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HOJA DE CÁLCULO

HOJA DE CÁLCULO

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08/16/2013

HOJA DE CÁLCULO La hoja de cálculo es una de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo.

Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajan con una gran cantidad de números y necesitan realizar cálculos u operaciones. Esta formado por 256 columnas y 65536 filas, cada columna se nombra por letra, por ejemplo A, B, … AA… IV. Cada fila se enumera desde 1 hasta 65536. La intersección de una columna y una fila se denominan celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el nombre de su fila por ejemplo A1. En cualquier momento el cursor esta posesionado en alguna celda preparado para trabajar can ella, dicha celda se denomina celda activa y se identifica por que esta remarcada de las demás. Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango; que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la hoja de cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

MOVIMIENTOS RAPIDOS EN LA HOJA Celda abajo

Primera celda de la

columna activa fin↑

Celda arriba


U ltima celda de la

columna activa fin Celda derecha

↓ →
Primera celda de la

fila activa fin

←o inicio ←

Celda izquierda

Pantalla abajo AV PAG Pantalla arriba RE PAG Celda A1 crtl inicio

Última celda de la fila activa fin→

Pulsando F5

LAS BARRAS DE ETIQUETAS Hoja siguiente ctrl AV PAG Hoja anterior ctrl RE PAG Para desplazarnos a una celda en específico tenemos dos opciones 1.-Dar un clic en el cuadro de nombres y escribimos la referencia de la celda y damos enter 2.- Presionar la tecla F5 o control I y enseguida en el cuadro de referencia escribir la correspondiente. SELECCIONAR Para extender la selección shift Extender la selección al principio de la fila shift/Inicio Extender la selección al principio de la hoja ctrl shift y barra espaciadora.

FORMAS PARA CAPTURAR INFORMACION 1.-posecionandonos en la barra de formula 2.-posecionandonos en una celda para escribir

GUARDAR UN ARCHIVO 1.- Te vas a la barra de menús y le das clic en archivo guardar y listo 2.- Haciendo la combinación de teclas ctrl G 3.-Dando clic en el icono de guardar que esta en la barra de herramientas 4.- Pulsando la tecla F12 GUARDAR Y GUARDAR COMO En estos puedes guardar documentos. Al utilizar el comando guardar como, se te mostrara un cuadro de dialogo, en el que te permite cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. Al utilizar guardar

no se abrirá ningún cuadro de dialogo simplemente se guardaran en su ubicación actual los cambios que hayas efectuado en el documento.

OPCIONES PARA GUARDAR Este cuadro de dialogo aparece en el cuadro de dialogo guardar como, seleccionamos donde dice herramientas, opciones generales te aparecerá, luego debes poner la contraseña para que se pueda abrir el documento y otra contraseña para poder escribir en el documento, das en aceptar y luego te aparecerá otro cuadro de dialogo en el cual debes de verificar las dos contraseñas y listo. Esto nos sirve para tener protegido el archivo para que otro usuario no lo pueda modificar. Si le damos clic a la opción de solo lectura el archivo solo se modificara como copia.

CREAR SIEMPRE UNA COPIA DE SEGURIDAD Es por si se te llega a dañar el archivo original tienes la copia. CONTRASEÑA DE APERTURA Es para poder abrir el archivo, ya que sin ella no la puedes abrir. CONTRASEÑA DE ESCRITURA Es para poder escribir en el archivo, ya que sin esta contraseña no podrías escribir en ella. SE RECOMIENDA SOLO LECTURA Para que no puedan modificar el archivo personas no autorizadas. ABRIR En esta opción podemos abrir un documento de diferentes maneras. Lo único que debes hacer es seleccionar el archivo para que se pueda activar el botón abrir y tiene una flechita en la cual vas a poder abrir de diferentes maneras un archivo, como abrir y te aparecerá un cuadro de dialogo para que pongas las dos contraseñas para que puedas abrirlo. Para abrirlo como solo lectura también te aparece un cuadro de dialogo para que pongas la primera contraseña, puedes acceder a el pero al tiempo de querer guardar te aparece un cuadro de dialogo en el cual te dice que es un archivo de solo lectura el cual debes de cambiar de nombre para que puedas guardarlo.

Para abrir como copia te pide las dos contraseñas para poder acceder a el archivo y se hacen mas copias de ese archivo Para abrir y reparar aparece un cuadro de dialogo en el cual te da diferentes opciones, en el puedes reparar un archivo que este dañado, o puedes extraer los datos o simplemente cancelar. COPIAR 1.-Lo primero es seleccionar las celdas que vamos a copiar. Marcamos la celda o las celdas donde se encuentra la información que deseamos copiar. 2.-Emplea el comando copiar, ya sea dando clic derecho y la opción copiar o crtl.c o partiendo del comando edición de la barra de menús. 3.- Selecciona el área donde se copiara el contenido 4.-Seleccionamos edición en la barra de menús. 5.- Y pulsamos sobre pegar CORTAR Para quitar la información que hemos introducido a una zona de la hoja de calculo y ponerla en otra, podemos utilizar el comando cortar. 1.- Seleccionamos el grupo de celdas, la columna, o la fila que deseamos cambiar de ubicación 2.- Pulsamos edición en la barra superior. 3.- Pulsamos sobre cortar 4.- Marcamos donde queremos que se coloque la información que estamos moviendo. 5.- Pulsamos pegar PEGAR Cuando decimos pegar es querer decir pegar lo copiado o lo cortado para llevarlo a otro documento. Podemos copiar o mover el contenido de una o varias celdas con el mouse. Para mover: seleccionamos la(s) celda(s) y nos posesionamos en una de las orillas del marco, el puntero cambiara de otra forma en seguida domos un clic sostenido y soltamos el botón del mouse en donde queramos que se mueva el contenido. Para copiar el contenido de una o varias celdas las seleccionamos y posesionamos el pun tero del mouse en una de las orillas del marco y presionamos la

tecla ctrl. Cambiando el puntero de otra forma movemos y soltamos el botón del mouse donde queremos que se copie, después soltamos la tecla ctrl. RECUADRO DE PEGADO ESPECIAL TODO: Para copiar tanto la formula como el formato de la celda. FORMULAS: Para copiar únicamente la formula de la celda pero no el formato de esta VALORES: Para copiar el resultado de una celda pero no la formula, como tampoco el formato. FORMATOS: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido. COMENTARIOS: Para copiar comentarios asignados a las celdas. TODO EXCEPTO BORDES: Para copiar las formulas así como todos los formatos excepto bordes. ANCHO DE COLUMNA: Para copiar la anchura de la columna. FORMATO DE NUMEROS Y FORMULAS: Para copiar únicamente las formulas y todas las operaciones de formato de números de las celdas seleccionadas. FORMATO DE NUMEROS Y VALORES: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas Existen ocasiones que se desea copiar la información de una celda hacia otras celdas en forma contigua a esta, es decir hacia arriba, abajo, derecha, izquierda de la celda. Cuando esto sucede se puede realizar un rellenado. Primero se debe seleccionar la celda que se desea copiar a las demás junto con toda el área a donde se va a copiar el contenido. Posteriormente se selecciona del menú edición la opción rellenar. Según el área que este seleccionada aparecerán activadas las opciones (DESCRIBIR EL CUADRO DE DIALOGO DE SERIE)

BORRAR Para eliminar el contenido de las celdas, del menú edición se selecciona borrar dentro de ella tenemos varias opciones: todo, formato, contenido y comentario. TODA: Al elegir esta opción en el menú borrar se elimina todo el contenido de la celda. FORMATO: Al elegir esta opción en el menú borrar se elimina el formato que contenga esa celda. Lo cual indica que quedara con el formato predeterminado. CONTENIDO: Al elegir esta opción en el menú borrar se elimina todo el contenido de la celda, pero queda el formato de la celda. COMENTARIO: Se eliminara el comentario que este en esa celda, y no la información.

BORRAR CON EL MOUSE Seleccionamos la(s) celda(s) a borrar y te posesionas en la esquina de la celda donde aparece una cruz delgada damos clic y arrastramos hacia abajo o a la derecha se copia el contenido y al arrastrar hacia arriba y a la izquierda se sombrea de gris lo cual indica que eso se va a borrar. INSERCCION Comúnmente ocurren cambios en la información que manejamos y tenemos que agregar o eliminar celdas, columnas o filas a una hoja. Incluso es posible que sea necesario agregar mas hojas a los libros o eliminarlas. INSERCCION DE CELDAS Para insertar una celda o un rango de celdas, se selecciona la(s) celda(s) y se realiza alguna de las siguientes operaciones: Del menú insertar seleccionamos la opción celdas… O pulsando las teclas ctrl más. Se abrirá un cuadro de dialogo en el cual esta desplazar las celdas hacia la derecha, desplazar las celdas hacia abajo, insertar toda una fila e insertar toda una columna. DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA LA DERECHA: Dependiendo en donde estés posesionado o cuantas celdas estés abarcando esas serán las celdas que se desplazaran hacia la derecha. DESPLAZAR LAS CELDAS HACIA ABAJO: Dependiendo de donde estés posesionado o cuantas celdas estés abarcando esas serán las celdas que se desplazaran hacia abajo. INSERTAR TODA UNA FILA: Dependiendo en donde estés posesionado o cuantas filas estés ocupando esas serán las filas que se insertaran en toda la hoja. INCERTAR TODA UNA COLUMNA: Dependiendo en donde estés posesionado se agregará una columna mas hacia tu izquierda de tu hoja de calculo.

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