Levantamiento proceso operativo compras desde su inicio hasta la etapa final PROCESO PARA FINES LIBRAMIENTO

El proceso de compra se puede canalizar mediante dos vas: Va el Secretario, Sub-Secretario administrativo, Director, o personal que por su posicin o cargo estn debidamente autorizado a solicitar mediante carta u oficio directamente al Departamento de Compras. Por esta va se realizarn las compras o servicios de montos relevantes. Canalizar la compra mediante el Departamento de Suministro, una vez confirmado que no tienen en existencia el material requerido o solicitado. Estas compras generalmente sern para pedidos menores como material gastable de oficina, papelera, toner, desinfectantes de limpieza, etc. 1. SURGE LA NECESIDAD. El departamento que requiere del servicio solicita mediante un formulario de pedido de materiales o mediante comunicacin debidamente firmada por las personas autorizadas, al departamento de suministro. 2. DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO.

Verifica la existencia de dicho pedido, de tenerlo, termina el proceso, de lo contrario, procede a solicitarlo al departamento de compras mediante un formulario de requisicin. 3. DEPARTAMENTO DE COMPRAS. I. Verifica el requerimiento solicitado por el departamento de suministro o persona autorizada y procede a solicitar las cotizaciones necesarias a tantos suplidores como se necesite, las cuales una vez analizada se elige la ms conveniente en cuanto a precio y calidad, as como la facilidad de crdito que ofrezca dicho suplidor. II. Ya seleccionada la cotizacin ms razonable que cumpla con los requerimientos segn el manual de compras y sus modificaciones (Decretos Nos.262-98/406-04,) se procede a la elaboracin de la CARTA ORDEN, la cual se enva al suplidor calificado autorizndole a despachar lo indicado en la misma.

4. DEPARTAMENTO DE SUMINISTRO. I. Recibe la mercanca del suplidor calificado adjunto a un conduce o factura enviado por el suplidor. II. Elabora formulario manual de Entrada de Almacn de todas las mercancas recibidas que luego la procesa en un programa de inventario automatizado. III. Despacha mercanca mediante un formulario Salida de Almacn al solicitante de la misma. IV. Enva factura a compras para completar el proceso de compras. 5. DEPARTAMENTO DE COMPRAS. (PROCESO DE SOLICITUD DE PAGOS) I. Ya recibida la mercanca por el departamento de suministro, enva la factura original al departamento de compras, ste procede a la elaboracin de la ORDEN DE COMPRAS la cual enva para la firma del Secretario Administrativo para la aprobacin de pago. II. Esta orden ya aprobada vuelve al departamento de compras, en donde elaboran un oficio dirigido al Director Administrativo para que solicite el pago aprobado previamente por el Secretario. 6. DIRECCIN ADMINISTRATIVA. I. Recibida la solicitud del pago al suplidor por el departamento de compras, se realiza un oficio dirigido al secretario administrativo. II. De ser aprobado, el secretario devuelve el oficio ya firmado al director administrativo, quien lo enva al departamento de correspondencia. 7. DEPARTAMENTO CORRESPONDENCIA. I. Recibe el oficio ya firmado por el Secretario Administrativo para numerarlo y fecharlo. II. Agotado el proceso anterior el expediente vuelve a la direccin administrativa quien se encarga de llevar a Contabilidad para fines de procesar la previsin-compromiso o libramiento de etapa simultnea.

8. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. I. Ya con el oficio de solicitud aprobado por el Secretario Administrativo, en contabilidad analizan el expediente el cual codifican de acuerdo al objeto que afecte y registran en el sistema de SIGEF. II. Una vez registrado Contabilidad enva el expediente al Departamento de Auditoria. 9. DEPARTAMENTO DE AUDITORIA. I. Verifica, confirma y analiza que todo el expediente est elaborado bajo los requerimientos que rigen las normas y principios tomando en cuenta la naturaleza del expediente en cuestin. II. Analizado y completado el expediente si le faltare algo, se registra y devuelve mediante libro al Departamento del Director Administrativo. 10. DIRECCIN ADMINISTRATIVA. I. Recibe de Auditoria el expediente auditado para completar con la recoleccin de firmas del Secretario, Director y encargados involucrados. II. Recolectadas las firmas el libramiento o compromiso es enviado a Contabilidad para ser remitido a Presupuesto y Contralora . 11. PRESUPUESTO Y CONTRALORIA I. El expediente ya a nivel de Presupuesto y Contralora es verificado por los analistas autorizados. Se confirma la disponibilidad para la autorizacin del desembolso en cuestin. II. Si el expediente es de nivel Previsin-Compromiso vuelve a contabilidad una vez es aprobado por presupuesto y dar curso a que se haga el libramiento. III. Si el expediente es de etapa simultnea, se realizan los procedimientos en lnea, esto es, Contabilidad enva a Presupuesto, Presupuesto a Contralora y este ltimo a Tesorera.

12. TESORERIA I. Revisa el libramiento remitido por la Contralora una vez ya aprobado por Presupuesto. II. Elabora el cheque el cual luego enva a la Direccin Administrativa. 13. DIRECCION ADMINISTRATIVA I. Recibe el cheque enviado por Tesorera II. Entrega cheque al beneficiario III. Termina el proceso.