Reco Gestion SAP

RECONOCIMIENTO DEL
SOFTWARE DE GESTIÓN SAP

MANUAL DE AUTOINSTRUCCIÓN
MODALIDAD A DISTANCIA
AÑO: 2022
Grupo TM Capacitación Ltda.

Contenido
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 4
PRESENTACIÓN......................................................................................................................... 5
POLITICA DE CALIDAD ............................................................................................................... 6
¿CÓMO TRABAJAREMOS? ......................................................................................................... 7
PLAN DE TRABAJO .................................................................................................................... 7
REGLAMENTO DEL ALUMNO ..................................................................................................... 8
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 10
CAPÍTULO I: ¿QUÉ ES SAP? ...................................................................................................... 11
¿QUÉ ES SAP? ............................................................................................................................ 12
¿QUÉ ES SAP FIORI?................................................................................................................... 15
¿QUÉ ES UN AMBIENTE DE SAP?............................................................................................... 18
¿QUÉ SON LOS ROLES Y PERFILES?............................................................................................ 19
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP ....................................................................................... 20
DATOS MAESTROS..................................................................................................................... 22
GLOSARIO .................................................................................................................................. 25
DEBEMOS RECORDAR QUE ....................................................................................................... 29
CAPÍTULO II: Examinar estructura del sistema SAP de acuerdo con el uso establecido en la
organización. .......................................................................................................................... 31
INGRESO AL SISTEMA SAP ......................................................................................................... 32
CONOCIENDO LA PÁGINA INICIAL O LAUNCHPAD. ................................................................... 34
ACCIONES EN EL LAUNCHPAD O PAGINA DE INICIO ................................................................. 38
CREACIÓN DE UN GRUPO .................................................................................................... 39
CORREGIR EL ERROR DE BORRADO DE UNA APLICACIÓN O ACCESO .................................. 45
COLORES DE PANTALLA ....................................................................................................... 47
1
CAPÍTULO III: Comprender los procesos y transacciones, de acuerdo con la gestión de compra e
inventarios propios de la organización. ................................................................................... 50
GESTIÓN DE MATERIALES Y COMPRAS (MÓDULO MM) ........................................................... 51
PROCESO DE COMPRAS EN SAP ................................................................................................ 52
CLASES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS ............................................................................. 54
TIPOS DE MATERIALES ......................................................................................................... 57
IMPUTACIÓN ........................................................................................................................ 57
ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN ................................................................................................ 58
GRUPO DE ARTICULOS ......................................................................................................... 59
CENTRO ................................................................................................................................ 59
GRUPO DE COMPRAS ........................................................................................................... 61
ORGANIZACIÓN DE COMPRAS ............................................................................................. 61
PROCESOS DE ABASTECIMIENTO Y ADQUISICIONES EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE ............... 62
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA ...................................................................................................... 64
HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO ............................................................................................... 65
GESTIÓN DE ALMACENES .......................................................................................................... 67
CAPÍTULO IV: Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo con la Venta y Distribución
establecida en la organización................................................................................................. 70
VENTAS Y DISTRIBUCIÓN (MÓDULO SD) ................................................................................... 71
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA ................................................................................................... 72
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA LOGÍSTICA DE VENTA ................................................................ 77
PROCESOS DE VENTAS EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE ............................................................. 78
PROCESO DE OFERTA O COTIZACIÓN DE VENTA EN SAP: .................................................... 81
MOTIVOS DE RECHAZO EN COTIZACIONES/OFERTAS .......................................................... 82
CONTRATOS DE VENTA ........................................................................................................ 83
VENTAS DE SERVICIOS .......................................................................................................... 84
VENTAS CONTRA STOCK ....................................................................................................... 86
COMPRA VENTA INTERNA (CVI) ........................................................................................... 87
PROYECTOS (MÓDULO PS) ........................................................................................................ 88
BENEFICIOS DEL MÓDULO ................................................................................................... 88
FLUJO DE UN PROYECTO ...................................................................................................... 91
2
CAPÍTULO V: Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo con la toma de decisiones
acertada. ................................................................................................................................ 97
MÓDULO DE FINANZAS (FI) ....................................................................................................... 99
PROCESO DE FINANZAS ...................................................................................................... 100
PROCESOS FINANCIEROS CONTABLES ................................................................................ 102
MÓDULO CONTROLLING CO (CONTROL DE GESTIÓN)............................................................ 109
MÓDULO PRESUPUESTO (PSM) .............................................................................................. 113
DATOS MAESTROS DEL MÓDULO PRESUPUESTO .............................................................. 114
GESTIÓN PRESUPUESTARIA ............................................................................................... 114
3
INTRODUCCIÓN
El proyecto U+Gestión dependiente de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión

Institucional, en colaboración con la Vicerrectoría de Tecnología e Información, surge de la
necesidad de modernizar la gestión institucional transversalmente, a todas las unidades de la
Universidad mediante la adopción de un ERP (Enterprise Resource Planning), que conlleva grandes
desafíos de implementación, un importante cambio en la cultura organizacional de la Universidad
e importantes mejoras en todas las facultades, institutos y organismos.
Muchos de los y las funcionarias de la Universidad, verán sus labores diarias mejoradas y
simplificadas gracias a esta herramienta, permitiéndoles invertir su tiempo en mejorar la gestión de
nuestra Universidad.
En este contexto, es que les invitamos a ser parte del curso de auto instrucción “Reconocimiento
Del Software De Gestión SAP” el cual será una primera aproximación al uso de la herramienta SAP,
a implementarse próximamente en la Universidad. Este manual es el resultado de un trabajo
conjunto con el OTEC GRUPO TM Ltda.
Este curso es el punto de partida de una serie de actividades de formación para los y las funcionarias
de la Universidad, dentro de las cuales se incluyen a futuro capacitaciones en cada uno de los
módulos y procesos en que se utilizará la herramienta SAP.
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RECONOCIMIENTO DEL SOFTWARE DE GESTIÓN SAP
Modalidad: Autoaprendizaje
N° de horas: 100.
PRESENTACIÓN
Grupo TM Capacitación Ltda., es un organismo técnico de capacitación (OTEC), certificado bajo la

norma chilena Nch2728-2015, lo que respalda el alto compromiso de nuestra organización con la
necesidad de capacitación de nuestros clientes, comprometiendo altos estándares de calidad en
este proceso y asegurando un directo beneficio de todos y todas aquellas que reciben nuestro
servicio de capacitación.
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POLITICA DE CALIDAD
En un afán constante de mejorar las competencias laborales y el desempeño de los colaboradores

en las organizaciones, GRUPO TM CAPACITACIÓN LTDA. se ha propuesto satisfacer las necesidades
de capacitación, asignando los recursos necesarios, para entregar un servicio basado en:
● Satisfacer los requerimientos de sus clientes (usuarios, participantes y partes

interesadas).
● Mejora continua de sus procesos.
● Cumplimiento de la normativa reglamentaria legal vigente.
GRUPO TM CAPACITACIÓN LTDA. entiende que el cumplimiento de estos compromisos mantendrá

a la organización en una destacada posición en el mercado, mejorando la calidad de vida y creando
vínculos de largo plazo con sus clientes (usuario; participante; partes interesadas).
6
¿CÓMO TRABAJAREMOS?
La modalidad a distancia es un proceso de enseñanza-aprendizaje mediante un medio

impreso y/o digital, en el cual los y las participantes no deben acudir a un lugar
específico para el desarrollo de la actividad de capacitación. Por tanto, este proceso se
adapta al ritmo individual de aprendizaje de cada persona, sin limitación de tiempo ni
ocupación, lo que permitirá que usted se transforme en protagonista de su propio
aprendizaje.
Nuestro objetivo es explicar el uso de este manual a distancia y el plan de estudio determinado,
tanto con relación al tiempo de estudio de cada módulo que se encuentra en el presente manual,
como con la forma de evaluación que compone el mismo proceso.
El presente manual cuenta con 5 capítulos de aprendizaje los cuales se componen de explicación de
procesos, conceptos y actividades prácticas, las que se desarrollan en este mismo manual para ir
consolidando los contenidos vistos. La evaluación de los contenidos se realizará en una clase
práctica, la cual se desarrollará con el uso del sistema SAP en línea. La fecha y horarios de estas
clases serán programados por la Universidad y se comunicarán oportunamente.
PLAN DE TRABAJO
Estimando que el estudio de los contenidos y la ejecución de las actividades prácticas del manual se
realice idealmente en 3 semanas, se recomienda que el avance sea planificado de la siguiente
manera:
• Primera semana:
Para familiarizarse con la metodología de estudio deberá avanzar con el Capítulo 1
Identificar terminología de acuerdo con el software SAP y el Capítulo 2 Examinar
estructura del sistema SAP de acuerdo al uso establecido en la organización.
• Segunda semana:
Estudiar el Capítulo 3, Comprender los procesos y transacciones, de acuerdo a la gestión
de compra e Inventarios propios de la organización y el Capítulo 4 de Diferenciar los
procesos y transacciones, de acuerdo a la venta y distribución establecida en la
organización.
• Tercera semana:
Estudiar el Capítulo 5 de Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo a la toma de
decisiones acertada y cómo se integra con los módulos de PRESUPUESTO (PSM) y
PROYECTOS (PS).
Esta actividad comienza con la presentación, ya sea presencial o virtualmente, presentando la

plataforma y el modelo de capacitación, además del proyecto global de U + Gestión.
7
REGLAMENTO DEL ALUMNO
El deber de los y las participantes es cumplir con los requerimientos del programa definido para este
curso.
Para el caso de este tipo de modalidad a distancia, los y las participantes, deben entregar una copia,
por ambos lados, de su cédula de identidad vigente y firmar una declaración jurada (DJ) simple, la
que certificará la ejecución y participación del curso. La exigencia de estos documentos está dada
por los requerimientos de SENCE y serán gestionados por el OTEC. Es importante recordar que la
firma en el documento debe ser la misma que registra en su cédula de Identidad. Toda
documentación solicitada será enviada para registro al organismo competente que para este caso
es SENCE.
En caso de sugerencias y/o reclamos, debe enviar un correo electrónico a la dirección
consultasap@grupotmc.cl, casilla de contacto directo con el Servicio de Atención del OTEC, quien
responderá a su requerimiento en un plazo máximo de 48 horas.
Al finalizar el curso, los y las participante deben completar una encuesta de satisfacción, esto lo
realizarán directamente en la plataforma “Aula Virtual” del OTEC (Moodle). Esta encuesta de
satisfacción es una herramienta de medición que nos permitirá evaluar la calidad de nuestros
servicios, contenidos y el desempeño de nuestros consultores.
El manual que usted está recibiendo lo ha descargado de la plataforma “Aula Virtual” del OTEC
(Moodle), dicha acción no solo deja constancia de la recepción de este documento si no que deja
registro de asistencia al momento de su descarga y le permite tener un documento digitalizado,
descargado en su computador, de fácil acceso y lectura.
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ALGUNAS SUGERENCIAS:
El documento que usted ha recibido es un Manual de Auto instrucción, lo que le permitirá llevar su
propio proceso de aprendizaje y obtener conocimientos teóricos y prácticos a través de la lectura,
generando el primer acercamiento a una herramienta de gestión tan importante como SAP.
Lea detenidamente cada página en orden correlativo, no pasando a la página siguiente sin haber
terminado y comprendido la página anterior.
Debe planificarse considerando un tiempo adecuado de dedicación al estudio del manual.

Si se presenta alguna duda, con algún contenido del manual, dejamos abierto el canal de
comunicación a través del Aula Virtual del OTEC (foros o mensajes), como también, escribir
directamente al mail consultasap@grupotmc.cl, con el compromiso nuestro de obtener una
respuesta en un plazo máximo de 48 horas.
En caso de que se altere o interrumpa el normal desarrollo de la actividad, se acordará con la
Universidad de Chile una nueva fecha y el re-agendamiento de las fechas del curso, informando a
SENCE de la situación.
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RECONOCIMIENTO DEL SOFTWARE DE GESTIÓN SAP
OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso, los y las participantes serán capaces de aplicar conceptos y metodologías para
trabajar con el software de gestión SAP.
Está dirigido a los y las funcionarias que son o serán usuarios del software, como parte del proceso
de acercamiento a su uso en sus diferentes módulos.
Aprendizajes esperados:
• Identificar terminología de acuerdo con el software SAP.
• Examinar estructura del sistema SAP de acuerdo con el uso establecido en la
organización.
• Comprender los procesos y transacciones, de acuerdo con la gestión de compra e
inventarios propios de la organización
• Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo con la venta y distribución
establecida en la organización.
• Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo con la toma de decisiones
acertada.
Todos estos aprendizajes lo llevarán a conocer parte de los 6 módulos que serán implementados en
la universidad para los diferentes procesos de gestión que son Abastecimiento y adquisiciones,
Ventas, Presupuesto, Finanzas, Controlling y Proyectos.
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CAPÍTULO I: ¿QUÉ ES SAP?
OBJETIVO: Identificar terminología de acuerdo con el software SAP.
TEMARIO
• ¿QUÉ ES SAP?
• ¿QUÉ ES SAP FIORI?
• ¿QUÉ ES UN AMBIENTE DE SAP?
• ¿QUÉ SON LOS ROLES Y PERFILES?
• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP
• DATOS MAESTROS
• GLOSARIO
• DEBEMOS RECORDAR QUE
En este capítulo conoceremos el sistema informático SAP, del que quizás haya oído hablar y el cual
tiene vital importancia para organizaciones pequeñas, medianas y grandes, incluso organismos
públicos.
Es por este motivo que la Universidad de Chile decidió implementar este software de gestión para
el manejo de gran parte de sus procesos internos. Con esto, la Universidad busca entregar nuevas
herramientas a las facultades, institutos y organismos con un único sistema integrado que cuenta
con los más altos estándares de calidad y que busca facilitar el trabajo de todas y todos nosotros en
las tareas administrativas y los procesos financiero-contables. Considerando también, que facilitará
la planificación y administración de los recursos de cada una de las Facultades, Institutos y
organismos universitarios que la integran.
Primero conoceremos el origen de SAP, qué es y para qué sirve, cómo está compuesto y su versión
más actual: SAP FIORI. Esta última, será la herramienta utilizada por la Universidad de Chile,
considerando que es un sistema de gestión integrado, capaz de soportar todos los procesos de una
organización en tiempo real. Además, conoceremos los conceptos más comunes o cotidianos dentro
del lenguaje SAP que serán parte de nuestro vocabulario.
11
¿QUÉ ES SAP?
SAP es un software de las familias de los ERP, estos

softwares sonaquellos que de acuerdo con sus siglas
Enterprise Resource Planning, se utilizan para la
Planificación de Recursos Organizacionales. SAP es un
sistema informático constituido pordiversos módulos,
mediante los cuales lleva a cabo la gestión de los
procesos de negocios de las organizaciones que lo
utilizan.
SAP es un software de procedencia alemana y la organización que lo diseñó lleva el mismo nombre
“SAP AG”. Dicha compañía, es una de las principales productoras mundiales de software para
gestión de procesos y desarrolla soluciones que facilitan el procesamiento eficaz de datos y el flujo
de información entre las organizaciones.
Su sigla significa:
● En español: Sistemas, Aplicaciones y Productos, Especializados en Procesar Datos.
● En inglés: Systems, Applications and Products in Data Processing.
● En alemán: Systeme Anwendungen und Produkte - Systemanalyse Programmentwicklung
Con la presentación de su software original SAP R/2 y SAP R/3, SAP estableció el estándar global
para el software de planificación de recursos organizacionales (ERP). Ahora SAP S/4HANA, lleva el
ERP al siguiente nivel usando el poder de la computación en memoria (in memory) para procesar
grandes cantidades de datos y dar soporte a tecnologías avanzadas como inteligencia artificial (IA)
y machine learning (aprendizaje automático).
Las aplicaciones integradas de la organización conectan todas las partes de una operación con una
suite intelligence o lugar de inteligencia en una plataforma totalmente digital, beneficiando así a los
y las funcionarias de la Universidad.
Algunas de las características de estos softwares es que son Modulares, Integrales y Adaptables,
donde:
Modulares: Compuesto por un conjunto de módulos funcionales estándar y que pueden adaptarse
a cada necesidad. Esta es una ventaja económica y técnica. Permite dar trazabilidad a los diferentes
procesos de la Universidad, entendiendo que estos módulos se relacionan entre sí de manera
integrada.
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Integrales: Diseñados para incrementar la mejora en las operaciones de la organización. Se puede
tener acceso a toda la información de manera confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
Optimiza procesos organizacionales.
Adaptables: Creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada organización. Esto se logra

por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con los datos que se
necesite de cada uno. Por ello es posible compartir la información con todos los componentes de la
organización. Se pueden eliminar o agregar datos y operaciones.
SAP es un sistema integrado de gestión organizacional diseñado para modelar y automatizar las
diferentes áreas y la administración de sus recursos.
Siempre es importante tener presente que SAP funciona integradamente en sus diferentes módulos.
Los módulos auxiliares (Ventas, Gestión de Proyectos, Gestión de Materiales o Abastecimiento y
Adquisiciones), proveen de información constante a los módulos centrales (Control de Gestión,
Gestión del Presupuesto, Financiero Contable) reflejando la operación de cada uno de ellos. Cada
Módulo se identifica con una sigla.
La imagen representa la relación de los 6 módulos que serán implementados en la Universidad de

Chile: Maestro de Materiales y Compras, también conocido como Abastecimiento y Adquisiciones
(MM), Ventas de Productos y Servicios (SD), Gestión de Proyectos (PS), Control de Gestión (CO),
Gestión Financiera Contable (FI) y Gestión de Presupuesto (PSM).
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¿Qué es HANA?
HANA, es una sigla que abrevia High Performance Analytic Appliance (Dispositivo Analítico de Alto
Rendimiento), se diseñó para que las aplicaciones analíticas se puedan emplear a mayor velocidad.
Y, en caso necesario, con muchos datos simultáneamente.
HANA nace en el transcurso del año 2011 para mejorar y acelerar el funcionamiento de las
aplicaciones de analítica, aportándoles más velocidad y permitiendo que trabajen con datos de
forma simultánea.
SAP S4/HANA
Esta es la última versión de SAP que se está utilizando, actualizando e implementando en las
organizaciones a nivel mundial, cabe señalar que esta es la versión que la Universidad implementará
con el objetivo de aportar una mayor equidad entre las distintas facultades e Institutos, otorgando
un sistema tecnológico de última generación que esté al alcance de todas y todos.
SAP S4/ HANA es una plataforma abierta, esto significa que pueden surgir aplicaciones o
integraciones de gestión de manera adicional, dado que SAP, al ser flexible, permite hacer
adaptaciones y actualizaciones a los procesos implementados. Las aplicaciones son funcionales y
crean soluciones para requisitos muy específicos.
SAP S4/HANA, es el cimiento para la gestión de bases de datos de SAP, esto significa que la
plataforma abarca gestión de datos y de bases de datos, analíticas, desarrollo e integración de
aplicaciones, así como tecnologías inteligentes. Es una extensión de la tecnología SAP que se
transformó en una plataforma de datos en memoria, la cual puede funcionar tanto en un dispositivo
local, como en la nube.
El funcionamiento de SAP S4/HANA, permite almacenar y recuperar información proveniente de
distintas aplicaciones dado que es una combinación de bases de datos, trabajar paralelamente con
operaciones analíticas y con datos operativos ejecutados por cada usuario, arrojar resultados y
reportes en tiempo real. Esto último, permite que la toma de decisiones también se realice en
tiempo real.
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A continuación, se muestra la integración de los distintos escenarios de SAP S/4 HANA:
¿QUÉ ES SAP FIORI?
Entendiendo que HANA es la base de Datos, SAP HANA es el aplicativo de SAP para soportar
procesos de negocio, FIORI es el nombre que se le da al tipo de lenguaje con que funciona esta
versión del software y con la cual se busca mejorar la experiencia del usuario. SAP FIORI es la
aplicación con la que la Universidad de Chile hará uso de SAP, para entregar una mejor experiencia
de usabilidad al usuario, mediante aplicaciones que visualmente son más amigables de manejar y
junto con ello, permite conectarse a través de cualquier dispositivo tecnológico (teléfonos
inteligentes, tabletas electrónicas, computadores personales, por ejemplo) y trabajar de forma más
sencilla.
Las aplicaciones Fiori siguen el concepto de aplicaciones (apps), similar a lo que utilizamos en los
smartphones (teléfonos inteligentes) o tabletas electrónicas (Tablet), las funciones o transacciones
van asociadas a un respectivo mosaico y por lo tanto cada uno de estos mosaicos cumple una
función específica, por ejemplo, cuando el usuario debe generar la aprobación de órdenes de
compra por sistema.
La tecnología con la que están construidas las aplicaciones para SAP permite que ellas se ejecuten
directamente en un browser o navegador de Internet, ya sea desde un computador, una tableta
electrónica o un teléfono inteligente (smartphone), sin necesidad de descargar ni instalar ningún
componente en el dispositivo. Por otro lado, las aplicaciones Fiori pueden quedar disponibles
fácilmente para su acceso desde la Internet. Son aplicaciones simples y que ejecutan una acción, no
existe el concepto de grandes aplicaciones ejecutando muchas funciones a la vez si no, que cada
una sirve para acciones específicas y distintas.
15
Cada vez que un usuario necesita acceder a SAP con Fiori se realizará esta acción por medio del uso
de una URL (Uniform Resource Locator o Localizador de Recursos Uniforme). Esta URL (localizador
de recursos uniforme) no es más que una dirección que es dada a un recurso único en la WEB que
permite al usuario, acceder al sistema por medio de un navegador. Este acceso es creado para
simular la navegación en un sitio WEB configurado para SAP Fiori.
La Universidad de Chile ha optado por esta solución para facilitar el día a día de los y las funcionarias
y poder entregar una herramienta que permite el fácil acceso para la gestión de los procesos de la
Universidad, que sea más amigable y de uso transversal.
En lenguaje SAP, se habla de que los procesos y accesos al sistema están FIORIZADOS.
Cada vez que un usuario necesita ingresar al sistema, debe hacerlo por medio del portal
umasgestion.uchile.cl. Luego se solicita su usuario y clave de acceso o contraseña, debido a que el
sistema individualiza los permisos de uso de acuerdo con el ROL o responsabilidad de cada usuario
en los procesos definidos, en la siguiente figura se muestra un ejemplo de visualización para ingreso
de los datos del usuario:
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Cuando los y las funcionarias ingresan a la plataforma, visualizarán una pantalla inicial o Fiori
Launchpad (plataforma de lanzamiento o pantalla inicial), la cual se puede definir como una página
inicial que presenta los accesos o las aplicaciones que corresponden a su rol laboral o de usuario. Es
el principal elemento y punto de entrada único para todas las aplicaciones en el sistema, es
personalizado para cada usuario y dependiendo de los privilegios o permisos que se otorguen, este
Launchpad o pantalla inicial, muestra las aplicaciones que se otorgan para utilización.
En la imagen se muestra un ejemplo de visualización de esta pantalla inicial o Launchpad, cada
usuario tendrá asignados los mosaicos correspondientes y ajustados a su función o rol dentro de la
Universidad. En el ejemplo a continuación, podemos ver una vista general de varios mosaicos, la
que no necesariamente representa la vista que usted tendrá en su respectiva pantalla inicial:
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Al ingresar a la pantalla inicial (Launchpad) de SAP, se le permitirá que, según el usuario (rol y perfil),
cuente con las transacciones que requiere del sistema. Esta página inicial puede personalizarse y
ajustarse a la visualización que cada usuario estime conveniente, más adelante se mostrará cómo
se realiza.
¿QUÉ ES UN AMBIENTE DE SAP?
Como definición, podemos decir que “los ambientes en SAP” son servidores independientes uno de
otros. SAP está conformado principalmente por 3 ambientes de trabajo en los cuales permite
trabajar, cada uno de ellos individualizado de acuerdo con el tipo de trabajo que se necesita realizar
en el sistema.
El esquema a continuación le muestra la secuencia de estos ambientes:
• Ambiente de Desarrollo (DES o DEV), en este ambiente se programa, desarrolla o configura

para SAP y, generalmente, se utiliza el lenguaje ABAP para aquello. El programador debe entrar
y trabajar en este ambiente para hacer los cambios y/o ajustes necesarios dentro del sistema.
• Ambiente de Testing o Pruebas (QAS): En este ambiente el usuario SAP puede realizar pruebas
con información ficticia o modelos de procesos, sin generar ningún problema a los procesos
diseñados en el sistema o afectar a la información real que se está trabajando en línea y en
tiempo real.
• Ambiente de Producción (PRD): Es el ambiente más importante y es donde se desarrolla el

trabajo del día a día de cada usuario del sistema, acá se trabaja con los datos reales para obtener
reportes finales de gestión, elaboración de la nómina de pago, comprar, vender, generación de
pólizas, consultar precios, entre otras acciones.
Usted, como usuario final, trabajará y ejecutará el sistema dentro del ambiente de producción
(PRD). En cuanto al ambiente de entrenamiento (QAS), es aquel que se utiliza para conocer el
sistema durante la ejecución de las capacitaciones.
Cada ambiente está asociado a MANDANTES. Los mandantes en SAP son una unidad independiente
de datos de la organización, se identifican con cifras de 3 dígitos, por ejemplo, Ambiente QAS
18
(pruebas) utiliza el mandante 200, el Ambiente PRD (productivo) utiliza el mandate 310. Esto sirve
para subdividir las diferentes acciones dentro del sistema y que no se mezclen datos o procesos
entre sí.
Se puede tener más de un mandante en cada ambiente y cada mandante contiene sus propios
registros, procesos y datos.
¿QUÉ SON LOS ROLES Y PERFILES?
Para proteger la información que se maneja en el sistema SAP, el sistema trabaja con Roles y Perfiles
los cuales, se utilizan para filtrar e individualizar a los usuarios que tienen acceso a la información y
a la segregación de procesos dentro del sistema.
Para que el sistema SAP funcione de forma adecuada, es necesario realizar una definición de roles
y perfiles de la mejor manera posible.
La Universidad contará con diferentes controles de accesos, de acuerdo con su propio organigrama
y ajustado a sus necesidades, al mismo tiempo que se garantiza la segregación de funciones en los
diferentes procesos de la Universidad.
Entre las principales ventajas de esto podemos destacar:
• Reducción de riesgos funcionales del sistema.
• Protección de datos confidenciales, a los que tienen acceso solo los usuarios autorizados.
• Seguimiento en la segregación de funciones.
• La organización podrá contar con un modelo para mantener la homologación de funciones.
• Identificación y control de riesgos.
• Cumplir con las políticas de control internas.
Los usuarios que utilizan SAP se caracterizan por tener diferentes niveles de interacción con el
sistema y se denominan de acuerdo con el nivel de complejidad en el cual participan. Es decir, no
todos pueden tener acceso a todo dentro del sistema.
La siguiente imagen muestra el nivel en que se encuentra un Rol y un Perfil y su definición dentro
de lo que es la Seguridad SAP:
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE SAP
SAP posee una estructura organizativa básica, que debemos conocer antes de comenzar a trabajar
dentro del sistema. Esta estructura organizativa permite dar jerarquía a los datos para el mejor
manejo de la información y para la configuración de cada módulo. Se establecen diferentes
estructuras las cuales obedecen a la forma en la cual se manejarán los datos y los resultados de la
gestión dentro del sistema.
La Universidad de Chile definió para la implementación, considerar sólo una Sociedad Financiera. La
sigla o nomenclatura en SAP es U001 y representa en el sistema a la Universidad de Chile misma.
Esta Sociedad agrupa a 40 Segmentos o Divisiones, cada uno de ellos en SAP representa a un
Organismo de la Universidad, los cuales se individualizan o identifican en el sistema de acuerdo con
la siguiente tabla:
SOCIEDAD - ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Sociedad
Relación Nombre Sociedad en SAP Segmento
Financiera
Rectoría U001 C101
Prorrectoría U001 C201
Vicerrectoría de Asuntos Académicos U001 C301
Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión
Organismos U001 C401
Institucional
Centrales Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo U001 C501
Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones U001 C601
Vicerrectoría de Asuntos Estudiantiles y Comunitarios U001 C701
Vicerrectoría de Tecnologías de la Información U001 C801
Facultad de Arquitectura y Urbanismo U001 A101
Facultad de Artes U001 A201
Facultad de Ciencias U001 A301
Facultad de Ciencias Agronómicas U001 A401
Facultad de Economía y Negocios U001 A501
Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas U001 A601
Organismos Facultad de Ciencias Forestales y de la Conservación de la
U001 A701
Académicos1 Naturaleza
Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas U001 A801
Facultad de Ciencias Sociales U001 A901
Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias U001 AB01
Facultad de Derecho U001 AC01
Facultad de Filosofía y Humanidades U001 AD01
Facultad de Medicina U001 AF01
20
Sociedad
Relación Nombre Sociedad en SAP Segmento
Financiera
Facultad de Odontología U001 AG01
Instituto de Nutrición y Tecnología de los Alimentos U001 AH01
Instituto de Estudios Internacionales U001 AJ01
Facultad de Gobierno U001 AK01
Organismos Facultad de Comunicación e Imagen U001 AL01
Académicos1
Instituto de Estudios Avanzados en Educación U001 AM01
Programa Académico de Bachillerato U001 AN01
Liceo Manuel de Salas U001 AP01
2
Programa Transversal de Educación U001 AQ01
Centro de Extensión Artística y Cultural Domingo Santa
Extensión U001 E101
Cruz
Convenios de Desempeño (VAEGI) U001 P101
Proyectos y Convenio de Desempeño Iniciativa Bicentenaria C.J.G.M. U001 P201
Programas MECESUP U001 P301
Parque Científico Tecnológico Valle Lo Aguirre U001 P401
Otros Departamento de Evaluación, Medición y Registro
U001 F101
Organismos Educacional
Administrativos Campus Juan Gómez Millas U001 F201
Fondos Fondo General Tesorería U001 G101
Generales Fondo General VAEGI U001 G201
Hospital Hospital Clínico José Joaquín Aguirre3 U001 H101
Nota:
Cada organismo universitario manejará de manera descentralizada la información financiera bajo
administraciones independientes.
1
Académicos: comprende todos los organismos con Educación desde Enseñanza Prebásica hasta Postgrado.
2
Programa Transversal de Educación: organismo que se incluye en el ámbito académico, puesto que se
considera como la futura Facultad de Educación. En su presentación se menciona que este Programa se dirige
también a reforzar el papel de la Universidad en la formación pedagógica, interrumpida con la separación
arbitraria del Instituto Pedagógico en 1981 y retomada progresivamente por la Universidad.
3
Hospital Clínico José Joaquín Aguirre: si bien no se encuentra dentro del alcance del proyecto de
implementación SAP en la Universidad, es un organismo universitario bajo el mismo RUT que debe ser
consolidado para obtener las cifras corporativas en los ámbitos financieros, contables, tributarios y
presupuestarios.
21
DATOS MAESTROS
Los datos maestros son aquellos datos utilizados en los procesos y, a diferencia de los datos
transaccionales, los datos maestros definen el modelo a trabajar en una organización, a partir de
ellos se logra obtener análisis y resultados de gestión.
El Dato Maestro es un término que se refiere a los datos prefijados de un objeto, esto es, los datos
generales de un material o proveedor. Son referidos en los diferentes documentos SAP, mediante
su código, lo que hará referencia a la información completa de los mismos. Los datos maestros son
la fuente de información central para la organización, todos los componentes SAP acceden a estos
datos. Al integrar los datos maestros en objetos de base de datos centralizados, puede evitar la
redundancia o repetición de los datos. Los componentes SAP utilizan datos de los registros de datos
maestros individuales para la mayoría de las transacciones.
En el sistema hay muchos datos maestros, entre ellos, mencionaremos los más comúnmente
nombrados:
• Maestro de Materiales
• Maestro de proveedores o clientes
• Maestro de Cuentas
A modo de ejemplo y tomando como referencia el Módulo de Ventas de Productos o Servicios (SD),
podríamos decir que un dato maestro para este módulo es el Maestro de Precios, ahí se encuentran
definidos los precios de venta con sus respectivos descuentos, impuestos, si aplica, o cualquier otro
tipo de información que influye en el precio final de la venta.
La creación de estos “maestros” permite establecer la información asociada en los diferentes
módulos del sistema. Un caso práctico es el que vemos a continuación, donde, para el caso de
canales de distribución (estructura del Módulo de Ventas), se asigna una referencia a la forma de
venta, los canales definidos para la Universidad de Chile son:
DESCRIPCIÓN CANAL DE DISTRIBUCIÓN
Venta Ejecutivo Comercial C1

Venta mostrador C2
Ventas Ferias C3
E-commerce Directo C4
E-commerce Terceros C5
Venta Terceros C6
Movimientos Internos CI
22
Toda la información que el sistema procesa depende de los Datos Maestros, por tanto, es
importante siempre recordar que la calidad de ellos es fundamental para el funcionamiento del
sistema y la correcta información que obtenemos de los procesos diseñados.
Cuando se habla de la “calidad de los datos maestros”, se hace referencia a la buena estructura de
estos como, por ejemplo, no tener datos repetidos, datos mal asociados, datos obsoletos que estén
incluidos dentro del mismo grupo de datos, verificar que estén asociados a cuentas contables para
que su control y visualización sea más clara, asegurarse de que se les otorgue una descripción clara,
etc.
Los Datos Maestros son el conjunto de información asociada y que le dan sentido a la existencia de
un dato en sistema, por tanto, se deben entender más allá de un dato plano. Este conjunto de
informaciones permite que, cuando en el sistema se digite un dato, en la pantalla se autocomplete
la información asociada a él.
a) VISTAS DEL MAESTRO DE MATERIALES

Se denomina vistas a todas aquellas características que se pueden asociar a los materiales dentro
del maestro, estas vistas se visualizan como pestañas dentro de la transacción o pantalla Fiori.
Cada uno de los parámetros o datos asignados a estas vistas, permiten que los materiales
interactúan en diferentes procesos.
La siguiente imagen muestra las diferentes vistas o características que se pueden asignar a los
materiales dentro de SAP:
23
b) DATOS MAESTROS DEL INTERLOCUTOR COMERCIAL (BP: BUSINESS PARTNER)
El concepto de Business Partner (interlocutor comercial) es incluido en la versión HANA de SAP con
el objetivo de integrar los datos e interacción entre los Proveedores y Clientes. De esta manera, para
la gestión de estos datos utiliza exclusivamente la nueva transacción BP, la cual permite la gestión
de ambos.
Podemos decir que SAP ha renovado y personalizado el concepto de cliente, proveedor o tercero y
ha creado una única figura denominada interlocutor comercial (Business Partner). Cabe señalar que
el lenguaje de usuario final se hablará de “BP” tanto para el proveedor como para el cliente.
Si bien en la versión actual de SAP los datos para el usuario final parecieran estar agrupados en una
sola aplicación, a nivel de datos para obtener esta visualización se sigue necesitando la
individualización de cada uno de ellos. Es decir, que los datos deben registrarse en el sistema dentro
de un maestro ya sea una persona jurídica o persona natural y se le otorgan ciertos privilegios dentro
del sistema (como dato) para que se puedan generar pedidos de compra o de ventas asociados a
proveedores y clientes determinados. Estos datos interactúan con Finanzas, Compras y Almacén.
A continuación, se menciona información que generalmente es solicitada para la creación o carga
de un dato en SAP, lo importante de esto es que son términos frecuentes de escuchar o leer:
Puede ser una persona natural, persona jurídica

Categoría de BP
(organización) o grupo.
Define el tipo y rango de numeración y roles de los

Grupo de Cuentas
interlocutores válidos.
Nombre, dirección, RUT, Datos bancarios, persona de

Datos generales
contacto, etc.
Determinación de precios, prioridad de entrega,

Datos Comerciales
condiciones de expedición, entre otros.
Datos de organización de Tipo de moneda, condición de pago, pedidos

compras automáticos, etc.
24
Antes de continuar con los siguientes capítulos, nos detendremos un momento para conocer y
detallar algunos conceptos y palabras claves en el siguiente Glosario. Esto será de mucha utilidad
para usted como usuario de SAP y le ayudará comprender mejor los capítulos posteriores y
acercarse al lenguaje de SAP.
GLOSARIO
ABAP (Advanced Business Application Programming): Es el lenguaje de programación SAP y llevado

al español significa “Programación avanzada de aplicaciones comerciales”.
Campo: Es un lugar determinado en una pantalla de SAP en donde se debe ingresar un dato único
o específico para accionar en el sistema ya sea en la generación de documentos o en la obtención
de reportes.
Consultor: Es la persona que ayuda a configurar los módulos y los sistemas, cargando al sistema
Datos y parametrizando procesos de acuerdo con lo requerido por la organización. Actúan a nivel
de pruebas o calidad (QAS), Desarrollo (DEV O DES) y Productivo (PRD).
Centro de Beneficio (CeBe): Reflejan áreas de responsabilidad donde se producen los ingresos.
Acumulan ingresos y costos o gastos derivados de un Centro de Costo (se abrevia CeCo en
nomenclatura SAP). En la Universidad, cada organismo tendrá asignados códigos a sus Centros de
Beneficios. Los ingresos obtenidos por cada organismo son registrados bajo su correspondiente
código de Centro de Beneficio. (se abrevia CeBe en nomenclatura SAP).
Centro de Costo (CeCo): Es el área acumuladora de costos o gastos. Permite identificar donde
incurre el costo o el gasto. Los costos incurridos por un Organismo son registrados bajo su respectivo
código de Centro de Costo (Se abrevia CeCo en nomenclatura SAP).
Centro Gestor (CeGe): El Centro Gestor es un dato maestro de la contabilidad de gestión

presupuestaria de SAP, módulo de Presupuesto PSM, abreviación de Public Sector Management
(Gerenciamiento para el Sector Público). Puede ser análogo a un CeCo, CeBe, u otro objeto de SAP.
El Centro Gestor constituye uno de los elementos que forman parte de la estructura presupuestaria
definida para la Sociedad determinada.
Certificado de disponibilidad presupuestaria (CDP): Es el documento emitido por SAP posterior a

la aprobación generada por la autoridad financiera o económica del centro de costo, que garantiza
la existencia presupuestaria disponible, conforme a la asignación de recursos públicos.
25
Datos Maestros (DM): Son aquellos datos agrupados en tablas y que hacen funcionar el sistema,
cuando son asociados a los procesos que se definen trabajar en una organización, se logra obtener
resultados de gestión
Entrada de Mercancía: es un documento de SAP mediante el cual se ingresa la mercadería o
productos (valorados o no valorados) y al momento de gestionar esta recepción por sistema, se
genera un documento contable correspondiente a esta entrada y un documento CO.
Estrategia de Liberación: corresponde a autorización sistémica para liberar documentos del

sistema. Generalmente la estrategia de liberación se define por la jerarquía organizacional o la
responsabilidad del rol de las personas con el proceso definido.
Estructura organizativa: Define la estructura de la organización y proporciona una vista única y

consistente de la misma desde todas sus perspectivas.
Hoja de entrada de Servicio (HES): es un documento SAP que avala y certifica que los servicios
solicitados por medio de un Pedido fueron correctamente ejecutados, a través de la entrega del
número de HES se autoriza al proveedor para que emita y presente el cobro asociado al DTE
correspondiente. Cabe señalar que la Hoja de Entrada de Servicios o HES está asociada a una
Estrategia de Liberación. Y al igual que la Entrada de Mercancía, genera un documento contable y
un documento CO.
Key User (usuario Clave o KU): Persona asignada por la Universidad u organización que participa
activamente en el proyecto, diseñando y probando que el sistema funcione de acuerdo con los
requerimientos establecidos. Forma parte del equipo del proyecto y es parte de la Universidad de
Chile. Es la persona que interactúa con el sistema en un nivel más alto que el usuario final,
canalizando mejoras del sistema y de la información, analizando aquellos problemas que se puedan
presentar en el sistema. Generalmente sus acciones se ubican en un área o módulo del sistema. Sus
accesos al sistema y a la información son mucho más amplios que el de un usuario final, ya que no
tan sólo se puede acceder a un paquete de transacciones o aplicaciones según su perfil si no, que
puede tener acceso para realizar otras tareas en apoyo a la mejora continua del sistema y como
apoyo en la navegación y comprensión para el usuario final. Actúan a nivel de ambiente de pruebas
o calidad (QAS) y Productivo (PRD).
Launchpad (pantalla inicial o plataforma de lanzamiento): es la pantalla de inicio que muestra

aplicaciones de SAP Fiori y proporciona a estas aplicaciones servicios tales como navegación,
personalización, soporte integrado y configuración de aplicaciones. Es, por tanto, el punto de
entrada a las aplicaciones SAP Fiori en dispositivos móviles y de escritorio. El Launchpad está basado
en roles y muestra los mosaicos (cuadros de acceso) de acuerdo con el rol del usuario.
Módulo CO: Su sigla CO es el módulo de Controlling o Control de Gestión en SAP que se encarga del
manejo del Control de Costos de una organización. Permite hacer el control de la gestión
26
visualizando los ingresos y los costos de la operación para la gestión interna, por ejemplo, los
estados de resultado que pueden desagregarse según los distintos organismos y sus áreas.
Módulo FI: FI es la abreviación de Financial (Finanzas) y es uno de los módulos más importantes de
SAP. Está diseñado para atender todos los procesos financieros y contables de una organización.
Dentro de este módulo, la información financiera está disponible para cualquier revisión en tiempo
real, con esto facilita no sólo la toma de decisiones, si no que éstas resulten mucho más acertadas.
Abarca la contabilidad general, los activos fijos, las cuentas por pagar, entre otros y permite la
obtención de reportes de los balances y los estados financieros.
Módulo MM: MM significa Material Management (gestión de materiales), es uno de los módulos
funcionales más extensos. Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a los procesos de
compras e inventarios de las organizaciones, gestión de mercancías, entradas de materiales, la
adquisición de productos o servicios, gestión de datos maestros de materiales, gestión de lotes o
verificación de facturas.
Módulo SD: SD significa Sales and Distribution (ventas y distribución), técnicamente hablando
incluye todas las funcionalidades para la gestión de los procesos de ventas, expedición de los
materiales y facturación a los clientes, datos maestros, documentos e informes de análisis. Se ocupa
de toda la relación con los clientes, desde la preventa, venta, relación con MM para la adquisición
de los bienes y servicios requeridos por los clientes, planificación y preparación de la entrega,
transporte y facturación a los clientes.
Módulo PSM: Es el módulo de control presupuestario, sus siglas son la abreviación de Public Sector
Management (Gerenciamiento para el Sector Público) es el nombre técnico del componente con el
cual SAP define al módulo. Es lo mismo que decir SAP FI-FM, SAP FM, SAP FM/BCS. Se utiliza para la
planificación, ejecución y el control de la planificación del presupuesto. Permite comparar y hacer
gestión de lo presupuestado v/s lo real, ver el comportamiento del gasto proyectado y analizar el
cumplimiento de las metas propuestas para un año.
Módulo PS: Sus siglas significan Project Systems (Sistema de proyectos) es un módulo que se utiliza
para planificar, ejecutar y dar cuenta de los proyectos como parte de sus procesos de negocio. PS
es la estructura basada en proyectos con un ciclo de vida. Para la Universidad este módulo se
implementa para el control de sus proyectos de Infraestructura, Investigación, Ventas, Internos y de
Subvención Estatal.
Mosaico: Son los botones o cajas que se muestran en la plataforma de lanzamiento o Launchpad,
muestra una página de inicio con mosaicos, que puede mostrar indicadores de estado activos, como
el número de tareas abiertas. Cada mosaico representa el acceso a una aplicación de acuerdo con
el rol de cada usuario.
27
Pedido u Orden de Compra (OC): documento generado en SAP, que se crea a partir de la Orden de
Compra de Mercado Público mediante la integración de ambos sistemas. En caso de las compras
que se generan fuera de la plataforma Mercado Público, la OC es creada por el Comprador de
manera manual. Es documento formal que se entrega a los proveedores con el fin de solicitar la
adquisición de bienes y/o servicios. Constituye el documento legal del acuerdo entre Comprador y
vendedor.
Posición Presupuestaria (PosPre): Su creación tiene el objetivo de poder realizar las diferentes
operaciones propias de la contabilidad presupuestaria, tanto de ingresos como de gastos, tales
como: asignación, registro de ejecución, ajustes, liberaciones, bloqueos, traslados, entre otros. Se
abrevia PosPre.
SAP: es un software de las familias de los ERP, estos softwares son aquellos que de acuerdo con sus
siglas Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Organizacionales). SAP es un sistema
informático constituido por diversos módulos, mediante los cuales lleva a cabo la gestión de los
procesos de negocios de las organizaciones que lo utilizan.
Segmento: Un segmento, también llamado división, representa un organismo de la Universidad

cuyas actividades generan ingresos y gastos. Estos son la representación de los organismos
existentes para la Universidad.
Solicitud de Pedido (SolPed): Es un documento de SAP creado por un usuario de compras para la
adquisición de bienes o contratación de servicios.
Transacción (Tx): Son programas que se encargan de cumplir unas tareas en particular dentro del
sistema SAP, estas tareas se ejecutan mediante una sucesión de pantallas en las que debemos
realizar una serie de acciones para trasladar y traducir al sistema una tarea o proceso organizacional.
Para ejecutar estos procesos organizacionales las transacciones envían ejecuciones de programas
escritos en codificación ABAP.
Usuario Final: Es la persona que interactúa directamente con el sistema en su nivel más básico.
Utilizando las programaciones y parametrizaciones hechas para ello. Su acceso al sistema (en
transacciones e información) es acotada y sólo corresponde al nivel de responsabilidad que le
corresponde. Actúa sólo a nivel productivo del sistema (PRD). El usuario final, en su trabajo diario,
siempre debe trabajar en el ambiente Productivo. En el contexto de la Universidad de Chile el
usuario final tendrá un Rol asignado y recibirá capacitación para que pueda realizar sus operaciones
en este nuevo sistema.
28
DEBEMOS RECORDAR QUE
• Los Objetivos de la Implementación de SAP son:
• Existen beneficios transversales con la implementación de SAP en la Universidad de Chile,

estos son:
29
SAP Es un software de gestión diseñado para la administración de los recursos
de la organización. Su procedencia es alemana y hoy en día es uno de los
softwares más utilizados a nivel mundial.
Su estructura es modular (cada proceso de la organización representado por

diferentes módulos). Sus siglas corresponden a términos en inglés que hacen
referencia a su función. Algunos ejemplos de ellos son MM Material
Management (maestro de materiales), FI Financial (finanzas), CO Controlling
(Control de costos), SD Sales and Distribution (ventas y distribución), PS
(Proyectos) y PSM (Presupuesto).
SAP en cada uno de sus módulos trabaja con distintos MAESTROS DE DATOS,
estas son tablas con información que permite el funcionamiento del sistema,
cada módulo tiene maestros de datos propios y además los maestros de datos
pueden interactuar entre sí.
Cada usuario del sistema posee permisos de accesibilidad a la información y

uso de transacciones, los cuales son correspondientes a su cargo y funciones
dentro de la organización, para SAP se denomina PERFIL, que de acuerdo con
la responsabilidad dentro de sus funciones, se le pueden otorgar ROLES, estos
aumentan o restringen su acceso a las diferentes transacciones del sistema.
En la implementación de SAP para la Universidad de Chile se utilizará la versión

SAP/HANA con todos los procesos en FIORI para un fácil y rápido acceso desde
cualquier dispositivo.
30
CAPÍTULO II: Examinar estructura del sistema SAP de acuerdo con el
uso establecido en la organización.
OBJETIVO
Aplicar las definiciones y estructuras del sistema en la primera aproximación al uso del software.
TEMARIO
• INGRESO AL SISTEMA SAP
• CONOCIENDO LA PÁGINA INICIAL O LAUNCHPAD
• ACCIONES EN LA PÁGINA INICIAL O LAUNCHPAD
En este capítulo conoceremos la organización de las pantallas SAP, cómo están configuradas, qué se
puede ejecutar como usuarios del sistema, personalización y ajuste del Launchpad o página inicial y
algunos nuevos conceptos asociados a este proceso.
Esto permite que cada usuario del sistema comience a familiarizarse con lo más básico del manejo
en las diferentes pantallas y opciones, comenzando con el acceso y continuando con las
modificaciones de pantalla principal (por ejemplo: ajustar colores). La ventaja de poder realizar
estas acciones es que SAP FIORI, permite que cada usuario personalice la visualización de su pantalla
con el fin de que organice sus procesos dentro del sistema de la forma que más le acomode,
haciendo que el trabajo en SAP sea más amigable.
31
INGRESO AL SISTEMA SAP
Hoy en día, podemos decir que la tecnología con que están construidas las aplicaciones (app),
permite que se ejecuten directamente en un browser o navegador de Internet, ya sea desde un
computador, una Tablet o un smartphone (teléfono inteligente), sin necesidad de descargar ni
instalar ningún componente en el dispositivo. Por otro lado, las aplicaciones pueden quedar
disponibles fácilmente para su acceso desde la Internet.
La Universidad de Chile ha definido que al momento de ingresar a umasgestion.uchile.cl se

desplegará un portal en donde se puede acceder a SAP con el botón INGRESA A SAP y además
ingresar a:
• Mesa Soporte U+Gestión: para requerimientos o incidentes relacionados con SAP y el

facturador electrónico.
• Procedimientos (Transversales): repositorio de los nuevos procedimientos de los procesos
en alcance.
• Aprendiendo U+Gestión: repositorio de manuales, presentaciones, guías rápidas y videos
para aprender a usar SAP.
Tal como se muestra en la siguiente imagen:
32
El usuario, al momento de acceder a INGRESA A SAP, se debe autentificar mediante un usuario y
una clave de acceso (datos que le serán asignados).
Debe ingresar su usuario y clave de acceso la cual será informada con anterioridad a cada
funcionario y funcionaria de la Universidad, una vez ingresados los datos presione el botón Acceder
o Entrar al Sistema y lo direccionará a su pantalla de opciones o LAUNCHPAD.
Si los datos de acceso son correctos se mostrará su pantalla de inicio, página inicial o Launchpad, tal
como lo muestra la imagen referencial y a modo de ejemplo (dado que la cantidad de Mosaicos
dependen del perfil / rol asignado), se ve de la siguiente forma:
33
Si los datos de acceso no son correctos, el sistema indicará con un mensaje de que existe algún
problema y deberá corregir la información ingresada. En caso de mantenerse el problema
contactarse con la mesa de ayuda.
CONOCIENDO LA PÁGINA INICIAL O LAUNCHPAD.
Conocer la configuración del Launchpad es algo muy importante al momento de comenzar su

navegación en SAP, hay que destacar que podemos configurarla en algunos aspectos para hacer más
cómodo el acceso a las diferentes acciones en el sistema.
Cada vez que se ingresa, se muestra un menú básico y pestañas o agrupaciones de
las diferentes acciones que podemos ejecutar en el sistema de acuerdo con nuestro Rol o Perfil
asignado.
Al ingresar, lo primero que se visualiza es una barra de herramienta en lenguaje SAP llamado SHELL
(marcado en el recuadro de la imagen de la página siguiente), donde se puede identificar el Logo de
SAP, un acceso denominado Pagina Inicial o HOME, un avatar del usuario , el HELP, lupa o
buscador .
La imagen muestra la ubicación de los íconos mencionados en el párrafo anterior:
34
La lupa o buscador, sirve para encontrar acciones que no se visualizan en la página inicial, al
seleccionar sobre el ícono se abrirá la siguiente ventana que permite buscar con palabras lo que
necesitamos ejecutar en el sistema:
En este campo, que se muestra al hacer clic sobre la lupa, se digita alguna palabra o texto referente
a la acción que necesita encontrar y el sistema mostrará las opciones encontradas para seleccionar,
en el ejemplo de la imagen siguiente se busca las acciones para los Elementos PEP (recolector de
costos y de imputación en un proyecto), el sistema muestra las opciones de la siguiente manera:
Otro ejemplo puede ser buscar el acceso para Crear una Solicitud de Pedido, basta con digitar o
escribir la palabra “SOLICITUD” y el sistema muestra las opciones posibles disponibles, tal como lo
grafica la siguiente imagen:
35
Otra forma de búsqueda es utilizando el ícono Usuario , al seleccionarlo, se despliega un menú
que permite acceder al menú App Finder (buscador de aplicaciones), se puede tener acceso al menú
completo de las acciones tal como se muestra la siguiente imagen4:
En la imagen siguiente, se muestra una pantalla en donde puede realizar la búsqueda en la opción
Catálogo, la cual reúne un grupo de aplicativos y es la forma correcta de buscar dentro del sistema.
La opción Menú SAP no es recomendable de utilizar, mientras que el Menú de usuario, reúne sólo
los aplicativos seleccionados especialmente por el usuario.
4
Lo que se muestra en la pantalla dependerá de los permisos de acción que se otorguen a cada usuario, de acuerdo con
su rol.
36
A modo de ejemplo, se muestra la imagen del acceso a Modificar una orden de compra, se puede
seleccionar el Mosaico de la aplicación específica (caja que se destaca en rojo) haciendo clic o sobre
el cuadro que lo indica.
Para regresar a la página inicial, se debe hacer clic sobre el logo SAP o donde indica App Finder y en
el menú que se despliega, seleccionar ícono CASA, HOME o Pagina Inicial, tal como lo indica la
siguiente imagen:
37
ACCIONES EN EL LAUNCHPAD O PAGINA DE INICIO
Los accesos a las aplicaciones dentro del sistema se visualizan en un recuadro tipo botón, su nombre
es MOSAICO y poseen un texto que es guía de la acción que se puede generar con este acceso en el
sistema, una identificación simple, tal como lo muestra la siguiente imagen:
SAP Fiori a pesar de tener un estándar para esto, permite que se puedan crear grupos de
aplicaciones o accesos, modificar el texto de los mosaicos, con la finalidad de facilitar y
personalizarlos. Esto permite que sea más amigable y de mejor comprensión la pantalla inicial o
Launchpad, pudiendo ajustarlo al requerimiento de cada usuario en el sistema.
38
Para poder ejecutarlo, debe ir al ícono Usuario y en el menú que se despliega seleccionar el ícono
Editar Inicio, esto permite la parametrización y la personalización de la página de inicio, tal como lo
indica la siguiente imagen:
Las acciones como usuario para la personalización del Launchpad que se pueden ejecutar desde esta
opción Editar Inicio son 2, las cuales se mencionan y detallan a continuación:
1. Creación de un grupo.
2. Renombrar mosaicos.
CREACIÓN DE UN GRUPO
La creación de grupos de aplicaciones permite personalizar los accesos de los usuarios finales y
generando accesos más rápidos y de fácil identificación, agrupando aplicaciones con procesos
similares dentro del sistema.
Tal como se mencionó anteriormente, para realizar esto se debe ingresar al menú Editar Inicio desde
el Avatar de Usuario
39
Al hacer clic sobre esta opción se abre una pantalla, en donde se identifica el botón
al hacer clic sobre él se activa el campo Indicar nombre de grupo (N°1), se forma un espacio para la
pestaña que albergará el nombre del grupo (N°2) una vez que se grabe la acción. Para otorgarle
nombre al grupo, basta con digitar el nombre en el campo indicado (N°1). Tal como lo indica la
siguiente imagen:
En el ejemplo, se asigna el nombre “UTILIZADAS A DIARIO” tal como indica la imagen.
Una vez asignado el nombre del grupo, deben agregar las aplicaciones o acciones que desea agrupar,
si no se visualizan los mosaicos las puede buscar. Para añadir los mosaicos al grupo debe hacer clic
sobre el ícono destacado en la siguiente imagen:
40
Se abre una pantalla que permite visualizar las aplicaciones de 3 maneras, en un Catálogo, Menú de
Usuario y Menú SAP. Para el ejemplo se buscan 2 aplicaciones, una que permite Crear Solicitudes
de Pedido y otra que permite Modificar Solicitudes de Pedido. Antes de continuar, cabe explicar
que ambos procesos (crear y modificar solicitudes de pedido) corresponden a procesos de Compras
(módulo MM,) el cual pertenece a los módulos logísticos de SAP (información indicada en la gráfica
de la página 13).
Al abrirse el menú de búsqueda asociado a este módulo, seleccione Gestión de Materiales, debido
a que, la creación de solicitud de pedido (SolPed), es una gestión en SAP para generar compras de
materiales o servicios, como muestra la siguiente imagen:
41
Vuelve a mostrarse otro menú en donde selecciona Compras, que, según lo indicado anteriormente,
la Creación de una Solicitud de Pedido o SolPed, obedece a la Gestión de Compras dentro del módulo
MM, como muestra la siguiente imagen:
Nuevamente se despliega un menú en donde se visualiza la opción de acciones asociadas a la

Solicitud de Pedido (SolPed), vuelva a hacer clic sobre esta opción, como muestra la siguiente
imagen:
42
Logrará mostrarse en el menú con el detalle de las aplicaciones que gestionan el proceso de
Solicitudes de Pedido (Creación, Modificación y Visualización).
Por otra parte, se destaca que el sistema SAP deja registro de la ruta de accesos para llegar a estas
aplicaciones (destacado en el recuadro en rojo), tal como lo indica la siguiente imagen.
Una vez en esta pantalla, con la visualización de las aplicaciones, basta con hacer clic sobre el ícono
de anclar o fijar para que la aplicación o mosaico se derive al Grupo “Utilizadas a Diario” que
se creó anteriormente. Si está correctamente ejecutado el añadir mosaicos, se muestra el mensaje
La aplicación “Modificar Solicitud de pedido” se ha añadido al grupo Utilizadas a Diario, tal como
lo muestra la siguiente imagen más abajo destacada en rojo:
43
Luego puede volver a la página de Editar Inicio, esto se realiza desplegando el menú de la parte
superior de la página (App Finder) y hacer clic en el botón Página Inicial o HOME, como en la
siguiente imagen:
Al volver a la pantalla de edición, se muestra que al Grupo “Utilizadas a Diario” se han agregado las
aplicaciones Crear Solicitud de Pedido y Modificar Solicitud de Pedido, para que esto quede
guardado en su Launchpad o página inicial, para su gestión del día a día y cada vez que ingrese al
sistema, debe hacer clic sobre el botón CERRAR a pie de página, como indica la imagen:
44
Si está correctamente realizado el proceso de Añadir Grupo, el sistema muestra el mensaje “Se han
guardado las modificaciones” y muestra la pestaña correspondiente al grupo creado y a las
aplicaciones ancladas en él, como se indica en la siguiente imagen:
CORREGIR EL ERROR DE BORRADO DE UNA APLICACIÓN O ACCESO
Si por error se borra alguna de estas aplicaciones o accesos (algunas pueden estar
predeterminadas), existe la posibilidad de recuperarlos.
Por ejemplo, en las imágenes a continuación, se muestra el Grupo Actividades periódicas para libro
mayor y se borra por error el acceso Arrastre de Saldos, al hacer clic sobre la X que se encuentra en
la parte superior derecha del Mosaico, se puede recuperar con pinchar en el botón Reinicializar
según se muestra en la siguiente secuencia:
45
46
COLORES DE PANTALLA
Otra acción que se puede ejecutar para personalizar el Launchpad, es el cambio del color de la
pantalla. Para esto debe seleccionar en el menú desplegable del avatar de usuario OPCIONES, como
lo indica la imagen:
Se abre una pantalla en donde se visualizan varias acciones, no obstante, para el ejemplo,
marcaremos la opción PANTALLA DE PUBLICACIÓN, tal como se destaca a continuación:
47
Al hacer clic sobre este menú se despliegan los diferentes colores que se puede otorgar a nuestro
Launchpad o página inicial. Para mostrar un ejemplo drástico de cambio en el color seleccione el
color SAP HIGH CONTRAST BLACK, como se muestra en la siguiente imagen:
El Launchpad o pantalla inicial se muestra negro con líneas blancas:
48
SAP posee una cualidad de ser estándar en la visualización de pantallas y junto a ello
permite que cada usuario pueda personalizar su escritorio de navegación o pantalla de
inicio o Launchpad, de acuerdo con las aplicaciones asignadas según su Rol o perfil y las
más comúnmente utilizadas, pudiendo agruparlas o denominarlas de una forma sencilla y
amigable.
SAP permite que cada usuario personalice su acceso con íconos simples y menús de
búsqueda para facilitar la mejor comprensión y el orden que estime conveniente.
SAP estandariza las pantallas con algunos íconos gráficos, lo cual hace que el uso de ellos
sea más fácil. Una vez que se identifican y asocian permite que los usuarios interactúen
con el sistema y adapten el lenguaje SAP como algo común.
La cantidad de mosaicos disponibles en la pantalla inical o launchpad de un usuario

especifico, está directamente relacionada con los permisos y funciones asociadas a su rol.
SAP siempre entrega más de una opción para realizar las mismas acciones, dando la
oportunidad de poder memorizar o comprender el sistema de diferentes maneras
adaptándose a cada usuario, entregando una experiencia de uso personal y que esto sea
fácil y cómodo.
49
CAPÍTULO III: Comprender los procesos y transacciones, de acuerdo
con la gestión de compra e inventarios propios de la organización.
OBJETIVO
Mejorar la gestión y eficiencia de los procesos de abastecimiento y adquisiciones, permitiendo a
través de este:
• Mantener trazabilidad completa de la gestión de compras.
• Disminuir el envío de correos y el tiempo en la gestión de una compra.
• Verificar automáticamente la disponibilidad presupuestaria al momento de realizar una
Solicitud de Pedido de un producto o servicio.
• Autorizar en línea la pertinencia de una compra por parte del responsable del objeto de
imputación, al no requerirse firma física se agiliza el proceso.
• Obtener el Certificado de Disponibilidad Presupuestaria sin intermediarios una vez
aprobada la Solicitud de Pedido en el sistema.
• Integrar SAP con Mercado Público, evitando una duplicación en la digitación de datos en
ambas plataformas.
• Control sistémico de inventarios y existencias.
TEMARIO
• GESTIÓN DE MATERIALES Y COMPRAS (MÓDULO MM)

• PROCESO DE COMPRAS EN SAP MM
• PROCESOS DE COMPRA EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE
• RECEPCIÓN DE MERCANCÍA (EM)
• HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO (HES)
• GESTIÓN DE ALMACENES
En este capítulo se muestran las características del módulo SAP de Gestión del Maestro de
Materiales y Compras (módulo MM), mostrando a modo general el proceso de gestión de los datos
maestros de materiales y servicios de la Universidad de Chile.
Junto a ello se incluyen nuevos conceptos y definiciones que serán parte desde ahora de la gestión
de los usuarios finales que sean parte de este proceso dentro de su ROL.
Los procesos definidos de compras para la Universidad son:
• Compras en general de materiales y servicios: proceso de mayor alcance y que considera
las compras por mercado público, compras de importación, compras de Trato Directo y
compras fuera de mercado público.
• Compra de Gestión de Contratos: proceso diseñado y asociado para la gestión de la compra
de un servicio asociado a un Contrato de Honorarios.
50
• Compra y venta Interna: proceso en que un organismo le compra a otro organismo, el
cual le vende.
En este capítulo se incluye, el proceso de Gestión de Almacén, proceso que se diseña e implementa
en este módulo para controlar aquellos materiales en los que sea necesario el control de stock.
El diseño de implementación de este módulo para la Universidad de Chile contempla asegurar el

cumplimiento con:
• Ley n°19.886, Ley de Bases Sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de
servicios, más conocida como Ley de Compras Públicas.
• Reglamento contenido en el DS N°250 del Ministerio de Hacienda, Contratos
Administrativos de Suministro y Prestación de servicios.
• Normas complementarias.
• Condiciones de uso del acceso y uso del Sistema de Información de Compras y
Contrataciones, tanto Proveedores del Estado como Organismos Públicos.
Junto con lo anteriormente señalado, también se considera la integración con la plataforma de
Mercado Publico y SISPER en algunas de las etapas del proceso, según corresponda la gestión.
GESTIÓN DE MATERIALES Y COMPRAS (MÓDULO MM)
El módulo de SAP MM (Material Management), también conocido como módulo Gestión de

Abastecimiento y Adquisiciones, es uno de los módulos funcionales más extensos de la herramienta
SAP. Otra forma en la cual algunas veces se identifica, es como Módulo de Aprovisionamiento. Este
módulo pertenece al grupo de los módulos logísticos de SAP.
Su característica principal es que permite gestionar todo lo relativo a los procesos de compras e
inventarios, gestión de mercancías, entradas o recepción de materiales, considerando la adquisición
o compra de productos o servicios, junto a los procesos anteriormente señalados, este módulo
gestiona los datos maestros de materiales y servicios.
Como ya hemos mencionado en capítulos anteriores, una de las ventajas que otorga SAP es la
comunicación e integración que existe entre sus diferentes módulos, lo que permite el intercambio
de información en tiempo real. Dentro de lo definido para la implementación de SAP en la
Universidad de Chile, el módulo de Gestión de Materiales está integrado con el módulo de Finanzas
(FI), módulo de Control de Gestión (CO-Controlling), módulo de Presupuesto (PSM) y módulo Ventas
(SD). Esta comunicación con el resto de los módulos permite que se cubran todas las tareas
relacionadas con la logística y cadena de suministro ofreciendo una solución a cada una de las
diferentes etapas de cada proceso.
Al incluir el proceso de Gestión del inventario, almacenes y control del stock, se obtienen datos
suficientes para para visualizar de manera más completa la gestión de compras.
Por tanto, el área de compras de este módulo es utilizada para determinar las posibles fuentes de
aprovisionamiento de servicios y materiales, gestionar la compra de los materiales o servicios, la
51
realización de un posterior seguimiento de los pedidos, desde que salen de proveedor hasta que
son entregados a quien solicitó la compra en el organismo. Se pueden visualizar precios de compra,
condiciones de la compra y emisión de órdenes de compra a proveedores, para posteriormente
poder generar una orden de pago.
PROCESO DE COMPRAS EN SAP
A modo de conocer, en contexto general para el proceso de Abastecimiento y Adquisiciones en SAP,

se puede señalar que abarca todo el ciclo que debe seguir cualquier tipo de compra, desde el
instante en que se registra en sistema, hasta el momento de su recepción de material o finalización
del servicio prestado, incluyendo el período de transacción en que se ejecuta el pago al proveedor.
Cada proceso del ciclo de compras o aprovisionamiento corresponde a una interacción con el
sistema SAP.
Es importante destacar que el ciclo de compras en SAP se gestiona a través de las funcionalidades
del módulo MM (Gestión de materiales y compras) y este proceso, consta de una serie de procesos
o acciones en el sistema en los que se van generando documentos que están enlazados entre sí y
que pueden ser generados por usuarios de diferentes departamentos. Cada uno de estos procesos,
son los que permiten gestionar la operativa de compras de la Universidad.
La siguiente imagen muestra el ciclo estándar y general de una compra en SAP, más adelante se
mostrará el flujo de los procesos diseñados para la Universidad de Chile.
52
Ciclo de compras SAP
Solicitud de Pedido (tipo de compra) que

lleva toda la información para una
compra. Proceso asociado a Estrategia de
Liberación.
Se genera el pago al proveedor

cuando se da conformidad del Orden de Compra,
Creacion de Solicitud se crea en sistema,
servicio prestado o material
de pedido (SolPed) integración con
entregado.
Mercado Público.
Creación de la Orden
Pago Factura
de Compra (Pedido)
Verificación de Recepción de
Factura mercancía (producto
o servicio)
Por sistema, se genera una

Proceso que tiene la finalidad de dar el
Entrada de Mercancía para los
visto bueno a la documentación
materiales o productos y una
tributaria recibida v/s lo pedido en
Hoja de Entrada de Servicios
sistema por medio de la Orden de
(HES) para los Servicios.
Compra.
NOTA: Es importante conocer e identificar este ciclo debido a que el sistema se diseñó de acuerdo
con éste, con las interacciones de diferentes mosaicos y tipos de documentos.
Antes de continuar, es necesario conocer algunos conceptos o terminología que son parte de lo
cotidiano que utiliza el usuario al interactuar con SAP, por ejemplo, algunos nombres de
documentos que forman parte del proceso e identificación de algún dato que es parte de
información que se solicita al momento de crear, consultar y leer documentos en SAP.
53
CLASES DE DOCUMENTOS DE COMPRAS
Las clases de documentos de compras son aquellos que, en sistema, identifican e individualizan los
tipos de proceso de compra. En SAP se definen 2 Tipos de Documentos, estos son, las Solicitudes
de Pedidos y los Pedidos u Ordenes de Compras, los cuales se subdividen en Clases de Documentos
que identifican un tipo de proceso diseñado en sistema.
Solicitud de Pedido (SolPed): Es un documento de SAP creado por un usuario, el cual genera
una petición de compra al departamento o persona encargada del área de compras, la
adquisición de productos o contratación de servicios.
Pedido u Orden de Compra (Pedido): Es un documento de SAP que es creado por el
Encargado de compras y es enviado a los proveedores con el fin de solicitar la adquisición
de bienes y/o servicios. Constituye el documento legal del acuerdo entre el comprador y el
vendedor.
Al momento de iniciar el proceso de compra por sistema, debe seleccionar la clase de documento
que esté asociado al tipo de compra que se desea realizar. Las Solicitudes de Pedido como los
Pedidos se individualizan en 7 tipos cada uno, los cuales corresponden a los 7 procesos de
abastecimiento definidos para la Universidad de Chile.
A continuación, se indican las clases de documentos asociados a los Pedidos definidos para la
Universidad:
Pedidos
N° Clase Descripción Desde Hasta Rango
1 ZCMP Mercado Publico 4000000000 4999999999 43
2 ZOCS Otras Compras 5000000000 5499999999 44
3 ZIMP Importación 5500000000 5699999999 46
4 ZPRO Proyecto 5700000000 5999999999 42
5 ZCVI CVI 6000000000 6199999999 50
6 ZTRA Traslado ent centros 6200000000 6399999999 55
7 ZHON Honorarios 6400000000 6999999999 47
El flujo de compra siempre debe iniciarse con la creación de una “Solicitud de Pedido” la cual, al
momento de su creación, valida “Presupuesto” disponible y estará sujeta a una “Estrategia de
Liberación”. Posteriormente, se crea un “Pedido u Orden de Compra”, este último documento se
genera con referencia a dicha “Solicitud de pedido”.
Como definición de proceso, la Universidad de Chile, indica que al momento de crear una Solicitud
de Pedido se genere la consulta y validación automática y por sistema del presupuesto disponible.
Esta validación estará informada por medio de un documento denominado Certificado de
54
Disponibilidad Presupuestaria (CDP) el cual, se crea automáticamente al momento de grabar el
documento Solicitud de Pedido (SolPed).
Es importante considerar y destacar que, si no se cuenta con presupuesto, por sistema, para la
compra, la Solicitud de Pedido no es creada en SAP. El número del Certificado de Disponibilidad
Presupuestaria (CDP) tiene asignado el mismo número de la Solicitud de Pedido, tal como lo indica
el siguiente ejemplo:
Imagen la Solicitud de Pedido N°2300000332:
Imagen de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria N°2300000332:
55
Imagen referencial de un Pedido (Orden de Compra), de compra realizada con integración a
Mercado Público:
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TIPOS DE MATERIALES
Todos los materiales en SAP se agrupan por tipo, es una clasificación que se les otorga dentro del
sistema con la finalidad de generar control sobre ellos de manera ordenada. SAP, a cada tipo de
material, le otorga un rango numérico dentro del sistema (código), lo cual hace que el usuario tenga
mayor facilidad para buscarlos y manipular el dato al momento de ejecutar el proceso en sistema.
Para la Universidad de Chile se definieron los siguientes tipos de materiales y sus rangos numéricos
(codificación), de acuerdo con la siguiente tabla:
Tipo de material
Descripción Rango numérico
U. de Chile
ZMNV Material (stock) no valorado 1000000000-3999999999
ZEXI Existencias 4000000000-5999999999
ZSER Servicios 6000000000-8999999999
Ejemplo de visualización en sistema de un material ZSER:
IMPUTACIÓN
Es un dato que se debe completar al momento de crear un documento de compras. La imputación

se puede definir como el dato mediante el cual se efectúa un registro en la Contabilidad sobre los
efectos económicos y contables de procesos de compra u otros, es decir, identifica el tipo de gasto
y se asocia a un ente colector de gastos en sistema.
Imputaciones en una compra pueden ser:
• Imputaciones K: son aquellas que se asocian a Centros de Costo (CeCo)
• Imputaciones F: son aquellas que se asocian a Ordenes CO, este tipo de Ordenes se
explicarán más adelante.
• Elementos PEP: son aquellos asociados y derivados de un Proyecto.
• Imputaciones A: son aquellas que están asociadas para la identificación de la compra de un
activo fijo.
57
La siguiente imagen muestra los tipos de imputaciones que muestra el sistema, el usuario debe
seleccionar la que corresponda según la compra:
ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN
Técnicamente, es el concepto que hace referencia a la definición de criterios según los cuales deben
ser aprobados los documentos de compra para dar continuidad al proceso. Es un flujo de aprobación
sistémica (de acuerdo con roles de usuario y reglas definidas), donde se aprueba o rechaza la
pertinencia de una compra.
La Estrategia de Liberación se gatilla, en sistema, al momento de indicar en el documento de compra
el tipo de Imputación y el elemento colector de gasto, lo cual identifica al responsable o encargado
del elemento colector y que es responsable de aprobar por sistema el gasto que se está solicitando.
La Universidad de Chile define tener en el sistema una Estrategia de Liberación porque:
• Es un punto de control de los procesos de compra, gatilla la generación de la solicitud de
pedido y/o el pago de una partida previamente comprometida.
• Se requiere aprobación de una solicitud de pedido por el responsable del elemento colector
de costos, que es previa a la gestión de compra en Mercado Público y/o a la generación de
un contrato.
• La autorización de la pertinencia de la compra supone la autorización de pago de dicha
imputación.
• De acuerdo con los flujos de compra definidos, existen diferentes instancias de liberación
asociadas a estas estrategias.
58
• A través de la estrategia de liberación se busca simplificar los procesos de autorización, sin
necesidad de generar documentos físicos de respaldo.
GRUPO DE ARTICULOS
Este es un dato que se visualiza en los documentos de compras y hace referencia a un dato del
maestro de los materiales, que permite una clasificación o agrupamiento de estos materiales o
servicios, de acuerdo con un criterio como, por ejemplo: por origen, por utilización, por tipo de
producto, entre muchos otros. Para la Universidad de Chile se definieron un poco más de 200 grupos
de artículos. Esta agrupación facilita su contabilidad y control dentro del sistema.
Imagen del sistema con algunos grupos de artículos:
CENTRO
Los centros son objetos dentro de la estructura de la organización que hacen referencia a los lugares
físicos en donde será solicitado y recepcionado un material o servicio o, donde se mantendrá control
del stock de un material o producto. En la Universidad de Chile, para cada organismo, se definieron
Centros asociados a cada Segmento, en la siguiente tabla se muestran algunos de ellos.
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SEGMENTO / ORGANISMO CÓD. SEGMENTO NOMBRE CENTRO CÓD. CENTRO
Facultad de Arquitectura y A101 FAU A101
Urbanismo
A201 Facultad Artes Centro A201
A201 Teatro y Salas Facultad A202
A201 Teatro Nacional Chileno A203
Facultad de Artes
A201 Artes JGM A204
A201 Artes MAC A205
A201 Artes ISUCH A206
A401 Agronomía A401
A401 Estación Exp Agron Germán Greve A402
S.
Facultad de Ciencias Agronómicas A401 Estación Exp Agron Las Cardas A405
A401 Estación Experimental Oromo A403
A401 Centro Agronómico Frutillar A404
Imagen referencial de visualización de los centros en el sistema al momento de crear un documento

de compra para que sea seleccionado por el usuario, en algunos casos, puede darse que el dato esté
predefinido y en otros, que el usuario final deba seleccionar el que corresponda:
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GRUPO DE COMPRAS
Es un dato en el documento de compras que hace referencia a los equipos de compradores, es decir,
a las personas que serán responsables de generar el Pedido u Orden Compra al momento de recibir
una Solicitud de Pedido. Al momento de emitir una Solicitud de Pedido, puede ser un dato solicitado
en el documento.
Ejemplo de algunos grupos de compras definidos en SAP para la Universidad de Chile:
ORGANIZACIÓN DE COMPRAS
Una organización de compras en SAP MM (Módulo de Abastecimiento y Adquisiciones), representa

una entidad física, un equipo de personas responsables de comprar algunos materiales y servicios.
En la Universidad de Chile se definen varias organizaciones de compras, cada una de ellas
responsable de una o más ubicaciones geográficas específicas, proveedores o tipos de materiales.
En SAP, cada Organización de Compras de la Universidad está representada por un identificador
único de cuatro caracteres y una descripción que es homóloga al código asociado al Segmento de
cada Organismo.
61
Imagen referencial de las organizaciones de compra diseñadas para la Universidad de Chile:
PROCESOS DE ABASTECIMIENTO Y ADQUISICIONES EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE
Sólo a modo de conocimiento general, se mencionan los diferentes procesos de compras definidos
por la Universidad de Chile y se indica el proceso general de cada uno de ellos. Más adelante durante
las capacitaciones que se dicten de cada módulo, se verán los detalles y la diferencia de cada uno
de ellos dentro del sistema:
• Compras de Materiales:
✓ de consumo
✓ con control de stock
• Compras de Servicios
• Compras de Activos Fijos
• Compras para Proyectos
• Compras de Importación
• Compra Venta Interna (CVI)
• Contratación de Honorarios
62
1. Proceso de compra de Materiales: CVI – Otras Compras – Compra por mercado Público –
Importación:
2. Proceso de compra de Servicios:
3. Compra de Honorarios: (ZHON)

A diferencia de los procesos anteriores, los contratos de honorarios serán llevados con el
módulo MM en integración con el sistema SISPER. Cabe destacar que el proceso inicia con
el ingreso de todos los datos de la contratación en SISPER lo que luego, se integra con SAP
en la creación de la Solicitud de Pedido y la continuidad del proceso según el siguiente flujo:
63
4. Compra y Venta Interna (ZCVI), es un proceso en donde se integra el trabajo de dos módulos
en SAP, el de Compras (MM) y el de Ventas (SD).
La diferencia con un flujo normal de compra es que cuando un organismo requiere realizar
una compra interna, el organismo vendedor debe generar por sistema una Oferta o
Cotización al organismo comprador de los productos o servicios que desea adquirir. El
organismo comprador al aceptarla puede iniciar el proceso de compra en SAP con el tipo de
documento de Solicitud de Pedido ZCVI y continuar su flujo. Con esto, la gestión de este
proceso queda enmarcada dentro de lo que es una compra y venta interna.
RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
A modo de conocimiento general, mencionaremos que la gestión de Recepción de Mercancía realiza
la recepción conforme de un producto entregado por un proveedor dentro del ciclo de compras,
esto permite:
• Recepcionar productos con referencia a órdenes de compra
• Validar cantidades despachadas por el proveedor.
Esta gestión genera un documento contable el que se entiende como registro conforme en sistema
de lo recibido y el que gatilla el posterior pago al proveedor.
Como definición del proceso de Recepción de Mercancía, la Universidad de Chile indica que el paso
a paso para generar esta gestión es:
• Una vez recibido conforme los Ítem de un Pedido u Orden de compra de productos o
materiales debe registrarse la cantidad recibida en sistema.
• El encargado de la gestión o usuario de SAP, al momento de recibir la compra es quien
realiza la conformidad por sistema. La posibilidad de ejecutar esta acción por sistema estará
dada por el Rol o perfil designado al usuario.
64
• Luego, el sistema solicita algunos datos o información necesaria a completar en los campos
para recepcionar la mercancía, cabe destacar que esta acción en sistema genera un
documento contable en SAP. Algunos datos para considerar son:
o Fecha de documento: Fecha con la que quedará registrado en el sistema el año,
mes y día, en que se recepciona la mercancía o producto.
o Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad
financiera y en la contabilidad de costos. De la fecha de contabilización se derivan
el ejercicio y el período en los que se efectúa la actualización de las cuentas o clases
de costo relacionadas con el documento.
o Cantidad recibida: Este dato es importante porque puede indicar entregas parciales
o entregas totales de los ítems solicitados. Cabe destacar que el sistema permite
recepcionar parcialidades.
La imagen muestra el sistema con la aplicación Fiori de gestión de recepción de mercancía,

Documento N°5000000194:
HOJA DE ENTRADA DE SERVICIO
Como definición, la Hoja de Entrada de Servicio (HES), es un documento SAP que se crea al momento
de dar conformidad de la entrega de un servicio prestado por un proveedor de acuerdo con una
Orden de Compra (también llamado pedido de servicios). Así como existe la Entrada de mercancía
para los productos o materiales, SAP individualiza la recepción de Servicios por medio de la Hoja de
Entrada de Servicios (HES).
65
La Universidad de Chile, define como proceso que todos los servicios solicitados de adquirir, por
medio de un Pedido u Orden de compra, deben recepcionados a través de una Hoja de entrada de
Servicios (HES).
El usuario definido con el rol para esta gestión debe utilizar la aplicación Fiori “Gestión de Hojas de
entrada de servicios” y registrar los servicios mediante la creación de HES con referencia al Pedido
(orden de compra SAP) y su correspondiente posición (ítem detallado en el Pedido u Orden de
Compra). Esto permite gestionar la prestación de servicios de cada posición de la orden de compra
de forma separada, en caso de ser necesario.
Una vez registrados en SAP los servicios realmente prestados, la Hoja de Entrada de Servicio o HES,
que es el documento que representa dicha acción, este documento pasa a un proceso de estrategia
de liberación (aprobación) por tanto, podemos decir que esta acción de liberación permite que pase
a pago dicho servicio. Durante el proceso de aprobación el documento puede ser aprobado o no, en
caso de ser rechazado debe corregirse lo solicitado y nuevamente vuelve a la gestión de aprobación.
Esta restricción (estrategia de liberación), permite tener control sobre la emisión de los documentos
o petición de compras en el sistema, no tan sólo por el volumen (cantidad de emisión de
documentos) si no también, de los montos en dinero que se están moviendo asociados a los
diferentes Centros de Costos (CeCo) u objetos de imputación de Gastos. Es una forma de certificar
o verificar sistémicamente si el servicio fue prestado.
Al implementar este módulo de SAP, la Universidad de Chile, define procesos que ayudan y facilitan
el quehacer diario del usuario, entregando:
• Mayor control y trazabilidad del proceso (reportes en tiempo real y visualización de
gestión).
• Puntos de control a lo largo del proceso. (estrategia de liberación).
• Asegura la disponibilidad presupuestaria (CDP) automática al momento de generar la
solicitud del pedido de compras.
• Mejora tiempos de pago e indicadores de Gestión
• Información estandarizada.
• La incorporación la recepción sistémica de materiales/servicios al proceso de
abastecimiento y adquisiciones.
• La integración con Mercado Público para la descarga de Órdenes de Compra, ésta será
transversal para todos los Organismos.
• Los productos y servicios tendrán una identificación única y transversal
• Homologación e integración con los códigos y materiales disponibles en Mercado
Público.
66
GESTIÓN DE ALMACENES
La gestión de almacenes en SAP entrega visibilidad y trazabilidad de todos los productos que se
administran en cada Organismo, en los centros y almacenes, definidos para cada uno de ellos. Estos
productos se gestionan dependiendo del tipo de stock. Los tipos de stock definidos por la
Universidad y que pueden ser sujetos a gestión según definición de la Universidad son:
• Stock valorado: Stock que se gestiona por cantidades y por valor.

• Stock no valorado: Stock que pasa directo a consumo y solo se tiene visibilidad de
cantidades en el sistema.
• Stock de proyecto: Es un tipo de stock que se controla por medio de un proyecto y que es
asignado a un elemento de estructura de desglose del trabajo (PEP).
Dentro de lo que permite la gestión de almacenes, por ejemplo, está la acción de movilizar los
stocks, para esto se requiere crear almacenes asociados a los centros definidos en cada Organismo,
entre los que se podrán generar movimientos tales como:
• Traslados entre centros: en el caso de un traslado de un centro a otro, los centros entre los
que se traslada el material pertenecen a un mismo Organismo. Un traslado de centro a
centro provoca una actualización de valores en las cuentas de existencias.
• Traslados entre almacenes: un traslado de almacén a almacén dentro del mismo centro
provoca la actualización de las cantidades de stock de ambos almacenes.
• Gestión de inventarios: permite contabilizar ajustes de stock en Bodega en caso de
diferencias (altas o bajas de existencias).
La siguiente tabla muestra algunos segmentos asociados a sus centros y sus centros a los almacenes
definidos:
Código Código Código Nombre

Nombre Segmento Nombre Centro
Segmento Centro Almacén Almacén
Facultad de Arquitectura y
A101 A101 FAU BDB1 Bienes de Baja
Urbanismo
A101 A101 FAU IN01 Insumos
Urbanismo
A101 A101 FAU PT01 Librería
Urbanismo
A201 Facultad de Artes A201 Facultad Artes BDB1 Bienes de Baja
A201 Facultad de Artes A201 Facultad Artes IN01 Artes Centro
Facultad de
A301 Facultad de Ciencias A301 BDB1 Bienes de Baja
Ciencias
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Código Código Código Nombre
Nombre Segmento Nombre Centro
Segmento Centro Almacén Almacén
Facultad de
A301 Facultad de Ciencias A301 IN01 Insumos
Ciencias
Facultad de
A301 Facultad de Ciencias A301 MP01 Materia Prima
Ciencias
Facultad de Producto
A301 Facultad de Ciencias A301 PT01
Ciencias Ventas
Facultad de Ciencias
A401 A401 Agronomía BDB1 Bienes de Baja
Agronómicas
A401 A401 Agronomía IN01 Insumos
Agronómicas
A401 A401 Agronomía MP01 Casino MP
Agronómicas
A401 A401 Agronomía PT01 Casino PT
Agronómicas
Facultad de Ciencias Producto
A401 A401 Agronomía PT02
Agronómicas Terminado
68
El módulo MM (ABASTECIMIENTO Y ADQUISICIONES) interactúa directamente con

todos los módulos del sistema.
El módulo MM de Abastecimiento y Adquisiciones es el motor del sistema en donde

se ingresan y manejan los principales DATOS MAESTROS que hacen funcionar los
diferentes procesos en SAP.
SAP MM es un módulo que además de mantener el maestro de materiales, cumple la

función del proceso de Compras en sí mismo.
Las acciones que derivan de este módulo son Gestionar los Datos Maestros de
Materiales y Servicios, Proceso de Compras y Registrar el movimiento de materiales.
En el proceso de Abastecimienot y Adquisicones de SAP se puede discriminar la

responsabilidad de los que interactúan en el sistema, y aprobación de los procesos,
por medio de la ESTRATEGIA DE LIBERACIÓN.
69
CAPÍTULO IV: Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo
con la Venta y Distribución establecida en la organización.
OBJETIVO
Aplicar los procesos del módulo SD (Ventas y Distribución)
Aplicar los procesos del módulo PS (Proyectos)
TEMARIO
• VENTAS Y DISTRIBUCIÓN (MÓDULO SD)

• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
• ESTRUCTURA ORGANIZATIVA LOGÍSTICA DE VENTA
• PROCESOS DE VENTAS EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE
• PROYECTOS (MÓDULO PS)
• FLUJO DE UN PROYECTO
En este capítulo se muestran las características de los módulos de SD (Ventas y Distribución) y el

módulo de PS (Proyectos) en SAP, refiriendo a modo general el diseño de ambos procesos de gestión
definidos para la Universidad de Chile. Los detalles del uso de SAP para estos módulos se tratarán
en las clases presenciales que se realizarán enfocadas a los usuarios finales.
70
VENTAS Y DISTRIBUCIÓN (MÓDULO SD)
Las siglas del módulo SAP SD proceden del inglés Sales and Distribution o su traducción en español
“Ventas y Distribución”. El uso de este software de gestión permitirá a la Universidad de Chile
manejar todos los procesos asociados a su ciclo de ventas.
Tal como se ha señalado en capítulos anteriores volvemos a recordar que el sistema SAP, es un
sistema compuesto por una serie de módulos (financiero, logísticos y otros) que están integrados
totalmente. En el área logística, se encuentra el módulo de SD (Ventas y Distribución), cuya
responsabilidad está basada en la gestión de los procesos organizacionales relacionados con los
clientes tales como:
• Crear de clientes
• Procesos de despachos o expedición
• Transporte
• Facturación
• Otras operaciones relacionadas con el procesamiento de datos que se efectúan
diariamente en el área de ventas y despachos.
El módulo SAP SD (Ventas y Distribución) además permite administrar:

• Datos maestros: Gestión de materiales, servicios y clientes (BP).
• Ventas
• Despacho
• Facturación
• Reportes de Gestión
Utilizar el módulo SAP S4 HANA SD en la Universidad de Chile servirá para manejar todos los
procesos asociados a las ventas y distribuciones de bienes y servicios que se realizan tanto interna
como externamente. Es muy útil para trabajar en tareas del día a día, ya sea en la entrega de un
producto o en el procesamiento de un pedido de venta.
Los procesos que permite realizar SAP S4 HANA SD por medio de FIORI, dentro del sistema son:
• Manejo de pedidos
• Realización de cotizaciones (Ofertas)
• Procesos de órdenes de venta (Pedidos de Venta)
• Rebaja de stock (Entrega)
• Trámite de facturas (Facturación)
71
Del mismo modo que ocurre con SAP MM (módulo de Maestro de Materiales), para realizar
gestiones en el sistema es necesario definir la estructura organizativa y datos maestros. Estos se
relacionan con información general de un material o proveedor como, por ejemplo, las condiciones
de envío y facturación del cliente, esto es:
• Datos maestros de clientes: dirección, teléfono, información de pagos y bancos,
información para la facturación, condiciones de envío, etc.
• Datos maestros de materiales.
• Registro de información del cliente – material: cuando el cliente hace referencia a un
material de forma diferente a la utilizada por los organismos.
• Datos maestros de precios: recargos, descuentos, impuestos, gastos de envío, entre otros.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
La estructura organizativa en SAP SD (Ventas y Distribución) es la representación estructural u

organigrama de la Universidad de Chile en el área de ventas, la que en el sistema SAP se representa
como un conjunto de objetos de ventas.
La estructura organizativa de venta jerárquicamente está basada en la estructura financiera,
también utiliza estructuras del módulo de Gestión de Materiales (MM) y tiene las estructuras
propias del módulo de SD (Ventas y Distribución), de esta forma:
• Sociedad: Unidad organizativa de la estructura financiera, el código de la sociedad para la
Universidad de Chile en SAP es U001, y tal como lo mencionamos en capítulos anteriores
para individualizar a los Organismos se utilizarán Segmentos, mismos indicados en la tabla
de la página 20 y 21 del presente manual.
• Segmentos: Dentro de una Sociedad SAP, permiten administrar de manera descentralizada
en el ámbito financiero, académico y presupuestario. Cada Segmento representa a un
Organismo y se encuentran mencionados en la página 20 y 21 del presente manual.
• Organización de venta: Las organizaciones de ventas, representan una unidad organizativa
del módulo SD (Ventas y Distribución) lo que estructura a los Organismos según sus
necesidades de ventas. Asimismo, es la responsable de las ventas, distribución de
mercancías y servicios, negocia condiciones de ventas y se responsabiliza de las
reclamaciones efectuadas por sus clientes. La organización de venta se representa en el
sistema SAP con una codificación, la cual es de 4 caracteres y los códigos asignados como
definición de la Universidad de Chile, son los mismos que tienen los Segmentos
(Organismos).
72
Imagen del sistema con la visualización de esta información en sistema:
• Canal de distribución: Los canales de distribución representan el medio a través del cual los
materiales o los servicios comercializables llegan al cliente. Se representan en el sistema con
una codificación, la cual es de 2 caracteres más una descripción. Este código comienza con
una letra “C” representativo de “Canal de distribución” más un correlativo numérico de un
dígito. La única excepción es con el canal de distribución que se utilizará para los
movimientos internos y las ventas de la Universidad, que ocurran entre Segmentos u
Organismos y dentro del propio Segmento u Organismo. Este canal de distribución
denominado “Movimiento Interno” se identificó conservando la “C” de la definición
general y agregando la letra “I” de interno.
Como la Universidad de Chile opera con diferentes canales de venta, algunos de los cuales
son los mismos para distintos Organismos y otros son particulares de alguno de ellos, se
define que los canales de distribución son:
Descripción original Código Descripción para SAP

Venta Ejecutivo Comercial C1 Ejecutivo Comercial
Venta mostrador C2 Venta mostrador
Ventas Ferias C3 Ventas Ferias
E-commerce Directo C4 E-commerce Directo
E-commerce Terceros C5 E-commerce Terceros
Venta Terceros C6 Venta Terceros
Movimientos Internos CI Movimientos Internos
73
Imagen del sistema que muestra algunos canales de distribución:
• Sector: El Sector representan una segmentación de los productos y/o una agrupación de
mercados. Se representan en el sistema con una codificación, definida en 2 caracteres
(dígitos, más una descripción identificatoria. Se definió que, dado que la Universidad vende
productos y servicios variados según el quehacer de cada organismo universitario, se
establece una agrupación de productos y/o separación de mercados. De la siguiente forma:
Descripción original Código Descripción para SAP

Educación 1 Educación
Enseñanza Básica y Media 2 Ens. Básica y Media
Asociados Educación 3 Asociados Educación
Extensión Artística y cultural 4 Ext. Artís. cultural
Extensión académica 5 Extensión académica
Salud 6 Salud
Arriendos 7 Arriendos
Servicios profesionales 8 Servic profesionales
Agropecuarios 9 Agropecuarios
Químicos 10 Químicos
Venta al detalle 11 Venta al detalle
Alojamiento y alimentación 12 Alojamie y alimentac
Servicios computacionales 13 Servic computacional
Certificaciones 14 Certificaciones
Ensayos 15 Ensayos
Otras ventas 16 Otras ventas
Común 99 Común
74
Imagen del sistema que muestra algunos sectores:
• Área de ventas: Un área de ventas es la combinación de organización de ventas, canal de

distribución y sector. Define el canal de distribución que una organización de ventas utiliza
para vender los productos de un determinado sector. En consideración a lo señalado
anteriormente, se definieron las combinaciones necesarias para dar respuesta a las
necesidades de la Universidad.
AREAS DE VENTAS
ORGANIZACIÓN DE VENTAS CANAL DE DISTRIBUCIÓN SECTOR
Código Nombre Código Nombre Código Nombre
A101 Arquitectura C2 Venta mostrador 1 Educación
A101 Arquitectura C2 Venta mostrador 5 Extensión académica
A101 Arquitectura C2 Venta mostrador 11 Venta al detalle
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 1 Educación
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 5 Extensión académica
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 11 Venta al detalle
A101 Arquitectura C4 E-commerce Directo 1 Educación
A101 Arquitectura C4 E-commerce Directo 5 Extensión académica
A101 Arquitectura C4 E-commerce Directo 11 Venta al detalle
A101 Arquitectura CI Movimientos Internos 1 Educación
A101 Arquitectura CI Movimientos Internos 5 Extensión Académica
A101 Arquitectura CI Movimientos Internos 11 Venta al detalle
75
• Oficina de Ventas Una oficina de ventas es una unidad organizativa que hace referencia a
una localización física y que es responsable de las ventas dentro de una zona geográfica
determinada. Las oficinas de ventas se asignan a las áreas de ventas, si se requiere realizar
operaciones comerciales para una determinada oficina de ventas, esta oficina de ventas
debe estar asignada al área de ventas.
En concordancia con la definición anterior, las oficinas de ventas serán los lugares físicos
donde la Universidad efectúa operaciones de ventas, las que corresponden en principio a
las sucursales inscritas en el Servicio de Impuestos Internos, consideran las direcciones
informadas por los distintos organismos universitarios, como lugares donde existen
operaciones relacionadas al proceso de ventas. Producto de lo anterior, a cada Organismo
se le asignó a lo menos una oficina de ventas y, más de una, en los casos que existen varias
sucursales inscritas en el Servicio de Impuestos Internos para el mismo Organismo. Las
oficinas de ventas se representan en el sistema con una codificación la cual es de 4
caracteres. El código toma parte del correspondiente a la organización de ventas,
agregándole un correlativo de letras, comenzando por la “A”.
ÁREAS DE VENTA
Organización de Canal de Sector Oficinas de ventas
ventas distribución
Código Nombre Código Nombre Código Nombre Código Nombre
Venta
A101 Arquitectura C2 1 Educación A11A Arquitectura
mostrador
Venta Asociados a
A101 Arquitectura C2 3 A11A Arquitectura
mostrador Educación
Venta Extensión
mostrador académica
Venta
A101 Arquitectura C2 7 Arriendos A11A Arquitectura
mostrador
Venta Servicios
mostrador profesionales
Venta Venta al
mostrador detalle
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 1 Educación A11A Arquitectura
Extensión
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 5 A11A Arquitectura
académica
Venta al
A101 Arquitectura C3 Ventas Ferias 11 A11A Arquitectura
detalle
E-commerce
A101 Arquitectura C4 1 Educación A11A Arquitectura
Directo
E-commerce Asociados a
Directo Educación
E-commerce Extensión
Directo académica
E-commerce Servicios
Directo profesionales
E-commerce Venta al
Directo detalle
76
Movimientos
A101 Arquitectura CI 1 Educación A11A Arquitectura
Internos
Movimientos Asociados a
A101 Arquitectura CI 3 A11A Arquitectura
Internos Educación
Movimientos Extensión
Internos Académica
Movimientos
A101 Arquitectura CI 7 Arriendos A11A Arquitectura
Internos
Movimientos Servicios
Internos profesionales
Movimientos Venta al
Internos detalle
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA LOGÍSTICA DE VENTA
La estructura organizativa logística en SAP es la representación estructural de la organización, que

se encarga de toda la gestión de los materiales. La estructura organizativa logística de ventas
jerárquicamente está basada en la estructura financiera, también utiliza estructuras del módulo de
Gestión de Materiales (MM) y tiene las estructuras propias de SD.
A continuación, se mencionan un concepto y definición que en lo cotidiano el usuario verá en la
pantalla del sistema y que es parte de la estructura organizativa del módulo de ventas:
• Puestos de expedición
Los puestos de expedición son unidades organizativas independientes que están vinculadas
a un Centro Logístico (definido en el módulo de MM) y representan el punto de despacho o
recepción de mercancías. Se encargan de la programación y la gestión de entregas a los
clientes. El puesto de expedición es el lugar en el que se tratan por sistema las entregas de
mercancía.
La Universidad de Chile definió que existirá un puesto de expedición por cada Centro
Logístico en el módulo de SD. Para comprender mejor lo indicado se muestran los datos en
la siguiente tabla:
77
Centro Puestos de
Segmento Nombre Nombre Nombre
Logístico expedición
A101 Facultad de A101 FAU A101 Arquitectura y
Arquitectura y Urban
Urbanismo
A201 Facultad de Artes A201 Facultad Artes Centro A201 Artes
A201 Facultad de Artes A202 Teatro y Salas Facultad A202 Sede Pedro de la
Barra
A201 Facultad de Artes A203 Teatro Nacional Chileno A203 Sala Antonio Varas
A201 Facultad de Artes A204 Artes JGM A204 Sede Las Encinas
A201 Facultad de Artes A205 Artes MAC A205 MAC
A201 Facultad de Artes A206 Artes ISUCH A206 ISUCH
A301 Facultad de Ciencias A301 Facultad de Ciencias A301 Ciencias
A401 Facultad de Ciencias A401 Agronomía A401 Agronómicas
Agronómicas
A401 Facultad de Ciencias A402 Estación Exp Agron A402 Est. Germán Greve
Agronómicas Germán Greve S. S.
A401 Facultad de Ciencias A405 Estación Exp Agron Las A405 Est. Las Cardas
Agronómicas Cardas
A401 Facultad de Ciencias A403 Estación Experimental A403 Est. Oromo
Agronómicas Oromo
A401 Facultad de Ciencias A404 Centro Agronómico A404 Centro de Extensión
Agronómicas Frutillar / Est. Frutillar
PROCESOS DE VENTAS EN LA UNIVERSIDAD DE CHILE
La Universidad de Chile define que el proceso de venta que puede ser llevado en SAP y configurado
en sistema serán los siguientes:
• Ofertas *
• Contratos de venta: asociado sólo a la venta de Servicios *
• Ventas de Servicios (Con y sin contrato) *
• Ventas de Educación
• Ventas contra Stock*
• Compra Venta Interna (CVI)
• Rebaja de inventario: enfocado a la salida de material confirmada, sólo en esta etapa verifica
disponibilidad de stock.
• Rechazo de DTE (Documento Tributario Electrónico). Proceso que se lleva a cabo por medio
de la implementación de Monitor para el rechazo de los documentos tributarios
electrónicos. Este proceso aplica sólo para el DTE tipo liquidación factura en el monitor de
recepción.
• CAJAS
78
• POS (CAJA) transición -Todas las boletas exenta o afecta se seguirán emitiendo por el POS.
Y todos los demás documentos emisión por SAP.
• SEMDA:
• Emisión de boletas a usuarios
• Facturas a los prestadores de servicios.
A continuación, se definen algunos de los conceptos que el usuario de SAP encontrará interactuando
con el sistema:
Almacén: Lugar donde se ubican físicamente los materiales en los Organismos. Podrían existir
almacenes virtuales para la gestión por ejemplo de Activos Fijos dados de baja por el módulo de
activo fijo.
Centro: Definido como el lugar donde se almacenan, elaboración de productos o se entregan

servicios, también conocido con la terminología de Centro logístico. Puede ser una sucursal, centro
de producción, o centro de distribución de una organización. En el capítulo del módulo MM
(Maestro de Materiales) se definió e indicaron los creados para la Universidad.
Centro de Beneficio (CeBe): Identifica el objeto de costos donde se registran los ingresos.
Clase de Documento: Para el módulo SD (Ventas y Distribución) se definen Clases de Documentos

para sus diferentes procesos de ventas, las cuales son parametrizada con diferentes características
dependiendo del proceso que se desee trabajar en SAP. En función de la clase de documento de
ventas se determinan:
• Las pantallas que se deben visualizar para que el usuario genere el documento en el sistema.
• Los datos que se deben indicar, ingresar o registrar en los campos respectivos del
documento de venta.
• Entregar un número de documento dentro del sistema, al momento de grabarlo, para dar
trazabilidad del proceso dentro del sistema como documento SAP.
• Las Clases de Documentos son necesarias de acuerdo con modelos de ventas para:
• Diferenciar procesos de ventas.
• Traer los esquemas de cálculos de precio de acuerdo con la clase de documento de venta
seleccionada para crear en el sistema.
• Diferenciar si el proceso requiere o no generación de DTE (Documento Tributario
Electrónico).
• Poder separar clases de documentos en el módulo de finanzas, para el registro de la
contabilización.
CPD (Clientes Pro Diversos): Es un cliente esporádico al que no se requiere registrar en SAP como
BP.
79
Destinatario: Destinatario donde será enviado un material solicitado. Dato solicitado al momento
de generar un Documento de Venta.
Documento de Factura SAP: Término genérico para documentos de facturas, boletas, notas de
crédito y notas de débito.
Documento de ventas: Son aquellos documentos válidos para efectuar solicitudes de venta tales
como: Contrato, pedidos de ventas, devoluciones, solicitudes notas de crédito y notas de débito, y
ofertas.
DTE: Documento Tributario Electrónico.
Expedición / Distribución: Son los procesos en el cual se registran las diferentes etapas de la entrega
de un material solicitado.
Entrega de salida: Es un documento que se crea a continuación del documento o pedido de ventas,
con la finalidad de organizar el despacho. Contiene entre otros el detalle del material, cantidades,
lote, ruta, condición de expedición y almacén desde donde se rebaja el producto. La entrega es
además relevante para la facturación al cliente. Para el caso de devoluciones una entrega de salida
afecta a un proceso de ingreso de stock en el centro.
Fondo presupuestario (Fondo): El uso de fondo presupuestario en el módulo de ventas (SD)

comprenderá el ingreso de este dato en el campo correspondiente del pedido de venta.
Interlocutor/Cliente BP: Representa las responsabilidades que desempeña el BP (Bussines Partner)

o cliente, dentro de la operación comercial. Dentro del cual los siguiente son parte:
• Solicitante (SO): es el BP a quien se emite el pedido de ventas.
• Destinatario de mercancías (DM): quien recibe la mercancía/servicio.
• Destinatario de factura (DF): quien recibe la factura de la mercancía/servicio solicitado.
• RP: Responsable de Pago
GDE: Guía de Despacho Electrónica.
Órden CO: Es un objeto de imputación que es creado por el área de Controlling, con el objetivo para
controlar y agrupar gastos específicos y determinados. Cuando una venta se imputa a una orden
CO, éste se número de CO se ingresa en el pedido de ventas, en el campo correspondiente.
Picking: En su traducción al español es “Selección”. Término utilizado en SAP para identificar la

confirmación de la cantidad de material a despachar/salida por sistema.
80
Posición de un documento de ventas/factura: Cada uno de los ítems del documento de ventas o
factura. Cada posición corresponde a un material y cantidad solicitada.
Rangos de números de documentos: Los rangos de números de documentos es una forma que
tiene el sistema SAP para asignar un número consecutivo de manera automática (Auto
Incremental) a los documentos.
Tipos de Documento: Una clasificación de los diferentes tipos de documentos que puede procesar
en el sistema Comercial (por ejemplo: ofertas a clientes (B), pedidos de cliente (C), entregas (J) y
facturas (M)).
Por otra parte, cabe destacar que dentro de los procesos definidos en las ventas para la Universidad
de Chile en los documentos de venta se incluyen:
Costo de venta: Este costo estará incluido en el esquema de precio de “todas” las ventas, el costo
de venta del producto o servicio, como una clase de condición “estadística”, es decir solo de
referencia. Este precio de costo se obtiene desde el maestro de materiales del módulo SD (Ventas y
Distribución). Para el caso de productos se actualiza con el precio de las órdenes de compras del
producto; para el caso de servicios se registra manual en la creación del dato maestro en SAP.
Contabilización Overhead (Gastos Generales): Se define considerar la implementación de una o

más clases de condición de “overhead” (Gastos Generales) en todas las ventas, esta clase de
condición se incluye en los esquemas de precio con una clave de cuenta para determinar cuentas
contables. Esta clase de condición calculará el porcentaje de “overhead” (Gastos Generales) para
cada venta. Se generan Asientos automáticos en el momento de emitir la factura de venta. El caso
del CVI se excluye del proceso de “overhead” (Gastos Generales), respecto del cobro del Fondo
General Tesorería.
PROCESO DE OFERTA O COTIZACIÓN DE VENTA EN SAP:
La Universidad de Chile define que este proceso es el que da curso inicial a los diferentes procesos
de ventas en el sistema, para ello está definida la existencia de diferentes tipos de documentos para
generar Ofertas o cotizaciones y este documento puede ser la base para la creación de Pedidos de
Ventas.
81
Tabla con las Clases de documento de Ofertas (Cotización):
CLASE DE DOCUMENTOS
Código Descripción
ZOFE Oferta de Ventas
ZCOF Ofertas de Contratos de Ventas
ZECO Oferta para Educación
Tal como se destacó anteriormente, la creación de una oferta es el inicio del ciclo de ventas, cabe
señalar que este documento no es obligatorio. El sistema permite generar pedidos de venta sin
necesidad de una oferta en SAP, es decir pueden existir ofertas fuera del sistema que al momento
de crear un pedido de venta.
Las ofertas que son aprobadas pasan a transformarse en un pedido de ventas, no olvidar que éstas
pueden ser rechazadas por los clientes y debe indicarse el motivo para efectos de reportes.
MOTIVOS DE RECHAZO EN COTIZACIONES/OFERTAS
Dentro del proceso de la creación de Ofertas, estas pueden ser aceptadas o rechazadas por el
cliente, en caso de ser aceptada pasa a ser parte de un proceso de Venta convirtiéndose en un
pedido de venta y si es rechazada, este rechazo debe ser informada por sistema. Para ello se
definieron los siguientes motivos de rechazo: (Imagen referencial del sistema)
82
CONTRATOS DE VENTA
El proceso de ventas se puede iniciar con una oferta y luego continuar con la creación del documento
de contrato de ventas y este se puede utilizar para la creación de documentos de facturación. Para
los contratos de venta, en la Universidad, define cuatro (4) clases de documentos, los cuales los
individualizan con la finalidad de asociarlos y controlarlos, estos son:
ZCPE Plan de Facturación Periódica: Consiste en un método de plan de facturación por el cual las
fechas en el contrato se fijan por periodos, por ejemplo, en alquiler. Para este tipo de contrato no
se requiere creación de pedido de venta para el documento de factura, se factura directamente el
contrato.
ZCPA Facturación parcial: Consiste en distribuir el importe total a facturar entre múltiples fechas de
factura, por ejemplo, fechas de facturación de acuerdo con el avance de un proyecto. Para este tipo
de contrato de venta no se requiere creación de pedido de venta para el documento de factura, se
factura directamente el contrato.
ZCVA Contratos por valor: Consiste en el control de ventas de un material, o un conjunto de

materiales por un valor y cantidad específico. Se puede utilizar el surtido de materiales para realizar
este control, como también un contrato solo por un valor acordado sin materiales o servicios en
específico.
Para ir facturando las parcialidades del material se debe realizar un pedido de ventas con referencia
al contrato y continuar el flujo sobre el pedido de ventas (entrega y factura).
ZECC Educación: Se podrá hacer uso de contratos en educación continua en el caso que existan
facturación periódica.
83
Imagen de visualización de las clases de documentos por sistema:
VENTAS DE SERVICIOS
El proceso definido para las ventas de servicios en la Universidad de Chile se puede iniciar con la
creación del documento de cotización/oferta, que será la base para la creación del pedido de venta
de servicios. El flujo del proceso de ventas es el siguiente:
1. Aprobación de condiciones de ventas: Por normativa de la Universidad de Chile, se

realiza una verificación administrativa de las condiciones de venta: precios, descuentos,
recargos, condiciones de pago. Después de esta verificación de condiciones de ventas y
de su aprobación, se procede al proceso de ventas.
2. Creación de Cotización/Ofertas: La creación de cotizaciones/ofertas en el proceso
definido para la Universidad de Chile, tal como se mencionó en puntos anteriores.
3. Se debe considerar que se mantiene la creación de ofertas fuera de SAP y que la
integración para estos casos será el pedido de ventas, ingresando el número de oferta
como un dato en este pedido.
4. Creación de Pedidos de Ventas de servicios: En este paso del flujo, como definición de
la Universidad, se debe crear el pedido de venta a una de estas 4 clases de documentos
ZFAC, ZBOL, ZTEA y ZEXP, que son las indicadas en la siguiente tabla e imagen:
84
Tabla con las clases de Pedidos de Venta:
CLASE DE DOCUMENTOS RANGOS NUMÉRICOS

Código Descripción Desde Hasta
ZFAC Venta factura 300.000.000 399.999.999
ZBOL Venta boleta 300.000.000 399.999.999
ZTEA Ventas Teatro 300.000.000 399.999.999
ZEXP Ventas de servicio de exportación 300.000.000 399.999.999
La Imagen muestra visualización del usuario en sistema de las clases de documentos de pedidos de
venta:
5. Creación del documento de Facturación

6. Generación y envío de DTE (Monitor).
7. Verificación en Servicio de Impuestos Internos (Monitor).
8. Contabilización de factura (Monitor).
85
VENTAS CONTRA STOCK
Este proceso se puede iniciar con la creación del documento de cotización/oferta, y ser la base para
la creación del pedido de venta de venta contra stock.
Cabe destacar una consideración a tener presente que es la venta de activos fijos dados de baja.
para poder generar la venta de un activo dado de baja se debe tener claridad respecto a que
efectivamente ese activo está en esa condición en el sistema. Una vez que el activo es dado de baja
se trata como inventario no valorado, finalmente dada esta condición, el activo en stock puede ser
tratado como un proceso de venta contra stock.
El flujo de este proceso de venta se puede indicar como:
1. Aprobación de condiciones de ventas: Por procedimiento de control interno de la

Universidad de Chile, se realiza una verificación administrativa de las condiciones de ventas,
precios, descuentos, recargos, condiciones de pago, etc. Después de esta verificación de
condiciones de ventas y de su aprobación, se procede al proceso de ventas.
2. Creación de cotización/ofertas: La creación de cotizaciones/ofertas, proceso definido
anteriormente.
3. Creación de pedidos de ventas contra stock: La creación de pedidos de ventas contra stock
se inicia con una necesidad de compra de un bien, el cual se representa en el sistema
“Ventas contra stock”.
a. Si Existe una Oferta creada y aceptada, el Pedido de ventas debe ser creado con
referencia a esa Oferta, esto permite que al Pedido de Ventas se traspase la
información contenida en la Oferta hacia el Pedido de Ventas.
b. Si no existe una Oferta creada, el Pedido de Ventas se crea ingresando los datos
solicitados por el sistema.
CLASE DE DOCUMENTOS RANGOS NUMÉRICOS

Código Descripción Desde Hasta
ZFAC Venta factura 300.000.000 399.999.999
ZBOL Venta boleta 300.000.000 399.999.999
4. Creación del documento de entrega: En el proceso de ventas contra stock, se debe generar
el documento de entrega de salida de mercancías. Esto se realiza crear un compromiso del
stock que se encuentra en sistema.
5. La creación de entrega de salida de mercancías, en el proceso se realiza la baja del stock por
sistema. En este paso del flujo se puede registrar en el sistema si el proceso se emitirá o no
la guía de despacho.
6. Indicar Lote de salida de mercancías: Si el material es controlado por lotes, el usuario deberá
indicar el lote del cual se descargará la mercancía.
86
7. Indicar el número de serie: Si el material es controlado por número de serie, el usuario
deberá indicar el número de serie del cual se descargará la mercancía. Por ejemplo, esto
puede darse para la venta de un activo de baja.
8. Generación y envío de archivo a proveedor externo: el sistema SAP generará el archivo XML
en caso de haber seleccionado anteriormente en la venta la emisión de una guía de
despacho, y enviará un mensaje con la información requerida por el proveedor externo de
facturación electrónica.
9. Verificación en Servicio de Impuestos Internos: El proveedor externo genera y envía la
información (DTE), en este caso la guía de despacho, al Servicio de Impuestos Internos, para
su verificación y timbrado.
10. Contabilización de Entrega de salida: Con el paso anterior el sistema procede de forma
automática, a la contabilización del documento de entrega de salida y se genera el
comprobante de costo de venta contra inventario.
11. Creación del documento de facturación: Al generar el usuario esta acción por sistema, el
proveedor externo genera y envía la información (DTE) al Servicio de Impuestos Internos
(DTE), para su verificación y timbrado.
12. Contabilización de factura: Se procede a la contabilización del documento de factura del
cliente y se genera el comprobante de cuentas x cobrar contra ingresos.
COMPRA VENTA INTERNA (CVI)
Este es un proceso que para la Universidad de Chile involucra una operación de compra y venta
(productos y servicios) entre organismos, y unidades del organismo de la Universidad, donde el
Organismo suministrador es un proveedor y el Organismo solicitante es el cliente.
El modelo del flujo para este proceso en SAP incluye las siguientes actividades:
1. Creación de la oferta, este hito es importante dado que el organismo comprador debe
aceptar la oferta antes de crear el pedido de compra. Esto es porque como proceso
administrativo se deben aprobar ciertas condiciones del contrato para que la oferta sea
creada en sistema y enviada para ser aprobada por el comprador, analizando las condiciones
registradas en sistema.
2. Creación de solicitud de pedido (compra), este se crea una vez recibida la oferta y aceptada.
3. Creación de orden de compra (compra)
4. Creación de pedido de venta (venta)
5. Creación de entrega de salida (venta)
6. Creación de factura (venta)
7. Recepción de la factura (compra)
87
PROYECTOS (MÓDULO PS)
El módulo SAP PS (Gestión de Proyectos / SAP Project System) está específicamente diseñado para
la gestión de proyectos en SAP de manera intuitiva, de largo alcance y completamente integrada
con el resto de las áreas funcionales del sistema SAP. Es un módulo que se puede integrar con otros
módulos, pudiendo generar una visualización integrada en la ejecución de un proyecto.
La Universidad de Chile define integrar este módulo a la implementación de SAP a nivel institucional,
principalmente porque una de sus características es que facilita dirigir los recursos en cada etapa de
los proyectos con el fin de controlar y garantizar su entrega puntual. Considerando la envergadura
de los proyectos que se manejan y sus diferentes tipos.
El módulo permite realizar este control tanto en los grandes proyectos (construcción de un edificio)
como los pequeños proyectos (organización de una feria), a aquellos que precisan una planificación
detallada de las diversas operaciones que componen el proyecto y que posteriormente necesitan
analizarse para ir monitoreando su avance, presupuesto y planificación de acciones. Por otra parte,
permite individualizar cada tarea del proyecto, asociando compras y ventas que se realicen dejando
una trazabilidad de esta gestión en sistema para su análisis, reportes y ajuste a lo planificado.
BENEFICIOS DEL MÓDULO
• Permite la gestión de todos los proyectos de un organismo en una misma herramienta y el

control de las imputaciones que se realicen.
• Acceso a distintos tipos de reportes por proyecto o por grupos de proyectos.
• Permite el control y la gestión de las reitemizaciones.
• Facilita la liquidación ante instituciones patrocinantes.
• Facilita el levantamiento de estadísticas generales como porcentajes de proyectos por
fuente de financiamiento, por tipo de proyecto, por perfil del investigador(a) o
académico(a) responsable, entre otras.
Como se mencionó anteriormente, tanto en este capítulo como en los otros de este manual SAP,
los módulos tienen la característica de que pueden integrarse entre sí, y éste no es una excepción.
Permite que se pueda realizar trazabilidad y controles de las imputaciones (asociar colector de
gastos e ingresos) asociados a un Proyecto, quedando claramente identificado, dada la integración
con el resto de los módulos.
88
La siguiente gráfica muestra visualmente la conexión entre ellos:
La Universidad de Chile define, en principio 3 (tres) tipos de Proyectos como procesos:
1. Proyectos de Investigación
Como definición tenemos que los proyectos de investigación son aquellos que cuyo fin es la
investigación y la creación artística. Están sujetos a rendición de entidades externas e
internar dado su financiamiento. Estarán sujetos a rendición de entidades externas e
internas producto de su financiamiento. Además, se define que estos proyectos se pueden
gestionar tanto en obras en curso como gastos.
2. Proyectos de Infraestructura
Dentro de los proyectos de infraestructura podemos señalar que se encuentran las Obras
de edificación, construcción y urbanización, obras de dotación, habilitación, remodelación
y mejoramiento, trabajos de mantenciones o reparación y aquellos proyectos que tengan
una licitación que se lleva a cabo en la Universidad de Chile.
3. Proyectos de Ventas
En cambio, para los proyectos de ventas se definen como la prestación de servicios con
integración del Módulo SD (Ventas y distribución) y aquellos proyectos en donde la
facturación se realiza por hitos (etapas) y la facturación periódica, ambas gestiones
desempeñan un papel importante.
89
Estos 3 (tres) tipos proceso tendrán pasos o etapas comunes, como diseño de proceso en el sistema.
Entendiéndose que, dentro de cada etapa de este proceso, cada proyecto tendrá su propia forma,
datos, gestión administrativa y otros aspectos que se deben considerar, dada la particularidad de
gestión en cada uno de ellos.
La siguiente imagen, grafica los pasos que están asociados a los proyectos como flujo en SAP:
Creación Dato
Maestro y Planificación y Ejecución y Liquidación y
Estructura del Presupuestación Controles Cierres
Proyecto
Se debe tener en consideración que la persona encargada del proceso (Jefe del Proyecto u otro que
se determine), es el responsable de garantizar que el proyecto se ejecute de manera eficaz no tan
solo en lo real sino también por sistema, cumpla plazos establecidos y se ciña al presupuesto. Esto
puede conseguirlo asegurándose de que dispone de los recursos y fondos precisos cuando los
necesita, este módulo ayuda a tener visualización de la información de forma inmediata y en línea.
Como en todos los módulos de SAP, el desarrollo de los procesos por sistema depende de los datos
maestros, para el módulo de PS (Proyectos) este se alimenta de aquellos que son creados en otros
módulos.
La siguiente imagen muestra algunos de los datos maestros con los que debe contar en sistema para
poder trabajar con proyectos:
90
Junto a estos datos maestros, se debe considerar que en este módulo se trabajará con el control
presupuestario asociado a un proyecto por ende debe considerarse que, para la creación de un
proyecto en la etapa de planificación y presupuestación, esta información debe estar en sistema
asociada a centros de costos, centros de beneficios u otros, debido a que la utilización de lo
presupuestado pasa por estrategia de liberación.
FLUJO DE UN PROYECTO
A modo de conocimiento general se presentarán las etapas de un proyecto en sistema, más adelante
durante la capacitación del módulo con la práctica del proceso en SAP, se revisará en detalle cada
una de estas etapas y como operar en cada tipo de proyecto.
CREACIÓN DEL DATOS MAESTRO Y ESTRUCTURA DEL PROYECTO
Este es la primera etapa que da el puntapié inicial a un proyecto en SAP, inicia con la revisión, del
usuario que creará el proyecto en sistema, de la existencia de los datos maestros necesarios para
luego pasar a la creación de la estructura del proyecto. Dentro de los datos que son necesarios
podemos mencionar:
c) Centro Logístico (Ce)
d) Centro de Beneficio (CeBe)
e) Responsable y Solicitantes (del proyecto)
f) Fecha de Inicio y Fin del proyecto
g) Fondo (PSM- asociado a un CeGe Centro Gestor)
h) Estructura estándar del Proyecto
i) Estructura del Proyecto operativo
j) Registrar normas de liquidación AFEC (Activo Fijo En Curso) o CeCo (Centro de Costo)
En la etapa de creación del proyecto es donde por sistema se indica el modelo que representa el
proyecto o trabajo por realizar y permite organizarlo en forma de estructura jerárquica. Esta
estructura proporciona una visión de conjunto de todo el proyecto y constituye la base para poder
organizarlo y coordinarlo. También permite planificar el tiempo requerido y los costos del proyecto.
91
Para crear la estructura del proyecto se debe tener claro la clase de proyecto que se desea crear en
sistema, tal como se muestra en la siguiente imagen, el sistema pide seleccionar el perfil del
proyecto, para el ejemplo Proyecto de Infraestructura:
La estructura o definición de un proyecto (campo indicado en la imagen superior con un asterisco

rojo), tendrá una máscara (nomenclatura) para su identificación. Por ejemplo, para un proyecto de
venta, este se identificará por sistema con la siguiente combinatoria de números y caracteres:
• El número identificador del pedido de venta.
• Primeros 3 caracteres correspondientes a la sigla VTA
• Siguientes 10 caracteres correspondientes al número de pedido de venta
• Siguientes 6 caracteres posición del pedido
92
Graficando la forma en la que se ordena o esquematiza un proyecto en sistema, se vería de la
siguiente manera:
Proyecto X
Elemento Elemento
PEP 1 PEP 2
Grafo Grafo Grafo
Operación Operación Operación
Operación
Nota: la forma en que se estructura un proyecto dependerá del tipo de proyecto.
Se destaca que:
• En cada proyecto creado se abre en una estructura denomina elemento PEP. El elemento
PEP es un elemento estructural individual del Plan de la Estructura del Proyecto (PEP) e
identifica a cada ítem del proyecto al que se le puede imputar costos o ingresos. Estos
elementos PEP de puede dividir o separa en una estructura denominada GRAFO.
• Los GRAFOS son objetos dentro de la estructura de un proyecto que recolectan las
operaciones (internas, externas) del mismo, además ayudan a la programación de las
actividades en un proyecto. En ese caso los principios de recolección de costos y asignación
fechas operan igualmente que para un elemento PEP.
• Las Operaciones son aquellas gestiones que ocurren dentro del proyecto y pueden
representar la compra de un material o servicio. Se puede tener visualización de la gestión
del proyecto a este mínimo nivel.
93
PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
Durante la etapa de planificación, en sistema, se crea el plan del Proyecto, utilizando los elementos
PEP (creados en la etapa anterior) para la distribución de este. En SAP se definió la posibilidad de
utilizar plantillas para la asignación de costos. Se puede realizar una carga masiva para una
planificación masiva o se puede ingresar manualmente.
Cabe mencionar que dependiendo del proyecto que se esté planificando, los aportes no
incrementales serán valorizados como valores estadísticos (solo de control), los cuales podrán
definirse sobre los siguientes conceptos:
• Remuneraciones del Personal de la Universidad que participa en el Proyecto.

• Utilización de espacios para uso del Proyecto
• Utilización de equipamiento
• Aportes de materiales fungibles y capacitación
Luego de la planificación se pasa a la etapa de presupuestación, acá es en donde se asignará el

presupuesto inicial del proyecto en donde se debe considerar:
• El horizonte de tiempo
• Carga por valores totales y anuales en cada elemento PEP.
A continuación de la carga en sistema del Presupuesto, se activa un Workflow, en español un flujo

de aprobación (definida en una estrategia de liberación), lo cual gatilla que el presupuesto asignado
a un proyecto debe ser aprobado de acuerdo con la estrategia de liberación. Luego de esta
aprobación, se valida la carga en sistema y puede comenzar a utilizarse.
A lo largo de la existencia del Proyecto, existen funcionalidades para movilizar el presupuesto que
son el suplemento, la devolución y el traspaso, mismos que se mencionan y definen más adelante
en el capítulo del módulo de Presupuesto (PSM).
Las imputaciones de gastos pueden emanar de:
• Compras por el módulo de abastecimiento y adquisiciones (Módulo de Compras MM),

donde las solicitudes de pedido (origen de la compra) se imputan al elemento PEP del
proyecto, quedando automáticamente registrado.
• Imputaciones desde el módulo Financiero Contable, correspondientes todos los gastos no
realizados por el proceso de compra, sino que son otros gastos que se van cargando al
proyecto como por ejemplo fondos a rendir, viáticos, etc.
Las imputaciones de ingresos pueden emanar de:

• Ventas generadas por el módulo SD (Ventas y Distribución)
94
EJECUCIÓN Y CONTROL
En esta etapa es donde se debe hacer seguimiento a los proyectos, con la finalidad de tener control
sobre las acciones que generan gastos o ingresos, lo ideal es tenerlas bajo visualización y control.
Esto permite observar los avances y cómo se está moviendo el presupuesto, fechas del proyecto y
cada ítem de la planificación que ha sido asociada al proyecto.
Para poder controlar estos movimientos, que se realizan en sistema, SAP ofrece reportes que
pueden permitir visualizar lo que está ocurriendo con un proyecto en tiempo real, esto debido a que
todas las imputaciones a los proyectos se reflejan inmediatamente una vez ingresadas y creadas en
sistema ya sean gastos o ingresos. Cabe señalar que no tan solo se pueden visualizar en reportes del
módulo PS (Proyectos), sino también en reportes del módulo de Compras (MM) si son compras, del
módulo SD (Ventas y Distribución) si son Ventas y del módulo Finanzas (FI) si son imputaciones
directas, incluso podríamos indicar que también se puede visualizar información en reportes del
módulo PSM (Presupuesto).
Lo que se debe controlar depende del tipo de proyecto, por ejemplo, para un proyecto de ventas se
puede controlar el plan de facturación que fue determinado.
LIQUIDACIÓN Y CIERRE
A lo largo del proyecto, existen reportes para la revisión de gastos e identificación de lo que se debe
liquidar, por ejemplo:
• Reporte de pago por Proyecto
• Reporte de comprometido por Proyecto
• Reporte costo real por Proyecto
Reportes a la medida para facilitar rendiciones (en el caso de proyectos de investigación),

visualización de movimientos entre otros.
El Cierre Mensual o de Período se determina por la liquidación de todas las imputaciones
acumuladas en el Proyecto a un Activo Fijo en Curso o un Centro de Costo, la forma de liquidación
está dada de acuerdo con la asignación de la Norma de Liquidación definida en la creación del
proyecto.
El cierre de un proyecto por sistema se realiza cuando se le otorga lo denominado “Cierre Técnico”
al proyecto, es decir el proyecto en SAP no puede seguir sufriendo modificaciones, imputaciones o
movimientos.
Los pasos por sistema son:
1. Liquidación del Proyecto.
2. Cierre de Periodo y de ejercicio.
3. Cierre Técnico y definitivo.
95
El módulo SD (Ventas y Distribución) es parte de los módulos logísticos de SAP
El módulo PS (PROYECTOS) es el módulo que ayudará a gestionar proyectos

manteniendo la información en linea y en tiempo real. Este módulo trabaja muy de la
mano con el módulo de SD (Gestión de Ventas) y el módulo MM (Gestión de
Compras).
El módulo Gestión de ventas (SD) ayudará a administrar todos los tipos de venta en
SAP, para lo cual se definieron diferentes procesos a ser llevados por sistema. Junto a
ello, este módulo también trabaja con un maestro de materiales y toma datos
directamente del módulo MM (Gestión de Compras)
El módulo de Gestión de Proyectos (PS) trabajará ligado con la información del

módulo de Gestión de Presupuesto (PSM), montos asignados para el control de
gastos e ingresos.
96
CAPÍTULO V: Diferenciar los procesos y transacciones, de acuerdo
con la toma de decisiones acertada.
OBJETIVO
Diferenciar y aplicar los procesos del módulo FI (Finanzas).
Diferenciar y aplicar los procesos del módulo CO (Control de Gestión)
Diferenciar y aplicar los procesos del módulo PSM (Presupuestos)
TEMARIO
• MÓDULO DE FINANZAS (FI)

o PROCESO DE FINANZAS
o PROCESOS FINANCIEROS CONTABLES
o CONTABILIDAD GENERAL
o CUENTAS POR COBRAR
o CUENTAS POR PAGAR
o GESTIÓN DE TESORERÍA
o GESTIÓN DE ACTIVO FIJO
o CIERRE CONTABLE
• MÓDULO CO (CONTROL DE GESTIÓN)
• MÓDULO PRESUPUESTO (PSM)
o DATOS MAESTROS DEL MÓDULO PRESUPUESTO
o GESTIÓN PRESUPUESTARIA
97
En este capítulo se mostrarán las características de los módulos de FI (Finanzas), el módulo de CO
(Control de Gestión) y el módulo de PSM (Presupuesto) en SAP, mostrando a modo general el diseño
de los procesos definidos para la Universidad de Chile. Los detalles del uso de SAP por los usuarios
se tratarán en las clases presenciales que se realizarán enfocadas a los usuarios finales.
Cabe señalar que, en SAP, existen módulos centrales que están integrados y cualquier movimiento
contable se ve reflejado automáticamente en cada uno de ellos. Estos son:
• El Módulo Financiero (FI): Apoya la contabilidad externa de la Universidad. Abarca la

contabilidad general, los activos fijos, las cuentas por pagar, entre otros y permite la
obtención de reportes de los balances y los estados financieros.
• El Módulo Controlling (CO): Permite hacer el control de la gestión visualizando los ingresos
y los costos de la operación para la gestión interna, por ejemplo, los estados de resultado
que pueden desagregarse según los distintos organismos y sus áreas.
• El Módulo de Gestión de Ejecución Presupuestaria o PSM: Se utiliza para la planificación,

ejecución y el control de la planificación del presupuesto. Permite comparar y hacer gestión
de lo presupuestado v/s lo real, ver el comportamiento del gasto proyectado y analizar el
cumplimiento de las metas propuestas para un año.
98
MÓDULO DE FINANZAS (FI)
El módulo Finanzas de SAP (Módulo FI) o Área de Finanzas que, como bien indica su nombre, forma
parte del sector de módulos financieros de SAP, también integrado por los módulos de Contabilidad
de Costos (CO) y Tesorería (TR).
Considerado como uno de los módulos más importantes de todo el sistema SAP, su objetivo
fundamental es la gestión de todos los procesos contables y financieros de una organización.
Su importancia radica en que prácticamente todos los demás módulos que forman parte del sistema
se comunican con SAP FI (Finanzas), desde el módulo de control o gestión de costos (CO), módulo
de gestión de materiales (MM), hasta los módulos de ventas y distribución (SD), Proyectos (PS),
entre otros.
Otra característica del módulo SAP Finanzas (FI) es que gracias a él es posible realizar una revisión
de la información financiera diaria y en tiempo real, algo de extremado valor para las organizaciones
pues facilita no sólo la toma de decisiones, si no que ayuda a que éstas resulten mucho más
acertadas.
El módulo Finanzas (FI) a su vez se integra de “submódulos”, cada uno de ellos con unas funciones
determinadas:
• Cuentas de deudores: responsable de gestionar la contabilización generada como resultado

de las ventas a clientes. Los asientos contables se actualizan automáticamente en el Libro
Mayor. Dentro de este submódulo se pueden sacar históricos de deudas y análisis de
clientes específicos. Está integrado con el Libro Mayor (FI-GL), Ventas y Distribución (SD) y
Libro de Caja.
• Cuentas de acreedores: registra los asientos contables generados como resultado de la
actividad de compras a proveedores. Se generan, además, asientos automáticos en el Libro
Mayor. La funcionalidad de este módulo también permite la automatización de pagos a
través de diferentes hitos predefinidos.
• Cuentas de activos: se usa para gestionar los activos fijos de una compañía. SAP permite
categorizar activos y definir valores para el cálculo de depreciaciones en cada clase de
activos.
• Cuentas bancarias: gestión de transacciones bancarias en el sistema que incluye gestión
de caja.
• Consolidación: combina los resultados (reportes) financieros de múltiples entidades de
una organización. Estos resultados proporcionan un resumen general de la posición
financiera de la compañía.
• Gestión de Fondos: proporciona planificación de presupuestos para ingresos y gastos de la
compañía, así como la posibilidad de enlazar estos con las áreas de responsabilidad
correspondiente.
• Libro Mayor/Nuevo Libro Mayor: éstos están totalmente integrados con otros módulos de
SAP. Todos los asientos contables se registran en el Libro Mayor. Los datos de finanzas de
otros módulos también se registran en el Libro Mayor. Estos asientos se registran en tiempo
real, haciendo que la información de las cuentas financieras esté siempre actualizada.
99
• Libro Especial: define registros orientados a reportes. Los datos pueden ser recogidos tanto
de aplicaciones internas como externas y ser procesados en SAP.
PROCESO DE FINANZAS
La Universidad de Chile decide la implementación de este módulo con el fin de estandarizar los
procesos, facilitar la consolidación y entregas de reportes legales a Instituciones reguladoras
externas y previendo la obsolescencia software en el manejo de los datos a nivel global.
Como en todos los módulos el módulo de Finanzas tiene una estructura organizativa que va de la
mano con los módulos de Control de Gestión (CO) y Presupuestos (PSM). Dentro de estas
definiciones está que la Universidad de Chile estará administrada en SAP bajo una sola Sociedad
Financiera denominada en SAP U001, se define una sola Sociedad Presupuestaria denominada
U001, una sola Sociedad de Control de Gestión o Controlling denominada U000 y dentro de esta
definición cada Organismo será denominado e identificado como Segmento, para lo cual cada uno
de ellos tendrá en sistema su propia identificación y su propia información financiera la cual
alimenta de información a de los estados de resultados generales de la organización.
Lo anteriormente descrito queda reflejado en la siguiente tabla:
Sociedad Sociedad
Sociedad
Relación Nombre Sociedad Presupuestaria Controlling Segmento
Financiera
CP CO
Rectoría U001 U001 U000 C101
Prorrectoría U001 U001 U000 C201
Vicerrectoría de Asuntos
U001 U001 U000 C301
Académicos
Económicos y Gestión U001 U001 U000 C401
Organismos Institucional
Centrales Vicerrectoría de Investigación
U001 U001 U000 C501
y Desarrollo
Vicerrectoría de Extensión y
U001 U001 U000 C601
Comunicaciones
U001 U001 U000 C701
Estudiantiles y Comunitarios
Vicerrectoría de Tecnologías
U001 U001 U000 C801
de la Información
U001 U001 U000 A101
Urbanismo
Organismos Facultad de Artes U001 U001 U000 A201
Académicos1 Facultad de Ciencias U001 U001 U000 A301
U001 U001 U000 A401
Agronómicas
100
Facultad de Economía y
U001 U001 U000 A501
Negocios
Facultad de Ciencias Físicas y
U001 U001 U000 A601
Matemáticas
Forestales y de la U001 U001 U000 A701
Conservación de la Naturaleza
Facultad de Ciencias Químicas
U001 U001 U000 A801
y Farmacéuticas
Facultad de Ciencias Sociales U001 U001 U000 A901
U001 U001 U000 AB01
Veterinarias y Pecuarias
Facultad de Derecho U001 U001 U000 AC01
Facultad de Filosofía y
U001 U001 U000 AD01
Humanidades
Facultad de Medicina U001 U001 U000 AF01
Facultad de Odontología U001 U001 U000 AG01
Instituto de Nutrición y
U001 U001 U000 AH01
Tecnología de los Alimentos
Instituto de Estudios
U001 U001 U000 AJ01
Internacionales
Facultad de Gobierno U001 U001 U000 AK01
Facultad de Comunicación e
U001 U001 U000 AL01
Imagen.
Instituto de Estudios
U001 U001 U000 AM01
Avanzados en Educación
Programa Académico de
U001 U001 U000 AN01
Bachillerato
Liceo Manuel de Salas U001 U001 U000 AP01
Programa Transversal de
U001 U001 U000 AQ01
Educación2
Centro de Extensión Artística
Extensión U001 U001 U000 E101
y Cultural Domingo Santa Cruz
Convenios de Desempeño
U001 U001 U000 P101
(VAEGI)
Convenio de Desempeño
Proyectos y Iniciativa Bicentenaria U001 U001 U000 P201
Programas C.J.G.M.
MECESUP U001 U001 U000 P301
Parque Científico Tecnológico
U001 U001 U000 P401
Valle Lo Aguirre
Departamento de Evaluación,
Otros Organismos Medición y Registro U001 U001 U000 F101
Administrativos Educacional
Campus Juan Gómez Millas U001 U001 U000 F201
Fondo General Tesorería U001 U001 U000 G101
Fondos Generales
Fondo General VAEGI U001 U001 U000 G201
Hospital Hospital J.J. Aguirre3 U001 U001 U000 H101
101
Nota:
Cada organismo universitario manejará de manera descentralizada la información financiera bajo
administraciones independientes.
Otro dato para considerar es que SAP define al país en el que se crea la sociedad Chile con la sigla
CL y se define que la moneda principal será el peso chileno, sigla en SAP CLP. Sin perjuicio de que
SAP permite tratar en diferentes monedas las diferentes transacciones que se realicen por sistema
como las consultas de reportes. Es decir, el sistema permite cargar equivalencias de monedas.
Cabe señalar que todos los datos maestros del módulo se manejaran de forma centralizada, es decir
cualquier creación o modificación que se desee realizar debe ser canalizado por el ente que la
universidad defina como responsable de esta gestión en sistema, los organismos no tendrán
incidencia de poder realizar esto en el sistema.
PROCESOS FINANCIEROS CONTABLES
La Universidad de Chile define que los procesos financieros contables que se gestionarán por medio
de SAP son:
• Contabilidad General
• Cuentas por cobrar
• Cuentas por pagar
• Gestión de Tesorería
• Gestión de Activo Fijo
Junto a estos procesos estarán las Remesas y los Giros y fondos por rendir.
CONTABILIDAD GENERAL
Para este proceso se debe tener presente que los registros contables, del módulo de Finanzas, se
alimentan o registran de forma automática desde los módulos auxiliares de SAP como Compras
(MM), Ventas (SD) y Proyectos (PS). No obstante, se pueden realizar registros directamente a las
cuentas correspondientes de corregir o ajustar.
Esta gestión en SAP permite al usuario obtener reportes de balances en tiempo real y ajustados a
las normativas exigidas como por ejemplo IFRS o adecuarse a los reportes diferenciados que deben
entregarse en diferentes entidades.
Como se mencionó en capítulos anteriores, cada vez que se imputa en un compra a un objeto
colector de gastos (CeCo, Elemento PeP, Orden CO) estos registros pasan automáticamente a ser
102
parte de los movimientos en el sistema, así como la contabilización de los ingresos de materiales o
servicios, cabe señalar que las compras de proyectos se define que serán gestionadas por el módulo
MM (compras) es por este motivo que automáticamente el Módulo PS (proyectos) pasa a ser parte
del dato que alimenta la contabilidad general. Por otra parte, el módulo de ventas (SD) también
alimenta de datos al módulo de Finanzas dado que cada venta que se realiza ya sea directamente
por un organismo o por medio de un proyecto, estas también se asocian a un Centro de Beneficio
(CeBe) o a una Orden CO lo que permite registrar los ingresos en tiempo real.
Además de tener información de gastos e ingresos también permite conocer deudores (Cuentas por
Cobrar) y acreedores (Cuentas por Pagar).
CUENTAS POR COBRAR
Las CUENTAS POR COBRAR se inician desde las operaciones de venta y por registros financieros
directos, además de obtener la entrada de información a través del módulo de Ventas (SD) y el
ingreso directo de registros financieros, el módulo de cuentas por cobrar permite:
• Registro de anticipo Deudores: Permitirá planificar y contabilizar un anticipo, los que serán
aplicados al momento de la facturación.
• Gestión de Cobranza: Análisis de las partidas deudoras, por vencer, y vencidas, con su
respectivo grado de vencimiento o madurez de la deuda. Permite realizar la reclasificación
de deudas.
• Programa de Reclamación: Notificación a los deudores que no han cumplido con los pagos
de las facturas en la fecha de vencimiento.
Flujo base de las Cuentas por Cobrar:
SAP también permite obtener reportes para conocer información en todo momento, estos son:
103
• Gestión de partidas individuales de Clientes.
• Visualización de saldos de deudores.
• Resumen de contabilidad deudores.
CUENTAS POR PAGAR
Las CUENTAS POR PAGAR se inician desde las operaciones del módulo de compras (MM) y por
registros financieros directos. Este submódulo permite:
• Anticipo de Acreedores: Permitirá planificar y contabilizar un anticipo, según los acuerdos

y condiciones de la compra, para que el monto anticipado, sea descontado al momento de
recibir la factura.
• Planificación automática de pagos: Se podrá planificará pagos mediante creación de
parámetros de ejecución del programa según vencimiento, quedando disponible para la
gestión de tesorería.
Flujo base de las cuentas por pagar:
104
Algunos de los reportes que permitirá obtener están:
• Visualización de saldos de Acreedor

• Gestión de partidas de Acreedores
• Resumen de Acreedores
GESTIÓN DE TESORERÍA
Los procesos de gestión de tesorería hacen referencia a las entradas, salidas de dinero, conciliación
bancaria y reportes de caja, que se llevan a cabo dentro de los Organismos. Actualmente, en la
Universidad de Chile se ejecutan pagos por distintas vías como: cheques, transferencias bancarias y
nóminas (banco), vale vista.
Los procesos contenidos en tesorería son:
• Operaciones de Pago: La operación de pagos pueden ser imputadas de forma masiva e

individual.
Flujos generales de la gestión de Operaciones de pago en la Universidad, la operación de
pagos puede ser imputadas de forma masiva e individual:
• Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria consiste en comprobar los registros de los

libros contables de la Universidad con los extractos de las cuentas corrientes de la misma
con el fin de detectar posibles diferencias y realizar las correcciones o ajustes que sean
necesarios a tiempo. A través de esta operación se verifica que la cuenta bancaria refleje
fielmente lo que ocurre en las cuentas de SAP, esta gestión contempla la automatización
con los Bancos, así mantener los registros actualizados y agilizar este importante proceso.
El flujo general de la conciliación bancaria contempla los siguientes pasos:
105
Desde el sitio En SAP
on line del
banco
• Administración de Documentos en Cartera: Es el proceso sistemático de evaluación,

seguimiento y control de los documentos de las cuentas por cobrar con el fin de lograr que
los pagos se realicen de manera oportuna y efectiva.
• Gestión de Inversiones: consiste en la inversión de fondos en los distintos tipos de
instrumentos financieros.
GESTIÓN DE ACTIVO FIJO
Para la Universidad de Chile el proceso regular de adquisición de Activos Fijos se realiza a través del
proceso de compras (con Orden de Compra). Dentro de este proceso, se debe considerar la creación
de activos fijos como dato en SAP antes de la generación de un documento de compra.
En la Universidad de define que hay 4 procesos dentro de la gestión de Activos Fijos, estos son:
• Alta de Activo Fijo: Este se genera por medio de una compra su flujo general definido en
sistema es:
• Activo Fijo en Obras en Curso: En la definición de la Universidad de Chile las Obras en Curso
son activos con un “perfil de inversión”, lo que significa que solo reciben imputaciones de
gastos provenientes de Proyectos o Controlling. Al finalizar la obra en curso, esta se liquidará
contra un activo fijo definitivo, el que finalmente será tratado como un activo fijo habitual.
Flujo general de este proceso:
106
• Contabilidad de Activo Fijo – Bajas: La baja de activo fijo, es el proceso de
“desincorporación” de bienes. En este proceso el dato maestro y los saldos
correspondientes al activo de baja, quedan fuera de la gestión del módulo y de la
contabilidad financiera en SAP.
• Contabilidad de Activos fijos – Tasación y deterioro: Esta funcionalidad del sistema permite
agregar o disminuir valor a los Activos Fijos existentes, lo que permite cumplir con lo
establecido por las Normas IFRS como, por ejemplo:
o Tasación: Consiste en la modificación del valor del Activo Fijo, en este proceso
tasadores externos independientes asignan un nuevo valor al activo el cual debe ser
reconocido contablemente.
o Deterioro: Es la modificación del valor del AF en disminución de este en base a un
análisis de los bienes por indicios de deterioro.
CIERRE CONTABLE
La implementación de SAP de este tipo de módulos permite que los cierres financieros sean mejor
llevados y controlados, lo cual hace que existan actividades mensuales que deben ser realizadas por
los organismos cada cierre de mes o cierre de período. Con la existencia de información en tiempo
real y reportes se puede gestionar de mejor manera los cierres y con una visualización estandarizada
de los procesos. La DIRFAP sigue siendo la entidad que indica los procesos de cierre que deben
considerarse y calendarizaciones correspondientes.
107
Flujo general de un proceso de cierre contable:
Dado a que, con la implementación de SAP, para la operación diaria de registros financieros, ocurren
en los procesos de abastecimiento (Compras), Ventas y/o Proyectos, es importante que cada
organismo considere realizar actividades de preparación al cierre de cada mes, con el objetivo de
minimizar aperturas posteriores y así los registros queden en el periodo correspondiente.
Algunas de las actividades a considerar son:
Procesos Actividades asociadas al cierre
• Realizar recepciones de mercadería u hoja de entrada de servicio.

Abastecimiento y
• Realizar Ajustes de Inventarios
Adquisiciones
• Contabilización de facturas
• Entrega de productos comprometidos
Ventas • Cierre de emisión de DTE (documento tributario electrónico)
correspondiente al periodo.
• Distribución de costos en los CeBe (Centros de Beneficio), correspondientes

Proyectos y Control al periodo, desde Control de Gestión.
de Gestión • Ejecutar las liquidaciones, traspasar costo de objetos que son colectores
secundarios (Elementos PEP), desde proyectos.
• Operaciones de Activo Fijo como las altas y bajas que deban quedar
Activo Fijo
registradas en el periodo.
• Registro de operaciones presupuestarias como complementos,
Presupuesto
suplementos y traspasos, para que queden registrados en el periodo.
• Registros, contabilizaciones financieras (colocaciones, intereses, deuda en
Operaciones banco, etc.)
Financieras • Valorización de moneda extranjera y otras monedas reajustables.
108
MÓDULO CONTROLLING CO (CONTROL DE GESTIÓN)
El módulo CO (Control de Gestión), toma su abreviatura del término Controlling, al que nos
referimos como Control o Contabilidad de Costos. Si graficamos el funcionamiento del módulo
podríamos resumirlo de la siguiente manera:
Macroproceso: Proveer servicios

administrativos y financieros contables.
Proceso: Proveer servicios de control

de costos.
Subproceso: Contabilidad de Gastos

Generales
Este módulo se utiliza para poder gestionar la estructura de costos y tomar decisiones en base a
ellos. Los diferentes procesos y tareas que permiten realizar una división en diferentes
submódulos, éstos son:
• Contabilidad de elementos de coste. Proporciona información sobre los costes y beneficios

de la organización
• Contabilidad de centros de costes. En este caso la información que facilita es sobre los
costes del negocio
• Órdenes internas. Sirve para agrupar costes y transacciones de negocio sobre un proceso
concreto
• Cálculo de costes basado en actividades. Precisa el origen de los costes de una tarea
específica
• Control de costes de producto. Analiza los costes ligados a un producto concreto de cara a
elegir su mejor precio en el mercado
• Análisis de beneficios. Revisa los datos relacionados con el beneficio de la empresa.
• Contabilidad de centros de beneficios. Realiza funciones de control interno
109
Los componentes incluidos en el alcance de esta implementación para la Universidad de Chile de
este módulo de CO son:
• Contabilidad
• Clases de Costo
• Contabilidad de Centros de Costo
• Contabilidad de Órdenes Internas
• Contabilidad de Centros de Beneficio
La ventaja de esto es que, si se visualiza el proceso, en puntos de vista internos y externos, el módulo
CO (Control de gestión) representa la Contabilidad Interna, puesto que proporciona información útil
a la dirección del organismo para gestionar y controlar sus operaciones.
Junto a lo anterior facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos de
gasto/costos en la organización. La fuente de información de este módulo son todas las
contabilizaciones que se originan desde los otros procesos de la Universidad, a través de los
diferentes módulos de SAP, por ejemplo. compras, ventas, proyectos (entre otros) y de las
generadas internamente en CO.
La Universidad define implementar una funcionalidad del módulo que es la utilización de las órdenes
internas, las cuales servirán para controlar algunas actividades, donde se requiere un mayor detalle
de información a la entregada por un centro de beneficio o centro de costo.
Este módulo permitirá realizar análisis en detalle de los estados de resultados en diferentes niveles.
por tanto, este módulo de Control de Gestión (CO), entrega a la Universidad de Chile una nueva
mirada de la información, focalizada en la gestión interna.
Dentro de las terminologías o conceptos del módulo que son importantes de conocer, se mencionan
algunas:
• Centro de Beneficio (CeBe): Es un OBJETO dentro de la estructura organizativa del módulo
Controlling CO que refleja las áreas de responsabilidad donde se generan los ingresos. El Centro
de Beneficio (CeBe) recibe la imputación de los ingresos y costos/gastos. Estos últimos vienen
derivados de un centro de costo. Las clases de ingresos (cuentas de resultado en FI), que se
imputan en la contabilidad, deben contener en el registro un “objeto de imputación”, que en
este caso es un “Centro de Beneficio” (CeBe). Como definición de la Universidad los centros de
beneficio (CeBe) serán creados de forma centralizada.
• Centro de Costo (CeCo): Es un OBJETO colector de gastos dentro de la estructura organizativa

del módulo CO que refleja las áreas de un organismo que son acumuladoras de costos o gastos
y permiten identificar claramente donde se producen los gastos y porqué. Las clases de gasto o
clases de costo (cuentas de resultado en FI), deben contener en el registro un “objeto de
imputación” que en este caso es un “Centro de Costo” (CeCo). Cuando un CeCo es creado, se
debe indicar el CeBe (Centro de beneficio) al que estará relacionado o asociado, esto es un
requisito obligatorio del dato maestro. Por tal motivo, cuando un CeCo recibe imputaciones de
110
gastos, esta información se deriva al CeBe (Centro de beneficio) al cual pertenece. Como
definición de la Universidad los centros de costo (CeCo) serán creados de forma centralizada.
• Ordenes Internas CO: son objetos de imputación que tienen una temporalidad definida. Son
objetos que permiten controlar los Ingresos y Costos/Gastos de una determinada actividad
dentro de un CeBe (Centro de beneficio) y un CeCo (Centro de Costo), sin necesidad de crear
Centros de Beneficio y/o Centros de Costos nuevos para tal control. Como definición de la
Universidad se determinó que la creación de las ordenes CO y su uso será descentralizado, es
decir cada organismo que haga uso de este objeto en sistema será responsable de estos.
Como definición, el uso de las ordenes internas en la Universidad son las siguientes, existen 2 tipos
de Ordenes Internas u Ordenes CO:
• Clase de Orden Interna – Gastos Generales

• Clase de Orden Interna – Con Ingresos
Cada clase de Orden interna u orden CO tiene asociada una subdivisión de acuerdo con su uso la
cual se muestra en la siguiente gráfica:
La Orden Interna de Gastos Generales (U100) permite controlar gastos de eventos,

contingencias o situaciones puntuales que requieren un mayor detalle que a nivel de centro
de costos y que por su temporalidad no es recomendable generar un centro de costo. Este
tipo de ordenes debe ser liquidada.
111
Se pueden utilizar, por ejemplo, para:
• Ferias
• Semana del Postulante
• Contingencia (terremoto, aluviones, pandemias, etc.)
• Otros
Las Ordenes Internas de Ingresos permiten controlar gastos e ingresos, estas órdenes no se liquidan.
Son todos aquellos que se pueden identificar y asignar en su totalidad a una actividad que se
requiera controlar. También se pueden considerar los costos indirectos, que son costos necesarios
para la realización de una actividad, pero no pueden asignarse directamente, dado que son
compartidos con otros cursos, programas u otras actividades que se necesite controlar, por lo que
se asigna sólo una parte de los costos a cada uno.
Dentro de las funcionalidades del módulo, no tan solo permite controlar por medio de reportes la
acumulación de gastos o ingresos a algún objeto de imputación, sino que además permite realizar
movimientos entre los distintos objetos de imputación, estos movimientos son Traspasos,
Distribución y Subrepartos. En el presente manual se dejan enunciados, pero en el manual específico
de del módulo y en las clases a los usuarios se revisará en detalle.
TRASPASO: Tal como su nombre lo indica permite traspasar costos/gastos manualmente

mediante traspasos por operación. Se puede traspasar desde un Centro de Costo (CeCo) u
orden CO, hacía otro Centro de Costos, orden CO o elemento PEP. Una característica es que
siempre se debe utilizar una misma clase de costo. Este tipo de operación está diseñada,
principalmente, para corregir errores de contabilización.
DISTRIBUCIÓN: La distribución se diseñó para transferir costos primarios (cuentas de

resultado FI) de un CeCo denominado emisor a otros objetos del módulo de Controlling (CO)
denominados “receptores”. Esta acción sólo se puede utilizar teniendo centros de costo
112
como emisores para la distribución y como receptores pueden ser los siguientes objetos
colectores puede ser un centro de costo, una orden CO o un elemento PEP. Durante este
proceso, la clase de costo original (cuenta de resultado FI) es la misma en el emisor y en
receptor.
SUBREPARTO: Se utiliza en clase de costo secundarias, este tipo de clases de costo son
creadas por el módulo CO (Controlling) y utilizadas únicamente por Controlling, no afectan
la contabilidad general. El Subreparto permite transferir valores desde una clase de costo
primaria (cuenta de resultado gasto) de un centro de costo emisor a una clase costo
secundaria a un centro de costo, orden CO o Elemento PEP receptor.
Al visualizar la clase de costo primaria (cuenta de resultado FI) no cambia en el centro de
costo de origen y tampoco en el centro de costo destino. Las contabilizaciones secundarias
se asignan al fin del período mediante un ciclo de reparto que puede ser un porcentaje o un
monto definido por el usuario.
NOTA: Es importante mencionar que este tipo de movimientos no afectan al módulo de

presupuesto (PSM). De requerir algún movimiento presupuestario se deben utilizar las herramientas
propias de ese módulo.
MÓDULO PRESUPUESTO (PSM)
El módulo de PSM (Presupuesto) de SAP es el que se encarga de la “Gestión presupuestaria” y la

administración de todos los ingresos y gastos, a través de una dirección presupuestal (Datos
maestros).
La implementación de este módulo en el sector público se conoce como PSM - Public Sector
Management (Gestión del Sector Público). Dentro de las características de este módulo podemos
destacar lo siguiente:
• Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto

disponible en cada Centro de Costo y Posición Presupuestaria, además de prevenir excesos
o sobre consumos en el presupuesto que no estén controlados.
• Permite ajustes del presupuesto mediante los procesos de liberaciones, suplementos,
devoluciones y traslados.
• En el control presupuestario la sociedad Financiera (Sociedad FI) toma el nombre de Entidad
de Control Presupuestario (CP)
• También cuenta con procesos de cierre de períodos y de ejercicios, los cuales son
independientes al cierre Financiero-contable, el beneficio de esto es el control sobre los
gastos o ingresos que se están generando por sistema. Este módulo está integrado con
todos los módulos de SAP.
113
DATOS MAESTROS DEL MÓDULO PRESUPUESTO
Posición Presupuestaria o PosPre: Se utilizan para asignar unidades funcionales (estructuras de

ingresos y de gastos) en una jerarquía. Dividen el contenido del presupuesto y las operaciones que
afectan a la liquidez en posiciones de ingresos y posiciones de gastos. En términos simples es un
plan de cuentas presupuestarios.
Centros Gestores: El centro gestor se utiliza para representar las unidades organizativas (áreas de
responsabilidad, departamentos, proyectos) de su empresa.
Fondo: Los fondos permiten asignar el origen de los fondos. Se pueden utilizar también como
unidades de gestión o contabilización para separar actividades y facilitar análisis posteriores u otra
gestión de informes.
Área Funcional: El área funcional representa la estructura funcional (tal como la seguridad pública,
la planificación municipal, etcétera), especialmente los gastos, de una empresa (entidad CP).
GESTIÓN PRESUPUESTARIA
La Universidad definió como proceso de la gestión presupuestaria 3 grandes procesos graficados en

la siguiente imagen:
114
La planificación del presupuesto es una gestión de cada organismo que se realiza fuera del sistema
SAP, en este proceso se debe planificar el presupuesto que se desea cargar y controlar en SAP. En
un proceso optimo se espera que este presupuesto se elabore mirando hacia una planificación
estratégica diseñado de acuerdo con una planificación de ingresos y priorización de objetivos. El
objetivo de esto es generar acciones en cuanto al desarrollo y trabajo de una planificación
presupuestaria, lograr trabajar con Indicadores de gestión y generar ciclos de visualización de
control y gestión sobre el comportamiento del movimiento que se realiza del presupuesto en cada
organismo.
La luego de planificar, se pasa a un proceso denominado carga del presupuesto corresponde a la

gestión que se realiza en sistema en donde una planilla de carga Excel se completa con los datos
obligatorios.
En la imagen se muestra un ejemplo de la planilla de carga en donde cada columna representa un

campo obligatorio en SAP.
Cabe señalar que cada organismo será quien determine el nivel de apertura de este presupuesto,
es decir si solo lo carga a de CeCo (Centro de Costos) o lo cargará a nivel de apertura de posición
presupuestaria, esto dependerá del tipo de control que desea tener en el detalle de la gestión
presupuestaria.
Control de disponibilidad: proceso dato por los módulos de venta, compras y proyectos.
Ejecución presupuestaria, proceso dado en el día a día de la gestión y considera las redistribuciones
y ajustes del plan. Es la gestión de visualizar el comportamiento del presupuesto por organismo,
Centro gestor y Posiciones Presupuestarias.
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