de recios.........................................................................................$6%
Condiciones de contratos de clientes..................................................................................$6$
Otras bases ara el c&lculo de recios.....................................................................................$6)
*estin de recios en varias (onedas....................................................................................$6)
*estin de Contratos de Servicios...............................................................................................$63
Contrato con recios fi7ados...................................................................................................$63
Contratos costo F ree(bolso....................................................................................................$66
Contratos con recio fi7ado facturados a (edida 0ue se lleva a cabo el servicio...................$6,
Contratos li(itados a una cantidad.........................................................................................-%$
Planea(iento 0ue (e7ora el lidera2go.........................................................................................-%$
GPlanea(iento or tie(o o or tareasH.................................................................................-%)
Creacin de lanes..................................................................................................................-%4
9so correcto del lanea(iento................................................................................................-%4
Planea(iento en todos los niveles de la 7erar0u+a...................................................................-%6
.rata(iento de gastos..................................................................................................................-%!
9n roceso integrado..............................................................................................................-%!
Recla(o de gastos...................................................................................................................-%,
Organi2acin interna 1 *estin de ro1ectos...................................................................................-$$
*estin de ro1ectos....................................................................................................................-$$
#efinicin de un ro1ecto 1 sus tareas...................................................................................-$-
*estin de tareas.....................................................................................................................-$)
Asignacin de rolesC *erentes de cuenta 1 *erente de ro1ecto............................................-$4
Facturacin de tareas...............................................................................................................-$6
Planea(iento 1 rioridades en la gestin................................................................................-$,
#elegacin eficiente................................................................................................................-$6
El arte de la roductividad sin estr@s...........................................................................................--%
"o todo lo urgente es necesaria(ente i(ortante..................................................................--$
Organi2ando su vida siste(&tica(ente...................................................................................---
Conte>to..................................................................................................................................---
Ca7as de tie(o..................................................................................................................---
=etodolog+a 1 rocesos iterativos......................................................................................--)
Algunos resultados convincentes.......................................................................................--6
Personali2acin de Oen ERP..........................................................................................................--!
Creacin de un =dulo de Configuracin...................................................................................--,
Personali2acin del (en/............................................................................................................-)%
#e7ar 0ue los usuarios ca(bien ellos (is(os sus contrase8as...............................................-)%
Personali2acin de la &gina de inicio ara cada usuario.......................................................-)-
Asignacin de valores or defecto a los ca(os....................................................................-))
Ca(bio de ter(inolog+a..........................................................................................................-)3
.raduccin a trav@s de un arc<ivo CS;.............................................................................-)3
Ca(bios a trav@s de la interfa2 cliente...............................................................................-)6
*estin de derec<os de acceso.....................................................................................................-)!
*ruos 1 9suarios.......................................................................................................................-),
#erec<os de acceso ara los (en/s........................................................................................-),
#erec<os de Acceso a Ob7etos................................................................................................-3%
5istorial de (odificacin........................................................................................................-3-
Configuracin de los flu7os de traba7o.........................................................................................-3-
#efinicin de los Flu7os de .raba7o........................................................................................-3)
Configuracin de reortes............................................................................................................-3)
*estin de reortes estad+sticos..............................................................................................-33
=odelar un nuevo reorte..................................................................................................-33
Personali2acin de los tableros de control.........................................................................-36
*estin de lantillas de docu(entos con OenOffice.org......................................................-36
Instalacin del (dulo de OenOffice.org........................................................................-3,
Cone>in de OenOffice.org a Oen ERP.........................................................................-3,
=odificacin de reortes....................................................................................................-3,
Creacin de un nuevo reorte.............................................................................................-4%
Creacin de encabe2ados co(unes ara reortes...................................................................-4$
I(ortar 1 e>ortar infor(acin..................................................................................................-4-
El for(ato CS; ara estructuras de bases de datos co(le7as...............................................-4-
Ca(os (uc<osFaFuno.......................................................................................................-43
Ca(os (uc<osFaF(uc<os.................................................................................................-44
Ca(os unoFaF(uc<os.......................................................................................................-44
E7e(los de i(ortacin de arc<ivos CS;............................................................................-46
Categor+as de Asociados.....................................................................................................-46
"uevos Asociados..............................................................................................................-4,
E>ortar Infor(acin..............................................................................................................-46
=etodolog+a de i(le(entacin......................................................................................................-6-
Planea(iento 1 An&lisis de los Re0ueri(ientos..........................................................................-6-
=@todos de lanea(iento.......................................................................................................-63
#esliegue...................................................................................................................................-63
Ociones de desliegue...........................................................................................................-64
La Ofeta de Software co(o un Servicio DSaaSE.................................................................-64
5osting or un roveedor...................................................................................................-66
Instalacin Interna..............................................................................................................-6,
Procedi(iento de #esliegue..................................................................................................-66
Entrena(iento del usuario...........................................................................................................-!$
Soorte 1 (anteni(iento.............................................................................................................-!$
Actuali2aciones 1 (e7oras......................................................................................................-!-
;ersin =igracin...................................................................................................................-!)
PREFACIO PREFACIO
1 1
Los Sstemas de Informacn han |ugado un ro cada vez ms vsbe en a
me|ora de a compettvdad de os negocos a o argo de os tmos aos. No
son so herramentas para mane|ar tareas repettvas, sno que se estn
usando para guar y promover todas as actvdades daras de una compaa.
Un software de gestn ntegrada es un recurso cave que otorga una venta|a
compettva sgnfcatva.
La respuesta habtua de una empresa a as necesdades de agdad, fabdad
y respuesta a expectatvas que crecen rpdamente es crear una organzacn
basada en departamentos, con una estructura nea ntegrada arededor de sus
procesos operatvos. Para aumentar a efcenca entre a gente de ventas, os
contadores, e persona de ogstca y todos os dems, usted debera tener un
entendmento comn de sus probemas.
Para esto se necesta un engua|e comn que permta compartr as referencas,
as potcas y a comuncacn en a organzacn. Un sstema ERP (por
Enterprise Resource Planning, panfcacn de recursos empresaraes)
consttuye a pataforma dea para este punto de referenca comn.
El software de fuente abierta al servicio de la gestin El software de fuente abierta al servicio de la gestin
Los resgos y os costos de ntegracn son barreras mportantes para todas as
venta|as que Usted obtene de estos sstemas. sta es a razn por a cua,
todava hoy, pocas PyMEs usan ERP. Adems, os vendedores ms grandes de
ERP, como SAP, Mcrosoft y Orace, no han sdo capaces de reconcar e poder
y a cobertura ntegra de un ERP con a smpcdad y fexbdad deseadas por
os usuaros. Y esto es precsamente o que estn buscando as PyMEs.
1Este manual est basado en Open ERP: a modern approach to integrated
business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian
Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer ms sobre ellos y Tiny SR, el editor de Open
ERP, !isite "ttp#$$%%%.openerp.com$.
Los procesos de desarroo de software de fuente aberta y os nuevos modeos
de negocos adoptados por sus desarroadores, brndan un nuevo modo de
resover dchos probemas de costo y cadad para esta case de software
empresara.
Para que un sstema ERP est totamente dsponbe para as PyMEs a prordad
es a reduccn de costos. E software de fuente aberta o hace posbe a
reducr os costos de desarroo a permtr a reutzacn constante de as
breras de software de fuente aberta, emnar os ntermedaros
(dstrbudores) con todos gastos generaes de venta, emnar os costos de
ventas con a pubcacn bre de software y reducr consderabemente os
gastos de marketng.
A exstr una nteraccn aberta entre mes de coaboradores y asocados
traba|ando en e msmo proyecto, e escrutno resutante benefca
enormemente a cadad de software producdo. Y usted no puede ser todo a
msmo tempo: contador, desarroador de software, vendedor, profesona de
cadad ISO 9001, especasta en productos agrcoas, experto en as
costumbres y hbtos de os vendedores farmacutcos, so para empezar.
Con estos requermentos tan ampos, qu podra ser me|or que una red
munda de asocados y coaboradores. Cada uno de eos suma su propa
coaboracn de acuerdo a su capacdad profesona. A travs de este bro,
usted ver que os resutados superan cuaquer expectatva razonabe cuando
este traba|o est ben organzado.
Pero e desafo rea de desarroo es que esta soucn sea tan smpe y fexbe
como competa. Y para acanzar este nve de cadad usted necesta un der y
coordnador que sea capaz de organzar todas estas actvdades. Entonces, e
equpo de desarroo de Open ERP es responsabe por a mayor parte de a
organzacn, sncronzacn y coherenca de software.
Y Open ERP ofrece un gran desempeo en todas estas reas.
La Solucin Open ERP La Solucin Open ERP
Gracas a su moduardad, os desarroos en coaboracn de Open ERP han
sdo mpamente ntegrados, permtendo que cuaquer compaa e|a o que
necesta de una arga sta de funcones dsponbes. Como en a mayora de os
softwares de fuente aberta, a accesbdad, a fexbdad y a smpcdad son
caves para e desarroo. La experenca ha demostrado que no se necesta
entrenar a os usuaros en e sstema durante meses, porque eos pueden
ba|aro y drectamente comenzar a usaro.
As, usted encontrar os mduos para todos os tpos de necesdades,
permtendo que su compaa construya un sstema personazado, agrupando
y confgurando os mduos que me|or se adapten entre os centos que estn
dsponbes. Eos van desde mduos muy especfcos, como a nterfaz EDI
para productos agrcoas, hasta e mduo de automatzacn genrca para
pedr sandwchs, que se ocupa de as preferencas de su persona a a hora de
comer.
Los resutados son mpresonantes. Open ERP es e software de gestn ms
ba|ado de mundo, con ms de 600 descargas por da. Est dsponbe en 18
domas y tene una red munda de coaboradores y asocados. Ms de 800
desarroadores partcpan en os proyectos de sstema de desarroo
coaboratvo de Tny Forge.
Open ERP es, que se sepa, e nco sstema de gestn que se usa
rutnaramente no so en grandes compaas, sno tambn en otras muy
pequeas e ncuso muchas ndependentes. Esta dversdad ustra a
fexbdad de software: una coordnacn bastante eegante entre as
expectatvas de a gente sobre as funconaes de software y una gran
smpcdad en su uso. Y esta dversdad tambn es evdente en os varos
sectores y comercos que usan e software, ncuyendo productos agrcoas,
textes, remates pbcos, TI y asocacones comercaes.
Fnamente, este software nace de a combnacn de un cdgo de ata cadad,
arqutectura ben cacuada y e uso de tecnoogas abertas. De hecho, s usted
es una persona dedcada a a TI, se sorprender de encontrar que e tamao de
Open ERP no supera os 4 MB una vez nstaado. Hemos recorrdo un argo
camno desde os das en os que as ncas personas que podan esperar
benefcos de un ERP eran os dueos de una fbrca enorme en agn remoto
estado ndustra.
Este bro es ms que un manua sobre Open ERP. Es un traba|o que trata
acerca de tcncas avanzadas de gestn reazadas a travs de estas
herramentas de TI. Usted ver qu prctcas de gestn pueden ser tes, qu
es posbe y cmo acanzaras con Open ERP.
Consderamos que Open ERP est para eso: no como un fn en s msmo, sno
como a herramenta que usted use para poner en marcha un sstema de
gestn de avanzada.
Este bro est drgdo a drectores y gerentes que tenen a ambcn de
me|orar e desempeo de equpo de gestn de su compaa. Ya cuentan con
grandes responsabdades y tenen a nfuenca de hacer que as cosas pasen
en su compaa. Es probabe que muchos ectores provengan de PyMEs y
empresas ndependentes, por a amptud de funcones que necestan ser
anazadas e nvoucradas en e cambo. Los msmos prncpos, sn embargo, se
apcan a compaas ms grandes.
COOCIE!O OPE ERP COOCIE!O OPE ERP
Comence a descubrr Open ERP para famarzarse con a nterfaz de usuaro.
Este recorrdo guado provee una ntroduccn a muchas de as caracterstcas
dsponbes en e sstema.
Es comprensbe que tenga un poco de aprehensn cuando se sente por
prmera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que
os sstemas de ERP son conocdos por su compe|dad y por e tempo que
toma aprender a usaros. Despus de todo, son sstemas de paneamento de
gestn de empresas, capaces de mane|ar a mayora de os eementos de
empresas gobaes. Pero an sendo ste e caso con e software propetaro,
Open ERP es una excepcn en a case de software de gestn.
A pesar de su exhaustvdad, as facdades de nterfaz y gestn de fu|os de
traba|o son muy smpes e ntutvas de usar. Por esta razn Open ERP es uno
de os pocos paquetes de software con centes de referenca tanto en negocos
muy pequeos (que requeren smpcdad) como en grandes cuentas (que
requeren una ampa cobertura funcona).
Conect"ndose Conect"ndose a Open ERP a Open ERP
Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuaro y una
Contrasea. Estos datos deben ngresarse en os campos correspondentes en
a ventana de nco. Esta ventana aparece normamente a ncar e programa.
S esto no ocurre, puede acceder a ea a travs de men en a parte superor
de a pantaa: Archivo > Conectar, o ben a travs de un ata|o: Ctrl + O.
Usted debera ver una ventana como sta:
CAP#$RA CAP#$RA
Ingrese sus datos y haga cck en Aceptar. Esta accn o evar a a pantaa
de nco. Su nombre de ngreso determna sus derechos de usuaro, es decr, a
qu nformacn y funconadades tene acceso.
Es posbe que en ugar de ngresar a a pantaa de nco, se muestre
drectamente un tabero de contro, cuyas caracterstcas bscas se detaarn
ms adeante. Desde e tabero de contro puede acceder a a pantaa nco. S
est usando e cente web, puede egar a men hacendo cck en e enace
Men Prncpa en a parte superor zquerda de a ventana. S est usando e
cente Wndows, e men est en a prmera pestaa (que est escondda ,
sendo a segunda pestaa en e tabero de contro que aparece a prncpo).
Una vez que se muestre e men prncpa, podr ver os sguentes tems:
La barra de Preferencas en a parte superor derecha, que muestra
nombre de usuaro, enaces a a pgna de nco, Preferencas, Acerca de
y Sar.
Aba|o, nformacn sobre e sstema de Soctudes.
Enaces a Men prncpa y os ata|os.
Informacn sobre copyrght en a parte nferor de a pgna.
E contendo prncpa de a ventana fanqueada por a barra de
herramentas de men y agunos enaces arrba y a a derecha.
CAP#$RA CAP#$RA PA#ALLA PA#ALLA P%&IA P%&IA '( ) '( )#O#AL #O#AL*+ ,- ) *+ ,- )PA&IA!O PA&IA!O* *
Hay 3 mens dsponbes a a zquerda:
Asocados,
Contabdad & Fnanzas
Admnstracn
Barra de preerencias
Cuando se conecta a Open ERP, a barra de Preferencas ndca con qu usuaro
est conectado. Usted encontrar a a derecha un enace a a P!gina de
"nicio, que o eva ya sea a tabero de contro o a os mens dsponbes,
dependendo de a confguracn de usuaro. Generamente a cada usuaro de
sstema se e muestra un tabero de contro dseado para mostrar ndcadores
y documentos urgentes, que son os ms tes para aguen en a poscn de
usuaro dentro de a compaa. Usted ver cmo asgnar taberos de contro a
dferentes usuaros ms adeante.
ota. /ultinacionales 0 1onas 2orarias
S usted tene usuaros en dferentes pases, eos pueden
confgurar su propa zona horara. Los datos referdos a
horaros (de creacn y modfcacn de archvos, por
e|empo) se a|ustarn a huso horaro de usuaro.
E sguente eemento en a barra de herramentas es un enace a
Preerencias, que o evar a una pgna donde e usuaro actua puede
especfcar una zona horara y un doma.
E campo "dioma permte cambar e doma de traba|o de usuaro. Para
eo, deben cargarse otros domas en e sstema para que e usuaro sea
capaz de eegr una aternatva.
E campo #ona horaria ndca a Open ERP a ubcacn de usuaro. sta
puede ser dferente a a de servdor. Todos os datos en e sstema se
converten automtcamente a huso horaro de usuaro.
E enace Acerca de brnda nformacn sobre e desarroo de software de
Open ERP.
E enace $alir e permte desconectarse y vover a a pgna de ngreso
orgna, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o ben a a
msma base de datos con un usuaro dferente.
E enace $olicitudes se encuentra por deba|o de a barra de herramentas.
Veremos sus caracterstcas ms adeante.
&diomas en Open ERP
Actuamente, hay ms de 20 domas dsponbes. Cada usuaro de sstema
puede eegr en qu doma traba|ar a travs de enace Preferencas. Usted
puede, ncuso, asgnar un doma a un asocado (cente o proveedor) y en este
caso todos os documentos envados a este asocado sern traducdos
automtcamente a doma eegdo.
/"s infor3acin sobre idio3as
La versn base de Open ERP (en francs) est traducda a
os sguentes domas: ngs, aemn, chno, espao,
taano, hngaro, hoands, portugus, rumano, sueco y
checo.
Otros domas estn dsponbes en www.tnyforge.org: rabe,
afgano, austraco, bgaro, ndoneso, fnands, ta, turco y
vetnamta.
$olicitudes
E enace $olicitudes se encuentra por deba|o de a barra de herramentas. Es
vsbe ncamente s usted est conectado a una base de datos. S su base de
datos es nueva, dr Sn soctudes. Puede hacer cck en este vncuo para ver as
soctudes que e han envado en cuaquer momento.
as solicitudes como un mecanismo de comunicaci'n interna
Las soctudes son un poderoso mecansmo de comuncacn entre os usuaros
de sstema. Tambn son usadas por e msmo Open ERP para envar mensa|es
de sstema a os usuaros. Las soctudes tenen venta|as dstntvas respecto a
os correos eectrncos tradconaes:
se enazan con otros documentos de Open ERP,
se ad|unta un hstora de eventos a a soctud,
usted puede montorear os eventos de forma efectva desde os mensa|es
envados por eos.
Open ERP usa este mecansmo para nformar a os usuaros sobre certos
eventos de sstema. Por e|empo, s hay un probema reatvo a
reabastecmento de un producto, Open ERP enva una soctud a gerente de
produccn.
Para envar una soctud, sga os sguentes pasos:
1. Haga cck en e enace $olicitudes. Esto abre una ventana que muestra
todas sus soctudes pendentes.
2. Haga cck en %ueva para crear y envar una nueva soctud.
3. Compete e Asunto de a soctud, por e|empo &C'mo est!s( y descrba
su nquetud en e campo.
4. Haga cck en e botn Buscar que se encuentra a a derecha de campo
Enviar a y seeccone en a ventana que se abre e usuaro a quen quere
envar su soctud.
5. Usted puede enazar esta soctud a otros documentos de sstema
usando e campo Reerencias que puede ser, por e|empo, un asocado,
un presupuesto o una factura mpugnada.
6. Haga cck en Enviar a para mandar a soctud a receptor. Luego haga
cck en )en* principal para vover a a pantaa orgna.
C CAP#$RA AP#$RA P P%&IA %&IA '' ) '' )#O#AL #O#AL*+ ,4 ) *+ ,4 )PA&IA!O PA&IA!O* *
Para revsar sus soctudes:
1. Haga cck en e enace de a derecha a etqueta $olicitudes para abrr
una sta de sus soctudes. Es posbe que todava aparezca a frase $in
solicitudes ya que esta nformacn no se actuaza a nstante, sno
perdcamente. La sta se soctudes se abre y usted ver as soctudes
recbdas.
2. Puede hacer cck en e botn Editar, representado por un pz, a
extremo derecho de a nea de soctud. Esto abre a soctud en modo
de edcn.
3. Haga cck en e botn Responder y escrba su respuesta en e campo
$olicitud que aparece en ugar de mensa|e orgna.
4. Haga cck en Enviar a para guardar su respuesta y envara a remtente
orgna.
5enta6a de la solicitud sobre el correo electrnico
La venta|a de una soctud de Open ERP comparada con un
con|unto de correos eectrncos acerca de un tema, es que
a soctud contene toda a conversacn en un soo ugar.
Usted puede montorear fcmente una dscusn competa,
con os documentos ad|untos y revsar rpdamente una sta
de dscusones ncompetas con e hstora en cada soctud.
Mre a soctud y su hstora, y uego crrea.
1. Haga cck en a pestaa +istorial en e formuaro $olicitud para ver a
soctud orgna y todas as respuestas. Hacendo cck en cada nea,
puede obtener ms nformacn sobre cada eemento.
2. Vueva a a prmera pestaa, $olicitud, y haga cck en ,in de la
solicitud para confgurara en Cerrado. Esto aparecer en un coor grs.
La soctud ya no estar actva y no ser vsbe en as bsquedas n aparecer
en su sta de soctudes pendentes.
ota. Infor3acin disparadora
Usted puede envar una soctud con una fecha futura. No
aparecer en a sta de espera de os receptores hasta a
fecha ndcada. Este mecansmo es muy t para confgurar
aertas antes de un evento mportante.
Coniguraci'n de usuarios
S usted es e Admnstrador y se conecta como ta, tene todo e acceso que
necesta para confgurar usuaros. Haga cck en Administraci'n > -suarios
> -suarios para despegar a sta de usuaros defnda en e sstema. Haga
cck en e nombre de usuaro que desea confgurar para abrr un formuaro no
edtabe de msmo.
Haga cck en a pestaa $eguridad para ver que s este usuaro es membro
de grupo aguno, tene roes o es su|eto de regas especazadas. E usuaro
admn, como puede ver s sgue a msma secuenca para ver su defncn, es
un membro de grupo admn, que e da ms derechos avanzados para
confgurar nuevos usuaros.
!efinicin. Roles7 grupos 0 usuarios
Los usuaros y os grupos proveen a estructura para
derechos de acceso especfcos a dferentes documentos. La
confguracn responde a a pregunta: "Oun tene acceso
a qu?".
Los roes se usan en procesos de negocos para permtr o
boquear certos pasos en e fu|o de traba|o de un
documento dado. Por e|empo, puede asgnar e ro de
aprobar una factura. Los roes responden a a pregunta
"Oun debera hacer esto?"
Haga cck en Administraci'n > -suarios > .rupos por deba|o de men
prncpa para abrr a sta de grupos defndos en e sstema. S abre a vsta en
formuaro de grupo admn hacendo cck en su nombre en a sta, a prmera
pestaa e muestra a sta de todos os usuaros que pertenecen a este grupo.
Haga cck en a pestaa $eguridad para ver os detaes de os derechos de
acceso a ese grupo. stos estn detaados ms adeante, pero ya puede ver
ms arrba en a ventana a sta de derechos reservados para e grupo admn.
Por convencn, en Open ERP e grupo admn tene derechos de acceso a men
Coniguraci'n en cada seccn. As, Asocados / Confguracn se encuentra en a
sta de derechos de acceso pero Asocados no se encuentra a porque es
accesbe a todos os usuaros.
Puede crear nuevos usuaros para ntegraros a sstema y asgnaros a grupos
predefndos para garantzares certos derecho de acceso. Luego pruebe sus
derechos de acceso cuando se conecte como esos usuaros. La gestn defne
estos derechos de acceso como se descrben posterormente.
!erec2os de acceso en versiones posteriores de Open
ERP
Hay un rea donde as futuras versones de Open ERP estn
cambando: muchos grupos estn sendo predefndos y e
acceso a muchos de os mens y os ob|etos sern teceados
en estos grupos por defecto. Esto contrasta con e enfoque
ms bera de 4.2.2 y anterores, donde os derechos de
acceso podan ser defndos pero no actvados por defecto.
&estin de Asociados &estin de Asociados
En Open ERP, un asocado representa una entdad con a que Usted puede
hacer negocos. ste puede ser un prospecto, un cente, un proveedor, o an
un empeado de su compaa.
ista de (sociados
Haga cck en Asociados en e men prncpa para abrr a sta de asocados.
Luego haga cck sobre e prmer asocado para obtener sus detaes,
aparecendo un formuaro con varas pestaas:
La pestaa .eneral contene a nformacn prncpa sobre a compaa,
como e nombre de a corporacn, su doma prmaro, os dferentes
contactos de ese asocado y as categoras a as que pertenece.
La pestaa "no e/tra contene nformacn que es un poco menos
nmedata.
La pestaa +istorial de eventos contene e hstora de todos os
eventos en os que ha estado nvoucrado e asocado. Estos eventos se
crean automtcamente por medo de dferentes documentos de sstema:
facturas, soctudes de soporte, etc. stos e dan una vsta rpda de
hstora de asocado en una soa pantaa.
La pestaa Propiedades contene a confguracn de asocado reatva a
contabdad, nventaro y otras reas.
C CAP#$RA AP#$RA P P%&IA %&IA '8 ) '8 )#O#AL #O#AL*+ ,9 ) *+ ,9 )PA&IA!O PA&IA!O* *
!efinicin. Categor:as de los Asociados
Las categoras de os asocados e permten segmentar a os
dferentes asocados segn su reacn con usted (cente,
prospecto, proveedor, etc.). Un asocado puede pertenecer a
varas categoras, pudendo ser a msmo tempo cente y
proveedor, por e|empo.
)ategor*as de los (sociados
Usted puede star a sus asocados por categora usando e men Asociados >
Asociados por categora. Esto abre una estructura |errquca de categoras
donde cada una de eas puede ser dvdda en subcategoras. Haga cck en
una categora para obtener una sta de asocados en esa categora. Por
e|empo, haga cck en todos os asocados de a categora Proveedor o
Proveedor de componentes. Usted ver que s una compaa est en una
subcategora (como Proveedor de componentes), tambn aparecer
cuando haga cck en a categora madre (como Proveedor).
C CAP#$RA AP#$RA P P%&IA %&IA ;- ) ;- )#O#AL #O#AL*+ ,< ) *+ ,< )PA&IA!O PA&IA!O* *
E admnstrador puede defnr nuevas categoras. Entonces usted crear una
nueva categora y a enazar a un asocado.
1. Use Asociados > Coniguraci'n > Categor0as > Editar categor0as
para egar a una sta de as msmas categoras que vo antes pero en una
sta y no en una estructura |errquca de rbo.
2. Haga cck en %ueva para abrr un formuaro vaco para crear una nueva
categora.
3. Ingrese Ms prospectos en e campo %ombre de la categor0a. Luego haga
cck sobre e cono Buscar a a derecha de campo Categor0a madre y
seeccone Prospecto en a sta que aparece.
4. Luego guarde su nueva categora usando e botn Guardar.
Atencin. Ca3pos obligatorios
Los campos azues son obgatoros. S Usted ntenta guardar
un formuaro mentras uno de estos campos est vaco, este
campo se vueve ro|o para ndcar que hay un probema. Es
mposbe guardar e formuaro hasta que haya competado
cada campo obgatoro.
Usted puede revsar a estructura de su nueva categora usando Asociados >
Asociados por categor0a. Usted debera ver a nueva estructura Prospectos /
Ms prospectos aqu.
C CAP#$RA AP#$RA P%&IA P%&IA ;1 ) ;1 )#O#AL #O#AL* + ,8 ) * + ,8 )PA&IA!O PA&IA!O* *
Para crear un nuevo asocado y enazaro a esta nueva categora, abra un
formuaro de nuevo asocado para modfcaro.
1. En a pestaa .eneral, tpee Nuevo asocado en e campo %ombre1
2. Luego haga cck en e cono de bsqueda a a derecha de campo
Categor0as y seeccone su nueva categora de a sta que aparece:
Prospecto / Ms prospectos.
3. Guarde su asocado hacendo cck en .uardar. E asocado ahora
pertenece a a categora Prospecto / Ms prospectos.
4. Controe a modfcacn en e men Asociados > Asociados por
categor0a. Seeccone a categora Ms prospectos. La sta de asocados se
abre y a usted encontrar a su nuevo asocado.
ota. =uscando docu3entos
S necesta buscar en una arga sta de asocados, es me|or
usar e crtero de bsqueda dsponbe que despazarse a
travs de a sta de asocados entera. Es un hbto que e
ahorrar mucho tempo mentras busca toda case de
documentos.
E6e3plo. Categor:as de Asociados
Un asocado puede ser asgnado a varas categoras. Esto e
permte crear casfcacones aternatvas como necesaras,
generamente en una forma |errquca.
Agunas estructuras que se usan con frecuenca son:
* Ubcacones geogrfcas
* Inters en certas neas de productos
* Suscrpcn a boetnes de notcas.
* Tpo de ndustra
Funcionalidades Funcionalidades
Toda a funconadad de Open ERP est contenda en sus dversos mduos.
Muchos de stos, os mduos centraes, se cargan automtcamente durante a
nstaacn nca de sstema y pueden actuazarse en nea ms tarde.
Aunque a mayora no est nstaada en su base de datos a comenzo, os
mduos estn dsponbes en su computadora para su nstaacn nmedata.
Hay mduos adconaes que pueden ser cargados en nea desde e sto ofca
de Open ERP http://openerp.com. Estos mduos estn nactvos cuando se cargan
en e sstema, y pueden ser nstaados en una etapa aparte.
#our &uiado por Open ERP #our &uiado por Open ERP
Asociados
Para que se famarce con a nterfaz de Open ERP, comenzar a traba|ar con
nformacn sobre os asocados. Hacendo cck en Asociados > Asociados,
aparecer una sta de asocados que fueron cargados automtcamente
cuando usted cre a base de datos con a opcn Cargar datos de
demostraci'n tdada.
+,s-ueda de un asociado
Arrba de a sta de asocados ver un formuaro de bsqueda que e permte
ftrar rpdamente a os asocados. Hay dos pestaas dsponbes para eo:
B*s2ueda b!sica y B*s2ueda avan3ada, dferencndose en que a tma
muestra ms campos para restrngr su seeccn.
S usted no ha apcado ftro aguno, a sta muestra cada asocado en e
sstema. Por razones de espaco, so muestra os prmeros asocados (e
cente web ega, por defecto, hasta 20, pero puede seecconar hasta un
mxmo de 100 por pgna). S quere mostrar otros archvos puede buscaros o
navegar a travs de toda a sta usando as fechas Primero / Previo /
Pr'/imo / 4ltimo.
C CAP#$RA AP#$RA PA#ALLA PA#ALLA P%&IA P%&IA ;8 ) ;8 )#O#AL #O#AL* + '9 ) * + '9 )PA&IA!O PA&IA!O* *
Cliente >indows. L:3ite de lista de <-
Por defecto, en este cente se muestran soamente os
prmeros 80 archvos, para evtar sobrecargar a red y e
servdor. Se puede cambar este mte hacendo cck sobre
e cono ? a a zquerda de crtero de bsqueda, y puede
cambar e punto de nco para que empece ms a que a
prmera entrada.
S hace cck en e nombre de un asocado, se abre a vsta de formuaro
correspondente de msmo en modo so ectura. En a sta puede hacer cck
en e cono de pz para abrr e msmo formuaro en modo Edtar. Una vez que
tene un formuaro puede aternar entre os dos modos hacendo cck en
.uardar o Cancelar cuando est en e modo Edtar, y en Editar cuando est
en e modo Soo Lectura. En este tmo modo, adems, usted puede navegar
toda a sta que ha seecconado, como s estuvera en a vsta Lsta. Tambn
puede hacer cck en Buscar para ver e formuaro en vsta Lsta otra vez.
Formulario del asociado
E formuaro de asocado contene varas pestaas, referdas a archvo en uso:
.eneral
"no e/tra
+istorial
Propiedades
Los campos en una pestaa no son todos de msmo tpo. Agunos, como
%ombre, contenen texto bre, otros como "dioma e permten eegr un vaor
de una sta de opcones. Unos e brndan una vsta de otro ob|eto (como
Contactos del asociado, porque un asocado puede tener varos contactos) o
una sta de enace a otro ob|eto (como Categor0as). Hay opcones para tdar,
como e campo Activo en a pestaa "no e/tra; campos numrcos (como
50mite de cr6dito) y campos de fecha (como, obvamente, ,echa).
La pestaa +istorial e da un vstazo genera rpdo de as cosas que e han
ocurrdo a usuaro, un paneo de nformacn t como peddos, facturas
abertas y soctudes de soporte. Open ERP genera os eventos
automtcamente a partr de os cambos en otros documentos referdos a este
asocado. Es posbe agregar eventos manuamente, como una nota regstrando
un amado teefnco. Para agregar un nuevo evento, haga cck en Crear un
nuevo registro a a derecha de campo Eventos del asociado. Esto abre un
cuadro de dogo nuevo de Eventos de asociado que permte crear y
agregar un evento a asocado en uso.
(cciones posibles sobre un asociado
A a derecha de formuaro de asocado hay una barra de herramentas que
contene una sta de posbes Reportes, Acciones y Enlaces acerca de
asocado mostrado en e formuaro.
Puede generar documentos PDF acerca de ob|eto seecconado (o, en una vsta
de sta, acerca de uno o ms ob|etos seecconados), usando os sguentes
botones en a seccn Reportes de a barra de herramentas.
Eti2uetas: mprme etquetas de dreccones para os asocados
seecconados.
Pagos vencidos: genera cartas de segumento para pagos vencdos de
os asocados. Cada carta se mprme en e doma de asocado o, por
defecto, en espao.
Agunas accones pueden ncarse con os sguentes botones en a seccn
Acciones de a barra de herramentas:
Ar2uitectura de la compa70a: abre una ventana mostrando a os
asocados y sus "h|os" (dervados y asocados dependentes) en una
estructura |errquca.
Cliente >indows. Reportes7 acciones 0 enlaces
Cuando usted est vendo un formuaro en e cente
Wndows, os botones a a derecha de formuaro son ata|os
a os msmos Reportes, Acciones y Enlaces descrtos en
e texto. Cuando est vendo una sta (como a sta de
asocados), esos botones no estn dsponbes. En cambo,
puede acceder a Reportes y Accones a travs de dos de os
botones de a barra de herramentas arrba de a sta,
"mprimir y Acci'n.
Los asocados son usados a o argo de todo Open ERP en otros documentos.
Por e|empo, e men .esti'n de ventas > Pedidos de ventas > 8odos
los pedidos de ventas trae todas as rdenes de venta en una vsta de sta.
Haga cck en e nombre de un asocado (ms que en e nmero de orden) en
una de esas neas y obtendr e formuaro de asocado (ms que e formuaro
de peddo de venta).
ota. Clic@ derec2o 0 ata6os
En e cente Wndows no tene hpervncuos a otros tpos de
documentos. En cambo, puede hacer cck derecho en una
vsta sta para mostrar os campos vncuados (esto es,
campos que tengan enace a otros formuaros) en esa nea.
En e cente web ver ata|os de hpervncuos en varos de
os campos de un formuaros que est en modo Soo
Lectura, as puede despazarse a os formuaros para esas
entradas. Cuando e formuaro Web est en modo Edtar,
puede en cambo mantener apretado e botn Ctr de
tecado y hacer cck derecho en e campo, para obtener
todos os campos enazados en un men emergente ta
como o hara en e cente Wndows.
Usted puede probar esto rpdamente yendo a una de as
rdenes de venta en .esti'n de ventas > Pedidos de
ventas > 8odos los pedidos de ventas y vendo que
Usted puede egar de campo de asocado a formuaro de
ese peddo de ventas usando tanto e cente web con e
formuaro en Soo Lectura y Edtar, como en e cente
Wndows.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E P PA#ALLA A#ALLA P P%&IA %&IA 9( ) 9( )#O#AL #O#AL* + ;- ) * + ;- )PA&IA!O PA&IA!O* *
Contabilidad y ,inan3as
Los captuos sguentes estn dedcados a a contabdad genera y anatca.
Aqu se brnda un breve vstazo a as funcones provstas por estos mduos
como ntroduccn.
La Contabdad est totamente ntegrada a todas as funcones de a
compaa, ya sea genera, anatca, presupuestara o auxar. La funcn
contabe de Open ERP es de dobe entrada y soporta mtpes dvsones de a
compaa y mtpes compaas, como as tambn mtpes monedas e
domas.
La contabdad que est ntegrada a o argo de todos os procesos de a
compaa smpfca e traba|o de ngresar nformacn contabe, porque
muchas de as entradas se generan automtcamente mentras otros
documentos estn sendo procesados. Puede evtar ngresar datos dos veces
en Open ERP, o que comnmente representara una fuente de errores y
demoras.
As, a contabdad de Open ERP no srve soamente para reportes fnanceros,
tambn es e punto de anca|e para muchos de os procesos de gestn de a
compaa. Por e|empo s uno de sus contadores congea e crdto de uno de
sus centes, esto boquear nmedatamente cuaquer otra accn reaconada
con e crdto de esa compaa (como una venta o un envo).
Open ERP tambn provee contabdad anatca ntegrada, que e permte a
gestn por actvdad comerca o proyecto y provee detaados nvees de
anss. Puede controar sus operacones basado en necesdades de gestn de
negocos, ms que en os cuadros de cuentas que generamente cumpen
soamente requermentos egaes.
8ableros de control
Los taberos de contro e dan una vsta genera de toda a nformacn que es
reevante para Usted en una soa pgna. E men 8ableros de control e da
acceso a taberos predefndos para Contabilidad, Producci'n y .esti'n de
Proyectos.
!efinicin. #ableros de control
A dferenca de a mayora de os otros sstemas de ERP y
sstemas basados en estadstcas, Open ERP de|a que os
taberos de contro sean provstos a todos os usuaros de
sstema, no so a os drectvos y contadores.
Los usuaros pueden tener, cada uno, su propo tabero de
contro, adaptado a sus necesdades, para permtres
admnstrar su propo traba|o de forma efectva. Por e|empo,
un desarroador usando e Tabero de contro de Proyectos
puede ver nformacn ta como una sta de as prxmas
tareas, hstora de fnazacn de tareas y un anss de
estado de progreso de os proyectos reevantes.
Los taberos de contro son dnmcos, o que e permte navegar fcmente
arededor de toda a nformacn base. Usando os conos arrba de un grfco,
puede ftrar a nformacn o agrandar e grfco. Puede hacer cck en
cuaquer eemento de a sta para obtener estadstcas detaadas de
eemento seecconado.
Los taberos de contro se adaptan a as necesdades de cada usuaro y cada
compaa.
ota. Construccin de los tableros de control
La versn 4.3 de Open ERP contene un edtor de taberos
de contro. Esto e permte construr su propo tabero de
contro para que se a|uste a sus necesdades especfcas
usando so unos pocos ccks.
Productos
En Open ERP, un producto es un matera crudo, un producto amacenabe, un
consumbe o un servco. Puede traba|ar con productos enteros o con patrones
que separan a defncn de productos y varantes.
Por e|empo, s vende camsetas en dferentes taes y coores:
E producto patrn es a "Camseta" que contene nformacn comn a
todos os taes y coores.
Las varantes son "Tae: S" y "Coor: Ro|o", as cuaes defnen os
parmetros para ese tae y coor.
E producto fna es a combnacn de os dos, camseta en tae S y coor
ro|o.
E vaor de este enfoque para agunos sectores es que Usted puede defnr un
patrn en detae y todas sus posbes varantes rpdamente en ugar de
contar cada tem como un producto entero.
E6e3plo. Patrones 0 variantes de productos
Un producto puede defnrse como un tota o como un producto
patrn y dstntas varantes. Las varantes pueden estar en una o
varas dmensones, dependendo de os mduos nstaados.
Por e|empo, s traba|a en textes, as varantes de producto patrn
para "camseta" son:
* Tae: S, M, L, XL, XXL.
* Coor: banco, grs, negro, ro|o.
* Cadad de a tea: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180
g/m2.
* Escote: redondo, en V.
Esta separacn de tpos de varantes requere e mduo opcona
)oda. Usndoo puede evtar una exposn en e nmero de
productos para mane|ar en a base de datos. S toma e e|empo de
arrba, es ms fc gestonar un patrn con 15 varantes en 4 tpos
dferentes, que 160 productos totamente dstntos.
E men Productos e da acceso a a defncn de productos y sus patrones y
varantes, y a as stas de precos.
#er3inolog:a. Consu3ibles
En Open ERP, un consumbe es un producto fsco que es
tratado como un producto nventarabe, excepto que esa
gestn de nventaro no es tomada en a contabdad de
sstema. Puede compraro, envaro o producro, pero Open
ERP sempre asumr que hay sufcente de ese producto en
stock. Nunca dspara una excepcn de reabastecmento.
Abra un formuaro de producto para ver a nformacn que o descrbe. Varos
tpos dferentes de producto se encuentran en a nformacn de demostracn,
dando un buen vstazo de as opcones posbes.
Las stas de precos (Productos > 5istas de precios de productos)
determnan os precos de compra y venta y os a|ustes dervados de uso de
dferentes monedas. La 5ista de precios de compra por deecto usa e
campo de producto Costo para basarse en un preco de compra. La 5ista de
precios de venta por deecto para tomar un preco de venta cuando emte
un presupuesto.
Las stas de precos son sumamente fexbes y e permten dsponer de toda
una potca de gestn de precos. Se componen de regas smpes que e
permten consttur un con|unto de regas para as stuacones ms varadas:
descuentos mtpes, precos de venta basados en precos de compras,
reduccones de precos, promocones en todo un rango de productos, entre
otras.
Recursos +umanos
E mduo de Gestn de Recursos Humanos provee funconadades como:
Gestn de persona y caendaro de das no aboraes
Gestn de contratos de empeo
Gestn de benefcos
Gestn de das no aborabes y cencas por enfermedad
Gestn de procesos de recamos
Gestn de desempeo de persona
Gestn de apttudes y competencas
Muchos de estas funcones son provstas por mduos opconaes cuyos
nombres comenzan con hr_ en vez de mduo centra HR, pero estn todas
cargadas en e men prncpa de Recursos +umanos. Los dferentes temas
se tratan en detae en a cuarta seccn de este bro, dedcado a a
organzacn nterna y a a gestn de un negoco de servcos.
Control de "nventario
Contro de Inventaro tene varos submens que en con|unto proveen as
operacones que Usted necesta para admnstrar e stock. As, Usted puede:
Defnr sus depstos y estructuraros arededor de ubcacones y
dstrbucones de su preferenca.
Admnstrar a rotacn de nventaro y nvees de stock.
E|ecutar peddos de remto generados por e sstema.
E|ecutar envos con notas de envo y cacuar gastos de envo.
Mane|ar otes y nmeros de sere para a trazabdad.
Cacuar nvees tercos de stock y automatzar tasacn de stock.
Crear regas para reabastecmento automtco de stock.
Por o genera, os peddos de remto y os envos se defnen automtcamente
cacuando os requermentos basados en ventas. E persona de amacn usa
os remtos generados por Open ERP, producdos automtcamente en orden de
prordad.
La admnstracn de stock, como a contabdad, es de dobe entrada. As os
stocks no aparecen y desaparecen mgcamente en un depsto, sno que se
mueven de un ugar a otro. Y, como a contabdad, este sstema de dobe
entrada e da una gran venta|a cuando va a audtar e stock, porque cada tem
perddo tene una contraparte en agn otro ugar.
La mayor parte de software de gestn se mta a generar stas de productos
en depstos. Gracas a este sstema de dobe entrada Open ERP admnstra
automtcamente tanto stock de proveedores como de centes, o que
presenta muchas venta|as: competa trazabdad desde e proveedor hasta e
cente, gestn de stock consgnado y anss de movmentos de stock
equvaentes.
Ms an, como os panes de cuenta, as ubcacones de stock son |errqucas,
y as Usted puede evar a cabo anss en varos nvees de detae.
.esti'n de relaci'n con Clientes y Proveedores
Open ERP provee varas herramentas para a gestn de reacones con
asocados, dsponbes a travs de men CR) 9 $R).
#er3inolog:a. CR/ A SR/
CRM quere decr )ustomer Relations"ip .anagement,
Gestn de Reacones con e Cente, un trmno estndar
para sstemas que gestonan reacones con os centes. Lo
msmo apca para SRM, pero en este caso para Supplier, es
decr, Proveedor.
E concepto de caso es usado para mane|ar arbtraramente dferentes tpos de
reacn, cada una dervada de un mtodo genrco. Usted puede usaro para
todo tpo de comuncacn, como preguntas sobre peddos, probemas de
cadad, gestn de un ca center, soctudes de soporte, etc.
Open ERP asegura que cada caso sea mane|ado efectvamente por os usuaros
de sstema, centes y proveedores. Puede reasgnar automtcamente un
caso, rastrearo para e nuevo responsabe, envar recordatoros por correo
eectrnco y evantar otros procesos y documentos de Open ERP.
Todas as operacones son archvadas, y un servdor de correos eectrncos e
permte actuazar un caso automtcamente desde os correos eectrncos
envados y recbdos. Un sstema de regas e permte confgurar accones que
puedan me|orar automtcamente os procesos de cadad, asegurando que os
casos abertos nunca queden sn atencn.
Adems de esas funcones, Usted tene herramentas para me|orar a actvdad
de todo e persona en su traba|o daro:
Un edtor de documentos con nterfaz con Open Offce.org
Interfaces que sncronzan sus contactos y su caendaro de Outook con
Open ERP
Una extensn de Outook que permte guardar automtcamente sus
correos eectrncos y ad|untos en un Sstema de Gestn de Documentos
ntegrado con Open ERP.
Un porta para sus proveedores y centes que es permte acceder a
nformacn mtada (por Usted) de sstema.
Usted puede mpementar una potca de me|ora contnua para todos sus
servcos,usando agunas de as herramentas estadstcas de Open ERP para
anazar as dferente comuncacones con sus asocados. Con eas, Usted
puede e|ecutar una potca de me|ora rea para gestonar su sstema de
cadad.
Usted podr ver ms detaes de CRM ms adeante.
.esti'n de Compras
La gestn de compras e permte rastrear as cotzacones de precos de sus
proveedores y convertras en Peddos de Compras cuando o requera. Open
ERP tene muchos mtodos para montorear facturas y rastrear a recepcn de
mercadera pedda.
Usted puede mane|ar envos parcaes en Open ERP, as puede mantener e
rastreo de tems que todava deben ser envados, y puede envar recordatoros
automtcamente.
Las regas de gestn de reabastecmento permten que e sstema genere
automtcamente rdenes de comrpa en borrador, o usted puede confguraro
para e|ecutar un proceso mpusado drectamente por as necesdades de a
produccn actua.
ota. 5isuali1acin del flu6o de traba6o
Open ERP puede mostrare e fu|o de traba|o de cuaquer
proceso operatvo y e estado actua de un documento
sguendo e fu|o de traba|o, para ayudare a entender os
procesos de su empresa. Esta operacn est dsponbe en
e cente Wndows, no as en e cente Web.
Por e|empo, abra un formuaro de Peddo de Compra en e
cente Wndows. Haga cck en E/tensiones > E:ecutar
una e/tensi'n y uego seeccone "mprimir lu:o de
traba:o y d O;.
A medda que progresa e Peddo de Compra, usted puede
reemprmr e fu|o de traba|o mostrado. E estado de peddo
se marca con nodos ro|os.
E ESB$E/A SB$E/A !EL !EL FL$CO FL$CO !E !E #RA=ACO #RA=ACO !E !E $A $A OR!E OR!E !E !E CO/PRA CO/PRA
.esti'n de ventas
E men de Gestn de Ventas e da bscamente a msma funconadad que e
men de Gestn de Compra, a habdad de crear nuevos peddos y revsar os
peddos exstentes en sus varos estados, pero hay dferencas mportantes en
os fu|os de traba|o.
La confrmacn de un peddo dspara e envo de a mercadera, y e tempo de
facturacn se defne por una confguracn en cada peddo ndvdua.
Los cargos de envo pueden ser gestonados usando una gra de tarfas para
dferentes transportadores.
Conceptos generales del flu6o de traba6o Conceptos generales del flu6o de traba6o
Ahora que ya conoce agunas de as muchas funconadades de Open ERP, e
mostraremos en detae agunos de os pasos de fu|o de traba|o con os que
deber famarzarse para optmzar e uso de Open ERP.
Personali3aci'n de la Compa70a Principal
Comence personazando su base de datos renombrando a Compa70a
Principal desde e vaor por defecto Tny spr a nombre de su compaa.
Cuando mprma documentos estndares como presupuestos, peddos y
facturas, usted encontrar esta nformacn en os encabezados y pes de estos
documentos.
Para hacero, haga cck en Asociados > Asociados y haga cck sobre Tny
spr. Aparecer un formuaro en modo soo ectura, a que puede hacer edtabe
hacendo cck en e botn Editar en a parte superor zquerda de formuaro.
Cliente web. For3ulario editable
Cuando va de modo sta a modo formuaro de un tem,
usted generamente hace cck sobre e nombre en a vsta
de a sta para que aparezca una vsta no edtabe o sobre e
cono de pz a a mano derecha de a nea para abrr una
vsta edtabe. Puede r y venr entre edtabe y no edtabe
cuando est en a vsta de formuaro.
Cambe o sguente:
%ombre: e de Su compaa
Contacto: e de Su Contacto
y todos os otros campos que desee, como a dreccn y os nmeros
teefncos, y uego haga cck en .uardar.
Desde e )en* Principal, haga cck en Administraci'n > Coniguraci'n >
Base > <einir Compa70a Principal para edtar esta entrada, ncuyendo
encabezados y pes.
Para cambar a moneda, hgao tanto en Administraci'n > Coniguraci'n
> Base > Compa70a Principal como en Productos > 5istas de Precios >
5istas de Precios.
Categor0as de Asociados
Como se ha dcho antes, un asocado es toda entdad con a que su empresa
hace negocos, ya sea un proveedor, un cente o sus msmos empeados. Por
eso es convenente estabecer categoras de asocados. Son muy tes para
organzar grupos de asocados, pero no tenen un comportamento que afecte a
os msmos, por o que pueden asgnarse como se desee.
Para hacero, use e men Asociados > Coniguraci'n > Categor0as >
Editar categor0as. Haga cck en %ueva, o que abrr un nuevo formuaro
para defnr Categor0as de asociado. Puede defnr entonces as dos
categoras bscas escrbndoas en %ombre de la categor0a y
guardndoas:
Proveedores
Centes
Ahora usted puede asgnar esas categoras a sus asocados. Para cargar un
asocado, vaya a Asociados > Asociados. Haga cck en e botn %uevo para
abrr un formuaro en banco y agregar a nformacn de su nuevo asocado.
Los campos bscos que debe enar son:
%ombre
%ombre de contacto
8ipo de direcci'n
Categor0a
Ahora puede hacer cck en .uardar1
ota. #ipo de direccin
S tene guardados varos contactos para e msmo asocado,
usted puede especfcar qu contacto se usa para os varos
documentos especfcando e Tpo de dreccn.
Por e|empo, para un msmo asocado a dreccn de envo
puede dferr de a de facturacn. S os tpos de dreccones
estn correctamente asgnados Open ERP puede seecconar
automtcamente a dreccn apropada durante a creacn
de documento. Una factura, entonces, se drge a contacto
que ha sdo asgnado con Tpo de dreccn de Factura. S
eso no exste, se enva a a dreccn por defecto.
Para controar cmo se han asgnado as categoras a os asocados, puede r a
men Asociados > Categor0as de asociados y a hacer cck en cada
categora, ver a os asocados que pertenecen a cada una de eas. Recuerde
que un asocado puede pertenecer a ms de una categora.
Productos y sus categor0as
A dferenca de as categoras de asocados y sus asocados asgnados, as
categoras de productos tenen un efecto sobre os productos asgnados a eas,
y un producto so puede pertenecer a una categora. Seeccone e men
Productos > Coniguraci'n > Categor0as de productos y haga cck en
%ueva para obtener un formuaro vaco para defnr una categora de
producto.
Ingrese e nombre correspondente, por e|empo: Radadores en e campo
%ombre y haga cck en .uardar. Podr ver que otros campos, especamente
aqueos en Propiedades contables, se competan automtcamente con
vaores de cuentas y bros daros. stos son os vaores que van a afectar os
productos. Campos equvaentes en un producto van a tomar os msmos
vaores s estn vacos a momentos de guardar e formuaro.
!efinicin. Ca3pos de propiedades
Las propedades estn defndas por parmetros en e men
Administraci'n > Personali3ar > Propiedades. So
competan os campos cuando e formuaro se guarda y so
s esos campos estn vacos en ese momento. Usted puede
omtr manuamente estas propedades cuando o consdere
necesaro.
Los campos de propedades se usan todo a o argo de
sstema de Open ERP, y partcuarmente en un ambente
mutcompaa. A, os campos de propedades en un
formuaro de asocado pueden ser enados con dferentes
vaores dependendo de a compaa de usuaro. Por
e|empo, as condcones de pago para un asocado pueden
dferr dependendo de a compaa desde a cua se drgen
haca .
!efinicin. $/
UM es una abrevacn para -nidad de )edida. Open ERP
mane|a mtpes undades de medda para cada producto:
usted puede comprar en toneadas y vender por ko, por
e|empo. La conversn entre cada categora se hace
automtcamente (una vez que usted haya confgurado e
ndce de conversn en e formuaro de producto prmero).
5enta6a. &estin de unidades de 3edida doble
La gestn de nventaro competa puede evarse a cabo con
dos undades de medda (-) y -=, por -nidad de =enta).
Por e|empo, una compaa puede amacenar y vender
|amn por peza, pero vendera y vauara por peso. No hay
reacn drecta entre estas dos undades as que se debe
hacer una operacn de pesa|e. Esta funconadad es cruca
en a ndustra agroamentara, y puede ser guamente
mportante en fabrcacn, qumcos y muchas otras
ndustras.
Para crear un nuevo producto, vaya a men Productos > Productos y haga
cck en %uevo. Ingrese e producto en e campo %ombre, por e|empo,
Radador de Aeacn de Aumno, para segur con e caso panteado antes.
Luego haga cck en e cono de Bsqueda a a derecha de campo Categor0a y
seeccone a categora correspondente (en este caso, sera Radadores).
Contne con e 8ipo de producto, que este e|empo sera Producto Amacenabe,
su vaor por defecto. Los campos )6todo de abastecimiento, -)
predeterminada y -) de la compra tambn pueden permanecer en sus
vaores por defecto, a menos que usted desee cambaros.
D DER/OSA ER/OSA CAP#$RA CAP#$RA !E !E $ $ FOR/$LARIO FOR/$LARIO !E !E PRO!$C#O PRO!$C#O
Despus haga cck en a pestaa Abastecimiento y cargue os campos
Precio de costo y Precio de lista. En a pestaa Propiedades haga cck en
.uardar, con o que as Propiedades de "nventario toman vaores por
defecto (como as Propedades contabes en a categora de producto), pero as
Propiedades Contables aqu permanecen vacas. Cuando ocurren
transaccones de productos, as cuentas "ngresos y .astos que usted haya
defndo en a Categora de Producto se usan para e Producto a menos que una
cuenta sea especfcada aqu, para omtr o anteror.
Una vez que e producto est guardado, camba a un estado no edtabe. S
usted ha cargado nformacn ncorrecta o ha de|ado un campo requerdo en
banco, quedar edtabe y necestar hacer cck de pestaa en pestaa hasta
encontrar un campo coor ro|o, con un mensa|e de error deba|o, que usted
debe enar correctamente.
-bicaciones de stoc;
Haga cck en Control de inventario > -bicaciones para ver a |erarqua de
as ubcacones de stock. Estas ocazacones han sdo defndas cuando a base
de datos fue creada.
Desde e )en* principal, haga cck en Control de "nventario >
Coniguraci'n > -bicaciones para ver una sta de as ubcacones (no a
vsta en rbo). Luego haga cck en e nombre de una ubcacn para ver un
formuaro descrptvo. Cada ocacn tene un 8ipo de ubicaci'n y una
-bicaci'n madre que defne a estructura |errquca. Una Cuenta de
"nventario puede ser asgnada a una ubcacn.
Desde e )en* Principal, haga cck en Control de inventario >
Coniguraci'n > <ep'sitos para ver una sta de depstos.
ota. 5aluacin de stoc@
S usted quere una vauacn de stock en tempo rea que
rastree todos os movmentos de stock, debe asgnar una
cuenta a cada ubcacn de stock. Como os productos se
agregan a y se toman desde cada ubcacn, Open ERP
genera una entrada contabe para esa ubcacn defnda por
a confguracn de producto que se est movendo, y una
vauacn de stock basada en e Costo Estndar o e Preco
Promedo.
Por e|empo, s usted asgna una cuenta a a ubcacn
Proveedor ser capaz de ver e vaor de stock que ha
tomado de proveedor. Su contendo debera ser vauado en
sus cuentas. As gestona e nventaro en consgnacn.
Un Amacn contene una ubcacn de ngreso, una ubcacn de nventaro y
una ubcacn de sada para productos venddos. Usted puede asocar un
amacn con un asocado para dare una dreccn a amacn. sa no tene que
ser necesaramente su propa compaa: usted puede especfcar fcmente
otro asocado que puede estar amacenando stock por usted.
Atencin. Estructura de ubicacin
Cada amacn est compuesto por tres ubcacones:
Entrada, $alida y $toc;. Su stock dsponbe est dado por
e contendo de a ubcacn $toc;.
La ubcacn Entrada puede ser coocada como h|a de a
ubcacn $toc;, o que sgnfca que cuando se consute por
as cantdades de productos, tambn tome en cuenta e
contendo de a ubcacn Entrada. La ubcacn $alida
nunca debe ser coocada como h|a de a ubcacn $toc;,
ya que os productos amacenados a ya estn empacados
stos para envar a cente y no deben ser consderados
como dsponbes para a venta.
Creaci'n de un plan de cuentas
Usted puede crear un pan de cuentas mentras crea a base de datos, o
traba|ar con e pan mnmo que est en Open ERP (un puado de cuentas
necesaras sn |erarqua, mpuestos o subtotaes).
Una sere de panes de cuentas ha sdo defnda para Open ERP, agunos de os
cuaes se a|ustan a as necesdades de as dstntas egsacones naconaes.
Usted puede tomar uno de eos sn cambaro s as e parece, o tomaro como
un punto de partda y dsear un pan de cuentas competo que se a|uste a sus
necesdades exactas, ncuyendo cuentas para nventaro, amortzacn de
actvos e mpuestos.
Usted tambn puede tener mtpes panes de cuentas en paraeo, para
poner todas sus cuentas de transaccones en dferentes panes, con dferentes
arregos para mpuestos y amortzacn, agregados en forma dferente para
varas necesdades.
Antes de usar cuaquer pan de cuentas usted necestar especfcar un Ao
Fsca. ste defne os dferentes perodos dsponbes para as transaccones
contabes. Para hacero:
1. Seeccone .esti'n inanciera > Coniguraci'n > Per0odos > A7os
iscales y haga cck en %uevo para abrr un formuaro en banco de
defncn de A7o iscal.
2. D un nombre a ese A7o iscal (como Ao fnancero 2009, por e|empo), y
un C'digo (AF 2009) y seeccone a ,echa de comien3o y a ,echa de
inali3aci'n.
3. Luego haga cck en uno de os botones Crear per0odos mensuales o
Crear per0odos trimestrales para crear un con|unto de perodos
apropado para e ao fsca, como se muestra en a fgura. Luego, haga
cck en .uardar.
C CAP#$RA AP#$RA A AEO EO FISCAL FISCAL F F PERIO!OS PERIO!OS CO#A=LES CO#A=LES
Haga cck en .esti'n inanciera > Planes > Planes de cuentas y uego
haga cck en Abrir planes en e A7o iscal que ha creado para ver una
estructura |errquca de as cuentas. Puede hacer cck en e cono de expandr/
coapsar en e nodo superor de rbo para ver os detaes de este pan.
Flu6o de #raba6o Flu6o de #raba6o
Pedido de compra
Para hacer un Peddo de Compra a su proveedor, use e men .esti'n de
Compra > Pedido de Compra para abrr un formuaro nuevo de Peddo de
Compra. Debe competar os sguentes campos:
<ep'sito: a pesar de no ser un campo obgatoro, esta seeccn
competa automtcamente e campo obgatoro <omicilio <estino en
a pestaa Env0os de la compra.
Asociado: e nombre de su proveedor.
Cuando compete este campo, Open ERP automtcamente ena os campos
<irecci'n y 5ista de precios a partr de a nformacn de regstro de
Asocado. Luego haga cck en e cono Crear nuevo archivo a a derecha de
campo 50nea de la Orden de Compra. Esto guarda automtcamente e
cuerpo de Pedido de compra y abre a ventana 50nea de Pedido de
compra.
Ingrese a sguente nformacn:
Producto: tpee parte de nombre y haga cck en e cono a fna de a
nea Buscar> Abrir un recurso para competaro.
Cuando usted seeccona un producto en a nea de producto, Open ERP
automtcamente competa os sguentes campos a partr de a nformacn
exstente en e regstro de Producto:
-) del producto: a undad de medda para este producto
<escripci'n: a descrpcn detaada de producto
,echa programada: basada en e "ead tme" de producto.
Precio unitario: de producto.
Cuenta anal0tica: s se especfca aguna cuenta aparecer en a nea de
peddo.
"mpuestos: mpuestos apcabes defndos en e asocado, s se huberan
especfcado. S no se hzo, os defndos en e producto, s se os hubera
especfcado.
Usted puede edtar cuaquera de os campos para a|ustarse a os
requermentos de peddo de compra a momento de cargar os datos.
Tambn debe ngresar:
Cantidad
Haga cck en Aceptar y cerre a ventana de 50nea de pedido de compra
hacendo cck en e botn Cerrar. Puede confrmar e peddo de una nea
hacendo cck en .uardar, que hace que e formuaro pase a no edtabe y
est en un estado de Soctud de presupuesto. Luego haga cck en Conirmar
Orden de Compra, que se corresponde con a aprobacn de un gerente o de
Cuentas y mueve e peddo a estado Confrmado.
Fnamente haga cck en Aprobado por proveedor para ndcar que e
proveedor ha acusado recbo de peddo, que pasa a Aprobado. S hace cck en
a pestaa Env0os de la compra usted ver e Remito que ya ha sdo creado,
sto para ser usado por su departamento de Recepcn de mercadera.
Atencin. visibilidad de una ventana
A veces una ventana h|a, ta como a ventana de Lnea de
Peddo de Compra, sae de foco y desaparece detrs de a
ventana prncpa. S una ventana no se abre como usted o
espera, chequee que no est escondda detrs de a ventana
prncpa, mnmzando esta ventana a a barra de tareas.
Recepci'n de mercader0a
Despus de confrmar a orden tendr que esperar que su proveedor e enve
os productos. Tpcamente o debera hacer aguen de Amacn ms que de
Compras.
Esta persona debera abrr e men Control de inventario > Remitos >
Recepci'n de mercader0a, usando e cono expandr/coapsar ms que
hacendo cck drectamente en Remitos. Cuando aparece a ventana de
Remitos, seeccone e nombre de a entrada en a sta para vsuazar e
msmo Remito y haga cck en =alidar para cargar e formuaro +acer
remito. Haga cck en +acer pic;ing para ndcar que ha recbdo todo o que
esperaba.
Para controar os nvees actuaes de stock, use e men Control de
inventario > -bicaciones, encuentre Stock en a |erarqua usando os
controes de expandr y coapsar para r a o argo de rbo y haga cck sobre
. Eso e mostrar todo en a ubcacn Stock y os nvees nferores, ncuyendo
$toc; real (a cantdad rea regstrada en esa ubcacn y ba|o ea) y $toc;
virtual (as cantdades esperadas a futuro cuando todos os recbos y os
despachos se hayan evado a cabo).
L LIS#A IS#A !E !E PRO!$C#OS PRO!$C#OS F F I5ELES I5ELES !E !E S#OCG S#OCG
Aternatvamente puede hacer cck en a nea de nve superor Ubcacones
para resatara (no e texto Ubcacones en s msmo) y uego apretar e botn
"mprimir en a parte superor derecha de formuaro para probar os dferentes
reportes dsponbes (taes como 5otes por ubicaci'n).
Cliente >eb. C3o volver a Open ERP despuHs de
i3pri3ir reportes P!F
Cuando est usando e cente web, estos documentos no
son parte de a pgna web estndar, sno que son
generados en formato PDF, que usted puede mprmr o
ad|untar a un correo eectrnco o guardar en e dsco. Usted
no tene os enaces de navegacn habtuaes en estas
pgnas.
Open ERP no es totamente consstente en a vsuazacn
de estas pgnas en a versn 4.2.2, as que a pgna de
PDF no aparece en una nueva pestaa o ventana como
debera ser (y como es en otras reas de Open ERP), sno
que reempaza a a pgna estndar de Open ERP en
formato web.
Una vez que termne con e documento PDF, usted tendera
a cerrar smpemente a ventana, o que cerrara totamente
a Open ERP. En ugar de eo, haga cck en e botn =olver
en su navegador de Internet para vover a Open ERP.
5enta6a. #ra1abilidad en doble entrada
Open ERP opera con un esquema de transferenca de stock
de dobe entrada smar a contabe. Por eo, usted puede
hacer varos anss de os nvees de stock en su amacn,
|unto a os correspondentes nvees de ubcacones vrtuaes
en sus proveedores. Las ubcacones de sus proveedores
muestran nvees negatvos una vez que usted ha recbdo a
mercadera.
Control de acturas de compra
Cuando recba una factura de su proveedor, vaya a men .esti'n inanciera
> ,acturas > ,acturas del proveedor > ,acturas de proveedores en
borrador para abrr una sta de facturas de proveedores esperando recepcn
(tendr que usar e cono de expandr/coapsar en ,actura del proveedor en
ugar de hacer cck en e texto, o que creara una nueva factura). Estas
facturas e permten a su Departamento de Cuentas comparar e preco y as
cantdades peddas contra e preco y as cantdades de a factura de
proveedor. No es nfrecuente recbr una factura con detaes ms favorabes a
proveedor que aquos acordados a momento de a compra.
S a confrmar e Peddo de Compra de proveedor e campo Control de
acturaci'n estaba en OrderOn (vaor por defecto), a factura se cre
automtcamente en ese momento. Otras opcones e permten crear facturas
a momento de recbr a mercadera o ben manuamente. E estado nca de
una factura es Borrador.
Hacendo cck en a factura de su peddo usted puede ver su contendo y
comparar a mercadera regstrada a con a recbda desde su proveedor. S
hay aguna dferenca es posbe cambar as neas de peddo para, por
e|empo, agregar un gasto de envo. Haga cck en =alidar para confrmar a
factura y pasara a estado Aberta.
Las entradas contabes se generan automtcamente una vez que a factura es
vadada. Para ver os efectos en su pan de cuentas, use e men .esti'n
inanciera > Planes > Plan de cuentas1
Pago al proveedor
Seeccone e men .esti'n inanciera > ,acturas > ,acturas de
proveedor > ,acturas de proveedor abiertas para obtener una sta de
facturas de proveedor que no han sdo pagadas todava. Haga cck en e cono
Editar (e pz) a extremo derecho de a nea para abrr a factura en modo
edtabe, o ben busque a factura por nmero de peddo o, ms generamente,
por facturas prxmas a su fecha de pago.
Haga cck en Pagar actura en a barra de tareas a a derecha de formuaro,
o que abre una ventana con una descrpcn de pago. Seeccone Lbro Banco en
e campo 5ibro. Luego haga cck en Pagar actura en a parte superor
derecha de formuaro, o que eva a cabo a accn de pago dentro de Open
ERP y uego vueve a men prncpa.
Co3entario. Pago de una factura
E mtodo descrpto aqu es para aqueas compaas que no
usan su sstema contabe para pagar facturas sno
soamente para regstraras. S est usando e mduo
contabe de forma competa, otros mtodos ms efcentes
e permten gestonar os pagos, ta como cargar estados
contabes, reconcar papees, usar herramentas para
preparar pagos, tener nterfaz con os bancos.
Usted puede montorear e mpacto contabe de pagar a factura a travs de
pan de cuentas dsponbe desde e men .esti'n inanciera > Planes >
Plan de cuentas. Open ERP automtcamente crea entradas contabes desde
e pago y puede reconcar e pago con a factura.
<e la Propuesta de =entas a el Pedido de =entas
En Open ERP as propuestas de ventas y os peddos de ventas se gestonan
usando documentos que se basan en a msma funconadad comn que os
peddos de compras, con cambos en su detae y en su fu|o de traba|o. Para
crear una nueva propuesta de venta, use e men .esti'n de ventas >
Orden de venta o que crear un nuevo peddo en estado Cotzacn. Entonces
seeccone Loca por defecto en e campo $ucursal. La sucursa est vncuada
con un amacn, e que defne a ubcacn desde a que usted despachar a
mercadera. Lene e campo Asociado. Esto enar automtcamente otros
campos (s es que e asocado ya estaba cargado en a base de datos):
Contacto de pedido, <irecci'n de acturaci'n, <irecci'n de env0o y a
5ista de Precios Por defecto. stos son soo vaores por defecto y puede
modfcar estos campos segn su necesdad.
C CAP#$RA AP#$RA P PE!I!O E!I!O !E !E 5 5E#A E#A
Haga cck en e cono Crear nuevo registro a a derecha de campo 50nea
de orden de venta. ste guarda e formuaro de peddo prncpa y abre una
ventana de 50nea de orden de venta. Seeccone e producto a vender.
Aunque e campo Producto no es obgatoro, es usado por Open ERP para
seecconar e producto especfco y as varos otros campos pueden ser
enados automtcamente en a nea de orden de venta, taes como:
<escripci'n, -) del Producto, Precio unitario, <emora en la entrega e
"mpuestos. Cargue a cantdad que sea necesara y haga cck en .uardar. La
nea aparece en e formuaro de presupuesto. Una nea de peddo en banco
reaparece para que usted pueda ngresar otra nea. Cuando termne, haga
cck en Cerrar para vover a formuaro de peddo.
En a pestaa Otros datos de esta Orden de Ventas seeccone una Pol0tica
de env0o desde a sta despegabe. Vueva a a prmera pestaa Orden de
venta y vade e documento hacendo cck sobre Conirmar Orden, o que
cacua precos y camba e estado de a orden desde Cotzacn a En progreso. S
usted est en negocacn con e cente, debera segur hacendo cck en
Calcular y .uardar, mantenendo e documento en estado Cotzacn tanto
como sea necesaro.
En a tma pestaa de peddo, +istorial, usted puede ver e Remito que ha
sdo creado y ser capaz de ver cuaquer factura que haya sdo generada
reaconada a esta orden.
Desde e )en* Principal haga cck en Productos > Productos para
despegar una sta de productos. Su $toc; real y su $toc; virtual pueden
dferr s usted va a necestar ms productos para despachar a sus centes que
os que tene en exstenca.
Preparaci'n de mercader0a para despachar a clientes
E gerente de ocaes seeccona e men Control de inventario > Remitos >
Env0o de mercader0as > Remitos conirmados esperando asignaci'n
para obtener una sta de peddos a despachar.
Conse6o. C"lculo de reIueri3ientos
En este momento su Orden de Venta est esperando que se
reserven productos para cumpr con e peddo. Una
actvdad de reserva de stock se reaza perdcamente para
cacuar as necesdades, o que tambn eva a as cuentas
as prordades de cente. E ccuo puede ncarse desde
e men Producci'n > Calcular re2uerimientos. Esto
reserva os productos automtcamente.
Aunque Open ERP se da cuenta automtcamente de que os tems en esta
orden necestarn ser despachados, todava no ha asgnado nngn tem
especfco desde nnguna ubcacn para cumpr con e peddo. Entonces usted
puede mover e producto desde a ubcacn $toc; hasta a ubcacn $alida
(defndas en Loca de Venta en e Peddo de Ventas), por o que empece este
proceso hacendo cck en Asignar. La nea )over camba desde e estado
Confrmado hasta e estado Asgnado.
Ahora cree un Remito hacendo cck en e botn Remito en a seccn
Reportes de a barra de herramentas a a derecha de formuaro. Tambn
puede crear una %ota de despacho hacendo cck en e botn Enviar
reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaa
de su navegador, por o que pueden ser mpresos y uego cerrarse.
Luego, haga cck en =alidar en e Remito para marcar e movmento que
usted estara hacendo fscamente en sus ocaes. Aparecer un formuaro de
+acer remito permtndoe transferr undades entre ubcacones y hacer un
paquete con eas dentro de proceso. Haga cck en +acer remito en a parte
superor zquerda de formuaro para hacer a transferenca. La nea de
)ovimiento camba su estado a Hecho.
Las mercaderas estn ahora en a Pataforma de Sada, que ha sdo defnda
por defecto en Open ERP como $alida, como un paquete nco con un
%*mero de 5ote. Para regstrar cundo e transportador retra e paquete, use
e men Control de inventario > Pedidos de Env0o > Pedidos de Env0o a
Procesar. Seeccone a nea apropada para abrr e formuaro de
)ovimiento de $toc;, uego haga cck en )over el lote. E estado camba a
Movdo. E empaque est defndo por as Ordenes de venta, as que s usted
empaca menos paquetes que os que estn peddos, Open ERP
automtcamente gestona e recordatoro para futuros envos.
Para anazar os movmentos de stock que usted ha hecho durante estas
operacones sga os sguentes pasos.
1. Seeccone e men Control de inventario > -bicaciones.
2. Seeccone a prmera nea hacendo cck en agn punto de ea, pero no
sobre e msmo texto -bicaciones. Luego haga cck en e cono
"mprimir arrba de a sta ms a a derecha.
3. Seeccone e reporte 5otes por ubicaci'n y haga cck en e botn Ok
para obtener un reporte detaado de Stock en cada ubcacn.
ota. CerarIu:a de ubicacin
Los productos pueden ser encontrados en a ubcacn
Entrada uego de haber sdo recbdos, en ugar de a
ubcacn Stock, pero son consderados parte de stock
porque Entrada es una ubcacn h|a de Stock.
S usted quere poner una estacn de Contro de Cadad en
Mercaderas, todo o que necesta es poner Entrada en e
msmo nve que Stock. Luego movera manuamente os
tems desde Entrada hasta Stock cuando eos pasen os
controes de Recepcn de Mercadera.
,acturaci'n de )ercader0a
Use e men .esti'n ,inanciera > ,acturas > ,actura de Clientes >
,actura de Clientes en Borrador para abrr una sta de facturas generadas
por Open ERP. stas estn en estado Borrador, o que sgnfca que no tenen
todava presenca en e sstema contabe. Usted encontrar que una factura
borrador se crea una vez que ha despachado a mercadera s ha seecconado
Facturacn Automtca despus de Envo.
Una vez que ha confrmado una factura, Open ERP e asgna un nmero nco,
y se generan todas as entradas correspondentes. Para hacero, abra a factura
y haga cck en Crear, o que mueve a factura a estado Aberta. En este punto,
usted puede envar a su cente a factura a pagar. Haga cck en ,acturas en
a seccn Reportes de a barra de herramentas a a derecha de formuaro
para obtener un documento PDF que puede mprmrse o envarse a cente.
Usted tambn puede ad|untar e documento PDF a regstro de factura de Open
ERP. Guarde e PDF en agn ugar convenente de su PC (como en e
escrtoro). Luego haga cck en e botn Agregar un ad:unto a este recurso
que est a a derecha de formuaro de factura (parece un cp). Expore hasta
e archvo que acaba de guardar en e cuadro de dogo que aparece y haga
cck en Cerrar este cuadro. Esto e da un regstro permanente y no edtabe de
su factura en e sstema de Open ERP.
S en este momento revsa su pan de cuentas, puede ver e mpacto de estas
actvdades en su contabdad, una nueva nea de ngreso desde a factura.
Pago del cliente
Regstrar un pago de una factura por parte de un cente es esencamente o
msmo que e proceso de pagar a un proveedor. Desde e men .esti'n
inanciera > ,acturas > ,actura de cliente > ,acturas de clientes
abiertas haga cck en e nombre de a factura que usted quere marcar como
pagada:
1. Use e botn Pagar actura en a seccn Acci'n de a barra de
herramentas a a derecha para abrr una ventana que e permta regstrar
e pago.
2. Seeccone e 5ibro Lbro banco y haga cck en Pagar actura. La factura
se marca como pagada y usted vover a )en* Principal.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E F FAC#$RA AC#$RA A A P PA&AR A&AR
Chequee su pan de cuentas otra vez para ver su baance bancaro en a cuenta
Ca:a Chica.
&estin de relaciones con los clientes &estin de relaciones con los clientes
E departamento de ventas es e motor de toda su compaa. E xto en as
ventas mpusa a motvacn de staff y e dnamsmo genera de a compaa,
o que e permte segur nnovando y sentar as bases de futuros xtos.
La cave para un xto en as ventas contnuo es una efectva gestn de
reacones con os centes (CRM, por sus sgas en ngs). Las capacdades de
Open ERP en CRM son fexbes y atamente desarroadas para asstro en e
mane|o de todos os aspectos tanto de as reacones con e proveedor como
con e cente. Las herramentas anatcas o ayudan a entender sus
controadores de desempeo, y a automatzacn de datos y procesos o
conduce a nuevos nvees de efcenca.
Open ERP puede compartr nformacn a travs de sus nterfaces con as
apcacones offce ms comunes, mnmzando a nterrupcn de sus
operacones cuando o nstae por prmera vez. Su persona puede construr
sobre su productvdad preva sguendo con e uso de sus sstemas de correo
eectrnco y herramentas offce, ahora conectadas a Open ERP, transfrendo
a a nterfaz de Open ERP soo cuando o necesten.
Se dce con frecuenca que e cente es e que manda. En e mundo de os
negocos, usted debera deamente tratar a todos sus centes como e centro
de a atencn. E mduo CRM de Open ERP est dseado para hacer readad
este ob|etvo, ayudando a os empeados de negoco a entender me|or as
necesdades de sus centes, y automatzando sus esfuerzos de comuncacn.
#er3inolog:a. CR/ 0 SR/
CRM es a abrevatura de Customer Reatonshp
Management, Gesti'n de Relaci'n con el cliente, y SRM es a
de Supper Reatonshp Management, Gesti'n de Relaci'n
con el pro!eedor.
S se quere enfocar en sus centes, necesta herramentas que se o facten.
Herramentas que capturen todo e conocmento que tenga dsponbe, que o
ayuden a anazar o que sabe y que e hagan ms fc e uso de ese
conocmento y anss.
Una venta|a cruca que Open ERP e brnda es que conoce ms acerca de sus
centes y su habdad para proveeros porque est gestonando su
contabdad, ventas, compras, manufacturas y cumpmento como as tambn
est comuncando todo su persona nterno.
E mduo CRM de Open ERP usa esa nformacn y ofrece varas caracterstcas
sgnfcatvas que permten que usted y su persona montoreen y controen
efectvamente sus reacones con centes y proveedores, deegando os
asuntos a a gente ms apropada, mantenendo un hstora de
comuncacones y eventos, cafcando prospectos y detectando probemas.
Tambn usa varas herramentas estadstcas para que pueda anazar as
reacones cuanttatvamente como, por e|empo, e desempeo de su servco
a cente y de a cadad de sus proveedores. Usando anss de desempeo,
usted puede fcmente estabecer una potca de me|ora contnua
desarroando un sstema basado en regas en Open ERP.
Para mnmzar e traba|o de retpeo, Open ERP e provee un servdor de correo
eectrnco que enaza sus correos eectrncos con as bases de datos. sta es
una caracterstca sgnfcatva, muchos de sus empeados van a traba|ar
automtcamente con Open ERP a travs de correo eectrnco sn conectarse
nunca n tener que aprender un nuevo sstema.
Fnamente, usted ver un mtodo efcente de cafcar prospectos o centes
que e permte ofrecer un servco a medda de vaor potenca de cada uno de
eos.
Asociados Asociados
En Open ERP, un asocado representa a as entdades con as que usted puede
hacer negocos. Agunos posbes tpos de asocados son:
Proveedores
Fabrcantes
Centes
Empeados
Prospectos
E concepto de un asocado es mucho ms fexbe aqu que en otras
apcacones de gestn, porque un asocado puede corresponder a un tpo o a
varas combnacones de estos tpos. Esto evta e dobe ngreso de datos y y
provee gran fexbdad en as caracterstcas dsponbes. Entonces, un
asocado puede ser tanto su proveedor como su cente a msmo tempo. Este
caracterstca es partcuarmente mportante cuando tene subsdaras o
franqucas ya que as transaccones entre a casa centra y sus subsdaras en
estos casos ser generamente bdreccona.
Para obtener a sta de asocados, use e men Asociados > Asociados.
C CAP#$RA AP#$RA F FOR/$LARIO OR/$LARIO A ASOCIA!OS SOCIA!OS
A a derecha de formuaro de asocado, usted encontrar todas as accones,
reportes y ata|os dsponbes para e asocado seecconado. Esto e permte ver
rpdamente e hstora de un peddo de asocado, o mprmr una carta de
avso.
Para crear una compaa en Open ERP (esto es, un nuevo asocado), usted
debera como mnmo ngresar e %ombre de a compaa en e formuaro de
asocado.
Contactos
Usted puede tener varos contactos para un soo asocado. Los contactos
representan empeados de a compaa con os que usted est en contacto,
|unto a sus detaes de dreccn. Para cada dreccn, usted puede ndcar su
tpo (Por defecto, Factura, Envos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede
proveer una dreccn que se a|uste a a funcn de contacto cuando est
generando un documento en cuaquera de as etapas de proceso de Open
ERP.
Los contactos pueden cargarse en a prmera pestaa, .eneral, de formuaro
de Asociados, o puede acceder drectamente a a sta de dreccones a travs
de men Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un
subcon|unto de asocados y contactos usando su %ombre de compaa o
nombre de Contacto, o aguno de os otros campos de bsqueda tanto en a
B*s2ueda b!sica como en a B*s2ueda avan3ada.
ota. Asociados independientes o gente f:sica
S usted quere representar una persona fsca ms que una
compaa, en Open ERP e nombre de esa persona puede
ser tpeado drectamente en e campo %ombre en e
formuaro de Asociado. En este caso, no cargue e
%ombre de contacto.
Categor0as de los asociados
Open ERP usa categoras |errqucas para organzar a os asocados. Para egar
a a sta de categoras de asocados dsponbes, use e men Asociados >
Asociados por categor0a.
C CAP#$RA AP#$RA ECE/PLO ECE/PLO CA#E&ORJAS CA#E&ORJAS ASOCIA!OS ASOCIA!OS
Hacendo dobe cck en una de as categoras en a estructura de categoras de
asocados, usted obtene una sta de os asocados en esa categora. S hace
cck en una categora que tene subcategoras, obtendr una sta de todos os
asocados en a categora prncpa y en todas sus subcategoras.
Como as categoras estn estructuradas |errqucamente, puede apcar una
accn a cuaquer nve de a estructura: una actvdad de promocn de
marketng, por e|empo, puede apcarse a todos os centes, o seectvamente
soo a aquos en una categora y sus subcategoras.
La estructura en forma de rbo es muy t cuando usted est e|ecutando
cuaquera de os reportes estadstcos. Usted puede estructurar reportes en
cuaquer nve de a |erarqua usando esta segmentacn de asocados.
Use e men Asociados > Coniguraci'n > Categor0as > Editar
categor0as para defnr una nueva categora.
&estin de casos &estin de casos
Las sguentes seccones descrben os pasos que usted podra usar para
mpementar una potca efectva de gestn de reacones con centes. sta se
mpementa basando nuevos tpos de caso en e caso en e sstema de mane|o
de casos que Open ERP tene ncorporado.
!efinicin. Caso
Caso es un trmno genrco que se refere a una dscusn
con un asocado acerca de un tema especfco. ste puede
ser de cuaquer categora, como e montoreo de respuestas
a un avso de empeo, o un peddo de compra o venta, o un
probema de cadad post-venta.
Un caso se usa para e segumento de hstora de mensa|es
sobre un tema y para automatzar agunas operacones en
respuesta a certas condcones.
Las estadstcas de caso generadas por e sstema pueden
ser usadas por sus gerentes para me|orar a gestn de
nteraccones con centes y proveedores.
Coniguraci'n de CR)
La gestn de casos es un sstema genrco que puede ser confgurado para
a|ustarse a sus necesdades. Usted puede desarroar tres casos tpo, para ver
cmo construr os sguentes sstemas:
1. Un sstema para gestonar oportundades comercaes.
2. Un sstema para gestonar contratos de soporte en dos nvees.
3. Un sstema para gestonar cadad de proveedores.
Secciones
Para mane|ar cada uno de estos tpos de casos, usted debe crear dferentes
seccones en Open ERP usando e men CR) 9 $R) > Coniguraci'n >
Caso > $ecciones.
Usted puede defnr, por e|empo, as sguentes cuatro seccones:
Ventas
Nve de soporte 2
_ Nve de soporte 1
Cadad
Ponga e nombre en e campo $ecci'n de caso. Usted construr una
estructura de rbo para as seccones usando e campo $ecci'n )adre en e
formuaro Seccn. Entonces usted puede decr que Nve de soporte 2 es a
seccn madre de Nve de soporte 1. Open ERP no restrnge e orden en e que
usted puede defnr estas dos seccones, ya que puede grabar a seccn madre
mentras defne a seccn h|a.
Un gerente puede ser asgnado a cada seccn (desde a sta de usuaros de
sstema de Open ERP) y puede agregarse una dreccn de correo eectrnco.
Los casos de esta seccn se conectan automtcamente a esta dreccn de
correo eectrnco, os mensa|es de casos saen automtcamente desde esta
dreccn y os correos a esta dreccn se conectan automtcamente a esta
seccn de sstema CRM.
Haga cck en e men CR) 9 $R) > Casos > Casos por secci'n para
obtener as seccones en una sta |errquca, y uego haga cck en e nombre
de una seccn para star os casos que han sdo asgnados a esa seccn.
)ategor*as
Una vez que haya defndo as dferentes seccones, usted puede crear
Categoras, que se usan para dferencar os casos en una seccn. Las
categoras se crean usando e men CR) 9 $R) > Coniguraci'n > Casos
> Categor0as.
.en,
Una vez que as seccones y as categoras estn defndas, usted puede crear
agunos mens para hacer ms fc e uso de estos casos. Use e men CR)
9 $R) > Coniguraci'n > Crear men*s para una nueva secci'n.
E procedmento es crear e nombre de nuevo men en %ombre de men*
base, seeccone e nombre de un )en* Padre para e men, y un nombre de
$ecci'n de caso, uego haga cck en Crear entradas de men*. Cada vez
que e|ecute esta utdad, Open ERP genera una estructura de men smar a a
fgura sguente.
C CAP#$RA AP#$RA ACOR!E ACOR!E AL AL CASO CASO
$n paso 3"s all". Secciones de casos a partir de la
versin ,K4
Desde a versn 4.3 de Open ERP, usted ser capaz de
seecconar e modo vsta que quera cuando e men sea
aberto para mostrar os casos para cada seccn:
comerca, mesa de ayuda, soctudes de soporte, etc.
Su seeccn de vsta determna e tpo de formuaro que se
abre cuando se muestra un caso en cada seccn. As e
formuaro que sgue a una soctud de soporte puede dferr
de un formuaro para una oportundad de negocos.
S usted est traba|ando en un doma dferente a por
defecto, usted puede defnr as etquetas en ese engua|e
uego de haber creado os nuevos mens.
ota. Personali1ar el 3enL
Usted puede renombrar mens s a usted no e gusta e
modo en e que han sdo generados por e sstema. Para
hacero, seeccone a nea de men hacendo un soo cck
sobre ea, pero no sobre e texto de men, y uego haga
cck en e cono Cambar.
Usted ver una vsta de formuaro de a defncn de men.
S est en modo Edtar, usted puede cambar este nombre y
a poscn en a |erarqua, y puede seecconar un cono
dferente para e msmo. Tambn puede eegr una accn
dferente para cuando se haga cck sobre ese men. S
usted ha guardado o canceado e formuaro de men para
que no est en modo Edtar, usted puede dupcaro o
borraro competamente. Dupcaro puede ser t en
agunas ocasones, guardando una copa en otro ado de
men |errquco y ta vez hacndoo accesbe a dferentes
grupos de usuaros.
-so de casos
Aunque usted haya creado rboes de men especaes para cada uno de os
tpos de caso que ha defndo, puede segur usando e sstema de caso
genrco a travs de CR) 9 $R) > Casos. Los nuevos tpos de casos son soo
versones de caso genrco.
5enta6a. #ransferibilidad de casos
Es muy t basar toda a gestn de as reacones con os
centes sobre un sstema genrco, como o hace Open ERP.
Ya que cada seccn es soo una especazacn de sstema
genrco, usted puede transferr soctudes desde una
seccn haca otra, y esto sgnfca que usted no perda
casos en e sstema mentras deegue traba|o haca otro
persona en a compaa.
Suponga, por e|empo, un peddo de soporte que se
converte en una oportundad de negocos. O una soctud
de servcos post venta que se converte en un asunto de
cadad de proveedor donde se encontr una fata en un
producto.
Usted puede tambn rastrear tems a o argo de toda a
compaa.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E $A $A E#RA!A E#RA!A !E !E OPOR#$I!A! OPOR#$I!A! !E !E E&OCIOS E&OCIOS
Para cargar una nueva oportundad de negocos, puede usar e men por
defecto que haya creado o usar os mens genrcos CR) 9 $R) > Casos >
Casos por secci'n, o ben CR) 9 $R) > Casos > 8odos los casos.
Los campos a enar son:
Una <escripci'n de caso.
La $ecci'n, que en caso de ngresar desde Casos por secci'n se
competar automtcamente con a seccn correspondente.
Una Prioridad
E Asociado
E Contacto de Asociado, que se competa automtcamente cuando se
ngresa en nombre de Asocado, pero puede ser sobreescrto.
La dreccn de Correo electr'nico del asociado, que tambn se
competa automtcamente pero puede sobreescrbrse.
La persona en su compaa que ser e -suario responsable para e
caso.
5enta6a. El servidor de correo electrnico
Ver ms tarde en este captuo que os casos pueden
generarse automtcamente desde os correos eectrncos.
S e servdor se confgura adecuadamente, usted no deber
cargar os casos manuamente a travs de sstema de
men, sno que sern drectamente creados desde os
correos eectrncos entrantes.
Una vez que ha sdo creado, un caso comenza en e estado Borrador. Usted
puede abrro para ndcar que est traba|ando en hacendo cck en e botn
Abrir.
Para cargar texto acerca de a soctud o accones tomadas para satsfacera,
tpee una entrada como texto bre. Para guardar e hstora de sus
comentaros, haga cck en .uardar historial. S usted hace cck en Enviar a
asociado y guardar historial, e asocado tambn recbr una copa de su
comentaro ta como usted o ha guardado. Mentras e caso est aberto puede
hacer cck en Cerrar s ya ha sdo competado o ben en Cancelar s es
necesaro. S quere esperar una respuesta de parte de un asocado, haga cck
en Pendiente.
S usted ha organzado as seccones en una estructura |errquca, puede hacer
cck sobre $ubir un nivel. E caso entonces sube a a seccn madre. Esto es
t, por e|empo, para transferr asuntos desde un usuaro de nve de
experenca ms ba|o que mane|a a seccn h|a, a un usuaro con ms
experenca responsabe de a seccn madre.
/Htodo. Asignacin de casos
Para asgnar un caso, hay dos enfoques dsponbes.
Cuaquer caso puede ser asgnado por e usuaro que cre e
caso orgna, o este campo puede de|arse en banco. Usted
puede revsar a sta de casos sn asgnacn y eegr uno
para usted msmo.
Tambn es posbe un mtodo mxto: todos os casos egan
sn asgnar y un usuaro es responsabe por a dvsn de
traba|o a a seccn que corresponda.
Puede ver e hstora de comentaros y accones sobre a soctud en cuaquer
momento, mrando en e +istorial de caso, que tene su propa pestaa.
Usted puede crear sus propos ata|os desde mens como )is solicitudes de
soporte y )is oportunidades de negocios para star rpdamente os casos
de os que es responsabe.
.eneraci'n de calendarios
E cente Web de Open ERP puede mostrar cuaquer tpo de recurso en forma
de una agenda. Desde a versn 4.3.1 usted puede generar vstas de
caendaro para cada uno de sus casos a medda que cree mens para esos
casos.
Entonces s quere mpementar un caendaro compartdo para su caendaro
en Open ERP, tene que:
1. Crear una seccn Calendario de reuniones.
2. Crear mens para esta seccn especfcando que quere una vsta de
caendaro desde CR) 9 $R) > Coniguraci'n > Crear men*s para
una nueva secci'n.
Usted obtendr mens que e permtrn gestonar caendaros para cada
empeado, y adems tendr un caendaro compartdo para a compaa. Esta
vsta de caendaro es totamente dnmca. Puede mover un evento o cambar
su duracn soo usando su mouse.
C CAP#$RA AP#$RA /$F /$F /OOA /OOA !E !E $ $ CALE!ARIO CALE!ARIO SE/AAL SE/AAL+ + /ES$AL /ES$AL
Usted puede cambar a vsta y vover a modo sta, formuaro o grfco
usando os botones que estn arrba a a derecha. Las herramentas de
bsqueda y os ftros habtuaes de Open ERP e permten ftrar os eventos
mostrados en e caendaro o, por e|empo, mostrar e caendaro a soo agunos
empeados por vez.
5enta6a. El calendario genHrico
A dferenca de software CRM tradcona, a vsta de
caendaro de Open ERP no est mtada a mostrar
reunones. Est dsponbe para cuaquer tpo de recurso.
As, adems de os casos aqu expcados, puede obtener
caendaros de tareas, envos, peddos, ventas o cencas de
persona.
Esta vsta es muy t para paneamento o para tener una
vsn goba de una sta de eementos.
An!lisis de desempe7o
Ya que todas as comuncacones con sus centes estn ntegradas a sstema
de Open ERP, usted tene varas maneras de anazar e desempeo de sus
equpos. Exste un mduo que puede ayudaro con esto, report_crm. A travs de
men CR) 9 $R) > Reportes para crear dferentes reportes.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E A%LISIS A%LISIS !E !E !ESE/PEEO !ESE/PEEO
S usted quere anazar e desempeo de su grupo de servco y soporte, por
e|empo, use e grfco desde CR) 9 $R) > Reportes > 8odos los meses >
Casos por usuario y secci'n. Haga cck en e men para obtener una vsta
en sta, uego haga cck en e botn .r!ico en a parte superor derecha de a
sta. E sstema e muestra sus estadstcas por usuaro y es posbe ftrar cada
seccn y usar otros crteros de bsqueda. Por e|empo, puede tpear un rango
de datos, hacer cck en ,iltrar y ver cmo cambar e grfco refe|ando os
nuevos datos.
Por defecto, e sstema provee una sta contenendo a sguente nformacn
para cada mes, usuaro y seccn, y una ndcacn de estado de cada con|unto
de nformacn:
%*mero de casos
<emora promedio en cerrar a soctud
"ngreso estimado para una oportundad de negoco
Costo estimado
Ingreso estmado mutpcado por a probabdad de xto, para dare un
grfco de estimated ?eighted revenue.
ota. avegando a travHs de las estad:sticas
Puede obtener ms nformacn acerca de un usuaro o una
seccn de casos desde estos reportes, yendo ms a de
os datos mostrados.
En e cente web haga cck en a fa de texto apropada de
una de as neas (como Usuaro o Mesa de ayuda y soporte)
para abrr un formuaro para eso, y haga cck en a barra de
herramentas Accn a a derecha de formuaro Usuaro o
Seccn que se despega.
En e cente Wndows haga cck derecho sobre e texto, o
que abrr un men con as msmas opcones que en e
cente Web.
En a versn 4.3.1 y posterores, ser capaz de especfcar que a vsta grfco
aparezca por defecto para que pueda presentar a nformacn ms
vsuamente.
Automati3aci'n de acciones usando reglas
E anss de estadstcas e da una me|or base para gestonar todos sus
servcos y as reacones con centes y proveedores. Pero usted puede hacer
ms que so ver os grfcos de estadstcas de vez en cuando.
S e desempeo de una seccn, un usuaro o una categora de un caso est
comenzando a causar preocupacn, entonces usted puede usar e sstema de
regas de Open ERP para montorear a stuacn ms de cerca. Las regas e
permten gatar accones automtcamente dependendo de crteros que
usted defna para cada caso. Eas proveen un buen modo de mpementar una
potca de me|ora contnua apropada para sus reacones con os centes y
cadad de servco.
Usando estas regas usted puede:
Envar correos eectrncos automtcamente a cente durante as
dferentes fases de una soctud de soporte, para mantener a cente a
tanto de os progresos
Asgnar e caso a otra persona s e encargado est de vacacones
Envar un recordatoro a proveedor s su respuesta est demorando
demasado
Marcar sempre un caso como urgente s vene de un gran cente
Transferr e caso a servco tcnco s a soctud es acerca de una faa
tcnca
Para defnr nuevas regas use e men CR) 9 $R) > Coniguraci'n >
Casos > Reglas.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA !E !E $A $A RE&LA RE&LA
Los crteros para a actvacn de esta rega se defnen en a parte prncpa de
a pantaa. Estos crteros son:
Una condcn sobre e estado nca (por e|empo, durante a creacn de
un caso: Estado nca: Nnguno, estado eventua: Borrador).
Una condcn sobre e estado fna (por e|empo en e cerre de un caso
envar una confrmacn o un correo eectrnco de agradecmento).
La seccn de caso donde se apca a rega.
La categora de caso.
Una condcn sobre e encargado de caso (por e|empo, envar copas
con e progreso de caso a un gerente s a soctud de cente est
mane|ada por un aprendz).
Una condcn sobre e nve de prordad (por e|empo, para proveer
dferentes tpos de reaccn dependendo de a urgenca de a soctud).
Un asocado o una categora donde apcar a rega.
Una fecha para a actvacn
_ reporte por a fecha de creacn
_ reporte por a fecha de a tma accn
_ reporte por e tempo que ha estado actvo
S usted tene defndos varos crteros, Open ERP apcar a rega soo s todos
os crteros son vdos.
Usted defne a accn que se tomar s a rega se cumpe en a segunda
pestaa de a parte ms ba|a de a ventana de confguracn. Se ncuyen as
sguentes accones:
Cambar e estado de caso
Mover e caso a una nueva seccn
Asgnar e caso a un gerente de sstema
Cambar a prordad de caso
Envar un recordatoro a encargado de caso o a un asocado
Ad|untar nformacn (o no) a un recordatoro
Envar copas de a dscusn de caso a dreccones de correo eectrnco
especfcas
Envar a un correo eectrnco predefndo
E6e3plo 1. /e6ora en la calidad del soporte
Usted, por e|empo, en un grfco que anaza e desempeo de
equpo de soporte, ve que e usuaro X toma un tempo promedo
de 3 das y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tempo. Despus
de anazar os datos en profunddad, ve que muchos casos se
cerran en menos de dos das, pero agunos toman ms de 10 das.
Pensando en a cadad de servco, usted puede automatzar
certas accones. Puede envar copas de a dscusn a un experto
tcnco s e caso permanece aberto por ms de 2 das, defndo
por a sguente rega:
* %ombre de regla: Copar a un experto despus de dos das.
* Estado del caso inicial: Aberto.
* Estado del caso inal: Aberto.
* Responsable: Usuaro X.
* ,echa de aplicaci'n: Fecha de creacn.
* <emora despu6s de la echa de aplicaci'n: 2 das.
* Agregar veedores @ccA: expert@mempresa.com.ar
* Recordar responsable: S.
Despus de que se defna a rega, e experto recbr una copa de
toda a dscusn entre e Usuaro X y e cente para cada caso que
permanezca aberto despus de dos das. Ser capaz de nteractuar
en a dscusn para evtar ms demoras o mayores probemas.
Agunas compaas usan varos nvees de soporte. E prmer nve
est mane|ado por e persona de soporte menos cafcado y os
nvees superores por usuaros de mayor experenca. Un usuaro
en e nve 1 puede subr e caso a un nve superor cuando sea
necesaro.
Para entrenar sstemtcamente a os empeados de nve 1, usted
puede crear a sguente rega: cuando e caso sea subdo de nve,
eos segurn recbendo copas de progreso de caso. S un usuaro
en e nve de soporte 1 no puede mane|ar una soctud, puede
subra a nve 2. Luego, cuando un experto de nve 2 responde a
soctud de cente, a persona de soporte de nve 1 tambn
recbe a respuesta a probema que orgnamente no pudo
resover. As, su equpo puede ser educado automtcamente
escuchando as amadas de soporte en vvo.
Suponga que usted brnda dos tpos de contrato de soporte a sus
centes: Super y Norma. Usted puede crear una rega que sube a
prordad de un caso automtcamente s e asocado est en a
categora de contrato de soporte Super.
Defna e caso de esta manera:
* %ombre de regla: Prordad para asocados Super.
* Estado del caso inicial: /
* Estado del caso inal: Open
* Categor0a del asociado: Contrato de soporte Super.
* Establecer prioridad a: Ata.
Las me|oras en as reacones con os centes pueden venr de uso
ntegente de estas regas. Con e sstema de contro de
estadstcas usted puede gestonar certos acuerdos de nve de
servcos con sus centes sn un gran esfuerzo de su parte. As
usted puede ser seectvo a responder a esos asocados basado en
a cadad especfca de servco que han contratado.
E6e3plo (. Rastreo de calidad de proveedores
Recuerde que un asocado de Open ERP puede ser a msmo tempo
proveedor y cente. Usted puede usar e msmo mecansmo para a
gestn de cadad de proveedor como para e soporte a centes.
S aguen de su persona detecta un probema de cadad de un
producto de un proveedor, debera crear un nuevo caso en a
seccn Calidad. S e servdor de correos eectrncos est
nstaado todo o que necesta es copar un ema a una dreccn
especfcada (por e|empo, que|as@mempresa.com.ar), mentras
enva su correo eectrnco de que|a a proveedor. E caso se crea
automtcamente en Open ERP y a respuesta de proveedor
cerrar e caso y ser puesta automtcamente en e hstora de
caso.
En este caso e usuaro puede agregar accones correctvas o
preventvas conformes a ISO 9001, sn tener que cargar cada
accn en Open ERP, mucha de a nformacn vene smpemente
de os correos eectrncos.
Las estadstcas de sstema proveen un anss sobre e nmero y
e costo de os probemas de cadad de os dferentes proveedores.
S certos proveedores no ofrecen a cadad de servco que usted
espera, puede crear automtcamente regas que:
* Enven un recordatoro a proveedor uego de unos das s e
caso permanece aberto
* Recuerden a gerente de produccn amar a proveedor y
resover a stuacn s e caso no ha sdo cerrado en una semana
* Seecconar y cafcar sus proveedores sobre a base de a
cadad de servco.
5enta6a. El portal CR/
E mduo de Open ERP porta_servce e permte abrr partes
de su funconadad CRM a centes y proveedores. Eos
pueden conectarse con su sstema usando su propo usuaro
y contrasea y segur sus peddos y soctudes en nea. Por
e|empo, un cente puede hacer una soctud drectamente
a su sstema, evtando quzs un argo proceso de ngreso de
datos.
-sando el servidor de correo electr'nico
Para automatzar a creacn de os casos en uso usted puede nstaar e
servdor de correos eectrncos. ste e permte usar e CRM de Open ERP sn
tener que abrr a nterfaz de Open ERP. Los usuaros pueden crear casos
actuazados soo envando y recbendo correos eectrncos. Este sstema
traba|a con a mayora de os centes de correo eectrnco como MS Outook o
Thunderbrd.
S SI/P%#ICA I/P%#ICA CAP#$RA CAP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA SO=RE SO=RE EL EL SER5I!OR SER5I!OR
Perfiles de prospectos Perfiles de prospectos
Durante as actvdades de preventa, es muy t cafcar rpdamente sus
prospectos. Puede hacer una sere de preguntas para descubrr qu producto
ofrecer a cente, o cun rpdo debera mane|ar a soctud.
/Htodo. Dacer perfiles
Este mtodo de rpda cafcacn de prospectos se usa
frecuentemente en compaas que hacen as preventas por
tefono. Una sta de prospectos se mporta a sstema de
Open ERP como un con|unto de asocados y os operadores
entonces hacen una sere de preguntas a cada prospecto.
Las respuestas a estas preguntas permten cafcar
automtcamente a cada prospecto, o que eva a que se e
ofrezca un servco especfco basado en esas respuestas.
E ECE/PLO CE/PLO SI/P%#ICO SI/P%#ICO ? E ? ESB$E/A SB$E/A
La persona de ventas empeza hacendo as preguntas y en un par de mnutos
de traba|o puede decdr qu proponer a prospecto. Los detaes de prospecto
y sus respuestas se cargan en Open ERP. E sstema de perfacn
automtcamente casfca os prospectos en as categoras de asocados
apropadas.
Esto e permte a su persona de venta segur a os prospectos efcentemente y
adaptar su enfoque basado en e perf de cada cente. Por e|empo, pueden
envar una carta basada en una panta desarroada para una categora de
asocado especfca. Para a proposcn de ventas, usarn e edtor y generador
de reportes de Open ERP.
-so eectivo de los periles
Para usar e sstema de perfacn, necestar e mduo crm_profng. Usted
puede crear una sta de preguntas y as posbes respuestas a travs de men
CR) 9 $R) > Coniguraci'n > $egmentaci'n > Preguntas. Para obtener
un esquema smar a mostrado puede crear as sguentes preguntas y
respuestas:
Preguntas Respuestas
Perodsta? S / No
Sector de a Industra? Comerco / Dstrbucn / IT / Otros
Persona? 1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100
Funcn de contacto? Toma decsones / No toma decsones
Derra3ientas de Co3unicacin Derra3ientas de Co3unicacin
Open ERP provee toda a nformacn que usted necesta para persegur as
oportundades comercaes de su compaa efcentemente. Pero para
permanecer productvo con toda a nformacn que tene que mane|ar es
esenca que usted sga usando sus herramentas usuaes de comuncacn
conectndoas con Open ERP y no debe restrngrse a a nterfaz de Open ERP.
Open ERP puede hacer a mayor parte de as cosas que necesta para concretar
sus oportundades comercaes efectvamente. Pero puede haber un poco para
aprender, o que reduce su efcenca mentras o hace. Y s eso es certo para
un usuaro constante de sstema, es dobemente certo para un usuaro
ocasona o para aguen que ya hace un uso ntensvo de as apcacones
Offce estndares y no puede cambar fcmente.
Entonces para aquos que necestan contnuar usando sus apcacones Offce
tradconaes para mantener su efcenca, Open ERP puede equparse con
adaptadores para as nterfaces ms comunes. Sus usuaros pueden partcpar
en muchos procesos soportados por Open ERP sn de|ar su ambente basado en
Offce con e que ya estn famarzados, y pueden evtar a dobe carga de
datos vncundose a a base de datos de Open ERP automtcamente.
Se descrben os tres mduos sguentes:
Interfaz de Moza Thunderbrd
Interfaz de Mcrosoft Outook
Interfaz de Mcrosoft Word
E captuo es una mezca de nstruccones de nstaacn y confguracn, y
e|erccos bscos de nteraccn.
Interfa1 de /o1illa #2underbird Interfa1 de /o1illa #2underbird
La extensn de Moza Thunderbrd e permte evar a cabo una sere de
operacones de Open ERP drectamente desde e cente de correo eectrnco
de Thunderbrd:
crear un contacto o asocado desde un correo eectrnco
guardar un correo eectrnco y sus ad|untos en Open ERP
envar cuaquer archvo ad|unto a un documento Open ERP (taes como
propuestas, proyectos y tareas).
"nstalaci'n de la e/tensi'n de 8hunderbird
Para ser capaz de usar a extensn de Thunderbrd, usted necesta e mduo
ema_nterface. No est cargada en e nceo de Open ERP 4..2.2 pero puede
estaro en una futura versn. Una vez que a tenga en os archvos de sstema
de su servdor, se nstaa de a msma manera que os otros mduos.
Luego tendr que nstaar a extensn de Thunderbrd. Para hacero, use e
archvo tny_pugn-2.0.xp que se encuentra en e drectoro de extensones de
mduo ema_nterface. Luego sga os sguentes pasos:
1. Desde Thunderbrd, +erramientas > )'dulos Complementarios.
2. Haga cck sobre e botn "nstalar.
3. Seeccone e archvo tny_pugn-2.0.xp.
4. Haga cck sobre "nstalar ahora y uego rence Thunderbrd.
Una vez que a extensn ha sdo nstaada, usted soo tene que crear un ata|o
en su barra de herramentas de Thunderbrd para a funcn Archivar a Open
ERP. Hgao as:
1. Haga cck derecho sobre a barra de herramentas y seeccone
Personali3ar.
2. Ubque e cono Archivar a Open en a barra de herramentas en e ugar
que desee.
Atencin. 5ersin de #2underbird
La extensn de Open para Thunderbrd so funcona con a
versn 2.0 y superores de Thunderbrd. Por eso, f|ese en su
versn antes de a nstaacn y descargue a tma versn
que neceste desde a sguente dreccn:
http://www.moza.org/products/thunderbrd/.
"ntera3 de usuario de 8hunderbird
Cuando haya nstaado e mduo, o prmero que hay que hacer es conectaro
con Open ERP desde Thunderbrd. Para hacero use e men +erramientas >
E/tensi'n de Open.
Una ventana de confguracn aparece permtndoe ngresar datos de
confguracn acerca de su servdor de Open ERP.
C COFI&$RACIM OFI&$RACIM PARA PARA ACCE!ER ACCE!ER A A O OPE PE ERP ERP !ES!E !ES!E # #D$!ER=IR! D$!ER=IR!
Para archvar un correo eectrnco en Open ERP desde Thunderbrd, seeccone
e correo eectrnco y haga cck sobre Archivar en Open. Aternatvamente,
usted puede hacer cck derecho para que aparezca un cuadro de dogo de
bsqueda.
Esto e permte seecconar un ob|eto que e gustara agregar a su correo
eectrnco y sus ad|untos. Usted puede seecconar un asocado, una tarea, un
proyecto, una cuenta anatca o cuaquer otro ob|eto.
S SELECCIM ELECCIM !E !E $ $ O=CE#O O=CE#O !E !E O OPE PE ERP ERP !ES!E !ES!E # #D$!ER=IR! D$!ER=IR!
$n paso 3"s le6os. &estin de docu3entos
La extensn de Thunderbrd es compatbe con a gestn de
documentos de Open ERP. S usted nstaase e mduo
documento podra:
* buscar a travs de contendo de os documentos de
su compaa (os que tenen e tpo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y
tambn en correos eectrncos archvados
* tener un sstema de archvos compartdo que est
conectado a dversos documentos de Open ERP para
compartr nformacn y acceder a ea con su navegador
favorto
* organzar y estructurar sus documentos (taes como
proyectos, asocados y usuaros) en e sstema de Open ERP.
S usted no puede encontrar a un asocado o contacto que se corresponda con
su correo eectrnco en Open ERP es posbe crear uno en e momento usando
smpemente a nformacn contenda en e correo eectrnco y hacendo cck
sobre e botn Crear.
C CREACIM REACIM !E !E $ $ CO#AC#O CO#AC#O E E EL EL /O/E#O /O/E#O !ES!E !ES!E # #D$!ER=IR! D$!ER=IR!
Para acceder a a nformacn archvada desde dferentes documentos en Open
ERP, usted puede usar a nterfaz Correo Electr'nico 8hunderbird que
aparecer sobre os documentos de Open ERP.
Interfa1 de /icrosoft Outloo@ Interfa1 de /icrosoft Outloo@
Todo o que puede hacer con a extensn de Thunderbrd, es posbe con a
extensn de Mcrosoft Outook, permtndoe evar a cabo una sere de
operacones de Open ERP drectamente desde Outook, taes como:
crear un contacto o asocado desde un correo eectrnco
archvar un correo eectrnco y sus ad|untos en Open ERP
envar cuaquer archvo ad|unto a un documento de Open ERP (taes
como propuestas, proyectos y tareas).
Atencin. 5ersiones de Outloo@
La extensn de Mcrosoft Outook funcona con Mcrosoft
Outook 2003 y 2007, pero no con Outook Express.
"nstalaci'n de la e/tensi'n de Outloo;
Para empezar, debe nstaar e mduo ema_nterface en Open ERP, e msmo
usado por a extensn Thunderbrd. No necesta nstaaro de nuevo s ya o
hzo.
Una vez que haya nstaado e mduo todo o que necesta es e|ecutar e
autonstaador de Wndows tny_outook_pugn-X.exe donde X corresponde a
nmero de versn descargado. Este archvo puede encontrarse en a sta de
mduos en e sto ofca de Open ERP. La nstaacn es entonces automtca.
-so de la e/tensi'n de Outloo;
La utzacn de a extensn de Mcrosoft Outook es bastante smar a a
extensn de Thunderbrd. En Outook encuentre e men +erramientas >
Opciones de Open ERP.
/ /EN EN !E !E C COFI&$RACIM OFI&$RACIM PARA PARA LA LA I I#ERFAO #ERFAO E#RE E#RE O O$#LOOG $#LOOG F F O OPE PE ERP ERP
En a ventana que usa para confgurar a extensn de Outook usted puede
ngresar parmetros para acceder a servdor de Open, con varas opcones
para:
mane|ar archvos
eegr coor para os correos eectrncos transferdos a Open ERP.
Una vez que a carga de datos de servdor est competada, haga cck en
Probar la cone/i'n para controar que sus parmetros o hagan funconar
correctamente.
Cuando Outook est confgurado, usted puede archvar en Open ERP un correo
eectrnco y sus archvos ad|untos desde a barra de herramentas.
Una vez que e correo eectrnco es envado a Open ERP es marcado con otro
coor en Outook para que usted recuerde no archvaro otra vez.
Interfa1 de /icrosoft >ord Interfa1 de /icrosoft >ord
C COFI&$RACIM OFI&$RACIM !E !E A ACCESO CCESO A A O OPE PE ERP ERP !ES!E !ES!E > >OR! OR!
Open ERP provee una extensn de Mcrosoft Word que e permte crear sus
propas pantas de documentos. Lo que es ms, usted puede usar a
herramentas de combnacn +erramientas > Combinar documentos para
nsertar datos desde Open ERP mentras genera dferentes documentos de
negocos.
Entonces es posbe crear pantas para un nmero de necesdades, taes
como propuestas, cartas de acuerdos de negocos o soctudes de preco. Cada
usuaro puede crear su propo documento y usar a extensn para obtener
datos desde Open ERP. La extensn es muy t para automatzar fcmente
accones de negocos.
Instalacin de la ePtensin de >ord Instalacin de la ePtensin de >ord
E mduo para conectar Mcrosoft Word se encuentra tambn en a sta de
mduos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado,
nstae e archvo tny_word_pugn-X.exe.
Cuando e programa est nstaado, usted debe e|ecutar Mcrosof Word y
confgurar os parmetros que e permtrn acceder a servdor de Open ERP
desde Word. Haga cck en e men +erramientas > Opciones de Open
ERP.
/ /EN EN PARA PARA ACCE!ER ACCE!ER A A LA LA COFI&$RACIM COFI&$RACIM !E !E LA LA EQ#ESIM EQ#ESIM
-so de la intera3 de Bord
Comence por seecconar e mduo desde e cua usted quere hacer un
reporte, por e|empo un Peddo de Ventas. Desde Word usted puede acceder a
todos os campos en un Peddo de Open ERP, y todos os campos enazados
para ese peddo taes como desde Lneas de Peddo y desde Productos en esas
Lneas de Peddo.
S SELECCIOE ELECCIOE EL EL /M!$LO /M!$LO B$E B$E &EERAR% &EERAR% EL EL REPOR#E REPOR#E
Compete su documento e nserte os campos de Open ERP en os ugares
apropados.
A A&RE&$E &RE&$E CA/POS CA/POS !E !E O OPE PE ERP ERP E E $ $ !OC$/E#O !OC$/E#O !E !E > >OR! OR!
Atencin. Ca3pos en ro6o
Cuando usted ha seecconado agunos campos y os agreg
a su documento de Word, agunos de eos aparecen en ro|o.
Esto ndca que usted no puede usar un campo en partcuar
porque tene una compe|a reacn de datos que soo puede
ser descuberta cuando comence a usar e campo.
S SELECCIM ELECCIM !E !E ! !OC$/E#OS OC$/E#OS !E !E O OPE PE ERP ERP PARA PARA SER SER $SA!OS $SA!OS E E LA LA CO/=IACIM CO/=IACIM
Seeccone a herramenta de combnacn hacendo cck sobre Reali3ar
combinaci'n de mail desde a barra de herramentas. Esto conecta Mcrosoft
Word con Open ERP, punto en e cua busca os datos para nsertar en e
documento. Esta herramenta e permte seecconar qu documentos deben
ser ncudos en e reporte. Haga su seeccn y haga cck en Comen3ar
Combinaci'n para e|ecutar a herramenta que produce sus dferentes
documentos.
Word entonces genera os documentos nsertando os datos de Open ERP, en
una pgna por cada documento seecconado.
Ms adeante ver otro mduo ms poderoso que e permte crear reportes
competos en OpenOffce.org a travs de una nterfaz agregada drectamente
en Open ERP. De este modo podr crear sus propas pantas, taes como faxes
y facturacn.
Estos reportes pueden ser exportados en PDF de|ando Open ERP, o pueden ser
edtados antes de envaro a un cente. As puede personazar os detaes de
sus faxes y facturas como o neceste, aunque se basen en sus pantas.
R RES$L#A!O ES$L#A!O !E !E CO/=IAR CO/=IAR $ $ !OC$/E#O !OC$/E#O !E !E > >OR! OR! CO CO !A#OS !A#OS !ES!E !ES!E O OPE PE ERP ERP
Contabilidad &eneral Contabilidad &eneral
Cuando est ben ntegrado con un sstema de gestn, un sstema de
contabdad ofrece a una compaa benefcos especaes adems de as obvas
habdades que debe tener para reportar a poscn fnancera. Esta parte
trata de os aspectos prctcos de a contabdad y de ro de sta a o argo de
toda a compaa.
E mduo de contabdad de Open ERP no so e permte mane|ar caramente
sus operacones, sguendo e fu|o de traba|o desde a facturacn hasta e
pago. Tambn e posbta usar varas herramentas para e anss fnancero
basado tanto en nformacn en tempo rea como e hstora recente,
dependendo de anss.
Su estructura contabe puede confgurarse para a|ustarse a as necesdades de
su compaa.
!esde la facturacin 2asta el pago !esde la facturacin 2asta el pago
Este captuo expone e fu|o de traba|o de contabdad bsca en Open ERP,
desde e ngreso de una factura hasta e regstro de un pago. Se descrben
todas as operacones, desde a entrada de recbos de contabdad y e
tratamento de proceso de reconcacn, ncuyendo os peddos de pago.
La contabdad es e nceo de a admnstracn de una compaa: todas as
operacones de a compaa tenen un efecto a. Tene un ro nformatvo y,
debdo a os datos que provee, un sstema de contabdad confabe y detaado
puede y debe tener un ro mportante en a toma de decsones.
En muchas compaas, a contabdad se mta a producr reportes egaes y
satsfacer a curosdad de os drectores acerca de certas dreccones
estratgcas, y a mprmr e baance genera y e estado de ngresos varas
veces a ao. Incuso hay frecuentemente varas semanas de demora entre a
readad y e reporte.
Reco3endacin. 5aluacin de su funcin de
contabilidad
En muchas pequeas compaas, a funcn contabe se usa
escasamente.
No so usted ve que os datos para a documentacn se
ngresan en e sstema dos veces, sno que tambn os
resutados se usan, con frecuenca, soo para producr
documentacn ega y stados perdcos, agunas semanas
ms tarde, de baance genera y os estados de ngresos.
Por contraste, ntegrando sus cuentas con su sstema de
gestn, esto e permte:
* Reducr e esfuerzo de ngresar datos, ya que soo
debe hacero una vez.
* E|ecutar sus procesos con e benefco de una vsn
fnancera: negocar contratos, predecr e fu|o de fondos,
etc.
* Obtener nformacn t de manera senca y
cuando o neceste, por e|empo: a poscn de crdto de un
cente.
Como puede ver, a contabdad por o genera es subutzada. La nformacn
que provee es una herramenta muy efectva para drgr una compaa s est
ntegrada a sstema de gestn. Para que usted sea efectvo hacndoo, a
nformacn contabe es necesara en todos os procesos de su compaa, por
e|empo:
Para preparar presupuestos es mportante conocer a poscn fnancera
exacta de cente, y ver en e hstora s hay demoras en os pagos.
S un cente dado ha exceddo su mte de crdto, a contabdad puede
detener automtcamente envos futuros a ese cente.
S se gast e 80% de presupuesto de un proyecto, pero so se ha
competado e 20% de este proyecto, puede renegocar con e cente, o
revsar y mandar en os ob|etvos de proyecto.
La contabdad genera de Open ERP tene un mane|o ptmo de estas
necesdades por a estrecha ntegracn entre todos mduos. Ms an, as
transaccones, as accones y os anss fnanceros ocurren en tempo rea,
para que usted no so pueda montorear a stuacn sno tambn
admnstrara efectvamente.
E mduo contabe en Open ERP es de dobe entrada, mutmoneda y
mutcompaa.
#er3inolog:a. Contabilidad
* Contabdad Genera (o fnancera), para dentfcar
os actvos y os pasvos de a compaa. Se mane|a usando
un sstema de dobe entrada que asegura que cada
transaccn se acredta a una cuenta y se debta de otra.
* Contabdad Anatca (o de gestn, o de costos),
sstema contabe ndependente que refe|a as cuentas
generaes, pero estructurada a os argo de e|es que
representan as necesdades de gestn de a compaa.
* Contabdad Auxar, refe|a as cuentas de os
centes y/o proveedores.
* Cuentas presupuestaras, predefnen a asgnacn
esperada de recursos, usuamente a comenzo de ao
fnancero.
/Htodo. /ultico3paR:a
Hay un surtdo de mtodos para ntegrar a Open ERP en un
ambente mutcompaa:
* S as compaas tenen pocos documentos en comn
(productos, asocados, cuaquer fuente de Open ERP), usted
debera nstaar bases de datos separadas.
* S as compaas comparten muchos documentos, puede
regstraros en a msma base de datos e nstaar os
documentos mutcompaa de Open ERP para mane|ar con
precsn os derechos de acceso.
* Es posbe sncronzar tpos de documentos especfcos
en varas bases de datos usando e mduo synchro.
Una de as grandes venta|as de ntegrar cuentas con todos os dems mduos,
es evtar e dobe ngreso de datos en documentos contabes. As, en Open ERP,
un peddo genera automtcamente una Factura, y sta genera
automtcamente as entradas contabes. Esto devene en recordatoros a os
centes, presentacones de mpuestos, y as sucesvamente. Esta ntegracn
tan fuerte e permte:
Reducr traba|o de ngreso de datos.
Dsmnur notabemente e nmero de errores en e ngreso de datos.
Obtener nformacn en tempo rea y tener tempos rpdos de reaccn
(para recordatoros de facturas, por e|empo)
E|ercer contro por tempos sobre todas as reas de gestn de a
compaa.
Aviso para contadores
Cuando usted crea una base de datos, puede eegr nstaar
so os mduos contabes egendo e perf So Contabdad.
Usted debera nstaar e porta web. Con a gestn
apropada de derechos, esto permte a os fdecomsaros
proveer a os centes acceso a sus datos en tempo rea.
Tambn es da a oportundad de traba|ar en certos
documentos que no tenen mpacto contabe drecto, como
presupuestos.
Esto puede dar un servco de vaor agregado que me|ora
sustancamente a reacn entre os fdecomsaros y sus
centes.
Todas as cuentas se mantenen en a moneda por defecto (a cua est
especfcada en a defncn de a compaa), pero cada cuenta y/o transaccn
tene una moneda secundara (defnda en a cuenta). E vaor de as
transaccones mutmonedas se sgue, entonces, en as dos monedas.
Flu6o de traba6o contable 0 generacin auto3"tica de Flu6o de traba6o contable 0 generacin auto3"tica de
facturas facturas
E sguente cuadro muestra e fu|o de traba|o fnancero segudo por cada
factura:
C CAP#$RA AP#$RA !E !E P PA#ALLA A#ALLA S SE E CAS#ELLAO CAS#ELLAOS P S P%&IA %&IA 1'1 ) 1'1 )#O#AL #O#AL*+148 ) *+148 )PA&IA!O PA&IA!O* *
En genera, cuando usted usa todas as funconadades de Open ERP, as
facturas no necestan ser ngresadas manuamente. Las facturas en borrador se
generan automtcamente a partr de otros documentos como os Peddos de
compra.
,acturas en Borrador
E sstema genera propuestas de facturas que ncamente estn en estado
Borrador. Mentras estas facturas permanecen sn confrmacn, no tenen
mpacto contabe en e sstema. No hay nada que mpda a os usuaros crear
sus propas facturas s as o desean.
La nformacn que se necesta para a fa facturacn se toma
automtcamente de formuaro de Asocado (como as condcones de pago y
a dreccn de facturacn), o de Producto (como a cuenta que se va a usar), o
de una combnacn de os dos (como os mpuestos apcabes y e preco de
producto).
5enta6as de las facturas en borrador
Hay varas venta|as en traba|ar con facturas en borrador:
* Tene un estado de vadacn ntermedo antes de que a
factura se apruebe. Esto es muy t cuando sus contadores
no son os que crean a factura nca, pero son necesaros
para aprobara antes de que a factura entre a a
Contabdad.
* Le permte crear facturas por adeantado, sn aprobaras
a msmo tempo. Tambn puede star todas as facturas
esperando aprobacn.
,acturas abiertas o pro orma
Se puede aprobar (o vadar) una factura en e estado Aberto o en e estado Pro
forma. Una factura pro forma no tene un nmero de factura, pero as entradas
contabes sobre a factura que es creada corresponden a os montos que Open
ERP guardar como a pagar por e cente. Adems, est cerrada, es decr que
no se pueden reazar cambos en una factura pro forma.
Co3entario sobre la factura pro for3a
En agunos pases, no est permtdo generar entradas
contabes desde facturas pro forma. En cambo, se crea un
reporte desde e peddo de compra, que mprme una
factura pro forma que no tene consecuencas contabes en
e sstema.
Una factura aberta tene un nmero de factura nco. La factura se enva a
cente y se marca en e sstema como esperando pago.
$aldar entradas de acturas y pagos
En Open ERP, una factura es consderada paga cuando sus entradas contabes
han sdo sadadas con as entradas de pago.
Atencin. Pagos 0 saldo
Para evtar sorpresas, es mportante entender a dea de a
concacn y su reacn con e pago de facturas.
En una factura, usted encontr un campo $aldada y una
opcn para tdar Pagada. Se dferencan soo s una factura
ha sdo pagada (usando a reconcacn de archvos) pero
ha sdo subsecuentemente marcada como no reconcada.
#er3inolog:a. Reconciliacin
La reconcacn enaza entradas en una cuenta smpe que
se cancean mutuamente. Se sadan una a otra (suma de
crdtos = suma de dbtos). Esto se apca generamente a
pagos contra sus correspondentes facturas.
S e proceso de reconcacn, Open ERP no podra marcar as facturas que han
sdo pagadas. Imagne a sguente stuacn con e cente Prez & ca.:
Factura 145: 50
Factura 167: 120
Factura 184: 70
S usted recbe un pago de 120, Open ERP va a demorar a concacn porque
hay una varedad de facturas a pagar. Podra concar tanto as facturas 145 y
184 |untas, o ben a 167.
Usted puede cancear una factura s a funcn Permitir cancelar entradas
ha sdo actvada en e bro daro y as entradas todava no han sdo sadadas.
Puede moveras uego desde Canceado, a travs de estado Borrador para
modfcaras y regeneraras.
ota. #rata3iento en lotes
Generamente, dferentes transaccones se agrupan |untas y
se mane|an a msmo tempo, en ugar de hacero factura
por factura. Esto se ama ote de traba|o o mane|o de otes.
Usted puede seecconar varos documentos en a sta de
facturas: tdar as opcones de as neas de nters usando
e cente web y hacer cck en e botn de ata|o apropado a
a derecha, o hacer mayscuas + cck con e ratn en e
cente Wndows y usar a accn o e botn de mprmr en a
parte superor. Esto e dar a opcn de una de varas
posbes accones en os ob|etos seecconados.
A ntervaos reguares, ndependentemente de as facturas, se puede usar un
procedmento de mportacn automtca, o un procedmento manua de
cuentas para hacer estados bancaros. stos comprenden todos os pagos de
proveedores y centes y transaccones generaes, como aquas entre
cuentas.
Cuando una cuenta se vada, Open ERP genera automtcamente as entradas
contabes correspondentes. Las facturas se marcan como pagadas cuando as
entradas contabes sobre a factura han sdo sadadas con entradas contabes
acerca de su pago.
Esta transaccn de reconcacn puede evarse a cabo en varos ugares de
proceso, dependendo de su preferenca:
en e ngreso de datos para e estado de cuentas
manuamente desde os archvos de cuentas
automtcamente usando a reconcacn ntegente de Open ERP.
Usted puede crear archvos contabes drectamente, sn usar a factura y os
estados de cuenta. Para hacero, use a entrada de datos rpda en un bro
daro. Agunos contadores preferen este enfoque porque estn ms
acostumbrados a pensar en trmnos de archvos contabes que en trmnos de
facturas y pagos. Sn embargo, usted debera usar os formuaros desgnados
para facturas y estados bancaros ms que a entrada manua de datos. Es ms
fc y se mane|a con un sstema de contro de errores.
-n sistema basado en archivos
Todas as transaccones contabes en Open ERP se basan en archvos, hayan
sdo creados por una factura o drectamente.
As, os recordatoros de asocado se generan smpemente de a sta de
entradas no sadadas en a cuenta de cuentas a cobrar de ese asocado. En un
soo recordatoro usted encontrar e con|unto competo de facturas no
pagadas, como as tambn pagos no concados, taes como adeantos.
De forma smar, os estados fnanceros como e bro mayor, e sado de
cuentas, e baance cronogco y os dversos bros daros, todos se basan en
entradas contabes. No mporta s usted gener a entrada desde un formuaro
de factura o drectamente en e bro daro de facturas. Es o msmo para a
decaracn de mpuestos y otros estados fnanceros egaes.
A usar contabdad ntegrada, usted debera segur e proceso estndar de
facturacn porque agunos mduos dependen drectamente de os
documentos de factura. Por e|empo, un peddo de venta de un cente puede
ser confgurado para esperar e pago de a factura antes de hacer e envo. En
ese caso, Open ERP automtcamente genera una factura en borrador para
envar a cente.
Facturacin Facturacin
En Open ERP, e concepto de "factura" ncuye os sguentes documentos:
La factura de cente
La factura de proveedor
Una nota de crdto de cente
Una nota de crdto de proveedor
Soo e tpo de facturas y e modo de representacn dferen para cada uno de
os cuatro documentos. Todos se amacenan en e msmo tpo de ob|eto en e
sstema.
Usted obtene a forma correcta para cada uno de os cuatro tpos de factura
desde e men que usa para abrros. E nombre de a pestaa e permte
dstngur os tpos de factura cuando est traba|ando en eas.
#Hcnica. #ipos de facturas
Hay muchas venta|as en dervar os dferentes tpos de
facturas desde e msmo ob|eto. Las dos ms mportantes
son:
* En un ambente mutcompaa con facturacn entre
compaas, una factura de cente de una compaa se
converte en una factura de proveedor para a otra.
* Le permte traba|ar y buscar todas as facturas desde e
msmo men. S est buscando un hstora de facturacn,
Open ERP e provee facturas tanto de proveedores como de
centes, como as tambn notas de crdto.
#er3inolog:a. ota de crHdito
Una nota de crdto es un documento que e permte
cancear una factura o parte de una factura.
Para acceder a as facturas en Open ERP, use os submens de .esti'n
inanciera > ,acturas.
La mayora de as veces, Open ERP genera automtcamente as facturas, a
medda que se van generando desde otros procesos en e sstema. As,
generamente no es necesaro crearas manuamente, sno smpemente
vadaras o aprobaras. Open ERP usa as sguentes formas de generacn de
facturas:
Desde peddos de proveedores o centes.
Desde a recepcn o e envo de mercaderas.
Desde traba|os evados a cabo (ho|as de asstenca, Captuo 10).
Desde tareas competadas (Captuo 12)
Desde cargos por honoraros u otros gastos recargabes (Captuo 12)
Los dferentes procesos generan facturas en Borrador. stas deben ser
aprobadas por e usuaro de sstema que corresponda y envadas a cente.
Para obtener a sta de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede
usar e men .esti'n inanciera > ,acturas > ,acturas de cliente >
,acturas de cliente en borrador . Hay un men smar para as facturas de
compras que no han sdo recbdas o aprobadas: .esti'n inanciera >
,acturas > ,acturas de proveedor > ,acturas de proveedor en
borrador.
Tambn es posbe ngresar facturas manuamente. Esto se hace generamente
para facturas que no estn asocadas a un peddo (usuamente peddos de
compra) o notas de crdto. S e sstema no ha sdo confgurado
correctamente, usted podra necestar edtar a factura antes de envara a
cente. Por e|empo, s usted no ha notado que e cente est exento de
mpuestos, a factura que usted genera desde un peddo contendr os
mpuestos en as tasas habtuaes. Es posbe, entonces, suprmr esto de a
factura antes de vadara.
Carga de una actura de cliente
E prncpo de ngresar datos para facturas en Open ERP es muy smpe, ya que
permte a os usuaros que no son contadores crear sus propas facturas. Esto
sgnfca que su nformacn contabe puede mantenerse actuazado todo e
tempo a medda que os peddos se coocan y recben, y sus mpuestos son
cacuados.
A msmo tempo, permte que a gente que tene ms conocmento contabe
mantenga contro tota sobre as entradas contabes que estn sendo
generadas. Cada vaor propuesto por Open ERP puede ser modfcado despus
de ser necesaro.
Comence cargando manuamente una factura de cente. Para esto, use
.esti'n inanciera > ,acturas > ,acturas de cliente.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA P P%&IA %&IA 1'' ) 1'' )#O#AL #O#AL*+ 1,4 ) *+ 1,4 )PA&IA!O PA&IA!O* *
Un nuevo formuaro de factura se abre para que ngrese nformacn. E
documento se compone de tres partes:
La parte superor, con nformacn de cente.
E cuerpo prncpa, con neas detaadas de factura
La parte nferor, con detaes sobre os mpuestos, y os totaes.
Para ngresar un documento en Open ERP, usted sempre debera enar os
campos en e orden en e que aparecen en a pantaa, ya que de esa manera
agunos campos se enan automtcamente por as seeccones hechas en os
anterores. Se seeccona e asocado, por e|empo, y os campos sguentes se
enan automtcamente:
La dreccn de facturacn corresponde a contacto a que se e do e tpo
de dreccn Factura en e formuaro de asocado (o e tpo de dreccn Por
defecto).
La cuenta de asocado corresponde a a cuenta dada en as Propedades
que se encuentran en a tercera pestaa de formuaro de asocado. Por
defecto, e software est confgurado con a cuenta Cuentas a Cobrar.
Una condcn de pago puede especfcarse para este caso o, s ha sdo
defnda por defecto, en e rea de Propiedades en e formuaro de
asocados. Las condcones de pago se generan por regas para e pago de
a factura. Por e|empo: 50% a 21 das y 50% a 60 das desde fn de mes.
!efinicin. Los ca3pos de Propiedades
Los campos de Propiedades en e formuaro de Asocado o
en e de Producto son campos mutcompaa. E vaor que
e usuaro ve en estos campos dependen de a compaa
para a que e usuaro traba|a.
S traba|a en un ambente mutcompaa que usa una soa
base de datos, usted tene varas tabas de cuentas. Las
cuentas de actvo y pasvo para un asocado dependen de a
compaa para a que traba|a e usuaro.
ota. 5iendo relaciones de asociado
Usted sempre puede acceder a ms nformacn desde un
campo de reacn en Open ERP. En e cente web una
reacn es un hpervncuo s e formuaro es de soo
ectura, evndoo a formuaro prncpa para esa entdad,
con todas as accones y enaces. En e cente web en modo
edtar, y en e cente Wndows, puede presonar e botn
Ctr en e tecado a msmo tempo que hace cck derecho en
e campo para obtener un dogo despegabe con enaces y
otras opcones. As usted puede hacer cck sobre e campo
de un asocado y obtener rpdamente os sguentes datos
de msmo:
* Compras y ventas en curso
* Soctudes de CRM
* Facturas abertas
* Archvos de cuentas
* Cuentas a cobrar y a pagar
Usted puede agregar una breve Descrpcn a a factura y seecconar a
moneda que quere para facturar.
Atencin. !escripcin de la factura
La descrpcn de a factura es ms un ttuo que un
comentaro. S quere agregar comentaros ms detaados,
puede usar e campo %otas en a parte nferor de a
segunda pestaa "no e/tra.
Una vez que e encabezado de a factura est guardado, usted debe ngresar
as dferentes neas de factura. Puede usar cuaquera de estas dos tcncas:
Ingresas e campo competo manuamente
Usar un producto para competar os dferentes campos automtcamente
Seeccone e producto Radador de aeacn de ttano en e campo de producto de
una nea de factura. Los sguentes campos se enan automtcamente:
<escripci'n: vene desde e producto, en e engua|e de asocado.
Cuenta de cr6dito>d6bito: determnada por a cuenta de compras o
ventas defndas en as propedades de producto. S nnguna cuenta est
especfcada en e formuaro de producto, Open ERP usa as propedades
de a categora con a que se asoca e producto.
-nidad de medida: defnda por defecto en e formuaro de producto.
Precio por unidad: est dado por e preco de sta en e formuaro de
producto y se expresa sn mpuestos.
"mpuestos: provstos por e formuaro de producto y e de asocado.
ota. &estin de precios con i3puesto incluido
Por defecto, Open ERP factura y procesa os precos sn
mpuestos, os que se mane|an como una fgura aparte. S
quere tener facturas con mpuestos ncudos puede agregar
e mduo correspondente. ste agrega un campo en cada
factura que e permte ndcar s a factura ncuye o no os
mpuestos.
ota. Infor3acin sobre el producto
Cuando est ngresando datos de a factura, a veces puede
ser t tomar a mayor nformacn de producto que est
facturando. Ya que usted est todava en modo edtar, s
presona Ctrl mentras hace cck derecho sobre e campo
Producto (tanto en e cente web como en e Wndows).
Seeccone os reportes dsponbes. Open ERP provee tres
reportes estndar sobre e producto:
* Pronstcos de futuro stock
* Estructura de costo de producto
* Ubcacn de producto en sus amacenes
Es posbe ngresar varas neas de factura y modfcar os vaores que Open
ERP sugere automtcamente.
Una vez que as neas de factura han sdo ngresadas, puede hacer cck en
Calcular sobre a factura para obtener a sguente nformacn:
Detaes de mpuestos cacuados
Tasa de mpuestos
Impuestos totaes
Preco tota
En e rea "mpuestos en a parte nferor zquerda de a factura encontrar os
detaes de os totaes cacuado para os dferentes mpuestos usados en a
factura.
#Hcnica. C"lculos de i3puestos
Usted puede hacer dobe cck en una de as neas en e
sumaro de mpuestos de a factura. Open ERP e muestra e
detae de os cargos de mpuestos que van a ser su
decaracn de mpuestos a fn de mes. Le ndca e tota que
va a ser computado en as dferentes partes de a
decaracn ega. Esto e permte gestonar a decaracn en
Open ERP automtcamente.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA P%&IA P%&IA 1'< ) 1'< )#O#AL #O#AL*+ 1,; ) *+ 1,; )PA&IA!O PA&IA!O* *
Antes de aprobar a factura, usted puede modfcar a fecha y e perodo
contabe, que se ngresan por defecto con a fecha de hoy. Estos campos se
encuentran en a segunda pestaa Otra inormaci'n.
ota. El diseRo de la factura
S usted quere que e dseo de a factura sea ms
eaborado, puede nstaar e mduo account_nvoce_ayout.
Esto e permte agregar varos eementos entre as neas,
como subtotaes, seccones, separadores y notas.
Haga cck en =alidar cuando quera aprobar a factura. sta pasa de estado
Borrador a estado Aberta.
Cuando haya vadado una factura, Open ERP e dar un nmero nco desde
una secuenca defnda. Por defecto, toma a forma Ao / Nmero de secuenca, por
e|empo 2008/00101. S quere modfcar os nmeros de secuenca, use e men
Administraci'n > Personali3ar > $ecuencias > $ecuencias.
Las entradas contabes correspondentes a esta factura se generan
automtcamente cuando usted aprueba a factura. Usted puede verfcar e
detae de esto abrendo e cono Abrir en e campo 8ransacciones en a
segunda pestaa de a factura.
Gesti'n de &mpuestos
Los detaes de formuaro de producto y de formuaro de asocado
determnan a seeccn de mpuestos apcabes para una nea de factura. Por
defecto, Open ERP toma cuenta de todos os mpuestos defndos en e
formuaro de producto. S un mpuesto est defndo en a pestaa de
Propedades de formuaro de Asocado, Open ERP har e ccuo de
mpuestos en base a os mpuestos de Asocado. As, un Asocado que est
defndo como exento de mpuesto, por e|empo, va a tener precedenca sobre
os mpuestos defndos en e producto.
Tome e caso de sguente producto: ECESI#A/OS $ ECE/PLO AB$JK
Conse6o. Facturas ocasionales
Cuando cree una factura para un producto que soo va a ser
venddo o comprado puna soa vez, no tene que codfcar un
nuevo producto, pero tendr que dar un poco de nformacn
manuamente en a nea de factura:
* Preco de venta
* Impuestos que apcan
* Cuenta
* Descrpcn de producto
)ancelaci'n de una factura
Por defecto, Open ERP no e permtr cancear una factura una vez que sta
haya sdo aprobada. Las entradas contabes ya se crearon, y tercamente
usted no puede retractarse y borraras. Sn embargo, en muchos casos es ms
convenente cancear una factura cuando hay un error que producr una nota
de crdto y concar as dos entradas. Su acttud respecto a esto depender de
a egsacn vgente en su |ursdccn contabe y su adherenca a a pureza
contabe.
Open ERP se acomoda a cuaquer enfoque. Se puede permtr a canceacn
de una factura tdando a opcn Permitir cancelar entradas en e bro
daro correspondente a esta factura. Entonces podr cancear a factura s se
cumpen as sguentes dos condcones:
1. Las entradas contabes no han sdo reconcadas o pagadas. S esto ya
ocurr, tendr que cancear a reconcacn.
2. E perodo contabe o e ao fsca no se ha cerrado todava. S ya se cerr,
no hay modfcacones posbes.
La canceacn de una factura tene e efecto de modfcar automtcamente as
correspondentes entradas contabes. Cuando a factura se cancea, usted tene
a posbdad de ponera de vueta en e estado Borrador. Esto sgnfca que
puede modfcara y aprobara otra vez ms tarde.
Conse6o. u3eracin de facturas
Agunos pases requeren que usted tenga nmeros de
facturas contnuos sn brechas en a secuenca. S uego de
cancear una factura que usted no est regenerando,
encuentra una brecha dentro de a numeracn, usted debe
r y modfcar a secuenca, rehacer a factura y reempazar
e nmero de secuenca con su vaor orgna.
Usted puede controar as secuencas usando e men
Administraci'n > Personali3ar > $ecuencias >
$ecuencias.
Atencn: e cancear una factura producr una brecha en a numeracn de
sus facturas. Se recomenda enftcamente recrear esta factura y reaprobara
para enar e hueco en a numeracn.
5enta6a. !uplicacin de un docu3ento
La funcn Dupcar puede ser apcada a todos os
documentos de sstema: usted puede dupcar cuaquer
cosa, un producto, un peddo o un envo.
Algunos Puntos
1K Dupcar facturas:
En vez de ngresar una nueva factura cada vez, usted puede basar
una factura en una anteror smar y dupcara. Para hacero,
prmero busque una factura exstente que se a|uste a o que desea.
En e cente web, muestre a factura en e modo Soo Lectura y
uego haga cck en <uplicar. En e cente Wndows, seeccone
,ormulario > <uplicar en e men superor.
La dupcacn crea una nueva factura en e estado Borrador. Esto e
permte modfcara antes de aprobara. La dupcacn de
documentos en Open ERP es una funcn ntegente, que permte
que a factura dupcada tenga su propo nmero de secuenca, a
fecha de da y e estado borrador, an cuando a factura en a que
se basa ya est pagada.
(K Guardar preferencas de asocado:
Open ERP tene muchas funcones que o ayudan a ngresar
nformacn rpdamente. S usted factura con frecuenca os
msmos productos a msmo asocado, puede guardar as
preferencas de a tma factura usando vaores por defecto
condconaes.
Para probar esta funconadad, cree una factura para un asocado
dado y agregue varas neas. Luego haga cck en e nombre sobre
una nea de factura y seeccone Convertir esto en valor por
deecto. Tde a opcn que ndca que esto so se apcar a este
asocado.
La prxma vez que haga una factura para este asocado, as neas
de factura sern creadas automtcamente y usted so deber
modfcar as cantdades antes de confrmar a factura.
Para os mpuestos, se recomenda poner e monto por defecto en
as neas de factura. Hacendo esto no ovdar agregar e mpuesto
cuando est cargando facturas manuamente.
4K Obtener nformacn con cck derecho
Cuando est creando una factura, frecuentemente tendr que
encontrar nformacn extra sobre e asocado para competara.
Para obtener ms nformacn sobre cuaquer campo en Open ERP,
todo o que debe hacer es mantener apretado a teca Ctrl y hacer
cck derecho, y as Open ERP e mostrar automtcamente a
nformacn reatva a ese asocado, como:
* Tareas competadas
* Detaes de benefcos
* Movmentos recentes
* tmos peddos
Haga o msmo para obtener nformacn sobre os productos que
est facturando. Por e|empo: hay sufcente stock? cundo
ngresar ms stock? cues son os costos y os precos de sta
norma para este producto?
Hacendo estos datos accesbes mentras est facturando, Open
ERP smpfca su traba|o.
Creaci'n de la actura de un proveedor
E formuaro que gestona as facturas de proveedor es muy smar a de as
facturas de centes. Sn embargo, ha sdo adaptada para smpfcar e ngreso
rpdo de datos y montorear os montos regstrados.
/Htodo. Ingreso de datos
Muchas compaas no codfcan as facturas a proveedores,
sno que smpemente ngresan os datos contabes
correspondentes a bro daro de Compras.
Esto se apca en partcuar a os usuaros enfocados en e
sstema contabe ms que en todas as capacdades
provstas por un sstema ERP. Los dos enfoques egan a
msmo resutado contabe, pero preferen uno u otro
dependendo de sus habdades.
Sn embargo, cuando use as funcones de Gestn de
Compra en Open ERP usted debera traba|ar drectamente
en as facturas, porque proveen os Peddos de Compra o os
documentos de Recepcn de Mercadera.
Para codfcar una nueva factura de proveedor, use e men .esti'n
,inanciera > ,acturas > ,acturas de proveedor. Todo es smar a a
factura de cente, comenzando con e 5ibro diario y uego e Asociado, o
que competa automtcamente os sguentes campos:
<irecci'n de acturaci'n
Cuenta de asocado
A contraro de a factura de cente, no tene que ngresar condcones de pago,
smpemente una ,echa l0mite. Y s usted no tene una fecha mte, Open ERP
asume que esa factura va a ser pagada en efectvo. S usted quere codfcar
condcones de pago ms competas que soo a fecha mte, puede usar e
campo 86rmino de pago que puede encontrar en a segunda pestaa, Otra
ino.
Luego de eso, usted ngresa e 8otal de a factura con mpuestos ncudos.
Open ERP usa este monto para controar s todas as neas de factura han sdo
ngresadas correctamente antes de de|aro vadar a factura.
Indque a )oneda s a factura no va a usar a moneda por defecto, y uego
puede ngresar as 50neas de actura.
Ta como en a factura de cente, usted tene a opcn de ngresar todos os
datos manuamente o usando un producto para competar automtcamente
muchos de os campos. Ingresando un productos, estos vaores se competan
automtcamente:
La Cuenta de producto se competa de as propedades de formuaro
de producto o de a Categora de producto s nada est defndo en e
producto msmo
Los "mpuestos venen de formuaro de producto y de formuaro de
asocado, basados en os msmos prncpos que en a factura de cente.
La Cantidad est confgurada por defecto en 1, pero puede cambarse
manuamente.
E Precio por unidad se cacua automtcamente de preco tota
despus de deducr os dferentes mpuestos apcabes.
Haga cck en Calcular para verfcar que os dferentes montos corresponden a
os ndcados en a factura de pape de proveedor. Cuando apruebe a factura,
Open ERP verfca que e monto tota ndcado en e encabezado corresponde a
a suma de os montos sn mpuestos sobre as neas de factura y os dferentes
mpuestos apcabes.
ota. El botn Calcular
Aunque usted debera cacuar a factura antes de aprobara,
no tene que presonar e botn Calcular. S usted aprueba
a factura drectamente, e software cacua os dferentes
mpuestos por s msmo y verfca e tota.
Este botn se una soamente para hacer un contro prevo
de monto mostrado antes de que usted o confrme
fnamente.
Open ERP competa automtcamente a ,echa de acturaci'n y e perodo
contabe, pero usted puede cambar esos vaores manuamente en a segunda
pestaa de a factura antes de guardara.
#er3inolog:a. Fec2as 0 Per:odos contables
Los perodos contabes se tratan como decaracones de
perodos egaes. Por e|empo, una decaracn de mpuestos
para una factura depende de perodo contabe y no de a
fecha de facturacn.
Dependendo de s sus decaracones se hacen
mensuamente o trmestramente, e ao fsca contene
doce o cuatro perodos.
Las fechas se muestran en e documento creado en e
sstema contabe y se usan para cacuar fechas mte.
Las dos pezas de nformacn no tenen que tener a msma fecha. Suponga
que usted recbe una factura e 5 de enero, pero est fechada e 31 de
dcembre de ao anteror por su proveedor. En este caso, puede cargara en e
perodo contabe de enero y poner a fecha de factura como 31 de dcembre.
La fecha mte estar basada en a fecha de 31 de dcembre, pero a factura
ser reconocda en e ao fsca actua para a decaracn de mpuestos.
Usted puede encontrar que os montos no corresponden con os que e ha dado
su proveedor en pape por razones que pueden ncur:
E proveedor tuvo un error en os ccuos
Los montos fueron redondeados de forma dferente
#Hcnica. Redondeo de I3puestos
Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 a tota
porque e ccuo de os mpuestos ha sdo redondeado haca
arrba. Agunos montos de mpuestos no son vdos a causa
de este redondeo.
Por e|empo, es mposbe egar a monto de 145,50 s usted
est traba|ando con 2 decmaes de precsn y una tasa de
19,6%.
* 121.65 x 1,196 = 145,49
* 121,66 x 1,196 = 145,51
En este caso usted puede modfcar un vaor en as neas en as que se basa e
tota, o e monto tota de mpuestos en a parte nferor zquerda de
formuaro: ambos son edtabes para que usted pueda modfcaros para
a|ustaros a tota.
Cuando os totaes concden usted puede vadar a factura. Open ERP
entonces genera as entradas contabes correspondentes. Usted puede
gestonar estas entradas usando os campos Cuenta en a factura y en cada
nea de factura.
%otas de cr6dito
Ingresar una nota de crdto de un cente es cas dntco a ngresar una
factura de cente. Comence desde e men Contabilidad ,inanciera >
,acturas > Reembolsos a cliente.
De forma smar, ngresar una nota de crdto a un proveedor es o msmo que
hacer una factura a proveedor, usando e men: Contabilidad ,inanciera >
,acturas > Reembolsos a proveedor.
Es fc generar rpdamente una nota de crdto a partr de una factura
exstente. Para hacero, seeccone una factura de un cente o proveedor y
haga cck en Reembolsar actura en a barra de herramentas a a derecha.
Open ERP abre para usted un nuevo formuaro de nota de crdto en e modo
Borrador para que usted pueda modfcara antes de aprobara.
ota. Acreditacin de varias facturas
Usted puede reembosar varas facturas en una soa
operacn. Desde e cente web usted puede ver una sta de
facturas y tdar as opcones a costado de aquas que
quere reembosar. Luego haga cck en a accn
Reembolsar actura de a barra de herramentas de a
derecha.
En e cente Wndows haga una seeccn mtpe de
facturas hacendo cck en Ctrl sobre as neas que quera
seecconar. Luego e|ecute a accn hacendo cck sobre e
cono Acci'n en a barra de conos y seecconado
Reembolsar actura.
Pago de acturas
Open ERP marca a una factura automtcamente como pagada una vez que as
entradas de facturas han sdo sadadas con as entradas de pago. No tene que
marcar as facturas como pagadas usted msmo: Open ERP o hace cuando
usted reconca sus pagos.
Conse6o. Saldar una nota de crHdito
Generamente usted sada as entradas contabes de una
factura con su/s pago/s. Pero usted tambn puede
reconcar una factura con as entradas de a nota de crdto
correspondente, para cancearas mutuamente.
Probabemente usted haya notado e botn de accn Pagar actura en a
barra de herramentas a a derecha de formuaro de factura. Esto e de|a
ngresar pagos y sadar entradas rpdamente. Esta funconadad se usa en
compaas que usan Open ERP como un smpe sstema de facturacn y no
para contabdad tota. Eos codfcan sus pagos manuamente en dferentes
facturas. Usted quz no use esta funconadad s tene toda su contabdad en
Open ERP. Es ms convenente gestonar os pagos de facturas cuando est
ngresando estados bancaros y transaccones de fondos. Esto permte un
me|or contro de as transaccones fnanceras y una mayor fexbdad en reas
como:
Adeantos y pagos parcaes de facturas
Pagos de varas facturas por varos pagos
Contro fno de dferentes fechas mtes en as msmas facturas
Gestn de a|ustes s hay montos dferentes a os de a factura
Entradas contables Entradas contables
Pueden usarse varos mtodos de creacn de entradas contabes. Usted ya ha
vsto cmo una factura crea sus propas entradas, por e|empo.
Esta seccn trata, en orden, de:
Gestn de estados bancaros
Gestn de ca|a
Entradas manuaes en bros daros
Usted ver cmo proceder a ngresar transaccones fnanceras. En Open ERP
usted usa e msmo formuaro para mane|ar estados bancaros que para
mane|ar a ca|a. Los dos tpos de transaccn dferen soamente en e bro
daro que se usa.
.esti'n de estados bancarios
Open ERP provee una herramenta vsua para a gestn de estados bancaros
que smpfca e ngreso de datos a as cuentas. Tan pronto como una entrada
de estado es vadada, Open ERP genera automtcamente a entrada contabe
correspondente. Esto permte que a gente no contabe ngrese transaccones
fnanceras sn preocuparse por cosas como crdtos, dbtos y contrapartes.
Comence creando una nea de estado. Para hacer esto, use e men .esti'n
,inanciera > Entradas > Estados. Esto abre un formuaro de ngreso de
datos para estados.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA P P%&IA %&IA 1;; ) 1;; )#O#AL #O#AL* + 1', ) * + 1', )PA&IA!O PA&IA!O* *
Open ERP sugere automtcamente a referenca de estado (%ombre) y a
,echa desde a nea de estado precedente. Usted puede confgurar su propa
referenca gestonando secuencas en e men Admnstracn.
Luego, usted debe seecconar e 5ibro <iario. Ideamente, cuando usted
confgure su compaa, va a crear por o menos un bro daro para cada
cuenta de banco y otro para a ca|a. Entonces seeccone e que corresponda a
a cuenta de banco cuyo estado est mane|ando.
La moneda que est usando para a nea de estado es a de bro daro
seecconado. La moneda se converte automtcamente en a moneda
prncpa de a compaa cuando usted confrma a entrada, usando as tasas en
efecto a a fecha de entrada (o que sgnfca que usted necestar que se creen
prmero tasas de conversn de moneda vdas).
Open ERP competa automtcamente e baance nca basado en e baance
fna de estado anteror. Usted puede modfcar este vaor y forzar otro. Esto e
permte ngresar estados en e orden que prefera. Tambn, s ha perddo una
pgna de su estado puede ngresar as sguentes nmedatamente sn tener
que esperar por un dupcado desde e banco.
Luego, compete e baance fna, que corresponde a tmo vaor en a cuenta
despus de todas as entradas de estado. Este monto ser e contro para as
operacones antes de aprobar e estado. Despus debe ngresar todas as neas
de estado. Cada nea corresponde a una transaccn bancara.
Ingrese a nea de transaccn.. Cuando escrba e nombre de Asocado, Open
ERP automtcamente e propondr a cuenta correspondente. Open ERP
precompeta e monto tota debdo para e cente o proveedor. ()onto). Esto e
da una smpe ndcacn de pago efectvo. Usted debe ngresar en monto que
aparece en su nea de estado: un sgno negatvo para un retro y un sgno
postvo para un pago en efectvo o depsto.
Cuando a entrada de pago ha sdo hecha es posbe reconcara drectamente
con a entrada contabe para as facturas. Presone a teca Ctrl en e tecado
(necesaro en e cente Web, pero no en e cente Wndows) y presone a teca
,C mentras su cursor est en e campo Reconciliar sobre a nea de pago.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E P PA#ALLA A#ALLA P P%&IA %&IA 1;9 ) 1;9 )#O#AL #O#AL* + 1'' ) * + 1'' )PA&IA!O PA&IA!O* *
Entonces aparece e formuaro de reconcacn. A a derecha encontrar e
monto para e pago. Debe seecconar as facturas pagadas por esta
transaccn (Entradas). Para que pueda reconcar esto e monto de pago debe
corresponder exactamente con uno o varas fechas mte de factura.
/Htodo. Reconciliacin
Hay otros mtodos de reconcacn: desde entradas
contabes, cuando e pago se guarda drectamente sobre
una factura, o usando a herramenta de reconcacn
automtca. Pero s puede, usted debera hacer a
reconcacn cuando est codfcando e pago porque es e
momento en e que usted tene toda a nformacn que
necesta mane|ar para reconcar e pago con a factura
correspondente.
Atencin. Reconciliacin parcial
En Open ERP soo es posbe a reconcacn tota. Para
ngresar un pago parca para una factura, hay varos
mtodos:
* No reconce e monto de ese pago, soo e sado entero.
* Reconce de una vez, pero haga un a|uste contabe en
a cuenta de crdto de asocado. En este caso, a factura
ser marcada como pagada.
S usted ve una dferenca entre e pago y as facturas a reconcar, puede
notar esa dferenca en a segunda parte de formuaro, Cancelar. Usted debe
ndcar entonces qu cuenta debe ser usada para este a|uste. Esta dferenca
se expca generamente por:
prddas y ganancas
dferencas de cambo
descuentos dados por pago rpdo
Cuando a reconcacn est competa, es decr que e pago equvae a a
suma de pagos debdos y os a|ustes, entonces usted puede cerrar e
formuaro de reconcacn.
La operacn de reconcacn es opcona, usted puede hacero ms tarde o
nunca. Sn embargo, hay dos efectos mportantes:
Marcar que as facturas han sdo pagadas.
Prevenr que os montos de pago y os montos de facturas aparezcan en
recordatoros a os centes. A menos que os haya reconcado, e cente
ver estos montos en a carta recordatoro (y no despus de baance ya
que se cancean e uno a otro).
Fnamente, una vez que ha ngresado as neas de su estado bancaro, puede
vadaras. Open ERP genera automtcamente as entradas contabes
correspondentes s e baance cacuado equvae a baance fna ndcado en
e encabezado. Las facturas reconcadas se marcan como pagadas en ese
punto.
Un usuaro con destrezas contabes avanzadas puede ngresar entradas
contabes drectamente en e bro daro de banco. La cuenta resutante es a
msma, pero a operacn es ms compe|a porque usted debe conocer as
cuentas para usara y debe tener domnados os conceptos de crdto y dbto.
.esti'n de ca:a
Para gestonar a ca|a, usted usa e msmo formuaro que antes. A comenzo
de da debe ndcar e monto nca de efectvo en a entrada (sado de
comenzo). En ugar de confrmar a entrada nmedatamente, puede de|ara en
estado Borrador.
Todas as transaccones a o argo de da se ngresan en este estado. Cuando
cerre a ca|a, generamente a fna de da, debe ngresar e monto encontrado
en a msma en e campo $aldo inal. Luego confrme e estado para cerrar e
estado de ca|a de da y generar automtcamente as entradas contabes.
Atencin. 5alidacin del estado
Las entradas contabes se generan soamente cuando e
estado se confrma. Entonces, s e estado tota no ha sdo
aprobado (es decr a fna de da, en e caso de a ca|a
chca), no debera sorprendere s os pagos de asocados no
han sdo deducdos de su cuenta correspondente.
Entrada manual en un libro
Las facturas y os estados producen entradas contabes en os dferentes bros
daros. Pero usted puede guamente crear entradas drectamente en uno de
eos usando os formuaros para ayudarse.
Para hacero, use e sguente men: .esti'n ,inanciera > Entradas >
Entradas en libro. Usted tambn puede usar e men 5ibros abiertos, que
es un ata|o desde os bros daros o os perodos que ya tenen entradas
contabes pero todava no hay sdo cerrados.
Seeccone e bro daro y e perodo contabe. Una ventana se abrr,
permtndoe ngresar a nformacn contabe en una sta edtabe. Despus
puede ngresar os datos de una factura de proveedor.
Como usted recordar, usuamente Open ERP genera estas entradas
automtcamente. S usted no ha creado una factura usted tendr que ngresar
vaores manuamente. Lene esos campos en este orden:
,echa eectiva: fecha de facturacn.
)ovimiento: de|e este campo vaco as Open ERP pueda enaro
automtcamente desde e prxmo nmero en a secuenca para
vadacones de nea.
Re1: referenca desde a factura de proveedor.
Re1 Asociado: asocado en cuestn.
Cuenta: cuenta para a nea de compra (Compra de productos).
%ombre: descrpcn de a nea de factura (Radador de aeacn de
ttano).
Cr6dito: 1196.
Presone a teca Enter en su tecado para vadar esta prmera nea. E prxmo
nmero de a secuenca se asgna a su entrada contabe. Su nea se coorea de
ro|o y toma e estado Borrador. Cuando una nea est en estado borrador no se
refe|a en a contabdad. Open ERP no a vadar hasta que se haga a nea
que a sade (as os montos de crdtos deben sadar os montos de dbto para
ese con|unto de entradas).
Open ERP ahora propone que se ene a nea de sado contabe. S a cuenta
usada (en este caso a cuenta 600) ncuye mpuestos por defecto en esta
defncn Open ERP propone automtcamente mpuestos asocados con e
monto ngresado. En esta etapa usted puede modfcar y vadar esta segunda
nea de a cuenta, o reempazara con otra nformacn ta como una segunda
nea de compra.
Cuando haya ngresado todos os datos de sus neas, Open ERP
automtcamente propone entradas contrapartes, basadas en as entradas de
crdto. S o vada, se hacen concdr as entradas contabes y as neas pasan
de estado Borrador (ro|o) a estado Aberta (negro).
ota. Co3pletar una entrada de saldo
Cuando una entrada contabe se guaa, Open ERP a pasa
automtcamente a estado aberto y se prepara para
ngresar a prxma nformacn.
S usted quere agregar aguna otra nea de sado, puede
ngresar e nmero de a entrada en a nueva nea que est
cargando. En este caso, a nea competa permanece en
Borrador hasta que todo e con|unto se sada en cero.
Proceso de reconciliaci'n
La operacn de reconcacn consste en guaar entradas en dferentes
cuentas para ndcar que stas estn reaconadas. La reconcacn se usa
generamente para:
Iguaar entradas de facturas con pagos para que as facturas se marquen
como pagadas y os centes no recban recordatoros de pago
(reconcacn en una cuenta de cente)
Iguaar depstos y retros con sus respectvos pagos
Iguaas facturas y notas de crdtos para cancearas
Un contador debe evar a cabo una reconcacn sobre una sta de entradas
contabes para que a suma de crdtos guaes a suma de dbtos para as
entradas guaadas. En Open ERP a reconcacn soo puede reazarse en
cuentas que han sdo confguradas como reconcabes (e campo
Reconciliar).
o confundir reconciliacin contable con
reconciliacin de estados bancarios
Es mportante no confundr estos dos trmnos. E prmero
consste en reaconar entradas de cuentas unas con otras,
mentras que e segundo consste en verfcar que su estado
bancaro corresponde con as entradas de esta cuenta en su
sstema contabe.
Hay dferentes mtodos de reconcar as entradas. Usted ya ha vsto a
reconcacn de entradas mentras ngresa datos en una cuenta. Aqu se
descrben as reconcacones automtcas y manuaes.
Reconciliaci'n automtica
Para a reconcacn automtca, e pedr a Open ERP que haga su propa
bsqueda de entradas a reconcar en una sere de cuentas, por o que tratar
de encontrar entradas para cada asocado donde os montos corresponden.
Dependendo de nve de compe|dad que e|a cuando comence a usar a
herramenta, e software podr reconcar desde dos hasta nueve entradas a
msmo tempo. Por e|empo, s eg nve 5, Open ERP reconcar tres
facturas y dos pagos s os montos totaes se corresponden.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E P PA#ALLA A#ALLA P P%&IA %&IA 1;1 ) 1;1 )#O#AL #O#AL*+ 1'8 ) *+ 1'8 )PA&IA!O PA&IA!O* *
Para ncar a herramenta de reconcacn, haga cck en .esti'n
,inanciera > Procesamiento Peri'dico > Reconciliaci'n >
Reconciliaci'n autom!tica. Se abre un formuaro, pdndoe a sguente
nformacn:
Cuenta a reconciliar: puede eegr una, varas o todas as cuentas
reconcabes.
E perodo a tomar en consderacn (Comien3o de per0odo / ,inal de
per0odo).
E Poder de reconciliaci'n (desde 2 hasta 9).
Informacn necesara para e a|uste (detaes de )ovimiento de
Cancelaci'n).
ota. Reconciliacin auto3"tica
Usted puede reconcar:
* Todas as Cuentas a Cobrar, as cuentas de sus centes
de tpo Deudor
* Todas as Cuentas a Pagar, as cuentas de sus
proveedores de tpo Acreedor
La opcn de a|uste e permte reconcar entradas aunque sus montos no sean
exactamente equvaentes. Por e|empo, Open ERP permte que centes
extran|eros cuyas cuentas estn en monedas dferentes tengan una dferenca
de hasta 0,50 undades de moneda y pongan a dferenca en una cuenta de
canceacn.
ota. 5alores por defecto
S usted nca a herramenta de reconcacn automtca
reguarmente, debera confgurar os vaores por defecto
para cada campo presonando a teca Ctrl y usando e cck
derecho (cuando e formuaro est en modo edtar usando
e cente web, o usando e cente Wndows). Esto sgnfca
que usted no tendr que vover a escrbr todos os campos
cada vez.
Reconciliaci'n manual
Para a reconcacn manua, abra as entradas para reconcar una cuenta a
travs de men .esti'n ,inanciera > Procesamiento Peri'dico >
Reconciliaci'n manual. Usted tambn puede ncar a reconcacn manua
desde cuaquer pantaa que muestre entradas contabes.
Seeccone as entradas que quera reconcar. Desde a seeccn, Open ERP
ndca a suma de dbtos y crdtos para as entradas seecconadas. Cuando
stas estn guaadas, puede hacer cck en Reconciliar entradas.
E6e3plo. Caso real de reconciliacin
Suponga que usted ha ngresado detaes de un peddo de cente.
En ese momento se puede preguntar qu hay de extraordnaro en
a cuenta de cente (a sta de facturas no pagadas y pagos no
reconcados). Para vera desde e formuaro de peddo, haga cck
derecho sobre e campo de Asocado y seeccone a vsta A pagar y
a Cobrar. Open ERP abre una sta de entradas contabes no
reconcadas.
CAP#$RA !E PA#ALLA P%&IA 1;1
Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas ms tarde
de 1900 con a msma referenca. Usted puede seecconar as dos
neas en esa vsta. E tota a fna de a pgna muestra que e
monto de crdto guaa a monto de dbto para a nea
seecconada. Haga cck en Reconciliar entradas para reconcar
as dos neas.
Despus de esto, estas neas no puede ser seecconadas y no
aparecern cuando as entradas se sten otra vez. S hay aguna
dferenca entre as dos entradas, Open ERP e sugerr que haga
un a|uste. Este a|uste es una entrada compensadora que permte
una reconcacn competa. De todos modos, usted debe
especfcar e bro daro y a cuenta a ser usados para e a|uste.
Por e|empo, s usted quere reconcar as sguentes entradas:
Entradas para reconciliacin
Fec2a RefK !escripci
n
Cuenta !Hbito CrHdito
12 Mayo 08 FAC23 Aquer
auto
4010 544,50
25 Mayo 08 FAC44 Seguro de
auto
4010 100,00
31 Mayo 08 PAY01 Facturas 23,
44
4010 644,00
En a reconcacn, Open ERP muestra una dferenca de 0,50. En esta etapa
usted tene dos posbdades:
No reconcar, y e cente recbe una soctud por 0,50.
Reconcar y aceptar un a|uste de 0,50 que se tomar drectamente de a
cuenta P&L.
Open ERP genera automtcamente a sguente cuenta:
Cuenta de Cancelacin
Fec2a Referencia !escripci
n
Cuenta !Hbito CrHdito
03 |uno 08 A|001 A|uste:
prddas y
benefcos
4010 0,50
03 |uno 08 A|001 A|uste:
prddas y
benefcos
xxx 0,50
Las dos facturas y e pago sern reconcados en a prmera nea de a|uste. Las
dos facturas sern marcadas automtcamente como pagadas.
&estin de pagos &estin de pagos
Open ERP e brnda formuaros para preparar, vadar y e|ecutar rdenes de
pago. Esto e permte gestonar asuntos como:
1. Pagos provstos en varas fechas mtes
2. Fechas automtcas de pago
3. Separacn de preparacn de pagos y aprobacn de pagos en su
compaa
4. Preparacn de una orden durante a semana contenendo varos pagos, y
posteror creacn de un archvo de pago a fna de a semana.
5. Creacn de un archvo para pago eectrnco que pueda ser envado a un
banco para su e|ecucn.
6. Dvsn de pagos dependendo de os sados dsponbes en sus varas
cuentas de banco.
Proceso para la gesti'n de 'rdenes de pago
Para usar a herramenta para gestonar pagos prmero debe nstaar e mduo
account_payment, que es parte de nceo de sstema de Open ERP.
E workfow para a gestn de pago es e sguente:
E ESB$E/A SB$E/A P P%&IA %&IA 1;4 1;4
E sstema e permte ngresar una sere de pagos a reazar desde sus dversas
cuentas bancaras. Una vez que os dferentes pagos han sdo regstrados,
usted puede vadar as rdenes de pago. Durante a vadacn usted puede
modfcar y aprobar as rdenes de pago, envando a orden a banco para a
transferenca eectrnca de fondos o soo mprmr cheques como desee.
Por e|empo, s tene que pagar una factura de proveedor para un monto
grande, usted puede dvdr os pagos entre varas cuentas bancaras de
acuerdo a su sado dsponbe. Para hacer esto, usted puede preparar varas
rdenes en borrador y vadaras una vez que est satsfecho con a dvsn de
pagos.
Este proceso puede ser agendado reguarmente. En agunas compaas, una
orden de pago se mantene en estado Borrador y os pagos se agregan a a
sta borrador cada da. A fna de a semana es a tarea de un contador
traba|ar en todas as rdenes de pago en espera.
Una vez que a orden de pago est confrmada, todava hay un paso de
vadacn que un contador debe reazar. Usted puede magnar que esas
rdenes seran preparadas por un admnstratvo de cuenta, y uego aprobada
por un gerente para segur adeante con e pago.
$n paso 3"s le6os. Flu6o de traba6o de pago
Un fu|o de traba|o de Open ERP est asocado con cada
orden de pago. Para ver una vsuazacn de eo, tendr
que usar e cente web. Seeccone una orden de pago y
haga cck en E/tensiones > "mprimir lu:o de traba:o
desde e men en a parte superor.
Usted puede ntegrar regas ms compe|as para gestonar
rdenes de pago adaptando e fu|o de traba|o. Por e|empo,
en agunas compaas os pagos deben ser aprobados por
un gerente ba|o certo fu|o de fondos o condcones de mte
de vaores.
E ESB$E/A SB$E/A P P%&IA %&IA 1;, 1;,
Cuando e gerente de cuentas vada e documento, Open ERP genera un
regstro de banca con todas as rdenes de pago. Usted puede entonces envar
e archvo a travs de su conexn eectrnca con su banco para e|ecutar todos
sus pagos.
En negocos pequeos, generamente es a msma persona a que ngresa as
rdenes de pago y a que as vada. En ese caso usted debe soamente hacer
cck en os dos botones, uno despus de otro, para confrmar e pago.
Preparaci'n y e:ecuci'n de 'rdenes
Para cargar una orden de pago, use e men .esti'n ,inanciera > Pago >
Drdenes de pago.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E PA#ALLA PA#ALLA P P%&IA %&IA 1;; 1;;
Open ERP entonces sugere un nmero de referenca para su orden de pago.
Como es habtua, usted puede cambar e punto de partda para esta
secuenca desde e men Administraci'n.
Luego usted tene que eegr uno de os varos medos de pago dsponbes para
su compaa. stos tenen que ser confgurados cuando usted confgure e
sstema contabe usando os mens .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n >
8ipo de pago y .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n > )odo de pago.
Agunos e|empos:
Cheques
Transferencas bancaras
Tar|eta Vsa sobre una cuenta FORTIS
Ca|a chca
Luego debe ndcar a ,echa preerida para e pago:
,echa l0mite: cada operacn ser efectuada en a fecha mte de a
factura
<irectamente: as operacones ser efectuadas cuando as rdenes se
vaden.
,echa acordada: usted debe especfcar una fecha de pago efectvo en
e campo ,echa estipulada que sgue.
Esta fecha es partcuarmente mportante para a preparacn de transferencas
eectrncas porque as nterfaces bancaras e permten seecconar una futura
fecha de e|ecucn. Entonces para confgurar su Open ERP de forma ms fc
usted puede eegr pagar todas sus facturas automtcamente en a fecha
mte.
Luego usted debe seecconar as facturas a pagar. stas pueden ngresarse
manuamente en e campo 50nea de pago, pero es ms fc agregaras
automtcamente. Para eo, haga cck en Agregar l0neas de pago y Open
ERP propondr neas con fechas mtes de pago. Para cada fecha mte usted
podr ver:
La ,echa eectiva de a factura
La referenca Re1 y a descrpcn de a factura, %ombre
La fecha mte para a factura
E monto a pagar en a moneda por defecto de a compaa
E monto a pagar en a moneda de a factura
Usted puedo entonces aceptar e pago propuesto por Open ERP o seecconar
as entradas que pagar o no pagar de esa orden. Open ERP e da toda a
nformacn necesara para hacer una decsn de pago para cada tem de a
nea:
Cuenta
Cuenta de banco de proveedor
Monto que ser pagado
Monto a pagar
E proveedor
Monto tota debdo a proveedor
Fecha mte
Fecha de creacn
Usted puede modfcar os tres prmeros campos de cada nea: a cuenta, a
cuenta de banco de proveedor y e monto que pagar. Este arrego es muy
prctco porque e brnda competa vsbdad de todas as deudas comercaes
a pagar de su compaa. Usted puede pagar soo una parte de a factura, por
e|empo, y cuando prepare su prxma orden de pago, Open ERP
automtcamente e sugerr e pago de remanente debdo.
Cuando e pago haya sdo preparado correctamente, haga cck en Conirmar.
E pago entonces camba a estado Aberto y aparece un nuevo botn que puede
ser usado para ncar e proceso de pago. Dependendo de mtodo de pago
eegdo, Open ERP provee un archvo contenendo todas as rdenes de pago.
Usted puede envar esto a banco para hacer as transferencas de pago.
En futuras versones de Open ERP, se espera que e sstema sea capaz de
preparar e mprmr cheques.
An"lisis Financiero An"lisis Financiero
Este captuo est dedcado a a carga mpostva estabecda por ey y os
reportes fnanceros de Open ERP. Ya sea que neceste reportes acerca de
proveedores y centes, o ben decaracones para varos propstos egaes,
Open ERP e permte evar a cabo un ampo rango de anss paramtrcos de
a saud fnancera de su compaa.
S quere anazar a saud genera de su empresa o revsar e estatus de una
Cuenta por Cobrar en detae, as cuentas de su compaa son e ugar para
defnr sus ndcadores de negocos.
Para evare a stuacn ms acertada de su compaa, os dferentes reportes
contabes de Open ERP son fexbes, y os resutados se cacuan en tempo
rea. Esto e permte automatzar accones recurrentes y cambar sus
operacones rpdamente cuando hay un probema genera de a empresa
(como una cada marcada de os fondos, o as cuentas por cobrar escaando
demasado) o ben un probema oca (un cente que no ha pagado o gastos
excesvos en e presupuesto de un proyecto).
Este captuo descrbe os varados reportes y decaracones fnanceras
provstas por e mduo contabe de Open ERP. Tambn resea cmo Open ERP
mane|a os mpuestos de compras y ventas, y e reporte de mpuestos.
&estin de cuentas a pagar + acreedores 0 cuentas por &estin de cuentas a pagar + acreedores 0 cuentas por
cobrar +deudores cobrar +deudores
Open ERP provee numerosas herramentas para a gestn de cuentas de
centes y proveedores. Usted ver:
Anss fnancero de asocados, para entender os reportes que e
permten evar a cabo un anss de todos sus asocados.
Recordatoros mutnve, un sstema automtco para preparar cartas o
correos eectrncos cuando as facturas permanezcan mpagas.
Anss detaado de asocados ndvduaes.
An!lisis inanciero de asociados
Cuando os membros de su departamento de cuentas se conectan a sstema
de Open ERP, se encuentran nmedatamente con e 8ablero de Control
Contable. Por defecto, contene un grfco t para anazar cuentas por
cobrar. Para tener acceso, nstae e mduo board_acount. Luego mreo usando
e men 8ableros de Control > Contabilidad > 8ablero de Control
Contable.
# #A=LERO A=LERO !E !E CO#ROL CO#ROL CO#A=LE CO#A=LE
En e tabero de contro, e grfco a a derecha amado Cuentas por cobrar
acumuladas representa sus cuentas pendentes semana por semana. Esto e
da un vstazo de monto acumuado de sus deudores por semana.
Todos os grfcos de Open ERP son dnmcos. As, por e|empo, usted puede
ftrar a nformacn hacendo cck sobre #oom y uego ,iltrar en e
formuaro de bsqueda. O so hacer cck en #oom para abrr una ventana
ms grande para un grfco, uego hacer cck en Buscar para mostraro en
una vsta de sta.
Para obtener un reporte ms detaado de baance a o argo acumuado (en
orden por fecha pasada) use e men ,inan3as > Contabilidad > Reportes
> Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado.
= =ALACE ALACE AC$/$LA!O AC$/$LA!O E E $ $ PERJO!O PERJO!O !E !E 4- 4- !JAS !JAS
Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta e nombre de a compaa, e
perodo fsca y e tamao de ntervao a ser anazado (en das). Luego Open
ERP cacua una taba de baance de crdto por perodo. S usted socta un
ntervao de 30 das, Open ERP genera un anss de acreedores por e mes
pasado, os dos meses pasados y as sucesvamente.
Para un anss por asocado usted puede usar e baance de asocado que
obtene a travs de men .esti'n ,inanciera > Reportes > Cuentas de
Asociado > Balance de Asociado. E sstema entonces provee un reporte en
PDF contenendo una nea por asocado representando e baance de crdto
acumuado.
= =ALACES ALACES !E !E ASOCIA!OS ASOCIA!OS
S quere nformacn detaada acerca de un asocado usted puede usar os
Lbros de Asocados a os que ega a travs de men .esti'n ,inanciera >
Reportes > Cuentas de Asociados > 5ibro de Asociado.
L LI=RO I=RO !E !E A ASOCIA!O SOCIA!O
Fnamente, puede mrar entradas contabes ndvduaes en a bsqueda de
nformacn t. Para buscar entradas contabes:
por bro, a travs de men .esti'n ,inanciera > Entradas >
Entradas por libro
por cuenta, a travs de men .esti'n ,inanciera > Planes > Planes
de cuentas y haga dobe cck en a cuenta correspondente
hacendo una bsqueda goba, a travs de men .esti'n ,inanciera
> Entradas > Buscar entradas
por asocado, hacendo cck derecho sobre e campo de asocado en
agn formuaro que o muestre, o usando os botones a a derecha de
formuaro de asocado.
5enta6a. EPportar entradas
Es muy t recordar que usted puede exportar todo tpo de
recursos en Open ERP. Desde e cente web necesta
navegar a una sta de bsqueda para e recurso, uego
hacer cck en e enace E/portar en a parte nferor
zquerda de a sta. Desde e cente Wndows use e men
,ormulario > E/portar. Esto e permte hacer fcmente
su propo anss en Mcrosoft Exce o en OpenOffce.org
Cac, exportando entradas contabes.
)*ltiples pasos de seguimiento
Para automatzar a gestn de segumento (recordatoros) usted debe nstaar
e mduo account_foowup. ste se nstaa automtcamente como parte de
perf contabe, pero no es parte de otros perfes.
Una vez que e mduo est nstaado confgure sus nvees de segumento
usando e men .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n > 86rminos de pago
> $eguimientos.
Los nvees de segumento son reatvos a a fecha de creacn de una factura
y no a a fecha de vencmento. Esto e permte estabecer condcones de pago
taes como 'pagabes en 21 das' y envar un mensa|e a os 30 das, o o
recproco.
Por cada nve usted debera defnr e nmero de das y crear una nota que
ser automtcamente agregada a a carta recordatoro. La secuenca
determna e orden de nve en orden ascendente.
E6e3plo de Configuracin de iveles de Segui3iento
Secuencia ivel !:as !escripcin
1 Nve 1 30 das netos Prmer recordatoro de pago
( Nve 2 40 das netos Segundo recordatoro de pago
4 Nve 3 60 das desde fn
de mes
Notfcar
Usted puede envar sus recordatoros por carta o correo eectrnco con e
men .esti'n ,inanciera > )ane:o peri'dico > Enviar seguimientos.
F FOR/$LARIO OR/$LARIO PARA PARA LA LA PREPARACIM PREPARACIM !E !E CAR#AS CAR#AS !E !E SE&$I/IE#O SE&$I/IE#O
Open ERP e presenta una sta de asocados a quenes mandar recordatoros
de pago, a cua puede modfcar antes de empezar con e procedmento. En a
segunda pestaa de formuaro usted puede proveer a nformacn que
envar en e recordatoro.
Luego, e sstema e da un reporte en PDF con todos os recordatoros para
cada asocado. Cada carta est escrta en e engua|e de asocado (s esto est
dsponbe) y entonces usted puede tener cartas en varos domas en e msmo
PDF en varas pgnas.
Para anazar a fecha de vencmento de centes o proveedores antes de
empezar e procedmento de recordatoro, use os submens de .esti'n
,inanciera > Procesamiento peri'dico >Enviar seguimientos:
Entradas a cobrar
Entradas a pagar
As usted obtene a sta de entradas no concadas en cuentas de tpo A pagar
y Por Cobrar. Usted puede entonces modfcar a fecha y e tmo segumento
y e nve de recordatoro de cada entrada.
Para obtener un reporte detaado por asocado, use e men .esti'n
,inanciera > Reportes > $eguimientos.
Los dferentes reportes son pantaas de Open ERP cscas, as usted puede
ftraras y exporar os eementos en detae.
P PA#ALLA A#ALLA B$E B$E RES$/E RES$/E LOS LOS SE&$I/IE#OS SE&$I/IE#OS
$ituaci'n del Asociado
En e uso daro de Open ERP, un gerente senor frecuentemente tendr que
buscar rpdamente nformacn fnancera entre os datos de asocado. Para
esto, puede usar os botones a a derecha de formuaro cuando abra un
formuaro de asocado, para r drectamente a:
una carta recordatoro desde e botn Reporte de Pagos =encidos,
a sta de ,acturas abiertas,
un ata|o a 8odas las entradas contables,
as soctudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,
un ata|o a as A pagar y Por cobrar no concadas.
Estos enaces tambn estn dsponbes a hacer cck derecho sobre un campo
de asocado en cuaquer formuaro.
E reporte Pagos vencidos produce un documento PDF e cua es usado para
segumento pero no modfca nnguna de as entradas contabes de asocado.
Su uso no ncrementa e nve de segumento, por o que puede usarse
repetdamente sn nngn probema.
En Open ERP puede buscar un asocado sobre a base de vaor de su deuda.
Entonces, s busca os asocados con un monto de crdto entre 1 y 999999999,
obtendr a sta de asocados que tenen pagos pendentes. Usted puede
seecconar toda a sta e mprmr cartas de segumento para todos eos.
A a derecha de formuaro de asocado hay un ata|o a ,acturas abertas. Este
enace ncuye todas as facturas defndas en e sstema, a saber:
Facturas de centes
Facturas de proveedores
Notas de crdto
Notas de crdto de os proveedores
Conse6o. Recordatorios desde entradas contables
Las compaas que no tenen regstros computarzados
tenen a rastrear os pagos desde facturas y papees, y no
desde una cuenta de asocado forma.
Sn embargo, es me|or crear cartas de recordatoro desde as
cuentas a cobrar de un asocado que desde facturas sn
pagar. Usando e sstema Open ERP usted puede tomar
cuenta fcmente de todos os adeantos, pagos no
concados, notas de crdto y pagos de crdto.
Entonces, es me|or envar una carta basada en as entradas
contabes de facturas y pagos no concados, que desde una
sta de facturas sn pagar.
En os enaces que aparecen en e formuaro de asocado, dos botones
permten a apertura de entradas contabes de asocado:
8odas las entradas contables
Por cobrar y A pagar
E prmer botn es t para obtener un anss hstrco de cente o
proveedor. Usted puede tener nformacn acerca de temas mportantes como
voumen de ventas y demoras en os pagos. E segundo botn es un ftro que
muestra so os crdtos y dbtos abertos para e asocado.
Fnamente, tenga presente que todas as funcones sobre e formuaro de
asocados son accesbes desde cuaquer documento de Open ERP hacendo
cck derecho sobre un campo de Asocado. Esto es extremadamente t para
tener acceso rpdo a a nformacn desde cuaquer pantaa.
Cuentas e I3puestos establecidos por le0 Cuentas e I3puestos establecidos por le0
Esta seccn trata acerca de cuentas e mpuestos que son obgatoros
egamente:
a estructura de mpuestos provsta por Open ERP,
os bros mayores contabes,
e baance contabe (usado para producr a decaracn de ngresos y a
ho|a de baance),
os dferentes bros daros (generamente, centrazados y detaados),
a decaracn de mpuestos.
"mpuestos
Usted puede ad|untar mpuestos a as transaccones fnanceras para poder:
agregar mpuestos a monto que paga o es pagado
reportar sobre os mpuestos en varas categoras que usted debera
pagar a as autordades fscaes
rastrear mpuestos en sus cuentas generaes
gestonar e pago y reemboso de mpuestos usando e msmo
mecansmo que Open ERP usa para otras transaccones monetaras.
Ya que a estructura detaada de mpuestos es un mecansmo para evar a
cabo potcas gubernamentaes, y a recaudacn de mpuestos es tan crtca
para sus autordades fscaes, os requermentos y os reportes mpostvos
pueden ser compe|os. Open ERP tene un mecansmo fexbe para admnstrar
os mpuestos que puede ser confgurada a travs de su nterfaz grfca de
usuaro o a travs de mecansmos de mportacn de datos para a|ustarse a os
requermentos de as muchas |ursdccones mpostvas.
E mecansmo mpostvo puede ser usado adems para gestonar otras
transaccones fnanceras smares, taes como regaas a autores basadas en
e vaor de as transaccones a travs de una cuenta.
)onfiguraci'n de una estructura impositi!a
En e sstema de mpuestos de Open ERP, estn nvoucrados tres ob|etos
prncpaes:
un Caso de "mpuesto (o C'digo de "mpuesto), usado para reportes
mpostvos, que puede confgurarse en una estructura |errquca para
que mtpes cdgos de mpuestos puedan organzarse en rboes de a
msma manera que un Pan de Cuentas.
un "mpuesto, e ob|eto mpostvo bsco que contene as regas para
cacuar e mpuesto sobre a transaccn fnancera se ad|unta y est
vncuado a as Cuentas Generaes y a os Casos de Impuestos. Un
mpuesto puede contener mtpes mpuestos h|os y basar su ccuo en
aqueos mpuestos ms que en a transaccn base, proveyendo una
fexbdad consderabe. Cada mpuesto pertenece a un .rupo de
"mpuestos (actuamente soo IVA u Otro).
as Cuentas .enerales que regstran os mpuestos debdos y pagados.
Ya que as cuentas generaes se dscuten en otra parte de este manua y
no son especfcas para mpuestos, no sern detaadas en esta seccn.
Usted puede ad|untar a os productos cero o ms "mpuesto a Proveedor o
"mpuesto a Cliente, para poder contabzar por separado os mpuestos de
compra y venta (o IVA de sada o de ngreso). Como usted puede ad|untar ms
de un mpuesto, puede gestonar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado
de un Impuesto Eco sobre e msmo producto.
Tambn puede ad|untar un "mpuesto por deecto a un asocado, o que
reempaza a cuaquer mpuesto pertenecente a msmo Grupo de Impuestos
que pueda haber sdo defndo para un producto.
Entonces usted puede defnr un E/ento de "mpuestos en e grupo IVA y
asgnaro a asocados que decaren hacer cardad. Todos as ventas de
productos a una cardad estaran exentas de IVA an cuando os productos
msmos even varas tasas de mpuestos, pero mpuestos no IVA todava
pueden ser apcados.
)asos de &mpuestos
Los Casos de Impuestos tambn se conocen en Open ERP como Cdgos de
Impuestos. Se usan para reportes de mpuestos, y pueden estabecerse en una
estructura |errquca para formar rboes de a msma forma que un Pan de
Cuentas.
Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use e men .esti'n ,inanciera >
Coniguraci'n > "mpuestos > C'digos de "mpuestos. Usted debe defnr
os sguentes campos:
%ombre del C'digo de "mpuesto: un nombre nco requerdo para
dentfcar e caso.
Compa70a: un enace requerdo que ad|unta e caso a una compaa
especfca, ta como a Compaa Prncpa.
C'digo de Caso: un cdgo corto para e caso.
C'digo Padre: un enace a un Caso de Impuesto Padre que forma a
base de a estructura de rbo como un Pan de Cuentas.
$igno para la cuenta madre: e|a 1.00 para agregar e tota a a
cuenta madre o -1.00 para restaro.
<escripci'n: un campo de texto bre para propstos de
documentacn.
Usted tambn puede ver dos campos de soo-ectura:
8otal del A7o: una cfra nca mostrando e tota acumuado en este
caso para e ao fnancero.
8otal del Per0odo: una cfra nca mostrando e tota acumuado para e
perodo fnancero actua (ta vez 1 mes o 3 meses).
Usted probabemente necestar crear dos casos de mpuestos para cada tasa
de mpuesto que deba defnr, uno para e mpuesto msmo y otro para e
monto de a factura sobre e que se basa e mpuesto. Y crear casos de
mpuesto que no vncuar a Ob|etos de Impuesto (smar a os tpos de Vsta de
Cuenta Genera) soo para organzar a estructura de rbo.
Para ver a estructura que ha construdo usted puede usar e men .esti'n
,inanciera > Procesamiento peri'dico > "mpuestos. Esta vsta de rbo
refe|a a estructura de os Casos de Impuestos y muestra a stuacn
mpostva actua.
Ob/etos de &mpuestos
Los ob|etos de mpuestos cacuan e mpuesto sobre as transaccones
fnanceras a as que estn ad|untados, y se enazan a as Cuentas Generaes y
a os Casos de Impuestos.
Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use e men .esti'n ,inanciera >
Coniguraci'n > "mpuestos > "mpuestos. Usted debe defnr os sguentes
campos:
%ombre de "mpuesto: un nco nombre requerdo para este mpuesto
(ta como IVA 21%).
Compa70a: un enace requerdo a una compaa asocada con e
mpuesto, ta como a Compaa Prncpa.
.rupo "mpositivo: IVA u Otro, usado para determnar cues mpuestos
sobre productos pueden ser susttudos por mpuestos sobre asocados.
8ipo de "mpuesto: un campo requerdo ndcando cmo cacuar e
mpuesto: Porcenta|e, F|o, Nnguno o Cdgo Phyton (e tmo es encontrado en
e campo C'mputo de c'digo en a pestaa C'mputos especiales).
8ipo Aplicable: un campo requerdo que ndca s e monto base debera
ser usado sn camba (cuando e vaor es verdadero) o s debera ser
procesado por e Cdgo Phyton en e campo C'digo Aplicable en a
pestaa C'mputos especiales cuando e vaor es Cdgo).
)onto: un campo requerdo cuyo sgnfcado depende de Tpo de
Impuesto, sendo un mutpcador sobre e monto base cuando e 8ipo
de "mpuesto es Porcenta|e, y un monto f|o cuando e 8ipo de "mpuesto
es F|o.
"ncluir en el monto base: cuando est tdado, e mpuesto se agrega
a monto base y no se muestra separadamente.
<ominio: so se usa en desarroos especaes, no en e sstema nceo
de Open ERP.
Cuenta de "mpuesto de ,actura: una Cuenta Genera usada para
regstrar montos de mpuestos facturados, a que puede ser a msma
para varos mpuestos o dvdrse para que cada mpuesto est asgnado
a una cuenta.
Cuenta de Reembolso de "mpuesto: una Cuenta Genera usada para
regstrar reembosos de mpuestos facturados, a que puede ser a msma
que a Cuenta de Impuestos de Factura o, en agunas |ursdccones
mpostvas, deben estar separados.
"mpuestos sobre +i:os: cuando est tdada, e ccuo de mpuesto se
apca a a sada desde otros ccuos de mpuestos especfcados en a
Cuenta de "mpuestos +i:os (as usted tene mpuestos sobre
mpuestos), de otro modo e ccuo se apca sobre e monto base sobre
a transaccn.
Cuenta de "mpuestos +i:os: otras cuentas mpostvas que pueden ser
usadas para proveer a cfra para e mpuesto.
ota. $sando I3puestos Di6os
Usted puede usar mpuestos h|os cuando tene una
stuacn mpostva compe|a que usted quere esconder a
sus usuaros fnaes. Por e|empo, usted podra defnr un
producto de gastos de kometra|e con un mpuesto
compuesto formado por dos mpuestos h|os, un eemento
prvado no recamabe y un eemento mpostvo recamabe.
Cuando su persona venga a recamar e kometra|e, no
necestan saber acerca de este mpuesto, pero e mpacto
contabe de su recamo ser automtcamente gestonado
por Open ERP.
Los campos arrba apcan os mpuestos que usted especfca y os regstran en
as cuentas generaes pero no e proveen documentacn que sus autordades
fscaes puedan necestar. Para esto, use a pestaa de Decaracn de
Impuestos para defnr qu Casos de Impuestos deberan ser usados para este
mpuesto:
,acturas> C'digo base: caso de mpuesto para regstrar e monto
facturado sobre e que se basa e mpuesto.
,acturas> C'digo de "mpuesto: caso de mpuesto para regstrar e
monto de mpuesto facturado.
,acturas Reembolsadas> C'digo base: caso de mpuesto para
regstrar e monto de a factura de reemboso en e que se basa e
mpuesto.
,acturas Reembolsadas>C'digo de "mpuesto: caso de mpuesto para
regstrar e monto de mpuesto de a factura de reemboso.
0so de &mpuestos sobre Productos, (sociados, Proyectos y )uentas
Cuando usted ha creado una estructura de mpuestos consstente en Casos de
Impuestos y Ob|etos de Impuestos, usted puede usar os mpuestos en sus
varados ob|etos de negocos para que as transaccones fnanceras puedan ser
asocadas con mpuestos y cargos smares a mpuestos.
Conse6o. Clientes 3inoristas
Cuando e vende a usuaros fnaes ms que a negocos,
usted querra (o aguen podra pedre) mostrar precos que
ncuyan mpuestos en sus documentos de facturacn ms
que un preco que tenga e preco ms e mpuesto.
Para hacero en Open ERP, so nstae e mduo
account_tax_ncude. A cada factura se e da un nuevo campo
)6todo de Precio, en e cua usted ege Impuesto ncudo o
Impuesto excudo. Los precos se vsuazan entonces
apropadamente.
Usted puede asgnar un mpuesto a un asocado para que ste nvade
cuaquer mpuesto defndo en un Producto. Usted hara esto, por e|empo, s
un asocado es una obra de cardad y paga un IVA o un Impuesto de ventas
ms ba|o o ncuso cero en sus compras. Asumendo que usted tene un IVA o
mpuesto de venta para obras de cardad apropado en e .rupo de
"mpuestos IVA,use e men Asociados > Asociados para abrr y edtar un
formuaro de un Asocado de obra de cardad, y entonces:
seeccone a pestaa Propiedades
estabezca e "mpuesto por deecto para e mpuesto IVA para Cardad.
Usted puede asgnar mtpes mpuestos a un Producto. Asumendo que ha
confgurado os mpuestos apropados, use e men Productos > Productos
para abrr y edtar una defncn de Producto, entonces:
seeccone uno o ms "mpuestos de Cliente para cuaquer producto
que usted pueda vender, e que pueda ncur un Impuesto de Ventas o IVA de
sada, y un Impuesto ECO de ventas,
seeccone uno o ms "mpuestos de Proveedor para cuaquer
producto que usted pueda comprar, e que pueda ncur un Impuesto de
Compras o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras.
Generamente. cuando usted hace una compra o venta, os mpuestos
asgnados a producto se usan para cacuar os mpuestos que debe o que e
deben. Pero cuando hace una transaccn con un asocado que tene defndo
un "mpuesto por deecto, por e|empo una venta a una obra de cardad con
Impuestos para cardad, ese mpuesto ser usado en ugar de otros mpuestos de
Producto en e msmo grupo, en este caso reempazando e Impuesto de Ventas o
IVA de sada estndar.
Usted tambn puede asgnar mtpes mpuestos a un Proyecto, as as
facturas de Proyecto evan una tasa apropada de mpuestos (a facturacn de
proyectos se ver en detae ms adeante).
$n paso 3"s all". Regiones I3positivas
E mduo de tercera parte mport_export puede ser usado
para extender e sstema de mpuestos de Open ERP, para
que usted pueda asgnar mpuestos a dferentes cuentas
dependendo de a ubcacn de Asocado. A ste se e da
una nueva -bicaci'n de Asociado, que puede ser Loca,
Sudamrca o Afuera, as os mpuestos y bases mpostvas
puedan ser canazadas a dferentes cuentas.
Este mduo podra ser a base de una contabdad
mpostva basada en a ubcacn ms ambcosa.
Usted puede asgnar mtpes mpuestos a una cuenta para que cuando usted
transfera dnero a travs de a cuenta pueda atraer un monto de mpuesto. En
este caso, este 'mpuesto' puede no ser un mpuesto egamente requerdo,
pero s ago parecdo, como regaas por derechos de autor o comsn por
ventas.
5os libros mayores y la ho:a de balance
Para mprmr e baance de cuentas o os bros mayores usted debera r a
Pan de Cuentas. Para hacero, vaya a men .esti'n ,inanciera > Planes >
Planes de Cuentas.
Seeccone e perodo contabe en e que est nteresado y haga cck en Abrir
Planes, uego seeccone una o varas cuentas para anss hacendo cck y
resatando a o as neas apropadas. Haga cck sobre e botn "mprimir y
Open ERP e pedr seecconar ya sea e 5ibro )ayor .eneral, e Balance
de Cuenta o un Control Anal0tico. S usted seeccona una cuenta que tene
subcuentas en a |erarqua, usted puede automtcamente anazar a cuenta y
sus cuentas h|as.
5enta6a. =alance Si3ulado
Cuando usted est mprmendo baances de cuenta, s usted
tene nstaado e mduo account_smuaton, Open ERP e
preguntar qu nve de smuacn desea e|ecutar.
Los resutados vararn dependendo de nve seecconado.
Usted puede, por e|empo, mprmr e baance dependendo
de varos mtodos de amortzacn. Ms generamente e
permte hacer anss usando ms nvees de smuacn
que os que usted esperara.
A momento de escrbr este bro, un nuevo mduo est en os estados fnaes
de desarroo para Open ERP, account_reportng. Est sendo desarroado para
permtr e uso de reportes confgurabes para ho|as de baance o decaracones
de ganancas en formatos requerdos egamente.
5os libros
Para obtener os dferentes bros daros, use e men .esti'n ,inanciera >
Reportes > "mprimir libros1
#er3inolog:a. Libros
Note que hay dferentes tpos de bros en Open ERP:
* Lbros de cuentas (detaados en este captuo)
* Lbros de compras (para dstrbucn de provsones
provstas o en certas fechas)
* Lbros de ventas (casfcando ventas por su tpo de
transaccn)
* Lbros de facturacn (para casfcar ventas por
modo de facturacn: dara/ semana/ mensua) y
automatzacn de as tareas.
Para obtener estos dferentes bros, nstae os mduos sae_|ourna y
purchase_|ourna. Luego seeccone uno o varos bros daros y haga cck en
"mprimir. Open ERP e propone entonces os tres sguentes reportes:
Entradas contabes detaadas
Lbro genera
Lbro agrupado por cuenta
I I/PRI/IE!O /PRI/IE!O $ $ LI=RO LI=RO !IARIO !IARIO
<eclaraci'n de "mpuestos
La nformacn requerda para una decaracn de mpuestos se genera
automtcamente por Open ERP a partr de as facturas. En a seccn sobre a
facturacn usted habr vsto que puede obtener detaes de a nformacn
mpostva desde e rea nferor zquerda de una factura.
Usted puede tambn obtener nformacn sobre as entradas contabes en as
coumnas de a derecha.
Open ERP mantene un cuadro de mpuestos a que ega desde e men
.esti'n ,inanciera > Procesamiento peri'dico > "mpuestos. La
estructura de cuadro es para cacuar a decaracn de mpuesto pero tambn
todos os otros mpuestos pueden ser cacuados.
E ECE/PLO CE/PLO !E !E $A $A !ECLARACIM !ECLARACIM !E !E I/P$ES#OS I/P$ES#OS
E cuadro de mpuesto representa e monto de cada rea en a decaracn de
mpuestos de su pas. Est representado en una estructura |errquca que e
permte ver e detae soo de o que e nteresa y ocuta os subtotaes menos
nteresantes. Esta estructura puede ser aterada como o desee para a|ustarse
a sus necesdades.
Usted puede crear varos cuadros de mpuestos s su compaa est su|eta a
cuentas de dferentes tpos de mpuestos o smares, taes como derechos de
autor. Cada entrada contabe puede ser vncuada a una de as cuentas de
mpuestos. Esta asocacn se hace automtcamente por os mpuestos que
han sdo confgurados prevamente en as neas de factura.
5enta6a. !eclaracin de i3puestos
Agn software contabe gestona a decaracn de
mpuestos en una cuenta genera dedcada. La decaracn
entonces est mtada a baance en e perodo especfcado.
En Open ERP usted puede crear un cuadro de mpuestos
ndependente, o que tene varas venta|as:
* es posbe asgnar soo una parte de a transaccn
de mpuesto
* no es necesaro gestonar varas cuentas generaes
dferentes dependendo de tpo de venta o tpo de mpuesto
* puede reestructurar su cuadro de mpuestos como o
desee.
En cuaquer momento usted puede controar su cuadro de mpuestos para un
perodo dado usando e sguente reporte: .esti'n ,inanciera > Reportes >
Reportes de "mpuestos.
Esta nformacn se actuaza en tempo rea. Esto es muy t porque e
permte prever en cuaquer momento e mpuesto que debe a comenzo y a
fna de mes o cuatrmestre.
Adems, para su decaracn de mpuesto usted puede hacer cck en una de
as cuentas de mpuestos para nvestgar as entradas detaadas que
componen e monto tota. Esto e ayuda a buscar errores cuando ha codfcado
una factura con mpuesto competo donde debera haber cero mpuesto para
una obra de cardad.
En agunos pases, e mpuesto puede cacuarse sobre a base de pagos
recbdos en ugar de hacero sobre facturas envadas. En estos casos e|a
Basar en Pagos en ugar de Basar en Facturas en e formuaro $eleccionar
per0odo. Aunque usted haga su decaracn sobre a base de facturas envadas
y recbdas puede ser nteresante comparar os dos reportes para ver e monto
de mpuesto que usted paga pero todava no ha recbdo de sus centes.
An"lisis Financiero de la Co3paR:a An"lisis Financiero de la Co3paR:a
Usted ver aqu as herramentas de anss para a stuacn fnancera de su
compaa, en partcuar:
Indcadores de gestn
Presupuestos
Tabero de Contro de Contabdad
"ndicadores de gesti'n
#er3inolog:a. Indicadores Financieros
Los ndcadores, a veces amados razones fnanceras, son
herramentas para anazar as fnanzas de una compaa. Le
permten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde a
ho|a de baance o a cuenta de ganancas y prddas, en a
forma de una razn. Tambn e permten medr a saud
fnancera de una compaa y hacer comparacones desde
un ao a prxmo o contra aquos de otras compaas.
Para defnr os ndcadores contabes en Open ERP usted debera nstaar e
mduo account_report. Cuando o nstae, os ndcadores fnanceros usuaes se
regstran en Open ERP.
Usted puede consutar sus ndcadores, cacuados en tempo rea, desde e
men .esti'n ,inanciera > Reportes > Reportes de cliente @&o
personali3ado(A.
Los ndcadores defndos por defecto en Open ERP son os sguentes:
"ndicadores de Capital Circulante: determna s a compaa puede
pagar sus deudas a corto pazo en condcones normaes. Se cacua a
partr de (Reservas + Fondos + Actvos actuaes) / Pasvos actuaes.
Ra3ones ,inancieras: e permten cacuar a qudez de a compaa.
Se defne como sgue: (Actvos actuaes - Reservas) / Pasvos actuaes.
Activos i:os: en una empresa en marcha, e vaor de os actvos f|os
est cuberto en prmer ugar por e capta de os dueos y en segundo
ugar por todos os pasvos a argo pazo. Ideamente, este ndcador ser
mayor que 1.
Conse6o. C"lculo de indicadores
E ccuo de ndcadores puede tomar un tempo en Open
ERP porque usted debe anazar todas as entradas
contabes de a compaa. Entonces es me|or no cacuar
todos os ndcadores de una vez, sno una pequea
seeccn para mantener e tempo de ccuo dentro de os
mtes.
(nlisis de tiempo de los indicadores
Usted puede anazar os ndcadores fnanceros a o argo de dos e|es. Usted
debe tener una cfra cacuada en un nstante partcuar de tempo cuando
compara cuentas, baances y as razones entre eos. Pero tambn puede
cacuar una sere de tempo para segur e cambo de un ndcador dado a o
argo de a vda de a compaa.
Para hacer un anss tempora de sus ndcadores, debe nstaar e mduo
account_report_hstory de set de mduos de extensones extra. Una vez que este
mduo est nstaado, usted puede hacer cck en un ndcador fnancero para
obtener un grfco de su evoucn en e tempo.
D DIS#ORIA IS#ORIA !E !E $ $ I!ICA!OR I!ICA!OR CO#A=LE CO#A=LE
1efinici'n de sus propios indicadores
Usted puede defnr sus propos ndcadores en Open ERP usando e men
.esti'n ,inanciera > Coniguraci'n > Reportes Personali3ados >
%ueva ,'rmula de Elemento de Reporte.
! !EFIICIM EFIICIM !E !E $ $ $E5O $E5O I!ICA!OR I!ICA!OR
Usted debera asegurarse que as cuentas en as que basa sus ndcadores
tengan cdgos de cuenta ncos, porque os cdgos son usados en a creacn
de frmuas. Cree una frmua usando a sntaxs ndcada en as nstruccones
a pe de formuaro:
Tota de dbtos en una cuenta genera: dbto ('12345')
Tota de crdtos en una cuenta genera: crdto ('12345')
Baance de una cuenta genera: baance ('12345')
Vaor de otro ndcador: reporte ('IND')
Donde:
12345 representa e cdgo de una cuenta genera.
IND representa e cdgo de otro ndcador.
Entonces, usando esta notacn, a razn de fondos se defne por baance ('4',
'5') / (baance '1'), se es e baance en cuentas 4 y 5 dvddo por e baance en a
cuenta 1.
Buena gesti'n presupuestaria
Open ERP gestona sus presupuestos usando tanto a Contabdad Genera
como a Anatca. Usted ver cmo hacero para as Cuentas Generaes ahora y
para as Anatcas ms adeante.
Use e men .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n > Presupuestos >
Presupuestos generales para defnr un nuevo presupuesto.
Aunque usted pueda modfcar un presupuesto en cuaquer momento para
hacer una revsn, o me|or para usted es no hacero. En ugar de edtar un
documento de presupuesto exstente, haga una nueva versn para as
mantener sus estmados orgnaes a savo para una comparacn. Esto e
permte anazar sus perspectvas cambantes de a compaa de revsn a
revsn.
Comence a carga de datos ngresando un C'digo y un %ombre en a prmera
pestaa de su nuevo presupuesto. La <irecci'n de presupuesto puede ser
para Productos o Cargos, e|a uno. Luego, en a segunda pestaa, <otaciones>
.astos usted puede defnr os cargos por perodo. Por cada perodo usted
puede defnr una cantdad y/o un monto gastado en a moneda actua de pan
de cuentas.
Tambn es posbe crear automtcamente os dferentes gastos e ngresos
sobre os perodos de un soo ao fsca. Para hacero, haga cck en <istribuir
en a segunda pestaa. Una ventana se abrr soctando e ao fsca sobre e
cua quere presupuestar, y as cantdades y montos totaes para ese ao. S
usted quere que su presupuesto cubra varos aos, repta a operacn varas
veces.
Una vez que os cargos han sdo generados usted puede modfcaros
manuamente para revsar os cargos perodo por perodo. Una vez que os
montos han sdo asgnados sobre e perodo, usted debe especfcar a cuentas
para crear este presupuesto en a tercera pestaa, Cuentas.
Para hacero, haga cck en Agregar y haga seeccones mtpes para as
dferentes cuentas para ser representadas por e presupuesto. Una vez que as
tres pestaas se competaron, puede guardar su presupuesto.
Recordatorio. Seleccin 3Lltiple
Usted puede seecconar varos eementos (cuentas,
asocados, etc) a msmo tempo desde una sta. En e
cente web, tde a ado de su nombre en a vsta sta. En e
cente Wndows, haga cck sobre cada eemento mentras
presona a teca Ctr.
I I/PRESIM /PRESIM !E !E $ $ PRES$P$ES#O PRES$P$ES#O
Para mprmr un presupuesto y hacer ccuos de gastos a presupuesto, use e
men .esti'n ,inanciera > Reportes > "mprimir presupuestos. Open
ERP e da entonces una sta de presupuestos dsponbes. Seeccone uno o
ms presupuestos y haga cck sobre "mprimir para confgurar e reporte. La
fgura anteror da e e|empo de un presupuesto producdo por Open ERP.
El 8ablero de Control de Contabilidad
# #A=LERO A=LERO !E !E CO#ROL CO#ROL CO#A=LE CO#A=LE
S usted ha nstaado e mduo board_account, Open ERP e da un tabero de
contro de contabdad que puede ser presentado a su persona contabe
cuando se conecten con e sstema (s usted o ha confgurado como su Pgna
de Inco). Este tabero de contro provee un anss de a saud fnancera de a
compaa en un vstazo.
Cuentas anal0ticas para cerrar: cuando est gestonando casos cada
cuenta anatca es un proyecto o un contrato. Esta rea muestra as
cuentas que deber ser cerradas (por e|empo, contratos vencdos, horas
de soporte exceddas).
Cuentas para acturar: muestra as cuentas anatcas donde hay
cargos para ser facturados.
,acturas en borrador: e da a sta de facturas esperando ser
aprobadas por un contador.
Costos para acturar: e da e cambo semana que puede ser, pero
todava no ha sdo, facturado
Cuentas por cobrar vencidas: da un grfco semana de as cuentas
por cobrar que todava no han sdo concadas.
"ngresos vencidos: e da un grfco semana de a facturacn de a
compaa.
En cada pane de tabero de contro de os contadores usted puede hacer cck
sobre e botn #oom en a parte superor derecha para nvestgar e detae de
sus ndcadores fnanceros.
E Tabero de Contro de Contabdad est dnmcamente ntegrado, o que
sgnfca que usted puede navegar fcmente a travs de a nformacn s
necesta ms detaes acerca de certos factores, y edtar as entradas s es
necesaro.
Configuracin de cuentas Configuracin de cuentas
Las cuentas deben ser confguradas para a|ustarse a as necesdades de su
empresa. Este captuo expca cmo modfcar su pan de cuentas, bros,
derechos de acceso, baances de cuenta ncaes y vaores por defecto de a
confguracn nca en as cuentas de su Open ERP.
Open ERP e permte adaptar y reconfgurar muchas funcones para factar a
tarea de ngreso de datos:
Agregando controes para e ngreso de datos
Personazando as pantaas
Lenando os campos automtcamente durante e ngreso de datos con a
nformacn ya conocda por e sstema.
Plan de cuentas Plan de cuentas
Durante a nstaacn, se e da a sstema un pan de cuentas por defecto.
Puede ver os panes de cuentas actvos usando e men .esti'n inanciera
> Planes > Planes de cuenta.
5enta6a. Planes 6er"rIuicos
Muchos de os paquetes de software contabe representan
sus panes de cuenta en forma de sta. Tambn puede
hacer esto en Open ERP s as o desea, pero a vsta de rbo
ofrece varas venta|as:
* Le permte mostrar y cacuar soo as cuentas que e
nteresan.
* Le permte tener una vsn goba de as cuentas
(cuando usted vsuaza soo cuentas sumaras).
* Smpfca as bsquedas semntcamente.
* Es ms ntutvo, porque usted puede buscar cuentas
sobre a base de su casfcacn.
* Es ms fexbe porque usted puede reestructuraro
fcmente.
La estructura de pan de cuentas es |errquca, con subtotaes de cuentas
amados vstas de cuentas. Usted puede desarroar un con|unto de vstas de
cuentas con soo aqueos eementos que e nteresen.
Para obtener e detae de as entradas contabes que e mportan, todo o que
necesta es hacer cck en a cuenta. Usted tambn puede eegr e cono
"mprimir despus de seecconar una o varas cuentas (haga Ctrl + clic;
sobre cada nea que quera seecconar). E software e da a eegr entre, por o
menos, dos reportes: mprmr e bro mayor o e baance de as cuentas
seecconadas.
La vsuazacn de pan de cuentas puede tomar varos segundos porque Open
ERP cacua os dbtos, crdtos y baance de cada cuenta en tempo rea. S
usted quere traba|ar con un pan de cuentas que tene estructura pero no
muestra totaes, use a funcn .esti'n inanciera > Planes > Planes de
cuentas > Planes de cuentas r!pidos.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E ! !EFIICIM EFIICIM !E !E $A $A C C$E#A $E#A
Creaci'n de un plan de cuentas
Para agregar, modfcar o borrar cuentas exstentes, use e men .esti'n
inanciera > Coniguraci'n > Cuentas generales > <einici'n de
cuentas.
5enta6a. Ca3pos 3ultiTidio3a
En Open ERP, os campos mut-doma se marcan con una
pequea bandera a su derecha. Haga cck en a bandera
para obtener una traduccn de vaor de campo en os
dferentes domas nstaados. Usted puede tambn edtar a
traduccn.
Esto e permte gestonar efcentemente otros domas
cuando os neceste. E vaor de campo aparece en e doma
de usuaro actua o, en e caso de reportes mpresos para un
asocado, en e doma de este tmo.
Los prncpaes campos de cuenta son:
%ombre: e nombre de a cuenta es un campo mut-doma, por o que
hay una bandera a a derecha.
Activar: s usted desactva una cuenta (destdando a opcn), ya no
estar vsbe en e pan de cuentas, pero puede ser reactvada despus.
Soo as cuentas que no son necesaras para as entradas contabes
pueden ser desactvadas.
8ipo de Cuenta: os tpos de cuenta determnan e uso de una cuenta en
cada bro. Por defecto, estn dsponbes os sguentes tpos: Vsta, A
cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Actvo, Patrmono Neto. Usted
puede agregar nuevos tpos a travs de men .esti'n inanciera >
Coniguraci'n > Plan de cuentas > 8ipos de Cuentas. Use e tpo
Vsta para as cuentas que componen a estructura de os panes y no
tenen nformacn contabe propa.
Co3entario. #ipos de cuentas
Los tpos de cuentas se usan prncpamente a ttuo
nformatvo. Los dos ncos tpos que tenen un efecto
partcuar son A cobrar y A pagar. Estos dos tpos se usan
en os reportes sobre os crdtos y dbtos de os asocados.
Se cacuan de a sta de entradas no reconcadas en as
cuentas de uno de estos dos tpos.
%*mero de cuenta: e cdgo no est mtado en e nmero de dgtos.
Use e cdgo 0 para todas as cuentas races.
)oneda: a moneda por defecto de esa cuenta:
)6todo de pasa:e al siguiente e:ercicio: determna cmo se va a
tratar a cuenta y sus entradas a cerrar os bros a fn de ao. Hay cuatro
mtodos dsponbes.
1. Baance: una entrada se genera para e baance de a cuenta y se a
eva a nuevo ao (generamente para cuentas bancaras).
2. Nnguno: nnguna entrada contabe se transfere a nuevo ao
fnancero.
3. Detae: todas as entradas se mantenen para e nuevo ao fsca.
4. No reconcada: soo as entradas no reconcadas se trasadan a
nuevo ao fsca (generamente para cuentas de terceros).
Reconciliar: determna s usted puede reconcar as entradas en esta
cuenta. Actve este campo para cuentas de asocados y para contro de
cuentas.
)adres: determna cu cuenta es a madre de sta, para crear a
estructura de rbo de pan de cuentas.
"mpuestos por deecto: ste es e mpuesto por defecto apcado a
compras o ventas usando estas cuenta. Permte que e sstema genere
entradas de mpuestos automtcamente cuando se cargue nformacn
en un bro manuamente.
La estructura de rbo de as cuentas puede ser aterada tan frecuentemente
como usted desee sn tener que recacuar nnguna de as entradas
ndvduaes. As usted puede reestructurar fcmente su cuenta a o argo de
ao para refe|ar me|or a readad de su compaa.
Planes de cuentas virtuales
La estructura de un pan de cuentas se mpone por a egsacn en efecto de
pas respectvo. Desafortunadamente, esa estructura no sempre se
corresponde con a vsta que e gerente de una compaa necesta.
En Open ERP usted puede usar e concepto de panes de cuentas vrtuaes para
gestonar dferentes representacones de as msmas cuentas
smutneamente. Estas representacones pueden ser mostradas en tempo
rea sn tener que cargar nformacn adcona.
As, su pan de cuentas genera puede ser e que e exgen as eyes de su pas,
y su gerente puede tener tantos panes vrtuaes como neceste, basados en as
cuentas de pan genera. Por e|empo, e gerente puede crear una vsta por
departamento, una vsta de fu|o de fondos y qudez, o cuentas consodadas
para dferentes compaas.
Lo ms nteresante de os panes de cuentas vrtuaes es que pueden ser
usados de msmo modo que e pan de cuentas por defecto para toda a
organzacn. Por e|empo, usted puede estabecer presupuestos de sus
cuentas consodadas o de as cuentas de una de sus compaas.
5enta6a. Cuentas virtuales
Las cuentas vrtuaes e permten proveer dferentes
representacones de uno o varos panes de cuentas
exstentes. Crear y reestructurar panes de cuentas vrtuaes
no tene mpacto en as entradas contabes. Usted puede
usar os panes vrtuaes sn resgo de aterar e pan de
cuentas genera o futuras entradas contabes.
Ya que se usan para obtener dferentes representacones de
as msmas entradas, son muy tes para:
* Consodacn de varas compaas en tempo rea.
* Ccuos de deprecacn.
* Vstas de fu|o de fondos.
* Obtencn de vstas ms tes que as mpuestas por
ey.
* Presentacn de panes sumaros a otros usuaros.
Entonces, hay buenas razones para vsuazar a e|ecucn
de transaccones fnanceras a travs de panes vrtuaes,
como presupuestos e ndcadores fnanceros basados en
vstas especaes de a compaa.
Para crear un nuevo pan de cuentas usted debera crear una cuenta raz
usando e men .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n > Cuentas
.enerales > <einici'n de Cuentas. Su cuenta de nve superor debera
tener e C'digo 0 y e 8ipo Vsta. Luego usted puede eegr su estructura
creando otras cuentas de 8ipo Vsta como sea necesaro. Chequee su
estructura vrtua usando e men .esti'n ,inanciera > Planes > Planes
de Cuentas.
Fnamente, cuando tenga su estructura, debe hacer concdr as cuentas
generaes y as vrtuaes. Para eo, busque as cuentas generaes y asegrese
que cada cuenta no Vsta tenga tambn una cuenta vrtua en e campo
)adres.
Usted puede c"eck t"roug" su pan de cuentas genera como as tambn su
pan vrtua que e da otra representacn de a compaa. Todas as accones y
estados en su cuenta genera tambn estn dsponbes en as cuentas
vrtuaes.
Fnamente, usted puede hacer panes de cuentas vrtuaes desde otros panes
vrtuaes. Esto puede dare una dmensn adcona para anss fnanceros.
Libros Libros
Todas sus entradas contabes deben aparecer en un bro contabe. Entonces
usted debe, como mnmo, crear un Lbro Ventas para facturas de centes, un
Lbro Compras para facturas de proveedores y un Lbro Fondos para
transaccones bancaras y en efectvo.
Coniguraci'n de un 5ibro
Para ver, edtar o crear nuevos bros use e men .esti'n ,inanciera >
Coniguraci'n > 5ibros > <einici'n de 5ibros.
Ta como en Cuentas Generaes, os bros pueden ser desactvados para
haceros nvsbes: para eo destde a opcn Activar.
C CAP#$RA AP#$RA ! !EFIICIM EFIICIM !E !E $ $ L LI=RO I=RO C CO#A=LE O#A=LE
Usted tene que asocar una vsta con cada bro. La vsta de bro ndca os
campos que deben ser vsbes y requerdos para entrar nformacn contabe a
ese bro. La vsta determna tanto e orden de os campos como as
propedades de cada uno de eos. Por e|empo, e campo %*mero de Cuenta
debe aparecer a ngresar datos en e bro de banco pero no en otros bros.
Antes de crear una nueva vsta para un bro, chequee que no hay nada smar
defndo por otro bro. Usted debera crear soamente una nueva vsta para
nuevos tpos de bros.
ota. Personali1acin de vistas
Con frecuenca, usted tendr que edtar una vsta de bro.
Por e|empo, para un bro en una moneda extran|era, usted
agrega un campo para a moneda y esta moneda debe estar
en a vsta de bro.
En cambo, para smpfcar e ngreso de datos a vsta de
bro para e banco es dferente de una para os bros de
facturacn.
Usted tambn puede crear una secuenca para cada bro. Esta secuenca da a
numeracn automtca para entradas contabes. O ben, varos bros pueden
usar a msma secuenca s usted as o desea.
Las cuentas crdto y dbto por defecto, permten a generacn automtca de
entradas equvaentes cuando usted est ngresando nformacn rpdamente
en e bro. Por e|empo, en un bro bancaro usted debera poner una cuenta
bancara asocada para a correspondenca automtca de crdtos y dbtos,
as no tene que crear entradas equvaentes para cada transaccn
manuamente.
Un bro puede ser marcado como sendo centrazado. Cuando usted hace esto,
as entradas equvaentes no sern de cada entrada sno que pertenecern
gobamente a bro y a perodo dados. Usted tendr una nea de crdto y una
nea de dbto centrazadas para cada uno de estos bros, sgnfcando que
tanto e crdto como e dbto aparecen en a msma nea.
Control y Asistencia para la carga de datos
Usted puede reazar dos tpos de contro en os bros en Open ERP, controes
sobre as cuentas fnanceras y controes de acceso para grupos de usuaros.
Para evtar errores durante a carga de datos, usted puede coocar condcones
en as cuentas generaes acerca de qun puede usar una cuenta dada. Para
hacero, usted debe star todas as cuentas o todos os tpos vdos de cuentas
en a segunda pestaa , Control de carga. S usted no ha agregado nnguna
cuenta a, Open ERP no apca restrccones sobre a carga de datos en as
cuentas o bros. S usted sta cuentas y os tpos de cuenta que pueden ser
usados en un bro, Open ERP prevene que usted use una cuenta que no est
en esa sta. Este paso de verfcacn comenza en e momento en e que usted
guarda a carga.
Esta funconadad es t para mtar os posbes errores de carga de datos.
Tambn, en un bro bancaro, es posbe restrngr as cuentas que van a
enazarse a os bancos a as cases 1 a 5. Usando esto usted evta que e
usuaro haga fasas cargas en e bro.
Conse6o. Control de carga de datos
En contabdad no es una buen a dea permtr una entrada
drectamente desde a cuenta de banco A a a cuenta de
banco B. S usted carga una transaccn desde e Banco A a
Banco B a transaccn ser contabzada dos veces.
Para evtar este probema, pase a transaccn a travs de a
cuenta ntermedara C. A momento de a carga de datos, e
sstema chequea e tpo de cuenta que es aceptada en e
bro bancaro: soo se aceptan cuentas que no son de tpo
Banco.
S su contador defne adecuadamente este contro, se evta que os usuaros no
contabes transferan pagos de un banco a otro, reducendo sus resgos.
Per:odos 0 ARos Fiscales Per:odos 0 ARos Fiscales
#er3inolog:a. Per:odos 0 ARos Fiscales
Un ao fsca corresponde a 12 meses para una compaa.
En muchos pases e aos fsca se corresponde con e ao
caendaro, pero no es as en otros.
E ao fsca se dvde en perodos contabes mensuaes o
trmestraes.
La gestn de Open ERP de ao fsca es o sufcentemente fexbe para
permtre traba|ar en varos aos a msmo tempo. Esto e da varas venta|as,
como crear presupuestos de 3 aos y estados a travs de varos aos
caendaros.
!efiniendo un per:odo o un aRo fiscal !efiniendo un per:odo o un aRo fiscal
Para defnr su ao fsca use e men .esti'n ,inanciera > Coniguraci'n
> Per0odos > A7o iscal. Usted puede crear varos aos por adeantado para
defnr presupuestos a argo pazo.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E ! !EFIICIM EFIICIM !E !E $ $ A AEO EO F FISCAL ISCAL F F P PERJO!OS ERJO!OS
Prmero ngrese a fecha de prmer da de su ao fsca y a de tmo da.
Luego, para crear os perodos haga cck sobre uno de os dos botones
nferores dependendo de s usted quere crear doce perodos de un mes o ben
cuatro de 3 meses:
Crear Per0odos )ensuales
Crear Per0odos 8rimestrales
Cierre a in del a7o
Para cerrar a fn de ao, use e sguente men: .esti'n ,inanciera >
Procesamiento de ,inal de A7o > Cerrar un A7o ,iscal. Se abre un
formuaro preguntndoe a nformacn necesara para crear entradas para
empezar e ao sguente.
C CAP#$RA AP#$RA C CIERRE IERRE A AEO EO F FISCAL ISCAL
Cuando e ao es cerrado usted ya no puede crear o modfcar nnguna
transaccn fnancera en ese ao. Entonces usted sempre debera hacer una
copa de respado de a base de datos antes de cerrar e ao fsca. No es
obgatoro cerrar e ao fsca y usted puede hacero en agn momento de
ao sguente cuando sus cuentas se manden fnamente a as autordades
egaes, y no se permten ms modfcacones.
Tambn es posbe cerrar un perodo contabe. Usted, por e|empo, puede
cerrar un perodo mensua cuando se ha hecho una decaracn de mpuestos.
Cuando se cerra un perodo usted no puede modfcar as entradas de ese
perodo. Para cerrar un perodo contabe use e men .esti'n ,inanciera >
Procesamiento de ,inal de A7o > Cerrar un Per0odo.
Condiciones de Pago Condiciones de Pago
Usted puede defnr as condcones de pago que neceste en Open ERP. Las
condcones de pago determnan as fechas mte para pagar una factura.
Para defnr nuevas condcones de pago, use e men .esti'n ,inanciera >
Coniguraci'n > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.
C CAP#$RA AP#$RA ! !EFIICIM EFIICIM !E !E C CO!ICIOES O!ICIOES !E !E P PA&O A&O
Para confgurar nuevas condcones comence por dar un nombre a campo
Condici'n de Pago. E texto que ponga en e campo <escripci'n ser usado
en facturas, as que cargue una descrpcn cara de as condcones de pago
aqu.
Luego cree neas ndvduaes para cacuar as condcones en a seccn
Condici'n de Pago. Usted debe dar un nombre a cada nea (%ombre de
l0nea). ste es a ttuo nformatvo y no afecta e ccuo rea de as
condcones. E campo $ecuencia e permte defnr e orden en que as regas
son evauadas.
E campo =alor e permte cacuar e monto a pagar por cada nea:
Porcenta|e: a nea corresponde a porcenta|e de monto tota, e factor
sendo dado en Monto. E nmero ndcado en Monto debe tomar un vaor
entre 0 y 1.
Monto F|ado: es un vaor f|ado dado por a ca|a Monto.
Baance: ndca e remanente despus de contabzar as otras neas.
Pense cudadosamente acerca de confgurar a tma nea de ccuo a
Balance para evtar errores de redondeo. E nmero ms ato de a secuenca
es evauado a tmo.
Los tmos dos campos, %*mero de d0as y Condici'n, permten e ccuo de
as demoras en pago para cada nea. La Condici'n de demora puede ser
confgurada en Das netos o Fn de mes. Por e|empo, s usted o confgura a 15
das desde e fn de mes, Open ERP agrega 15 das a a fecha de hoy y
confgura e pago para e fna de mes en e que est a nueva fecha. Entonces
a fecha de pago para 15 das desde e fn de mes ser:
e 31 de enero, s hoy es 5 de enero.
e 28 de febrero, s hoy es 20 de enero.
Usted puede agregar condcones de pago a un asocado a travs de as
Propiedades en e formuaro de Asocado.
Entradas al co3ien1o de un aRo Entradas al co3ien1o de un aRo
Para actuazar todas sus cuentas, cree un Lbro de tpo $ituaci'n en modo
E2uivalencia Centrali3ada para evtar una equvaenca en cada nea.
Para cada cuenta que necesta actuazacn, ngrese nformacn contabe en
e Lbro. Para esta operacn, use e men .esti'n ,inanciera > Entradas >
Entradas de 5ibro.
Tambn puede usar a herramenta genrca de mportacn de Open ERP s
usted carga e baance de cada una de sus cuentas desde otro software
contabe.
&estin efectiva de la co3paR:a &estin efectiva de la co3paR:a
Su compaa es una mezca entreazada de gente y procesos que forman todo
e sstema. S quere que ste sea efcente, y ser capaz de gestonaro
efectvamente, usted tene que organzaro y hacero sstemtco, y optmzar
sus operacones. Trazos de una gestn pobre pueden perturbar toa a cadena
de vaor agregado.
Esta parte presenta un enfoque a una mayor efcenca, mostrando soucones
concretas a apcar Open ERP a os dferentes probemas en una compaa de
servcos. Para cada funcn empresara, Open ERP e permte automatzar as
tareas recurrentes, sstematzar procesos compe|os, smpfcar a transmsn
de nformacn y controar todo e con|unto de operacones.
Cuentas Anal:ticas Cuentas Anal:ticas
En e corazn de os procesos de a compaa, as cuentas anatcas (o cuentas
de costo) son herramentas ndspensabes para a adecuada gestn de sus
operacones. A contraro de sus cuentas fnanceras, no son so para e
persona contabe, sno tambn para os gerentes generaes y de proyectos.
Usted necesta una referenca comn para cada usuaro, servco o documento
para ntegrar todos os procesos de su compaa efectvamente. Esa base
comn es provsta en Open ERP por as cuentas anatcas (o cuentas de
gestn, o cuentas de costo, como tambn son amadas).
Las cuentas anatcas se presentan frecuentemente como una base para as
decsones estratgcas empresaraes. Pero por toda a nformacn que
coordnan, as cuentas anatcas de Open ERP pueden ser una herramenta de
gestn muy t, en e centro de a mayora de os procesos de sstema.
Hay varas razones para esto:
Muchas de as operacones de a compaa se reportan automtcamente
en as cuentas, por o que eas refe|an su actvdad de gestn
competamente.
A dferenca de as cuentas generaes, a estructura de as cuentas
anatcas no est reguada por obgacones egaes, por o que cada
compaa puede adaptaras a sus necesdades.
5enta6a. Independencia de las cuentas generales
En agunos paquetes de software, as cuentas anatcas son
admnstradas como una extensn de as cuentas generaes
(por e|empo, usando os dos tmos dgtos de cdgo de a
cuenta para representar as cuentas anatcas).
En Open ERP, as cuentas anatcas estn vncuadas con as
cuentas generaes pero se tratan de forma totamente
ndependente. As, usted puede ngresar un surtdo de
operacones anatcas que no tenen equvaenca en as
cuentas fnanceras generaes.
Mentras que a estructura de pan genera de cuentas es mpuesto por ey, e
pan de cuentas anatco se construye para a|ustarse o me|or posbe a as
necesdades de a compaa.
Ta como en as cuentas generaes, usted encontrar entradas contabes en as
dferentes cuentas anatcas. Cada entrada anatca puede ser vncuada o no
a una cuenta genera, como usted o desee. A a nversa, una entrada en una
cuenta genera puede ser vncuada a una, varas o nnguna cuenta anatca.
Usted descubrr numerosas venta|as de esta representacn ndependente.
stas son agunas:
Usted puede gestonar muchas operacones anatcas dferentes
Usted puede modfcar un pan anatco durante e curso de una
actvdad, gracas a su ndependenca
Usted puede evtar una exposn en e nmero de cuentas generaes
Incuso as compaas que no usan as cuentas generaes de Open ERP,
puede usar as cuentas anatcas para a gestn
I3portante. UBuiHn gana con las cuentas anal:ticasV
A dferenca de as cuentas generaes, as cuentas anatcas
en Open ERP no son tanto acerca de a contabdad como
son una herramenta de gestn para todos en a compaa.
Es por eso que tambn se as ama cuentas de gestn.
Los prncpaes usuaros de as cuentas anatcas son os
drectores, os gerentes generaes y os gerentes de
proyecto.
Las cuentas anatcas consttuyen una poderosa herramenta que puede ser
usada de muchas maneras. E truco es crear su propa estructura anatca para
un pan de cuentas que se a|uste a as necesdades de su compaa.
Para cada e3presa7 su propio plan anal:tico Para cada e3presa7 su propio plan anal:tico
Para ustrar caramente as cuentas anatcas, usted puede segur tres casos,
cada uno en un tpo de compaa dferente:
1. Una empresa fabrcante ndustra
2. Un estudo de abogados
3. Una compaa de servcos de IT
Caso C: -na empresa abricante industrial
En a ndustra, usted encontrar con frecuenca panes de cuentas
estructurados en os departamentos y productos en os que a compaa msma
est estructurada.
Entonces e ob|etvo es examnar os costos, ventas y mrgenes por
departamento y por producto. E prmer nve de a estructura comprende os
dferentes departamentos y os nvees ms ba|os representan os rangos de
productos que a compaa fabrca y vende.
E6e3plo. Representacin Anal:tica del plan de cuentas para
una e3presa fabricante industrial
1. Departamento de marketng
2. Departamento comerca
3. Departamento de admnstracn
4. Produccn
* Rango de productos 1
Subgrupos:
* Rango de productos 2
En e uso daro es t marcar a cuenta anatca en cada factura de compra. La
cuenta anatca es aqua a a que deberan asgnarse os costos de esa
compra. Cuando a factura es aprobada, esto generar automtcamente as
entradas tanto para a cuenta genera como para as cuentas anatcas
correspondentes. Entonces, para cada entrada en as cuentas generaes hay a
menos una entrada anatca que asgna costos a departamento que ncurr
en eos.
Aqu vemos una posbe dstrbucn de agunas entradas contabes generaes
de e|empo vsto anterormente, asgnadas a varas cuentas anatcas:
Estructura de entradas de cuentas generales 0 anal:ticas )Caso 1*
Cuentas Generales Cuentas Analticas
.+tulo Cuenta #@bito Cr@dito Cuenta ;alor
Co(ra de (ateria ri(a 6%% $4%% Produccin Rango $ $4%%
Subcontratistas 6%- 34% Produccin Rango - F34%
"ota de cr@dito or
(ateriales defectuosos
6%% -%% Produccin Rango $ -%%
Cargos de transorte 6$) 34% Produccin Rango $ F34%
Costos de ersonal 6-%$ $%%%% =ar:eting F-%%%
Co(ercial F)%%%
Ad(inistracin F$%%%
Produccin Rango $ F-%%%
Produccin Rango - -%%%
RR. PP. 6$3 34% =ar:eting 34%
La representacn anatca por departamento e permte nvestgar os costos
asgnados a cada departamento en a compaa.
E pan de cuentas anatco muestra a dstrbucn de os costos de a
compaa usando e e|empo anteror:
Plan de Cuentas Anal:tico )Caso 1*
Cuenta #otal
Departamento de Marketng -2450
Departamento Comerca -3000
Departamento de Admnstracn -1000
Produccn -6200
Produccn Rango 1 - 3750
Produccn Rango 2 -2450
En este e|empo de una estructura |errquca en Open ERP usted puede
anazar no so os costos de cada rango de producto, sno tambn os costos
de toda a produccn. E baance de una cuenta resumen (Producci'n) es a
suma de os baances de as cuentas h|as.
Un reporte que reacone tanto as cuentas generaes como as anatcas e
permte obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un
anss de departamento Produccn / Producto Rango 1 se muestra en esta
taba:
Reporte co3binando cuentas generales 0 anal:ticas para un
departa3ento )caso 1*
Produccin + Producto Rango 1
Cuenta &eneral /onto
600 - Matera Prma 1300
613 - Cargos de Transporte -450
6201 - Costos de Persona -2000
#otal T49'-
Los e|empos anterores se basan en a estructura de costos de a compaa.
Las asgnacones anatcas pueden ser as de efectvas para ventas. Esto e da
a rentabdad (ventas - costos) de dferentes departamentos.
Alternativa. Representacin por rango de producto
Lnico
Esta representacn anatca por departamento y por
producto se usa generamente en compaas comercaes e
ndustraes.
Una varante de esto es no dvdro en departamentos
comerca y de marketng sno asgnar cada costo a su
correspondente rango de producto.
Eegr uno sobre os otros depende en cmo mra usted sus
esfuerzos de marketng. Es un costo goba asgnado en una
manera genera o cada rango de producto tene
responsabdad por sus propos costos de marketng?
Caso E: -n estudio de abogados
Los estudos de abogados generamente adoptan a gestn por caso, donde
cada caso representa e expedente de un cente actua. Todos os gastos y
productos se ad|untan a un expedente dado.
Una de as prncpaes preocupacones de os estudos de abogados es a
facturacn de as horas traba|adas y a rentabdad por caso y por empeado.
Como muchos de os procesos de sstema, as horas traba|adas se ntegran en
a contabdad anatca. Cada vez que un empeado ngresa una ho|a de
asstenca por un nmero de horas, eso automtcamente genera cuentas
anatcas correspondentes a costo de esas horas en e caso concernente. E
cargo horaro es una funcn de saaro de empeado.
Entonces, un estudo de abogados va a optar por una representacn anatca
que refe|e a gestn de tempo que os empeados destnan a os casos de os
dferentes centes.
E6e3plo. Representacin de un plan de cuentas anal:tico
para un estudio de abogados
1. Ausencas
* Ausencas pagadas
* Ausencas no pagadas
2. Proyectos nternos
* Admnstratvo
* Otros
3. Casos de centes
* Cente 1
Caso 1.1
Caso 1.2
* Cente 2
Caso 2.1
Todos os gastos y ventas se ad|untan a un caso. Esto da a rentabdad de
cada caso y, a un nve consodado, de cada cente.
Es nusua facturar por os dferentes casos. Los casos no se corresponden con
nnguna entrada en as cuentas generaes n venen de facturas de compra o
venta.. Estn representados por as varadas operacones anatcas y no tenen
equvaencas exactas en as cuentas generaes. Son cacuados sobre a base
de costo horaro por empeado. Estas entradas son automtcamente creadas
en panas de traba|o de facturacn 2billing %orks"eets3.
A fna de mes cuando usted pague saaros y benefcos, usted os ntegrar a
as cuentas generaes peor no a as anatcas, porque ya han sdo
contabzados a facturar cada cuenta. Un reporte que reacona nformacn
desde as cuentas generaes y anatcas e permte comparar os totaes, as
usted puede rea|ustar sus estmacones de costo horaro por empeado
dependendo de tempo reamente traba|ado.
La sguente taba e da un e|empo de as dferentes entradas anatcas que
usted puede encontrar para su cuenta anatca:
Entradas anal:ticas para el plan de cuentas )Caso (*
#:tulo Cuenta /onto Cuenta
&eneral
!Hbito CrHdito
Estudar e expedente
(1 h)
Caso 1.1 -15
Buscar nformacn (3
h)
Caso 1.1 -45
Consuta (4 h) Caso 2.1 -60
Cargos de servco Caso 1.1 280 705 - Servcos
facturacn
280
Compra de artcuos
de brera
Admnstra
cn
-42 601 - Compra de
muebes
42
Combustbe - Va|e a
cente
Caso 1.1 -35 613- Transportes 35
Saaros de persona 6201 - Saaros 3000
Usted ver nstantneamente que esto e permte hacer un estudo detaado
de a rentabdad de dferentes transaccones. En este e|empo, e costo de
Caso 1.1 es 95,00 (a suma de os costos anatcos de estudar e expedente,
buscar nformacn y os gastos de servco), pero ha sdo facturada por 280,00,
o que e da una gananca bruta de 185,00.
Pero un nters en cuentas anatcas no se mta a un smpe anss de a
rentabdad de os dferentes casos.
Esta msma nformacn puede ser usada para a recarga automtca de
servcos a cente a fna de mes. Para facturar a centes tome os costos
anatcos en ese mes y apque un factor de preco de venta para generar a
factura. S e cente requere detaes de os servcos usados en e caso, usted
puede mprmr as entradas de servco en a cuenta anatca para este caso.
5enta6a. Facturacin de costos anal:ticos
La mayor parte de software que gestona facturacn e
permte recargar por horas traba|adas. En Open ERP estos
servcos son representados automtcamente por os costos
anatcos. Pero muchos otros documentos de Open ERP
pueden generar tambn costos anatcos, taes como notas
de crdto y compra de mercaderas.
Entonces, cuando usted facture a cente a fna de mes, es
posbe ncur todos os costos anatcos, no soo as horas
traba|adas. As, usted puede fcmente recargar todo e
costo de sus va|es a cente.
Caso F: -na compa70a de servicios de "8
Muchas compaas de servcos de IT enfrentan os sguentes probemas:
Paneamento de proyectos
Facturacn, rentabdad y segumento fnancero de proyectos
gestn de contratos de soporte
Para dar con estos probemas, usted usara un pan anatco de cuentas
estructuradas por proyecto y por contrato. Una representacn de esto est
dada en e sguente e|empo:
E6e3plo. Representacin anal:tica de un plan de cuentas
para una co3paR:a de servicios de I#
1. Proyectos nternos
* Admnstratvo y Comerca
* Investgacn y Desarroo
2. Proyectos de os centes
* Cente 1
Proyecto 1.1
Proyecto 1.2
* Cente 2
Proyecto 2.1
Proyecto 2.2
3. Contratos de soporte - 20 h
* Cente X
* Cente Y
La gestn de servcos, gastos y ventas es smar a a presentada
anterormente para os abogados. La facturacn y e estudo de rentabdad
tambn son smares.
Pero ahora veamos os contratos de soporte. Estos contratos estn mtados
usuamente a un nmero de horas prepagadas. Cada servco destnado en as
cuentas anatcas muestra as horas remanentes de soporte dsponbes. Para
a gestn de contratos de soporte, usted usara as cantdades y no os montos
en as entradas anatcas.
En Open ERP cada nea anatca sta e nmero de undades venddas o
usadas, como as tambn qu encontrara usuamente a - e monto en
undades de moneda. Entonces usted puede sumar as cantdades venddas y
usadas en cada cuenta anatca para determnar s quedan horas de contrato
de soporte.
Para dferencar servcos de otros costos en a cuenta anatca usted usa e
concepto de bro anatco. Las entradas anatcas se asgnan en os dferentes
bros:
Lbro de servco
Lbro de gastos
Lbro de ventas
Lbro de compras
Entonces para obtener a estructura detaada de un contrato de soporte usted
soo tene que mrar e bro de servco para a cuenta anatca correspondente
a contrato en cuestn.
Fnamente, a cuenta anatca puede ser usada para pronostcar futuras
necesdades. Por e|empo, e paneamento mensua de persona en dferentes
proyectos puede ser vsto como un presupuesto anatco mtado a bro
servco. Las entradas contabes se expresan en cantdades (taes como
nmero de horas y nmero de productos) y en montos en undades de moneda.
As usted puede estabecer e paneamento sobre a base de cantdades. E
anss de presupuesto anatco e permte comparar e presupuesto (es
decr, su pan) con os servcos reamente evados a cabo a fn de mes.
Conse6o. Presupuestos de fondos
Los probemas de gestn de fondos estn entre as mayores
dfcutades que enfrentan as pequeas empresas en
crecmento. Es muy dfc predecr e monto de dnero que
estar dsponbe cuando una compaa es |oven y est en
rpda expansn.
S a compaa adopta a gestn por caso, entonces e
paneamento de persona puede ser representado en e
reporte de as cuentas anatcas, como acaba de ver.
Pero como usted conoce e preco de venta de cada uno de
os dferentes proyectos, puede ver o fc que es usar e
pan en as cuentas anatcas para antcpar precsamente
os montos que usted facturar en os meses sguentes.
Configuracin de las cuentas anal:ticas Configuracin de las cuentas anal:ticas
Para a confguracn nca de buenas cuentas anatcas usted debera:
Confgurar e pan de cuentas
Crear os dferentes bros
Coniguraci'n del plan de cuentas
C CAP#$RA AP#$RA !E !E LA LA COFI&$RACIM COFI&$RACIM !E !E $A $A C$E#A C$E#A AALJ#ICA AALJ#ICA
Comence egendo a representacn anatca que me|or se a|uste a su
compaa antes de ngresara a Open ERP. Para crear as dferentes cuentas
anatcas, use e men .esti'n inanciera > Coniguraci'n > Cuentas
anal0ticas > Cuentas anal0ticas.
Para crear una cuenta anatca usted debe enar os campos prncpaes:
E %ombre de Cuenta
E C'digo de Cuenta, que se usa como un ata|o para seecconar a
cuenta.
E 8ipo de Cuenta, ta como en as cuentas generaes e tpo Vsta es
usado para cuentas vrtuaes empeadas soamente para crear una
estructura |errquca y para subtotaes, y no para guardar entradas
contabes.
La Cuenta anal0tica madre, que defne a |erarqua entre as cuentas.
S e proyecto es por un tempo mtado usted puede defnr aqu una fecha de
comenzo y otra de fna. E campo Estado se usa para ndcar s e proyecto
est en marcha (Aberto), esperando por nformacn de cente
(pendente),Borrador o Cerrado.
Fnamente, s a cuenta anatca es un proyecto de un cente usted puede
competar os campos sobre e Asocado, os que necestara para facturare:
E Asociado
Una 5ista de precios que muestra cmo deberan cargarse os servcos
asocados a proyecto.
Un Precio m!/imo de acturaci'n, mostrando e preco mxmo que
puede cobrarse sn consderar e gasto rea.
Una Cantidad m!/ima, para contratos con un mte de horas pref|ado.
Un campo de ,acturaci'n, que defne una tasa de facturacn y s e
proyecto debe ser facturado automtcamente desde os servcos
representados por os costos de a cuenta anatca.
/Htodos. Facturacin
En Open ERP hay varos mtodos dsponbes para a
facturacn automtca:
* Las compaas de servco usan habtuamente a
facturacn desde os peddos de compra, cuentas anatcas
o, ms raramente, tareas de gestn de proyectos.
* Las compaas fabrcantes y comercaes ms
frecuentemente usan a facturacn desde envos o desde
peddos de compras de sus centes.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E $ $ PLA PLA AALJ#ICO AALJ#ICO PARA PARA PROFEC#OS PROFEC#OS
Una vez que ha defndo as dferentes cuentas anatcas usted puede ver su
pan a travs de men .esti'n ,inanciera > Planes > Plan de cuentas
anal0tico.
#Hcnica. Configuracin de una cuenta anal:tica
La pantaa de confguracn de una cuenta anatca puede
varar dependendo de os mduos nstaados en su base de
datos. Agunos de estos mduos agregan estadstcas de
gestn muy tes a a cuenta anatca.
Creaci'n de los libros
Una vez que e pan anatco ha sdo creado para su compaa, usted tene que
crear os dferentes bros. stos e permten categorzar as dferentes entradas
contabes segn su tpo:
Servcos
Reemboso de gastos
Compra de materaes
Gastos varados
Ventas
Entradas de stuacn (stuacones especaes como nstaacn de
software)
Atencin. Libros 3:ni3os
Como mnmo usted debe crear un bro anatco para
Ventas y otro para Compras. S usted no crea estos dos,
Open ERP no vadar as facturas vncuadas a una cuenta
anatca porque no sera capaz de crear una entrada
contabe anatca automtcamente.
C CAP#$RA AP#$RA C CREACIM REACIM L LI=RO I=RO A AALJ#ICO ALJ#ICO
Para defnr sus bros anatcos, use e men .esti'n ,inanciera >
Coniguraci'n > 5ibro > <einici'n de 5ibro Anal0tico. Crear un bro
anatco es muy fc. So dee un %ombre, un C'digo y un 8ipo. Los tpos
dsponbes son:
Ventas, para ventas a centes y notas de crdto.
Compras, para compras y gastos surtdos.
Fondos, para entradas fnanceras.
Stuacn, para a|ustar cuentas cuando comenza una actvdad, o a fna
de ao fnancero.
Genera, para todas as otras entradas.
E tpo de bro permte que e sstema seeccone automtcamente e bro
anatco basado en a naturaeza de a operacn. Por e|empo, s usted ngresa
una factura para un cente, Open ERP buscar automtcamente un bro
anatco de tpo Ventas.
Registros anal:ticos Registros anal:ticos
Ta como en a contabdad genera, as entradas anatcas deben pertenecer a
una cuenta y a un bro anatco. Los regstros anatcos pueden ser
dstngudos de os generaes por as sguentes caracterstcas:
No son necesaramente documentos egaes contabes.
No pertenecen necesaramente a un perodo contabe exstente.
Se gestonan de acuerdo a su fecha y no a un perodo contabe.
No generan entradas de crdto o dbto, pero s un monto postvo
(ngreso) o negatvo (costo).
R RE&IS#RO E&IS#RO !E !E $A $A C$E#A C$E#A AALJ#ICA AALJ#ICA
La fgura representa as entradas en una cuenta anatca para un proyecto de
un cente.
A usted puede ver:
Los costos de servco para e persona traba|ando en e proyecto
Los costos por e reemboso de gastos de un va|e devueto a cente
Compras de mercaderas que han sdo envadas a cente
Ventas por recargo de estos costos
Entradas autom!ticas
La contabdad anatca est totamente ntegrada con os otros mduos de
Open ERP, por o que usted nunca deber rengresar os regstros. Se generan
automtcamente por as sguentes operacones:
La confrmacn de una factura genera entradas anatcas por ventas o
compras conectadas a a cuenta mostrada en a nea de factura.
La entrada de un servco genera una entrada anatca por e costo de
este servco en un proyecto dado.
La fabrcacn de un producto genera una entrada por e costo de
produccn de cada operacn en e rango de producto.
Otros documentos vncuados a una de estas tres operacones producen
regstros anatcos ndrectamente. Por e|empo, cuando est cargando un
peddo de venta de un cente usted puede vncuaro a a cuenta anatca de
cente. Cuando usted est gestonando por caso o proyecto, marque e
proyecto con ese peddo. Este peddo entonces va a generar una factura a
cente, que ser vncuada con a cuenta anatca. Cuando se vade a factura
se crearn automtcamente regstros de contabdad anatca y genera para
e correspondente proyecto.
Los recbos de gastos de un empeado se pueden vncuar con una cuenta
anatca para reemboso. Cuando un recbo es aprobado por a compaa, se
genera una factura de compra. Esta factura representa un dbto de a
compaa a favor de empeado. Cada nea de a factura de compra est
entonces vncuada con una cuenta anatca que asgna automtcamente os
costos de ese recbo a proyecto correspondente.
Para vsuazar as entradas generaes que sguen a estas dferentes accones
usted puede usar uno de os sguentes mens:
1. Para ver todas as entradas: .esti'n ,inanciera > Entradas >
Entradas Anal0ticas > Entradas Anal0ticas.
2. Para ver as entradas por cuenta, haga cck en e campo Cuenta
Anal0tica de cuaquer nea de as Entradas Anatcas para ver os
detaes de esa entrada. Luego use e %ombre de Cuenta anatco para
ncar una bsqueda de todas as entradas con ese nombre (soo haga
cck en e hpervncuo Fecha sobre una nea en e cente Web, o haga
dobe cck en a nea en e cente Wndows).
3. Para ver todas as entradas por Lbro: .esti'n ,inanciera > Entradas
> Entradas Anal0ticas > Entradas por 5ibro, y haga cck sobre
aguno de os nombres de bro.
ota. Revisar una cuenta 6er"rIuica
En e pan de cuentas anatcas, s usted hace cck sobre
una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando as
entradas anatcas correspondentes.
La ntencn es que s usted abre una cuenta tpo Vsta, Open
ERP abra todas as entradas pertenecentes a sus cuentas
h|as. Esto puede ser muy t para abrr as entradas
pertenecentes a varas cuentas, taes como todos os
proyectos de centes.
Carga manual de registros
A pesar de que muchas entradas anatcas se producen automtcamente
desde os otros documentos de Open ERP, a veces es necesaro hacer entradas
de regstros manuamente. Esto suee pasar con certas operacones anatcas
que no tenen equvaenca en as cuentas generaes.
Para hacer entradas manuamente, use e men .esti'n ,inanciera >
Entradas > Entradas Anal0ticas > Entradas por 5ibro.
Co3entario. Entradas Anal:ticas
Para hacer una entrada anatca, Open ERP e pde
especfcar una cuenta genera. Esto se da soamente para
nformacn en os dferentes reportes cruzados. No crear
nuevas entradas en as cuentas generaes.
Seeccone un bro y compete os dferentes campos. Escrba un gasto como
una cfra negatva y un ngreso como una cfra postva.
ota. Ingreso de fec2a
Para ngresar una fecha en a sta edtabe, usted puede
usar a herramenta caendaro en e cente Web o s, en e
cente Wndows, usted ngresa soo e da de mes, Open
ERP competa automtcamente e mes y e ao cuando
usted presona a teca 8ab.
E6e3plo. Redistribucin de costo
Uno de os usos de a entrada manua de nformacn para as
operacones anatcas es a reasgnacn de costos. Por e|empo, s
una creacn ha sdo hecha para un proyecto determnado pero
puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasgnar parte de
costo a segundo proyecto.
En este caso, haga una entrada postva en a prmera cuenta y una
negatva por e msmo monto en a cuenta de segundo proyecto.
An"lisis Financiero An"lisis Financiero
Varos reportes dseados para e anss fnancero se basan en as cuentas
anatcas. Muchos de eos estn dsponbes drectamente desde e rbo de
cuentas o desde a forma vsta de a cuenta.
An!lisis por cuenta
Desde un formuaro anatco, haga cck en e botn "mprimir para
seecconar un reporte. Open ERP propone os sguentes anss fnanceros:
Balance Anal0tico
Balance Anal0tico "nvertido
5ibro )ayor de Costo
5ibro )ayor de Costo @solo cantidadesA
+alance (nal*tico
C CAP#$RA AP#$RA =ALACE =ALACE AALJ#ICO AALJ#ICO
E baance anatco es un reporte que reacona as cuentas anatcas con as
cuentas generaes. Brnda os baances de as cuentas anatcas
descompuestas por cuenta genera para un perodo dado.
Este reporte es t para anazar a rentabdad de os proyectos. Le da a
rentabdad de un proyecto para as dferentes operacones reazadas para
evaro a cabo.
+alance (nal*tico &n!ertido
C CAP#$RA AP#$RA = =ALACE ALACE A AALJ#ICO ALJ#ICO I I5ER#I!O 5ER#I!O
E baance anatco nvertdo provee un reporte smar reaconando as
cuentas generaes con as cuentas anatcas. Este reporte muestra os
baances de as cuentas generaes descompuestas segn as cuentas anatcas
seecconadas, para un perodo dado.
Esto e permte anazar sus costos segn a cuenta genera. Por e|empo, s
examna su cuenta genera de suedos de persona, usted puede obtener todos
os costos de saaro descompuestos segn as dferentes cuentas (o proyectos)
anatcas.
El ibro .ayor de )osto
C CAP#$RA AP#$RA L LI=RO I=RO / /AFOR AFOR !E !E C COS#O OS#O
Mentras que os dos reportes anterores brndan resutados sumados por
cuenta, e bro mayor de costo provee todas as entradas detaadas para as
cuentas seecconadas. Esto permte un anss detaado de cada operacn
evada a cabo en uno o varos proyectos.
El ibro .ayor de )osto 2solo cantidades3
C CAP#$RA AP#$RA L LI=RO I=RO / /AFOR AFOR !E !E C COS#O OS#O )S )SOLO OLO C CA#I!A!ES A#I!A!ES* *
E tmo reporte brnda e detae de entradas para una cuenta anatca y una
sta de bros seecconados. Soo se reportan as cantdades para este anss,
no os costos n os ngresos.
Este reporte se usa frecuentemente para mprmr e nmero de horas
traba|adas en un proyecto, sn mostrar os costos y os ngresos. As usted
puede mostrrseo a un cente como un regstro de as horas traba|adas en un
proyecto en partcuar.
Para restrngr e reporte a horas traba|adas, sn ncur ventas y compras,
seeccone soo e bro servcos para mprmr e reporte.
ota. I3presin 3Lltiple
Para mprmr varas cuentas anatcas de una soa vez,
usted puede hacer una seeccn mtpe sobre as
dferentes cuentas en e rbo de cuentas. Para eo,
seeccone as neas de cuentas usando a combnacn Ctrl
+ cli;. Luego haga cck en "mprimir en e rbo o en a
vsta sta para exportar a seeccn competa a un soo
documento PDF.
ota. /ultico3paR:a
En un ambente mutcompaa, cada compaa tene su
propo pan genera de cuentas en a msma base de datos.
Los dos panes generaes de cuentas son ndependentes
pero pueden vncuarse en un tercer pan usando una cuenta
vsta para hacer a consodacn.
S as dferentes compaas coaboran en proyectos
con|untos, eas pueden compartr e msmo pan de cuentas
anatco. En este ambente, os reportes cruzados como e
baance y e baance nvertdo son muy tes porque
permten hacer un anss por compaa vncundoo a as
cuentas generaes.
"ndicadores Clave
S usted usa cuentas anatcas con una estructura de cuentas por proyecto de
cente, usted puede nstaar e mduo correspondente que agrega tres
nuevas pestaas a formuaro de cuenta anatca:
Indcadores de gestn en a pestaa Resumen de An!lisis
Estadstcas mensuaes en a pestaa Estad0sticas por mes.
Estadstcas por cada usuaro en a pestaa Estad0stica por usuario.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E I!ICA!ORES I!ICA!ORES !E !E &ES#IM &ES#IM PARA PARA $A $A C$E#A C$E#A AALJ#ICA AALJ#ICA
La fgura muestra todos os ndcadores de gestn. stos e permten ver
rpdamente os sguentes eementos:
Rentabdad de proyecto.
S puede facturar todava un servco a cente o no.
E monto de os servcos a facturar.
Los dferentes mrgenes.
! !ESCO/POSICIM ESCO/POSICIM !E !E LOS LOS COS#OS COS#OS /ES$ALES /ES$ALES !E !E $A $A C$E#A C$E#A AALJ#ICA AALJ#ICA
C C$E#AS $E#AS AALJ#ICAS AALJ#ICAS E E &ES#IM &ES#IM !E !E PROFEC#OS PROFEC#OS
Estos dferentes mens e brndan vstazos rpdos que son muy tes para os
proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear s hay
servcos sn facturar, y ver a fecha de a tma factura y a de tmo servco
sn facturar, y reportes sobre os montos recbdos y aquos que se espera
recbr. Los gerentes de proyectos tenen toda a nformacn necesara para
gestonar ben sus proyectos, mostrados en una soa pgna. Con esta
nformacn eos puede evar a cabo dferentes operacones necesaras para
gestonar e proyecto, como facturacn automtca, paneamento de proyecto,
actuazacn de centes y presupuesto para recursos.
$n paso 3"s all"
No ha habdo dscusn de presupuestos anatcos en esta
seccn porque por e momento ese mduo est sendo
competamente revsado. Sn embargo, vae a pena
probaros porque ofrecen a posbdad de:
* Pronostcar proyectos a medano pazo.
* Controar os costos de proyecto.
* Comparar con as cuentas generaes.
Recursos Du3anos Recursos Du3anos
Para comenzar, este captuo trata de os recursos humanos y os servcos de
empeados.
Una compaa es efectva soamente s puede contar con e buen traba|o de
sus empeados. Los mduos de recursos humanos de Open ERP e permten
admnstrar efcentemente mportantes aspectos de traba|o de persona, taes
como sus destrezas, contratos y tempo de traba|o.
&estin de RRK DDK &estin de RRK DDK
Para estabecer un sstema que est ntegrado con a gestn de una compaa,
usted necesta empezar con una sta actuazada de coaboradores.
o confundir. E3pleado 0 $suario
Para Open ERP, un "empeado" representa a a persona fsca
que tene un traba|o contratado con a compaa. Esto
ncuye todo tpo de contrato: contratos por perodos
tempos f|os o ndetermnados, y tambn contratos de
servco ndependentes.
Un usuaro es a persona fsca a a que se e da acceso a os
sstemas de a compaa. Muchos empeados son usuaros
pero agunos usuaros no son empeados: asocados
externos pueden tener acceso a partes de sstema. Usted
puede admnstraros a travs de os mduos de porta.
Aqu hay agunos e|empos de funcones que dependen de a sta de
empeados:
E costo de un servco, que depende de contrato de traba|o de un
empeado.
E paneamento de un proyecto, que depende de patrn de traba|o de os
coaboradores de proyecto.
La tarfa a facturar a cente, que depende de a funcn de traba|o de
empeado.
La cadena de comando o responsabdades, que se reacona con a
estructura |errquca de a compaa.
.esti'n de Personal
Para defnr un nuevo empeado en Open ERP, use e men Recursos
+umanos > Empleados > %uevo Empleado.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E ! !ESCRIPCIM ESCRIPCIM !E !E $ $ E E/PLEA!O /PLEA!O
Comence ngresando e %ombre de empeado y a Compa70a para a cua
traba|a. Usted puede entonces crear un nuevo usuaro de sstema Open ERP
que est enazado con este empeado enando en e campo %ombre de
-suario. An cuando e empeado no sea un usuaro, es me|or crear un acceso
a sstema para a mayor parte de persona para poder controar sus derechos
de acceso desde e comenzo.
Conse6o. Dacer un enlace entre el e3pleado 0 usuario
S e empeado es tene una cuenta de usuaro en e sstema,
usted no debera ovdar enazar su cuenta a formuaro de
empeado.
A crear este enace, se reaza un enado automtco en e
campo Empeado en os formuaros reevantes, como
regstros de servcos y gastos.
Luego cargue a dreccn de empeado. sta aparece en e formuaro de
contacto de asocado en Open ERP. Ya que sus empeados son gente con a que
su compaa tene contactos, es gco que tengan entradas ta como cuaquer
otro asocado en su base de datos. Luego ngrese e nombre de empeado
como e Nombre de un nuevo asocado y a dreccn en e formuaro de
Contacto. Luego todas as funcones que apquen a un asocado pueden
apcarse a un empeado. Esto se vueve partcuarmente mportante porque
usted puede rastrear dbtos y crdtos en as cuentas, por o que puede
rastrear pagos de suedo, por e|empo.
Entonces es posbe ndcar tanto un bro anatco y un producto enazado a
este empeado. S o hace de esa manera, entonces esta nformacn puede ser
usada para rastrear servcos. Usted debe competar os sguentes campos:
5ibro Anal0tico: por e|empo, e bro Servcos.
Producto: usted puede crear, por e|empo, un producto amado
Empeado fu tme.
Luego compete a sguente nformacn acerca de contrato de traba|o de
empeado:
+oras de traba:o por semana: e nmero de horas traba|adas por
semana.
%*mero de d0as de vacaciones al a7o
Comen3' el: da de comenzo de contrato.
Gee: nombre de superor nmedato de empeado.
Categor0a: poscn que ocupa e empeado.
La ho|a de asstenca de empeado (usando .rupo de 8raba:o del
empleado).
C CAP#$RA AP#$RA !E !E $A $A D DOCA OCA !E !E A ASIS#ECIA SIS#ECIA
Las dferentes categoras de ho|as de asstenca pueden defnrse en e men
Recursos +umanos > Coniguraci'n > Categor0as de +o:as de
Asistencia.
.esti'n de Contratos de Empleo
C CAP#$RA AP#$RA !E !E ! !EFIICIM EFIICIM !E !E C CO#RA#O O#RA#O !E !E # #RA=ACO RA=ACO PARA PARA $ $ E E/PLEA!O /PLEA!O
En e formuaro de empeado, en a pestaa Contrato, usted puede ngresar
nformacn:
%ombre de Contrato: por e|empo, fu tme, 38 horas por semana.
,unci'n de empeado: por e|empo, secretara.
+oras de traba:o por d0a
,echa de comien3o
,echa de inali3aci'n: s est especfcada.
Suedo y e 8ipo de sueldo (Bruto )ensual o %eto $emanal, por
e|empo).
Entrada y $alida
En agunas compaas, e persona tene que frmar a entrada a egar a
traba|o y frmar a sada a fna de da. S cada empeado ha sdo enazado a
un usuaro de sstema, eos pueden frmar a entrada en Open ERP usando e
men Recursos +umanos > Asistencias > Entrada > $alida.
S un empeado se ovda de frmar a sada, e sstema propone que o haga
manuamente y tpee a hora a a que se fue cuando vueva a da sguente. As
se admnstran fcmente as frmas de sada ovdadas.
Un admnstrador puede entonces ver s un empeado ha egado vendo
drectamente e formuaro. Mre a sta de empeados usando e men
Recursos +umanos > Empleados, y puede ver s estn presentes o
ausentes.
Para obtener e detae de asstencas desde e formuaro de un empeado en
Open ERP, usted puede usar os tres reportes dsponbes:
"mprimir +o:a de Asistencia por semana
"mprimir +o:a de Asistencia por mes
"mprimir Reporte de Error de Asistencia
E tmo reporte, acerca de gestonar cambos, puede mostrar s un empeado
ha ngresado e tempo de entrada o sada manuamente. Esto muestra a
dferenca entre a hora de sada esperada y a hora ngresada por e empeado
a frmar a sada. Esto e permte descubrr fcmente a a gente que
sstemtcamente dstorsona su asstenca.
Do6as de Asistencia Do6as de Asistencia
En muchas compaas de servcos donde se ha ntegrado Open ERP, as ho|as
de asstenca o de servco han revouconado as prctcas de gestn. Estas
ho|as de servco son producdas por cada empeado a medda que traba|an en
os dferentes casos o proyectos que estn en marcha. Cada uno de eos est
representado por una cuenta anatca en e sstema.
A o argo de da, cuando os empeados traba|an en uno u otro proyecto,
agregan una nea a as ho|as de asstenca con detaes de tempo usado en
cada proyecto. A fna de da, cada empeado debe marcar todo e tempo
traba|ado en e cente o en proyectos nternos para sumar e nmero tota de
horas traba|adas en e da. S una cuenta no est en e sstema, entonces e
tempo se agrega a as horas que no han sdo asgnadas en e da.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E $A $A D DOCA OCA !E !E A ASIS#ECIA SIS#ECIA PARA PARA $ $ ! !JA JA !E !E # #RA=ACO RA=ACO
o confundir. Do6a de Asistencia 0 Asistencia
La ho|a de asstenca no ntenta ser una forma dsfrazada de
formuaro de asstenca. No hay contro sobre os tempos
de servco y e empeado e bre de codfcar 8 9 horas o
ms de servco cada da s as o desea.
S usted decde usar e sstema, es mportante acarar este
punto con su persona. E ob|etvo no es controar horas,
porque os empeados decden por s msmo qu van a
ngresar, sno rastrear as tareas que estn en marcha y a
asgnacn de costos entre eas.
Entre os muchos usos de un sstema como ste en una compaa, aqu estn
agunos de os ms mportantes:
Permtr e rastreo de os costos reaes de un proyecto contabzando e
tempo usado en .
Rastrear os servcos provstos por dferentes empeados.
Comparar as horas reamente usadas en e proyecto con as estmadas
ncamente.
Facturacn automtca basada en as horas de servco provstas.
Obtener una sta de horas de servco de un determnado cente.
Conocer os costos necesaro para drgr a compaa, ta como os costos
de marketng, os costos de entrenamento para nuevos empeados y as
tarfas de facturacn para un cente.
Coniguraci'n de empleados
Para ser capaz de usar as ho|as de asstenca, usted prmero debe defnr
aqueos empeados que son usuaros de sstema. Los formuaros de defncn
de empeados contenen a nformacn necesara para usar esa pana ta
como e ttuo de traba|o y os costos horaros.
Dos campos son de partcuar nters para usted cuando gestone as ho|as de
asstenca: e 5ibro Anal0tico y e Producto.
En e bro anatco se guardarn todas as entradas anatcas acerca de os
costos de tempos de servco. stos e permten asar e costo de servco de
otros cosos de a compaa, taes como a compra de matera prma, gastos,
etc. Usted puede usar dferentes bros para cada empeado para separar
costos por departamento o por funcn.
E empeado tambn se asoca con un producto en su base de datos en Open
ERP. Un empeado est enazado con un producto para que pueda ser
"comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestn de proyectos). Usted tene
que crear un producto para cada tpo de traba|o en su compaa.
La sguente nformacn es mportante en e formuaro de producto:
%ombre de producto: ta como Secretara, Vendedor, Gerente de Proyecto.
8ipo de producto: sempre Servco.
-nidad de medida: Hora o Da.
5ista de Precios: preco de venta de os servcos de empeado para a
poscn concernente.
Precio Est!ndar: costo promedo de servco expresado en a undad de
medda eegda.
Como con os Asocados, usted debera crear una Categor0a de Producto
amada Empeados en a confguracn de producto.
En resumen, cada empeado de a compaa, en a mayora de os casos,
corresponde a:
Un formuaro de Asociado
Un formuaro de Empeado
Un -suario de sistema
Y cada puesto de traba|o en a compaa corresponde a un Producto.
Carga de datos en la ho:a de asistencia
Una vez confgurados os empeados, os dferentes usuaros de sstema
pueden cargar sus ho|as de asstenca en e men Recursos +umanos >
Codiicaci'n de horas > Para m0 > )is traba:os del d0a.
Conse6o. Ata6os
Una buena dea es que todos os empeados que usen ho|as
de asstenca ubquen este men en sus ata|os. Esto es
porque necestarn vover a eos varas veces a da.
Haga cck en %uevo para obtener una nea de ho|a de asstenca edtabe,
para cargar os campos en este orden:
1. E -suario se propone por defecto, pero usted puede cambaro se est
codfcando a prmera ho|a de asstenca para otro empeado de a
compaa.
2. La ,echa se propone automtcamente con a fecha de hoy, pero es
posbe cambara s est codfcando a ho|a de asstenca para un da
anteror.
3. La Cuenta Anal0tica representa e traba|o o e proyecto para e que
usted est cargando a ho|a de asstenca.
4. La Cantidad representa e nmero de horas o das que usted ha
traba|ado.
Un texto bre est dsponbe en cada dem para su <escripci'n.
Los otros campos se competan automtcamente pero pueden ser
modfcados: e Producto, a -nidad de medida, e Costo de servco y a
Cuenta .eneral asocada.
Las horas se codfcan a o argo de da por cada empeado. Esto ayuda a
revstar a sta a fna de da para verfcar que e nmero de horas de
asstenca en a compaa ha sdo apropadamente contabzada. E tota
ngresado se muestra en a parte superor derecha de a sta de horas de
servco.
La precsn de os servcos cargados es cruca para cacuar a rentabdad de
os dferentes traba|os y a recarga de servcos. Dferentes reportes estn
dsponbes para verfcar a carga de datos de os empeados. Eos msmos
pueden verfcar su propa ho|a de asstenca usando os sguentes reportes:
Imprmr as ho|as de asstenca por mes, usando e men Recursos
+umanos > Reportes > +o:as de asistencia > "mprimir mis ho:as
de asistencia1
Revsando todas as entradas de servco usando e men Recursos
+umanos > +oras codiicadas > Para m0 > 8odo mi traba:o. Usted
puede usar os ftros para anazar sus servcos por proyecto, por perodo
o por producto.
#Hcnica. Costo de Servicios
Por defecto, Open ERP est confgurado para mostrar e coso
de cada servco cuando un empeado codfca e nmero de
horas por proyecto. Usted puede modfcar este campo
agregando e atrbuto nvsbe= Verdadero en a vsta de a
ho|a de asstenca.
E vaor en este campo muestra a os empeados e costo de
su tempo usado en a compaa, as que ocutar este campo
puede no ser sempre a me|or opcn.
C CAP#$RA AP#$RA !EL !EL RES$/E RES$/E !E !E $A $A DOCA DOCA !E !E ASIS#ECIA ASIS#ECIA PARA PARA $ $ E/PLEA!O E/PLEA!O
Los gerentes pueden hacer uso de os dferentes reportes para admnstrar as
ho|as de asstenca fcmente. Usted puede mprmr un resumen en a forma
de una taba por usuaro y por da en e men Recursos +umanos >
Reportes > +o:a de Asistencia > "mprimir resumen de ho:a de
asistencia. Esto e ayuda a ver cundo un empeado ha ovdado de codfcar
su ho|a de asstenca un determnado da.
Se dsponen de muchos grfcos a travs de os mens Recursos +umanos >
Reportes > Este mes > 8odos los meses, por e|empo:
+o:a de asistencia por usuario
+o:a de asistencia por cuenta
+o:a de asistencia por actura
+o:a de asistencia diaria por cuenta
& &R%FICO R%FICO !E !E $A $A DOCA DOCA !E !E ASIS#ECIA ASIS#ECIA POR POR C$E#A C$E#A
La nformacn para estos grfcos puede ser cambada usando os ftros
dsponbes en a parte superor de a pantaa. S quere obtener cfras ms
exactas, cambe a a vsta en modo sta.
ota. #ablero de control
E tabero de contro para gestonar proyectos tene una
vsta grfca que resume a ho|a de asstenca de usuaro
actua para os tmos sete das.
Se puede asgnar un tabero de contro a usuaros de ta
forma que aparezca cuando eos se conecten a Open ERP.
Entonces, cada empeado podr darse cuenta s ha ovdado
de competar su ho|a de asstenca cuando se desconecten
de sstema.
Evaluaci'n de costos de servicio
Usted ya sabe que as ho|as de asstenca se reaconan estrechamente con as
cuentas anatcas. Los dferentes proyectos reportados en as ho|as de
asstenca corresponden a esas cuentas. Las entradas de as ho|as de
asstenca en s msmas son entradas anatcas. Estas entradas comprenden
varas operacones anatcas que no se corresponden con nnguna de as
cuentas generaes. Por o tanto, todas as operacones que modfquen y creen
neas de ho|as de asstenca automtcamente mpactan en a correspondente
nea anatca y, a a nversa, son modfcadas automtcamente por cambos
en esa nea.
#Hcnica. Do6a de asistencia 0 entradas anal:ticas
La mpementacn de ho|as de asstenca en Open ERP
reaconadas a entradas anatcas se gestona por un
mecansmo heredtaro: e ob|eto de a ho|a de asstenca
hereda a ob|eto de a entrada anatca.
La nformacn, entonces, no se codfca en a base de datos
como dos eventos separados, o que evta muchos
probemas de sncronzacn. S se guardan en dos tabas
separadas, porque un servco es una entrada anatca, pero
una entrada anatca no es necesaramente un servco.
No es un enfoque csco, pero es gco y pragmtco. Las ho|as de asstenca
de os empeados son un buen ndcador de cmo os costos de servco se
dstrbuyen a travs de os dferentes casos como son reportados en as
cuentas anatcas.
Una cuenta anatca debera refe|arse en as cuentas generaes, pero no hay
equvaenca drecta de estas cuentas anatcas en as cuentas generaes. En
cambo, s os costos horaros de os empeados se contabzan correctamente,
as entradas de a ho|a de asstenca mensua deben ser sadadas por e saaro
ms e paquete de benefcos pagado a todos os empeados a fn de mes.
A pesar de todo esto, es bastante dfc resover e costo horaro promedo de
un empeado precsamente porque ste depende de:
Las horas extras que ha traba|ado
Los ferados y as cencas por enfermedad
Las varacones de saaro y os costos asocados, taes como os cargos
por cobertura soca.
Los reportes que e permten reaconar cuentas generaes a as cuentas
anatcas son herramentas vaosas para me|orar su evauacn de os
dferentes costos horaros de os empeados. La dferenca entre os baances
de productos en as cuentas anatcas y en as cuentas generaes, dvddos por
e nmero tota de horas traba|adas, puede entonces ser apcada a costo de
producto. Agunas compaas compensan esa dferenca evando a cabo otra
operacn anatca a fn de mes en una cuenta creada para ese propsto. Esta
cuenta anatca debera tener un baance que tenda a cero.
Como tene un sstema con ho|as de asstenca ntegrada, usted puede:
Rastrear a rentabdad de proyectos en as cuentas anatcas
Ver e hstora de entradas de ho|as de asstenca por proyecto y por
empeado
A|ustar reguarmente os costos horaros comparando sus tarfas con a
readad
I3portante. Rentabilidad de un pro0ecto
Es muy mportante controar precsamente os costos y a
rentabdad de un proyecto.
Esto e permte hacer buenas estmacones y rastrear
asgnacones de presupuestos a os dferentes servcos y
sus proyectos, como costos de ventas. Usted tambn puede
refnar sus argumentos sobre a bases de hechos caros en
ugar de con|eturas s tene que renegocar un contrato con
un cente uego de un ba|n en e proyecto.
Los anss de rentabdad por proyecto y por empeado estn dsponbes
desde as cuentas anatcas. Eos toman todas as facturas en cuenta, como
as tambn e costo de tempo empeado en cada proyecto.
E hstora de servcos por proyecto est dsponbe en as ho|as de asstenca
o en as cuentas anatcas. Por e|empo, s un cente pregunta por e hstora
de un contrato de soporte, usted puede usar e reporte 5ibro )ayor de Costo
@s'lo por cantidadA sobre una cuenta anatca. En e reporte usted mprmr
so os bros que seeccone, entonces e|a e bro de ho|as de asstenca.
.esti'n por departamento
Cuando se usan correctamente, as ho|as de asstenca pueden ser una buena
herramenta de contro para os gerentes de proyecto y pueden amar a
atencn sobre costos y tempos.
Cuando os equpos de empeados son mportantes, se debe mpementar un
sstema de contro. Todos os empeados deberan competar sus ho|as de
asstenca correctamente porque esto forma a base de contro de
paneamento, a gestn fnancera y a facturacn de proyectos.
Ver uego que es se puede facturar servcos automtcamente a fn de mes
basndose en as ho|as de asstenca. Pero a msmo tempo, agunos contratos
se mtan a horas prepagadas. Estas horas y su deduccn de mte orgna
tambn se gestonan por as ho|as de asstenca.
En esa stuacn, as horas que no son codfcadas en as ho|as de asstenca
representan prdda de dnero para a compaa. Entonces es mportante
estabecer segumentos efectvos de as ho|as de asstenca de servco y su
codfcacn.
E ESB$E/A SB$E/A !EL !EL PROCESO PROCESO !E !E APRO=ACIM APRO=ACIM !E !E $A $A DOCA DOCA !E !E ASIS#ECIA ASIS#ECIA
Para ngresar nformacn a a ho|a de asstenca cada empeado usa e men
Recursos +umanos > +o:as de asistencia > )is ho:as de asistencia >
)i ho:a de asistencia actual.
En a parte superor de a pantaa e usuaro comenza con as horas de entrada
y de sada. E sstema permte e contro de a asstenca da por da. Los dos
botones, Entrada y Sada, permten competar automtcamente as horas en
e rea de a zquerda. Estas horas pueden ser modfcadas por e empeado,
por o que no es un sstema de contro verdadero.
E rea en a parte nferor de a pantaa representa una pana de as
entradas de os empeados para un da seecconado. En tota, esto debera
comprender e nmero de horas traba|adas en a compaa cada da. Esto
provee una verfcacn smpe de que e tempo de asstenca de da competo
ha sdo codfcado adecuadamente.
! !E#ALLE E#ALLE !E !E LAS LAS DORAS DORAS #RA=ACA!AS #RA=ACA!AS POR POR !JA !JA POR POR $ $ E/PLEA!O E/PLEA!O
La segunda pestaa de a ho|a de asstenca Por d0a brnda e nmero de
horas traba|adas en os dferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre a
asstenca y as entradas en a ho|a de asstenca, usted puede usar a segunda
pestaa para detectar os das o as entradas que no han sdo codfcadas
correctamente.
La tercera pestaa, Por cuenta, muestra e tempo traba|ado en todos os
proyectos. Esto e permte retroceder y tener una vsta genera de tempo en e
que un empeado ha traba|ado en dferentes proyectos.
A fna de a semana o de mes, e empeado confrma su ho|a de asstenca. S
e tempo de asstenca en a compaa corresponde a as entradas codfcadas,
a ho|a de asstenca competa es confrmada y envada a su gerente de
departamento, quen es responsabe de a aprobacn o de pedr correccones.
Cada gerente puede mrar una sta de as ho|as de asstenca de su
departamento esperando aprobacn usando e men Recursos +umanos >
+o:as de asistencia > +o:as de asistencia de mi departamento > +o:as
de asistencia a validar. Luego as aprueba o as regresa a su estado nca.
Para defnr a estructura de departamento, use e men Administraci'n >
-suarios > Estructura del <epartamento > <einir departamentos.
Conse6o. I3portancia de las aprobaciones
A prmera vsta, a aprobacn de as ho|as de asstenca por
e gerente de departamento puede parecer un estorbo
burocrtco. Esta operacn, sn embargo, es cruca para a
gestn efectva. Hay muchas compaas donde os gerentes
estn tan cargados de traba|o que gnoran qu estn
hacendo sus empeados.
Por eso este proceso de aprobacn e brnda a gerente un
esbozo de traba|o de cada empeado a menos una vez a a
semana, por as horas traba|adas en os dferentes
proyectos.
Una vez que se aprueban as ho|as de asstenca, usted
puede usaras como contro de costos y par facturar horas a
sus centes.
La &estin de Servicios La &estin de Servicios
Este captuo se enfoca en a gestn de contratos, y os servcos asocados con
eso. E proceso competo de gestn de servcos se estuda aqu desde a
defncn de precos y contratos hasta a facturacn automtca de os
servcos, pasando por e paneamento y e tratamento de costos adconaes
taes como os recbos de gastos.
Pol:ticas de gestin de precios Pol:ticas de gestin de precios
Agunas compaas son conocdas por sus stas de precos compcadas. Se
usan muchas formas de varacn de precos, taes como devoucones de fn de
ao, descuentos, cambos de trmnos y condcones con e tempo, prepagos,
descuentos escaonados, promocones estaconaes y reduccones de precos
progresvas.
#er3inolog:a. !escuentos7 !evoluciones 0
Reducciones
En agunas |ursdccones contabes usted tene que
dferencar entre os sguentes trmnos:
* Descuentos: reemboso a cente, generamente a fn
de ao, que depende de a cantdad de mercadera
comprada en un perodo dado.
* Devoucones: reduccn en a nea de peddo o en a
nea de facturacn s una certa cantdad de mercadera es
comprada de una soa vez o es vendda en e marco de una
actvdad promocona.
* Reduccn: una reduccn extraordnara resutante
de un defecto de cadad o una varacn en un producto de
acuerdo con una especfcacn.
La gestn ntegente de precos es dfc, porque requere que usted ntegre
varas condcones de os centes y proveedores para crear estmacones
rpdamente o para facturar automtcamente. Pero s usted tene un
mecansmo de gestn de precos efcente, usted puede mantener mrgenes
eevados y responder rpdamente a os cambos en as condcones de
mercado. Un buen sstema de gestn de precos e brnda a oportundad para
varar uno o todos os factores reevantes cuando usted est negocando un
contrato.
Para ayudaro a traba|ar ms efectvamente, os prncpos de sta de precos
de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estn basados en regas
smpes y genrcas. Usted puede desarroar tanto a sta de precos de venta
como a de compras capaces de acomodarse a condcones taes como a
fecha, a cantdad soctada y e tpo de producto.
o confundir. Los diferentes precios
Es mportante no confundr e preco de venta y e preco
base de un producto. En a confguracn bsca de Open
ERP e preco de venta se hace gua a preco base marcado
en e archvo de producto, pero usted puede varar e preco
de venta en respuesta a as condcones de sus centes.
Es o msmo para e preco de compra y e costo estndar. E
preco de compra es e preco de venta de su proveedor, e
cua camba en respuesta a dferentes crteros taes como
cantdades, fechas y proveedor. Esto se f|a
automtcamente por e sstema contabe.
Cada sta de precos se cacua a partr de potcas defndas, entonces usted
tendr tantas stas de precos de ventas como potcas actvas de venta tenga
a compaa. Por e|empo, una compaa que vende productos a travs de tres
canaes puede crear as sguentes stas de precos:
1. Dstrbucn prncpa:
* Lsta de precos para Supermercado Patto
* Lsta de precos para Supermercado Ramn
2. Ventas por correo
3. Centes a paso
Una nca sta de precos puede exstr en varas versones, pero soo se
permte que una est actva en un tempo dado. Estas versones e permten
estabecer dferentes precos en dferentes momentos. As, a sta de precos
para centes a paso podra tener cnco versones dferentes, por e|empo:
Otoo, Verano, Ofertas de verano, Inverno, Prmavera. Los centes drectos vern
precos que camban con as estacones.
Cada sta de precos se expresa en una soa moneda. S su compaa vende
productos en varas monedas, tendr que crear tantas stas de precos como
monedas tenga.
Los precos en una sta de precos pueden depender de otra sta, o que
sgnfca que usted no tene que repetr a defncn de todas as condcones
para cada producto. As, una sta de precos en dares puede estar basada en
una sta de precos en pesos. S e ndce de conversn de a moneda entre
pesos y dares camba, o os precos en pesos camban, as tarfas en dares
pueden a|ustarse automtcamente.
Creaci'n de lista de precios
Para defnr una sta de precos use e men Productos > 5istas de precios
> 5istas de precios. Para cada sta usted tendr que defnr:
Un %ombre para a sta.
Un 8ipo de sta: Venta para centes o Compra para proveedores.
La )oneda en a que se expresan os precos.
4ersiones de istas de Precios
Una vez que a sta est defnda, usted debe dare a menos una versn. Para
hacero, use e men Productos > 5istas de Precios > =ersiones de 5istas
de Precios. La versn contene todas as regas que e permten cacuar un
preco para un producto y una cantdad dada.
Luego d e %ombre de esta versn asocada. S a sta soo tene una
versn, usted puede usar e msmo nombre para a sta de precos y a
versn. En e campo 5ista de Precios seeccone a sta de precos que ha
creado. Luego ndque a ,echa de inicio y a ,echa de inali3aci'n de esta
versn. Estos campos son opconaes: s usted no quere poner nnguna fecha,
esta versn estar actva permanentemente. Use e campo Activo en as
versones para actvar o desactvar una versn de sta de precos.
ota. Actuali1acin auto3"tica de la lista de precios
Es posbe hacer que cuaquer sta de precos dependa de
una de as otras stas. Entonces usted puede decdr hacer
su sta de precos de venta dependendo de a sta de
compra a su proveedor a a que agrega un margen de
gananca. Los precos se cacuan automtcamente como
una funcn de preco de compra y no necestan a|ustes
manuaes extras.
Reglas para calcular precio
C CAP#$RA AP#$RA !E !E RE&LAS RE&LAS !E !E $A $A 5ERSIM 5ERSIM !E !E LIS#A LIS#A !E !E PRECIOS PRECIOS
Una versn de sta de precos est formada por un con|unto de regas que se
apcan a os precos base de os productos.
Usted defne as condcones para una rega en a prmera parte de a pantaa
de defncn amada Rules 8est )atch. La rega se apca a Producto o
Plantilla de Producto y/o a Categor0a de Producto. S se apca una rega a
una categora, entonces se apca automtcamente a todas sus subcategoras
(usando a estructura de rbo para categoras de producto).
S usted estabece una cantdad mnma en Cantidad )0nima a rega so se
apcar a una cantdad gua o mayor que a ndcada. Esto e permte
estabecer tarfas reducdas en etapas que dependen en as cantdades
peddas.
Varas regas puede apcarse en ese sentdo. Open ERP evaa as regas en
secuenca para seecconar cues apcar a ccuo de precos especfcado. S
varas regas son vdas, entonces soo se usa a prmera en secuenca para e
ccuo. E campo $ecuencia determna e orden, empezando por e nmero
ms ba|o.
Una vez que una rega ha sdo seecconada, e sstema tene que determnar
cmo cacuar e preco a partr de a rega. Esta operacn est basada en os
crteros expuestos en a parte ba|a de formuaro, etquetada como C'mputo
de precio. E prmer campo que tene que competar est etquetado como
Basado en. Usted debe ndcar e modo de cacuar e preco de asocado.
Usted tene que eegr entre:
La Lsta de precos estabecda en e archvo de producto
E Costo estndar en e archvo de producto
Otra sta de precos dada en e campo $i otra lista de precios
E preco que vara como una funcn de un proveedor defnda en a
Seccn Asocado de formuaro de producto.
Muchos otros crteros pueden ser consderados y agregados a a sta, como
ver ms adeante.
Luego, varas operacones pueden apcarse a preco base para cacuar e
preco de venta o de compra para e asocado en as cantdades especfcadas.
Para cacuaro, usted apca a frmua mostrada en e formuaro:
Preco = Preco base x (1 - campo1) + campo2
E prmer campo (campo1 en a frmua) representa un descuento. Por e|empo,
ngrese 0,20 para un descuento de 20% sobre e preco de sta. S e preco
est basado en e Costo Estndar, usted puede ngresar -0,15 para obtener un
aumento de 15% en e preco de venta comparado con e costo estndar.
E campo2 es un supemento f|ado expresado en a moneda de a sta de
precos. E monto se agrega (o se deduce, s es negatvo) a monto cacuado
despus de descuento apcado por e campo1.
Usted tambn puede especfcar un )6todo de redondeo. E ccuo de
redondeo se hace a nmero ms cercano. Por e|empo, s usted pone 0,50, un
preco de 45,66 se redondear a 45,65. Y un preco de 14,567 redondeado a 100
ms cercano, dar un preco de 14,600.
La adcn de campo2 se apca uego de ccuo de redondeo, e que puede ser
muy t en stuacones de preco especfcas. Por e|empo, s usted quere que
su preco termne en 9,99, redondee a 10 y uego agregue un supemento de
-0,01 en e campo2.
Los campos )argen m0nimo y )argen m!/imo aseguran que usted puede
garantzar un margen de gananca sobre e preco base. Un margen de 10 e
permte asegurarse que e retorno no ser menor a un margen de 0. S usted
pone este campo a 0, entonces no tendr efectos en e ccuo.
Una vez que a sta de precos est defnda, usted puede asgnara a un
asocado. Para hacero, encuentre un Asocado y seeccone su pestaa de
Propiedades. Usted puede entonces cambar a 5ista de precios de venta y
a 5ista de precios de compra que estn cargadas por defecto para e
asocado.
ista de Precios por defecto
C CAP#$RA AP#$RA !E !E LIS#A LIS#A !E !E PRECIOS PRECIOS POR POR !EFEC#O !EFEC#O
Cuando usted nstaa e software se crean dos stas de precos por defecto: una
para compra y otra para ventas. Cada una contene soo una versn de a sta
de precos y una soa nea en esa versn.
E Preco de Venta se cooca por defecto a vaor dado en a 5ista de Precios
en e archvo de producto. No hay descuento, n supemento n redondeo
aguno para nfur en e ccuo de preco. Esta rega por defecto se apca a
todos os productos y todas as categoras de producto para una cantdad
mnma de 1. Entonces e preco de venta de un producto vene de preco
especfcado en e archvo de producto. En este sentdo, as compaas que no
necesten stas de precos especazadas pueden usar smpemente e preco
defndo en e archvo de producto.
E preco para compras defndo en a Lsta de Precos por defectos se estabece
de msmo modo por e Costo Estndar de producto en e archvo de producto.
Caso de uso de listas de precios
Tomemos e caso de una compaa que comerca sstemas de IT, para quenes
se han confgurado as sguentes categoras de producto:
Todos os productos:
1. Accesoros
Impresoras
Scanners
Tecados y mce
1. Computadoras
Porttes
_ Porttes de pantaa grande
Computadoras
- Computadoras de ofcna
_ Computadoras profesonaes
Adems, os productos presentados en a sguente taba estn defndos en a
moneda de pan de cuentas nstaado.
E6e3plos de productos con sus diferentes precios
Producto Lista de Precios Precio Est"ndar Precio por
defecto
del proveedor
Acer Portt 1200 887 893
Toshba Portt 1340 920 920
Tecado Cherry 100 50 50
Computadora de
ofcna
1400 1000 1000
1efinici'n de la lista de precios
Ahora defna a sta de precos para revendedores como sta:
Para computadoras porttes, e preco de venta se cacua de a sta de
precos de proveedor Acer, con un supemento de 23% sobre e preco
de compra.
Para todos os otros productos, e preco de venta est dado por e costo
estndar en e archvo de producto, sobre e que se agrega un 31%. E
preco debe termnar en ".99".
E preco de venta de os tecados Cherry se f|an en 60 para a cantdad
mnma de 5 tecados comprados. De otra manera se usa a rega de
arrba.
Asuma que a sta de precos de Acer est defnda en Open ERP. La sta de
precos para revendedores y a versn de a sta de precos contenen tres
neas:
1. Lnea Acer
Categor0a de Producto: Porttes.
Basado en: Otra sta de precos.
5ista de precios si hay otra: Lsta de precos de Acer.
campoC: -0,23.
$ecuencia: 1
1. Lnea Cherry
Plantilla de producto: Cherry, tecado
Cantidad m0nima: 5
campoC: 1
campoE: 60
$ecuencia: 2
1. Lnea Otros Productos:
Basado en: Lsta de precos estndar.
CampoC: -0,31.
CampoE: -0,01.
$ecuencia: 3.
E campo $ecuencia a a segunda rega debe confgurarse deba|o que a de a
tercera rega de este e|empo. S no se hace as, a tercera rega sempre ser
apcabe porque una cantdad de 5 es mayor que una cantdad de 1 para todos
os productos.
Note tambn que para f|ar un preco de 60 para os tecados Cherry, se us a
frmua Preco = Preco base x (1-1.0) + 60.
)ondiciones de contratos de clientes
La compaa comerca puede estabecer ahora condcones especfcas para un
cente, como a compaa Compumax, que puede haber frmado un contrato
vdo con as sguentes condcones:
Para Porttes Toshba, Compumax se benefca con un descuento de 5%
sobre e preco de reventa.
Para todos os otros productos, as condcones de reventa no camban.
La sta de precos para Compumax, amada "Contrato Compumax", contene
dos regas:
1. Lnea Toshba portt:
Producto: Toshba portt.
Basado en: Otra sta de precos.
5ista de precios si hay otra: Lsta de Precos revendedor.
CampoC: 0,05.
$ecuencia: 1.
1. Lnea Otros Productos:
Producto:
Basado en: Otra sta de precos.
5ista de precios si hay otra: Lsta de precos de revendedor.
$ecuencia: 2.
Una vez que esta sta ha sdo cargada, encuentre e archvo de asocado para
a compaa Compumax. Haga cck sobre a pestaa Propiedades y uego e
campo 5ista de Precios de =enta para seecconar Contrato Compumax. Ya que
e contrato es vdo por un ao, compete os campos ,echa de inicio y
,echa de inali3aci'n en a versn de sta de precos.
Entonces cuando e persona de venta prepare un estmado para Compumax,
os precos propuestos se cacuarn automtcamente a partr de as
condcones de contrato.
Otras bases para el c!lculo de precios
Open ERP provee una manera de hacer precos dependendo de cuaquer
campo de formuaro de producto, no soo os campos predefndos: Lsta de
precos y Preco de Costo. Para hacero, use e men Productos > Coniguraci'n
> 8ipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondente a un
nuevo tpo de preco. Ingrese e nombre de campo (por e|empo: Preco a pbco)
y a moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan a archvo de
producto para que puedan usarse en os ccuos.
Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependenca sobre e
nuevo tpo de preco en a sta de precos. As, a agregar e campo Peso y/o
=olumen usted puede varar e preco de una peza de producto como una
funcn de su peso y/o su voumen. Esto es dferente que defnr un preco por
peso porque en ese caso a undad de medda por defecto sera peso y no por
peza (por e|empo, usted podra tener una ca|a de cerezas con un preco por
undad, ms que 200 gr de cerezas con un preco por gramo).
.esti'n de precios en varias monedas
Desde que cada sta de precos se defnen en una soa moneda usted debe
crear stas de precos separadas para as otras monedas en as que vende.
Entonces, s su compaa comerca quere empezar un catogo de productos
en otra moneda, usted tene varas posbdades:
Codfcar e preco en una nueva sta de precos ndependente y
mantener as stas en dos monedas separadas.
Crear un campo en e formuaro de producto para a nueva moneda y
hacer a sta de precos dependente de nuevo campo: os precos se
mantenen separados, excepto en e archvo de producto.
Crear una nueva sta de precos para a segunda moneda y hacer que
esta sta dependa de otra sta de precos o de un preco de producto: a
conversn entre monedas se har automtcamente segn os tmos
ndces. Esta soucn suee ser a ms fexbe y a ms smpe para
mantener a medda que camben os precos.
&estin de Contratos de Servicios &estin de Contratos de Servicios
Los contratos pueden tomar dferentes formas en Open ERP, dependendo de
su naturaeza. As, usted puede tener dferentes tpos de contrato de servco
taes como:
Contratos con precos f|ados.
Contratos costo-reemboso, facturados cuando se competan os
servcos.
Contratos con precos f|ados, facturados mensuamente a medda que
os servcos se evan a cabo.
Caso. Presupuestos de contrato
Agunas compaas se comprometen a contratos sobre a
base de un voumen requerdo a un certo preco por un
perodo defndo. En este caso, e contrato se representa por
medo de una sta de precos para este cente especfco.
La sta de precos se enaza en a pestaa Propedades de
formuaro de este asocado, aparecendo cada vez que ago
es comprado o venddo a este asocado (dependendo s es
un acuerdo de venta o de compra). Open ERP
automtcamente seeccona un preco basado en esta sta
de precos acordada.
Contrato con precios i:ados
Los contratos con precos f|ados para a venta de servcos se representan en
Open ERP en un Peddo de Venta. En este caso, a provsn de servcos se
gestona como cuaquer otro producto consumbe o amacenabe.
Usted puede agregar nuevos peddos usando e men .esti'n de ventas >
Pedidos de venta.
P PROCESO ROCESO !E !E /AECO /AECO !E !E $ $ PE!I!O PE!I!O !E !E 5E#A 5E#A
E nuevo documento Peddo de Ventas comenza en e estado Presupuesto, por o
que e estmado no tene mpacto contabe en e sstema hasta que no sea
confrmado. Cuando usted aprueba e documento, su estmado pasa a estado
En Progreso.
Una vez que a orden ha sdo aprobada, Open ERO generar automtcamente
una factura y/o una propuesta de documento de envo basados en os
parmetros confgurados en e peddo.
La factura ser gestonada en e sstema dependendo de campo Pol0tica de
Env0o, en a segunda pestaa de peddo Otra inormaci'n:
Pago antes del env0o: Open ERP crea una factura en e estado Borrador.
Una vez que sea confrmada y pagada, se actva e envo.
,acturaci'n autom!tica despu6s del env0o: a orden de envo se
produce cuando e peddo es vadado. Una factura en borrador se crea
cuando e envo ha sdo competado.
Env0o y acturaci'n manual: Open ERP comenza e envo a partr de
a confrmacn de peddo, y agrega un botn sobre e que usted har
cck cuando est sto para crear una factura.
,acturaci'n desde el remito: a factura se crear a partr de remto
ms que desde e peddo. Este mtodo es e ms usado en as compaas
comercaes.
Atencin. Env:o de un pedido
E trmno 'envo' debera ser tomado en e sentdo ms
ampo en Open ERP. E efecto de un envo depende de a
confguracn de producto venddo. S su tpo es tanto
Producto amacenabe como Consumbe, Open ERP har una
soctud para packng. S e tpo de producto es Servco, e
programador de Open ERP crear una tarea en e sstema de
gestn de proyecto, o crear una orden de venta de
subcontrato s e )6todo de obtenci'n de producto es
Hacer a a orden.
La facturacn despus de envo es: facturacn por os
servcos cuando as tareas han sdo cerradas.
Cuando frme un nuevo contrato usted soo tene que ngresar e peddo en e
sstema y Open ERP rastrear e peddo.
Esto traba|a ben para pequeos peddos. Pero para peddos de servcos de
ms vaor usted quz quera facturar varas veces a o argo de contrato, por
e|empo:
30% a momento de peddo
40% a momento de competaro
30% un mes despus que e sstema est en produccn
En este caso, usted debera crear varas facturas para un nco peddo, y para
eo tene dos opcones:
No mane|ar a facturacn automtcamente desde e peddo, sno hacer
facturacn manua.
Crear facturas borrador y vncuaras a a tercera pestaa +istorial, en a
seccn ,acturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde e
peddo, Open ERP deduce os montos de as facturas ya vncuadas a
peddo para cacuar e vaor a facturar propuesto.
Contratos costo H reembolso
Agunos contratos no se facturan desde un preco f|o en e peddo, sno a partr
de costo de os servcos evados a cabo. Esto pasa frecuentemente en e
sector de a construccn o en grandes proyectos.
E enfoque que usted use para esto es totamente dferente porque en vez de
usar os peddos de ventas como a base de a factura, usted debe usar as
cuentas anatcas. Para esto usted debe tener nstaado e mduo
hr_tmesheet_nvoce.
Se crea una cuenta anatca para cada nuevo contrato. Los sguentes campos
deben ser competados en esa cuenta anatca:
Asociado: asocado reaconado con e contrato.
5ista de precios de venta: sta de precos de os productos (servcos)
especfcados en e contrato.
ndce de ,acturaci'n: por e|empo, 100%.
La seeccn de un ndce de facturacn es una forma ndrecta de especfcar
que e proyecto ser facturado sobre a base de os costos anatcos. Esto
puede tomar dferentes formas, como e envo de os servcos, compra de
matera prma y reembosos de gastos.
Conse6o. Listas de precios e :ndice de facturacin
Usted puede seecconar una sta de precos sobre a cuenta
anatca sn tener que usaro en ndces especfcos de
facturacn.
Este caso es para un proyecto de cente que va a ser
facturado, pero no drectamente a partr de os costos
anatcos. Ponendo a sta de preco en a cuenta anatca
hace posbe comparar as ventas reaes con e me|or caso
donde todos os servcos seran facturados. Para obtener
esta comparacn usted debe mprmr e baance anatco a
partr de a cuenta anatca.
Los servcos se cargan sobre ho|as de asstenca por varas personas que
traba|an sobre e proyecto. Perdcamente, e gerente de proyecto o gerente
de cuenta usa e sguente men para preparar una factura: .esti'n
,inanciera > Procesamiento Peri'dico > ,acturaci'n sobre una base
temporal > +oras no acturadas.
P PA#ALLA A#ALLA PARA PARA FAC#$RACIM FAC#$RACIM !E !E SER5ICIOS SER5ICIOS
Open ERP uego mostrar todos os costos que no han sdo facturados todava.
Usted puede ftrar a sta propuesta y hacer cck en e botn de accn
apropado para generar as facturas correspondentes. Usted puede seecconar
e nve de detae con e que se reporta en a factura, ta como a fecha y os
detaes de os servcos.
Los gerentes de proyectos o os gerentes de cuentas pueden facturar servcos
sobre dferentes proyectos cuando o necesten. Para un pantaazo genera de
eso, eos puede abrr os proyectos de os que que son responsabes desde e
men .esti'n de Proyectos > Cuentas Anal0ticas.
Seeccone un proyecto, y abra sus entradas anatcas usando e botn Costos
a acturar. Usted encontrar una sta de costos que pueden ser facturados a
cente:
Tempo traba|ado
Reemboso de gastos
Compra de matera prma
Usted puede entonces facturar as neas seecconadas usando a accn
,acturar costos.
Contratos con precio i:ado acturados a medida 2ue se lleva a cabo el
servicio
Para proyectos de gran vaor, a facturacn de precos f|ados basados en os
peddos de ventas no sempre es apropada. En e caso de proyectos de
servco paneados para e|ecutarse en 6 meses aproxmadamente, a
facturacn podra estar basada en o sguente:
30% en e momento de peddo
30% a mtad de camno de proyecto
40% a momento de envo
Este enfoque se usa con frecuenca en una compaa pero hay otras opcones.
Este mtodo de facturacn puede dar varos probemas para a organzacn y
a facturacn de proyecto:
Es muy dfc determnar s e proyecto est en camno o no. E punto fna
es dfuso o que puede resutar en una dscusn con e cente a
momento de a facturacn fna.
S e proyecto toma ms o menos tempo que e pronostcado, esto
resutar efectvamente nfra o sobre facturacn durante e proyecto.
Usted tendr una respuesta apropada dependendo de cente. Por
e|empo, s e cente se toma un argo tempo para frmar a aprobacn
de proyecto, usted no puede facturar e 40% remanente aunque usted
haya provsto e servco acordado adecuadamente.
E gerente de cuenta y e gerente de proyecto son con frecuenca
dferentes personas. E gerente de proyecto tene que avsar a gerente de
cuenta cundo e cente puede ser facturado, pero ese momento puede
ser fcmente ovdado o confunddo.
E proyecto puede ser f|ado por costos de servcos pero tene extras
acordados, como reemboso por gastos de va|es. La facturacn desde e
peddo no se adapta ben a este enfoque.
Open ERP brnda un tercer mtodo de facturacn de servcos que puede ser
t en proyectos argos. Esto consste en a facturacn perdca de proyecto
sobre a base de tempo traba|ado hasta un monto f|ado que no puede
sobrepasarse. A fna de proyecto se genera una factura fna o una nota de
crdto para a|ustarse a monto tota de vaor f|ado para e proyecto.
Para confgurar un proyecto as, usted debe estabecer una tasa de facturacn,
una sta de precos y un monto mxmo sobre a cuenta anatca para e
proyecto. Los servcos se facturan a o argo de proyecto, ya sea por e
gerente de proyecto o por e gerente de cuenta, ta como os proyectos que se
facturan por tempo traba|ado. Los gerentes pueden apcar un reemboso
sobre a factura fna s e proyecto toma ms tempo para competarse que e
permtdo por e contrato.
Cuando se termna e proyecto usted puede generar a factura de cerre usando
e botn ,actura ,inal en a cuenta anatca. Esto cacua automtcamente e
baance fna de a factura, tomando os montos ya cargados en a cuenta. S e
monto ya facturado es ms grande que e mxmo acordado, entonces Open
ERP genera una nota de crdto borrador.
Este enfoque ofrece muchas venta|as en comparacn con os mtodos
tradconaes de facturacn en fases para contratos de precos f|ados:
Los contratos con precos f|ados y os contratos costo-reemboso se
facturan de a msma forma, o que hace que os procesos de facturacn
de a compaa sean smpes y sstemtcos an cuando os proyectos
sean mxtos.
Todo se factura sobre a base de tempo traba|ado, hacendo fc
predecr a facturacn a partr de panes vncuados a as dferentes
cuentas anatcas.
Este mtodo de procedmento educan a os gerentes de proyecto y a
cente porque os reembosos tenen que darse por e traba|o hecho s e
proyecto se derrumba.
La facturacn sgue e curso de proyecto y evta a depender de a buena
vountad de cente en a aprobacn de certas fases.
La facturacn de gastos sgue e msmo fu|o de traba|o, y por eso es muy
smpe.
Conse6o. egociacin de contratos
En a negocacn de contrato, as condcones de
facturacn son de|adas de ado frecuentemente por e
cente. Entonces puede ser dfcutoso apcar este mtodo
de facturacn.
Contratos limitados a una cantidad
Fnamente, certos contratos se expresan en trmnos de una cantdad en vez
de un monto f|o. Los contratos de soporte que comprenden un nmero de
horas prepagadas son un e|empo.
Usted puede confgurar un mxmo nmero de horas para cada cuenta
anatca. Cuando os empeados carguen su tempo traba|ado sobre e contrato
de soporte en as ho|as de asstenca, as horas se deducen automtcamente
de mxmo estabecdo en cada cuenta anatca.
Usted debe tambn nombrar a aguen en a compaa responsabe de a
renovacn de contratos vencdos. Eos se transforman en os responsabes de
buscar a o argo de a sta de cuentas aquas que muestren horas
remanentes en negatvo.
E contrato de cente puede mtarse a certa cantdad de horas, y tambn
puede mtarse en pazos. Para eo, usted debe estabecer una fecha de
fnazacn para a correspondente cuenta anatca.
Planea3iento Iue 3e6ora el lidera1go Planea3iento Iue 3e6ora el lidera1go
E paneamento en una compaa toma con frecuenca a forma de una reunn
perdca entre os dferentes equpos. Cada equpo tene un certo nmero de
proyectos y ob|etvos que eos deben organzar y para os que deben
estabecer prordades.
Ideamente, estas reunones de paneamento deben ser cortas pero reguares
y sstemtcas. Pueden ser semanaes o mensuaes dependendo de tpo de
actvdad. Una reunn de paneamento tene generamente tres etapas:
1. Mnutos de perodo precedente y anss de traba|o reazado
comparado con e traba|o paneado.
2. Presentacn de nuevos proyectos.
3. Paneamento de prxmo perodo.
La funcn de paneamento cubre varos ob|etvos que sern descrptos en esta
seccn:
Paneamento de proyectos en vvo contra os compromsos que se han
hecho a os centes.
Determnacn de requermentos de RR. HH. en e mes por venr
Estabecmento de traba|o para cada empeado para os perodos por
venr
Anss de traba|o reazado en os perodos precedentes
Paso de os ob|etvos de ato nve a nvees ms ba|os en a estructura de
a compaa
Conse6o. El rol social del planea3iento
Agunos gerentes de proyecto creen que pueden gestonar e
paneamento eos soos. Estn generamente
sobrecargados de traba|o y pensan que as reunones son
una prdda de tempo.
An cuando e persona pueda gestonar su traba|o por eos
msmos, estas reunones reguares tambn srven para
tranquzar a todos. S eas, usted puede caer en
stuacones de estrs excesvo a partr de:
* Sentmentos de sobrecarga de traba|o porque han
perddo de vsta sus prordades.
* Fata de retroamentacn y rastreo de traba|o que
ya se compet.
* Impresn de pobre organzacn s sta no ha sdo
expctada.
As, e ro soca de paneamento no debera ser de|ado de ado. Todos hemos
expermentado un ambente de estrs en una compaa dervado de a fata de
comuncacn y paneamento.
&Planeamiento por tiempo o por tareas(
Hay dos grandes enfoques a paneamento empresara: e paneamento por
tarea y e paneamento por tempo. Usted puede gestonar ambos con Open
ERP.
En e paneamento por tarea, e gerente de proyecto asgna tareas de os
dferentes proyectos a cada empeado durante un perodo dado. Los empeados
entonces pueden evar a cabo con precsn e traba|o que se es ha asgnado.
E paneamento por tempo consste en asgnar, a cada empeado, un tempo
en cada uno de os dferentes proyectos por e perodo concernente. Las tareas
de cada proyecto se ordenan por prordad y pueden ser drectamente
asgnadas a un usuaro o permanecer sn asgnacn. Cada empeado entonces
ege a tarea que har a contnuacn, basado en os panes y en as
prordades reatvas de as tareas.
P PLAEA/IE#O LAEA/IE#O /ES$AL /ES$AL !EL !EL #IE/PO #IE/PO !E !E #RA=ACO #RA=ACO !E !E CA!A CA!A E/PLEA!O E/PLEA!O
La fgura muestra una sesn de paneamento mensua donde os panes han
sdo hechos para que cada empeado pase un nmero de das de traba|o en
varos proyectos.
En este enfoque de paneamento basado en e tempo, as prordades de
cente no fguran ms en e paneamento, pero estn expctas en a sta de
tareas. Entonces este enfoque e ayuda a separar e paneamento de recursos
humanos en proyectos, de a prorzacn de tareas en un proyecto.
E6e3plo. Co3paracin de los dos 3Htodos de planea3iento
Para ustrar as dferencas entre e paneamento por tempo y e
paneamento por tarea, tome e caso de un proyecto de IR que
tene un tempo de traba|o estmado de ses meses. Este proyecto
est gestonado por ccos teratvos de desarroo de arededor de
un mes y se hace una presentacn a cente a fna de cada cco
para marcar e progreso de proyecto. En esta reunn usted panea
qu debe evarse a cabo e mes sguente. A fna de mes, e
gerente de cuenta para e proyecto factura a cente por e traba|o
reazado en e proyecto.
Suponga que e proyecto tene una demora porque es ms
compe|o de o que esperaba. Hay dos maneras de resover e
retraso s usted no tene ms recursos: usted puede demorarse en
a entrega de as funcones paneadas, o ben estar a tempo pero
con menos funcones que as paneadas.
S su paneamento se basa en fases y tareas, usted reportar en a
reunn con e cente que tomar varas semanas competar todo
o que ha sdo paneado para a fase actua. En cambo, s usted
est paneando por tempo usted mantendr a reunn con e
cente para cerrar a fase de desarroo actua y panear a nueva,
pero soo ser capaz de presentar parte de as funconadades
paneadas.
S e cente es sensbe a a demora, e prmer enfoque causar un
maestar agudo. Usted tendr que repanear e proyecto y todas sus
fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probabe que
haya probemas ms tarde con a facturacn, porque ser dfc
para usted facturar por un traba|o que ha sdo competado pero que
todava no ha sdo mostrado a cente.
E segundo enfoque requerr que usted reporte as funcones que
no han sdo competadas, y cmo enca|aran en una futura fase de
paneamento. Sn embargo, esto no supondr una pausa en e
tempo de traba|o asgnado a proyecto. Usted tendra que generar
dos stas: un pan para e persona para os dferentes proyectos, y
a sta de tareas prorzadas para e proyecto de cente. Este
enfoque ofrece varas venta|as sobre e prmero:
* E cente tendr a opcn de demorar e fna de proyecto
paneando una fase extra, o de|ando r agunas funcones menores
para ser capaz de entregare un sstema fna ms rpdamente.
* E cente puede repanear as funcones tomando en cuenta
a nueva demora.
* Usted ser capaz de hacer que e cente se de cuenta
graduamente que e proyecto progresa ba|o presn y que e
traba|o es quzs ms compe|o que o que se haba estmado a
prncpo.
* Una demora en a entrega de varas de as funcones no
afectar necesaramente n a facturacn mensua n e
paneamento de proyecto.
Ser capaz de separar e paneamento de os recursos humanos de
a prorzacn de tareas smpfca a gestn de asuntos compe|os,
como e a|uste de as cencas de os empeados o e mane|o de
constante cambo en as prordades en os proyectos.
Creaci'n de planes
Con e mduo report_anaytc_pannng usted puede crear sus panes mensuaes a
travs de men Recursos +umanos > Planeamiento > Planeamiento.
Sobre cada nea nea de paneamento usted debera cargar e usuaro, a
cuenta anatca concernente y a cantdad de tempo asgnado. La cantdad
ser expresada en horas o en das dependendo de a undad de medda usada.
Para cada nea, usted puede agregar una nota breve acerca de traba|o a
reazar.
Una vez que e pan ha sdo guardado, use as otras pestaas de formuaro de
paneamento para chequear que e monto de tempo asgnado a os
empeados o a os proyectos es correcto. E tempo asgnado debe
corresponder con e de contrato de empeo de os empeados, por e|empo
37,5 horas por semana. E tempo pronostcado para e proyecto debe a|ustarse
a compromso que usted ha tomado con e cente.
Usted debera, deamente, competar todo e paneamento para e presente
perodo. Usted tambn puede competar agunas neas en e paneamento de
meses futuros, reservando recursos sobre os dferentes proyectos en
respuesta a os compromsos con os centes, por e|empo. Esto e permte
gestonar os recursos humanos dsponbes para os meses que venen.
-so correcto del planeamiento
Los panes pueden ser mpresos y/o envados por correo eectrnco a os
empeados. S usted nstaa e mduo board_pro|ect cada empeado puede tener
acceso a un tabero de comando que e mostrar grfcamente e tempo que
se e ha asgnado para un proyecto y e tempo que ha consumdo hasta ahora.
As, cada empeado puede decdr a qu proyectos dar prordad. Luego
seeccona una tarea en e proyecto de prordad ms ata, ya sea una tarea
asgnada drectamente a ese empeado o ben una que no est asgnada pero
que es capaz de competar y es de ata prordad.
A fna de perodo usted puede comparar a duracn de traba|o efectvo sobre
os dferentes proyectos con e que se estm a comenzo. Imprma e pan para
obtener una comparacn de tempo de traba|o paneado y e tempo rea
traba|ado.
C CO/PARACIM O/PARACIM !E !E DORAS DORAS PLAEA!AS PLAEA!AS7 7 DORAS DORAS #RA=ACA!AS #RA=ACA!AS F F PRO!$C#I5I!A! PRO!$C#I5I!A! !E !E
E/PLEA!OS E/PLEA!OS POR POR PROFEC#O PROFEC#O
Usted puede estudar adems varas de as estadstcas de sus proyectos desde
e men Recursos +umanos > Reportes > Planeamiento.
Planeamiento en todos los niveles de la :erar2u0a
Para dsponer de un paneamento a o argo de toda a compaa, usted puede
usar un sstema de deegacn de paneamento. Para eo necesta e mduo
report_anaytc_pannng-deegate. Con este mduo, e formuaro de entrada de
paneamento camba para refe|ar a estructura |errquca de a compaa.
Para ngresar datos en una nea usted puede:
Asgnar a un empeado tempo para un proyecto.
Asgnar tempo para un proyecto a un gerente de departamento para su
equpo competo.
Usted puede asgnar e tempo de traba|o en proyectos para e tota de un
departamento, sn tener que detaar as tareas de cada empeado. Entonces,
cuando un gerente de departamento cree su propo pan encontrar qu se
requere de su grupo por su gestn a pe de formuaro. En a parte superor
de formuaro hay ugar para asgnar e traba|o en detae a cada membro de
departamento.
S usted no tene que panear tempo de traba|o en un borrador fna, usted
puede hacero sobre una cuenta anatca que depende de cuentas h|as. Esto
sgnfca que usted puede crear panes para ob|etvos de ato nve de equpo
de gerentes y uego dstrburos haca aba|o a travs de os dferentes
departamentos para estabecer un presupuesto de tempo para cada
empeado. Cada gerente uego usa sus propos panes para gestonar su nve
de a |erarqua.
#rata3iento de gastos #rata3iento de gastos
Los gastos de os empeados son cargos ocasonados en nombre de a
compaa. La compaa entonces os reembosa a empeado. Los recbos
encontrados con ms frecuenca son:
Va|e en auto, reembosado por undad de dstanca (kmetro).
Gastos de comda, reembosados en base a a factura.
Otros gastos, como brera y bros, destnados a a compaa pero
evados a cabo por e empeado.
-n proceso integrado
E ESB$E/A SB$E/A !E !E $ $ PROCESO PROCESO !E !E REE/=OLSO REE/=OLSO !E !E &AS#OS &AS#OS
Los gastos generados por empeados se agrupan en perodos de una semana o
un mes. A fna de perodo, e empeado confrma todos os gastos y una
pana con e resumen se enva a gerente de departamento. E gerente es
responsabe de aprobar todas as soctudes de gastos generadas por su
equpo. La pana de gastos debe estar frmada por e empeado, quen
tambn ad|unta a todos os recbos.
Una vez que a pana ha sdo aprobada por e |efe de departamento se enva
a os contadores, quenes regstran responsabdad de a compaa haca e
empeado. Contabdad puede tambn pagar esta factura y reembosar a
empeado que ha puesto e dnero prevamente.
Agunos recbos son para os gastos de proyecto, entonces stos pueden ser
ad|untados a a cuenta anatca. Los costos ncurrdos se agregan a costo
supementaro de a cuenta anatca cuando a factura es aprobada.
Usted necestar facturar a cente por estos gastos, dependendo de contrato
precso que se ha negocado. Los gastos de va|e y subsstenca se mane|an as
generamente. stos pueden ser recargados a cente a fn de mes s e preco
de contrato ha sdo negocado ms expensas.
S usted tene que segur muchos pasos para recamar estos gastos, esto puede
transformarse rpdamente en ago engorroso, sobre todo para aqueos
empeados que aegan varas neas de gastos dferentes. S usted tene un
buen sstema que ntegre a gestn de estos recamos, usted puede evtar
muchos probemas y aumentar sutmente a productvdad de su persona.
S sus sstemas mane|an sus gastos ben, usted puede evtar prddas
sgnfcatvas estabecendo os trmnos de venta efectvamente. En contratos
con preco f|ado, os reembosos se facturan habtuamente de acuerdo con e
gasto rea. Le convene sstematzar su tratamento y automatzar e proceso a
mxmo, para recargar tanto como pueda contractuamente.
Reclamo de gastos
Con e mduo hr_expenses usted puede automatzar a gestn de recamo de
gastos. Los usuaros pueden cargar sus gastos a travs de men Recursos
+umanos > .astos > )is gastos.
Un formuaro de gastos comenza en e estado Borrador. Un empeado carga
una nea por cada gasto ndvdua. Sobre una nea se carga e producto, a
cantdad, e monto tota ncuyendo mpuestos, y tambn a cuenta anatca
de proyecto reaconado para cuaquer gasto que pueda ser recargado.
E con|unto de gastos aceptados por a compaa debe haber sdo creado
prevamente usando e formuaro de producto de Open ERP. Usted, por
e|empo, podra crear un producto con os sguentes parmetros para e
reemboso de gastos de va|e en auto a 0,25 e kmetro:
Producto: va|e en auto
-nidad de medida: km
Costo Est!ndar: 0,25
Precio de venta: 0,30
8ipo de producto: Servco
E empeado mantene su pana de gastos en estado Borrador mentras a
competa a o argo de perodo. A fna de perodo (semana o mes) puede
confrmar su formuaro de gastos usando e botn Conirmar en e formuaro.
Esto o pasa a estado En espera de vadacn.
A fna de perodo e gerente de departamento puede acceder a a sta de
formuaros de gastos esperando aprobacn usando e men Recursos
+umanos > .astos > 8odos los .astos > .astos esperando validaci'n.
Atencin. &estin de roles
Usted debe asgnar e ro Recursos Humanos - Gastos a un
usuaro para permtre que apruebe estos gastos. Usted
debera asgnar este ro ncamente a as personas
responsabes de proyectos o departamentos.
Usted puede asgnar tambn e ro Recursos Humanos -
Facturacn de gastos a usuaros responsabes de crear
facturas. Estos roes pueden superponerse (a msma
persona que aprueba os gastos de su grupo de contabdad
puede ser tambn responsabe de crear as facturas).
E gerente de departamento puede entonces aprobar os gastos, os que
automtcamente crea una factura proveedor en nombre de empeado, para
que ste pueda ser reembosado. Una cuenta anatca se codfca sobre cada
nea de a factura. Cuando se confrma a factura, as entradas de contabdad
anatca y genera se generan automtcamente ta como se hace con
cuaquer otra factura.
S usted estabece su facturacn sobre a base de servco de tempo o costos
anatcos, e gasto ser automtcamente recargado a cente cuando se
genere su factura por os servcos asocados con e proyecto.
La facturacn a partr de ho|as de asstenca e permte preparar todas sus
facturas en un sstema ntegrado, todas os gastos y ho|as de asstenca para e
proyecto de un cente.
Organi1acin interna 0 &estin de pro0ectos Organi1acin interna 0 &estin de pro0ectos
S usted cuenta con un buen sstema para a gestn de tareas, entonces toda
su compaa ser benefcada. Los mduos de gestn de proyectos de Open
ERP e permten gestonar y rastrear as tareas efcentemente, traba|ar en eas
efectvamente, deegaras rpdamente y rastrear as tareas deegadas
estrechamente. Open ERP tambn ayuda a mane|ar e tempo persona de sus
empeados en a organzacn, y este captuo propone una metodooga
orentada a me|orar a productvdad de os e|ecutvos.
&estin de pro0ectos &estin de pro0ectos
En e captuo prevo usted d con a gestn fnancera de os proyectos, que
estaba basada en as cuentas anatcas de Open ERP, estructurados en casos.
Esta forma de traba|ar e permte anazar panes de tempo y presupuestos,
controar a facturacn y gestonar sus dferentes contratos.
En este captuo usted puede usar a gestn de proyectos operacona para
organzar tareas y panear e traba|o que necesta para que as tareas se
competen. Todas as operacones necesaras se evan a cabo a travs de
men .esti'n de proyectos.
#er3inolog:a. Pro0ecto
En Open ERP, un proyecto est representado por una sere
de tareas a ser competadas. Los proyectos tenen una
estructura de rbo que puede ser dvdda en fases y
subfases. Esta estructura es muy t para a organzacn
de traba|o.
Mentras que as cuentas anatcas mran as actvdades
pasadas de a compaa, e ro de a gestn de proyectos es
panear e futuro. An cuando hay una reacn cercana
entre os dos (ta como cuando un proyecto ha sdo paneado
y uego competado a travs de Open ERP), hay todava dos
dferentes conceptos, contrbuyendo cada uno a un fu|o de
traba|o fexbe.
La mayora de os proyectos de os centes estn representados por:
Una o varas cuentas anatcas en e sstema de cuentas para rastrear e
contrato y sus dferentes fases.
Uno o varos proyectos en a gestn de proyectos para rastrear e
proyecto y as dferentes tareas a ser competadas.
<einici'n de un proyecto y sus tareas
Para defnr un nuevo proyecto, vaya a men .esti'n de proyectos >
Coniguraci'n > Proyectos y haga cck en %uevo.
S e proyecto se dvde en dferentes fases, usted puede crear un subproyecto
para cada una de as fases. Luego estabezca e proyecto padre en cada
subproyecto. Cuando consute a sta de proyectos (.esti'n de proyectos >
8odos los proyectos ), usted acceder a una vsta |errquca de os proyectos
y sus dferentes fases y subfases.
Tdando a opcn Avisar al gerente, usted puede confgurar a sstema para
que enve a gerente de proyecto una soctud cada vez que se cerra una
tarea.
E estatus de un proyecto puede tomar os sguentes vaores:
Aberto: cuando e proyecto est sendo evado a cabo.
Pendente: cuando est pausado.
Canceado: cuando e proyecto ha sdo canceado y por o tanto abortado.
Hecho: cuando e proyecto ha sdo competado extosamente.
En a segunda pestaa, "normaci'n del Asociado, usted puede cargar
nformacn acerca de asocado s ste es un proyecto reaconado con un
cente o con un proveedor.
S usted tda a opcn Avisar al .erente, debera defnr un encabezado y un
pe de pgna en a msma pestaa para usar en un correo eectrnco. Open
ERP prepara entonces un correo eectrnco que e usuaro puede envar a
cente cada vez que una tarea se compete. E contendo de este correo est
basado en detaes de as tareas de proyecto y puede ser modfcado por e
usuaro antes de ser envado.
ota. Estudio de satisfaccin del cliente
Agunas compaas tenen un sstema donde os correos
eectrncos se envan automtcamente a fna de una
tarea soctando a cente que compete una encuesta en
nea. La encuesta es permte hacer dferentes preguntas
acerca de traba|o evado a cabo para evauar a
satsfaccn de cente a medda que e proyecto progresa.
Esta funcn puede ser usada por compaas certfcadas ISO
9001, para medr a tasa de satsfaccn de cente.
Una vez que un proyecto ha sdo defndo, usted puede codfcar as tareas a
reazarse. Para esto, usted tene dos posbdades:
Codfcar nuevas tareas drectamente en e formuaro de proyecto
usando a tercera pestaa, 8areas.
Desde e men .esti'n de proyectos > 8odas las tareas, cree una
nueva tarea y asgnea a un proyecto exstente.
.esti'n de tareas
Cada tarea contene uno de os sguentes estatus, dependendo de estado:
Borrador: a tarea ha sdo ngresada pero no ha sdo vadada todava por a
persona que debe hacero
Aberta: a tarea est sendo reazada
Cerrada: a tarea est competa
Canceada: a tarea ha sdo canceada y no se reazar
Pendente: a tarea est esperando por un documento o por otra tarea para
ser reazada
Una tarea puede ser asgnada a un usuaro, que se transforma en e
responsabe de cerrara. Pero usted tambn podra de|ara sn asgnar para que
nade en partcuar sea e responsabe: varos membros de un equpo, en
cambo, son coectvamente responsabes de as tareas para as que eos
tenen as herramentas.
# #AREAS AREAS E E &ES#IM &ES#IM !E !E PROFEC#OS PROFEC#OS
Cada usuaro gestona entonces su propa tarea usando os dferentes mens
dsponbes. Para abrr a stas de tareas no cerradas que usted tene asgnadas
especfcamente, use e men .esti'n de Proyectos > )is tareas > )is
tareas abiertas. O para abrr as tareas no asgnadas, vaya a .esti'n de
Proyectos > 8odas las tareas > 8areas no asignadas y seeccone as
tareas en estado Borrador y Aberta de esa sta.
Conse6o. Ata6os
Cada usuaro debera crear un vncuo a men Ms Tareas
Abertas en sus propos ata|os, porque tendrn que consutar
este men varas veces a da.
Cuando un usuaro traba|a en una tarea, puede cargar su traba|o en a sta
de campo 8raba:o de tarea a pe de formuaro. Las +oras eectivas se
cacuan automtcamente a partr de traba|o a codfcado.
ota. #areas 0 2o6a de asistencia
E mduo hr_tmesheet_pro|ect e brnda una forma de crear a
ho|a de asstenca dara automtcamente desde e traba|o
efectvo hecho para cada una de as dferentes tareas. De
este modo usted no tene que codfcar os servcos dos
veces, una para a tarea de proyecto y otra para a ho|a de
asstenca.
Cuando usted quera competar su ho|a de asstenca, use e
men Recursos +umanos > +o:as de Asistencia > )is
ho:as de Asistencia > "mportar Proyectos.
Asignaci'n de roles: .erentes de cuenta y .erente de proyecto
En agunas compaas se defnen dos responsabdades dferentes para cada
proyecto mportante:
Aguen responsabe por e cente
Aguen responsabe por a gestn de proyecto tcncamente
La persona responsabe por e cente, e gerente de cuenta de cente,
aprueba as soctudes de cente, escrbe propuestas de ventas y asegura que
estas actvdades y a facturacn progresen apropadamente. es responsabe
de a defncn funcona de as necesdades de os centes. E gerente de
cuenta debera tener un perf de ventas, ventas tcncas o fnancero.
La persona responsabe de segumento tcnco de proyecto se ama gerente
de proyecto. Hace que e proyecto ocurra, organzando y subcontratando as
dferentes tareas de proyecto. E gerente de proyecto debera ser responsabe
de un equpo de desarroo que eve a cabo e proyecto y tener generamente
un perf tcnco.
En Open ERP, e gerente de cuenta de cente sera responsabe de mantener
as cuentas anatcas para e proyecto, y debera ser cargado en e campo
.erente de Cuenta en a prmera pestaa de formuaro de a cuenta
anatca. E gerente de proyecto es responsabe de msmo y sus dferentes
tareas debera tambn ser cargado en e campo .erente de proyecto en a
prmera pestaa de formuaro de proyecto. Una cuenta anatca se vncua a
un proyecto en a segunda pestaa de formuaro de proyecto, "normaci'n
del Asociado.
S usted no hace esa dstncn entre os roes, entonces ponga a a msma
persona en ambos campos.
,acturaci'n de tareas
Ya se han vsto varos mtodos de facturacn:
Facturacn desde un peddo de ventas
Facturacn sobre a base de os costos anatcos (tempos de servco,
gastos)
Facturacn sobre a base de as entregas
Facturacn manua
Exste otro mtodo, sn embargo: facturacn a partr de as tareas a medda
que stas se cerran. Para hacero, prmero confgure e proyecto con una 5ista
de Precios y un producto cuyos detaes sern stados en a factura. Los
dferentes modos de facturacn en e campo )odo de i:aci'n de precio
son:
Por proyecto: e preco de venta se f|a y anota en e proyecto.
Por hora: se estabece una tarfa horara, y a factura se crear en base
a tempo estmado por e gerente de proyecto para esa tarea.
Por hora eectiva: se estabece una tarfa horara, y Open ERP usa e
campo +oras eectivas para crear e monto de a factura cuando se
competa a tarea.
E asocado a que se factura debe ser especfcado en a defncn de
proyecto. Pero s usted tene un proyecto con mtpes centes puede codfcar
un cente dferente en cada tarea ndvdua. Esto sgnfca que usted puede
confgurar proyectos soporte genrcos y facturar cada tarea a un cente
dferente.
Para facturar automtcamente dferentes tareas, use e men .esti'n de
Proyectos > 8odas las tareas > 8areas Cobrables. Seeccone as neas de
as tareas que quera facturar desde aguno de os submens y haga cck en
,acturar tareas desde e men de accones a a derecha de formuaro para
crear as facturas.
Para ser facturada, a tarea debe haber sdo marcada como ta. Tde a opcn
Para ser acturada en a pestaa "normaci'n e/tra en e formuaro de
defncn de tarea.
ota. Facturacin por pro0ecto
S su facturacn est basada en tareas a una tasa acordada
por cada proyecto, usted puede especfcar tareas a
comenzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase
en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recbo
de tarea o una nota de entrega.
Cuando a tarea ha sdo cerrada e gerente de cuenta puede
facturar automtcamente todos os proyectos o fases de
proyectos que se muestren en a sta de tareas a facturar.
Aunque a facturacn de tareas pueda parecer t en certas stuacones, es
me|or facturar desde e servco o desde peddos de compra. Estos mtodos de
facturacn son ms fexbes, con varos nvees de precos confgurados en a
sta de precos,y dferentes productos que pueden ser facturados. Adems es
de mucha ayuda mtar e nmero de mtodos de facturacn en su compaa
extendendo e uso de un mtodo de facturacn que usted ya tenga.
S usted quere conectar su Peddo de Ventas con as tareas de Gestn de
Proyectos, debera crear productos taes como Asesor y Desarroador Senor. Estos
productos deberan ser confgurados con e 8ipo de Producto Servco, un
)6todo de Obtenci'n Hacer a a orden y un )6todo de Provisi'n (en a
segunda pestaa, Obtenci'n) de Producr. Una vez que haya confgurado esto,
Open ERP crear automtcamente una tarea en a gestn de proyectos
cuando e peddo est aprobado.
Usted tambn puede cambar aguno de os parmetros de peddo, que
afectan a a factura:
Pol0tica de Env0o: Pago prevo a a entrega, o Facturacn automtca despus de
envo (en e cerre de a tarea).
,acturar sobre: Cantdades peddas o Cantdades envadas (horas efectvas en
a tarea).
Planeamiento y prioridades en la gesti'n
Pueden usarse muchos mtodos para e ordenamento de as tareas segn sus
respectvas prordades. Open ERP ordena as tareas basado en una funcn de
os sguentes campos: $ecuencia, Prioridad y ,echa l0mite.
Use e campo $ecuencia en a segunda pestaa, "normaci'n e/tra, para
panear un proyecto compuesto de varas tareas. en e caso de un proyecto de
IT, por e|empo, donde as tareas de os desarroadores se reazan en un orden
determnado, a prmera tarea a reazarse ser e nmero de secuenca 1,
uego os nmeros 2, 3, 4 y as sucesvamente. Cuando usted abra a sta de
tareas, estarn stadas en su orden de secuenca.
S e proyecto est compuesto de tareas sn orden aparente, usted puede de|ar
e nmero de secuenca en su vaor por defecto. En este caso usted usa e
campo Prioridad, que puede tomar uno de os sguentes vaores: )uy ba:a,
Ba:a, )edia, -rgente, )uy urgente.
Fnamente, s a tarea no tene una secuenca n una prordad, Open ERP usa
a fecha en e campo ,echa l0mite para ordenar as tareas.
Usted puede usar uno de estos tres mtodos de ordenamento, o ben
combnaros, dependendo de proyecto.
Usted puede estabecer una gra de asstenca (o as ho|as de asstenca) en e
archvo de proyecto. S usted no especfca nada, Open ERP asume por defecto
que usted traba|a 8 horas a da de unes a domngo. Una vez que una gra se
especfca, usted puede hacer un grfco Gantt de proyecto, usando e botn
Imprmr. E sstema entonces cacua un pan de proyecto para a entrega ms
temprana usando e ordenamento de tareas y a gra de asstenca.
Punto. 5ista Calendario
E cente Web de Open ERP e puede dar una vsta de
caendaro de as dferentes tareas. Esto es todo basado en
a fecha mte y muestra todas as taras que tenen una
fecha mte. Usted puede entonces borrar, crear o modfcar
tareas usando smpemente arrastrar y sotar. Esto no est
dsponbe en e cente Wndows.
5 5IS#A IS#A C CALE!ARIO ALE!ARIO !E !E LAS LAS # #AREAS AREAS !EL !EL S SIS#E/A IS#E/A
<elegaci'n eiciente
Para deegar una tarea a otro usuaro, usted puede smpemente cambar a
persona responsabe para esa tarea. Sn embargo, e sstema no o ayuda con
e segumento de tareas que haya deegado, ta como e montoreo de traba|o
reazado, s o hace de esta manera.
F FOR/$LARIO OR/$LARIO !E !E LA LA !ELE&ACIM !ELE&ACIM !E !E #AREAS #AREAS A A O#RO O#RO $S$ARIO $S$ARIO
En cambo, usted puede usar e botn <elegar sobre una tarea a partr de a
versn 4.3 de Open ERP.
A hacer cck en <elegar se crea una nueva tarea para e usuaro que usted
especfque. Su propa tarea se mueve a estado Pendente y se modfca para
refe|ar e cambo de requermento para aprobar e traba|o cuando est
competado.
Cuando e usuaro a quen se ha asgnado esta nueva tarea a competa, su
propa tarea, que consste ahora en aprobar e traba|o hecho pasa de estado
Pendente a estado Aberta. Esta tarea (a de aprobar e traba|o que ha deegado)
entonces aparece en su sta de tareas |unto con todas as dems en as que
est traba|ando.
E sstema e permte modfcar tareas en todos os nvees en a cadena de
deegacn, para agregar nformacn adcona. Una tarea pueden entonces
comenzar como un ob|etvo goba y transformarse en ago ms detaado a
medda que es deegada haca aba|o en a |erarqua.
La segunda pestaa en e formuaro de tarea e da un hstora competo de a
cadena de deegacn de cada tarea. Usted puede encontrar un enace a a
tarea madre a, y as dferentes tareas que han sdo deegadas.
El arte de la productividad sin estrHs El arte de la productividad sin estrHs
Ahora desvese geramente de a gestn empresara pura y mre agunas de
as herramentas que Open ERP e ofrece para me|orar su propa gestn de
tempo persona. No es tanto un desvo ya que a buena organzacn es a
cave para una me|or productvdad en su traba|o daro.
E mduo pro|ect_gtd de Open ERP est nsprado en e traba|o de dos bros
enfocados en a gestn de tempo efcente:
Gettng thngs done, The art of stress-free productvty, de Davd Aen
(2001), frecuentemente referdo por sus ncaes GTD (una marca
regstrada desde 2005). Este bro est construdo arededor de prncpo
de que a gente debera escrbr caramente todas sus tareas
extraordnaras y guardar os detaes acerca de esas tareas en un sstema
dgno de confanza. Entonces no tenen que preocuparse por tener todas
estas cosas en sus cabezas. Ya que eos estn bastante seguros de que
esa nformacn est ben guardada, pueden permtrse rea|arse y tener
tempo y energa para concentrarse en mane|ar eos msmos as tareas
sstemtcamente.
ota. !esestrHsese usted 3is3o
Lmpe as tareas que atestan sus pensamentos
regstrndoas en un sstema organzado. Esto
nmedatamente e ayuda a desestresarse y organzar su
traba|o de a me|or forma posbe.
S usted se sente estresado por tener mucho traba|o, haga
e sguente e|ercco para convencerse de os benefcos.
Tome agunas ho|as de pape en banco y escrba todo o que
pase por su cabeza acerca de as cosas que tene que hacer.
Para cada tarea, anote a sguente accn para hacer en una
nea adyacente, y casfquea segn a fecha en a que se
ha comprometdo a hacera.
A fna de e|ercco se sentr me|or organzado,
consderabemente menos estresado y mucho ms bre de
preocupacones.
Los 7 hbtos de a gente atamente efectva, de Stephen Covey (1989): e
autor asesora a organzacones en e uso de estas prctcas y predca
sobre as me|oras en a productvdad de a organzacn resutantes.
Nuestro ob|etvo en este desvo no es detaar a metodooga competa, sno
descrbr as herramentas de soporte provstas por e mduo pro|ect_gtd.
%o todo lo urgente es necesariamente importante
La prmera modfcacn a sstema bsco de Open ERP que hace este mduo
es una separacn de os conceptos de urgenca e mportanca. Las tareas ya
no se casfcan por un nco crtero sn por e producto de dos crteros,
permtndoe prorzar temas que son tanto urgentes como mportantes en una
nca sta.
Muchos gerentes con una pesada carga de traba|o usan a urgenca como su
nco mtodo de prorzacn. La dfcutad es entonces en resover cmo
panear as tareas sustancaes (como os ob|etvos a medano pazo). stas no
son urgentes pero son muy mportantes.
E6e3plo. !istincin entre urgente e i3portante
S usted est muy organzado, as tareas urgentes pueden (y con
frecuenca deberan) tener menos precedenca que as tareas
mportantes. Tome un e|empo de a vda cotdana: e caso de tener
agn tempo con sus h|os.
Para a mayora de a gente, esa tarea es mportante. Pero s usted
tene una vda profesona ocupada, os das y as semanas fuyen
con tareas urgentes sn fn que deben resoverse. Aunque usted
gestone ben su tempo, usted puede de|ar r varos meses sn
pasar tempo con sus chcos porque a tarea de veros nunca es tan
urente como su otro traba|o, a pesar de su mportanca.
En Open ERP, a urgenca est dada por a ,echa l0mite de a tarea y a
mportanca por a Prioridad. La casfcacn de as tareas entonces resuta de
producto de dos factores. Tanto as tareas ms mportantes como as ms
urgentes aparecern en e tope de a sta.
Organi3ando su vida sistem!ticamente
En esta seccn se presenta una metodooga para que usted se organce
usando os conceptos de contexto y ca|a de tempo.
Conte/to
E contexto est determnado por e ambente de traba|o en e que usted debe
estar para dar con certas tareas. Por e|empo, usted podra defnr os
sguentes contextos:
Oicina: para tareas que tengan que ser resuetas en su ugar de traba|o
(como amar a un cente o escrbr un documento).
Casa: para tareas que tengan que ser evadas a cabo en su dreccn
prvada (como encontrar a persona de mpeza o cortar e csped).
En movimiento: cosas para as que usted debe r de un ado a otro
(como r de comprar o a correo).
En via:es: para tareas que usted pueda mane|ar en e avn o en e
mnbus mentras est hacendo un va|e de negocos (como escrbr un
artcuo o anazar un nuevo producto).
Un empeado/usuaro de sstema puede crear sus propos contextos usando e
men .esti'n de Proyectos > Coniguraci'n > .esti'n de tiempo >
Conte/tos.
)a/as de tiempo
Luego usted tene que defnr as ca|as de tempo. Usted tene que competar
as tareas en e ntervao de tempo especfcado por una ca|a de tempo. Usted
usuamente defne as ca|as de tempo con os sguentes perodos:
<0a: para as tareas que deben resoverse hoy.
$emana: para as tareas que deben resoverse esta semana.
)es: para tareas que deben ser competadas durante e mes.
5argo pla3o: para tareas que deban resoverse en ms de un mes.
Una tarea puede ser puesta en una y so una ca|a de tempo a a vez.
Usted debera dstngur entre una ca|a de tempo y a fecha mte para
competar una tarea, porque esta tma est usuamente f|ada por os
requermentos de gerente de proyecto. En cambo, una ca|a de tempo se
seeccona de acuerdo a o que un ndvduo puede hacer.
Para defnr as ca|as de tempo de su compaa, use e men .esti'n de
proyectos > Coniguraci'n > .esti'n de tiempo > Ca:as de 8iempo >
)is ca:as de tiempo.
.etodolog*a y procesos iterati!os
Para organzar efcentemente sus tareas, Open ERP usa un mtodo basado en
e segumento sstemtco y proceso teratvo:
/Htodo. Proceso iterativo
1. Identfque todas as tareas que debe reazar, ncuyendo todo o
que o mantene desperto a a noche, y crgueas en su Bande|a de
Entrada, que encontrar en e men .esti'n de Proyectos >
.esti'n de tiempo > Bande:a de entrada.
2. Casfque as tareas en su Bande|a de Entrada perdcamente,
asgnndoes un contexto y una ca|a de tempo. Esto ndca tanto
cundo y dnde se deben reazar as tareas. S una tarea toma
menos de 10 mnutos, podra ser reazada nmedatamente.
3. Todos os das, eve a cabo e sguente proceso:
* Prmero en a maana, seeccone as tareas contendas en
a ca|a de tempo de esta semana con as quere traba|ar hoy. Se
presentan en orden de mportanca y urgenca, por o que usted
debera seecconar as tareas ms cercanas a tope de a sta.
* Reace cada tarea, es decr, traba|e en as tareas usted
msmo o deegue a otro usuaro.
* A fna de traba|o de da, vace a ca|a de tempo de da y
vueva todas as tareas no cerradas a a ca|a de tempo de a
semana.
4. Repta e msmo proceso cada semana y cada mes para as
respectvas ca|as de tempo.
o confundir. Agenda 0 Ca6a de #ie3po
La dea de a ca|a de tempo es ndependente a a de una
agenda. Certas tareas, como as reunones, deben reazarse
en una fecha precsa. Entonces no pueden ser mane|adas
por una ca|a de tempo, sno por una agenda.
E dea es poner e mnmo de cosas en a agenda y poner
soo as tareas que tenen una fecha f|a. E sstema de ca|a
de tempo es ms fexbe y ms efcente para dar con
mtpes tareas.
Comence por cargar todas as tareas requerdas por a gestn de proyectos.
stas pueden haber sdo cargadas por otro usuaro y asgnadas a usted. Es
mportante codfcar todas as tareas que estn dando vuetas en su cabeza,
para sacaras de su mente. Una tarea puede ser:
Traba|o a ser reazado
Un pequeo ob|etvo a medano o argo pazo
Un proyecto compe|o que todava no ha sdo dvddo en tareas
Un proyecto o un ob|etvo de varos das puede ser resumdo en una soa tarea.
Usted no tene que detaar cada operacn s as accones que deben reazarse
son o sufcentemente caras para usted.
Debe vacar su Bande|a de Entrada perdcamente. Para hacero, use e men
.esti'n de Proyectos > .esti'n de 8iempo > )i Bande:a de Entrada.
Asgne a cada tarea una ca|a de tempo y un contexto. Esta operacn no
debera tomare ms que unos mnutos, porque usted no est dando con as
tareas en s, so est casfcndoas.
En este punto usted puede comenzar e cco daro teratvo. En a maana
abra a ca|a de tempo usando e men .esti'n de Proyecto > .esti'n de
8iempo > )i ca:a de tiempo para hoy.
C CACA ACA !E !E #IE/PO #IE/PO CO CO #AREAS #AREAS !EL !EL !JA !JA
Luego haga cck sobre e botn en a parte superor derecha: Planear la ca:a
de tiempo. Este procedmento e permte seecconar as tareas de da entre
aquas en a ca|a de tempo para a semana. Esta operacn e da un
pantaazo genera de as tareas y ob|etvos en e medano pazo y e hace
revsaras a menos una vez a da. Es entonces cuando usted debera decdr
asgnar parte de su tempo ese da a certas tareas basado en sus prordades.
Ya que as tareas estn casfcadas por prordad, es sufcente con tomar as
prmeras de a sta, hasta e nmero de horas en su da. Esto e tomar
soamente un mnuto, porque a seeccn no se toma de todas as tareas que
debe reazar a futuro, sno de aquas seecconadas para esta semana.
Una vez que a ca|a de tempo ha sdo competada, usted puede comenzar su
traba|o en as tareas de da. Para cada tarea usted puede comenzar a traba|ar
sobre ea, deegara, cerrara o canceara.
A fna de da usted vaca a ca|a de tempo usando e botn en a parte
superor derecha. Todas as tareas que no se han reazado se mandan de
vueta a a ca|a de tempo genera y se ponen entre as tareas que sern
paneadas a maana sguente.
Haga o msmo cada semana y cada mes usando os msmos prncpos, pero
soo usando as ca|as de tempo apropadas para esos perodos.
Los ata|os a a derecha de a ca|a de tempo o ayudan a usar efcentemente e
sstema con:
Un enace drecto a a Bande|a de Entrada
La sta de todas sus tareas abertas
La sta de todas sus tareas pendentes
Sus fechas mtes
Un enace a todas as tareas en a ca|a de tempo.
(lgunos resultados con!incentes
Despus de unos das de practcar este mtodo cudadosamente, os usuaros
han reportados as sguentes me|oras:
Una reduccn en e nmero de tareas y ob|etvos ovdados
Una reduccn en e estrs a sentrse ms en contro de a stuacn
Un cambo de as prordades en os tpos de tareas reazadas
daramente
Mayor percepcn de a urgenca e mportanca de tareas y ob|etvos e a
organzacn de tempo a argo pazo.
Me|or mane|o de a deegacn de tareas y a seeccn de cues tareas
son me|ores para deegar
Un aumento en e enfoque de traba|o mportante, ms que en e menos
mportante pero superfcamente ms nteresante.
Fnamente, es mportante notar que este sstema est totamente ntegrado
con a funcn de gestn de proyectos de Open ERP. E persona puede usar o
no este sstema dependendo de sus propas necesdades. Este sstema es
compementaro a a funcn de gestn de proyectos que mane|a a
organzacn de equpo y e paneamento de a compaa.
Personali1acin de Open ERP Personali1acin de Open ERP
Despus de que usted haya probado y evauado Open ERP, necestar
confguraro para a|ustar e software a as necesdades de su compaa. Su
fexbdad e permte confgurar os dferentes mduos, adaptndoos a su
ndustra o sector de actvdad.
Dseado para gerentes de proyectos ERP, esta seccn trata de a
admnstracn y confguracn de sstema, dndoe poderosas herramentas
para ntegrar e software con una compaa, y drgr y segur e proyecto,
tomando nota de dferentes probemas, un rango de tpos de proveedores,
resgos de mpementacn y as opcones dsponbes para usted.
Este captuo es para os admnstradores de un sstema Open ERP. Usted
aprender a confgurar y personazar Open ERP para a|ustaro a as
necesdades de su compaa y as de cada usuaro ndvdua de sstema.
Open ERP e brnda una gran fexbdad en os modos de confguraro y usaro,
o que e permte modfcar su aparenca, e modo genera en e que funcona y
as dferentes herramentas de anss eegdas para a|ustarse ms a as
necesdades de su compaa. Estos cambos de confguracn se evan a cabo
a travs de a nterfaz de usuaro.
Cada usuaro puede organzar su propa pgna de nco y su propo men, y
usted puede tambn personazar Open ERP asgnndoe a cada usuaro su
propo tabero de comando en su pgna de nco para dares a nformacn
ms actuazada. As, todos pueden ver nmedatamente a nformacn ms
reevante para eos cada vez que se conecten.
E men prncpa de Open ERP puede ser reorganzado totamente. La gestn
de derechos de acceso e de|a asgnar certas funcones a usuaros de sstema
especfcos. Usted tambn puede asgnar roes, os cuaes defnen a parte que
cada usuaro de sstema cumpe en e fu|o de traba|o que mueve os
documentos de sstema de estado a estado (ta como a habdad de aprobar
soctudes de gasto por parte de os empeados).
!efinicin. Personali1acin
La paabra personazacn se usa muchas veces como
parametrzacn. La paabra confguracn tambn est
estrechamente reaconada, sendo e proceso genera de
estabecer opcones de confguracn que modeen e
sstema a as necesdades operaconaes de una compaa
determnada.
Usando e mduo <ise7ador de reporte OpenOfficeKorg usted puede
cambar cuaquer parte de cuaquera de os reportes producdos por e
sstema. E admnstrador de sstema puede confgurar cada reporte para
modfcar a dstrbucn y e esto, o an que se provee a.
5enta6a. El editor de reporte de OpenOfficeKorg
La extensn de OpenOffce.org e permte no so confgurar
os reportes de os productos bscos en Open ERP, sno
tambn crear nuevas pantas de reporte. Cuando e
usuaro mprme estos reportes a travs de a nterfaz de
cente de Open ERP, OpenOffce.org se abre con e reporte
contenendo toda a nformacn seecconada.
Usted tambn puede crear fcmente documentos de fax,
presupuestos o cuaquer otro documento comerca. Esta
funconadad e permte extender consderabemente a
productvdad de su persona de venta, quenes tenen que
envar muchas propuestas a os centes.
Fnamente, usted ver cmo mportar sus datos a Open ERP automtcamente,
para mgrar todos sus datos de una soa vez.
Creacin de un /dulo de Configuracin Creacin de un /dulo de Configuracin
Poder hacer una copa de respado de sus opcones de confguracn
especfcas en un mduo de Open ERP dedcado soo a eso es muy t. Esto e
permte:
Dupcar automtcamente as opcones de confguracn nstaando e
mduo en otra base de datos.
Renstaar una base de datos mpa con su propa confguracn en caso
de tener probemas con a confguracn nca.
Pubcar su confguracn especfca para benefcar a otras compaas de
msmo sector ndustra.
Smpfcar as mgracones, s usted ha modfcado agunos eementos de
a confguracn bsca, hay un resgo en devoveros a su estado orgna
despus de a mgracn, a menos que haya guardado as modfcacones
en un mduo.
Comence nstaando e mduo base_modue_record de a manera usua. Luego
comence a grabar sus accones usando e men Administraci'n > .esti'n
de )'dulos > .rabaci'n de )'dulos > Comen3ar a grabar. Haga
manuamente todos os cambos de confguracn a travs de a nterfaz de
usuaro como o hara normamente (ta como gestn de men, asgnacn de
taberos de comando, personazacn de a pantaa, nuevos reportes y gestn
de derechos de acceso, cuyos detaes se descrbrn ms adeante).
Una vez que ha hecho esto, vaya a men Administraci'n > .esti'n de
)'dulos > .rabaci'n de )'dulos > .uardar el )en* .rabado.
$n paso 3"s all". Contribu0endo al desarrollo de
Open ERP
Una vez que su confguracn persona ha sdo guardada en
un mduo, nstae e mduo base_modue_pubsh. Esto e da
una nueva accn posbe, Publicar )'dulo, en e men
Administraci'n >.esti'n de )'dulos > )'dulos.
Use esta funcn para pubcar su mduo en e sto ofca
de Open ERP. Podr entonces ser usado por otras compaas
con as msmas necesdades que as suyas. Y en e futuro
usted podra benefcarse con as me|oras hechas por esas
compaas.
No ovde crear de antemano una cuenta de usuaro en http://
openerp.com.
Luego, Open ERP crea un archvo comprmdo para usted contenendo todas as
modfcacones que usted ha hecho mentras estaba evando a su traba|o de
confguracn. Usted podra renstaar este mduo en otras bases de datos y/o
pubcaro en nea para ayudar a otras compaas. Esto podra termnar sendo
t s usted quere nstaar un servdor de prueba para os usuaros de a
compaa y dares a msma confguracn que e servdor de produccn.
Para nstaar un nuevo mduo guardado en formato comprmdo, use e men
Administraci'n > .esti'n de )'dulos > "mportar un nuevo m'dulo.
Personali1acin del 3enL Personali1acin del 3enL
La organzacn de men de Open ERP no est su|eta a restrccn aguna, as
que puede modfcar todas a estructura, a termnooga y todos os derechos
de acceso para adaptaros a sus necesdades especfcas de a me|or forma
posbe. Sn embargo, antes de hacer todo eso ta como o hara con otro
software, debera baancear os costos y os benefcos de hacer taes cambos,
ta como a necesdad de entrenar usuaros, mantener nueva documentacn y
contnuar as ateracones a travs de as subsecuentes versones de software.
Esta seccn descrbe cmo proceder para cambar a estructura de men y a
pgna de nco, personazacn a termnooga de os mens y formuaros en
a nterfaz de usuaro y gestonar derechos de acceso de os usuaros a os
mens y os ob|etos de negocos subyacentes.
<e:ar 2ue los usuarios cambien ellos mismos sus contrase7as
A conectarse como admnstrador a a base de datos, dos mens e dan acceso
a formuaros para cambar su contrasea:
Administraci'n > -suarios > -suarios e da una sta de todos os
usuaros: haga cck en su propo nombre en esa sta y aparece un
formuaro contenendo un campo con su contrasea (por e momento, no
haga cck en e cono Editar que se encuentra en a parte superor de
formuaro, n en e cono Editar a a derecha de a sta de usuaros).
Administraci'n > -suarios > -suarios > Cambiar mi contrase7a e
muestra otra sta, con so usted esta vez: haga cck sobre su propo
nombre y ver un formuaro donde soo a contrasea y a frma pueden
ser edtadas (por ahora, sga sn edtar).
Estos dos cuadros menconados arrba se encuentran en e rama
Administraci'n de su men, que soo es vsbe para os usuaros que son
membros de grupo admn. Usted puede hacer un tem de men accesbe a
todo e mundo movndoo o dupcndoo, por o que puede hacer e men
Cambiar mi Contrase7a accesbe a todos.
Para hacero, seeccone e tem de men Administraci'n > -suarios >
-suarios > Cambiar mi Contrase7a. Luego haga cck sobre a nea
contenendo a paabra Admnstrador (pero no sobre e nombre Admnstrador) y
haga cck sobre e botn Cambiar para traer e tem de men como un
formuaro edtabe (puede hacer o msmo usando e cente Wndows,
seecconando a nea y hacendo cck sobre e botn =ista).
Usted podra ahora edtar este formuaro, cambar su )en* Padre (o que
mueve a entrada a una parte dferente de sstema de men), edtar su
nombre de )en* (para cambar cmo aparece en e rbo de men), o dare un
nuevo Icono. Tambn podra dare una nueva Acci'n.
En ugar de edtar este formuaro, que es a entrada orgna de men,
dupquea. Con e cente web usted debe hacer prmero e formuaro so-
ectura hacendo cck sobre e botn Cancelar, uego haga cck en e botn
<uplicar que aparece (en e cente Wndows, haga cck en ,ormulario >
<uplicar ,ormulario en a parte superor de men). E formuaro que queda
es a entrada dupcada, no e orgna.
C CAP#$RA AP#$RA F FOR/$LARIO OR/$LARIO C CA/=IO A/=IO C CO#RASEEA O#RASEEA
Para mover esta entrada dupcada, cambe e campo )en* Padre borrando o
que est a y reempazndoo con otro men que todos puedan ver, ta como
+erramientas o Recursos +umanos, y asegrese que a entrada se mueva
a fna de a sta de men reempazando a $ecuencia con 99. Usted puede
expermentar con os conos s o desea. Guarde e formuaro y uego haga cck
en e )en* Principal para ver os resutados.
Atencin. !uplicar el 3enL
Usted debera dupcar un men antes de modfcaro. De
este modo usted sempre mantendr un enace a men
orgna que funcona s as o necesta.
Atencin. &estin de ContraseRas
S usted de|a que os usuaros camben eos msmos as
contraseas, no tendr contro drecto sobre a contrasea
que han eegdo. Usted debera tener una potca escrta
acerca de a fortaeza de a contrasea para tratar de
mantener un nve de segurdad en su sstema.
Personali3aci'n de la p!gina de inicio para cada usuario
Cuando usted se conecte a Open ERP por prmera vez, aparece una pgna de
nco. En un sstema mnmo, usted so obtene e men prncpa, e msmo
que usted obtene por defecto cuando hace cck en e botn )en* Principal.
A medda que agrega funconadades a a base de datos, usted obtene ms
opcones para a pgna de nco, con dferentes taberos de contro asgnados
automtcamente a varos roes de a compaa a medda que sean creados.
E admnstrador puede cambar tanto a pgna de nco como a de men
prncpa ndvduamente para cada usuaro de sstema, y puede adaptar e
software a cada ro en a compaa para a|ustarse me|or a as necesdades de
cada uno.
Para hacer modfcacones para un usuaro en partcuar, edte de nuevo a
confguracn de usuaro en Administraci'n > -suarios > -suarios. Abra e
formuaro para un usuaro en partcuar, y seeccone dferentes entrada de
men para os campos Acci'n de "nicio y Acci'n de )en*.
S SELECCIM ELECCIM !E !E $A $A $E5A $E5A P P%&IA %&IA !E !E I IICIO ICIO
La Acci'n de "nicio es e tem de men que se abre automtcamente cuando
usted se conecta, y a a que se ega uego hacendo cck en e enace "nicio
en a barra herramentas superor derecha de cente web. A usted puede
eegr cuaquer pgna a a que egara a travs de cuaquer men (aguno de
os taberos de contro podra ser muy t). La Acci'n de )en* es aqua a a
que ega a travs de botn )en* Principal en e cente web (y e botn
)en* en e cente Wndows). Usted puede eegr a e men prncpa y os
taberos de contro
Atencin. Acciones en el 3enL de ad3inistrador
Es muy fc cambar a pgna de nco y e men de os
dferentes usuaros. Sn embargo, usted no debera cambar
e men de admnstrador prncpa porque podra hacer
naccesbes certos mens por error.
Asignaci'n de valores por deecto a los campos
Usted puede confgurar fcmente e sstema para poner vaores por defecto
en varos campos a medda que abre nuevos formuaros. Esto e permte
precompetar os campos con nformacn por defecto para smpfcar e
traba|o de sus usuaros a cargar nuevos documentos.
Para hacer esto, abra a ventana de formuaro de su eeccn. Por e|empo,
abra un nuevo formuaro de asocados hacendo cck en e botn %uevo uego
de hacer cck en e men Asociados > Asociados. Ingrese un pas, por
e|empo Bras en e campo Pa0s de Contacto de Asociado.
S est usando e cente Web, haga Ctr + cck derecho (o sea, cck
derecho mentras e cursor est en e campo y a teca Contro se presona
en e tecado).
S est usando e cente Wndows, so haga cck derecho mentras e
cursor est en e campo.
Luego e|a Establecer por deecto. Aparece un cuadro de dogo
Preerencias de Campo, donde usted puede seecconar e botn =alor
aplicable para: y e|a Para todos (o Soo para usted)
Para chequear esta nueva confguracn, abra un nuevo formuaro de
asocado. E campo Pa0s debera contener ahora a entrada Bras.
sta es una caracterstca muy poderosa. Un admnstrador puede usar esta
funconadad para redefnr e comportamento de todo su sstema.
I ISER#A!O SER#A!O $ $ $E5O $E5O 5ALOR 5ALOR POR POR !EFEC#O !EFEC#O
Cambio de terminolog0a
Usted puede usar a funconadad de traduccn de doma de Open ERP para
susttur su termnooga estndar con termnooga que se a|uste me|or a su
compaa. Es ms senco adaptar e software con dferentes trmnos
especfcos de su ndustra. Adems esto puede fortaecer a aceptacn de su
nuevo sstema Open ERP, porque todos sern capaces de conservar su
vocabuaro habtua.
Usted puede hacer esto de dos maneras:
Traducros en un archvo CSV, e que e da una vsta goba de todos os
trmnos de sstema, para que pueda buscaros y reempazaros donde
sea.
Traducr as frases drectamente en e cente, o que sgnfca que puede
cambaras en su contexto y esto puede ser muy t cuando est
traducendo.
!efinicin. CS5
CSV es un formato de texto bre, que representa
nformacn tabuar donde os vaores estn separados por
comas. Estos archvos usan una extensn .csv y e formato
es una forma muy comn de exportar datos desde un
sstema de software a otro.
Cada nea de archvo corresponde a un regstro en a taba,
y as cedas de cada fa estn separadas por comas.
Traducci'n a tra!5s de un arc"i!o )S4
Para traducr o modfcar todas as frases de sstema, prmero tene que
exportar un archvo de traduccn en formato CSV.
Haga cck en Administraci'n > 8raducci'n > E/portar idioma para abrr
e formuaro de exportacn y ba|ar e archvo de traduccn. Usted puede
seecconar un doma traducdo a, o smpemente %uevo "dioma. Open ERP
crea entonces un archvo CSV e cua usted tene que guardar en su
computadora (asegurndose que agrega una extensn .csv a archvo que ha
eegdo), uego abra en OpenOffce. Cac o Mcrosoft Exce.
Atencin. For3ato $#FT<
E archvo CSV est codfcado en e formato UTF-8.
Asegrese de que usted conserva este formato cuando abra
e archvo en un programa de ho|a de ccuo porque sno se
arresga a ver una sucesn de caracteres extraos en ugar
de caracteres acentuados.
C CAP#$RA AP#$RA A ARCDI5O RCDI5O CS5 CS5 !E !E # #RA!$CCIM RA!$CCIM
E archvo contene cnco coumnas: tipo, nombre, resJid, src y valor. Debe
asegurarse de que a prmera nea, a cua especfca os nombres de estas
coumnas, permanezca sn ser tocado. E campo src contene e texto base en
ngs y e campo valor contene una traduccn a otro doma convencona o
a una frase tcnca. S no hay nada en e campo valor entonces a traduccn
en ngs ser usada automtcamente en e formuaro que ve.
ota. UCu"ndo deber:a 3odificar el tePtoV
La mayor parte de tempo, usted encontrar e texto que
quere modfcar en varas neas de archvo CSV. Ou nea
debera modfcar? Remtase a as dos coumnas 8ipo y
%ombre. Aguna nea tene e nombre r.u.menu, o que
muestra que es una entrada de men. Otras tenen un tipo
de seeccn, o que ndca que usted vera esta entrada en un
men despegabe.
Usted debera entonces cargar e nuevo archvo en su sstema Open ERP
usando e men Administraci'n > 8raducci'n > "mportar idioma. Ahora
tene dos formas de segur:
Puede sobreescrbr a traduccn preva usando e msmo nombre que
antes.
Puede crear un nuevo archvo de traduccn que os usuaros puedan
seecconar en sus Preerencias.
S no est conectado a doma traducdo, haga cck en Preerencias,
seeccone e doma en "dioma y fnamente haga cck en Ok para cargar e
nuevo doma con su nueva termnooga.
ota. #raducciones parciales
Usted puede cargar agunas de as neas en un archvo de
traduccn borrando a mayor parte de as neas y uego
cargando soo as que han cambado. Open ERP entonces
camba soamente as neas cargadas y de|a as orgnaes
como estaban.
)ambios a tra!5s de la interfa6 cliente
Para modfcar a termnooga usada en Open ERP usted necesta comenzar
con un archvo de traduccn cargado en e sstema, ta como e %uevo
idioma descrto antes.
Luego usted debera abrr e formuaro que usted quere traducr. A travs de
cente web, haga cck en e botn 8raducir este recurso en a parte superor
derecha de formuaro, y drectamente a a derecha de botn Buscar soo
vsbe cuando e formuaro est en modo soo-ectura no edtabe. Se
muestran todos os trmnos que pueden ser traducdos:
Los datos en e sstema (contendos en os Campos)
Los ttuos de os campos (as Eti2uetas)
Todos os botones Acci'n a a derecha de formuaro
Los trmnos usados en a forma =ista
E procedmento es geramente dferente usando e cente Wndows. En ste
usted debe hacer cck derecho con e mouse sobre una etqueta o botn. Usted
puede eegr traducr e tem o toda a vsta. ste mtodo es smpe y rpdo
cuando usted soo tene unas pocas entradas para modfcar, pero puede
voverse cansador y representar una prdda de tempo s tene que cambar
agunos trmnos a o argo de todo e sstema. En ese caso podra ser me|or
usar e mtodo de traduccn que empea un archvo CVS.
Cliente >indows. #o3ando las traducciones
En e cente Wndows os trmnos modfcados no se
actuazan nmedatamente. Para ver os efectos de as
modfcacones, debe cerrar a ventana en uso y vover a
abrr e formuaro.
&estin de derec2os de acceso &estin de derec2os de acceso
Una de as reas ms mportantes en a confguracn de Open ERP es cmo
gestonar os derechos de acceso a a nformacn en e sstema.
Usted est paneando poder toda a nformacn sgnfcatva de su negoco en
e sstema, pero a mayor parte de su persona necesta ver soo parte de ea, o
ncuso mucho menos. Oun debera tener acceso para qu y cmo debera
usted mane|ar eso?
E enfoque de Open ERP a a gestn de derechos es atamente fexbe. Cada
usuaro puede pertenecer a uno o ms grupos, y e o os grupos a os que
pertenece determnan:
La vsbdad de cada tem de men
La accesbdad
Por e|empo, e grupo Stock soo puede tener acceso a agunos de os mens en
Control de "nventario, y puede no tener acceso a a nformacn contabe.
Cada usuaro de sstema que traba|a en Tendas es membro de grupo Stock. S
agunos usuaros traba|an en otros ados, tambn se es dar membresa de
otros grupos.
Los usuaros de Open ERP tambn pueden pertenecer a varos roes. Mentras
e grupo determna os derechos de acceso de usuaro, cada ro determna os
deberes de usuaro. Esto se gestona a nve de fu|os de traba|o, os que
forman os procesos de negoco de a compaa.
&rupos 0 $suarios &rupos 0 $suarios
Para confgurar os derechos de acceso, debe comenzar defnendo os grupos.
Es mportante que os grupos sean representatvos de as funcones de traba|o
de a compaa y no de empeados ndvduaes.
Entonces, s su Drector de Fnanzas es a msma persona que su Drector de
Ventas, usted debera crear un grupo para cada uno, aunque sean a msma
persona, y ambos grupos deben asgnarse a ese usuaro. Esto e da fexbdad
para e futuro.
Usted debera crear tambn grupos en reas departamentaes que tenen
dferentes nvees de derechos de acceso. Por e|empo, s usted crea un grupo
de <irector de =entas y otro de =entas, evte asgnar exactamente os
msmos derechos a cada grupo. E prmero podra ver todos os reportes,
mentras e segundo podra estar mtado a ver presupuestos. Usted puede
hacer a Drector de Ventas un membro de os dos grupos, y dare a grupo
<irector de =entas un set mtado de derechos extras, o dare a grupo
<irector de =entas todos os derechos necesaros para que e Drector de
Ventas pertenezca soo a este grupo. Usted debera eegr e esquema que e
de a mayor fexbdad y uego apegarse a para mantener a consstenca.
Conse6o. FlePibilidad en la gestin de acceso
Para tener fexbdad, usted puede asegurarse que un
membro de persona confabe (quz un drector, o aguen
en cuentas, o ncuso e admnstrador de sstema) tenga
ampos derechos para usar e sstema, y est autorzado por
a gestn para evar a cabo tareas especfcas para a
gente.
<erechos de acceso para los men*s
Como d|mos antes, prmero debe confgurar os grupos, para uego defnr os
derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que sern sus
membros.
Para crear un nuevo grupo, use e men Administraci'n > -suarios >
.rupos. Ingrese e nombre de nuevo grupo que desea crear, por e|empo,
Stock1.
Luego, para crear un nuevo usuaro vncuado a esto, use Administraci'n >
-suarios > -suarios para cargar a sguente nformacn:
%ombre: por e|empo, Persona de Tenda
%ombre de usuario: Tendas
Contrase7a: Tendas
Compa70a: e nombre de su compaa.
Acci'n: Men
Acci'n de )en*: Men
En a segunda pestaa de formuaro de usuaro, $eguridad, agregue e grupo
Stock1 que acaba de crear.
& &R$POS R$POS B$E B$E #IEE #IEE ACCESO ACCESO AL AL /EN /EN C CO#ROL O#ROL !E !E I I5E#ARIO 5E#ARIO
Guarde e usuaro, y uego vaya a men Administraci'n > $eguridad >
<einir accesos a los 0tems del men* para obtener una sta de mens.
Ftre esta sta usando e campo de bsqueda )en* para tener e tem de
men Control de "nventario. En e formuaro que descrbe e men, agregue
Stock1 en e campo .rupos. Mentras est en eso, tambn agregue e grupo
Admn. Desde ahora en adeante, soo os membros de os grupos Stock1 y Admn
podrn ver este tem de men en su sta de men prncpa.
Info. CerarIu:a de /enL
Como os mens son |errqucos, no hay necesdad de
esconder accesos a os mens ms ba|os: una vez que ha
confgurado Contro de Inventaro de esta manera, todos os
mens de nve ms ba|o se hacen naccesbes para os
membros de otros grupos.
I3portante. Seguridad
Este mtodo de gestn de accesos a mens no garantza
que usuaros que no tenen acceso a ob|etos de negocos
ocutos en e sstema accedan a eos de otra manera. Por
e|empo, esconder e men ,acturas no evtar que a
gente acance facturas a travs de rdenes de compra y
venta, o advnando a URL.
Para a gestn efectva de segurdad, usted debe usar os
mtodos para a gestn de derechos de acceso a ob|etos
presentada en a sguente seccn.
/"s infor3acin. Configuracin de acceso inicial
En a confguracn nca, e usuaro Admn, un membro de
grupo Admn tene acceso e men Coniguraci'n en cada
seccn de men prncpa. Por e|empo, Asociados >
Coniguraci'n es vsbe en e men de admnstrador
entre os otros tems de men de Asocado, pero soo as
otras entradas de men son vsbes para otros usuaros. De
forma smar, a entrada de men Administraci'n es
vsbe soamente para os usuaros que son membros de
grupo Admn.
<erechos de Acceso a Ob:etos
Los derechos de acceso de men determnan qun puede acceder a qu
men, pero no defne o que usted puede hacer una vez que ngres a men.
Los controes de acceso sobre os ob|etos e dan a posbdad de defnr qu
pueden hacer os usuaros con su nformacn una vez que acceden a ea. E
contro de acceso a ob|etos est estructurado de a msma manera que e
acceso a os mens.
!efinicin. Ob6eto
Un ob|eto representa un documento en e sstema. Los
ob|etos estn enazados a tabas de a base de datos y
tambn tenen conceptos y adconaes, taes como a
funcn de campos, a herenca desde otros ob|etos y
mtodos de cataogaros para dares comportamento.
S no se asgna un grupo a un ob|eto, todos os usuaros pueden acceder a
sn restrccn aguna. A a nversa, cuando un contro de acceso es defndo
para un ob|eto, un usuaro debe ser membro de un grupo que posea derechos
de acceso adecuados para tener agn tpo de acceso a ese ob|eto.
Usted sempre debe asegurarse que no de|e afuera a grupo Admn de nngn
ob|eto de a admnstracn de contro y opcones de confguracn.
Usted puede gestonar cuatro modos de acceso sobre ob|etos
ndependentemente:
Acceso para lectura: os membros de grupo pueden eer a
nformacn en e ob|eto.
Acceso para crear: os membros de grupo pueden crear un nuevo
regstro en e ob|eto.
Acceso para escribir: os membros de grupo pueden modfcar os
contendos de os archvos en e ob|eto.
Acceso para borrar: os membros de grupo pueden borrar regstros en
e ob|eto.
C CAP#$RA AP#$RA C CO#ROL O#ROL !E !E A ACCESO CCESO A A F FAC#$RAS AC#$RAS PARA PARA EL EL & &R$PO R$PO A A!/I !/I
Para confgurar os derechos de acceso a os ob|etos de Open ERP, use e men
Administraci'n > $eguridad > Controles de Acceso. Usted e da un
%ombre a contro de acceso, seeccona un .rupo, y e ob|eto ()odelo),
uego tde a opcn correspondente a cada uno de os cuatro modos de
Acceso.
S usted no especfca nngn grupo en as regas de acceso, a rega es
apcada a todos os grupos. Para remover acceso a un ob|eto para todos os
usuaros, usted puede crear una rega:
que est defnda para un ob|eto especfco,
que no est vncuada a un grupo,
para a que nnguna de as cuatro opcones de acceso est tdada.
Usted puede crear regas adconaes sobre e msmo ob|eto para dar derechos
especfcos a certos grupos.
+istorial de modiicaci'n
C CAP#$RA AP#$RA D DIS#ORIAL IS#ORIAL !E !E R RE&IS#RO E&IS#RO !E !E A ASOCIA!O SOCIA!O
Cada regstro en a base de datos de Open ERP eva una nota de su hstora.
Usted puede encontrar entonces qun y cuando cre ese regstro, y qun o
modfc y cundo ocurr eso. Haga cck sobre e cono =er registro en a
parte superor derecha de cuaquer formuaro en e cente web (pero soo
cuando sea de soo ectura, no cuando es edtabe) para vsuazar un cuadro de
dogo mostrando esta nformacn, como se muestra en a fgura. esto puede
ayudare a dentfcar s hay agn probema con a nformacn de os regstros.
Configuracin de los flu6os de traba6o Configuracin de los flu6os de traba6o
Los fu|os de traba|o representan os dferentes procesos de negocos de a
compaa. Son competamente confgurabes y defnen e patrn que cuaquer
ob|eto de Open ERP (como un peddo) debe segur dependendo de as
condcones (por e|empo, un peddo sobre un certo vaor debe ser aprobado
por un drector de ventas, o en caso contraro por cuaquer persona de ventas,
antes de que se pueda comenzar con e envo).
C CAP#$RA AP#$RA F FL$CO L$CO !E !E # #RA=ACO RA=ACO PARA PARA $ $ P PE!I!O E!I!O
La fgura muestra e fu|o de traba|o estndar para un peddo. Usted puede
vero desde e cente Wndows comenzando con .esti'n de =entas >
Pedidos de =entas > 8odos los Pedidos de =entas. Seeccone un peddo,
uego vaya a men Agregados > E:ecutar un Agregado > "mprimir ,lu:o
de 8raba:o para ver e men. Est dseado reamente para admnstradores,
entonces no est dsponbe a travs de cente web.
<einici'n de los ,lu:os de 8raba:o
Los fu|os de traba|o pueden ser creados y modfcados en a nterfaz de usuaro
de Open ERP.
! !EFIICIM EFIICIM !EL !EL F FL$CO L$CO !E !E # #RA=ACO RA=ACO PARA PARA $ $ P PE!I!O E!I!O !E !E 5 5E#A E#A
Usted puede ver as especfcacones de fu|o de traba|o para e peddo anteror
usando e men Administraci'n > %ivel Ba:o > Base > ,lu:o de 8raba:o.
Es e proceso amado saes.order.basc. Todos os nodos que aparecen en e
grfco estn stados en e campo Actividades y todas as fechas estn
stadas en e campo 8ransiciones.
Configuracin de reportes Configuracin de reportes
Open ERP tene dos tpos dstntos de reportes:
Reportar estadstcas: stos son nformacn cacuada, representada
frecuentemente en forma de stas o grfcos. Estos reportes son
dnmcos y usted puede navegar a travs de a nformacn que
compone as cfras a travs de a nterfaz cente.
Reportar documentos: se usan para mprmr documentos de sstema.
Usuamente, e resutado es un PDF generado por una seeccn hecha en
a pantaa. Adems, Open ERP e permte abrr estos reportes en
OpenOffce.org para edtar os cambos que desee antes de envaro a su
cente.
Debdo a poder de motor de Open ERP, estos dos tpos de reportes pueden ser
creados o modfcados sn necesdad de desarroo aguno y esto puede ser
reazado drectamente en a nterfaz cente de Open ERP o desde
OpenOffce.org.
.esti'n de reportes estad0sticos
Muchos reportes se confguran de antemano en Open ERP. Usted puede
encontraros en os submens Reportar ba|o cada entrada de men prncpa.
Usted tambn puede nstaar ms nuevos reportes usando os dferentes
mduos cuyos nombres habtuamente comenzan con report_.
.odelar un nue!o reporte
Open ERP e da a posbdad de desarroar su propo anss para a|ustarse a
sus necesdades especfcas. Para defnr un nuevo anss de a nformacn
de sstema usted debera nstaar e mduo base_report_creator. Esto e permte
crear consutas compe|as sobre a base de datos, en una forma smpe y vsua.
Una vez que e mduo est nstaado, cree un nuevo reporte usando e men
8ableros de Control > Coniguraci'n > Personali3ar Reportes. D un
%ombre de Reporte a su nuevo reporte y seeccone os ob|etos que usted va
a anazar. Por e|empo, podra seecconar: Asociado, Pedido de =enta y
50nea de Pedido de =enta.
Luego vaya a a segunda pestaa, =er Par!metros, para seecconar as vstas
que quere en su reporte. Seeccone Arbo en a Primera =ista y Grfco en a
$egunda =ista. Usted puede eegr e tpo de grfco mostrado usando os
campos =ista de .r!icos. Usted tambn podra seecconar Caendaro como
una vsta s fuera a agregar e campo ,echa en su reporte.
5enta6a. El Agregado /S EPcel
E Agregado Mcrosoft Exce e permte conectar a Open ERP
y extraer a nformacn seecconada automtcamente.
Usted puede entonces apcar frmuas y grfcos para hacer
sus propos taberos de contro de meddas drectamente en
Exce. E archvo .xs puede ser guardado y, cuando se o
reabre, se reconecta con Open ERP para refrescar as
dferentes stas y grfcos con os datos actuazados.
C CAP#$RAS AP#$RAS 5 5ARIAS ARIAS
En a tercera pestaa, Campos para mostrar, usted puede agregar ftros
sobre todos os campos de os ob|etos seecconados (,iltros sobre campos).
Para hacero, use e botn Agregar ,iltro en a parte superor de formuaro.
En a cuarta pestaa debe ndcar cues de os campos en a sta quere que
sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Compete a pantaa
|unto con as neas:
1. E campo $ecuencia da e orden de os campos mostrados.
2. Campo, a segunda coumna, e permte seecconar un campo de aguno
de os tres ob|etos que ha seecconado en a prmera pestaa.
3. )6todo de agrupamiento, a tercera coumna, e permte determnar a
operacn de agrupamento que va a ser apcada en este campo:
_ Agrupado: e permte agrupar entradas de documentos con e
msmo vaor en este campo.
_ Suma: e da a suma de os vaores en este campo.
_ Mnmo: e da e mnmo de todos os vaores que aparecen en este
campo.
_ Mxmo: e da e mxmo de todos os vaores que aparecen en este
campo.
_ Promedo: e da e promedo artmtco de todos os vaores en este
campo.
4. )odo .r!ico, a cuarta coumna, determna s e campo aparecer en a
vsta grfca y, s o hace, en qu e|e (X o Y).
5. )odo Calendario, a qunta coumna, e permte especfcar e campo
que puede ser a base de una vsta caendaro.
Una vez hecho esto, puede .uardar e reporte que ha defndo. Haga cck en
e botn Abrir Reporte a a derecha de formuaro para obtener e anss
requerdo.
C CAP#$RAS AP#$RAS 5 5ARIAS ARIAS
Personali6aci'n de los tableros de control
Desde a versn 4.3 de Open ERP, usted puede guamente defnr meddas
para poner en sus propos taberos de contro. Para hacero, use e men
8ableros de control > Coniguraci'n > <einici'n de los 8ableros de
Control.
Un tabero de contro es una seeccn de reportes prevamente defndos en
Open ERP. Usted puede eegr entre centos de reportes predefndos y, para
cada reporte, ndcar su poscn en e tabero de contro.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E LA LA ! !EFIICIM EFIICIM !E !E $ $ $E5O $E5O # #A=LERO A=LERO !E !E C CO#ROL O#ROL
Ta como os campos en os reportes, e campo $ecuencia determna e orden
en e cua as vstas aparecen en e tabero de contro.
Una vez que e tabero de contro ha sdo defndo, usted puede usar e botn
Crear )en* para crear una entrada de men para su tabero de contro desde
cuaquer parte de sstema de men.
.esti'n de plantillas de documentos con OpenOice1org
Para personazar sus documentos mprmbes en Open ERP, use e mduo
base_report_desgner.
5enta6a. El Agregado OpenOfficeKorg >riter
Usted puede crear sus propos reportes en unos pocos
mnutos usando a apcacn OpenOffce.org Wrter. Esta
herramenta puede dar a su equpo una gran me|ora en su
productvdad. Usndoa, puede crear pantas para todos
os documentos de a compaa, reducendo e traba|o de
crear y dsear nformacn y documentos para centes.
E sstema es tanto smpe como poderoso, porque e brnda os benefcos de
todas as facdades de dseo ofrecdas por OpenOffce.org Wrter como as
tambn toda a nformacn y os ccuos provstos por Open ERP. Usted puede
crear o modfcar reportes drectamente desde OpenOffce.org y uego usaros
en Open ERP.
#Hcnicas. Independencia de OpenOfficeKorg
OpenOffce.org soo se usa para generar nuevas pantas de
documentos. E admnstrador de sstema es a nca
persona que tene que nstaaro.
Una vez que as pantas de documentos han sdo defndas,
os usuaros no necestan evar a cabo su traba|o norma.
Eos pueden usar tanto OpenOffce.org como MS Offce,
como o preferan.
La extensn de OpenOffce.org e permte buscar campos en Open ERP e
ntegraros en sus pantas de documentos. Usted puede usar oops de
nformacn en tabas o seccones, permtndoe ad|untar varas neas a una
orden, por e|empo.
Una vez que e nuevo reporte ha sdo defndo, aparece drectamente en e
cente Open ERP para os usuaros de sstema.
Hay dos formas de usar os reportes:
Hacer e reporte produce en documento PDF con nformacn en que
refe|a e regstro seecconado (por e|empo, una factura).
Hacer e reporte abre un documento para modfcacn en OpenOffce.org
con nformacn en que refe|a e regstro seecconado. Esto e permte
modfcar e documento en OpenOffce.org antes de envaro a cente
(como un Presupuesto).
Los reportes personazados se amacenan en a base de datos de Open ERP y
son accesbes para todos aquos que tenen derecho a usar su base de datos
sn necesdad de nstaar OpenOffce.org en sus propas computadoras. Las
modfcacones de documento se apcan a una soa base de datos.
&nstalaci'n del m'dulo de OpenOffice.org
Usted debera nstaar dos componentes antes de usar e edtor de reporte:
E mduo base_report_desgner, prmero en su nstaacn de Open ERP s no
estuvera a todava, y uego en a base de datos de Open ERP en a que
o quera usar.
E OpenOffce.org Report Desgner en a nstaacn de OpenOffce.org en
e sstema de a computadora de su admnstrador.
Comence por nstaar e mduo base_report_desgner ta como cuaquer otro
mduo de Open ERP. Para nstaar a extensn de OpenOffce.org, busque e
archvo openreport.zp provsto con a dstrbucn Report <esigner. Controe
que OpenOffce.org est correctamente nstaado en su computadora y que
usted tenga derechos de admnstracn para a nstaacn.
/ /EN EN R REPOR#ES EPOR#ES !E !E O OPE PE E E O OPE PEO OFFICE FFICEK KOR& OR& > >RI#ER RI#ER
Ince OpenOffce.org Wrter, seeccone +erramientas > Administrador de
E/tensiones para abrr e cuadro de dogo y buscar e archvo openreport.zp
para nstaaro. Luego cerre a apcacn y rence e Wrter: un nuevo men
aparece en a barra de men superor: Open ERP Report.
)one7i'n de OpenOffice.org a Open ERP
Seeccone Open Report > Parmetros de servdor en e men superor de
OpenOffce.org Wrter. Usted puede ngresar entonces sus parmetros de
conexn a servdor de Open ERP. Aparecer un mensa|e s usted se ha
conectado extosamente.
.odificaci'n de reportes
E edtor de reporte e permte:
Modfcar reportes exstentes que reempazarn a os orgnaes en su
base de datos de Open ERP.
Crear nuevos reportes para e ob|eto seecconado.
Para modfcar un reporte exstente, seeccone Reporte de Open >
)odiicar reporte e/istente. E|a, por e|empo, e reporte Soctar un
presupuesto en e cuadro de dogo )odiicar reporte e/istente y uego haga
cck en .uardar en <irectorio de 8emporales.
C CAP#$RA AP#$RA !E !E LA LA /O!IFICACIM /O!IFICACIM !E !E $A $A PLA#ILLA PLA#ILLA
Luego, OpenOffce.org abre e reporte en modo edtar. Usted puede modfcaro
usando as funcones estndar de Wrter de OpenOffce.org.
E documento se modfca en su versn en Espao. Se traducr a otro doma
cuando o use a travs de a nterfaz de cente, s usted as o ha determnado.
Entonces, usted soo necesta modfcar a panta una soa vez, aunque su
sstema use otros domas, pero necestar agregar traduccones como se
ndc prevamente, s usted agrega campos o camba e contendo de os
exstentes.
Atencin. Reportes vie6os
Los reportes ms ve|os no han sdo todos convertdos a
nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresones de
datos en e ve|o formato se muestran entre dobe parntess
y no en campos de OpenOffce.org.
Usted puede transformar e formato de un reporte ve|o a
nuevo formato desde e men de OpenOffce.org Reporte
de Open > Convertir Par6ntesis H Campos.
Desde a barra de herramentas de Open en OpenOffce.org es posbe:
conectar a servdor de Open ERP, proveyendo os parmetros de
conexn
agregar un oop: seeccone un campo reaconado entre os campos
dsponbes de ob|eto propuesto, por e|empo Lneas de Peddo. Cuando se
mprma, este oop ser e|ecutado para cada nea de peddo. E oop
puede ser puesto en una taba (as neas sern repetdas) o en una
seccn de OpenOffce.org.
agregar un campo: usted puede r a travs de a base de datos de Open
ERP desde e ob|eto seecconado y uego a un campo en partcuar.
agregar una expresn: ngrese una expresn en e engua|e Pyhton para
cacuar vaores de cuaquera de os campos en e ob|eto seecconado.
#Hcnica. EPpresiones de P20ton
Usando e botn Expresn usted puede ngresar expresones
en engua|e Phyton. Estas expresones puede usar todos os
campos de ob|eto para sus ccuos.
Por e|empo, s usted hace un reporte sobre un peddo,
puede usar a sguente expresn:
'%2f' % (amount_tota * 0,9)
En este e|empo, amount_tota es un campo de ob|eto
Pedido. E resutado ser 90% de tota de peddo,
formateado a dos decmaes.
Guarde e reporte modfcado y enveo a servdor usando e men Reporte de
Open > Enviar a $ervidor. Aparece entonces un cuadro de dogo Envar a
servdor. No modfque e %ombre 86cnico s quere que a modfcacn
reempace e reporte orgna. Cambe e formuaro %ombre de Reporte a Mod
Peddo de Venta, tde a opcn Encabe3ado Corporativo y haga cck en
Enviar reporte al servidor.
Usted puede controar e resutado en Open ERP usando e men .esti'n de
=entas > Pedidos de =enta > 8odos los pedidos.
)reaci'n de un nue!o reporte
Para crear un nuevo reporte, seeccone Reporte de Open > Abrir nuevo
reporte en e Wrter de OpenOffce.org, uego ee|a una panta de base para
e nuevo reporte. Por e|empo, e|a Peddo de Venta de cuadro de dogo Abrir
nuevo reporte, uego haga cck en -sar modelo en reporte.
La panta genera est compuesta de oops (ta como a sta de peddos
seecconada) y campos de ob|eto, con os que tambn puede ser oopeado.
Formateos a sus requermentos y uego guarde a panta.
Las pantas de reportes exstentes componen una rca fuente de e|empos.
Usted puede comenzar agregando os oops y varos campos para crear una
panta mnma.
Cuando e reporte ha sdo creado, enveo a servdor hacendo cck en
Reporte de Open > Enviar al servidor, o que hace aparecer e cuadro de
dogo Enviar al servidor. Ingrese e %ombre 86cnico de peddo.venta para
hacer que aparezca adems de os otros peddos de venta. Renombre a
panta como Nueva Peddo de Venta en %ombre de Reporte, tde a opcn
Encabe3ado Corporativo y fnamente haga cck en Enviar reporte al
servidor.
Para envaro a servdor, usted puede especfcar s prefere que Open ERP
produzca un PDF cuando e usuaro mprma e documento, o s Open ERP
debera abrr e documento para edtaro en e Wrter de OpenOffce.org antes
de mprmro. Para hacero, e|a PDF o SXW (un formato de documentos de
OpenOffce.org) en e campo $eleccionar tipo de reporte.
Creaci'n de encabe3ados comunes para reportes
Cuando guarde reportes nuevos y aquos que haya modfcado, se e dar a
opcn de seecconar un encabezado. Este encabezado es una panta que
crea un encabezado y un pe de pgna estndar que contene nformacn
defnda en cada base de datos.
E encabezado est dsponbe para todos os usuaros de servdor de Open
ERP. Esta panta puede encontrarse en e sstema de archvos de servdor en
e drectoro extensones/personazar y es comn a todos os usuaros de servdor.
Aunque os reportes ad|untan nformacn acerca de a compaa que os
mprmen, usted puede reempazar varos nombres en a panta con vaores
desde a base de datos, pero a confguracn de a pgna permanecer comn
a todas as bases de datos de servdor.
S su compaa tene su propo servdor o un servdor ao|ado, usted puede
personazar esta panta. Para agregar e ogo de a compaa, usted debe
conectarse a servdor de Open ERP como un usuaro con permsos para edtar
archvos de servdor. Vaya a drectoro extensones/personazar, cope su ogo (en
un archvo de formato grfco estndar), uego edte e archvo
corporate_rm_header.rm en un edtor de texto. E texto en e formuaro <mage
fe="corporate_ogo.png" x="1cm" y="27.4cm" wdth="6cm"/> debera aparecer
despus de a nea <!--ogo--> para mostrar su ogo en cada pgna que use e
encabezado corporatvo.
I3portar 0 ePportar infor3acin I3portar 0 ePportar infor3acin
Cada formuaro en Open ERP tene un mecansmo estndar para mportar
nformacn desde un archvo CSV. se es e msmo formato usado en as
traduccones.
ota. For3ularios 0 listas
Usted tene acceso a as funcones "mportar y E/portar en
e cente web en un nco formuaro en modo vsta de so
ectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en
otra vsta o cuando e formuaro es edtabe. S est usando
e cente Wndows, usted puede encontrar as funcones en
e men superor ,ormulario > "mportar111 y ,ormulario
> E/portar111
E formato de archvo CSV es un formato de texto compatbe con a mayora de
os programas de ho|as de ccuo y es fcmente edtabe como una ho|a de
traba|o. La prmera nea contene e nombre de campo en e formuaro. Todas
as neas subsecuentes son nformacn, aneadas con sus respectvas
coumnas.
El ormato C$= para estructuras de bases de datos comple:as
Cuando usted mporta nformacn, tene que resover e probema de
representar una estructura de base de datos en formato pano .csv.
Para hacero, en Open ERP hay dos soucones posbes:
Importar un archvo CSV que ha sdo estructurado de un modo partcuar
para permtre cargar varas tabas de base de datos dferentes desde un
nco archvo (taes como asocados y contactos de asocados en un
archvo CSV).
Importar varos archvos CSV, cada uno correspondendo a una taba de
base de datos especfca, que tene vncuos expctos entre as tabas.
Comence por construr e encabezado de archvo CSV. Abra a herramenta de
mportacn sobre e ob|eto en e que est nteresado y seeccone os campos
que quere mportar en su base de datos de Open ERP. Debe ncur cada campo
que est cooreado de azu ya que son obgatoros, y cuaquer otro campo que
sea mportante para usted.
S SELECCIM ELECCIM !E !E CA/POS CA/POS PARA PARA I/POR#AR I/POR#AR
Use os nombres de campo como nombres de coumna en a prmera nea de
su archvo CSV, apcando un campo por coumna. S su archvo CSV tene esos
nombres en a prmera nea cuando usted mporte su archvo CSV, Open ERP
automtcamente corresponder e nombre de a coumna con e nombre de
campo de a taba. Cuando usted haya creado su archvo CSV, o har hacendo
cck sobre e botn %ada para mpar os Campos a importar, uego
seeccone su archvo CSV por medo de a bsqueda de un Archivo para
importar y uego hacendo cck en e botn <etecci'n autom!tica.
Para mportar nformacn CSV que se corresponda con a estructura de su
base de datos, necesta dstngur os sguentes tpos de campos en a nterfaz
de Open ERP: campos muchosHaHmuchos (entre mtpes fuentes y
destnos),campos muchosHaHuno (desde mtpes fuentes a un soo destno) y
campos unoHaHmuchos (desde un soo orgen a muchos destnos).
!efinicin. #abla en pri3er plano
Cada una de esos tpos se descrbe en reacn a una taba
en prmer pano, a taba cuyo formuaro de entrada usted
est vendo y cuyas entradas seran actuazadas por un
smpe archvo CSV.
Soo por que uno de estos campos de reacn aparezca en
a taba en prmer pano, no sgnfca que hay un campo
nverso en a taba reaconada, pero puede habero.
Entonces no hay un campo uno-a-muchos en e formuaro
de usuaro para refe|ar e campo uno-a-muchos =endedor
en e formuaro de asocado, pero hay un campo muchos-a-
uno Asociado en e formuaro de Contacto de Asociado
para refe|ar e campo uno-a-muchos Contacto de
Asociado en e formuaro de Asociado.
Vea as capturas sguentes para notar as dferencas:
C CAP#$RAS AP#$RAS S$R#I!AS S$R#I!AS
Todos os otros campos se codfcan en e archvo CSV como un campo en cada
coumna.
)ampos muc"os8a8uno
Los campos muchos-a-uno representan una reacn entre a taba en prmer
pano y otra taba en a base de datos donde a taba prncpa tene una
entrada nca para a otra taba. Open ERP trata de vncuar e nuevo archvo
en a taba en prmer pano con una de as entradas en a otra taba buscando y
correspondendo e %ombre o el C'digo con e vaor en e archvo CSV.
Usted tambn puede traba|ar con dentfcadores en vez de os nombres de os
recursos. Para hacero, usted debe mportar un prmer archvo (por e|empo,
Productos) con una coumna amada id en su archvo CSV que contene un
dentfcador para cada producto. E dentfcador es una nea de caracteres
que es nca para cada una de as neas que estn sendo mportadas y
guardadas.
Cuando usted mporte otros archvos que se vncuen con a prmera taba,
usted puede usar e dentfcador en vez de os nombres. Para hacero, e ttuo
de a coumna en su CSV debe termnar en :d (por e|empo, Producto :d).
5enta6a. I3portar con identificadores
La gestn de dentfcadores bres de texto e permten
smpfcar consderabemente a conversn de otra base de
datos a Open ERP. Usted puede crear una coumna id que
contenga e dentfcador usado en a base de datos orgna
para cada taba que est mportando.
Para otras tabas reaconadas a sta, usted pude usar a
reacn de dentfcador a a entrada en a taba orgna. No
necesta una conversn compe|a para crear enaces a a
taba orgna.
)ampos muc"os8a8muc"os
Los campos muchos-a-muchos se mane|an ta como os campos muchos-a-uno
en tratar de recrear a reacn entre tabas: ya sea en buscar por nombres o
usando os dentfcadores.
Hay varos vaores posbes en un campo muchos-a-muchos. Adems, un
asocado puede tener varas categoras asocadas. Usted debe separar os
dferentes vaores con una coma.
)ampos uno8a8muc"os
Estos campos son un poco dferentes. Tome, por e|empo, e campo Contactos
de Asocado en e formuaro de Asocado, e cua contene todos os contactos
vncuados.
Para mportar un campo como ste, usted no tene que vncuar a una entrada
exstente en otra taba, sno que puede en cambo crear y vncuar a varos
contactos de asocado usando e msmo archvo. Usted puede entonces
especfcar varos vaores para campos dferentes vncuados a este ob|eto por
e campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una coumna de a
taba, y e ttuo de esa coumna debe ser expresado en e formuaro campo_uno-
a-muchos/campo_ob|eto enazado.
Por e|empo, para mportar asocados con muchos contactos para os cuaes
usted especfca un nombre y una cudad, usted creara e sguente archvo
CSV:
E6e3plo de i3portacin de ca3pos unoTaT3uc2os
o3bre Cdigo !ireccin+Contac
to
!ireccin+Ciudad
|a|a SA |a|a |uan Prez Buenos Ares
Pepe Le P Tucumn
Arot SA Arot |os Muoz Crdoba
Hote Presdente
En este e|empo, os campos %ombre y C'digo pertenecen a a taba
Asociado, y os campos Contacto y Ciudad pertenecen a Contacto
vncuado a este asocado.
Cuando mporte este archvo tendr tres asocados:
|a|a SA: con dos contactos.
Arot SA: con un contacto.
Hote Presdente: sn contactos.
ota. Si3etr:a en ca3pos de relacin
Dependendo de a estructura de su nformacn puede ser
ms fc usar e formuaro uno-a-muchos o e muchos-a-
uno a reaconar dos tabas, mentras que os campos
reevantes exsten en ambos extremos de a reacn.
Por e|empo, usted puede:
* Importar un asocado con dferente contacto en un
soo archvo (uno-a-muchos).
* Importar os asocados prmero, y uego contactos
con e campo vncuando a asocado en un formuaro
muchos-a-uno.
E:emplos de importaci'n de archivos C$=
Aqu tene dos e|empos para ustrar e concepto de mportacn de datos. E
prmero es mportar categoras de asocados, y uego mportar agunos
asocados y sus contactos |unto a enaces a as categoras que acaba de crear.
Aunque usted puede crear nuevos contactos a msmo tempo que crea
asocados (porque puede hacero para reacones unoHaHmuchos).
)ategor*as de (sociados
Comence por crear categoras de asocados en un archvo CSV:
1. Cree a sguente taba en su programa de ho|a de ccuo:
Colu3na A Colu3na =
L:nea 1 Nombre de Categora Categora madre
L:nea ( Cadad
L:nea 4 Oro Cadad
L:nea , Pata Cadad
L:nea ' Bronce Cadad
En a prmera nea, %ombre de Categor0a y Categor0a )adre son os ttuos
de as coumnas que corresponden a os nombres de campos en e formuaro
Categora de Asocado.
La Columna A es para as dferentes categoras de asocado y a Columna B
ndca s esa categora tene una categora madre. S a coumna B est en
banco quere decr que a categora est en e nve superor.
2. Guarde e archvo de ho|a de ccuo en formato CSV (separado por
comas) y pngae de nombre categoras.cvs.
3. En Open ERP, seeccone Asociados > Coniguraci'n > Categor0as >
Editar Categor0as.
4. Haga cck en "mportar (arrba a a zquerda de a sta) para que
aparezca e cuadro de dogo "mportar "normaci'n, en e cua
encontrar a sta de campos que pueden ser mportados.
5. Haga cck en E/plorar... en e campo Archivo a "mportar y seeccone
e archvo CSV que acaba de crear, categoras.csv. Luego haga cck en
Autodetectar para hacer concdr os nombres en e archvo CSV con os
nombres dsponbes en Categor0as de Asociado.
6. Haga cck en Importar arrba a a derecha de cuadro de daogo para
cargar su nformacn. Debera aparecer e mensa|e 4 ob|etos mportados en
un nuevo cuadro de dogo. Cerre ste y e cuadro de dogo "mportar
inormaci'n para vover a a pgna orgna.
7. Haga cck en Asociados > Asociados por Categor0a para ver e rbo
de categoras, ncuyendo a nueva rama Calidad que ha cargado.
Cliente >indows. Cuadro de di"logo para i3portar
arc2ivos CS5
E cuadro de dogo que usa en e cente Web para mportar
un archvo CSV es geramente dferente a de cente
Wndows. En este tmo se muestran os campos requerdos
y no ncuye aqueos campos que no pueden ser
competados (como os campos cacuados).
9ue!os (sociados
Aqu se muestra cmo crear nuevos asocados con varos contactos, y cmo
vncuaros a nuevas categoras:
1. Ingrese a sguente taba en su programa de ho|a de ccuo.
Colu3na A Colu3na = Colu3na C Colu3na !
L:nea 1 Nombre Categoras Contacto/
Nombre
Vendedor
L:nea ( Pubcdad Ruz Pata, Oro Pedro Ruz Admnstrador
L:nea 4 |uan Prez
L:nea , Tny spr Faben
Pnckaers
Admnstrador
La segunda nea corresponde a a creacn de un nuevo asocado, con dos
categoras exstentes, que tene dos contactos y est vncuada a un vendedor.
2. Guarde e archvo ba|o e nombre asocados.csv.
3. En Open ERP, seeccone Asociados > Asociados y uego mporte e
archvo que acaba de guardar. Aparecer un mensa|e confrmando que
ha mportado y guardado a nformacn.
4. Verfque que ha mportado a nformacn. Un nuevo asocado debera
aparecer (PubcdadRuz), con un vendedor (Admnstrador), dos contactos (Pedro Ruz
y |uan Prez) y dos categoras (Pata y Oro).
E/portar "normaci'n
E mecansmo genrco de Open ERP e permte exportar fcmente cuaquer
nformacn a cuaquer ubcacn en su sstema. No est restrngdo o que
puede exportar, aunque usted puede restrngr qun puede mportar esa
nformacn usando as facdades de derechos de gestn dscutdos arrba.
Usted puede usar esto para exportar su nformacn en ho|as de ccuo o en
otros sstemas taes como paquetes contabes especazados. E formato de
exportacn es usuamente CSV, pero usted tambn puede conectarse
drectamente a Mcrosoft Exce usando e mecansmo COM de Mcrosoft.
#Hcnica. Acceso a la base de datos
Los desarroadores pueden usar tambn otras tcncas para
acceder automtcamente a a base de datos de Open ERP.
Las dos ms tes son:
* Usando e servco Web XML-RPC.
* Accedendo a a base de datos PostgreSOL
drectamente.
Para ustrar a exportacn de datos, usted puede segur os pasos sguentes
para exportar nformacn sobre un asocado especfco usando e cente web:
1. En Open ERP, seeccone Asociados > Asociados para mostrar una sta
de asocados. Busque un %ombre especfco (en este caso, Ruz) para
vsuazar soo a nca nea.
2. Haga cck en E/portar para que aparezca e cuadro de dogo
E/portar inormaci'n.
3. Todos os campos dsponbes se muestran en a seccn Todos os
campos a a zquerda, que corresponde a todos os campos vsbes en e
formuaro, ncuyendo todos os campos que venen de vncuos a otras
tabas en a base de datos subyacente.
4. Seeccone os campos que e nteresan agregndoos a a seccn
Campos para e/portar usando e botn Agregar.
5. Haga cck en Exportar para exportar un archvo CSV o, s su cente est
en una PC Wndows, usted tene a opcn de abrr a nformacn en una
ho|a de ccuo de Mcrosoft Exce. La nformacn se exporta en una
taba smar a a que aparece aba|o.
Colu3na A Colu3na = Colu3na C Colu3na !
L:nea 1 Nombre Categoras/
Nombre de
categora
Contacto Vendedor
L:nea ( Pubcdad Ruz Pata Pedro Ruz Admnstrador
L:nea 4 Oro
L:nea , |uan Prez
En a taba de arrba:
La Columna A contene nformacn en texto para e campo %ombre en
a 8abla de Asociados.
La Columna B contene nformacn en texto para e campo %ombre de
categor0a en a taba reaconada muchoHaHmucho Categor0a de
Asociado: s hay muchas categoras estn stadas en esa coumna con
muchas otras neas que quedan en banco excepto por cuaquera otros
campos en a taba Categora de Asocado que pueden haber sdo
seecconadas tambn.
La Columna C contene nformacn en texto para e campo %ombre en
a taba asocada unoHaHmuchos Contacto de Asociado: s hay varos
contactos de asocado entonces estn stadas en esa coumna con otras
neas que quedan en banco excepto por cuaquer otro campo en as
tabas de contacto de asocado que puede haber sdo seecconado.
La Columna < contene nformacn en texto para e vendedor, e cua
es e campo %ombre en a taba reaconada muchosHaHuno -suario.
Est stada soamente sobre a msma nea que e msmo Asocado.
Conse6o. &rabador de 3dulo
S usted quere ngresar nformacn manuamente en Open
ERP, usted debera usar e Grabador de Mduo, descrpto en
a prmera seccn de este captuo.
Hacendo esto usted generar un mduo que puede ser
reusado fcmente en dferentes bases de datos. Entonces
s hay probemas con una base de datos usted ser capaz de
renstaar e mduo de nformacn que ha generado con
todas as entradas y modfcacones que ha hecho para este
sstema.
/etodolog:a de i3ple3entacin /etodolog:a de i3ple3entacin
Usted puede tener domnados os aspectos tcncos de admnstracn y eso de
su sstema de gestn empresara, pero tene todava un argo camno por
recorrer ntegrando Open ERP a su compaa. Este traba|o est ms
reaconado con os negocos y con o soca que con o tcnco. E proceso de
mpementacn de Open ERP abarca varas fases dferentes: evauacn,
paneamento, confguracn, mgracn de datos, despegue y entrenamento
de usuaros, e mpacta tanto en e soporte como en e mantenmento.
La gestn de proyectos ERP, y a gestn de proyectos IT en genera, son e
su|eto de varos otros bros que usted podra querer nvestgar por s msmo.
Los eementos de a metodooga presentada aqu no ntentan ser una revsn
exhaustva, sno un vstazo genera breve de as dferentes fases necesaras
para mpementar Open ERP en su compaa.
!efinicin. I3ple3entacin
La mpementacn abarca todo e proceso de ntegracn y
despegue de Open ERP, ncuyendo evauaro, estabecer
especfcacones, panear e despegue, a confguracn de
software, cargar os datos, a nstaacn y e entrenamento
de os usuaros. No se extende reamente a a
personazacn de software, n e soporte n e
mantenmento.
Planea3iento 0 An"lisis de los ReIueri3ientos Planea3iento 0 An"lisis de los ReIueri3ientos
E paneamento y e anss de os requermentos son as caves para e xto
de una mpementacn. En esta etapa usted debera formar un equpo de
gestn para defnr os costos y benefcos de proyecto, seecconar un equpo
de proyecto y exponer as etapas detaas que tendr que evar a cabo.
Open ERP es tan fc de comenzar a usar que no es sempre obvo,
partcuarmente para e staff de IT, que un pan de requermentos caro es
necesaro para a mpementacn extosa de sstema. La dfcutad no resde
partcuarmente en a nstaacn de software n en su confguracn, sno ms
en:
saber qu confgurar
decdr s debera adaptar e software o ta vez cambar su mtodo de
traba|o para agunos de os procesos especazados
formar equpos que puedan especfcar y traba|ar en agunos de os
cambos
asegurarse que sus usuaros estn comprometdos con e cambo.
La mpementacn de sstema ERP es un proyecto que se eva cabo usando
tecnooga de a nformacn pero es un proyecto de negocos ms que un
proyecto IT en s msmo. E desafo de este tpo de proyecto est en cambar e
comportamento de aquos nvoucrados en todos os nvees de a empresa.
La gente en e departamento de IT ser certamente una parte ntegra de
proyecto pero deberan ser comandados por aguen en una poscn drectva
que entenda e mpacto de negoco a o argo de a organzacn y tenga
experenca en proyectos tcncos. Ideamente e gerente de proyecto debera
conocer ben a compaa, tanto sus snguardades como sus dferentes
procesos estndares.
S a empresa no tene su propo grupo de IT, usted probabemente est me|or
egendo una oferta de sstema de software como servco. Esto sgnfca que
usted subcontrata toda a dfcutad tecnogca, desde a nstaacn de
servdor hasta su mantenmento, sempre estando seguro de a nstaacn de
una arqutectura robusta con su redundanca, servdores de respado y
separacn de autentcacn y datos.
Recordatorio. La oferta de Siste3a de Software co3o
Servicio )SaaS*
Este servco est ofrecdo por un proveedor en a forma de
una suscrpcn mensua que ncuye todo e matera IT
(servdores), mantenmento de sstema, hostng y soporte.
Este servco puede ser partcuarmente t para pequeas
compaas que queren hacer crecer su sstema ntegrado
de gestn rpdamente, a un ba|o costo, basadas en a
msma estructura de sstemas que son usadas por grandes
bancos.
)6todos de planeamiento
Los mtodos de paneamento varan en su grado de compe|dad, formadad y
nve de automatzacn. No es a ntencn de este captuo drgro haca un
mtodo u otro.
Los mens de Open ERP estn organzados para evaro a travs de una
mpementacn en un orden sensato, para que a nformacn que deba ser
ngresada se encuentre prmero en e sstema de men. Los formuaros
tambn estn organzados de manera ta que s usted ngresa datos en e
orden natura, ms tarde os campos se competen automtcamente por os
anterores donde sea posbe.
Los msmos mens brndan varas sugerencas de mpementacn de gran
ayuda, como os submens de Administraci'n > Coniguraci'n que son
tes para a confguracn de software. Las nuevas funcones como e
Grabador de Mduo e permten aceerar sgnfcatvamente a confguracn
de datos.
Los mduos externos, ta como e Paneador de Impementacn mpem que o
ayuda a desarroar panes de mpementacn de ato nve, son tambn
producdos por desarroadores de terceras partes. Estos panes, dseados
para gestonar o nvestgar Open ERP, detaan a estructura de software y os
dferentes pasos requerdos para su mpementacn.
!espliegue !espliegue
Como ya ha vsto, a estructura competa de Open ERP ncuye os sguentes
eementos:
Un servdor de base de datos
Un servdor de apcacn de Open ERP
Un servdor web eOpen
Varos centes que acceden a servdor de Open ERP: pueden ser tanto
centes web como centes Wndows.
!efinicin. !espliegue
E despegue es e proceso de poner una base de datos de
Open ERP en un estado sto para a produccn, donde
pueda ser usado por todos en su negoco para e traba|o
daro. Usted usuamente confgurara e Open ERP y cargara
datos en sobre un sstema de desarroo, entrenara
persona sobre se u otro sstema de entrenamento y o
despegara sobre un sstema de produccn que tene me|or
proteccn contra faas, segurdad y performance.
Opciones de despliegue
Para despegar Open ERP en su compaa, tene dsponbes varas opcones:
un Sstema de Software como servco u Oferta sobre demanda que
ncuye e equpamento, e hostng, e mantenmento y e soporte sobre
un sstema confgurado a sus necesdades por adeantado.
una nstaacn nterna, que usted puede gestonar por s msmo o hacer
gestonar por una compaa de servcos IT ta como un asocado de
Open ERP.
hostng por un proveedor de servdor sobre e cua se nstaa Open ERP,
o que e permte proceder a agregar adaptacones sobre su servdor.
Los dos prmeros enfoques son os que se usan ms frecuentemente.
a Ofeta de Soft%are como un Ser!icio 2SaaS3
Saas es un paquete competo brndado por un proveedor, que ncuye os
sguentes servcos: servdor hardware, hostng de a soucn genrca,
nstaacn y confguracn nca, redundanca de a arqutectura, respados,
mantenmento de sstema y soporte.
Est provsto en a forma de una suscrpcn mensua con un preco por usuaro
f|o. Estos paquetes no permten desarroar mduos especfcos para sus
necesdades. Todo o contraro, ofrecen un servco a un preco estabecdo
basado en mduos de software estndares que contenen pocos resgos de
mgracn. Los proveedores Saas se mtan generamente a os mduos
certfcados y vadados por e autor orgna y gerente de proyecto, Tny.
Aqu estn as venta|as prncpaes de una soucn Saas:
Un retorno de nversn mbatbe (costo de mpementacn: 0, costo de
cencas: 0).
Costos que estn controados y no darn sorpresas (a oferta ncuye
mantenmento, mgracones frecuentes y soporte).
Una soucn cerrada, nstaada en menos de 24 horas.
Paquetes adaptados y preconfgurados para dferentes sectores de a
actvdad.
Una estructura fuerte garantzada para tener acceso permanente y
constante, acanzabe desde cuaquer ado.
Este servco est recomendado para pequeas compaas con menos de 15
empeados.
:osting por un pro!eedor
A prmera vsta, un sstema ao|ado de Open ERP parece smar a Saas: provee
Open ERP desde una nstaacn remota a travs de un exporador web. Pero en
genera as smardades termnen a.
Para compararo con un paquete SaaS, usted debera controar s e hostng
provee adecuadamente os sguentes eementos:
Hardware de servdor
Hostng
Mantenmento
Futuras mgracones
Respados
Redundanca de servdor
Soporte teefnco y va correo eectrnco
Actuazacones frecuentes de os mduos
As msmo, nfrmese sobre os sguentes puntos:
La versn de Open ERP propuesta
Los costos de mpementacn (confguracn, carga de datos,
entrenamento)
E costo de personazacn (s es que se propone)
La tecnooga y e procedmento usados para asegurar su base de datos
La tecnooga y e procedmento usados para prevenr faas de sstema
La tecnooga y e procedmento usados para restaurar un sstema en
faa
Las mtacones en e nmero de usuaros, e nmero de usuaros
smutneos y e tamao de a base de datos
E nve de soporte y sus costos
E procedmento para actuazar Open ERP (a versones corregdas)
E procedmento adoptado para as actuazacones (a versones
corregdas y con nuevas funconadades).
Lamar a esos proveedores puede ser una buena soucn s usted quere
confares todas as especfcacones tcncas para e funconamento de Open
ERP, especamente s usted necesta mduos personazados o de extensn
que estn en a versn estabe anzada por Tny.
&nstalaci'n &nterna
Las medanas y grandes empresas tpcamente nstaan Open ERP usando sus
propos recursos nternos. Usuamente preferen tener su propo servco IT a
cargo de mantenmento.
Estas compaas pueden hacer e traba|o de mpementacn eas msmas
nternamente, o vocarse a un asocado de Open ERP que har e traba|o de
mpementacn o os asstr. Generamente, as compaas preferen una
soucn ntermeda que consste en:
1. Vocar a mpementacn nca sobre un asocado para mtar os resgos
y demoras de a ntegracn. Esto es permte ser gestonados por
expertos y obtener una confguracn de ata cadad.
2. Hacerse cargo eas msmas de as necesdades smpes una vez que e
software ha sdo mpementado. Es ms convenente para eas ser
capaces de modfcar as tabas de bases de datos, formuaros, pantas
y fu|os de traba|o nternamente que depender de un proveedor.
Una nstaacn nterna ser probabemente ms cara que un paquete Saas o
un servco de Hostng. An s se pone usted msmo a cargo de todo, e tomar
un poco de tempo aprender a gestonar a mpementacn a menos que e
equpo ya tenga experenca con Open ERP. Esto representa un resgo
sgnfcatvo.
Sn embargo, una mpementacn nterna puede ser partcuarmente
nteresante s:
usted quere mantener sus datos dentro de su compaa
pensa que quere modfcar su software
quere un paquete especfco de mduos
e gustara una respuesta muy rpda
quere que e software est dsponbe aunque se caga su conexn de
Internet.
Estos factores, y e acceso a os recursos necesaros para mane|ar una
mpementacn y e subsecuente mantenmento, son as razones por as que
grandes y medanas empresas usuamente o hacen por eas msmas, a
menos parcamente.
Procedimiento de <espliegue
E despegue de una versn de Open ERP es bastante smpe cuando su
servdor ha sdo confgurado en su entorno de produccn. La segurdad de os
datos ser entonces un eemento cave.
Cuando usted haya nstaado e servdor, usted debera crear a menos dos
bases de datos:
una base de datos de desarroo o de prueba, en a cua os usuaros
pueden probar e sstema y famarzarse con y
una base de datos de produccn, a cua ser a usada por a compaa
en e uso daro.
ota. u3eracin de las versiones
Open ERP usa un modeo de numeracn de versones que
comprende 3 nmeros A.B.C (por e|empo, 4.2.2), donde
cambos en e nmero A sgnfcan un cambo funcona
mayor, cambos en e nmero B sgnfcan una actuazacn
que ncuye un ote de errores corregdos y aguna nueva
funconadad, y e nmero generamente se refere a
agunas actuazacones mtadas o arregos en a
funconadad exstente.
E nmero B es notabe: s es mpar, es para una versn de
desarroo que no est desgnada para un entorno de
produccn. Los nmeros pares son para versones estabes.
S usted ha preparado un mduo de datos para Open ERP (esto es, un mduo
que consste soo en datos, no funconadad aterada), usted debera probaro
en su versn de desarroo y controar que no requera ms a|ustes manuaes.
S corre correctamente, eso muestra que est sto para cargar sus datos en a
base de datos de produccn.
Usted puede usar procedmento de respado de a base de datos de Open ERP
en dferentes etapas de a confguracn. Entonces, s hace un paso en faso
que no puede souconar, sempre puede vover a una etapa anteror.
Ya que sus datos descrben mucho de vaor de su compaa, tenga especa
cudado tanto cuando neceste transferra (en respados y a o argo de su red
de traba|o) como cuando est gestonando a contrasea de super
admnstrador. Asegrese de que a conexn entre una PC cente y os dos
servdores est correctamente asegurada. Usted puede confgurar Open ERP
para usar e protocoo HTTPS, e que provee segurdad para a transferenca de
datos.
!efinicin. D##PS
E protocoo HTTPS es e protocoo estndar seguro por usar
os protocoos SSL o TSL. Permte a un usuaro verfcar su
dentdad en e sto a cua quere acceder, usando un
certfcado de autentcacn. Tambn garantza a ntegrdad
y confdencadad de os datos envados entre e usuaro y e
servdor. Puede, opconamente, proveer autentcacn de
cente atamente segura usando un certfcado numerado.
E puerto HTTPS por defecto es 443.
Usted podra tambn usar a base de datos PostgreSOL drectamente para
respadar y restaurar datos sobre e servdor, dependendo de derechos de
acceso y a dsponbdad de contraseas para e servdor.
Entrena3iento del usuario Entrena3iento del usuario
Tny y sus asocados proveen dos tpos de entrenamento:
Entrenamento tcnco en Open ERP: e ob|etvo de este entrenamento
ntensvo es permtre desarroar sus propos mduos modfcando y
adaptando os exstentes. Cubre a creacn de nuevos ob|etos, mens,
reportes y fu|os de traba|o, y tambn de nterfaces con software
externo. Dura cnco das y est dseado para persona de IT.
Entrenamento de usuaro: esto e permte ser productvo tan rpdo
como sea posbe en e uso de Open ERP. Todos os mduos son
detaados con e|empos concretos y dferentes e|erccos. Para mayor
reasmo, e entrenamento usa datos de una compaa fctca. Este
entrenamento tambn dura cnco das. Est dseado para aquos
responsabes de un proyecto ERP, os que sern capaces de entrenar
empeados nternamente.
Tanto Tny como os asocados de Open ERP puede proveer entrenamento
personazado. Esto, aunque es ms caro, est enfocado en sus propas
necesdades.
Sus necesdades de entrenamento dependen de tpo de despegue que haya
eegdo. S ha optado por un desarroo Saas, e entrenamento tcnco no es
muy t.
Soporte 0 3anteni3iento Soporte 0 3anteni3iento
Cuando use reamente su ERP, usted obtendr mayor vaor por su nversn.
Por esa razn e mantenmento y e soporte son crtcos para e xto a argo
pazo.
E soporte apunta a asegurar que os usuaros fnaes obtengan a
mxma productvdad de uso de Open ERP, respondendo a sus
preguntas sobre e uso de sstema. E soporte puede ser tcnco o
funcona.
E mantenmento apunta a asegurar que e msmo sstema sga en
funcn como se requere. Esto ncuye actuazacones, o que e da
acceso a a tma funconadad dsponbe.
Agunos asocados ofrecen mantenmento preventvo. Esto asegura que todos
os desarroos especfcos para su sstema son revsados y probados para cada
nueva versn para que permanezcan compatbes con a base de datos de
Open ERP.
S usted no ha antcpado sus necesdades con un contrato de mantenmento
preventvo, os costos de mgracn despus de unos cuantos aos pueden
resutar sgnfcatvos. S os mduos especaes que ha desarroado se vueven
muy ve|os, usted podra necestar eventuamente un nuevo desarroo para sus
especfcacones.
Actuali3aciones y me:oras
Hay cuatro fuentes de cambo de cdgo para Open ERP:
parches provstos por Tny para corregr faas: despus de a vadacn
estos parches no causarn efectos secundaros
actuazacones menores: que |untan todas as correccones en un
paquete, y se anuncan generamente con una modfcacn en e nmero
de versn, como de 4.2.0 a 4.2.1
me|oras, que empaquetan todas as correccones y as me|oras a a
funconadad en un anzamento mayor, ta como de 4.0.3 a 4.2.0
nuevas funcones generamente anzadas en forma de nuevos mduos.
Usted debera estabecer un procedmento con su proveedor para defnr cmo
responder a os cambos en e cdgo de Open ERP.
Para actuazacones smpes, su equpo de mantenmento evauar os parches
para determnar s son benefcosos para e uso de su Open ERP. Estos parches
deberan ser probados en una nstanca de Open ERP sn conexn antes de ser
nstaado en su versn de produccn.
E equpo de mantenmento debera tambn hacerse cargo de as
actuazacones reguares de software.
Los parches y as actuazacones so pueden nstaarse s usted tene e
acceso necesaro a servdor de Open ERP. Usted debe nstaar prmero e
parche o a actuazacn y uego rencar e servdor usando a nea de
comando: -update=a-.
Una vez que Tny ha anzado una versn nueva me|orada su respuesta debera
ser cauteosa. S usted est perfectamente satsfecho con e sstema exstente,
sera me|or no tocar a nueva versn. S usted quere tener acceso a a nueva
funconadad provsta por una versn me|orada, tene que evar a cabo una
decada operacn. La mayora de as me|oras requeren que sus datos sean
mgrados porque as bases de datos antes y despus de a me|ora pueden ser
un poco dferentes.
=ersi'n )igraci'n
Open ERP tene un sstema para mane|ar as mgracones automtcamente.
Para actuazar mduos especfcos o toda a base de datos, soo necestar
ncar e servdor con e argumento: update=NAME_OF_MODULE o -update=a-.
Las nuevas versones estabes de Open ERP a veces requeren operacones que
no estn provstas en a mgracn automtca. Tny tene a potca de soportar
a mgracn desde todos os anzamentos estabes ofcaes hasta e tmo.
Los scrpts se proveen para cada nuevo anzamento de una versn estabe.
stos evan a cabo a me|ora desde a mayor versn preva hasta a nueva
versn mayor.
Los gerentes responsabes de a mgracn entre dos versones de Open ERP
encontrarn a documentacn y os scrpts necesaros en e drectoro
doc/mgrate de servdor de Open ERP.
E procedmento de mgracn se e|ecuta de a sguente manera:
1. Haga una copa de segurdad de a base de datos desde a versn ve|a
de Open ERP.
2. Detenga e servdor en e que corre a ve|a versn.
3. Ince e scrpt amado pre.py para as versones entre as que se est
movendo.
4. Ince a nueva versn sobre e servdor usando a opcn -update=a.
5. Detenga e servdo en e que corre a nueva versn.
6. Ince e scrpt amado post.py para as versones entre as que se est
movendo.
7. Ince a nueva versn sobre e servdor y prubea.
Una mgracn nunca es un proceso fc. Puede ser que su sstema no funcone
como antes o que a veces requera nuevos desarroos en a funconadad de
os mduos que ya han sdo nstaados. Por esto, usted debera moverse a una
nueva versn so s tene una necesdad rea y debe contratar a un asocado
competente para que ayude s a versn que est usando dfere grandemente
de a versn bsca de Open ERP.
De forma smar, usted debera tener cudado porque esta mgracn no corrge
una confguracn que haya sdo hecha ncorrectamente. Puede ser e caso, por
e|empo, que a estructura de men prncpa haya sdo modfcada sn
guardara. Usted podra encontrar que est hacendo con|eturas errneas
acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con e
Grabador de Mduos.