NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC 5029
2001-12-19

MEDICIN DE ARCHIVOS

E:

FILE MEASUREMENT

CORRESPONDENCIA:

DESCRIPTORES:

diagnstico de archivos; medicin de archivos; archivos.

I.C.S.: 01.140.20

Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435

Prohibida su reproduccin

Editada 2004-03-04

PRLOGO

El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC 5029 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2001-12-19 Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 000028 Archivstica y Gestin Documental. Coordinado por la Secretara Tcnica de Normalizacin. Archivo General de la Nacin-AGN. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN CAFAM GADIER RED FILE SIKA ANDINA

Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: ALCALDA MAYOR DE CUNDINAMARCA ARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA ARCHIVO HISTRICO DEL ATLNTICO BANCO DE LA REPBLICA BIBLIOTECA LUIS ANGEL ARANGO COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEORA DEL ROSARIO CONCIENCIAS GOBERNACIN DE QUINDIO ICFES LABATECH MICROMATIZACIN LTDA. MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR PRESIDENCIA DE LA REPBLICA PROVINCIA DE SAN LUIS BELTRN DE COLOMBIA REPOGRFICAS DE COLOMBIA SENA. DIRECCIN GENERAL SETECSA UNIVERSIDAD CATLICA DE MANIZALES UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA UPTC. TUNJA

ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN

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MEDICIN DE ARCHIVOS

0.

INTRODUCCIN

La presente norma contempla mtodos para la medicin de archivos con documentacin que se encuentre en soporte papel, preferiblemente de tamao carta u oficio. La metodologa empleada en la elaboracin de la norma consisti en pruebas de campo en varios archivos, se analizaron los resultados obtenidos y a partir de ah, se establecieron promedios y frmulas segn el caso. Tambin se tuvo en cuenta la informacin de fabricantes de papel, estantera y unidades de conservacin y los datos suministrados por empresas de archivos. Esta norma es una herramienta que apoya el desarrollo de tareas, estudios y programas encaminados a optimizar espacios y racionalizar costos y est orientada a definir aspectos que faciliten la medicin de archivos con base en las diferentes formas volumtricas y caractersticas de los mismos, obtenindose entre otros, los siguientes beneficios: Facilitar la labor de planificacin de tareas archivsticas como la organizacin, conservacin, descripcin, restauracin, microfilmacin, digitalizacin, etc. Disear y proyectar reas de depsito para archivos, teniendo en cuenta el volumen actual de documentos, peso, tipo de estantera y crecimiento.

1.

OBJETO

Esta norma especifica mtodos para la medicin de archivos con soporte en papel de manera fcil y rpida, con un mnimo margen de error. Se aplica a todo archivo que contenga documentacin con soporte en papel y preferiblemente de tamaos carta u oficio, o ambos. En otros casos solo podrn aplicarse los mtodos de medicin descritos en los numerales 3.1 y 3.2. Es importante tener en cuenta que, de acuerdo con las cifras obtenidas en las pruebas de campo que se realizaron para la elaboracin de esta norma, los resultados pueden variar en un 10 % por encima o por debajo del valor calculado. No se aplica para la medicin de archivos de planos, cartografas y mapas. 1

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2. DEFINICIONES

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Para los efectos de esta norma se establecen las siguientes definiciones: 2.1 Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. 2.2 Canto o filo: corte, arista o borde de la documentacin.

2.3 Depsito de archivo: espacio destinado a la conservacin de los documentos de una institucin archivstica. Debe reunir las condiciones medio-ambientales, dotacin, mantenimiento para el adecuado almacenamiento documental. 2.4 Documento: informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Para el caso del soporte en papel, un documento puede estar conformado por uno o ms folios. 2.5 Documento de archivo: registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor cientfico, econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin. 2.6 Entrepao o bandeja: cada una de las lminas horizontales de que consta interiormente un anaquel o estantera para archivo. 2.7 Estantera para archivo: mueble metlico con anaqueles y entrepaos o bandejas para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservacin. 2.8 Folio: hoja de libro, de cuaderno, o de expediente, al que corresponden dos pginas.

2.9 Gramaje de papel: peso en gramos por unidad de rea (Un metro cuadrado). Los ms empleados son los de 35 g, 60 g, 75 g. 2.10 Medicin lineal: estimacin comparativa de la longitud ocupada por la documentacin ubicada de filo o canto. 2.11 Soporte documental: material fsico sobre el cual se registra una informacin.

2.12 Unidad de conservacin: cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivstica. Pueden ser unidades de conservacin entre otras, una caja, un libro o un tomo. 3. 3.1 REQUISITOS ESPECFICOS MEDICIN POR FOLIOS

Cuantifica un archivo en trminos nmero de folios. Para efectos de esta medicin de archivos no se debe utilizar el trmino documento, en tanto que archivsticamente, este puede estar conformado por uno o ms folios. Es la medida ms exacta, pero tambin la mas dispendiosa de realizar, en especial cuando el archivo por medir posee una cantidad grande de folios(1 milln o ms); sin embargo, las otras 2

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formas de medicin tambin estn orientadas a buscar una aproximacin del tamao de un archivo en trminos de folios. 3.2 MEDICIN EN METROS LINEALES

Es la ms aceptada archivsticamente debido a su precisin y facilidad para obtenerla. Se mide con la documentacin puesta de canto o filo. La cantidad de folios que contiene cada metro lineal vara de acuerdo con el gramaje del papel. En el Anexo B de esta norma se relacionan algunos gramajes de los ms comunes con la cantidad promedio de folios por metro. Si el archivo por medir contiene soportes con un gramaje diferente a los contemplados en el Anexo B, se debe realizar un conteo folio a folio hasta dar la medida de un metro lineal y as establecer un promedio ms real. Otro elemento importante por tener en cuenta es el tipo de unidad de conservacin en que est almacenada la documentacin: AZ, cajas de archivo, legajos empastados, carpetas, etc., ya que cada una de estas tienen volumen diferente y ocupan mayor espacio. Una vez determinado el nmero de metros lineales y obtenido el promedio de folios por metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras para obtener un total aproximado de hojas que componen el archivo. La medicin en metros lineales da una idea del tamao de un archivo sin necesidad de trasladarlo a folios.

Q = # metros x PFM

Donde: Q # metros PFM = = = cantidad de folios nmero de metros lineales promedio de folios por metro lineal

3.3

MEDICIN EN METROS CBICOS

Es el espacio fsico tridimensional ocupado por una documentacin. Resulta ideal para medir archivos que se encuentran ubicados en el piso, en costales o cajas de cartn. Al igual que en el caso de los metros lineales, es importante determinar el promedio de folios por metro cbico (PFM3) teniendo en cuenta las variables de gramaje del papel y unidad de conservacin. Para esta medicin se debe observar la forma volumtrica del archivo y aplicar la frmula correspondiente. En el Anexo B se establecen algunos PFM3 comunes y el Anexo A presenta frmulas para clculos de espacio fsico de acuerdo con su forma.

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3.4

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PROYECCIN DE REAS DE DEPSITO EN METROS CUADRADOS

Este tipo de medicin permite calcular el espacio fsico en metros cuadrados que ocupar una documentacin ubicada en estantera incluidas las reas de circulacin del depsito. Para obtener un dato aproximado es indispensable tener en cuenta variables importantes como el espacio entre estantera, nmero de bandejas por estante y tipo de unidad de conservacin. Es til cuando lo que se desea es calcular reas necesarias para almacenar documentacin con base en una proyeccin de crecimiento de un archivo. Para que los clculos se ajusten a la aplicacin de la norma es preciso tener en cuenta que, el Archivo General de la Nacin de Colombia recomienda el uso de estantera de tipo fijo con 5 bandejas por estante, utilizando las dos caras y espacio entre mobiliario de 0,70 m. En las condiciones anteriores los resultados obtenidos permiten afirmar que 1 m equivale a 5,8 m lineales de folios. Esta medicin se aplica solamente a espacios destinados a depsito de documentos y no tiene en cuenta reas destinadas a zonas de trabajo o de tipo administrativo. 4. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS

EJEMPLO. Procedimiento para medir un archivo Dentro del ejemplo se utilizan la tablas de equivalencias y de coeficientes que se encuentran en los Anexos B y C con el objeto de mejorar el entendimiento sobre su uso. 4.1 ESTADO INICIAL

Es preciso medir un archivo de una institucin que tiene las siguientes condiciones:

Disposicin de la documentacin: Una parte en estantera y otra ubicada en el suelo. Unidades de conservacin: carpetas Gramaje del papel: 75 g.

4.2

TOMA DE DATOS

Para el acaso de la documentacin que se encuentra en estantera se utiliza el mtodo de metros lineales y se obtienen 48 m. La documentacin que se encuentra en el piso tiene una forma de cono rectangular truncado por lo que es preciso aplicar la frmula para hallar el volumen que se encuentra en el Anexo A:
V = C h R 2 + r 2 + Rr 3

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Las variables medidas dieron los siguientes resultados: h R r = = = 1,7 m 2,2 m 0,5 m

4.3

CLCULOS FINALES

Para la documentacin en estantera

Q = # metros x PFM Donde: Q # metros PFM = = = cantidad de folios 48 m 9000 (Cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta el gramaje del papel y el tipo de unidad de conservacin)

Resulta Q = 48 X 9 000 = 432.000 folios Para la documentacin en el piso se aplica la frmula de volumen obtenida del Anexo A con las mediciones obtenidas en el sitio del archivo, as.
V= x 1, 7 2, 2 2 + 0, 5 2 + 2, 2 x 0, 5 3 16 m 3

Con esta medida se calcula el numero de folios as: Q = # metros cbicos x PFM3

Donde: Q # m3 PFM3 = = = cantidad de folios 16 metros cbicos 126.000 (Cifra tomada de la tabla de equivalencias del Anexo B teniendo en cuenta el gramaje del papel y el tipo de unidad de conservacin).

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Resulta

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Q = 16 x 126.000 = 2.016.000 folios

Para hallar el total de folios en el archivo del ejemplo se suman los obtenidos por la medicin en la estantera y los calculados en el piso.

Q total = 432.000 folios + 2.016.000 folios = 2.448.000 folios

Para saber cuantos metros lineales son en total se convierte la cifra de metros cbicos utilizando la tabla de coeficientes en el Anexo C. 16 m3 x 14,436 2 = 231 metros lineales

Medicin lineal total = 48 m + 231 m = 279 m Utilizando la tabla de coeficientes se pueden obtener las mediciones en otras unidades: Medicin cbica total = 279 m x 0,069 27 = 19,32 m3 Medicin de rea de deposito necesaria = 279 m x 0,172 413 = 48,1 m2 Peso total = 279 m X 0,033 6 = 9,37 toneladas

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Anexo A (Normativo) Frmulas para el clculo de volmenes

Para obtener el volumen en metros cbicos es importante tener en cuenta que todas las medidas deben ser tomadas en metros. Cono recto: V = 1/3 r h

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Cubo:

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V = a

Paraleleppedo recto: V = ( rea de la base) x h

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Cono recto truncado:

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V =

h R2 + r 2 + R r 3

V H A R r

: : : : : :

volumen altura arista 3.1416 radio mayor en el caso del cono truncado radio

h r R

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Cono rectangular truncado:

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V =

h R2 + r 2 + R r 3

h r R

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Cono rectangular:

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V = 1/3 r h

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Anexo B (Informativo) Tabla de equivalencias

Tipo de papel

Unidad de conservacin Legajo

PFM 7 000

PFM

98 000

Documentacin con fechas entre 1 550 a 1 900 Carpeta Papel manual o semi-industrial Caja de Archivo
1

6 800 4 800

95 200 67 200

Otros Documentacin

6 450 9 450

90 300 132 300

Legajo

Gramaje: 75 g/m

Carpeta Caja de Archivo Otros

1

9 000 6 300 8 700 11 860 11 230 8 090 10 900 20 200 19 300 13 500 18 600
3 3

126 000 88 200 96 000 166 000 157 200 113 300 152 500 282 800 270 000 189 000 260 000

Documentacin Gramaje: 60 g/m

2

Legajo Carpeta Caja de Archivo Otros

1

Documentacin Gramaje: 35 g/m Tipo copia

2

Legajo Carpeta Caja de Archivo Otros

1

PFM: Promedio de folios por metro lineal.

PFM : Promedio de folios por m .

Bajo esta denominacin se consideraron documentos almacenados en costales o sacos, cajas o cualquier otro de este tipo, los cuales no son unidades de conservacin adecuadas desde el punto de vista archivstico.

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Anexo C (Informativo) Tabla de coeficientes de conversin

Los valores del presente anexo fueron calculados para folios de tamao carta u oficio. Los coeficientes presentan hasta 7 decimales para asegurar la precisin del resultado. Una tonelada equivale a 1 000 kg.

Para pasar de: Metros lineales Metros lineales Metros lineales Metros cuadrados Metros cuadrados Metros cuadrados Metros Cbicos Metros Cbicos Metros Cbicos Toneladas Toneladas Toneladas

Multiplicar por: 0,172 413 0,069 27 0,033 6 5,8 0,401 538 4 0,194 879 9 14,436 2 2,49 0,484 84 29,761 9 5,131 365 5 2,062 536

Obtiene: Metros cuadrados Metros cbicos Toneladas Metros lineales Metros cbicos Toneladas Metros lineales Metros cuadrados Toneladas Metros lineales Metros Cuadrados Metros cbicos

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