Ana Armbulo M.

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Atributos funcionales de referencia (AFRs)

1) Qu son AFRS?
En las auditoras de gestin, para la evaluacin del control interno se aplicarn tambin los Atributos Funcionales de Referencia (AFRs), ya que en la prctica de la auditora se constituye en una herramienta til y adecuada. Una vez que se ha recopilado la informacin que incluye, entre otros aspectos: las disposiciones legales, reglamentarias o estatutarias relacionadas con el objeto evaluado; la misin y visin establecidas, objetivos y metas; estructura organizativa; procesos productivos de bienes o servicios y procesos de apoyo a la gestin, a base de la cual se ha obtenido el conocimiento general de la entidad o gestin donde se practica la evaluacin, se han identificado los procesos medulares, es decir, las actividades sustantivas con mayor incidencia en los resultados de la gestin, identificacin que facilitar y orientar al auditor en la seleccin de los procesos, cuando se trate de la realizacin de estudios anlisis o auditoras, y se han determinado las unidades organizativas o procesos en los cuales debe hacerse particular nfasis en el anlisis. Los datos e informacin recopilados se analizarn con una visin sistmica de la organizacin o de la gestin a evaluar, para facilitar la visualizacin de dos grandes tipos de procesos: 1.- Los que conducen directamente a la generacin de los bienes o servicios que constituyen el objeto principal de la organizacin o misin evaluada (procesos esenciales o medulares). 2.- Los procesos de apoyo, es decir, los que le dan soporte a la gestin productiva y que se llevan adelante para la materializacin de su misin.

2) Alcance y objetivos
Una vez identificados los procesos esenciales o medulares, establecidos los lineamientos y determinada la disposicin de recursos para realizar la evaluacin, se podr decidir si su alcance finalmente se extender a toda la organizacin o se circunscribir a determinado plan, programa, actividad, proyecto u operacin; definindose, en general, los objetivos y las estrategias de la actuacin, dirigidas a: * Determinar la capacidad de revisin, autocontrol y rectificacin de la gestin y de la incidencia de esa capacidad en el cumplimiento de la misin y en el logro de objetivos y metas. * Identificar y jerarquizar las reas que se consideren como crticas en su desempeo. * Identificar variables e indicadores existentes o necesarios para controlar y evaluar el sistema de control interno. A partir de los datos e informacin recabados y analizados que se manejen acerca de la organizacin y de la experiencia e intuicin de los evaluadores, se procede a la seleccin de las reas y subreas a evaluar.

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3) Razones por las que el auditor debe aplicar.

Para ello es necesario que el equipo evaluador previamente identifique en la organizacin evaluada las dependencias y proceso, que por analoga funcional, correspondan a los Componentes Estructurales y Funcionales de los Sistemas de Control Interno. Todas las reas y subreas identificadas en esta metodologa tienen importancia relativa en el desempeo organizativo, y por tal razn podran ser analizadas en su totalidad. Sin embargo, segn el alcance que se le haya asignado a la intervencin y los resultados de los anlisis obtenidos, sta puede circunscribirse determinadas reas y subreas, siendo recomendable en este caso que la seleccin recaiga en las que tengan mayor vinculacin o incidencia en el logro de los objetivos y metas, o con los procesos sustantivos o medulares de la organizacin, plan programa, proyectos, actividades, unidad o proceso evaluado. Una vez seleccionadas las reas y subreas, el anlisis subsiguiente se dirigir a determinar cules de stas son las posibles reas crticas. Para facilitar el proceso, el evaluador debe jerarquizar, lo cual puede realizar basndose en los resultados del anlisis y en sus experiencias. Sin embargo, es aconsejable destacar aquellas reas cuya incidencia se considere decisiva en el cumplimiento de la misin institucional, lo cual contribuye a darle una mayor objetividad a la jerarquizacin, para lo cual el equipo de trabajo puede comenzar la preparacin de los cuestionarios de evaluacin, formularse interrogantes acordes o pertinentes al grado de desarrollo institucional, complejidad funcional y situacin operativa de la organizacin evaluada.

4) Ventajas y Desventajas
El xito del proceso depender, en gran parte, de que el equipo de trabajo que realice la evaluacin haya logrado: Dominio conceptual de los principios bsicos de cada rea, as como de los Atributos Funcionales de Referencia que integran las subreas. Conocimiento de que los AFRs sealados no son limitativos, por lo que el evaluador podr realizar un ajuste a las caractersticas del rea y a la realidad de la organizacin evaluada. Correcta ubicacin de las reas ms crticas a las menos crticas. Luego que se han revisado estos aspectos y con el fin de tomarlo como referencia para el ejercicio de la supervisin y evaluacin de la calidad de la intervencin, el resultado final que se obtenga permitir: Determinar la capacidad de autocontrol o revisin de gestin, de la unidad o proceso objetivo de anlisis. Identificar los diferentes niveles de reas crticas. Obtener un informe parcial Es de gran ayuda contar con informacin adicional de la unidad objeto de anlisis, para realizar una actualizacin constante del archivo el cual permitir apoyar actuaciones futuras.