Practico Aud - Oper 010

EMPRESA AUDITADA: Servicios departamental de caminos Yacuiba - Bolivia
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INTRODUCCIN Para realizar el presente trabajo de investigacin se suscribe un documento contractual (Carta Convenio), en el que se estipula las condiciones acerca del trabajo a realizar, la validez, el alcance, el tipo de auditoria, los requerimientos de documentacin, fecha de inicio y de conclusin, honorarios, etc. El diagnostico se refiere concretamente a la planificacin y ejecucin de la Auditoria Operativa, necesario sealar que se realizara una recopilacin general de informacin de toda la empresa con el fin de conocer como est funcionando el Sistema de Control Interno, luego se profundizara el anlisis de las operaciones y documentacin en el departamento de mantenimiento objeto de nuestro estudio La Auditoria Operativa podr llevarse a cabo con eficiencia, si previamente se planifica con mucho cuidado. Diseando mtodos sistemticos de procedimientos, para recopilar e interpretar los hechos pertinentes y de importancia. Necesariamente se tendr que realizar una serie de entrevistas a la empresa a su conjunto, como as tambin recabar toda la documentacin necesaria y fidedigna que permita al auditor realizar un trabajo serio y confiable Se prepara la simbologa a utilizar para un mejor ordenamiento de los papeles de trabajo, se elaborara el plan general de trabajo con el objeto de realizar la recopilacin, seleccin, anlisis, clasificacin y registro de los datos Finalmente, se redactara el informe que contenga las conclusiones y recomendaciones con lo cual se culminara el presente trabajo de la Auditoria Operativa,
MEMORANDUN DE PLANIFICACIN 1. Responsabilidad del Auditor El auditor operativo al realizar el trabajo actuara con cuidado y diligencia de un profesional, responsable consigo mismo y con la sociedad. Asumir siempre una responsabilidad personal indelegable por los trabajos ejecutados por su persona II. Normas a aplicar El desarrollo del trabajo se realizara de acuerdo a las Normas de Auditoria Operativa (que no tiene el carcter de ser generalmente aceptado) actualmente vigente en nuestro pas Normas Personales 1. Poseer titulo profesional y experiencia adecuada 2. Mantener una posicin independiente 3. Realizar todo su trabajo con cuidado y diligencia de un profesional Normas relativas a la realizacin del trabajo 4. Debe comprender planeacin y supervisin por parte de los colaboradores 5. El estudio y evaluacin del sistema de control interno vigente en la entidad 6. Obtencin de los elementos de juicios vlidos y suficientes que sirven de respaldo Normas relativas al informe 7. El informe deber reunir como mnimo las caractersticas de oportunidad, materialidad, prudencia, precisin, veracidad, claridad, integridad y concisin. 8. El informe deber como mnimo precisar el objeto de la auditoria, fijada sus limitaciones y alcances y el, motivo de su realizacin 9. El informe deber indicar como mnimo los hechos y circunstancias analizados que originan fallas de gestin 10. Deber como mnimo describir sistemticamente los procedimientos utilizados para obtencin de los elementos de juicio vlidos y suficientes
11. Deber como mnimo describir todo elemento que a juicio del auditor mejore su comprensin 12. Deber como mnimo indicar en orden de importancia las recomendaciones sugeridas III Programas del estudio preliminar Es necesario elaborar un programa que indique las acciones a ejecutar a fin de no omitir aspectos importantes. Dicho programa constara de un propsito, los diferentes procedimientos y los mtodos para la recoleccin de la informacin VI Historia, antecedentes y propsitos Entre los preceptos que rigen el funcionamiento de la entidad debe estudiarse: Su historia, los antecedentes de su creacin, haciendo hincapi en sus propsitos y objetivos iniciales Sus actividades y operaciones de importancia Las regulaciones de carcter legal
V Control Interno La evaluacin del control interno nos permite determinar la reas, operaciones, etc. En las que el examen es prioritario y de mayor utilidad para la entidad, lo que permite posteriormente efectuar un examen ms detallado La evaluacin del control interno se har en base a cuestionarios sobre los aspectos que sern el motivo de nuestro examen VI Programa de estudio, revisin y evaluacin de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administracin del personal Se diseara un programa con el propsito de examinar y evaluar los elementos del proceso administrativo y los sistemas de administracin de los recursos humanos para obtener informacin practica de la forma como se esta empleando los recursos en la entidad actualmente.
VII programa del examen de reas crticas Esta fase es de mucha importancia en la auditoria Operativa, cuyo propsito es evaluar los hallazgos determinando si la situacin detectada es de tal importancia que merece una accin correctiva. De igual manera, se diseara un programa par mejorar ordenamiento en la realizacin del trabajo.
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Programa de estudio preliminar N I Propsito del Programa PROGRAMA FECHA REF.
El propsito del programa es obtener informacin general y documentada sobre las actividades realizadas por al empresa, como paso inicial para continuar con el proceso de evaluacin II 1 Procedimientos de Auditoria Informacin a Obtener: Obtenga informacin sobre el origen legal de la entidad a) Identifique y obtenga copias de disposiciones legales y otras normas bajo las cuales las actividades son conducidas 2 Historia, antecedentes y Objetivos: a) Prepare un relato de la historia, antecedentes y objetivos de cada una de las actividades del departamento de mantenimiento 3 Organizacin: a) Obtener copia del Organigrama, Manual de Funciones, Reglamentos Internos, otros b) Identifique en estas copias o prepare desde el comienzo exposiciones breves que muestren: - Divisin de deberes y responsabilidades - Principales delegaciones de autoridad c) Establecer si dichos instrumentos de organizacin estn debidamente aprobados y actualizados
Recursos Involucrados en las actividades a) Haga un resumen breve de la naturaleza, inversin y ubicacin de los recursos empleados en las actividades
Poltica General a) Obtenga copias o prepare resmenes de la poltica general aplicable en la comunicacin de la informacin y en la realizacin de las actividades.
Evaluacin del Control Interno a) Realice la evaluacin del Control Interno en las reas que se estudiarn en profundidad
Determine cules son los registros existentes en contabilidad
III Mtodo de la Recoleccin de Informacin 1 2 3 4 Renase con funcionarios administrativos que puedan precisar las fuentes de informacin Vaya a las fuentes sealadas y a otras que pueda ser tiles para la obtencin de la informacin Lleve a cabo entrevistas con el funcionario responsable de las actividades bajo examen Examine a) Estatutos de la Empresa b) Archivos de legislacin de la empresa c) Informes Internos o Externos elaborados por o para la Empresa d) Planes de reorganizacin e) Manual de procedimientos f) Evalu el Sistema de Control Interno a travs de cuestionario 5 Evalu el sistema de Control Interno a travs de Cuestionario
II HISTORTIA Y ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
Servicio de Caminos (S..C) dependiente de la prefectura de Tarija fue creado en el 2000 con sede central en la ciudad de Tarija. Dos aos despus durante la presidencia del Dr. Juan Prez cambia la denominacin al SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS, segn resolucin suprema N 204 del 2 de diciembre de 2002. Funciona como organismo descentralizado del prefectura del departamento de Tarija, con personera jurdica, capital y patrimonio propio, con autonoma de gestin tcnico administrativo y plena facultad de ejercer todos los actos jurdicos necesarios para su funcionamiento. III LEYES QUE NORMAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD La entidad est reglamentada por: La Ley 1178 y Todas las Normas Bsicas referentes a los sistemas que contempla esta Ley Ley 1654 de descentralizacin administrativa y su decreto supremo N 24215 y un Reglamento Interno aprobado por las instancias correspondientes que delimita el accionar de todos y cada uno de los empleados. OBJETIVO DE LA INSTITUCIN Desde el inicio de sus actividades como una empresa publica, es decir, que desde que funciona como S.D.C la entidad tiene como nica y fundamental objetivo La Planeacin, programacin, estudio diseo, construccin, mantenimiento, supervisin y administracin de todos el sistema de carreteras del departamento, dentro del marco de la poltica del sector de transporte, fijada por el gobierno IV ASPECTO ORGANIZATIVO ESTRUCTURA ORGANIZATIVA La entidad cuenta con elementos de organizacin tales como: Un organigrama que ilustra la actual estructura organizativa, los niveles de autoridad y las lneas de comunicacin. Este organigrama se encuentra actualizado de acuerdo con la situacin actual de la entidad (S.D.C.) y a sido aprobado por todas las instancias que correspondientes, refleja las lneas de autoridad y responsabilidad de la entidad. Pero dicho organigrama slo se encuentra en la oficina central de la entidad, concretamente en la oficina de administracin de la empresa.
Manual de funciones en el que se detalla todas las funciones de cada cargo, sus responsabilidades, y su dependencia tanto superior como inferior. Tambin establece los requisitos para optar al cargo, la experiencia necesaria y la ubicacin del cargo. Este manual NO HA SIDO ACTUALIZADO, sigue contemplando la estructura de cargos inicial y institucin ha crecido en tamao y personal. Tambin se pudo observar la existencia de un Reglamento Interno, el que ha sido revisado y aprobado, dando cumplimiento a lo dispuesto por el Art, 67 de la Ley General de Trabajo. Este reglamento consta de 22 captulos y 97 artculos en los cuales se encuentra reflejado todo lo referente a los derechos y obligaciones de los trabajadores. El reglamento interno a sido aprobado y puesto en vigencia el 2001. El modelo de organizacin permite que los niveles de mando tengan posibilidades de supervisar a los funcionarios de su dependencia. ESTRUCTURA DEL LIDERATO Est conformada de la siguiente manera: Director Departamental de caminos Accesoria legal Auditoria Interna Subdirector departamental Jefe de divisin Administrativa y financiera Jefe de divisin de mantenimiento Jefe de Divisin de equipos Ingeniero Eduardo Snchez Dra.Trinidad Vedia Lic. Cristina Ros Ingeniero Jos Ortega Lic. Silvia Ichazu Ingeniero Ivn Garca Ingeniero Pedro vila
Al mismo nivel se encuentra el departamento de planificacin y de fiscalizacin ESTRUCTURA ADMNISTRATIVA Se cuenta con las siguientes secciones: Seccin Contable Seccin Almacenes Seccin adquisiciones
V FUENTES DE FINANCIAMIENTOS Su principal fuente de financiamiento se constituye la Prefectura del Departamento con un porcentaje elevado necesario para el cumplimiento de las actividades. En menor porcentaje se obtiene recursos por el cobro de peajes, cuenta con ayuda del JICA que colabora con maquinaria INGRESOS DE LA ENTIDAD Segn la ejecucin presupuestaria podemos presentar un resumen de los ingresos y egresos de la entidad efectuados en la gestin 2005 TOTAL INGRESOS Otros Ingresos No tributarios Transferencias de capital (Prefectura) Incrementos de otros Pasivos (Provisiones) TOTAL EGRESOS Servicios Personales Servicios No Personales Materiales y Suministros Otros Gastos 6.682.712 668.611 2.658.497 588.492 3.160.000 6.849.820 588.492 10.598.312 10.598.312
Como puede observarse en caso de los ingresos el 64% es otorgado por la prefectura del departamento, los ingresos propios llegaron al 30%, aproximadamente El 63 % de los ingresos percibidos van a cubrir los egresos por concepto de servicios personales, es decir los salarios tanto de la parte tcnica como de la parte administrativa
FACTORES QUE AFECTAN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD El recorte presupuestario efectuado por la prefectura del Departamento.Es el factor ms importante, ya que al ser la prefectura quien otorga a la entidad la mayor parte de su presupuesto, al recortar el mismo limita el accionar de la institucin, sobre todo si tenemos en cuenta que el recorte efectuado es un porcentaje considerable DESCRIPCIN Presupuesto desembolsado GESTIN 2004 10.864.365 GESTION 2005 6.849.820 DEFERENCIA 4.014.543 %
Reduccin de los ingresos por concepto de peajes.Constituye otro factor importante ya que el ingreso ha disminuido considerablemente como se puede observar DESCRIPCIN Presupuesto desembolsado GESTIN 2004 4.520.55 GESTION 2005 3.160.000 % 30,10
Falta de control de los recursos de la entidad.Es importante destacar que no hay un control estricto de los recursos con los que cuenta la entidad. Esta afirmacin se realiza basada en la situacin encontrada en la visita efectuada a la residencia de Bermejo como tambin en la situacin de la central de la entidad ubicada en la ciudad de Tarija. RECURSOS CON QUE CUENTA LA ENTIDAD La entidad cuenta con recursos humanos, materiales y financieros Recursos Humanos Personal con contrato permanente o indefinido en la gestin 2005
Cantidad Parcial Detalle Personal que trabaja en oficina central Tarija Funcionamiento de departamento administrativo Funcionamiento Maestranza Personal declarado en comisin Func. Pl.Adic. OF.DTTO y Maestranza Personal que trabaja en provincias Residencia Iscayache Residencia Bermejo Residencia Villamontes Residencia Yacuiba 24 19 33 22 98 220 57 04 03 122 58 Personas Pers.
Total
Los empleados eventuales suman 168 pero se hace necesario aclarar que dichos empleados solo son contratados temporalmente para efectuar actividades destinadas a proyectos de corta duracin y los mismos son contratados por rdenes de la Prefectura del Departamento, al terminar el proyecto termina tambin el contrato de trabajo Recursos materiales En cuanto a los recursos materiales, la entidad cuenta con inmuebles tanto en la central como en las residencias que ayudan en el cumplimiento de las operaciones, y otros tambin generan ingresos por el alquiler de los mismos, como por ejemplo en la residencia de Yacuiba se encuentra un inmueble que presta el servicio de alojamiento a los empleados que estn de paso por ese lugar o que van temporalmente a realizar trabajos de tipo administrativo La entidad cuenta con un nmero considerable de maquinaria que en su conjunto tiene una gran importancia dentro del balance de la institucin.
Para una mejor comprensin de lo enunciado adjuntamos el siguiente detalle: Composicin del Activo Fijo Gestin 2005 Montos Netos Detalle de Activos Fijos Edificios Urbanos Edificios en Residencias Edificios en campamentos Equipos de Caminos Equipo de Transporte Equipo de Maestranza Equipo de ingenieros y laboratorio Equipo Estacionario Equipo de radio Equipo de Oficina, muebles y Enseres Equipo de Computacin Equipos Varios Herramientas de mano Herramientas Varios Terreno Parcial 2.354.887 637.684 437.877 12.598.794 1.330.691 1.312.413 494.425 1.334.224 39.578 483.559 89.447 201.118 167.767 1.731 1.462.157 22.946.354 Recursos Financieros La entidad recibe recursos de la Prefectura del Departamento, tambin percibe recursos por el cobro de peajes, por alquiler de edificios y por alquiler de maquinaria y equipo. Lo dicho se puede ver en el siguiente detalle Total
Detalle de los Recursos que Percibe la entidad Extracto del presupuesto aprobado Gestin 2005 TOTAL INGRESOS Otros Ingresos no tributarios propios Transferencia de capital (prefectura) Incremento de otros pasivos 3.160.000 6.848.820 588.492 10.598.312
SITUACIN PATRIMONIAL EN LA GESTIN 2005 Balance general Al 31 de diciembre de 2005 Detalle Disponible Exigible Realizable Diferido a Corto Plazo Inversiones Fijo Bienes de Dominio Publico Cuentas por Pagar a Corto Plazo Documentos a Pagar a Largo Plazo Pasivos diferidos a Corto Plazo Otros Pasivos corrientes Previsiones a Largo Plazo Patrimonio Total 77.966.183 Activo Pasivo y Pat. 542.078 1.994.889 10.593.577 58.009 68.365 22.946.354 41.762.901 2.718.757 245.321 1.334.688 457.261 55.389.939 67820.218 77.966.184
Composicin Del Patrimonio Detalle del Patrimonio Valor neto Resultados Acumulados gestin 2003 Resultados Acumulados gestin 2004 Resultado del Ejercicio Ajuste global al patrimonio Transf. Del Tesoro Transf. de la Prefectura Total Patrimonio Parcial 57.059.013 (1.040.030) (7.637.070) (7.000.000) 7.520.000 1.000.000 16.050.000 65.570.000 xxx La razn para mostrar este rubro es la de hacer notar la situacin de dficit de la entidad que se viene arrastrando de gestiones anteriores, sin haber logrado mejora en la ultima gestin VI AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACIN.Informacin Gerencial.La entidad est bajo la responsabilidad y direccin del ingeniero Pedro Roca, como no existe un directorio se constituye en el mximo ejecutivo o la mxima autoridad de la entidad. El director recibe de cada uno de los jefes de divisin un informe detallado de la actividad realizada, generalmente estos informes se realizan en forma mensual para posteriormente consolidarlos en un informe anual, estos informes son analizados, discutidos y aprobados por el director. Una vez analizado el director dar las recomendaciones pertinentes o el visto bueno, segn sea el caso. Por su parte el director realiza un informe anual de su gestin, el que se presenta ante el prefecto del Departamento, ya que la misma fiscaliza el accionar de la entidad y otorga el presupuesto para el cumplimiento de sus operaciones. En la ltima gestin tambin fue necesario presentar el informe la S.N.C por solicitud del Gobierno Central Total
Informacin administrativa.Programa Anual de Operaciones El 2004 la entidad elabora por primera ves un Plan anual operativo, que fue presentado a la prefectura y a la contralora, dando cumplimiento a los requerimientos de estas instituciones. Para el 2005 la Entidad elabora un P.O.A en el que plasma todos los objetivos a alcanzar en la gestin Para cumplir con los objetivos planteados se consideran los siguientes tipos de trabajo con los siguientes montos: ITEM A B C D DESCRIPCIN Mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria Mejoramiento de caminos vecinales Asfaltado de caminos de inters departamental Construccin de puentes Total Presupuesto Ante la carencia de una entidad especfica de presupuesto se ha designado en contabilidad a un funcionario responsable del control y el registro presupuestario cuya designacin recae en la persona del seor Pedro Cuentas El presupuesto es elaborado y presentado en formularios uniformes de acuerdo con los requerimientos de la secretaria de presupuesto pblico. Se preparan estados de ejecucin presupuestaria en forma mensual y posteriormente se elabora un estado anual. Se elabora un ejecucin presupuestaria mensual para cada proyecto para luego consolidarla al final de la gestin en una sola ejecucin que resume los gastos y los ingresos de cada proyecto. MONTO EN Bs. 15.0286.428 5.308.710 9.318.253 9.476.162 39.389.545
La informacin sobre los resultados de la ejecucin presupuestaria es presentada a la Prefectura del departamento y a la Contralora General de la republica. Informes Contables,El S.D.C tiene como norma presentar los siguientes estados con sus respectivos informes Balance General Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos Estados de Resultados La entidad cuenta con un Plan de Cuentas y con el respectivo manual de cuentas, toda la informacin contable se presenta como est establecido por Ley del 31 de marzo del ao siguiente. Primeramente se presentara a la prefectura para su consolidacin y posteriormente es presentado en al Contralora General de la Republica. El sistema de Contabilidad se desarrolla de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, y se utiliza los siguientes registros: Libro Banco Libro Mayor Kardex ( Solo en la Central) Se ha implementado sistema Computarizado de Contabilidad MAT-CONT y presupuesto SIEF ambos documentados con medidas de seguridad. Es decir, que dichos sistemas poseen mecanismos de acceso y manejo restringido de la informacin slo al personal autorizado Auditoria La entidad cuenta con un departamento de auditoria interna bajo la direccin de la Lic. Rosmery Rejas. Este departamento est abocado a realizar Auditoria internas, los resultados de estos trabajos de auditoria son puestos en consideracin del ejecutivo mximo de la entidad como tambin de las jefaturas de los departamentos afectados con la finalidad de subsanar las debilidades o desviaciones encontradas. La Contralora General de la Republica por su parte realiza anualmente revisiones del aspecto financiero de la entidad y efecta tambin auditorias SAYCOS de todos los sistemas, de todos estas
revisiones elabora informes que ponen a consideracin de la entidad para su anlisis y para que se efectu las correcciones necesarias.
Archivos.La entidad archiva y protege la documentacin por ms de cinco aos que es el tiempo estipulado por Ley. La entidad cuenta con un sistema de archivo de fcil acceso y utilizacin que data del 2001 Informacin de la divisin de equipos.Este departamento tiene por finalidad el mantenimiento de todos y cada una de las maquinarias que se utiliza en el mantenimiento de las carreteras. Est bajo la direccin del Ingeniero Avila El departamento de equipos realiza informes escritos anuales que detallan lo siguiente: - Clasificacin de la maquinaria y equipo - Sus aos de servicio y su directo responsable - Su ubicacin geogrfica y el estado actual de la misma - Sus necesidades y requerimientos Clasificacin de la maquinaria y equipo Clasificacin del equipo de acuerdo a sus caractersticas Equipo pesado.- Dentro de esta clasificacin se puede mencionar las siguientes unidades: Tractor, moto niveladora, cargador frontal, compactador, retroexcavadora y volquetas Equipo liviano.- En este grupo encontramos: Jeep. Vagoneta, camioneta, camin a estacas, trailer, mnibus, cisternas, camin aguatero, y regador de asfalto Equipos varios.- Bajo este nombre se agrupa: Compresora de campo, clasificadora, chancadora, compactadora manual, generador de luz, montacargas, motosierra, soldador elctrico, bomba de agua y otras herramientas de variado uso
Clasificacin por su ubicacin o utilizacin Equipo correspondiente a la red fundamental Este equipo est destinada a cubrir las operaciones que se realizan en el red fundamental es decir los caminos de la red troncal, los que vinculan con los capitales, polticas de los departamentos, adems permiten la vinculacin de carcter internacional conectndose con las carreteras principales existentes en los pases limtrofes. Este equipo est conformado por unidades que tienen desde 0 a 34 aos de servicio. Su procedencia es del anterior S.N.C. las pocas unidades que tienen alrededor de dos aos de servicio, han adquirido por el S.D,C. Pero se trata de maquinaria pequea clasificada dentro del grupo de equipos varios. Equipo Correspondiente a la red Vial Vecinal Llamada tambin de donacin Japonesa JICA precisamente por su procedencia tiene un tiempo de uso 6 aos, pues su adquisicin data de 1992. Este equipo cumple funciones en las carreteras municipales es decir en los caminos alimentadores de la red fundamental, caminos que vinculan las poblaciones rurales, comunidades, o centros de produccin Aos de servicio y su directo responsable En el informa anual analizando encontramos los aos de servicio de cada una de las unidades y su directo responsable, es decir, quien tienen a su cargo la unidad Ubicacin geogrfica y estado actual del equipo En el informe anual realizado por la maestranza se demuestra a travs de una planilla la ubicacin exacta de cada unidad y el estado en que se encuentra. De este informe pudimos obtener el siguiente resumen.
Estado del Equipo Equipo destinado para la red fundamental CANT CALSE DE EQUIPO Equipo Pesado Equipo Liviano Equipo Varios TOTAL 58 42 41 141 EN BUEN % 16 2 19 18 9 1 16 26 EN REGULAR ESTADO 35 60 34 20 89 81 49 63 % 14 EN MAL ESTADO 24 7 5 26 17 12 18 %
TOTAL ESTADO
De las 141 unidades para el mantenimiento de la red fundamental 26 se encuentran en buen estado siendo el 18% del total del equipo 89 se encuentran en regular estado siendo el 63% del total del equipo 26 se encuentra en mal estado siendo el 18% del total del equipo Equipo destinado a la red Vial Vecinal Equipo Pesado Equipo Liviano Equipo Varios 48 unidades en buen estado 16 unidades en buen estado 09 unidades en buen estado
Podemos observar que la totalidad del equipo correspondiente a la red vial vecinal se encuentra en buen estado. Debido a que se trata de equipo con muy pocos aos deservicio en la entidad Necesidades o Requerimientos del equipo.El equipo del S.D.C tiene una serie de necesidades que es imposible de cumplir por parte de sus responsables debido a la falta de presupuesto. Para la gestin 2005, se ha solicitado un monto que vaya a cubrir las necesidades del equipo, pero dicha peticin no genero ninguna respuesta por parte de los ejecutivos de la entidad.
Monto Solicitado para repuestos Monto solicitado para Combustibles y Lubricantes
1.415.850 2.136.192
Tambin en el informe se solicita la creacin de nuevos tem en atencin a las crecientes necesidades de la maquinaria basndose en el siguiente cuadro. Cuadro Comparativo de la Cantidad de maquinaria y el Personal Encargado de su mantenimiento Descripcin Equipo y Maquinaria Equipo en unidades Personales Ingeniero Mecnico Jefe de Maestranza Mecnico A Mecnico B Ayudante Mecnico Encargado de Bomba Inyector Encargado de prensa a Oruga 1 1 14 2 8 1 1 1 1 8 2 6 0 1 0 0 (6) 0 (2) (1) (1) 83 212 129 Cantidad 2004 Cantidad 2005 Diferencia
El cuadro anterior muestra claramente que la cantidad de unidades ha aumentado pero en contraposicin la cantidad de mano de obra para mantenerla en buenas condiciones de funcionamiento ha disminuido Informacin de la Divisin de Mantenimiento.Este departamento esta a cargo del Ingeniero Garca funcin tiene como funcin primordial de mantener las carreteras en buen estado. Su responsabilidad se extiende a los caminos de la red fundamental y a los caminos de la red vial vecinal. En la Red Central el departamento cuenta con 8
empleados administrativos que coordinan y elaboran residencias.
la informacin que proviene de las
La informacin que emite el departamento, nace en los partes diarios que efectan los trabajadores al finalizar su jornada de trabajo. Es decir, que todos los obreros, una vez que han terminado sus actividades, elaboran un informe escrito de las operaciones realizadas , este informe se conoce con el nombre de parte diaria; En el mismo el obrero especifica las actividades realizadas, el tiempo empleado, y las herramientas utilizadas, como tambin se refiere al tramo donde han realizado las operaciones. Una vez que el seccional ha terminado su jornada tambin realiza un parte diario, en el cual se menciona las actividades realizadas, la mano de obra utilizada, la maquinaria que tomo parte en el desarrollo de las operaciones y todo cuanto pudiera servir para luego elaborar los informes semanales. En los informa es semanales se hace un resumen de las actividades segn sus caractersticas y segn quienes las ejecutan, logrando as un informe consolidado de toda el personal que tomo parte activa en la realizacin de las operaciones. Cada informe semanal es revisado y aprobado por el ingeniero residente el cual supervisa personalmente las actividades ejecutadas. Una vez aprobado el informe es mandado a la central para la elaboracin de un informe mensual de todas las residencias en su conjunto, de esta manera se obtiene un informe mensual del distrito. Estados que se obtiene en el departamento de mantenimiento.En el departamento de mantenimiento se elabora el P.A.O. los cronogramas de actividades para toda la gestin y los estados comparativos de ejecucin, tanto de los cronogramas como de los estados de costo. VII ASPECTOS IMPORTANTES EN EL DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Caractersticas del departamento de mantenimiento.Como ya mencionamos antes, el departamento de mantenimiento es el que se encarga del mantenimiento de las carreteras en nuestro departamento.
En la central ubicada en la ciudad de Tarija cuenta con seis empleados que tienen como funcin coordinar la informacin que proviene de las residencias y de los campamentos. Los empleados que trabajan en las residencias o en los campamentos generalmente son chferes, operadores o conductores de maquinaria pesada, ayudantes de operador, y otros empleados o trabajadores que realizan funciones en el mantenimiento de los caminos. Los campamentos se crean en base a la necesidad del proyecto a ejecutarse, con la finalidad de ahorrar tiempo y recursos en los traslados, tanto de los empleados como de la maquinaria a utilizar, ya que los proyectos muchas veces estn a muchos kilmetros de distancia de cada residencia. Una vez finalizado el proyecto se levanta el campamento. Las residencias en cambio son fijas, con personal a contrato indefinido. Para el departamento se crearon cuatro residencias en los siguientes lugares: Bermejo Iscayachi Villamontes Entre Ros con 19 empleados Con 24 empleados con 33 empleados con 22 empleados
Objetos bsicos del departamento de mantenimiento.El S.D.C nace con el objeto de planificar, dirigir, coordinar y controlar los trabajos en el campo vial. el objetivo departamental ha sido el dar a la reas de produccin agrcola facilidades viales eficientes, adems que todo usuario tenga la seguridad y comodidad necesaria, minimizando costos de transporte y por ende elevando el nivel de vida de los pobladores. En este sentido, los objetivos trazados por el departamento de mantenimiento son lo de prestar servicios de mantenimiento a la mayor cantidad de rutas de acuerdo al presupuesto asignado, realizar los trabajos de emergencia que se presenten y realizar el mejoramiento general de las rutas existentes. Polticas de mantenimiento Consiste en determinar los trabajos y las actividades adems de los niveles de mantenimiento con los cuales deben ser aplicados al ejecutarse en las diferentes rutas para alcanzar los objetivos de mantenimiento.}
Niveles de mantenimiento.Para cada actividad de mantenimiento se establece niveles que reflejen las polticas ms ptimas para la ruta. Los niveles de mantenimiento reflejan las polticas ms ptimas para la ruta. Los niveles de mantenimiento reflejan la frecuencia con que las operaciones de mantenimiento son realizadas. Los niveles de mantenimiento pueden variar de una clase de carretera a otra en funcin del trafico, de las condiciones de la carretera, el presupuesto asignado, el tiempo disponible y la maquinaria necesaria para su ejecucin. Actividades importantes de mantenimiento.Las actividades segn el tipo de mantenimiento pueden clasificarse: Mantenimiento Rutinario.Es el se efecta una o ms veces por ao. Estas son actividades que probablemente sern requeridas cualquiera que sean las caractersticas tcnicas de la carretera o la densidad de su trafico, ejemplo el bacheo asfltico, la nivelacin de calzadas, otros. Mantenimiento Peridico.Es el que se realiza en forma peridica cada dos o ms aos. Ejemplo la reposicin de ripio, sello a maquina} Mantenimiento de Emergencia.Es el mantenimiento de carcter eventual que por su naturaleza debe ser ejecutado en forma inmediata para restituir el trfico o garantizar la seguridad de los usurarios del camino. Mejoramiento.Son trabajos especiales que se ejecutan para mejorar las caracteristicazo funcionalidad de las carreteras, su programacin y ejecucin est de acuerdo ala disponibilidad de recursos presupuestarios. Citamos como ejemplo la colocacin de carpeta de grava, colocacin de tubos o de concreto, mejoramiento del alineamiento geomtrico en zonas localizadas.
Las actividades restantes tienen carcter complementario y pueden ser clasificados en: produccin de materiales, transporte, supervisin administrativa y actividades especiales.
Inventarios de Caractersticas Viales.El inventario de caractersticas viales es un procedimiento para identificar, cuantificar evaluar la condicin de todos aquellos elementos de la carretera que requieren mantenimiento. Por ejemplo metros lineales de cunetas, kilmetros de camino pavimentado, kilmetros de berma, etc. Actividades que se Realiza en los Proyectos de Mejoramiento de Caminos Vecinales Segn Programa del JICA Iten B Estas actividades se programan de acuerdo a las necesidades de cada proyecto por lo que no colocaremos las cantidades programadas para la gestin Unidad Cdigo 2050 7401 7102 80.01 80.02 9001 9002 9003 9005 9050 9055 9056 9057 9059 9060 Nombre de la Actividad Supervisin y apoyo Nivelacin maquinaria incluyendo nivelacin de cunetas Acopio de material Transporte de personal de mantenimiento Transporte de Equipo de mantenimiento Excavacin en roca para caminos Excavacin caminos con explosivos Excavacin en roca para cominos Colocacin de tubos de concreto o metlicas Transporte Terrapln Ripiado Excavacin de estructuras Construccin de badenes Hormign Ciclope Medida H.H MK M3 H.H H.H M3 M3 M3 ML HH M3 M3 M3 M2 M3
SERVICIO DEPARTAMENTAL DE CAMINOS DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO Memorndum de Inspeccin Julio 2007 El 2 de julio a horas 8 A.M. del presente ao se llevo a cabo la visita a las oficinas del Servicio Departamental de caminos en la ciudad de Tarija, ubicada en la Calle Mndez N 025 del Barrio el Molino, pudiendo constatar que en las instalaciones de la misma se desarrollan las actividades del personal administrativo y del personal tcnico, stos ltimos son los que se ocupan del mantenimiento de la maquinaria y equipo. El personal que realiza las funciones de mantenimiento de las carreteras normalmente trabaja fuera de la ciudad, en los campamentos destinados para ello y en las residencias. Tambin se llevo a cabo la visita a las instalaciones de la residencia de Villamontes en fecha 2 de julio de 2008, habiendo prolongado dicha visita hasta el 10 de julio del mismo ao, Con la finalidad de observar como se desarrollan las actividades en la misma. El encargado del campamento Sr. Cesar Ortega tuvo la gentileza de acompaar la inspeccin y dar explicaciones sobre algunos puntos analizados. De las observaciones realizadas se pudo obtener la siguiente informacin: La residencia de Villamontes cuenta con un complejo de edificio el que consta de 6 mdulos construidos y completamente amoblados a las necesidades y a las funciones que cumple cada modulo, por ejemplo dos mdulos, los ms antiguos sirven como dormitorios a los trabajadores que permanecen en las residencias la mayor parte del ao, otro modulo esta destinado a la cocina, comedor y almacn para los trabajadores, otro esta dispuesto para las oficinas de administracin del campamento; otro modulo realizan las veces de alojamiento a los empleados administrativos o tcnicos que estn de paso por el campamento. Toda y cada una de las dependencias de la residencia, como los objetos que se encuentran en ellas, estn bajo la responsabilidad del Ing. Residente, el encargado del campamento y el sereno.
ENTREVISTA N 1 Asunto: Historia, antecedentes y propsito
Entrevistado: Dra. Vedia Cargo: Asesora Legal 1.- Cuando se fundo la entidad? R: La entidad fue creada en enero del ao 2.000 pero a partir del 2002 surge como una entidad de derecho pblico con personalidad jurdica, capital y patrimonio propio 2.- Con que objeto o propsito se fund la entidad? R: La entidad tiene como objetivos la planeacin, programacin, estudio, diseo, construccin, mantenimiento, supervisin y administracin de las carreteras y caminos segundario del departamento de Tarija. As mismo el cumplimiento de los Reglamento Internos y el Plan Operativo Anual. 3.- Posee la entidad un Reglamento Interno actualizado? R: La entidad cuenta con un Reglamento Interno el que est en vigencia desde el ao 2002. No ha sido actualizado 4.- Por qu razn no se ha actualizado el Reglamento Interno juntamente con los cambios que se han producido en la entidad. R: No se hizo la actualizacin debido a que no se cuenta con el presupuesto necesario para dicho trabajo que deber ser asignado a los profesionales competentes en la materia 5.- Bajo qu normas legales la entidad desarrolla sus funciones? R: La entidad desarrolla sus actividades fundamentalmente basndose en la Ley 1178
ENTREVISTA N 2 Asunto: Aspectos Generales de organizacin Entrevistado: Lic. Fuentes Cargo: Administrador de la entidad 1.- Cuenta la entidad con un organigrama o grfico de la organizacin? R: Si, tenemos un organigrama que refleja la situacin actual de la institucin 2.- Define el organigrama con claridad las lneas de : Autoridad, responsabilidad y dependencia? Lo puede ver? R: Como usted lo puede observar define claramente las lneas de autoridad y responsabilidad 3.- Existe un manual de funciones que defina las funciones de cada individuo y que refleja la situacin actual de la entidad, es decir este manual est actualizado? R: Si existe un manual de funciones pero no esta actualizado, refleja la situacin de la entidad como Servicio Departamental de caminos, lo que no afecta en nada el desarrollo de las funciones ya que se desarrollan las mismas actividades de mantenimiento 4.- Cuenta la entidad con normas e instrucciones escritas sobre las funciones a desarrollar? R: Si, las normas y todas las instrucciones se dan por escrito Nota,- Revisando el organigrama se pudo ver que s expresa con claridad las lneas de autoridad, responsabilidad y dependencia. Tambin define las funciones de cada individuo, sus dependencias superior e inferior y los requerimientos de cada cargo. Pero no esta actualizado.
ENTREVISTA N 3 Asunto: Recursos con que cuenta la entidad Entrevistado: Lic. Ichazu Cargo: Administrador 1.- Con que recursos cuenta la entidad? R: La entidad cuenta con recursos financieros, materiales y humanos (Recursos propios y recursos ajenos) 2.- De que fuentes provienen los recursos financieros? R: Los recursos financieros provienen de la Prefectura en su mayor porcentaje, percibimos tambin ingresos por peaje, y por el alquiler de maquinaria y equipo 3.- Vemos que los recursos materiales de la entidad en su mayor parte estn formados por maquinaria y equipo, toda la maquinaria esta en buen estado? R: Del total de la maquinaria de la entidad un 60% ms o menos se encuentra en perfecto estado de funcionamiento. El resto est en una situacin regular o en mal estado 4.- Es suficiente la maquinaria existente para cumplir con las operaciones programadas? R: No, al encontrarse un buen porcentaje de la maquinaria en estado regular y generalmente en reparacin, resulta insuficiente para hacer frente a nuestras necesidades 5.- Quien es el directo responsable de la maquinaria y el equipo? R: El encargado de supervisar el manejo y el mantenimiento de la maquinaria y el equipo es el Ing. Ivan Aries, pero el responsable de cada una de las unidades es su conductor
ENTREVISTA N 4 Asunto: Sistema de programacin de operaciones Entrevistado: Ingeniero Garcia Cargo: Jefe del departamento de mantenimiento 1.- Programa todas las operaciones que se realizan en la entidad? R: S por su puesto todo lo que se hace va a cumplir parte de un plan 2.- Quines toman parte en la programacin de las operaciones? R: Toman parte los Ing. Residentes, el jefe administrativo y financiero, el jefe del departamento de mantenimiento, y el Director de la entidad 3.- La entidad hace conocer por escrito las operaciones a realizar a los responsables de la ejecucin de la misma? R: Depende de las circunstancias, a veces no es necesario realizar un instructivo escrito se da las rdenes en forma oral 4.- Existe un seguimiento y control de las operaciones efectuadas? R: S se hace un seguimiento y un control a travs de los partes diarios de los trabajadores 5.- Se realiza una evaluacin del rendimiento de los empleados en los puestos de trabajo? R: No se realiza una evaluacin individual de cada empleado, pero se tiene un paramento del trabajo que debe desarrollar al da, y en base a los partes diarios se realiza el control
ENTREVISTA N 5 Asunto: Sistema contables y administracin del personal Entrevistado: Lic. Balanza Cargo: Contador de la entidad 1.- La entidad cuenta con un plan de cuentas? R: S, se utiliza el plan de cuentas por Ley para la contabilidad integrada 2.- Existen procedimientos contables expresados por escrito? R: No, tenemos procedimientos contables expresados por escrito, la contabilidad se lleva como se hizo siempre desde que era el Servicio nacional de caminos (S.N.C) 3.- Qu estados contables presentan y cuando lo hacen? R: Presentamos el balance general, estado de resultados, estado de origen y aplicacin de fondos y en este ltimo ao tambin hicimos las notas a l os estados financieros. Presentamos nuestros estados financieros el 31 de marzo del ao siguiente 4.- Referente al personal, cuentan los empleados con seguros contra accidentes y todo tipo de riesgo? R: S los empleados estn asegurados contra esos riesgos 5.- Se realizan evaluaciones al merito y desempeo del personal? R: No se realizan evaluaciones al personal por su desempeo, pero ya se conoce quienes trabajan y quienes no, ya que los empleados tienen muchos aos en la institucin
CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO SOBRE LOS ELEMENTOS DE LA DMNISTRACIN
PREGUNTAS PLANEACIN 1. Existe en la entidad un Plan Anual Operativo con objetivos especificaos y sustentados con los respectivos justificantes? 2. Cuenta el Plan Anual Operativo con objetivos generales y objetivos especficos determinados de antemano 3. Son los objetivos claros y precisos? 4. Son los objetivos revisados peridicamente? 5. Existen metas fijadas por escrito en el Plan Anual Operativo? 6. Se encuentran expresados por escrito en el POA: Objetivos y metas? 7. Tiene la entidad polticas escritas que estn en armona con los objetivos? 8. Son aprobados y apoyadas las polticas por el director? 9. Se revisan peridicamente las polticas para reflejar condiciones que cambiaron? 10.Son aprobados y apoyados los procedimientos de cada actividad por el director? 11.Estn escritos y se explican con claridad los procedimientos de cada actividad
SI
NO
X X X X X X X X X X
12.Considera usted que los procedimientos son los adecuados ante las necesidades de X la entidad
13.Se elaboran los cronogramas de actividades de acuerdo con los objetivos de la entidad? 14.Los cronogramas de actividades son aprobados y apoyados por el director? X 15.Se elaboran los cronogramas en su conjunto en un tiempo determinado y adecuado? 16.Corresponde a todos los jefes de la entidad la funcin de planeacin? 17.Todos los funcionarios involucrados tienen conocimiento de la planeacin? X 18.En la planeacin se contemplan actividades para mejorar los ingresos propios de la entidad? 19.Al realizar la planeacin se integra o coordina informacin entre todos los departamentos directamente relacionadas con el departamento de mantenimiento? 20.Al realizar la planeacin se toma en cuenta el estado del equipo que tomara parte en la ejecucin de las actividades? 21.Cundo se efecta un recorte presupuestario por parte de la prefectura la entidad realiza la reformulacin de su presupuesto? 22.Al efectuarse el recorte presupuestario se utiliza tcnicas para reducir las actividades a desarrollar? ndice de Eficiencia del Control Interno = 12/22 x 100 = 54,54 X X X X X X X X
PREGUNTAS ORGANIZACIN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Contribuye la organizacin a conseguir los objetivos de la entidad? Cuenta la entidad con un organigrama funcional actualizado? Todos los funcionarios conocen o tienen a la vista el organigrama? Cuenta la entidad con un manual de funciones? El manual de funciones est actualizado y debidamente aprobado? El manual refleja claramente la situacin del organigrama? Especifica claramente el manual las funciones bsicas? Especifica el manual en forma clara y lgica las lneas de autoridad, responsabilidad, as como los canales de comunicacin? 9. Est el manual al alcance de cualquier funcionario?
SI
NO
X X X X X X X X X X X X X X
10. existe relaciones adecuadas entre los diferentes departamentos? 11. se capacitan al personal nuevo para asegurar de que conozcan sus funciones? 12. Se da curso de capacitacin permanente a todo el personal? 13. Se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? 14. Est debidamente calculado el nmero de empleados en cada seccin o departamento? ndice de Eficiencia del Control Interno = 8/14 x 100 = 57,1 PREGUNTAS
SI
NO
DIRECCIN 1. Los ejecutivos implantan medios de motivacin para el personal? 2. Es la direccin el centro de comunicaciones de la entidad? 3. Asumi el director sus funciones luego de un concurso de meritos o una evaluacin especial? 4. Los ejecutivos en su mayora estn en sus cargos como consecuencia de un concurso de mritos? 5. Vigila personalmente el superior las labores de sus subordinados? 6. Responden los subordinados a un solo jefe? 7. Se delega autoridad de acuerdo a las polticas y reglas? 8. Saben guiar los dirigentes a sus subordinados 9. Son buenas las relaciones entre los empleados y sus jefes? 10.Reciben cursos de liderazgo todos los dirigentes de la entidad? 11.Atienden los jefes las peticiones de sus subordinados? 12.Solicitan los jefes ideas u opiniones de sus subordinados? 13.Se comunican los cambios y las nuevas ideas por escrito? 14. Se comunican los cambios y las nuevas ideas oportunamente? 15. Existe mucha comunicacin entre los subordinados y los dirigentes? 16.Existe buena comunicacin entre el personal y sus directivos? ndice de Eficiencia del Control Interno = 8/16 x 100 = 50,00 PREGUNTAS SI NO X X X X X X X X X X X X X X X X
COORDINACIN 1. El departamento de Mantenimiento recibe instrucciones por escrito del directorio de la entidad? 2. El departamento de Mantenimiento solicita a los dems departamentos un informe sobre sus actividades para planificar las suyas? 3. El departamento de Mantenimiento solicita informes mensuales de sus requerimientos para la obtencin de los mismos oportunamente? 4. Se realiza la planificacin y la ejecucin de las actividades tomando en cuenta las opiniones de todos los departamentos involucrados? 5. Se revisa peridicamente las polticas de la entidad a fin de enfrentar cambios de cualquier ndole? 6. Las comunicaciones recibidas son contestadas oportunamente? 7. Los materiales y suministros necesarios para la ejecucin de las operaciones estn a disposicin y en forma oportuna? 8. La mquina est en ptimas condiciones de funcionamiento? 9. Los repuestos que se solicitan en las residencias o campamentos llegan a su debido tiempo? 10.Se solicitan repuestos y otros materiales slo cuando es necesario? 11.Los repuestos y lubricantes que se solicitan llegan oportunamente? ndice de Eficiencia del Control Interno = 6/11 x 100 = 54,54 PREGUNTAS X X X X X X X X X X
SI
NO
CONTROL 1. Cuenta la entidad con un sistema de informacin eficiente para ejercer el control? 2. Se realiza control de todas las operaciones dejando prueba de ello? 3. Se compara los resultados con los planes establecidos? 4. Ante las operaciones realizadas se establece medidas para superar las diferencias? 5. Acta eficientemente el control descubriendo a su debido tiempo las desviaciones? 6. Es el control el reflejo de los planes? 7. Tienen los objetivos la suficiente flexibilidad para seguir siendo efectivos an cuando faltan los planes? 8. Satisface el control establecido las necesidades del dirigente? 9. Satisface el control establecido las necesidades de la entidad? X 10.Se informa a los niveles superiores sobre las desviaciones? 11.se toman medidas inmediatas para corregir las desviaciones? X 12.Se realiza un control escrito sobre los recursos de la entidad? 13.Se controla estrictamente la salida e ingreso de los repuestos, combustibles y lubricantes, como de otros materiales? ndice de Eficiencia del Control Interno = 7/13 x 100 = 53,85 PREGUNTAS SI NO X X X X X X X X X X X
SISTEMA DE ADMNISTRACIN DE LOS RECURSOSO HUMANOS 1. La entidad cuenta con una adecuada planificacin sobre el reclutamiento y la seleccin del personal? 2. Todos o la mayora de los empleados ingresaron a la empresa como consecuencia de un concurso de mritos? 3. Se planifica los movimientos de rotacin del personal? 4. La rotacin se lo realiza en base a informes tcnicos? 5. Existe un sistema de informacin de recursos humanos? X 6. Este sistema de informacin incluye informes sobre el comportamiento de los empleados dentro la Entidad 7. Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como de las operaciones que realiza? 8. Se brinda seguridad en el trabajo contra cualquier riesgo? 9. Se da cursos de capacitacin permanente a los empleados para disminuir el margen de accidentes en la entidad? 10.Se cuenta con una adecuada administracin de salarios 11. Se realiza una planificacin efectiva sobre las vacaciones de los empleados? 12. Se otorga todas las vacaciones solicitadas? ndice de Eficiencia del Control Interno = 4/12 x 100 = 33,33 PREGUNTAS SI NO X X X X X X X X X X X
MANEJO DE BIENES Y SERVICIOS 1. Existe procedimientos establecidos para la adquisicin de bienes y servicios? 2. Existe una constancia escrita respecto de la satisfaccin de los bienes adquiridos en cuanto a la calidad y cantidad por parte del funcionario correspondiente? X 3. Se ha establecido un sistema de registro permanente de inventario para controlar sus movimientos por unidad de iguales caractersticas? X X X
4. Se ha asignado un espacio fsico adecuado segn el tipo de inventarios, para su X almacenamiento y control adecuado? X 5. Se ha tomados medidas para la conservacin, seguridad y manejo, apropiacin de los bienes o elementos almacenados? 6. Las verificaciones son practicadas por servidores independientes del manejo, X custodia y registro de dichos bienes? X X
7. Se realiza un control escrito de los empleados en sus lugares de trabajo como de X las operaciones que realiza? X 8. La entidad ha contratado los seguros necesarios para proteger los activos contra X
distintos riesgos que se puedan presentar? 9. Se ha fortalecido a cada unidad administrativa la responsabilidad por los bienes que se le ha asignado? 10. La entidad mantiene un sistema de codificacin que permite un control adecuado de los activos? 11. Los vehculos estn utilizados exclusivamente en actividades propias de la cooperativa ? 12. Los vehculos llevan necesariamente placa oficial y en la puestas laterales la leyenda Uso Oficial junto con el nombre de la entidad? 13. La circulacin de los vehculos oficiales en das y horas laborables son autorizadas por el mximo ejecutivo de la entidad? 14. El uso del telfono est destinado slo para efectuar llamadas de oficina y concernientes al trabajo? 15. Se efecta un control de las llamadas a larga distancia? 16. Las normas sobre el uso de bienes estn dadas en forma escrita? 17. Se revisa peridicamente las normas sobre el uso delos bienes de la entidad para determinar situaciones que pudieran haber cambiado? X X X X X X
18. Existen mtodos adecuados para impedir el acceso no autorizado a: - Oficinas (Ejemplo un guardia o Recepcionista) - Terminales de Computadoras - Instalaciones de Computadoras - Otros activos valiosos y movibles ndice de Eficiencia del Control Interno = 10/18 x 100 = 55,55 A-R
PREGUNTAS
SI
NO
SISTEMA CONTABLE 1. El sistema contable es coincidente con el implantado y normado por la X superintendencia de bancos? X 2. Se ha establecido un registro de carcter presupuestario, donde se revelan los X compromisos adquiridos de erogacin de fondos o de ejecucin de gasto? 3. Se elaboran conciliaciones de saldos sobre: prestamos hipotecarios, caja de ahorros, depsitos a plazo fijo? X X
4. Dichas conciliaciones son realizadas por el personal de la unidad de contabilidad X independiente de la funcin de registro y custodia? X 5. Se ha presentado los estados financieros, con sus notas y el informe del auditor Interno hasta el 31 de diciembre? 1. Los Estados Contables se entregan a la entidad que ejerce tuicin, superintendencia de bancos? X 2. En caso de accidente, se tiene proteccin fsica adecuada para: Registro manuales, datos almacenados en medios magnticos, equipos de computadora? 3. Contador a dado instructivos por escritos sobre el registro de las operaciones? 9. Se realiza la verificacin peridica de los inventarios fsicos de la entidad? 10 Se realizan la verificacin peridica de los inventarios fsicos dela entidad en las residencias X X
ndice de Eficiencia del Control Interno = 6/10 x 100 = 60,00
A-R
PREGUNTAS
SI
NO
SISTEMA DE ADMNISTRACIN DE PERSONAL 1. Los requerimientos de personal guardan concordancia con la programacin de X operaciones? X 2. Se ha establecido una unidad organizacional responsable para la seleccin del personal? 3. Se ha establecido programas de capacitacin para los funcionarios en los diferentes campos en los cuales tienen responsabilidad? 4. Se ha divulgado claramente a recibir otros benficos personales derivados de sus funciones distintos a los provenientes de la remuneracin pactada? 5. Se ha divulgado claramente al personal que ningn desempear dos o ms cargos, o percibir dos o ms remuneraciones de la entidad. X 6. Se ha establecido procedimientos para el control de asistencia de los empleados a sus fuentes de trabajo? X X funcionario podr X X los empleados la prohibicin de buscar o X X X
7. Dicho control es ejercido por la unidad de personal y el jefe inmediato superior de los empleados? X
8. En concordancia con los jefes de cada unidad administrativas y la unidades X de personal, se ha elaborado un programa de vacaciones y que tengan la aceptacin de los X empleados? 9. Se cubren las vacantes del personal cuando se presentan lo ms apronto posible? 10. Cuenta el departamento de informacin actualizada mnima necesaria de cada funcionario (Ej: telfono, antecedentes laborales y acadmicos? 11. Cuenta la entidad con un sistema de control de permisos, salidas y abandono de labores en horas de oficina, as como de horas extras y sobre tiempos trabajados? 12. Existen sanciones de alguna naturaleza en caso de atrasos y faltas? 13. Se paga la nomina mediante planillas generales o boletas individuales donde se especifica de manera detallada todos los descuentos, bonos y/o asignaciones de los empleados? 14. El pago de haberes es realizado en forma personal, siendo exigidos documentos de identificacin y/o poderes notariales? personal con un archivo de los antecedentes e X
AR
PREGUNTAS
SI
NO
SISTEMA DE PRESUPUESTO 1. El proceso presupuestario contempla la separacin de las fases de elaboracin, presentacin y ejecucin? 2. Se prepara el presupuesto en concordancia con la programacin de operaciones y X X
sus actividades especificas? 3. El presupuesto se proyecta sobre la bases objetivas de clculo? 4. Se utiliza formularios uniformes para la presentacin de los anteproyectos? 5. Se presento el anteproyecto de presupuesto de acuerdo con los plazo que estableci la subsecretaria del Presupuesto Pblico 6. lleva la entidad un sistema de registro apropiado para el control de la ejecucin presupuestaria? 7. Los informes sobre ejecucin presupuestaria se prepara: semanalmente, mensualmente, anualmente? 8. Se informa los resultados de la ejecucin presupuestaria a la Subsecretaria del Presupuesto Pblico como a la Contralora General de la republica? 9. Se cumple con el cierre de Recursos y de Gastos al 31 de diciembre de cada ao? 10. El presupuesto resulta suficiente para la entidad y sus operaciones? X X X X X X X X
AR
PREGUNTAS
SI
NO
SISTEMA DE TESORERA Y CRDITO PBLICO 1. Se ha constituido una unidad financiera con nivel jerrquico y autoridad suficiente para el manejo de los ingresos y egresos? 2. Se ha asignado la responsabilidad por el manejo de fondos fijos de caja chica a servidores independientes del cajero principal y de otros funcionarios que realicen X X
funciones contables o financieras? 3. Se practica arqueos sorpresivos de los fondos y valores dela entidad independientes de quienes tienen la responsabilidad de custodia y registro? 4. Estn todas las cuentas bancarias abiertas a nombre exclusivo de la entidad? 5. Los bancos tienen instrucciones de pagar los cheques nicamente cuando estn firmados mancomunadamente por funcionarios acreditados legalmente ante ellos? 6. Se cancelan oportunamente las firmas de funcionarios retirados o traslados? 7. Se ha diseado e implantado procedimientos de custodia y registro que protejan las inversiones de perdidas eventuales? X X X X X
AR
PREGUNTAS
SI
NO
PROGRAMA A LA PROGRAMACIN DE OPERACIONES 8. La entidad programa sus operaciones para cada ao prximo a ms tardar en el mes de agosto del ao actual? 9. Dicha programacin es la nica base para la formulacin del proyecto de X X
presupuesto anual? 10. La programacin consta de un documento elaborado por escrito? 11. El documento de programacin emitido especifica concretamente las metas cualitativas y cuantitativas a corto y mediano plazo? 12. Se seala en la programacin de operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados que se desea alcanzar? El programa contempla: 13. Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas definidas? 7. Los requerimientos de recursos humanos y materiales necesarios? 8 La programacin de operaciones se encuentra debidamente autorizada por autoridad competente? X 9. En la programacin de operaciones toman parte todos los sectores involucrados en su ejecucin? 10. Se hace conocer dicha programacin a todos los responsables de su cumplimiento? X X X X X X X
PREGUNTAS
SI
NO
SISTEMA ORGANIZACIN ADMNISTRATIVA 1. Cundo la entidad con un organigrama que ilustre los niveles de autoridad y las lneas de comunicacin? 2. El organigrama es de conocimiento de todos los empleados? 3. El personal de la entidad conoce claramente: X Las funciones y atribuciones del puesto que ocupa? La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior? La responsabilidad ante su autoridad inmediata superior? 4. Todos estos conceptos se encuentran en un manual de funciones? 5. El sistema asegura que cada empleado sea responsable ante la autoridad inmediata superior? 6. El sistema prevee la delegacin de autoridad a los niveles inferiores? 7. Esta delegacin permite que cada nivel tome decisiones en los procesos de operacin y cumpla las funciones y responsables que le fueron asignadas? X X X X X X
8. Prevee el sistema que toda operacin realizada deba contar con la documentacin necesaria que la respalde y demuestre? 9. Dicha documentacin permite identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operacin? 10. Existe un sistema de archivo donde se conserve los documentos de respaldo en orden lgico y/o de fcil acceso y utilizacin? X X X
PREGUNTAS
SI
NO
PROGRAMA DE OPERACIONES 1. La entidad programa sus operaciones para cada ao prximo a ms tardar en el X
mes de agosto del ao actual? 2. Dicha programacin es la nica para la formulacin del proyecto de presupuesto anual? X 3. La programacin costa de un documento elaborado por escrito? X 4. El documento de programacin emitido especifica concretamente las metas cualitativas y cuantitativas a corto plazo? X 5. Se seala en la programacin de operaciones los responsables de cada una de las metas o resultados que se desea alcanzar? X 6. El programa contempla: Las tareas a ejecutar para alcanzar las metas definidas? Los requisitos de recursos humanos y materiales necesarios X 7. La programacin de operaciones se encuentra debidamente autorizada por autoridad competente? X 8. En la programacin de operaciones toman parte todos los sectores involucrados en su ejecucin? X 9. Se hace conocer dicha programacin a todos los responsables de su cumplimiento? X
Resumen de Cuestionarios Evaluacin del Sistema de Control Interno
I.6.a
ndice de N Concepto ndice de eficiencia del control interno tomando en cuenta los elementos de la administracin 1 2 3 4 5 6 Planeacin Organizacin Direccin Coordinacin Control Administracin de Recursos Humanos Promedio del ndice de Eficiencia 54,54 57,14 50,00 54,54 53,85 33,33 50,57 Eficiencia
ndice de Eficiencia del Control interno tomando en cuenta todos las sistemas contemplados por la Ley 1178 1 2 3 4 Sistemas de Bienes y Servicios Sistema Contable Sistema de presupuesto Sistema de Administracin del Personal 55,55 60,00 60,00 60,00
5 6 7
Sistema de programacin de Operaciones Sistema de Tesorera y Crdito Pblico Sistema de la Organizacin Admnistrativa Promedio del ndice de Eficiencia Promedio total del ndice de Eficiencia
44,44 71,43 60,00 58,77 54,67
Para realizar el anterior detalle se tomo como referencia la siguiente frmula: Preguntas Positivas ndice de Eficiencia = ----------------------------------------------- x 100 Preg. Positivas + Preg. Negativas
N I Propsito del Programa
Programa
Fecha
Ref.
El propsito del programa es evaluar los elementos del proceso administrativo, los sistemas de contabilidad y el sistema de administracin
II.1 aII II.1 b1
de los recursos humanos Procedimientos de Auditoria Evaluacin del aspecto normativo de la entidad
II.2. a
II.2. b
Establecer qu normas rigen el funcionamiento de la entidad. Y si la entidad se cie estrictamente a dichas normas
II.2. c
Verificar si la entidad cuenta con un reglamento interno actualizado y si el mismo es de conocimiento todos los funcionarios de la entidad
2
II.2. d
Evaluacin del sistema de planificacin Verificar la existencia de un plan operativo, que el mismo se haya efectuado en un tiempo predeterminado y oportuno y tomando en cuenta las normas bsicas sobre la programacin de operaciones Verificar que el P.A.O se haya efectuado en base a datos y estudios tcnicos, que todas las actividades y proyectos estn contemplados en l y verificar el cumplimiento de los objetivos planteados en l.
II.2. e
II.2. f
II.2. g
II.3. a
Verificar la existencia de un cronograma de actividades, que el mismo est reflejado en el P.A.O y que se haya efectuado en base a datos tcnicos y estudios realizados para el efecto.
II.3. b
II.4. a
Determinar el grado de cumplimiento del cronograma de actividades y el grado de eficiencia de dicho cumplimiento.
Verificar la existencia de un complemento presupuestario en el P.A.O. y que dicho presupuesto cubra todas las actividades del cronograma de actividades y todos los proyectos del P.A.O.
Verificar si el P.A.O., el cronograma de actividades, y el presupuesto cuentan con los respaldos necesarios, basados en estudios y datos tcnicos. Y si la programacin es de conocimiento de los empleados responsables de su cumplimiento
Verificar si la entidad elabora cronograma de actividades y presupuestos de gasto para cada ten.
Evaluacin del sistema de organizacin Verificar la existencia de un organigrama funcional, que el mismo se encuentre actualizado y en lugar visible a fin de que sea de conocimiento de todos los empleados de la entidad. Verificar la existencia de un manual de funciones, que el mismo se encuentre actualizado, y est en lugar visible y sea de conocimiento de todos los funcionarios de la entidad. 4 Evaluacin del sistema de Direccin y Coordinacin Verificar que los directivos realicen la respectiva capacitacin y motivacin a todo el personal de la entidad para una mejor ejecucin de
las actividades
Verificar que exista una perfecta coordinacin en la realizacin de las actividades por parte de los diferentes departamentos, como tambin en la informacin que ellos emiten y reciben
II.4. b
Evaluacin del sistema de control

II.5. a
Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a las actividades y los recursos que antevienen en la realizacin de las actividades, Y si se efecta un control de los funcionarios en sus puestos de trabajo
II.5. b
Verificar la existencia de un sistema de control en cuanto a los recursos materiales (Combustibles y lubricantes, repuestos y otros) que se emplean sobre todo en las residencias y en los campamentos
Evaluacin del sistema contable 7 Verificar si la entidad cuenta con un plan de cuentas, como est conformado y que sistema de contabilidad emplea. Adems los estados que elabora y si los mismos se presentan oportunamente. Evaluacin del sistema de administracin de los recursos humanos III Determinar si existe reglamentos o polticas establecidas para el manejo del personal y si estn en conformidad con las disposiciones legales
II.6. a
II.7. a
Analizar y evaluar el criterio, las necesidades y obligaciones de los empleados de la entidad
II.7. b
Mtodos para la recoleccin de la informacin Revisar la aplicacin real de practicas y procedimientos a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento. Realizar la comparacin de los rendimientos con los objetivos planeados. Evaluar los elementos del proceso administrativo a travs de entrevistas a las personas responsables de su cumplimiento.
NORMAS QUE RIGEN EL FUNCIONAMIENTO DE LA INSTITUCIN Las instituciones publicas basan su accionar en el marco jurdico y legal de la Ley 1178, Decreto Supremo N 23318-A y las Normas Bsicas de los Sistemas de Administracin, cuya implantacin obligatoria bajo la responsabilidad de la Mxima Autoridad Ejecutiva de toda entidad publica. En el examen solo se pudo evidenciar las siguientes normas: Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.- El sistema de administracin de Bienes y Servicios es un conjunto ordenado de los subsistemas de Contratacin, manejo y disposicin de Bienes y Servicios que funciona en forma integrada e Inter. relacionado con los otros sistemas de administracin establecidos por la ley 1178, para el uso eficaz y eficiente de los recursos de las entidades pblicas. Estas normas constan de cuatro ttulos en los que encontramos captulos y artculos que en su totalidad estos ltimos suman 219. Que fueron aprobados el 3 de agosto de 1995 y su publicacin se efectu el 21 de agosto de 1995, como la Resolucin Suprema N 216145
Normas bsicas del Sistema de Administracin de Personal.- El sistema de administracin de personal, es un conjunto de normas, principios, procesos, procedimientos, mtodos y tcnicas que regulan la funcin publica; uniformando las polticas y la gestin de los recursos humanos, procurando la eficiencia de los servidores pblicos y contribuyendo al logro de los objetivos de las entidades del estado. Estas normas constan de 7 captulos y 98 artculos. Su aprobacin fue el 23 de mayo de 1997, como la Resolucin Suprema N 217064
REGLAMENTO INTERNO Se ha procedido a la evaluacin ocular de l control interno que posee la institucin y que fue aprobado por la Resolucin Ministerial N 497/80 de la siguiente manera: Vistos y Considerndos: Que el proyecto del Reglamento Interno del personal del S.N.C. se halla de acuerdo con las disposiciones legales que rigen la materia por lo tanto se resuelve: Aprubase el Reglamento interno de personal del S.N.C. en sus XVI captulos y 97 artculos de que costa. Este reglamento desde se aprobacin hasta ahora no ha sido actualizado ni ha sido modificado de acuerdo con los cambios ocurridos
PLAN OPERATIVO ANUAL Se ha procedido a solicitar en las oficinas del Servicio Departamental de Caminos un ejemplar o copia del Plan Operativo Anual (P.A.O) el que ha sido efectuado y presentado en Agosto del ao en curso Al Hacer la revisin del P.A.O, y determinar su apego a las Normas Bsicas sobre la programacin de operaciones, encontramos que el mismo contiene: La misin de la entidad Objetivos Institucionales Objetivos de gestin Metas que se pretende alcanzar en la gestin
Para cumplir con todos estos aspectos en el P.A.O se agrupa las actividades en cuatro tipos de trabajo para los cuales se ha elaborado un cronograma de actividades y un complemento presupuestario por separado de la siguiente manera:
Plan Operativo Anual para la Gestin 98 Resumen del Presupuesto de Gasto Iten A B C D Actividades Mantenimiento rutinarios de la red fundamental y complementara Mejoramiento de los caminos vecinales segn el programa del JICA Asfaltado de caminos de inters departamental Construccin de puentes en el departamento Totales Monto en Bs. 15.286.420 5.308.710 9.318.253 9.476.162 39.389.545
PLAN ANUAL OPERATIVO Anlisis de su elaboracin El anlisis de la informacin encontrada en el plan anual operativo sobre la actividad de mantenimiento rutinario objeto principal de nuestro estudio nos muestra que la planificacin efectuada no se realiza en base a estudios y datos tcnicos actuales sino que se toman datos anteriores realizados por el Servicio Departamental de Caminos. Basndose en el Art. 22 de las normas bsicas sobre la programacin de operaciones, podemos afirmar que el plan anual operativo de la entidad carece de: Estimacin de los tiempos que demandan la ejecucin de operaciones Determinacin de los recursos humanos para desarrollar las operaciones Establecimiento de los recursos materiales Identificacin de servicios de consultara, Auditoria, transporte, energa, etc.
Segn el Art 23 de las mencionadas normas bsicas el P.A.O. carece tambin de: Indicadores de eficacia y eficiencia
Tomando en cuenta el Art. 24 de las normas bsicas diremos que el P.A.O. No se compatibiliza los programas de operaciones de las reas funcionales entre si. Ni los requerimientos de recursos humanos entre los diferentes programas Ni la asignacin de los recursos financieros entre los diferentes programas de operaciones
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Habindose hecho presente en las oficinas de la central del Servicio Departamental de Caminos Tarija con la finalidad de verificar la existencia del cronograma de actividades para el Iten A, el resultado fue el siguiente: Existen cronograma de actividades para cada proyecto en forma individual los que se encuentran slo en las oficinas del departamento de mantenimiento ubicadas en el edificio central de la entidad. Estos cronogramas slo los conocen los ejecutivos y sobre todo los relacionados con el departamento de mantenimiento es decir los Ingenieros residentes y el personal que trabaja en la oficina del departamento de mantenimiento. Estos son realizados por el Ingeniero jefe del departamento de mantenimiento con los Ingenieros Residentes. Esta labor se realiza en el mes de agosto.
Tambin se pudo analizar el complemento presupuestario el que muestra los materiales a utilizar, la mano de obra requerida y la maquinaria a emplear. Estos requerimientos son efectuados para toda la gestin y distribucin en forma equitativa para todos los meses. Para el Iten A no fue posible analizar las bases o tcnicas de clculo que se utilizan para la elaboracin de los cronogramas de actividades, ni de los presupuestos ya que las mismas no son desconocimiento en ese departamento. Ante la pregunta de como se realizaban los clculos de dichas cantidades se hizo conocer que se tomaba como base las planificaciones de aos anteriores a las cuales se realiza pequeas modificaciones de acuerdo a las necesidades de la entidad.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MANTENIMIENTO RUTINARIO EN LA RED FUNDAMENTAL

Cod Descripcin de la De la actividad Unidad De Medida Plani Ficacin Inicial a Plani Ficacin Reform b Ejecuta do Avance a Avance b Aumento Cantidad Planificada Disminuc Cantidad Planificada Sin Variacin
2010 2020 3404 4003 3202 2030 3001 3004 3007
Administracin
de
HH HH ML M2 M3 HH M2 M2 M2
47.406 19.047 0,00 0,00
47.406 37.736 19.047 11.368 111.999 1.400
79,60 59,68 ----56,80 14,59 0,49 1,75 0,60
79,60 59,68 1,25 12,99 56,80 78,98 16,64 19,31 2,18 100%
-----
Campamento Inspeccin Superv. de Trabajo de mant Sello de juntas pavimento Desbrote y otro control de vegetacin Reposicin de Ripio Brigada de estudio Bacheo asfltico
(1)
379.034 49.243
100% --81,40 96,99 90,91 72,53 (2)
52.104 52.104,5 29.593 9.930 7.613 8.486 12.678 0 1.874 228 771 3.482 1.459 38 149 76
mano Sello rutinario a mano Sello de grietas a mano
8102 8104 9024
Trans.
Personal
de
HH HH M3
4.216 4.213 1.722
25.581 5.329
7.311 712
173,39 16,90 2.658
28,58 13,36 77,26
506,73 26,48 3.340,86 (3)
mantenimiento Trans. De materiales de Conformacin plataforma de
59.264 45.786
(1) (2) (3) Aumento y disminucin demasiados elevados para actividad rutinaria
CUADRO DEMOSTRATIVO DE LA PLANIFICACIN Y CUMPLIMIENTO DE SU EJECUCIN COD PRODUCCIN MANO Planif OBRA Ejecut Planif DE MATERIALES Ejecut. Planif ---o------2.000 ---Ejecut ----o-----500 ---EQUIPO Planif TOAL RECURSOS Ejecut Planif Ejecut 167.00 0 127.00 0 18.000 45.000 xxx 102.000 56.000 6.500 15.000 xxx
2012 47.000 37.000 94.000 60.000 2020 20.000 12.000 40.000 23.000 2030 7.000 3.000 2040 12.000 4.000 Total xxxx xxxx 6.000 2.000 22.000 6.000
26.000 5.000 67.000 21.000 3.000 1.000 11.000 5.000
EVALUACIN DEL RENDIMIENTO EN LA EJECUCIN DE ACTIVIDADES

TOTAL RECURSOS COD ACTIVIDAD UNIDAD DE MEDIDA Planificado Ejecutado PRODUCCIN INDICE EFICIENCIA % EXPRESADO EN BS.
INDICE REND. % 61,07
Planificado Ejecutado 167.000 102.000
201
Adm.
de
HH
47.000
37.000
78,72
2 202 0 203 0 204
Campamento Inspeccin y Sup. de C. Brigadas de estudio Reposicin
HH H.H M3
20.000 7.000 12.000 xxx
12.000 3.000 4.000 xxx
60,00 42,86 33,33 xxx
127.000 18.000 45.000 xxx
56.000 6.500 15.000 xxx
44,09 36,11 33,33 xx
0 de Ripio Tota les
Resultados Obtenidos Resultados Planeados Resultados Obtenidos Recursos Empleados
478.294 965.446 478.294 945.103
ndice de Eficacia = -------------------------------- = ------------------- = 0,4954
ndice de Eficiencia = ------------------------------- = ----------------- = 0,5060
Se observa que el porcentaje de ejecucin es bajo solo llega al 49,54%, por lo que se afirma que no se estn cumpliendo con los objetivos trazados para la gestin 98 no hay eficacia en el mantenimiento rutinario de la red fundamental
DISTRIBUCIN DEL PRESUPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO RUTINARIO

00000 10000 20000 21000 22000 23000 24.000 25000 26000 27000 30000 Total Gastos Servicios Personales Servicios no Personales Servicios Bsicos Servicios de Transporte Alquileres Mantenimiento Servicios Profesionales Otros Servicios Impuestos Indirectos Materiales y Suministros 325.000 136.000 1.600 110.000 71.000 9.000 17.000 2.500 7.000.000 600.000 10.500.000
1 2 3 4
1 2 3 4
Servicios Personales Materiales y Suministros Servicios No Personales Otros Gastos
62 % 7% 25% 6%
El 63% de los recursazo se destinan a los servicios personales, monto demasiado elevado porque el 48% del personal se desempea en funciones administrativas
El presupuesto anterior slo est destinado a cubrir la actividad de mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementario Item A. Para los otros items se realiza presupuesto por separado con financiamiento sujetos a convenios especiales con los municipios y organismos internacionales
PRESUPUESTO PARA EL MANTENIMIENTO RUTINARIO Anlisis de la Documentacin de Respaldo Par la actividad de mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementario Iten A, el proceso presupuestario contempla la separacin de la fase de elaboracin, presentacin y ejecucin del presupuesto. El presupuesto es elaborado y presentado en formulario uniforme, de acuerdo con los requerimientos de la Secretaria del Presupuesto pblico. Se prepara estados de ejecucin presupuestaria en forma mensual y posteriormente en forma anual. Pero aun se han identificado los siguientes aspectos: El presupuesto no esta sustentado en documentos que describan las tcnicas y bases de clculo utilizados para su estimacin. Se preparan sobre la base de la tendencia de los ltimos tres aos y con incrementos adicionales. Falta de certificacin presupuestaria, es decir que en forma previa a la ejecucin de los gastos, no se obtiene la certificacin escrita sobre la disponibilidad de fondos en la partida correspondiente del presupuesto. En otras palabras se gasta a lo que se necesita no en base a los requerimientos presupuestados, luego se informa del gasto para su registro. No Hay un control presupuestario eficiente porque se incurre en gastos de acuerdo a las necesidades del momento
X B
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO DE GASTOS ITEN ACTIVIDAD: Mejoramiento de Caminos
Proyecto: Palos Blancos - Carapari - Yacuiba RODUCCIN CONCEPTO Supervisin de apoyo Acopio de material Desmonte y destronque Excavacin comn Excavacin en Roca Colocacin de tubos Trasporte Terrapln Ripiado Excavacin Estructuras Construccin Badenes Hormign TOTALES UNI D H.H M3 M3 M3 M3 ML H.M M3 M3 de M3 de M2 M2 Planificado Ejecutado 26.000 72.000 25 118.00 0 18.000 500 220.00 0 80.000 31.000 1.500 500 600 568.12 5 11.000 18.000 20 69.000 % 42,31 25,00 80,00 58,00 COSTOS Planificado Ejecutado 22.000 47.000 5.000 98.000 76.000 53.000 53.000 83.000 58.000 6.000 30.000 63.000 594.000 37.000 18.000 180 54.000 16.000 84.000 68.000 8.000 17.000 500 0 600 302.280 50,89 (2) %
10.000 56,00 500 100 53.000 24,00 10.000 12,5 19.000 61,29 140 9,33 0 0 20 3,33 190.000 33,44 (1)
Resultados Obtenidos Resultados Planeados
190.000 568.125
ndice de Eficiencia = ------------------------------- = --------------- = 0,33
Resultados Obtenidos Resultados Planeados
190.000 302.280
1) Segn la planificacin este proyecto deba concluir en el mes de septiembre de 200x y como puede observar solo se llego a un 33,34% de avance de lo planificado para la gestin, con un 50,89% de ejecucin de su presupuesto planificado. Por tal motivo se considera que en esta obra no hay eficacia ni eficiencia Proyecto: San Simn Timboy Ro Pilcomayo CONCEPTO UNI D Supervisin de apoyo Nivelacin Maq. Limp Com H.H Mk M1 PRODUCCIN Planificado Ejecutado 26.000 00 103.350 00 00 31,20 115.000 17.250 % 14.107 54,2 6 72 00 16.921 16,3 7 Acopio de materiales H.H Transporte Equipo H.H Mant. Transporte de personal H.H Mant Desmonte y Destronque M3 Maq Excavacin comn M3 12 16 17,40 55,7 7 88.210 76,7 0 2.993 17,3 00 00 7.102 116.882 65.842 184 163 8.426 118,6 67.177 57,47 14.972 22,74 COSTOS Planificado Ejecutado 21.397 00 56.050 % 38.214 178,6 552 18.532 33,06
Excavacin en Roca / ML pcam. Colocacin de tubos H.H M3 M3 ML M3 de M2 de
312 00 442.000 57.500 45.000 2.177 540 739
5 61 19,5 5 40 143.955 32,5 7 540 0,94 27.473 61,0 5 116 5,33 00 00 142
64.486 00 63.863 118.194 181.7580 8.579 36.563 80.691
22.823 35,39 108 85.943 134,6 5.234,76 4,42 66.873 37,34 788 9,19 00 00 711 0,88
concreto Otros mejoramientos Transporte Terrapln Ripiado Excavacin estructuras Construccin Badenes Hormign Ciclopeo TOTALES
809.902
294.675 36,3 8
821.609
331.704 40,37
Resultados Obtenidos Resultados Planeados Resultados Obtenidos Resultados Planeados
294.675 809.902 294.675 331.704
Este proyecto de acuerdo con su planteamiento deba concluir el 31 de diciembre del 98, pero como se puede observar solo se llego a ejecutar un 36,38% de lo planificado con un 32,95% de ejecucin del presupuesto. Por esta razn afirmamos que en este proyecto no hay eficacia, ni eficiencia al concluir el proyecto ANLISIS DEL ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD
Director Departamental
Secretaria Asesor Jurdico Sub - Director Auditoria Interna
Dpto Planificaci
Dpto. de Fiscalizacin
Dpto. C.C.V.V
Dpto. Mantenimiento
Dpto. Equipos
Dpto. Adm.
Seccin Laboratorio Seccin Topografa
Seccin Carretera
Seccin Puentes
S. A. M.
S.A.E.
Seccin Contable
Seccin Personal
Residencias
Jefe Maestranz a
Seccin Almacene s
Seccin Act. Fijo
Seccin Adquisicin
Seccin Archivo
El presente organigrama ha sido aprobado para ponerse en vigencia a partir del ao 98 No esta en un lugar visible en la entidad y en consecuencia no es de conocimiento de todos los funcionario MANUAL DE FUNCIONES Al solicitar el manual de funciones en el entidad se pudo constatar que si existe , pero solo se pudo verificar su existencia en la oficina central de la entidad (Tarija) y no as en las residencias visitadas (Bermejo, Yacuiba y Villamontes.
El manual de funciones con que cuenta la entidad data de inicio de la institucin. El mismo no ha sido actualizado en funcin de la estructura organizacional actual. Tampoco es de conocimiento de los funcionarios de la entidad. No existe circulares o memorndums donde se pueda evidenciar que el personal de la entidad conoce: Funciones y atribuciones del puesto que ocupa, condiciones que debe reunir para el desempeo de su cargo y responsabilidad ante la autoridad inmediata superior. El manual de funciones tampoco incluye los objetivos de cada divisin. Para la comprensin de lo expuesto presentamos una muestra del manual de funciones; ver anexo.
DIRECCIN Anlisis de la funcin de Direccin Al hacer el anlisis de la ejecucin presupuestaria encontramos en la partida 25700, referente a la capacitacin del personal, el monto de Bs. 15.000. Este monto nos da la pauta de que s se realiza la capacitacin al personal.
No obstante ello al solicitar la documentacin de respaldo sobre la capacitacin efectuada al personal no fue posible obtener la misma. Con el objeto de obtener pruebas de la capacitacin efectuada se realizo una encuesta a todo el personal de las Residencias y a algunos funcionarios de la central. Como respuesta se obtuvo que hace aos no se realiza ningn tipo de capacitacin o al menos no se tienen conocimiento de que se haya realizado curso alguno. A fin de evitar dudas al respecto se volvi a la entidad en busca de respuestas acerca de la capacitacin efectuada al personal y se pudo conocer que el monto de la ejecucin presupuestaria corresponde a los cursos y seminarios a los que asistieron los jefes de cada divisin a la ciudad de Santa Cruz. En cuanto a la motivacin que se ejerce en el personal se puede decir que la misma es casi nula ya que no se encontr ninguna prueba o evidencia de la motivacin efectuada. Respecto a la comunicacin existente en la entidad se observo que la misma tienen deficiencias en razn de que los informes efectuados en forma ascendente no ha tenido una respuesta descendente en forma adecuada y oportuna.
ANLISIS DE COORDINACIN Luego de efectuar un anlisis a diferentes aspectos de la entidad se observo que no hay una buena coordinacin entre los diferentes departamentos.
El departamento de mantenimiento realiza la programacin de sus operaciones sin solicitar al departamento de equipo el estado de la maquinaria. No se encontr la solicitud y la planificacin, el trabajo se lo realiza en base a aos anteriores, cundo el estado de la maquinaria es distinto de un ao a otro. Equipo y maquinaria para la red fundamental Equipo pesado - 58 unidades En buen estado En regular estado En mal estado 9 =16% 35 =60% 14 =34
Equipo liviano - 42 unidades En buen estado 1 = 2% En regular estado 34 = 81% En mal estado 7 = 17 % Total Equipo - 141 unidades En buen estado 26 = 39% En regular estado 89 = 49% En mal estado 26 = 12 %
Equipo varios - 41 unidades En buen estado En regular estado En mal estado 16 =39% 20 = 49% 5 = 12 %
De la misma manera se ha analizado los informes de las ultimas gestiones donde se encontro que las siguientes unidades se encuentran en la misma situacin, desde la gestin anterior, sin haber realizado accin para modificar tal situacin
EXTRACTO DE LOS INFORMES UNIDADES Tractor Moto niveladora UBICACIN Maestranza Maestranza OBSERVACIONES Reparacin Sugerida para remarte
Camin volqueta Camin estaca Compactador vibrador
Bermejo Maestranza Yacuiba
Reparacin Espera de repuestos Reparacin
Tambin se ha observado que se hace un requerimiento presupuestario para repuestos, combustibles y lubricantes, el mismo no tenido respuesta positiva y segn la ejecucin presupuestaria se ve que no se asigno el monto necesario Requerimiento Repuestos 2.000.000 Monto Ejecutado 500.000 % 25 Req. Combustible y Lubricantes 3.500.000 Monto Ejecutado 1.500.000 % 43
Requerimiento de personal para mantenimiento de equipo 5 Mecnicos 4 Ayudantes mecnicos 1 Tcnico en bombas inyectoras 1 Tcnico en prensa de oruga 1 Tornero Todos estos tem an no han sido asignados
ANLISIS DE CONTROL Para las actividades, se ha implantado un sistema de control que se mantiene medianamente controladas por los ejecutivos de cada seccin
En la central se controla la asistencia del personal a travs de las tarjetas de control. En las residencias se controla el desarrollo de actividades a travs de los partes diarios que son efectuados por los mismos obreros, este control slo se refiere a la cantidad de actividades realizadas no as a la calidad de las mismas; no hay documentos ni pruebas de que se haya hecho alguna evaluacin tcnica a las actividades realizadas. Referente a los recursos materiales, cada vez que se recibe combustible en las residencias y en los campamentos, el encargado de la recepcin que puede ser indistintamente el encargado de campamento o el sereno, firman la recepcin a travs de una nota de remisin donde se especifica el tipo de combustible y la cantidad enviada. No se realiza la verificacin fsica de la cantidad enviada, porque en las residencia no tienen, ni conocen las tablas especiales para la medicin exacta del combustible decepcionado. Tampoco se tiene una balanza especial para medir el combustible a travs de su peso. Al momento de entregar el combustible el sereno emite un vale por la cantidad entregada a cada conductor y el combustible es medido en un balde de veinte litros. Referente a los repuestos, en base al inventario fsico realizado en el almacn de la residencia de Villamontes, se pudo establecer que no se lleva control alguno de los mismos para lo cual mostramos el siguiente inventario fsico
INVENTARIO FISICO DE REPUESTOS Y MATERIALES Al 04 07 98 CANT 1 Pza UNID Filtro de aceite para motor Nro 366 180 DETALLE Cta - 82
OBSERVACIONES
1 1
Pza
Filtro Hidrulico Pza
Nro 7909091 Taco de goma p/ Nro 336742
recepcionado por mecnico
Finalizado 10:30 En presencia de: jefe departamento de equipo: Ing ......... Encargado de C:: Sr. ................... Mecnico : Pedro Rivera
ANLISIS DEL SITEMA CONTABLE La entidad lleva la contabilidad Integrada, y cuenta con el Plan de Cuentas para la contabilidad integrada. El catlogo de cuentas est estructurado con los siguientes niveles de desagregacin:
Titulo Capitulo Rubro Cuentas principales Cuentas Auxiliares Sub cuentas Sub cuentas Auxiliares
Catalogo de cuentas 1. 1.1 1.1.1. 1.1.1.1. 1.1.1.1.1 1.1.1.1.1.2 1.1.1.2 1.1.2 1121 1122 1123 11231 Activo Activo Corriente (a Corto Plazo9 Activo Disponible Caja Bancos Caja Bancos Inversiones temporales Activo exigible Cuentas a cobrar comerciales a C. P Otras cuentas a cobrar a C. P Doc. Y efectos a cobrar a C. P Doc. y efectos a cobrar Comerciales a C. P
La entidad elabora: Balance General Estado de Resultados Estado de Ejecucin presupuestaria
Todos los estados se elaboran al 31 de diciembre, pero su presentacin se efecta al 31 de marzo de la siguiente gestin como est establecido por Ley.
ANALISISI DE RECURSOSO HUMANOS Se pudo evidenciar que la entidad cuenta con un reglamento interno cuyas disposiciones son obligatorias para todo el personal de la entidad y el mismo se cumple a cabalidad, aunque no haya sido actualizado conforme se dieron los cambios en la entidad.
Personal contratado permanentemente o indefinido en la gestin xx Detalle Cantidad Personas Personal que trabaja en oficina central Tarija Funcionamiento Of. DTTO Funcionamiento Maestranza Personal declarado en comisin Of. DTTO y Maestranza Personal que trabaja en las residencias Residencia Bermejo Residencia Villamontes Residencia Yacuiba 30 20 46 96 220 60 57 04 03 124 Parcial Personas Total
Anlisis del total de personal en la gestin xx Concepto Administrativo Funcionamiento Of. DTTO. 58 Funcionamiento de maestranza57 ---29 ----58 28 Cantidad Personal Total Chferes Tcnico Personal Obreros y Otros
Personal declarado en comisin04 Of. DTTO y Maestranza 03 Funcionamiento de residencias98 TOTAL 220 100%
-----
----86
04 03 12 105 48%
29 13%
86 39%
El 48% del total de los empleados se desempean en funciones administrativas, siendo este porcentaje muy elevado si tomamos en cuenta que lo adecuado sera que no sobre pase al 30%
Anlisis del personal que trabaja en las residencias Lugar del campamento Residencia Bermejo Residencia Villamontes Residencia Yacuiba TOTAL Per. Campamento 17 33 46 96 02 05 05 12 Per. Administrativo 15 28 41 84 Dif.
Los tres funcionarios que desempean funciones administrativas son: un Ingeniero Residente, que realiza las funciones de supervisor, un encargado de campamento que lleva el registro de las operaciones y colabora con el ingeniero Residente; y por ltimo un sereno que cumple las funciones directas de cuidar los recursos materiales de la entidad. De los empleados que trabajan en las residencias slo 86 se dedican al mantenimiento de los caminos Personal Tcnico encargado del mantenimiento de los equipos Segn informe del departamento de equipos N Ocupacin Tcnico Cantidad Total Per, Administrativo Per.
1. Jefe de divisin de equipos 2. Jefe de maestranza 4. Mecnico A 5. Mecnico B 6. Ayudante Mecnico Total empleados
1 1 8 2 6 36
1 1 1 8 2 6 7 29
3. Encargado de seguridad ocupacional1
De los 36 empleados del departamento de maquinaria y equipo slo 29 trabajan realmente en la reparacin de la maquinaria, resultando este personal insuficiente frente a las necesidades de este departamento. Evaluacin realizada al personal de la residencia de Villamontes Para realizar la evaluacin del personal del departamento de mantenimiento se ha tomado como muestra representativa al 100% del personal de la residencia de Villamontes, los cuales son 33 empleados con relacin con el personal del departamento de mantenimiento significa un 30% Esta evaluacin nos permitir determinar las necesidades y los problemas que existirn en el departamento de mantenimiento y por ende en la entidad.
N Respuestas 1.
Preguntas En nmero 9 16 8 33 En % 28 48 24
Respuestas
Cmo se encuentra en su puesto? - No me satisface todo - Me parece bien - Me agrada mucho Total
100%
2. Considera que su trato de su jefe inmediato superior es adecuado? - S - No Total 18 15 33 54 46 100%
3. Cree usted que se procura poner al hombre adecuado en el puesto adecuado? - S - No Total 4. Recibe cursos de capacitacin permanente? - S - No Total 16 17 33 48 52 100% 16 17 33 48 52 100%
5. Considera que la entidad se interesa por el bienestar de sus empleados? - S - No Total 6. Cree que hay favoritismo para alguien del personal? - S - No Total - Muy buena - Buena, pero podran ser mejores Total 7. Cmo considera las relaciones entre los dirigentes y el personal? 5 28 33 15 85 100% 25 8 33 76 24 100% 0 33 33 0 100 100%
8. Le ha llamado la atencin su superior delante de otros empleados? - S - No 7 26 21 89
Total 9. Sus quejas o propuestas han sido tomadas en cuenta? - S - No Total 10. Tiene usted contrato de trabajo? - Permanente - Eventual Total
33
100%
4 29 33
12 88 100%
18 15 33
54 46 100%
11. Cuenta usted con un seguro por parte de la empresa contra cualquier riesgo en el trabajo? - S - No Total 30 3 33 91 9 100%
12. Toma usted parte en la planeacin o programacin de las operaciones? - S - No Total 2 31 33 6 94 100%
13. Conoce usted por escrito todas las operaciones que se deben realizar o le pasan las ordenes en forma oral? - Escrita - Oral Total 5 28 33 15 85 100%
14. Realiza usted un informe escrito de las operaciones que ha ejecutado, de la maquinaria y del tiempo empleado?
- Se hace informe escrito de todo - Se hace informe solo de la maquinaria - No se realiza informe escrito Total
33 0 0 33
100 0 0 100%
15. Esta usted conforme con la manera en que supervisan su trabajo? - S - No Total 16 17 33 48 52 100%
16. Cree usted que la cantidad de empleados es la que necesita el departamento para realizar las funciones en forma ptima? - S - No Total 26 7 33 79 21 100%
17. Considera que la maquinaria que tienen a disposicin es suficiente para cumplir con las operaciones? - S - No Total 18. Cree usted que puede hacer algn problema en la entidad? - S - No Total 27 6 33 82 18 100% A En base a todas las preguntas efectuadas y a las respuestas conseguidas se pudo establecer: Es muy pequeo el porcentaje de empleados que se encuentran realmente satisfaces en sus puestos de trabajo 5 28 33 15 85 100%
La mitad del personal, representada por el 54% de los que trabajan en la residencia de Villamontes se encuentran satisfechos con su jefe y con el trato que les da
El 54% de los empleados cree que se procura poner a los hombres en los puestos que les corresponde, el 46% restante opina lo contrario
El 100% de los empleados niegan recibir cursos de capacitacin permanente y considera que los mismos son necesarios.
El 70% de los empleados de la residencia considera que la entidad no se preocupa por su bienestar, auque el otro 30% opina lo contrario
El 70% de los empleados de la residencia opina que si hay favoritismo en la entidad hacia algunos empleados
En cuanto a las relaciones del personal con sus dirigentes el 85% opina que podran ser mejores Casi un 90% de los entrevistados afirma que sus opiniones no son tomadas en cuenta El 94% del personal entrevistado afirma no tomar parte alguna en la programacin de operaciones
El 85% del total del personal entrevistado afirma que las rdenes para la ejecucin de las actividades se dan en forma oral. El 15% restante afirma recibirlas por escrito
La supervisin del trabajo ejecutado es de conformidad del 52% de los empleados, quedando casi la mitad del personal inconforme
El 85% del personal entrevistado considera que la maquinaria utilizada es insuficiente para el desarrollo de sus actividades
Un 79% de los entrevistados considera que los empleados contratados son en nmero adecuado para la realizacin de las operaciones. El 21% restante opina que los empleados son demasiados para las operaciones a desarrollar
En la residencia el 90% del personal cuenta con un contrato de trabajo de carcter permanente, lo cual les hace sentirse en sus fuentes de trabajo.
El 100% de los empleados afirma con un seguro por parte de la entidad en caso de sufrir algn tipo de accidente.
El 82% del personal entrevistado afirma que si existe problemas internos en la entidad
Por las respuestas conseguidas en el cuestionario realizado y en muchos casos en base a las entrevistas realizadas se puede concluir: Los empleados de la residencia trabajan en la entidad por comodidad, por que tienen la seguridad de un empleo y de un salario. El porcentaje de descontento existente entre los empleados ocasiona que las relaciones entre los empleados y sus dirigentes no sean de las mejores. La falta de concientizacin de los ejecutivos hacia los trabajadores sobre los ejecutivos de la entidad como fin primordial hace que los empleados trabajen cada uno velando sus propios intereses, y no as por el bienestar de la entidad La falta de cursos de capacitacin en la entidad hace que los empleados cometan errores que podran ocasionar gastos y prdidas cuantiosas a la entidad. Por otra parte la calidad de las operaciones ejecutadas es cada ves menor. Por estas razones creemos que se debe mejorar las normas sobre la seleccin, contratacin y evaluacin del personal al tiempo que debera implantarse cursos de capacitacin permanente, en todas las reas de la entidad.
PROGRAMA
PARA
EL
EXAMEN
DETALLADO
DE
RES
CTITICAS
EN
EL
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
N I Propsito del Programa
Programa
Fecha
Ref.
El propsito del siguiente programa es describir los hallazgos encontrados durante la evaluacin, seleccionarlos para que sean comunicados en el informe como asunto que merezca una accin correctiva. A travs de esta fase se lograra ciertos objetivos especficos que incluirn asuntos como: a) Adhesin a las normas establecidas b) Logro de los propsitos establecidos c) Eficiencia y economa en la utilizacin de los recursos y servicios d) Control de recursos e) Propiedad y utilidad del informe contable, al producir datos confiables y precios que apoyen la toma de decisiones dentro de las reas examinadas II Procedimientos de Auditoria 1 Determinar la condicin actual de los hechos 2 Determina el criterio de comprobacin y evaluacin 3 Determina el efecto negativo 4 Determina la causa a las causas que motivaron cada desviacin o problema identificado
PROGRAMA AL SISTEMA DE PROGRAMACIN DE OPERACIONES Condicin El PAO de la institucin contiene las cuatro actividades que realiza el departamento de mantenimiento, con sus respectivos cronogramas de actividades y los presupuestos de gastos para cada actividad en forma individual
Para el Itn A,, referente al mantenimiento rutinario de la red fundamental se muestra las cantidades programadas (Cronogramas de actividades) y los montos planificados (Presupuesto de gastos) en forma global para toda la gestin. No presenta ningn respaldo de los estudios y anlisis efectuados en la estimacin de dicha programacin Criterio Infringe La Ley 1178 (Sist. de Adm. Y de control) Cap. II Art. 6 establece que las entidades pblicas debern traducirn sus objetivos y planes a travs de un sistema de programacin de operaciones, el que debe contemplar necesariamente: resultados concretos a corto y mediano plazo, tareas especificas a ejecutar, procedimientos a emplear y los medios a utilizar (determinacin de tiempo para la ejecucin, mano de obra y materiales necesarios)} Causa La falta de capacitacin y de comunicacin de todas las Normas sobre la programacin de operaciones hace que los jefes de cada departamento, no efecten los planes necesarios de la forma ms adecuada para el cumplimiento de los mismos. Efecto La falta de una planificacin adecuada y la divulgacin de la misma hacia los responsables de su realizacin, hace que se produzca inefectividad en el trabajo realizado, como tambin va a influir en la posible posterior reformulacin de dicha planificacin. Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo instruya al responsable del sistema de programacin de operaciones la preparacin de los sustentos tcnicos (Estudios, Anlisis) en toda obra programada. MANTENIMIENTO RUTINARIO PARA LA RED FUNDAMENTAL Y RUTINARIO Y COMPLEMENTARIO Condicin: El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos para el tem A, no cuentan con la documentacin de respaldo que muestre su elaboracin en base a datos y estudios tcnicos
efectuados para realizar la plantificacin. La elaboracin de estos elementos de organizacin se realiza en base a la tendencia de los ltimos aos, informacin extrada del S.A.M. elaborado por el anterior S.N.C Criterio: La Ley 1178 .... establece que las entidades publicas debern traducir sus objetivos y planes a travs de un sistema de programacin de operaciones, el que debe contemplar necesariamente: resultados concretos a corto y mediano plazo, tareas especificas a ejecutar, procedimientos a emplear y los medios a utilizar (Determinacin de tiempo para la ejecucin, mano de obra y materiales necesarios) Causa: La falta de capacitacin y de comunicacin de todas las normas sobre la programacin de operaciones hace que los jefes de cada departamento, no efecten los planes necesarios de la forma ms adecuada para el cumplimiento de los mismos. Efecto: La falta de una planificacin adecuada, y la divulgacin de la misma hacia los responsables de su realizacin, hace que se produzcan inefectividad en el trabajo realizado, como tambin va influir en la posible posterior reformulacin de dicha planificacin Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo instruya al director a los jefes de departamento la elaboracin de cronogramas de actividades y los presupuestos debern estar en estudios y norma tcnicas donde se especifique el lugar, tem, tiempo y recursos a emplear como lo establece la Ley. As mismo debern priorizar la ejecucin de obras y realizar una adecuada distribucin de los recursos A
DE LA EJECUCIN O CUMPLIMIENTO DE LA PLANIFICASIN CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Y PRESUPUESTO ELABORADO Condicin: Se pudo evidenciar en ambos tem analizados que la entidad no cumple con la programacin efectuada tanto en la realizacin de sus actividades ni en la ejecucin de sus gastos. Efectuado un porcentaje muy pequeo de las actividades programadas y por otro lado ejecuta gastos en demasa, an sobrepasando lo estimado para la gestin. En sntesis, no existe una buena ejecucin de obras.
Criterio: La ley 1178 ........... establece que el sistema de programacin de operaciones debe contemplar los resultados concretos a corto mediano plazo, las tareas a ejecutar y los medios a utilizar. Todos programacin efectuada debe estar basada en clculos o datos tcnicos actuales para logrear una eficiente ejecucin. Todos estos datos deben estar en el documento de planificacin a fin de servir de respaldo de la misma. Causa: El desconocimiento por parte de los jefes de departamento de las normas que rigen la programacin de operaciones y la elaboracin de los presupuestos establecidos en la Ley 1178 Efecto: Una inadecuada planificacin sin los sustentos necesarios afectar indiscutiblemente a su posterior ejecucin o reformulacin, lo que se traducir en uso antieconmico o ineficiente de los recursos de la entidad. Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo la formulacin de objetivos a corto y mediano plazo para desarrollar una adecuada planificacin y instruya a los jefes de cada departamento la implemente de un sistema adecuado de ejecucin, control y supervisin de obras
ELEMENTOS DE ORGANIZACIN ORGANIGRAMA Y MANUAL DE FUNCIONES Condicin: En la entidad existe un organigrama actualizado y aprobado que no es de conocimiento de todos los empleados. Adems no guarda relacin con el manual de funciones porque este ltimo an no ser encuentra actualizado, ni es de conocimiento de todos los empleados. Tampoco existe circulares o
memorndums donde se evidencia que el personal de la actividad conozca funciones y atribuciones del puesto que ocupa. Criterio: Infringe la Ley 1178 Normas Bsicas del Sistema de Organizacin Administrativa.. Para que se cumplan los principios de organizacin debe existir a la vista un organigrama actualizado que muestre toda la estructura organizacional, de manera que cada empleado al verlo conozca a sus superiores y a quienes se encuentran bajo su direccin o responsabilidad. De la misma manera el manual de funciones debe reflejar en forma terica toda la estructura del organigrama, al mismo tiempo que debe contemplar toda la estructura del organigrama, al mismo tiempo que debe contemplar todas las funciones de cada cargo y debe ser de conocimiento de los empleados Causa: El desconocimiento de los principios de administracin por parte de los directivos hace que no se le asigne la importancia que se merece la actualizacin del manual de funciones junto con el organigrama y la divulgacin de los mismos Efecto: Lo mencionado puede originar la ejecucin ineficiente de operaciones, dilucin de responsabilidades e incumplimiento de los deberes formales del servidor, dificultando el logro de los objetivos de la entidad Recomendacin: Se recomienda la mximo ejecutivo instruya al jefe del departamento administrativo la actualizacin del manual de funciones y la difusin del organigrama y manual de funciones y otros materiales diseados para tal fin y el seguimiento para realizar los ajustes necesarios.
DE LA DIRECCIN Condicin: No existen pruebas de que se hayan otorgado cursos de capacitacin permanente a todos los empleados, ni que la comunicacin entre los empleados con sus respectivos jefes sea de las mejoras, tampoco se ha encontrado pruebas de la motivacin que ejercen los ejecutivos en sus empleados.
Criterio: La experiencia administrativa. Muchos autores como: Taylor, Fayol y los seguidores de ambos, han demostrado que para poder tener una buena direccin, lo que deben tener en cuenta los ejecutivos, es que una entidad debe existir un buen ambiente, buenas relaciones entre los empleados y entre estos y sus directivos; debe existir una comunicacin buena y fluida, y por ultimo debe existir una motivacin por parte de los ejecutivos hacia los empleados. Todos estos aspectos harn en su conjunto que los empleados trabajen a gusto y logren que la entidad obtenga todos sus objetivos y con ello los empleados alcancen los suyos. Causa: La falta de conocimiento por parte de los jefes de cada departamento, de los principios de la administracin hace que no se le d a los recursos humanos la importancia que se merecen dentro de la entidad Efecto: Esto ocasiona que los empleados no se sientan comprometidos con su institucin y que realicen sus operaciones en forma montona. Ello ir traducindose en una constante baja en la cantidad y calidad de las operaciones realizadas. Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo instruya al los jefe de departamento que en el POA debern incluir cursos de capacitacin, as mismo debern hacer llegar a la gerencia sugerencias de motivacin para su implementacin. Esto lograra subordinar el inters individual al general
DE LA COORDINACIN Condicin: Entre los departamentos ms directamente relacionados no existen una buena coordinacin, ya que hemos encontrado informes y requerimientos sin respuesta, sugerencias no tomadas en cuenta, y
III. 6
programas sin ejecucin. Tal el caso del departamento de equipos que a travs de un informe anual hace a los ejecutivos su situacin y sus necesidades, pero no recibe respuesta alguna. Criterio: La situacin encontrada contradice al principio administrativo Espritu de Equipo el que nos ensea que la Unin hace la fuerza la palabra unin debe entenderse como integracin entre los departamentos y entre los funcionarios. Para que una entidad pueda realizar sus operaciones en forma ptima debe haber una atencin reciproca entre los diferentes departamentos sobre sus informes y sus requerimientos, dndose respuesta oportuna y adecuada a los mismos. Causa: La falta de comunicacin entre los jefes y el personal es la causa principal de que no haya coordinado entre los departamentos involucrados en el mantenimiento de caminos, por ello cada seccin y en muchos casos cada empleado, trata de cumplir sus propios objetivos y no los objetivos de la institucin. Efecto: Esta situacin ocasiona desmoralizacin del personal, lo que acarrea a su vez inefectividad en el trabajo que realiza cada seccin en general y cada empleado en particular, llevando a la entidad a realizar cada vez menor nmero de actividades y de menor calidad Recomendacin: Se recomienda a la mxima autoridad instruya a los jefes de cada departamento la coordinacin y comunicacin de cada actividad que deben realizar con el departamento que corresponda, para alcanzar los objetivos institucionales A
III. 7
CONTROL DEL CONTROL DE LOS RECURSOS MATERIALES DE LA ENTIDAD Condicin: La entidad no efecta un control eficiente sobre los materiales con los que cuenta, sobre todo los que se destinan a las residencias y campamentos. De los repuestos existentes en la residencia no se ha encontrado ningn sistema de registro y control despus de su recepcin. Tampoco se ha encontrado medios de verificacin fsica del combustible decepcionado. Criterio: La ley 1178 en su Art. 14 establece la aplicacin de procedimientos de control en entidades publicas por personas que trabajan dentro de la entidad, sea esta grande o pequea. Con el objetivo de salvaguardar los recursos humanos, materiales y financieros, asegurando su integridad, custodio y evitando que se haga uso indebido de los mismos. Causa: La falta de supervisin adecuada y oportuna por parte de los jefes de cada departamento y del departamento administrativo en su conjunto hace que no se exija la existencia de un buen sistema de control de los recursos materiales de la entidad, sobre toda en las residencias y campamentos. Efecto: Esta situacin ocasiona un uso antieconmico e ineficiente de los recursos materiales de la entidad. El hecho de no llevar un control eficiente de los recursos materiales de la entidad, hace que la misma pueda sufrir prdidas que en su conjunto resulten significativas para la institucin. Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo instruya a los jefes de cada departamento, en coordinacin con el departamento administrativo el diseo de sistemas de control Interno basado en la Ley 1178 para cada unidad, para su implementacin. A
RECURSOS HUMANOS DISTRIBUCIN DEL PERSONAL Condicin: El 48% del personal se desempea en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en comparacin al personal que realiza el mantenimiento de carreteras y a los que realizan en mantenimiento de la maquinaria. Por este motivo se destina un gran porcentaje de recursos al pago de salarios en cargos muchas veces innecesarios reduciendo la inversin para obras a ejecutar. Criterio: Esta situacin contradice el Art. 17 de las Norma bsicas sobre administracin de personal establecido en la Ley 1178. donde se especifica que la programacin del personal tiene como base la programacin de operaciones. Para utilizar los recursos con eficiencia y economa, toda entidad debe considerar la distribucin de su personal; pudiendo crear, mantener y desarrollar un contingente de recursos humanos con habilidad y motivacin para realizar los objetivos de la empresa. Causa: El desconocimiento de la Ley 1178 por parte de los jefes de cada departamento hace que se mantenga muchos puestos innecesarios en el rea administrativo, absorbiendo de esta manera, una elevada cantidad del puesto asignado para ejecucin de actividades. Efecto: Esta situacin ocasiona que la entidad cada ao ejecute un numero menor de actividades con un mismo presupuesto, ya que la mayora del mismo va a cubrir gastos de funcionamiento Recomendacin: Se recomienda al mximo ejecutivo instruya al jefe de personal la elaboracin de programas para la contratacin y asignacin de personal de acuerdo a las necesidades reales de la institucin y en funcin al plan operativo y a los planes estratgicos.
INFORME AUDITORIA OPERATIVA 1.- INTRODUCCIN Desde 1940 y, luego de haber pasado por una serie de cambios a travs de los aos el Servicio Nacional de caminos pasa a ser Servicio Departamental de Caminos (S.D.C.) que depende de la Prefectura del Departamento, la cual le proporciona la mayor la mayor parte de sus ingresos. 1.1.- PROPSITO El propsito u objetivo principal del Servicio Departamental de caminos es el de mantener en buen estado las carreteras de la red fundamental y la construccin de carreteras dentro de la red vial vecinal 1.2.- ASPECTO ORGANIZATIVO 1.2.1.- Estructura Organizativa La entidad cuenta con un organigrama actualizado que refleja la actual situacin del S.D.C.
1.2.2 Estructura de Liderato Conformado de la siguiente manera Director departamental.- Es la mxima autoridad a nivel departamental responsable de todas las actividades de la entidad. Accesoria Legal.- Su funcin es el que le delimita el accionar a la entidad a travs del empleo de las normas o leyes Auditoria Interna.- Su funcin principal es la de encaminar a la entidad a una ejecucin eficiente de sus actividades Sub director departamental.- Secunda al director y lo suplanta ante su ausencia a una ejecucin eficiente de sus actividades Jefe Divisin de Administracin y Finanzas.- Responsable de elaborar y ejecutar sistemas de administracin para toda la entidad. Jefe Divisin de Mantenimiento.Responsable de la elaboracin de planes sobre el
mantenimiento de las carreteras y su posterior ejecucin Jefe Divisin de equipos.- Responsable por el estado de la maquinaria y el equipo de la entidad
1.23.- Estructura Administrativa.La entidad de acuerdo a su estructura administrativa cuenta con 93 personas trabajando en la central y 12 personas distribuidas en las cuatro residencias. II.- ALCANCE DEL TRABAJO
La Investigacin efectuada abarca las operaciones realizadas por el departamento de mantenimiento por la gestin 2005, tomando en cuenta que solo se llegara con la informacin hasta el mes de octubre del mismo ao en la actividad de mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria, tem A y que se tomara el 50% de la actividad realizada por toda la gestin en la actividad mejoramiento de caminos vecinales, segn programa del JICA, tem B, ms concretamente en sus proyectos. Bermejo Padcaya Entre Ros Palos Blancos Carapari Yacuiba
La investigacin fue realizada a los elementos del proceso administrativo tomando fundamentalmente al departamento de mantenimiento en las actividades ya mencionadas y a los departamentos directamente relacionados como ser el caso de administracin y equipos. El estudio, revisin y evaluacin de los elementos del proceso administrativo y sistemas de administracin de recursos humanos se lo realizo a travs de la obtencin de informacin mediante cuestionarios, entrevistas, revisin de documentacin e inspeccin ocular. Adems de la inspeccin de las instalaciones de la entidad, se observo el desarrollo de actividades en la residencia de Villamontes, tambin se reviso el aspecto legal, organigrama, manual de funciones, reglamento interno, boletines normativos, manual de cuentas, plan de cuentas, estados financieros y los documentos existentes relativos a la planificacin. III.- DETERMINACIN DE AREAS CRITICAS III. 1.- Elementos del proceso administrativo.Planeacin.- La planeacin que efecta la entidad es deficiente ya que el P.A.O. analizando en el cual se encuentran los objetivos generales y especficos que la entidad pretende alcanzar, no
cuenta con los justificantes de la planeacin financiera es decir del presupuesto ni de la planeacin operativa, en otras palabras del cronograma de actividades. Organizacin.- La entidad cuenta con un organigrama actualizado que define la autoridad desde la direccin hasta el ltimo de los empleados; sin embargo, las relaciones entre los departamentos no son de las mejores, ya que no existe una buena coordinacin entre los departamentos y cada uno acta de manera particular. La entidad cuenta tambin, con un manual. De funciones donde se especifica con claridad las lneas de autoridad, responsabilidad, as como los canales de comunicacin. Es necesario aclarar que le manual de funciones no ha sido actualizado, por lo que no guarda relacin con el organigrama actual. Direccin.- La entidad tiene una direccin estable y poco ambiciosa que no propone tcnicas y procedimientos para alcanzar metas ms elevadas, y resultados econmicos ms positivos Control.- La entidad cuenta con polticas de control, pero no esta siendo aplicadas en forma adecuada, especialmente en la parte administrativa, donde los controles no actan eficientemente descubriendo con eficacia las desviaciones importante. Los controles se abocan a vigilar las operaciones financieras, dejando de lado la parte operativa. III. 2.- Recursos Humanos.Los recursos humanos a la fecha de la evaluacin no estn del todo satisfecho ya que consideran que debera tomarse en cuenta muchas de sus necesidades y de sus opiniones como ser: Necesidades de participar efectivamente en la programacin de las operaciones que ellos mismos ejecutan Necesidad de que sus opiniones sean escuchadas Necesidades de que sus reclamos sean atendidos Necesidad de que se les motive para realizar mejor su trabajo.
La mayora de los empleados tiene estas inquietudes, pero la direccin no le da la importancia que se merece. Por lo que pudimos observar que los empleados no se sienten identificados con su
entidad y trabajan para cumplir sus objetivos individuales o personales y no as los objetivos de la entidad. III.3.- Del Control Interno Al haber realizado la evaluacin del control Interno de la entidad a travs de cuestionarios, tomando aspectos generales y particulares para cada una de las etapas de la administracin, se determino que el ndice de Eficiencia del Control Interno nos da como resultado un 54,67%
III. 5.- Falta de tarjetas de control de krdex De la revisin efectuada a los almacenes de la residencia de Villamontes se pudo obtener que la persona encargada de llevar un control de inventarios a nivel de la entidad est mostrando inefectividad en el control de los mismos. IV.- CONCLUSION GENERALES Como conclusin general del trabajo de revisin que se a efectuado al departamento de mantenimiento del S.D.C. tomando en cuenta a los elementos del proceso administrativo y a la administracin de los recursos humanos de manera general, conjuntamente con los datos obtenidos a travs de los papeles de trabajo correspondiente podemos afirmar que el sistema administrativo del S.D.C. no es muy aceptable El estudio que se hizo en trminos de eficacia y economa revelo que la entidad al planificar y ejecutar las actividades del mantenimiento rutinario de la red fundamental (tem A) y las actividades del mejoramiento de caminos vecinales (tem B) no cumple con las tres E. Para el mantenimiento rutinario de la red fundamental y complementaria (tem A) las actividades ejecutadas segn el cronograma no presentan eficacia ya que no se han cumplido las metas trazadas, el porcentaje de avance de obra llega al 49,54% con un uso de recursos que llega al 52,54% de lo preprogramado de la gestin, lo que nos muestra que no hay economa debido al sobregiro existente
en el tiempo de ejecucin aunque la obra no avance igual siguen pagando sueldos, combustibles, lubricantes, repuestos y otros. Se ha obtenido un ndice de eficiencia del 50,60% Para efectos de mejoramiento de caminos vecinales (tem B) se observo similar situacin, el porcentaje de ejecucin de obras en promedio de los tres proyectos analizados llega al 34, 47%, lo que prueba que no hay eficacia. El promedio de los tres proyectos en cuanto a la ejecucin de gastos llega al 52,34% sobrepasando al porcentaje de avance de obra en un promedio del 20%. Esta situacin es desfavorable para la entidad ya que toda ejecucin de obra debe ir directamente relacionada con la ejecucin de gastos. No se puede seguir desembolsando dinero para obras que no avanzan. Para ambas actividades se ha presentado esta situacin por las siguientes causas: No existe una adecuada planificacin, porque no se realizan inventarios viales para la elaboracin del P.A.O. de cada gestin o planes quinquenales. Como consecuencia de la inadecuada programacin los cronogramas de actividades no se ejecutan de acuerdo a lo programado Ante el recorte presupuestario efectuado por la Prefectura y la disminucin de los ingresos propios no se realizan priorizacin de obras a ejecutar, ni redistribucin de gastos de acuerdo al presupuesto disponible, sino que se ejecutan las obras programadas con menor cantidad de recursos, lo que lleva a una ejecucin en poca cantidad y calidad que lo programado. Otra causa es la falta de control, seguimiento y supervisin por parte de los ejecutivos, aunque existen normas las mismas no se cumplen. Uno de los aspectos ms importantes es la ingerencia poltica existente en la entidad, lo que provoca que desde lo ms altos ejecutivos hasta el ltimo de los empleados desempean funciones en la entidad sin compromiso, dejando de lado los objetivos de la institucin
Por ultimo es necesario mencionar la falta de conocimiento o aplicacin de la Ley 1178 por parte de los ejecutivos de la entidad, ya que esta ley establece en sus sistemas la manera de programar y ejecutar las actividades en la empresas pblicas para lograr eficacia y economa.
V. COCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 1. A la fecha del examen la entidad presenta el PAO, el mismo que carece de informacin tcnica y documentacin de respaldo de la planificacin efectuada para el tem A correspondiente al mantenimiento rutinario de la red fundamental el que carece de determinacin de tiempo. Recursos y materiales que tomarn parte en la ejecucin de operaciones. R. La ley 1178 establece que las entidades pblicas deben traducir sus objetivos y planes a travs de un sistema de programacin de operaciones en el que se debe contemplar las tareas a ejecutar y los medios a utilizar, es decir, el tiempo, los recursos humanos y los recursos materiales El desconocimiento e incumplimiento de las normas y leyes por parte de los ejecutivos que la misma tenga una inadecuada planificacin y por ende una mala ejecucin Por lo que se recomienda al mximo ejecutivo que en el futuro de cumplimiento con lo que establece la Ley. 2. El cronograma de actividades y el presupuesto de gastos elaborado para el mantenimiento de la red fundamental (tem A) no se efecta en base a datos o estudios tcnicos actuales como ser inventario viales, si no que estos elementos de programacin se realizan en base a datos anteriores extrados del S.A.M. Elaborado por el antiguo S.N.C. donde no se especifica precios unitarios, tramos a los cuales se har el mantenimiento, ni el tiempo que durara el mismo. Ante el recorte presupuestario efectuado por la prefectura la entidad no realiza la priorizacin de las
obras a ejecutar, tampoco realiza la redistribucin de gastos de acuerdo a la nueva situacin de presupuesto y disponibilidad de fondos con que se cuenta. R. Las normas bsicas sobre la programacin de operaciones de la Ley 1178 establecen los lineamientos de cmo debe efectuarse la planificacin en base a datos actuales y reales. El desconocimiento de esta norma por parte de los ejecutivos de la entidad de la afecta la planificacin, como tambin la reformulacin de la misma. Si nos referimos a los cronogramas. En el caso de los presupuestos de gastos puede presentarse una subestimacin y/o una sobre estimacin provocando un uso ineficiente de los recursos. Se recomienda al mximo ejecutivo la elaboracin de los cronogramas de actividades y los presupuestos este basada en estudio y normas tcnicas donde se especifica el lugar, tem, tiempo y recursos a emplear como establece la Ley. Por otra parte priorizan la ejecucin de obras y realizar una redistribucin de los recursos financieros de acuerdo a las necesidades de la entidad para la ejecucin de obras de calidad. 3. La entidad y concretamente el departamento de mantenimiento no esta cumpliendo satisfactoriamente los objetivos y las metas fijadas para la gestin., el porcentaje de avance de obra para el mantenimiento rutinario de la red fundamental (tem A) solo alcanza al 49,54% con un porcentaje de ejecucin de gastos del 52,54%, es decir que el avance de obra es bajo y los grados de eficiencia e eficacia alcanzados no son los adecuados, ya que a la fecha la obra debera estar concluida Similar situacin se presenta en el mejoramiento de caminos vecinales (tem B) donde el promedio del porcentaje de avance de obra llega al 34,47% con un promedio de ejecucin de gastos del 52,34% lo que prueba una vez ms que los ndices o grados de eficacia no son los ptimos R. La experiencia administrativa a demostrado que la ejecucin de obras debe ir directamente relacionada con su planificacin, sirviendo esta ultima de base para la primera. Uno de los requisitos
tcnicos ms importantes para la ejecucin de una obra es contar con un proyecto a diseo final o minimamente un perfil de proyecto que contemple; Precio unitario Costo de obra por tem y totales Planos Para el caso de licitacin, o invitacin directa si es necesario contar con proyectos a diseo final
Con toda esta informacin recin puede llevarse a cabo la ejecucin de las obras pudiendo alcanzar un grado ptimo de eficacia y eficiencia El desconocimiento, falta de seguimiento y supervisin de obras por parte de los responsables de cada departamento da como resultado que la misma sea ineficiente y se provoque un sobre giro en el gastos de recursos al efectuar la misma. Se recomienda al mximo ejecutivo implantar un sistema adecuado de ejecucin, control y supervisin de obras 4. En la entidad existe un organigrama actualizado que no es de conocimiento de todos los empleados. El manual de funciones encontrado y analizado data de enero de 2004 y fue elaborado para el antiguo S.N.C., el mismo no esta actualizado en funcin de la estructura actual y tampoco es de conocimiento de todos los empleados. Aunque existen normas y elementos de organizacin que no se dan cumplimiento R. Para cumplir con los principios de organizacin, cada empleado debe conocer la estructura organizacional, quienes son superiores y quienes dependen de l y las funciones que debe desempear El desconocimiento de los principios de organizacin y administracin por parte de los ejecutivos hace que no asignen la importancia que se merece la actualizacin y divulgacin de todos los elementos de organizacin. Lo que puede originar una inadecuada ejecucin de las operaciones, dilucin de responsabilidad e incumplimiento de los deberes formales del servidor publico.
Se sugiere al mximo ejecutivo instruya la actualizacin, divulgacin y cumplimiento de todos los elementos de organizacin para un mejor desenvolvimiento de los empleados. 5. En la entidad no se han encontrado pruebas suficientes sobre la capacitacin permanente efectuada a todos los empleados, la motivacin existente y las comunicaciones adecuadas y oportunas. Lo que si se ha observado es que existe una ingerencia poltica importante en la entidad, lo que dificulta la toma de decisiones. R. La experiencia administrativa y muchos autores han demostrado que para ejecutar una buena direccin se debe dar mayor importancia al capital humano, capacitndolo continuamente, motivndolo ha ejecutar sus operaciones de la mejor manera posible y escuchando sus reclamos y sugerencias. Tambin a que dado demostrado que la institucionalizacin de cargos es una muy buena e importante medida para el progreso de las instituciones pblicas. El desconocimiento de los principios de administracin hace que no se otorgue a recursos humanos la importancia que tienen dentro de la entidad, ocasionando que los mismos no se sientan comprometidos e identificados con su institucin, lo que ira reflejndose en una constante baja en la productividad, cantidad y calidad de las operaciones realizadas Se sugiere al mximo ejecutivo conciliar el inters general con el individual para de esta manera subordinar el inters individual al general para lograr alcanzar los objetivos de la institucin. 6. Se han encontrado informes y requerimientos sin respuestas, sugerencias no tomadas en cuenta y programas sin ejecucin, lo que nos da pruebas de que no hay una buena coordinacin entre los departamentos de la entidad. R. La situacin encontrada contradice el principio administrativo Espritu de Equipo, el que nos ensea que la unin hace la fuerza, entendiendo como unin a la Integracin La falta de comunicacin entre los ejecutivos y el personal es la causa principal que no haya coordinacin entre los departamentos involucrados en el mantenimiento de los caminos. Lo que ocasiona conformismo y a su vez acarrea baja productividad en el trabajo que se realiza.
Se sugiere al mximo ejecutivo se tome las medidas necesarias para que todos los departamentos trabajen en forma integrada, buscando conseguir los mismos objetivos, institucionales y no realicen su trabajo como si fueran islas independientes. 7. La entidad no efecta un control eficiente sobre los recursos materiales con los que cuenta, ya que en las residencias no se cuenta con almacenes por lo que no se lleva ningn control sobre los repuestos, tampoco se tiene tablas especiales de medicin, balanzas u otros mecanismos para la verificacin fsica y control de los combustibles. R. La Ley en sus normas bsicas del subsistema de manejo de bienes y servicios establece que la responsabilidad por el manejo de bienes recae en la persona del jefe de la unidad administrativa. Estas normas se refiere adems a la organizacin de almacenes, ingreso, salida de los bienes del almacn y al registro de todos los movimientos de bienes en dichos almacenes. El desconocimiento de estas normas y la falta de supervisin adecuada por parte de los ejecutivos hace que se descuide el manejo de bienes en la entidad ocasionando un uso antieconmico de los recursos. Se sugiere al mximo ejecutivo se implante un adecuado sistema de control interno basado en la Ley 1178, que salvaguarda realmente los recursos de la entidad para de esta manera evitar las posibles prdidas que podra sufrir la entidad. Este sistema de control debe constar por ejemplo: De Inventarios actualizados, pedidos, kardex valorados, vales de salidas del material y control del uso del mismo. 8. El 48% del personal se desempea en funciones administrativas, siendo este porcentaje elevado en relacin al personal que se dedica exclusivamente al mantenimiento de los caminos R. Esta situacin contradice el Art. 17 de las normas bsicas sobre administracin de personal establecido en la Ley 1178, donde se especifican que la programacin del personal deber coincidir o tener como base la programacin de operaciones (P.A.O)
El desconocimiento de esta Ley hace que se mantengan puestos innecesarios en el rea administrativa lo que ocasiona que la entidad eleve su gasto administrativo y disminuya la asignacin de recursos para la ejecucin de obra. Se sugiere al mximo ejecutivo instruir al departamento de personal elaborar programas para la contratacin y asignacin de personal de acuerdo a las necesidades reales de la entidad y en funcin al plan anual operativo y a planes estratgicos
CONCLUSIONES FIANLES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIN Una ves que se ha concluido con el trabajo de investigacin, es necesario redactar las conclusiones finales para determinar si se han logrado las metas propuestas. A travs de la realidad de la auditoria Operativa hemos podido identificar la importancia de brindar un servicio a la administracin de la institucin, a travs de un diagnostico sobre los problemas que dificultan la consecucin de las metas fijadas. Se pudo determinar en la prctica que el alcance de la auditoria operativa es muy amplio ya que no existe ninguna actividad o funcin fuera de la posibilidad del examen y evaluacin por parte de este tipo de auditoria. Por este motivo, es necesario puntualizar que no seria practico examinar profundamente todos los aspectos, actividades y funciones de un ente porque el examen resultara antieconmico para la empresa y los resultados seran con
frecuencia inoportunos, por lo que se debe enfocar el trabajo hacia aspectos y actividades que requieran de mejoras constructivas, evitando desviaciones Basndonos en el alcance de la auditoria operativa, diremos que es muy recomendable para cualquier empresa, sea grande o pequea, pblica o privada, ya que al analizar un rea, departamento, actividad o funcin se puede elaborar un informe constructivo oportuno, confiable y econmico para la entidad Durante el desarrollo del trabajo de investigacin se ha estudiado con mayor profundidad los elementos del proceso administrativo como tambin los sistemas de administracin de los recursos humanos, a travs de una evaluacin de las polticas, procedimientos, programas, los medios de control y los sistemas de comunicacin de la entidad. Tambin diremos que hemos cumplido con el objetivo principal de nuestro trabajo de investigacin, al determinar la importancia de la auditoria operativa en la evaluacin de la eficacia y la eficiencia con que la entidad realiza sus operaciones. Se demostr que a travs de la auditoria operativa no slo determinamos el grado de eficiencia y eficacia de la entidad, si no que tambin se puede mejorar el mismo a travs de las recomendaciones efectuadas para cada hallazgo de auditoria operativa, dado que este es uno de los objetivos de este tipo de auditoria Por lo que concluyo que se ha cumplido con la hiptesis planteada, ya que se pudo probar que la falta de una buena planificacin, una adecuada organizacin, direccin y un eficiente control hacen que la entidad no haya logrado sus objetivos de acuerdo a lo programado
1.
RESUMEN EJECUTIVO
El trabajo desarrollado comenz con un diagnostico previo al departamento de mantenimiento del S.D.C., lo que ha permitido identificar la necesidad de desarrollar auditoria de tipo operacional en la entidad, con la finalidad de conocer las causas de los resultados obtenidos y si los mismos pueden mejorarse. Con este propsito se ha analizado el alcance, utilidad e importancia de la Auditoria operativa dentro de una empresa, como un medio para evaluar su eficiencia, eficacia y economa.
La investigacin ha sido diseado en primer trmino para la elaboracin de un esquema donde se puntualiza el trabajo de investigacin, se especifica el problema planteado, objetivos, metodologa, tcnicas y alcance del mismo. Luego de haber revisado la bibliografa necesaria se ha procedido a recopilar la informacin necesaria y fidedigna, que permita realizar un trabajo serio y confiable basado en normas de auditoria, an no generalmente aceptadas. Se analizaron las operaciones y actividades que realizo el departamento de mantenimiento del Servicio departamental de Caminos, durante la gestin 2004, en el tem A de mantenimiento rutinario de la Red Fundamental y el tem B de mejoramiento de caminos vecinales en un 50% Como resultado de la auditoria realizada se formularon las correspondientes recomendaciones tendientes al mejoramiento de las actividades. Finalmente a la conclusin del trabajo de investigacin propuesto en seminario de grado, creo que se ha cumplido con la hiptesis planteada, ya que el proceso de elaboracin del trabajo, se pudo satisfacer todas las expectativas con respecto al tema analizado
1. INTRODUCCIN El propsito de realizar este trabajo de investigacin es demostrar que la auditoria operativa se constituya muy importante para evaluar la eficiencia, eficacia y economa de una entidad, como as tambin la legalidad de sus operaciones, sea la entidad publica o privada La importancia que ha adquirido en los ltimos tiempos la Auditoria Operativa como instrumento de evaluacin y control en empresas pblicas y privadas motivo a estas entidades a que se interesen
mayormente porque se practiquen estas auditorias ya que las mismas permiten conocer que originan los resultados obtenidos al cierre de cada gestin.Las Auditorias Operativas pueden efectuarse a toda la entidad o en una determinada rea en particular dependiendo de las necesidades del ente sujeto de evaluacin; en el presente trabajo para demostrar la importancia de la misma, en la segunda parte del temario tentativo, vale decir en el Diagnostico, se realizara una evaluacin operativa en la unidad de observacin; es decir, al departamento de mantenimiento del Servicio Departamental de Caminos (S:D.C.), como complemento del trabajo de investigacin PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Para identificar a priori las deficiencias de la unidad de observaciones me permito plantear las siguientes interrogantes: La entidad cumple con la planificacin efectuada para cada gestin? Es adecuada la planificacin y es ptimo el nivel de organizacin, direccin y control? Utiliza la entidad los recursos humanos y materiales con eficiencia, eficacia y economa?
Las interrogantes nos permitirn encontrar de forma previa lo siguiente: Por la informacin recibida de los usurarios directos de los caminos, como ser los transportistas y los pasajeros, el estado actual de los caminos presenta series deficiencias. Toda la informacin recibida informalmente nos hace suponer que existen problemas en la planificacin, organizacin, direccin y control de las operaciones de la entidad En sntesis, se puede afirmar a priori que las actividades del departamento no se cumplen con efectividad, eficiencia y economa HIPTESIS
La falta de una buena planificacin, una adecuada organizacin, direccin y un eficiente control hacen que la entidad no logre sus objetivos de acuerdo a lo programado. OBJETIVOS General Demostrar la importancia y utilidad de la Auditoria Operativa para la gerencia de cualquier entidad Demostrar la importancia de la Auditoria Operativa en la medicin o evaluacin del grado de eficiencia de la entidad en la realizacin de sus operaciones destacando reas para su posterior mejoramiento Especifico Analizar los elementos bsicos de la administracin para realizar una evaluacin del cumplimiento de los mismos Evaluar el cumplimiento de las polticas, normas y procedimientos prescritos por la entidad Estudiar y evaluar los sistemas de comunicacin internos entre los ejecutivos y el personal Determinar si existen elementos informales que impiden una administracin eficiencia
ALCANCE Y LIMITACIONES El estudio se efectuara a las operaciones que se desarrollan actualmente y se extender si es necesario a operaciones pasadas para hacer comparaciones si el caso aconseja. En nue4stro caso particular las actividades en el departamento de mantenimiento y algunos de los departamentos directamente relacionados como el departamento de Maquinaria y Equipo.
METODOLOGA En la realizacin del presente trabajo de investigacin se aplicaran los siguientes mtodos. El mtodo Deductivo, puesto que se utilizaran los principios y normas de Auditoria Operativa que nos permitan analizar y evaluar los sistemas administrativos del Departamento de Mantenimiento, partiendo de lo general a lo particular. El mtodo Inductivo, nos permitir la observacin directa de los hechos y relaciones en la actividad administrativa, partiendo de un hecho aislado para llegar a conclusiones generales. Por otra parte, a travs del mtodo Analtico estudiaremos al Departamento, en cada una de sus secciones y con ayuda del mtodo Sinttico lograremos una sntesis de la informacin captada, la cual permitir obtener una conclusin del trabajo realizado CAPITULO I INTRODUCCIN CAPITULO I ADMINISTRACIN 1.1 Administracin es un proceso.Administrar es un proceso de 4 funciones bsicas, estas funciones fundamentales de la administracin son: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control; las cuales constituyen el proceso administrativo y son elementos a travs de los cuales administra el gerente de la entidad La administracin es el proceso de disear y mantener en el cual las personas trabajando en grupos alcanzan las metas fijadas, y quienes lo efectan se llaman directores, gerentes, miembros de la administracin, o funcionarios ejecutivos.
1.1.1Necesidades de la administracin La administracin se aplica a organizaciones pequeas y grandes, a empresas cuyo fin es la utilidad y a las no lucrativas; es decir, que la administracin es una necesidad fundamental para cualquier organizacin como tambin en todos los niveles de la organizacin de una empresa. Es una actividad propia no slo del gerente de la entidad, sino tambin del capataz que tienen a su cargo un cierto nmero de subordinados. Una administracin efectiva e inteligente debe exigir que todos aquellos de quienes otros dependen, en todos los niveles y en cualquier tipo de empresa, se consideren a si mismos como administrativos. 1.2 Cmo se define la administracin George Terry la define as: Administracin es lograr un objetivo predeterminado mediante el esfuerzo ajeno Harol Koontz; La administracin es el proceso de disear y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando untas en grupos, alcanzan con eficiencia las metas seleccionadas 1.3 Elementos bsicos de la administracin Entre otros George Terry y Fabin Martines V. Dividen a los elementos de la administracin en cuatro, los cuales son: Planeacin, Organizacin, Direccin y Control 1.3.1 Planeacin
Significado.Planear es decidir de antemano que hacerlo, cuando y quien deber llevarlo a cabo. La planeacin se asemeja a un puente entre el punto donde nos encontramos y aquel donde queremos ir, salvo brecha existente entre donde se est y a donde se quiere llegar La planeacin comprende seleccionar objetivos y a las acciones para alcanzarlos; se requiere tomar decisiones; es decir, seleccionar entre cursos de accin futuros alternativos 1.3.1.1 Componentes de la Planeacin
Para realizar un examen completo de la planeacin se debe estudiar los diferentes componentes de la misma, que son los siguientes: objetivos, polticas, procedimientos y programas 1.3.1.1.a. Objetivos Constituyen la razn como resultado de toda el mecanismo administrativo, deben ser sujetos a una completa y meticulosa revisin por parte de la auditoria administrativa, ms an cuando los propios objetivos darn la pauta para evaluar las funciones y actividades que se desarrollan dentro de la empresa y an a los propios directivos. 1.3.1.1.b. Polticas Estas son guas de carcter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones, asegurando su uniformidad, sin que ello signifique la eliminacin de la iniciativa de quienes deciden: es decir, los administradores. Para realizar la revisin de las polticas debemos basarnos en los siguientes principios: Las polticas deben fijarse en forma sencilla y clara, de modo que su interpretacin sea lo ms uniforme posible Siempre que sea posible, las polticas deben redactarse por escrito y formar parte del manual de organizacin Las polticas generales deben fragmentarse en cada nivel, de manera que las polticas departamentales y las seccionales estn subordinadas a las polticas generales La formulacin de las polticas, as como la fijacin de objetivos debe ser producto de la participacin del personal involucrado en su propia cumplimiento. 1.3.1.1.c. Procedimientos Los procedimientos son planes mas concretos que norman el criterio y la accin que debe seguirse apoyado en los objetivos y polticas. Los procedimientos indican claramente cmo y cuando se han de realizar o ejecutar las actividades. Los procedimientos tienen una directa relacin con las polticas por ejemplo una poltica de la entidad puede se la de conceder vacaciones a sus empleados, los procedimientos establecido para
poner en practica estas polticas se encargaran de programar las vacaciones para evitar interrupciones en el trabajo. 1.3.1.1.d. Programas Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas a seguir, recursoso0 a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de accin. En consecuencia los programas permiten: 1. Determinar la cantidad de recursos, materiales, humanos y tcnicos que habrn de conjugarse de acuerdo al fin propuesto. 2. Sealar cmo, cuando y dnde se utilizaran esos recursos en forma especifica 1.3.2 Organizacin
Definicin.Se puede definir como la agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignado la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecucin de dichas actividades La organizacin es la parte de la administracin que establece una estructura intencional de roles que deben cumplir las personas en la organizacin. Es intencional en el sentido de asegurarse de que se asignen todas las tareas necesarias para alcanzar las metas y que, se confa en que sean asignadas a las personas ms idneas. 1.3.2.1 Su importancia La organizacin ayuda a suministrar los medios para que los gerentes desempeen sus puestos. Las actividades que se planean, ejecutan y controlan necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo. Sin organizacin, los gerentes sencillamente no podrn ejercer su funcin. Un funcionario ejecutivo no podr ser enteramente eficaz a menos que conozca especficamente las actividades que debe dirigir, quien le ayudara, de quien depender y quienes dependern de {el. Los
que mas, deber conocer la forma en que est constituido su grupo de trabajo, su propio lugar en l, la relacin que guarda con otros funcionarios ejecutivos y los canales oficiales de comunicacin. 1.3.2.2 Principios de Organizacin (describa cada uno de ellos) Son los siguientes: Unidad de mando Tramo de control * Unidad de mando * Tramo de control
* Unidad de mando.Por medio de este principio entendemos que la unificacin de esfuerzos, la consistencia de direccin y la efectividad de coordinacin slo se logra cuando un grupo tienen un solo jefe * Tramo de control.Este principio seala que un jefe debe tener el nmero de subordinados que pueda controlar eficientemente. El principio en cuestin sostiene que mientras mayor nmero de subordinados respondan ante un jefe, mayor dificultad encontrara ste en dirigirlos * Delegacin de autoridad.Cosiste en conferir a un subalterno la facultad ara decidir, lo cual significa que se le est dando el derecho de planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de otros * Divisin del trabajo.Este principio parte de que el trabajo y las obligaciones deben descomponerse para poder ser desempeadas por varias personas y as aprovechar las ventajas de la especializacin.
1.3.2.3 Errores de la organizacin Entre los errores citamos los siguientes: * Teora de principios
Uno de los grandes errores que se cometen en el proceso de organizacin es querer considerar los principios de organizacin como algo rgido e inviolable y que debe observarse inflexiblemente * Imitar organizaciones.Otro error es la tendencias de hacer replicas exactas de estructuras que han tenido existo en otras empresas, pero que no siempre lo tendrn en otras organizaciones por muy similares que parezcan * Organizaciones rgidas.Es necesario pensar que toda organizacin es dinmica, sujeta a cambios, ya sea mediatos o inmediatos, que siempre se presentaran. Esto exige que no caiga en el error de disear una estructura como algo que ha llegado a su fin ltimo, sino algo que est ms bien en proceso de cambio continuo * Resistencia al cambio.Un error que lleg a ser de bastante peso para que una reorganizacin tenga existo es el que se presenta como resultado de todo cambio: la resistencia natural que ofrecen las partes afectadas a dicho cambio 1.3.2.4 Revisin de funciones Una empresa debe realizar aquellas funciones que sean necesarias en la entidad para que el logro o cumplimiento de sus objetivos puedan subdividirse de la siguiente manera a) b) c) Funciones Subfusiones Actividades
a) Funciones Bsicas.Son aquellas necesarias para que una empresa alcance sus objetivos, pueden ser primarias y segundarias
Primarias.- Son aquellas que existen en todo tipo de empresas, independientemente de las caractersticas particulares que cada tipo de negocio pueda tener, ej: mercadotecnia, produccin, financiamiento Secundaria.- Son aquellas que complementan a las funciones primarias paras la consecucin eficaz de los propsitos de una empresa. Estas funciones dependen a su vez del tipo de cada empresa en particular. Ej. Personal, contabilidad, investigacin y desarrollo. b) Subfusiones.Son un conjunto de actividades que integran un grupo, subfusin con caractersticas y fisonoma propias, suficientes para integrar una entidad orgnica cuyos objetivos estn subordinados a los objetivos de la funcin bsica a la cual pertenecen. c) Actividades.Es un conjunto de labores o tareas especificas genitalmente llevadas a cabo por una persona o un gripo pequeo, con el propsito de cumplir con los objetivos de la subfusin en que estn comprendidas (Fabin martines V) La revisin de funciones y actividades debe hacerse estudiando primero por separado cada una de ellas, para hacerlo luego en conjunto, logrando as una mejor comprensin del anlisis realizado. 1.3.3 Direccin
Bajo este elemento un jefe debe tratar de que sus subordinados acten no por imposicin de l, SIMO mediante la colaboracin espontnea de ellos para contribuir con efectividad y eficiencia al logro de los objetivos de la empresa. La direccin implica guiar y conducir a los empleados o subordinados. El administrador superior inculca en sus subordinados una apreciacin aguda de las tradiciones, historia, objetivos y polticas de la empresa. 1.3.3.1 Relaciones humanas
Gran parte de la funcin administrativa de direccin est basada en las relaciones humanas que se practican. Estos es explicable en virtud a que la colaboracin de los subordinados depende de la armona que exista entre estos y su jefe Los gerentes y las personas que ellos dirigen son miembros de familia, iglesia, escuela, asociaciones, etc. Donde actan en diferentes roles, cada uno formando una parte de todo. Pero es muy importante destacar que cada persona es diferente en si misma,, tienen diferentes necesidades, diferentes ambiciones, diferentes actitudes, diferente niveles econmicos y habilidades, como tambin diferentes posibilidades, es por eso que el dirigente debe conocer estas diferencias y semejanzas de su personal para llevar a cabo una buena direccin sin considerar ms o menos a las personas 1.3.3.2 Motivacin Un gerente no puede hacer su trabajo sin conocer lo que motiva a la gente que trabaja en la empresa. Los motivos que hacen actuar a las personas se basan en necesidades, bien sean consistentes o inconsistentes. Algunas son necesidades primarias como fisiolgicas de agua, aire, alimento y albergue. Otras necesidades se pueden considerar como secundarias como autoestima, estatus, afecto, etc. La motivacin es un termino general que se aplica a toda clase de impulsos, anhelos, necesidades, deseos y fuerzas similares. Los gerentes motivan a sus empleados; es decir, hacen aquellas cosas que confan satisfarn esos impulsos y deseos, e inducirn a los subordinados a que acten en una forma deseada. Muchos estudios realizados han demostrado que los principales motivos que mueven a la gente a trabajar con esmero son: Ingresos Suficientes Reconocimiento a la dignidad humana Reconocimiento a su trabajo Posibilidad de superacin Seguridad en su empleo
1.3.3.3. Comunicacin Henos dicho anteriormente que las caracterstica principal de esta rea en revisin, la Direccin, es que el jefe est en contacto directo con sus subordinados para obtener de ellos los resultados esperados. Aunque la comunicacin se aplica a todas las fases de la administracin, es particularmente en la funcin de direccin. El jefe para dirigir, necesita comunicar y ser comunicado, por lo que la Auditoria Administrativa no debe ignorar las comunicaciones existentes en la empresa La comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de las empresas, porque integra las funciones de la empresa. Especialmente se necesita de las comunicaciones para: Establecer y difundir las metas de una empresa Desarrollar planes para su logro Organizar los recursos humanos y de otro tipo en las formas ms efectiva y eficiente Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de la organizacin Dirigir, orientar, motivar y crear un clima en el cual las personas quieren contribuir y controlar el desempeo
La revisin y evaluacin de las comunicaciones existentes en la empresa deben efectuarse basndose en los principios siguientes 1. Las comunicaciones deben fluir amplia y claramente en todas direcciones, de manera que el personal est bien informado de todo cuanto pueda afectarle. 2. Las comunicaciones son ms importantes cuando mayor participacin tiene un jefe en la toma de decisiones 3. Los medios de comunicacin deben ser los ms adecuados en vista de las circunstancias en que se utilicen y de acuerdo a lo que se desea comunicar 4. Las comunicaciones deben emplear un vocabulario comn entre las partes comunicadas a fin de evitar interpretaciones Proceso de Comunicacin: La comunicacin sigue el siguiente curso: La comunicacin se inicia con el emisor, que tiene un pensamiento o una idea que despus se cifra en una forma que puede ser comprendida tanto por el emisor como por el receptor La informacin se trasmite a travs de un canal que vincula al emisor con el receptor El mensaje puede ser verbal o escrito y se puede trasmitir mediante memorando, computadora, telfono. Telegrama, televisin, etc. En ocasiones se usan dos o ms canales, la eleccin apropiada del canal es de vital importancia para la comunicacin efectiva El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, de modo que ste se pueda descifrar convirtindolo el pensamiento. Obviamente, para transmitir un mensaje se debe usar un idioma o lenguaje adecuado para llegar al receptor 1.3.3.4. Evaluacin de dirigentes En lo que se refiere a evaluar sus cualidades personales, surge inmediatamente un problema en virtud de que a pesar de los muchos y muy variados estudios que se han hecho, todava no se ha
logrado determinar que cualidades deben reunir los buenos dirigentes en el sentido de afirmar que quien rena determinadas cualidades tendr definitivamente un existo como lder, o que la falta de alguna signifique el fracaso para que una persona desempee labores directivas. Se han sealado cualidades tales como sentido de autoridad, iniciativa, inteligencia, criterio, imaginacin, etc. Que indudablemente son necesarias para los directivos, porque no dejan de ser rasgos generales que, por otra parte, son difciles de evaluar por su carcter subjetivo. Desde el punto de vista de la auditoria administrativa, la evaluacin de los objetivos debe hacerse en base a los resultados que ellos alcancen; es decir, los propios planes nos darn la pauta para medir su actuacin, ya que en la medida que logren los objetivos que se les ha fijado, as ser su desempeo directivo. Existen ndices cuantitativas lo suficientemente significativos como para tener una base en que fundamentar un juicio, entre otros citamos Quejas de los clientes Costo de ventas Costo de distribucin Niveles de inventarios Niveles de inversin Porcentaje de espacio ocupado y su costo por metro cuadrado Rotacin de empleados Nmero de accidentes Rotacin de empleados Nmero de acciones
El auditor operativo puede elaborar con los dirigentes , para que los mismos mejoren sus capacidades personales y ello a su vez contribuya a mejorar los resultados obviamente, ser debe
realizar de una forma sutil, a travs de charlas, mesas redondas conferencias y otros a fin de no lastimar ego del dirigente 1.3.4 Control
1.3.4.1. Fases del control son las siguientes 1.3.4.1.a. Fijacin de Normas 1.3.4.1.b. Medicin de lo realizado 1.3.4.1.c. Evaluacin de resultados 1.3.4.1.d. Correccin de las desviaciones 1.3.4.2. Principios del Control 1.3.4.3. Beneficios del Control
xxxxxxxx
CAPITULO II II.1.1 Economa II.1.2 Eficacia II.1.3 Eficiencia II.2 Importancia de evaluar la eficacia CAPITULO III
CONTROL INTERNO III.1. Definicin III.2. El control Interno en el marco de la empresa III.3. Control Interno Administrativo y Control Interno Contable III.4. Por que evaluar el control interno III.5. Limitaciones Inherentes al Control interno. CAPITULO IV AUDITORIA OPERATIVA IV.1 Significado de la auditoria IV.2. Definicin de auditoria operativa IV.3 Objetivo de la auditoria operativa IV.4. Utilidad e importancia de la auditoria operativa IV.5. Alcance IV.6. Comparacin con auditoria financiera IV.7. Diferencia entre auditoria operativa y Auditoria financiera
IV.8. Fases de la auditoria operativa IV.8.1 Estudio preliminar IV.8.2. Revisin y evaluacin del sistema de planeamiento y control IV.8.3.Examen profundo de reas criticas IV.8.4. Comunicacin de resultados IV.8.5. Seguimiento IV.9. La auditoria operativa en las empresas publicas IV.10. La auditoria operativa en el sector privado
INDICE Dedicatoria Agradecimiento Resumen Ejecutivo PRIMERA PARTE Introduccin CAPITULO I ADMNISTRACIN
I.1 Administrar es un proceso 1.1.1 Necesidad de la administracin I.2. Cmo se define la administracin I.3. Elementos Bsicos de la Administracin i.3.1 Planeacin - Significado i.3.1.1 Componentes de la Planeacin i.3.1.1. a. Objetivos i.3.1.1. b. Polticas i.3.1.1. c. Procedimientos I.3.1.1. d. Programas I.3.2. Organizacin Definicin I.3.2.1. Su importancia I.3.2. 2. Principios de Organizacin I.3.2. 3. Errores de Organizacin I.3.2. 4. Revisin de Funciones I.3.3. Direccin I.3.3.1. Relaciones Humanas I.3.3.2. Motivacin I.3.3.3. Comunicacin I.3.3.4. Evacuacin de dirigentes I.3.4. Control I.3.4.1. Fases del control I.3.4.1.a. Fijacin de la Norma I.3.4.1.b. Medicin de lo realizado I.3.4.1.c. Evaluacin de resultados I.3.4.1.d. Correccin de las desviaciones I.3.4.2. Principios de control I.3.4.3. Beneficios del control CAPITULO II EFICIENCIA EMPRESARIAL
II.I.I. Economa II.I.2. Eficiencia II.I.3. Eficiencia II.2. Importancia de evaluar la eficiencia CAPITULO III CONTROL INTERNO III.I. Definicin III.2. El control interno en el marco de la empresa III.3. Control interno administrativo y control interno contable III.4. Por que evaluar el control interno III.5. Limitaciones inherentes al control interno CAPITULO IV AUDITORIA OPERATIVA IV.I. Significado de Auditoria IV.2. Definicin de Auditoria IV.3. Objetivos de la Auditoria IV.4. Utilidad e importancia de la Auditoria Operativa IV.5. Alcance IV.6. Comparacin con la Auditoria Financiera IV.7. Diferencia entre Auditoria Operativa y Auditoria Administrativa IV.8. Fases de la Auditora Operativa IV.8.1. Estudio preliminar IV.8.2. Revisin y evaluacin del Sistema de Planeamiento y Control IV.8.3. Examen profundo de reas criticas IV.8.4. Comunicacin de resultados IV.8.5. Seguimiento IV.10. La Auditora Operativa en las empresas publicas IV.11. Auditora Operativa en el sector privado
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