CAPTULO DIAGNSTICO ADMINISTRATIVO Definicin Es un estudio sistemtico, integral y peridico que tiene como propsito fundamental, detectar las

causas y consecuencias que dentro de los problemas de organizacin y funcionamiento afecta o se intuyen que afectan a la empresa, con el objeto de encontrar las alternativas de solucin tomando en cuenta los recursos disponibles.1 Se fundamenta en que todas las organizaciones deben adecuar y modernizar su aparato estructural y funcional para enfrentar y estar acorde con la evolucin de los mercados actuales, de ello resulta que deben adaptar su mentalidad y acciones a los cambios que se le presentan y aceptar, enfrentar como un reto y encontrar soluciones a los problemas particulares y generales en cualquier momento.

Origen Surge como una necesidad empresarial por resolver problemas que ocasionan crisis de toda ndole, para resolver problemas de adaptacin del presente al futuro, de un nuevo producto, usos diferentes del producto actual, nuevos mercados, situacin econmica mundial, etc. As como tambin por la incapacidad del nivel de direccin, ya sea por la falta de tiempo, conocimiento o bien por buscar soluciones a algo que consideren les est afectando.

Importancia El Diagnstico Administrativo no es ms que el anlisis de los siguientes aspectos:

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Apuntes de Administracin II, Facultad de Ciencias Econmicas

De la estructura administrativa y orgnica, lneas de autoridad y tramos de control. De las funciones de cada uno de los rganos administrativos, que comprende al conjunto de actividades relacionadas entre s que se necesitan llevar a cabo para lograr con los objetivos de la misma.

De los procesos generales y descripcin grfica de la secuencia de las funciones que se llevan a cabo para cumplir con cada uno de ellos. De facultades delegadas dentro del personal, as como la relacin existente entre la ejecucin de las funciones especficas de los puestos y el proceso de toma de decisiones.

De comunicacin y coordinacin entre dos o ms reas para determinar la relacin existente entre cada una de ellas.

Objetivos El principal objetivo del diagnostico administrativo es la localizacin y anlisis de las fallas existentes a distintos niveles en la empresa, y poder llegar al planteamiento de una gama de alternativas de solucin con base en un plan de accin que sea acorde con el anlisis integral de la organizacin. El diagnostico debe ser en el menor tiempo posible y el plan que elabore con este fin debe mostrar la forma de obtener buenos resultados, preferiblemente a corto plazo. Campo de aplicacin No tiene limitaciones, solo variantes en cmo aplicarlos. En la mediana y pequea empresa puede cubrirse el todo. En la grande por partes, departamentos, secciones, procedimientos, etc.

Caractersticas de un Diagnostico Es un estudio: Por lo tanto requiere un campo de aplicacin.

Es sistemtico: Utiliza la teora y la prctica con un proceso de aplicacin determinado. Es integral: Estudia todos los aspectos que se relacionan con lo que se desea investigar en toda la empresa. Es un anlisis peridico: se debe formular y realizar en periodos cortos y observando cuando realizarlo, no cuando hay crisis y se debe repetir para observar si lo planeado a dado o no resultados positivos.

Tcnicas y Mtodos para elaborar el Diagnostico Un diagnstico puede llevarse a cabo a travs de: Cuestionarios Encuestas Entrevistas Estudios documentales tomando en cuenta limitacin entre ellos

Matriz FODA Se le conoce como Matriz TOWS por sus siglas en ingls. Esta tcnica surgi dentro del mbito de la planeacin estratgica del desarrollo empresarial y como herramienta de anlisis, es muy til para describir el estado de una institucin en un momento dado que posibilita tomar decisiones que conllevan acciones para el futuro. Las variables que se consideran en la matriz son las siguientes: Fortalezas: son todos los aspectos favorables de la institucin que le garantizan la obtencin de sus objetivos y la hacen competitiva en el medio. Oportunidades: Condiciones o factores que convienen y favorecen externamente a la expansin o mantenimiento de la institucin.

Debilidades: Abarca los elementos, condiciones, procesos de la misma Institucin que no funciona adecuadamente y limitan la consecucin satisfactoria de los objetivos propuestos.

Amenazas: Son los factores externos que afectan, dificultan o limitan el desarrollo, funcionamiento o estabilidad de la institucin.

Lluvia de Ideas Es una tcnica en la cual cada participante expone una o varias ideas, necesidades, problemas segn sea el caso las cuales se recopilan y ordenan por consenso para priorizar.

Anlisis Documental Consiste en hacer el estudio determinado de cualquier documento que posibilite la obtencin de datos de diversa naturaleza y relacionados con la institucin que se estudie.

La observacin Es una tcnica que al ser utilizada aporta valiosa informacin para los fines de cualquier investigacin que se haga y que le requiera.

Funciones del Diagnstico en relacin con el campo de actuacin Marca la direccin especfica para la actuacin. Delimita la actuacin. Proporciona el objetivo. Funciones del diagnstico en relacin con la metodologa. Acelera la comunicacin. Es el instrumento de un mtodo racional y lgico. Evita la repeticin del trabajo.

Funciones del diagnstico en relacin con la profesin. Caracteriza a cada profesin. Proporciona orden y clasificacin. Es una estructura que facilita la investigacin. Supone una base comn para la expansin de conocimientos. Promueve la estima profesional (si te quitan el piso, se lo cuentas a todo el mundo y a un abogado que te lo resuelve, aumenta la estima hacia la sociedad).

Caractersticas de una profesin. Constituye un servicio para la sociedad, comprendiendo habilidades y conocimientos especiales. Posee un cuerpo de conocimiento. Establece sus propias normas. Adopta la responsabilidad de proteger al pblico al que sirve. Busca el bienestar y felicidad de las personas que la ejercen, protegiendo sus intereses. Se ajusta a un cdigo de conducta basado en principios ticos. Convoca la unin de sus miembros para alcanzar fines comunes. Se gobierna a s misma.

Para realizar adecuadamente el Diagnstico Administrativo, es necesario llevar un orden lgico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la informacin y cumplir con los objetivos deseados, difcilmente se podrn obtener si no existen parmetros de evaluacin que indiquen los aspectos que se deben evaluar.

Recopilacin de Informacin La informacin que se recoge debe ser lo ms exacta posible, pues representa la base para las futuras conclusiones, cuando el analista es experto en diagnsticos

bastar la informacin objetiva con solo observar o intuir cual es el problema directo o al menos tratar de comprender los sntomas directos; la informacin deber ser procesada y analizada con mucho cuidado pues de ella dependern las posibles soluciones a los problemas detectados, es necesario indicar que cada fuente de informacin es variada y diferente en relacin a la fuente original y que cada una de ellas agrega valor al analizarla y contribuye a la solucin final.

En todo proceso de recoleccin de datos existe la informacin a substituir, si se tiene a mano se procesa y analiza en forma inmediata, si no se cuenta con ella se crea, es decir se recopila de fuentes personales con informacin verbal directa y luego se ampara con fuentes legales y otros documentos del rea afectada, para realizar en forma breve y rpida el anlisis de lo recolectado que facilite la finalizacin del diagnstico en el menor tiempo posible. Tambin es necesario analizar la informacin proveniente de fuentes externas, pues indicar las caractersticas, las posibilidades y la situacin particular del medio de cada elemento, sus funciones o actividades que puedan desarrollar en consonancia con el anlisis del problema. Esta informacin es necesaria para obtener otros criterios que ayuden a normalizar y orientar el estudio.

La informacin interna existente en la empresa es de fundamental base para realizar el estudio y se puede obtener de dos fuentes que son los registros de la empresa y experimental a travs de la informacin que proveen las personas que pertenecen a la unidad afectada recolectada con base en entrevistas y conversaciones debidamente planificadas y ejecutadas ordenadamente, esta informacin debe ser verificada por lo subjetivo de sus respuestas, la de registro debe controlarse para su anlisis de calidad y cobertura o amplitud, su actualizacin es necesaria para obtener datos fidedignos, debe verificarse y comprobar el costo de su obtencin tomando en cuenta la utilidad que prestar al estudio.

En sntesis es vital tener a disposicin una lista de posibles funciones a examinar,

un listado de problemas para iniciar un autodiagnstico preliminar, tomando en cuenta la informacin registrada o de los elementos pertenecientes a la empresa, as como informacin externa al departamento o rea afectada para comprobar su existencia a fin de substituir la ya existente y de esta forma determinar el anlisis de la informacin y sus posibles conclusiones.

Anlisis Organizacional o Administrativo Esta fase del Diagnstico Administrativo tiene como objetivo comparar la informacin registrada en la etapa de anlisis y los aspectos tcnicos establecidos, a efecto de enumerar los hallazgos y determinar los puntos crticos que afectan al buen desempeo del rea evaluada. Dentro de sus principales objetivos estn: Recolectar datos que permitan obtener una idea general de la empresa. Determinar con datos reales la evolucin de la empresa en un perodo ms o menos largo, en lo referente a capital, ventas o servicios, recursos, etc. para analizar sistemticamente si ha existido crecimiento o se ha desarrollado tanto en sus aspectos administrativos como tambin en los operativos. Investigar al personal, sus actividades, funciones, relaciones, etc.

Anlisis de la Estructura Comprende el estudio de cada uno de los componentes que integran la estructura organizacional, para determinar si la forma en la que se encuentran organizados ayuda a cumplir con la misin, visin y objetivos de la misma y de la empresa en general. Los aspectos que se deben evaluar como mnimo son los siguientes:

Organigrama estructural Niveles jerrquicos Tipo y lneas de autoridad Tramos de control Recursos existentes Dependencia y relacin con otras reas

Anlisis de las Funciones Comprende el estudio de las funciones asignadas al rea objeto de estudio, as como las atribuciones y obligaciones que tienen que cumplir para el desempeo del trabajo. La base para este tipo de anlisis la representa cada uno de los puestos de trabajo que integran la estructura organizacional, por lo tanto es importante verificar: Funciones principales del rea objeto de estudio. Relacin existente entre las funciones que se desempean en cada puesto de trabajo con los objetivos del rea y si se encuentran normadas adecuadamente o simplemente se realizan en forma emprica. Duplicidad u omisin de funciones dentro del rea en relacin a los objetivos de la misma. Grado de complejidad y especializacin que se necesita para realizar cada una de las funciones. Descripcin y perfiles de los puestos de trabajo.

Anlisis de los Procesos

Comprende el estudio de los procesos que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio, as como el aporte que ofrecen parcialmente a los procesos generales de la organizacin en los cuales se ve involucrada. La base para este tipo de anlisis la representa la secuencia de cada una de las actividades que se desarrollan dentro del rea objeto de estudio. Procesos principales. Sub-procesos. Procesos contingentes. Actividades que se llevan a cabo que corresponden a procesos de otras reas. Es de mucha utilidad para realizar este anlisis basarse en el Manual de Normas y procedimientos que se desarrollan dentro del rea.

Anlisis de Relaciones Comprende el estudio de la coordinacin, comunicacin y dependencia que existe entre los elementos integrantes de la organizacin en general y que se relacionan con el rea objeto de estudio. Los tipos de relaciones que se deben definir y evaluar son los siguientes: Entre los niveles jerrquicos que integran la estructura organizacional del rea objeto de estudio. Entre el personal en general del rea objeto de estudio con las otras reas. Entre las funciones y los puestos de trabajo que integran el rea. Entre los procesos generales de la organizacin en los cuales dependencia del rea en por lo menos una de sus actividades componentes.

Obtencin de Conclusiones

Todas las etapas del diagnstico administrativo estn ntimamente ligadas, cada una de ellas puede producir conclusiones, an antes de finalizar la recoleccin de los datos, y por simple observacin al inicio del estudio dando resultados comprobados posteriormente por medio de la informacin obtenida. Para realizar un anlisis ms completo es importante revisar sobre la evolucin y desarrollo que han sufrido a travs del tiempo y comparacin de esos datos con otros similares, ya sean de otras reas o departamentos dentro de la empresa o bien con otras empresas similares y finalmente verificar o comprobar si se ha logrado el objetivo fijado mediante un control efectivo de la situacin. Siguiendo las etapas o fases anteriores es justo indicar que tambin se deben analizar tanto la organizacin del rea afectada como las tcnicas de direccin empleadas para su funcionamiento, actividades y relaciones entre sus elementos, crecimiento del rea y la etapa en la que se encuentra determina que objetivos persigue, que polticas y procedimientos emplea cul es su estructura formal y que reglamentos la establecen, cules son los canales de comunicacin y distribucin utilizados, en qu manera se motiva o incentiva al personal y si se ha considerado el eventual retiro de alguno de ellos. Es necesario tambin el anlisis de la informacin, sus necesidades, su fuente, su calidad y cantidad, sus procedimientos de obtencin y registro, as como el uso adecuado del procesamiento electrnico de datos, si existe un sistema integrado de informacin o un simple sistema general; con todo esto se desarrollar el anlisis funcional que no es ms que la forma operativa en la que se realizan las actividades inherentes al problema objeto de estudio. Por ltimo se debe elaborar un listado de las cosas que estn mal y producen fallas dentro de la organizacin, para obtener conclusiones parciales de los problemas y la forma de resolverlos en importancia relativa a la solucin final, seleccionar las posibles soluciones y establecer o estructurar un plan de accin.

Algunos ejemplos de problemas organizacionales que se pueden llegar a detectar a travs de la aplicacin del Diagnstico Administrativo son los siguientes: Inexistencia de misin, visin y objetivos definidos claramente. Inexistencia de estrategias, metas y polticas administrativas que orienten sobre los objetivos de la organizacin, para no confundir autonoma con independencia. Falta de estructura organizacional acorde a los objetivos del rea de estudio. Dualidad de mando y abuso de autoridad. Incapacidad o falta de inters gerencial de los mandos medios para dirigir a sus subordinados y cumplir eficientemente con los objetivos de la empresa. Improvisacin en el trabajo como consecuencia de la inexistencia de planes y programas administrativos. Falta de comunicacin y coordinacin entre el personal a todo nivel o entre las diferentes reas o departamentos que integran la empresa (lnea jerrquica). Falta de informacin oportuna para la adecuada toma de decisiones. Existencia de burocracia dentro de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa. Obsolescencia de procedimientos, mtodo y tcnicas de trabajo. Insuficiencia de calidad profesional y tcnica en los diferentes puestos de trabajo. Falta de programas de induccin y capacitacin para el personal que realiza las diferentes actividades. Duplicidad de funciones. Cuellos de botella. Instalaciones inadecuadas a las tareas que se realizan. Falta de controles para la adecuada utilizacin de los recursos disponibles. Exceso de papelera y formularios en general.

Inadecuada

distribucin

del

trabajo,

que

no

permite

delimitar

responsabilidades. Falta de delegacin de autoridad y responsabilidad. Excesivo tramo de control. Resistencia al cambio y actitudes conformistas del personal. Inadecuada utilizacin de habilidades y destrezas del personal. Proceso lento y complejo para la toma de decisiones, concentrndolas y congestionndolas en la alta direccin an aquellas que son rutinarias. Exceso de mandos medios o puestos innecesarios. Baja productividad como consecuencia de problemas tcnicos, humanos y organizacionales. Crecimiento no programado, cuando no se preve y toman medidas correctas a lo que el medio ambiente provoca y que implica que la organizacin estructural y funcional sea condicionada por factores externos e internos lo cual implica un debilitamiento e improductividad por parte de los responsables de realizar las actividades dentro de la empresa. Especializacin del trabajo en una sola persona o rea (no substitutos). Falta de lderes o lderes inadecuados. El listado de conclusiones se representa a travs del FODA

ADMINISTRATIVO, el cual incluye las Fortalezas y Debilidades como factores internos y las Oportunidades y Amenazas como factores externos, as como la interrelacin entre los cuatro factores.

Propuesta y Plan de accin Es la sincronizacin del detalle de las acciones a tomar, tanto para llevar en rden la investigacin, el anlisis de la informacin y para tener la facilidad de soluciones posibles en la organizacin o reorganizacin que determina cuales fases son necesarias para una investigacin real, que reas son afectadas en el estudio, que objetivo se persigue, cules recursos son necesarios para el anlisis, obtener

conclusiones que permitan recomendar las posibles soluciones o alternativas para un mejor resultado, evaluando el tiempo necesario, sus costos de y para la operacin y la metodologa a adoptar en el nuevo sistema indicado en todo el proceso de estudio. La propuesta y plan de accin en trminos muy generales debe describir: Cmo aprovechar las fortalezas de la organizacin, para hacer frente a las oportunidades detectadas. Cmo minimizar las debilidades de la organizacin, para contrarrestar a las amenazas detectadas.

Fases para la elaboracin del Diagnostico Preparacin Se debe plantear a la gerencia cual ser un programa de accin, describiendo las actividades que se requieren para realizar el estudio. Programar reuniones con las personas que puedan colaborarle.

Anlisis Las reas de las compaas son interdependiente y por lo tanto el anlisis de todas y cada una de ellas constituye la base primordial del diagnostico para localizar los puntos dbiles y fuertes de cada rea.

Definicin del problema Con una lista de orden de importancia de las fallas principales de cada rea, para establecer el problema fundamental y las ramificaciones que se presentan en los puntos neurlgicos de la compaa.

Plan de Accin Es la formulacin de pautas de comportamiento y criterios sobre la forma de darle solucin al problema o problemas, en un determinado tiempo.

Redaccin del informe Respuesta por escrito, respaldada por informacin verbal. Se inicia con la descripcin de los objetivos, los resultados obtenidos global y especficamente, deben constar los cambios y modificaciones.

Referencias bibliogrficas Apuntes de Auditoria Administrativa II, USAC, Facultad de ciencias Econmicas. Apuntes de Administracin II, USAC, Facultad de Ciencias Econmicas.