Unidad

Trabajando con Excel 2010

1. Gestionar libros
2. Movernos en una hoja de cálculo
3. Introducción y edición de datos
4. Operaciones con celdas y rangos
5. Modificar celdas y hojas
6. Nombrar celdas y rangos
7. Buscar y reemplazar

1. Gestionar libros
En este tema, veremos cómo gestionar los libros de Excel: abrir, nuevo, guardar, guardar
como y cerrar.

Crear un libro nuevo

Cuando entramos en Excel, por defecto, ya aparece con un libro nuevo (en blanco).

Para poder crear un nuevo libro, tenemos varias opciones:

• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y elegir la opción Nuevo. A continuación se abrirá una
nueva ventana (como la que se muestra a continuación) donde tendrás que hacer clic sobre
el icono “Libro en blanco”.

• Otra manera de crear un libro nuevo, sería si tenemos el icono “Nuevo” en la barra de
acceso rápido.
 Por defecto, no aparece en la barra, para hacer que salga, bastaría con hacer clic sobre
la flecha que aparece a la derecha de la barra de acceso rápido para acceder a la lista de
Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccionar la primera opción que
aparece es la de “Nuevo”.

Una opción más rápida, sería pulsando las teclas Ctrl+N.

Y una última opción, si tenemos la ventana de Excel abierta, pero sin ningún libro (veríamos
el área de trabajo en gris), podemos hacer un clic con el botón derecho del ratón sobre el área
de trabajo, nos aparecerá un menú emergente y escogeríamos la opción Nuevo… Aparece la
ventana para escoger “Libro en Blanco”.
Guardar un libro
La primera vez que guardamos un libro, nos pedirá la ubicación, el nombre y el tipo de
archivo. Pero una vez guardado y asignado un nombre y una ubicación, cada vez que volvamos
a Guardar ya no preguntará ningún dato y directamente guardará el libro en el mismo archivo
y con las últimas modificaciones realizadas, desde el último guardado.

También tenemos varias formas de guardar un libro:

• Hacer clic sobre la pestaña Archivo y elegir la opción Guardar.
• Pulsando sobre el icono del disquete, en la barra de inicio rápido
• Una manera rápido de guardar un libro puede ser con la combinación de teclas Ctrl+G

La primera vez que se guarda el libro, aparecerá la siguiente ventana, donde tendremos que
indicarle el nombre y la ubicación donde queremos guardar el archivo:

Guardar como
La Opción Guardar como nos permite guardar un libro con otro nombre, en otra ubicación
o con otro formato.

Tenemos dos maneras de ejecutar este comando:

• A través de la pestaña Archivo
• Pulsando la tecla F12

Utilizando cualquiera de las dos maneras, o bien haciendo clic sobre el comando Guardar
como o bien pulsando la tecla F12, se nos abrirá el mismo cuadro de dialogo que la primera
vez que guardamos el archivo, para poder hacer la modificación deseada, ya sea guardarlo con
otro nombre o en otra ubicación.
 Podemos elegir el tipo de formato que queremos utilizar al guardar, desde el mismo cuadro
de dialogo Guardar como, desplegando la lista Guardar como tipo:

Si nos desplazamos por la lista, veremos los distintos formatos que podemos utilizar entre
ellos:
• Libro de Excel: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene
extensión .xlsx.
• Libro de Excel habilitado para macros: esta es la opción que debemos elegir para guardar
los archivos que posean macros. Su extensión será .xlsm.
• Libro binario de Excel: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel 2010
(BIFF12), cuya extensión es .xlsb.
• Libro de Excel 97-2003: nos permite guardar un archivo creado con Excel 2010 para que
sea compatible con las versiones anteriores del programa. La extensión será .xls.
• PDF o XPS: Se genera un archivo en este formato, que garantiza que se conserve el
formato deseado y los datos no puedan ser modificados.
• Otros formatos: también podremos guardar nuestro libro como un archivo de texto, una
plantilla de Excel o una página web, por ejemplo.

Abrir un libro existente

Para abrir un libro ya existente, tenemos varias opciones:
• Hacer clic en la pestaña Archivo y seleccionar la opción Abrir.
 • Desde la barra de acceso rápido, botón Abrir.
• Con la combinación de teclas Ctrl+A
• También, si tenemos Excel abierto, pero sin
ningún libro en el área de trabajo (la zona aparecerá en gris), podemos hacer clic con el
botón derecho del ratón y en un espacio vacío del área de trabajo y seleccionar del menú
contextual la opción Abrir.

Aparecerá una ventana como la siguiente donde tenemos que indicarle el archivo que
queremos abrir.
 Si el fichero que queremos abrir, es uno que hemos utilizado recientemente, al desplegar el
botón de office, a la derecha aparece una lista con los últimos libros de Excel utilizados.

Y otra opción, para abrir un libro de Excel existente, sería desde un explorador de
Windows, accediendo a la carpeta donde esté guardado y haciendo doble clic sobre el archivo.
Automáticamente se nos abriría el programa con el archivo que hemos elegido.

Cerrar un libro
Para cerrar el libro actual, tenemos varias opciones:
Hacer clic en la pestaña Archivo y seleccionar la opción Cerrar.
 Hacer clic en el botón Cerrar ventana, situado en la parte superior derecha de la ventana.

Si no se ha guardado el archivo previamente, nos aparecerá un mensaje, preguntándonos

si queremos guardar los cambios.

Si pulsamos que Sí, se nos abrirá la el cuadro de dialogo Guardar como.

2. Movernos en una hoja de cálculo

Tenemos diferentes opciones de desplazamiento, a través del libro y de sus hojas.

Desplazamientos en una hoja:

• Ratón y rueda
-- Podemos hacer clic en la celda deseada con el botón izquierdo del ratón.
-- Podemos movernos a lo largo de la hoja (arriba y abajo) girando la rueda del ratón (si
tiene).
• Barras de desplazamientos: vertical y horizontal
-- Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, sobre las flechas de la barra de
desplazamiento vertical podremos movernos por la hoja de forma ascendente y
descendente.
-- Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, sobre las flechas de la barra de
desplazamiento horizontal podremos movernos por la hoja de forma lateral.
 • Teclado
-- Al abrir un libro nuevo, por defecto el cursor siempre estará situado en la celda A1.
Podemos desplazarnos por las celdas contiguas utilizando los cursores (flecha arriba,
abajo, izquierda y derecha).

MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Pantalla hacia la derecha ALT+AVPAG
Pantalla hacia la izquierda ALT+REPAG
Celda A 1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna activa FIN FLECHA ARRIBA
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Otra forma rápida de movernos por la hoja, cuando sabemos exactamente a qué celda
queremos ir, es utilizando el cuadro de nombres (a la izquierda de la barra de fórmulas).
Escribimos en él la referencia a la celda o su nombre y pulsamos Intro.

O con el comando Ir a…
Banda de opciones Inicio:
 Buscar y reemplazar: Ir a…
Tecla F5 o combinación Ctrl+I)
Se abre el siguiente cuadro de dialogo, donde escribiríamos en la casilla de Referencia la
celda donde queremos ir.

Si tuviéramos asignados nombres de rango, en la parte inferior de Ir a: nos aparecería

una lista con los nombres, y tan solo tendríamos que seleccionar el nombre del rango al que
queremos ir.

Si pulsamos el botón Especial… se abre un cuadro de dialogo, con los distintos desplazamientos
que podemos hacer.
 A este cuadro de dialogo también podríamos acceder desde la Banda de opciones Inicio,
botón Buscar y reemplazar y seleccionar Ir a Especiales…

Desplazamientos en un libro
Normalmente, un libro tiene varias hojas, para desplazarnos entre ellas tenemos varias
opciones:
• Ratón:
Haciendo clic sobre la pestaña de la hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, podemos utilizar los botones de
desplazamiento para visualizarlas:
-- Para visualizar a partir de la Hoja1.

-- Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

-- Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

-- Para visualizar las últimas hojas.

 • Cambio entre hojas con teclado.

MOVIMIENTO TECLADO
Hoja Siguiente CTRL+AVPAG
Hoja Anterior CTRL+REPAG

3. Introducción y edición de datos

Para empezar a introducir datos en Excel, bastará con situarse en la celda deseada y
empezar a escribir.

Al hacer esto, el contenido de la celda podemos visualizarlo en dos sitios:

En la celda activa y en la barra de fórmulas:

• Cancelar: Deja la celda como estaba antes de escribir (o tecla Esc) en blanco o con el
valor que contenía.
• Aceptar: Deja en la celda lo que se ha escrito (tecla Enter)

Para introducir el valor en la celda tenemos tres opciones:

• Tecla INTRO: Valida el valor introducido en la celda y se desplaza una celda hacía abajo.
• TECLAS DE MOVIMIENTO: Pulsando cualquier cursor, valida el valor introducido en la
celda y se desplaza según en la dirección según la flecha pulsada (arriba, abajo, izquierda
o derecha.
• BOTÓN ACEPTAR (de la barra de fórmulas): Al hacer clic sobre él se valida el valor
introducido y realiza ningún desplazamiento, se queda en la misma celda.

Si antes de validar los datos introducidos en una celda, quieres cancelar la acción y restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic
sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
Podemos distinguir varios tipos y formatos de datos.

Tipos de datos:
• Valores Constantes, son los datos que se introducen directamente en una celda. Puede
ser un número, una fecha u hora, o un texto.
• Referencia a celdas, la referencia a una celda, es la unión de la fila y la columna que
componen, por ejemplo A1.

Formatos de datos:
• Texto:
Para introducir texto, selecciona una celda y escribe el texto.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales.

Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda, por defecto, si las celdas adyacentes de su derecha están en
blanco, visualmente las ocupará de manera que veamos toda la frase, pero realmente los
datos están almacenados únicamente en la primera celda

Truco: Introduciendo en la celda el símbolo ‘ precedido del dato, automáticamente lo

introduce como formato de texto. Por ejemplo, si queremos crear una cadena de códigos
en una columna, y escribimos en una celda 001, al pulsar el Intro, Excel lo interpreta como
número y le aplica el formato de Número quitándole los ceros de la izquierda. Para evitar
esto, escribiremos

‘001 y pulsamos Intro, entenderá que es texto y permitirá los ceros a la izquierda, aplicándole
el formato de Texto.

• Número (alineado a la derecha)

Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % €.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Un signo + delante de un número se ignoran y un signo - delante de un número lo convierte
en un número negativo. También si escribimos un número entre paréntesis, Excel lo
interpreta como un número negativo (típico en contabilidad).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes,
aunque es más aconsejable y rápido, hacerlo mediante el formato de número.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe €, Excel asignará automáticamente el formato

• Moneda (dicho símbolo no se verá en la barra de fórmulas ya que se convertirá en un

formato y no en un carácter dentro de la celda).

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de

porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no
se confundan con números de fecha. Por ejemplo, escribimos un 0, dejamos un espacio y
escribimos el 1, la barra / y el 4.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Si un número no cabe en su celda

como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5) o 5,61451313213541E+25.

• Fecha y Hora
Para introducir una fecha u hora, podemos escribir en la celda, el día, mes y año tanto con
barra / como con guión - al pulsar el Intro, por defecto se quedará separada con barras /. Y
las horas, minutos y segundos las separaremos con dos puntos: e incluso podríamos indicar
PM o AM.

Las fechas y las horas también aparecen alineadas a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén
comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.
 Ejemplos:
Si escribimos 5-10-98 se convertirá en 05/10/1998

Si escribimos 2:30 PM podremos comprobar en la barra de fórmulas que el contenido real

de la celda es 14:30:00

Nota: El contenido de la celda no es siempre el que vemos, ya que puede estar camuflado
con el formato. El contenido real de una celda, lo podremos ver en la barra de fórmulas.

• Corrección y borrado de datos

Se puede modificar el contenido de una celda, siempre que el cursor esté parpadeando,
dentro de esta (en modo edición).
• Barra de fórmulas, haciendo un clic, dentro de la barra de fórmulas. De esta manera
podemos situar el cursor en la parte del contenido que queramos.
• Teclado: pulsando la tecla F2. De esta manera, el cursor aparece al final del contenido
de la celda, a la derecha del todo.
• Ratón: doble clic en la celda, situando el cursor en la parte del contenido que queramos
modificar.

Para realizar las modificaciones podemos utilizar:

• La tecla Retroceso para borrar el carácter situado a la izquierda y haciendo retroceder el
cursor una posición.
• La tecla Supr para borrar el carácter situado a la derecha,
• No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.
• Después de realizar el cambio o la edición, pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botón Aceptar, para validar la modificación.
• Mientras realizamos esta operación la Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
• Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta (sin necesidad de entrar dentro de la
celda).

Para borrar datos:

• Teclado: pulsando la tecla Supr
• Ratón: clic con el botón derecho sobre la celda y en el menú emergente seleccionar
Borrar contenido.
• Banda de opciones Inicio: botón Borrar. Desplegamos la lista y seleccionamos borrar
contenido.

En este botón también nos encontraremos con más opciones:

• Borrar todo: Elimina el contenido de la celda, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12,05 €, borramos la celda
con la opción Todo.

Si ahora introducimos el valor 5000 aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.
• Borrar formatos: Borra el formato de la celda, sin borrar el contenido o el comentario
insertado.
 Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 5.000 €, borramos la celda
con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 5000 ya que únicamente hemos
borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.

• Borrar contenido: Elimina solo el contenido de la celda, mantiene sus comentarios y su

formato. Sería lo mismo que pulsar la tecla Supr.

Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 5.000 €, borramos la celda
con la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 12000 aparecerá con el formato
anterior, es decir 12.000 €.

• Borrar comentarios: borra los comentarios que contenga la celda, pero conserva sus
contenidos y formatos

Substitución de contenido
Si lo que queremos es reemplazar el contenido de la celda por un dato nuevo, no hará falta
borrarlo, bastará con situarse sobre la celda y escribir directamente el nuevo contenido.

4. Operaciones con celdas y rangos

Seleccionar celdas y rangos

•  Ratón:
-- Para seleccionar una celda, situar el ratón sobre ella y con el puntero en forma de cruz
blanca, hacer clic con el botón izquierdo sobre ella.

-- Para seleccionar toda una columna o una fila, siturar el ratón sobre el encabezado y
cuando el puntero se convierta en una flecha negra hacia abajo o hacia la derecha, hacer
clic con el botón izquierdo del ratón.
-- Para seleccionar un conjunto de celdas, hay que hacer clic con el botón izquierdo del
ratón sobre la primera celda que forma el conjunto y arrastrar sin soltar el botón del
 ratón, hasta llegar a la última celda que forma el conjunto.
-- Para seleccionar toda la hoja, hacemos un clic en el punto de unión de las filas y las
columnas, de la hoja.
-- Para selecciones múltiples (celdas no contiguas) habrá que utilizar el ratón y el teclado
a la vez: manteniendo pulsada la tecla Ctrl, haremos clic en los elementos que queramos
seleccionar (ya sea columna, fila o celda).

•  Teclado:
o  Para seleccionar una celda, basta con estar situado en ella.
o  Para seleccionar un conjunto de celdas: situados en la primera celda, pulsamos la tecla
Masyuc (o Shift) y movemos los cursores hasta tener seleccionadas las celdas deseadas.

También podemos utilizar la tecla de función F8. Al pulsarla, observamos en la barra de

estado, como aparece Ampliar selección, que nos indica que estamos en modo extensión
para seleccionar. Luego nos vamos desplazando con las flechas (o cursores) hasta ampliar la
selección deseada. Al terminar, volvemos a pulsar F8 para salir de modo de selección.

Para selecciones múltiples (celdas no contiguas), seleccionamos el primer rango como

acabamos de explicar, pulsamos las teclas MAYUS + F8 y observamos como en la barra de
estado como aparece Agregar a la selección que nos indica que vamos a añadir más celdas a
la selección.

Ahora hacemos clic, sobre las celdas o rangos que queramos añadir y pulsar las teclas
Mayus+F8 para desactivar el modo Agregar.

Para seleccionar toda una columna: CTRL + Barra espaciadora

Para seleccionar toda una fila: MAYUS + Barra espaciadora
Para seleccionar toda la hoja Ctrl +E o CTRL + MAYUS + Barra espaciadora
Seleccionar hojas
Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas simultáneamente.
• Si están contiguas: Podemos hacer clic en la etiqueta de la primera hoja del grupo que
vamos a seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Mayus (o Shift) hacemos clic en la
última hoja o etiqueta que formen la selección.
• Si no están contiguas (discontinuas): Iremos haciendo clic sobre cada una de las etiquetas
que formen el grupo que vamos a seleccionar mientras mantenemos pulsada la tecla Ctrl.
• Para seleccionar todas las hojas del libro, hacer clic con el botón derecho sobre cualquier
etiqueta de hojas, para que aparezca el menú contextual y seleccionar la opción Seleccionar
todas las hojas.
• Para deseleccionar una hoja: mantenemos pulsada la tecla Ctrl y hacemos clic sobre
la etiqueta de la hoja que queramos quitar de la selección (la hoja activa no se puede
deseleccionar).
Seleccionar otros elementos

Desde la banda de opciones Inicio, botón Buscar y reemplazar, también podemos hacer
búsqueda y selección de otros elementos. Y seleccionaría todas las celdas que contengan el
elemento escogido.
•  Fórmulas
•  Comentarios
•  Formato condicional
•  Constantes
•  Validación de datos

En el mismo botón, tenemos la opción de Seleccionar objetos, que activaría el puntero del
ratón en modo de selección, para poder seleccionar manualmente los objetos.

Y otra herramienta que nos ofrece este botón, es el Panel de selección… Al activarlo,
aparece el panel a la derecha, con la lista de los objetos que contiene la hoja y al hacer clic
sobre un elemento de la lista, automáticamente se selecciona. También podemos aplicar la
selección múltiple.
 Podemos utilizar los botones del panel para organizar los objetos.

Para cerrar el panel, podemos utilizar el botón cerrar.

Deshacer/Rehacer una acción

Esta acción nos permite deshacer o rehacer las últimas acciones realizadas.
•  Para Deshacer podemos utilizar dos métodos:

-- Podemos utilizar el botón de la barra de acceso de rápido

-- La combinación de teclas Ctrl + Z
•  Para Rehacer podemos utilizar dos métodos:

-- Podemos utilizar el botón de la barra de acceso de rápido

-- La combinación de teclas Ctrl + Y
•  Si pulsamos una vez sobre la flecha, deshace o rehace la última acción
•  Si queremos deshacer o rehacer varias (últimas acciones y siempre lo hará por orden
inverso en que se han realizado, desde la última hacia atrás), desplegaremos la flecha que hay
a la derecha, en el mismo botón y seleccionaremos todas las acciones de golpe.

Copiar, Cortar y Pegar

La diferencia básica entre Copiar y Cortar es que al copiar, se genera un duplicado del
elemento copiado, mientras que al cortar, se elimina el elemento de su lugar de origen para
llevarlo a una nueva ubicación, lo que es sinónimo de mover.

En cualquiera de las dos operaciones hay que hacer los siguientes pasos:
• Seleccionar lo que queremos copiar o cortar
• Copiar o cortar (con cualquier de los métodos que veremos a continuación)
• Situarse en la nueva ubicación
• Y pegar

Podemos acceder a las opciones de Copiar, Cortar y Pegar desde:

La Banda de opciones, pestaña Inicio

También tenemos las combinaciones de teclas:

• Cortar: Ctrl + X
• Copiar: Ctrl + C
• Pegar: Ctrl + V

Nota: Al hacer clic en Copiar o Cortar, el contorno del área seleccionada aparecerá con una
línea discontinua que indica la zona que se a copiado o cortado.

Mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin
necesidad de volver a copiar y para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar
la tecla ESC.
Mover y Copiar
Para mover (o cortar utilizando el ratón) el contenido de una celda o rango, primero hay
que seleccionarlo, después situamos el puntero del ratón sobre el borde del área seleccionada
y aparecerán unas dobles flechas negras. Pulsamos el botón izquierdo del ratón y sin soltar,
arrastramos la selección hasta la nueva ubicación.

Para copiar un rango de celdas utilizando el ratón, empleamos el mismo método que al
mover pero pulsamos a la vez la tecla Ctrl.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de
soltar el botón del ratón. Cuando estemos situados en la celda deseada, soltamos el botón del
ratón y soltamos la tecla CTRL.

Al utilizar la herramienta cortar o al mover un contenido para sustituir otro, no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única
celda, Excel extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada.
(La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada).

Si la nueva ubicación contiene algo aparecerá una ventana preguntando que si se desea
reemplazar el contenido, ya que el Excel eliminaría todo lo que había y lo sustituiría por lo
nuevo.

Para mover una celda o rango, a otra hoja, hacemos la selección, situamos el puntero del
ratón sobre su borde, pulsamos el botón izquierdo y sin soltar, pulsamos también la tecla ALT
y movemos el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual queremos mover lo
seleccionado (esta hoja pasará a ser la hoja activa).

Pegado especial
En algún momento, nos puede interesar copiar una celda y pegar solo su valor en otra, sin
que se copie el formato o la fórmula (si tiene), o a la inversa.
 Esto podemos hacerlo con la herramienta Pegado especial:
• Primero hay que seleccionar la celda o rango
• Copiarlo (utilizando cualquier de los métodos vistos anteriormente)
• Nos situarnos en la nueva ubicación

Y para el pegado especial tendremos tres opciones:

• Banda de opciones, pestaña Inicio y desplegar el botón Pegar:

Botón derecho del ratón sobre la primera celda del área de pegado, y en el menú contextual,
seleccionar Pegado especial…:

Combinación de teclas Ctrl + Alt + V

 Con cualquiera de las opciones anteriores aparecerá el cuadro de diálogo Pegadoespecial
donde tendremos que escoger el tipo de pegado que queramos realizar:

Veamos para que sirven cada una de sus opciones (algunas no las veremos en este curso):
• Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
• Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda
• Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el
formato y convertirlo solo en dato.
• Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
• Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas
• Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en
este curso).
• Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto
bordes.
• Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
• Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas las
opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
• Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las opciones
de formato de números de las celdas seleccionadas.
 • Transponer: Transponer filas y columnas. Invierte la estructura de la tabla, copiando los
datos de las filas en las columnas y viceversa.

Nota: En el botón Pegar, podemos observar que aparece una lista de “Pegados especiales”
más comunes.

El portapapeles
Cuando copiamos información, ésta es almacenada en una zona de memoria, denominada
Portapapeles.

El portapapeles de office puede almacenar hasta 24 elementos.

Desde la banda de opciones Inicio, pulsamos la flecha inferir derecha, de la sección

Portapapeles.

Al pulsarla, aparece un panel en la parte izquierda de la pantalla, con el contenido actual

del portapapeles (lo último que hayamos copiado).
 El contenido del portapapeles se va llenando cada vez que copiamos información.

Cuando pegamos, por defecto, se pega la última información copiada, pero si en vez de
pegar, visualizamos el contenido del portapapeles, podemos elegir, de todo lo que hemos ido
copiando, que es lo que queremos pegar en ese momento.

Para ello, desplegaríamos la flecha que aparece al lado del contenido que queremos pegar
y seleccionaríamos Pegar.

También nos puede interesar, eliminar un elemento en concreto del portapapeles sin llegar
a vaciarlo, para ello utilizaríamos la opción Eliminar del desplegable del elemento en cuestión.
 También tenemos la opción de Pegar todo, si pulsamos este botón, nos pegaría toda la
información que contenga el portapapeles, seguida.

O si lo que queremos es vaciar el portapapeles, pulsaríamos el botón Borrar todo.

En el panel del Portapapeles, abajo a la izquierda, tenemos el botón Opciones, que nos
permite configurar las preferencias para el portapapeles:
 •  Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office: Al activar esta opción,
automáticamente se activa también la opción de Mostrar Portapapeles de Office al
presionar Ctrl+C dos veces. Y cada vez que copiemos información la segunda vez, aparecerá
automáticamente el panel del portapapeles, independientemente del sistema que hayamos
utilizado para copiar.
•  Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office: Copiará el contenido del portapapeles
sin mostrarlo.
•  Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas: aparecerá el icono del
portapapeles, a la izquierda de la barra de tareas (en la zona del reloj).

•  Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar: Muestra la información de los

elementos que contiene el portapapales.

Para Cerrar el panel del portapapeles, podemos:

• Volver a pulsar le flecha inferior derecha de la sección Portapapeles de la banda de
opciones Inicio.
• Desplegar la flecha del panel del portapapeles y seleccionar Cerrar.

• Directamente, pulsar el botón Cerrar (cruz de la parte superior derecha del

panel).

Relleno automático (Autorelleno) y Series

Se utiliza para copiar o rellenar celdas adyacentes.
 Existen dos opciones, que queramos copiar el contenido de un rango o que queramos
rellenar las celdas siguiendo una serie.

• Autorelleno
--Con el ratón:
* Seleccionamos las celdas o rango que queremos copiar.
* Observamos como en la esquina inferior derecha de la selección aparece un
cuadrado negro que se le llama controlador de relleno.
* Situamos el puntero del ratón sobre el cuadrado negro y veremos como el puntero
se convierte en una cruz negra
* Pulsamos el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo, arrastramos
hacia la derecha o izquierda para copiar el rango, si está en columnas
o hacia abajo o hacia arriba si está en filas.
--Con el botón Rellenar (de la banda de opciones Inicio):

* Teniendo la celda cuyo contenido queremos copiar y las celdas adyacentes donde
queremos copiarlo, seleccionado.
* Desplegamos el botón Rellenar y seleccionamos la dirección hacia donde queremos
que copie los datos.
Tendremos cuatro opciones, hacia abajo, hacia la derecha, hacia arriba y hacia la
izquierda.
Si queremos copiar el contenido de una celda o rango, en otras hojas:
--Seleccionaremos la celda o rango que queremos copiar.
--Y también seleccionaremos las hojas donde queremos copiar los datos.
--Desplegamos el botón Rellenar y seleccionaremos Otras hojas…

Y nos aparece un cuadro de dialogo, donde nos pregunta, que es lo que queremos copiar:
Y lo copiará en la misma ubicación que en la hoja original.
Y la última opción del botón Rellenar, es la de Justificar, que lo que hace es copiar y rellenar
las celdas vacías seleccionadas, repartiendo el texto de la celda con contenido, hasta
rellenar el ancho de la columna de la selección.

• Series
--Con el ratón:
Realizando los mismos pasos anteriores, y con el contenido de las celdas seleccionadas
formando una serie de intervalos, podemos arrastrar hacia abajo, hacia arriba, hacia la
izquierda o hacia la derecha y continuará la serie.

Excel tiene algunas series creadas automáticas y las detecta según el formato de dato que
contenga la celda y los intervalos creados.
Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en A2 el valor 2, ahora
seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno copiamos las celdas hacia
abajo, pues en las celdas adyacentes se seguirá la serie, 3, 4, 5,...

Si en vez de 1 y 2 tenemos 3 y 5 y copiamos con este método la serie de las celdas

adyacentes seguirá con números impares.

Y si lo que queremos es copiar los datos aunque tengan intervalos, realizaremos la misma
operación pero mantendremos pulsada la tecla Ctrl.

Nota: Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

--Con el botón Rellenar (de la banda de opciones Inicio):

* Escribimos en una celda el primer dato del intervalo
* Seleccionamos las celdas o rango que queremos que se rellenen al crear la serie
* Y seleccionamos del botón Rellenar, la opción Series.
* Aparece un cuadro de dialogo, donde debemos indicarle el incremento de la serie.
 También podemos hacerlo sin seleccionar previamente, tan solo situándonos en la celda
que contiene el primer dato de la serie.
Ejemplo/diferencia:

Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas
copiadas el icono de Opciones de autorrelleno, que nos permitirá seleccionar la operación que
queremos realizar.

Crear series personalizadas

Podemos crear listas (series) propias, por ejemplo, un grupo de colores: Negro, Rojo,
Blanco, Azul, Morado. Si escribimos la palabra Negro en una celda de Excel y arrastramos con
el controlador de relleno, lo que hará es copiar la palabra Negro en las celdas.

Para crear una lista personalizada con estos colores:

• Desplegamos la pestaña Archivo.
• Pulsamos el botón Opciones de Excel
• En el apartado Avanzadas, pulsamos el botón Modificar listas personalizadas.
Y aparece el siguiente cuadro de dialogo:
 En el apartado Entradas de lista: escribiremos la serie, separando cada dato de una celda
por una coma.

En nuestro ejemplo, escribiremos: Negro, Rojo, Blanco, Azul, Morado y pulsamos el botón
Agregar.

Automáticamente, se sitúan uno debajo de otro y a la izquierda, en Listas personalizadas,

ya aparece la nueva lista de colores. Aceptamos ambos cuadros de dialogo.

Ahora podemos volver a probar, escribimos la palabra Negro en una celda y arrastramos
con el controlador de relleno y comprobaremos como se crea la serie.

Para eliminar una lista personalizada, que haya creado el usuario,

• Entramos en las opciones de Excel, desde el botón Office.
• Botón Modificar listas personalizadas…
• Seleccionamos la lista que queremos eliminar y pulsamos el botón Eliminar.
5. Modificar celdas y hojas
Mover celdas, filas y columnas
El procedimiento para mover cualquier elemento de la hoja de cálculo siempre es el mismo:
• Seleccionar la celda, fila o columna (con cualquiera de los métodos que hemos visto)
• Situar el puntero del ratón sobre el borde de la selección.
• Y por último arrastrarlo a la nueva ubicación.

• Inserción de celdas, filas o columnas

--Celdas
Seleccionar la celda o el rango de celdas donde deseamos insertar las nuevas.
Para Insertarlas tenemos dos opciones:
Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas”opción “Insertar”.

Si pulsamos directamente el botón, las celdas nuevas aparecerán a la izquierda de nuestra

selección.

Si desplegamos la flecha del botón, y seleccionamos Insertar Celdas… podremos elegir

entre desplazarlas a la derecha o hacia abajo.

Nota: Fíjate como desde aquí también te permite añadir filas o columnas enteras.
Menú contextual: botón derecho del ratón sobre la selección y escoger la opción insertar…
aparecerá el cuadro de dialogo Insertar celdas.

--Filas
Seleccionar la fila o el rango donde deseamos insertar las nuevas.

Para Insertarlas tenemos dos opciones:

* Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” opción “Insertar”.
En este caso, tanto si pulsamos el botón Insertar, como si desplegamos la flecha y
seleccionamos Insertar filas de hoja no hay ninguna diferencia, ya que Excel insertará
la nueva fila encima de nuestra selección.

* Menú contextual: botón derecho del ratón sobre la selección y escoger la opción
Insertar. Aparecerá directamente la nueva fila, encima de la selección.
--Columnas
Seleccionar la columna o el rango donde deseamos insertar las nuevas.

Para Insertarlas tenemos dos opciones:

*  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” opción “Insertar”.
En este caso, tanto si pulsamos el botón Insertar, como si desplegamos la flecha
y seleccionamos Insertar columnas de hoja no hay ninguna diferencia, ya que Excel
insertará la nueva columna a la izquierda de la selección.

* Menú contextual: botón derecho del ratón sobre la selección y escoger la opción
Insertar. Aparecerá directamente la nueva columna, a la izquierda de la selección.
En caso de no haber seleccionado ninguna fila o columna, Excel toma la como referencia
donde está situado el cursor como selección.
Modificación de Filas y columnas
• Alto de fila
Excel ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Times
Nwe Roman de 12 puntos, la altura de esa fila es 15,75. Si aplicamos otra fuente y otro
tamaño, a una celda de esta misma fila, veremos cómo se modifica la altura de toda la fila
automáticamente.

Para modificar la altura de una fila, podemos utilizar tres métodos:

--Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Alto de fila… Y aparecerá el cuadro de dialogo Alto de fila, donde indicaremos
el alto de la fila que queremos, utilizando la “,” para separar los decimales y Aceptar.

Si colocamos el puntero del ratón, en la línea que separa las cabeceras de las filas, debajo
del número de la fila que queremos modificar, veremos que se convierte en una flecha de
dos puntas. Mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastramos la línea a la
 nueva posición. A medida que vamos moviendo el ratón, la altura de la fila va cambiando.

Soltamos el botón cuando tenemos la altura deseada.

-- También tenemos la opción desde el menú contextual sobre la cabecera de la fila.

Autoajustar a la selección
Podemos modificar la altura de una fila hasta ajustarla al dato de entrada más alto.

Tenemos dos métodos:

•  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción“Formato” y
seleccionar Autoajustar alto de fila.
• Situamos el puntero del ratón, en la cabecera de la fila, sobre la línea de división inferior
que queremos modificar (igual que si modificáramos el alto de la fila) y hacemos doble clic,
el tamaño se reajustará automáticamente.

Ancho de columna
En Excel la anchura por defecto de una columna es de 10,71 puntos.

Para modificar la anchura de una columna, podemos utilizar dos métodos:

•  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato”
y seleccionar Ancho de columna… Y aparecerá el cuadro de dialogo Ancho de columna,
donde indicaremos el ancho de la columna que queremos, utilizando la “,” para separar los
decimales y Aceptar.
 •  Si colocamos el puntero del ratón, en la línea que separa las cabeceras de las columnas, a
la derecha de la letra de la columna que queremos modificar, veremos que se convierte en
una flecha de dos puntas. Mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastramos
la línea a la nueva posición. A medida que vamos moviendo el ratón, la altura de la fila va
cambiando. Soltamos el botón cuando tenemos la altura deseada.
•  También tenemos la opción desde el menú contextual sobre la cabecera de la columna.

Autoajustar a la selección
Podemos modificar la anchura de una columna hasta ajustarla al dato de entrada más
ancho.

Tenemos dos métodos:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Autoajustar ancho de columna.
• Situamos el puntero del ratón, en la cabecera de la columna, sobre la línea de división
derecha que queremos modificar (igual que si modificáramos el ancho de la columna) y
hacemos doble clic, automáticamente se ajustará al tamaño de la columna con mayor texto
introducido.
Ancho estándar de columna
Excel nos permite modificar la anchura estándar para todas las columnas de la hoja que
tienen asignada dicha anchura.

Si desplegamos de la Banda de opciones, en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas”, la opción

“Formato” y seleccionamos Ancho predeterminado... aparece el cuadro de diálogo Ancho
estándar done podremos escribir la anchura que queremos y todas las columnas, que aún no se
hubieran modificado su ancho y trabajaran con el estándar, automáticamente se modificarían
adquiriendo el nuevo ancho.

Eliminar celdas, filas y columnas

Para eliminar celdas:

Seleccionamos las celdas que queremos eliminar.
Y a continuación tendremos varias maneras de hacerlo:
•  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Eliminar”
y elegir la opción Eliminar celdas... Se abrirá el cuadro de diálogo Eliminar celdas, donde
escogeremos la opción que corresponda.

Nota: Observa como aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.
 •  Menú contextual sobre el borde de la celda o selección.
•  Combinación de teclas Ctrl + - (signo menos del teclado numérico)

Para eliminar filas y columnas:

Seleccionamos las filas o columnas que queremos eliminar
A continuación tendremos varias maneras de hacerlo:
•  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Eliminar” y
elegir la opción que corresponda.
•  Combinación de teclas Ctrl + - (signo menos del teclado numérico)
•  Menú contextual sobre la cabecera de la fila/columna y seleccionar eliminar.

Ocultar y mostrar filas y columnas

Se puede dar el caso de que tengamos filas y/o columnas con datos que no necesariamente
sean visibles y podemos hacer que no se vean sin tener que eliminarlos.

Para ocultar:
• Seleccionamos las filas/columnas que queramos ocultar.
• Y tendremos dos maneras de hacerlo:
 • Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Ocultar y mostrar.

• Menú contextual sobre la cabecera de la fila/columna y seleccionar Ocultar.

Para mostrar:
Si deseamos mostrar las filas/columnas ocultas, seleccionamos entre qué filas o columnas
se encuentran las que queremos mostrar. Por ejemplo, si queremos mostrar las columnas
ocultas B y C, habrá que seleccionar desde la columna A hasta la D.

Ojo! El rango debe ser continuo.

A continuación tendremos dos maneras de hacerlo:
•  Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Ocultar y mostrar.
•  Menú contextual sobre la cabecera de la fila/columna.

Hojas
El número de hojas que contiene un libro puede variar de 1 a 255. Por defecto suelen tener
solo 3.
 Para insertar una nueva hoja:
Nos situaremos en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se
añadirán a la izquierda de la seleccionada.

Y tenemos varias opciones:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Insertar” y
seleccionar “Insertar hoja”.
• Menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja.
• Combinación de teclas Mayus (o Shift) + F11

Para mover una hoja, dentro de un mismo libro o incluso a otro:

Nos situaremos en la hoja que queremos mover, o si es más de una, las seleccionamos
todas.

Y tendremos varias opciones:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar “Mover o copiar hoja”.
• Con el menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja y seleccionando la opción Mover o
copiar hoja…

Aparecerá el cuadro de diálogo, donde tendremos que indicarle la nueva posición:

 Si quisiéramos mover la hoja a otro libro, en este cuadro de diálogo tendríamos que
desplegar la lista Al libro y podríamos seleccionarlo, siempre y cuando esté abierto.

En el recuadro Antes de la hoja, seleccionaremos la hoja que quedará a la derecha de la

hoja movida.

Y Aceptar.

También podemos mover la hoja con el ratón: haciendo clic con el botón izquierdo sobre su
etiqueta, y sin soltar, arrastrarlo a la nueva ubicación.

Mientras movemos la hoja aparece una flecha negra sobre las hojas indicando dónde se
situará la hoja en el caso de soltar en ese momento el botón del ratón.

Una vez situados donde queremos mover la hoja, soltamos el botón del ratón.

Para copiar una hoja:

Seguiremos el mismo procedimiento que utilizamos para mover una hoja.

Seleccionamos las hojas

Y tendremos varias maneras de hacer la copia:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar “Mover o copiar hoja”.

Pero en este cuadro de diálogo, marcaremos la opción Crear una copia.

 • Con el menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja y seleccionando la opción Mover o
copiar hoja…
• Con el ratón: haciendo clic con el botón izquierdo sobre su etiqueta y a la vez pulsar la
tecla Ctrl, y sin soltar, arrastramos la hoja a la nueva ubicación.

Para cambiar el nombre a una hoja:

Excel por defecto, nombra las hojas al insertarlas utilizando números consecutivos: Hoja1,
Hoja2, etc…

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo
nombre.

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

Para cambiar la etiqueta o nombre de una hoja, tenemos varias opciones:

• Nos situamos sobre la hoja que queremos nombrar
• Y tendremos varias maneras de darle nombre:
• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar “Cambiar el nombre de la hoja”.
 • Con el menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja y seleccionando la opción Cambiar
nombre.

• Con el ratón: haciendo doble clic con el botón izquierdo sobre su etiqueta, quedará
seleccionado el nombre actual, al empezar escribir el nuevo nombre, se sustituirá.

Con cualquiera de los 3 métodos pulsaremos Intro al acabar de escribir el nombre para
aceptar el cambio.

Para cambiar el color a la etiqueta de las hojas

Podemos cambiar el color de la etiqueta (fondo del nombre de la hoja), a una o varias hojas,
para ello debemos:
• Seleccionar las hojas
• Y tenemos varios métodos de darle color a la etiqueta:
• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato”
y seleccionar “Color de etiqueta”, se despliega otro submenú donde debemos escoger el
color.
• Con el menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja y seleccionando la opción Color de
etiqueta.
Para eliminar hojas:
Podemos eliminar una o varias hojas de un libro, para ellos seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionamos las hojas

Y tendremos varias formas de eliminarlas:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Eliminar” y
seleccionar “Eliminar hoja”.
• Con el menú contextual, sobre la etiqueta de la hoja y seleccionamos la opción Eliminar.
Nota: Si eliminamos una hoja, no la podremos recuperar con la herramienta Deshacer.
 Para ocultar hojas:
Para ocultar una o varias hojas seguiremos los siguientes pasos:
• Seleccionamos las hojas
• Y tendremos varias formas de ocultarlas: (es el mismo método que para las filas y
columnas)
• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Ocultar y mostrar: Ocultar hoja.
• Menú contextual sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar Ocultar.

Nota: No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de
trabajo.

Para mostrar hojas:

Si deseamos mostrar las hojas ocultas:

No hace falta seleccionar nada.

Tendremos dos maneras de mostrar las hojas ocultas:

• Banda de opciones: en la ficha “Inicio”, grupo “Celdas” desplegar la opción “Formato” y
seleccionar Mostrar hoja...
• Menú contextual sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar Mostrar.
• En cualquier caso, aparece otro cuadro de dialogo donde debemos elegir la hoja que
queremos mostrar (de la lista que ocultas que hay).

6. Nombrar celdas y rangos

 Excel nos permite dar nombre a una celda a un rango para posteriormente poder hacer
referencia a ellas en fórmulas y funciones o simplemente para poder acceder más rápidamente
a ellas.
Para nombrarlas, tenemos que seguir los siguientes pasos:
• Seleccionamos la celda o el rango, que pueden ser contiguas o no, que queramos
nombrar.
• Hacemos clic dentro del Cuadro de nombre (a la izquierda de la barra de fórmulas),
escribimos el nombre que queramos asignarle y pulsamos Intro.

Podemos ver su utilidad, si nos situamos en cualquier parte del documento (que no sea el
rango nombrado recientemente) y pulsamos las teclas Ctrl + I o F5, seleccionamos el nombre
del rango en la lista que aparecerá. Automáticamente seleccionara la celda o rango nombrado.

También podemos desplegar la lista del Cuadro de nombres y seleccionar el nombre del
rango al que queremos ir.
 Desplegando y seleccionando el Con el rango nombrado seleccionado
nombre de rango

Otra manera de asignar nombres sería a través de la sección Nombres definidos, de la

banda de opciones Formulas.

Tendremos varias opciones:

Seleccionando el rango que queremos nombrar y pulsando el botón Asignar nombre a un
rango o desplegando el botón Asignar nombre a un rango y seleccionando Definir nombre.

Nos aparecerá el cuadro de dialogo, Nombre nuevo:

 Donde tenemos que indicarle:
• El nombre del rango
• El ámbito: que puede ser en todo el libro o solo en las hojas que contiene el libro.
• Si queremos incluir algún comentario.
• Y nos indica las referencias de las celdas que componen el rango. (Si no hubiéramos
seleccionado previamente el rango, desde aquí podríamos hacerlo).

Si el rango de datos seleccionado contiene algún título, podemos utilizar la opción para que
automáticamente asigne ese título como nombre de rango. Para ello, pulsaríamos el botón
Crear desde la selección.

Nos aparecerá el siguiente cuadro de dialogo, donde tenemos que indicarle, la situación del
título del rango.
El Administrador de nombres, nos proporciona una lista de los nombres que hay creados
con toda su información. Y nos permite gestionarlos.
 • Nuevo: nos aparecería el mismo cuadro de dialogo que hemos visto antes de Nombre
nuevo.Editar: nos permite modificar uno ya creado.
• Eliminar: para elimina un nombre de rango asignado.
• Filtro: si tuviéramos muchos nombres de rango asignados, para poder trabajar mejor,
podemos aplicar alguno de los siguientes filtros:

Una vez creados los nombres, para trabajar con ellos y utilizarlos en las fórmulas, tenemos
el botón Utilizar en la fórmula.
 Al desplegarlo, nos muestra una listad de nombres de rango que podemos utilizar.

Simplemente pulsando sobre el nombre, automáticamente se colocaría en la celda activa.

O también podemos pulsar la opción Pegar nombres…

Que nos abre el siguiente cuadro de dialogo, donde aparece una lista con los nombres
creados.

Seleccionaríamos el que queremos utilizar y pulsaríamos Aceptar. Nos incluiría el nombre

del rango en la fórmula de la celda activa.

El botón Pegar lista, nos pegaría a partir de la celda activa, un listado de los nombres de
rango y las referencias a las celdas que lo componen.
7. Buscar y reemplazar
Esta herramienta nos permite realizar búsquedas de datos o formatos en una hoja o en
todo el libro y también reemplazarlos con datos o formatos nuevos.

Para realizar una búsqueda tenemos dos opciones:

• Banda de opciones: Pestaña Inicio, grupo “Modificar” opción “Buscar y seleccionar”. Al
desplegar seleccionaremos la opción Buscar….

También tenemos la combinación de teclas: Ctrl.+B. Aparecerá el cuadro de dialogo Buscar

y reemplazar.
 • En el cuadro Buscar: escribimos el texto que queremos encontrar. (La lista desplegable
guardará las últimas búsquedas realizadas).
• El botón “Buscar Siguiente” busca y selecciona la primera vez que aparece el texto en la
hoja. Para que siga buscando en la hoja y se pare en la siguiente palabra, tendremos que
volver a pulsar el botón.
• El botón “Buscar todos” mostrará todas las celdas que contienen lo buscado, al hacer clic
en alguna de ellas Excel mostrará la celda.
• Si pulsamos el botón Opciones >> cambiará el cuadro de dialogo, donde se amplían las
opciones de búsqueda.

Dentro de: Aquí podemos especificar donde queremos que realice la búsqueda, solo en la
hoja activa o en todo el libro.
 • Buscar: Si queremos que busque por filas o por columnas.
• Buscar dentro de: aquí definiremos el tipo de dato que estamos buscando, Formulas,
valores o comentarios.

También tendremos la opción de marcar las casillas:

• Coincidir mayúsculas y minúsculas
• Coincidir con el contenido de toda la celda

Y aquí además de buscar texto también podremos buscar caracteres que contengan un
formato específico.

Si desplegamos el botón Formato… tendremos dos opciones:

• Formato: nos abrirá el cuadro de dialogo de Formato de celdas, donde podremos

especificar el formato que estamos buscando.
• Elegir formato de celda…: al seleccionar esta opción, el cuadro de dialogo desaparece,
y el puntero del ratón se convierte en un cuentagotas, haciendo clic sobre la celda que
contiene el formato que queremos buscar, automáticamente lo detecta y lo incluye en la
casilla de Buscar.

Para reemplazar también tenemos dos opciones:

Banda de opciones: Pestaña Inicio, grupo “Modificar” opción “Buscar y seleccionar”.
Al desplegar seleccionaremos la opción Reemplazar….

También tenemos la combinación de teclas:

• Ctrl + L
• Aparecerá el cuadro de dialogo Buscar y reemplazar

• En el cuadro Buscar: escribimos el texto que queremos que busque.

• En el cuadro Reemplazar con: escribiremos el texto por el que queremos que sea
sustituido.
• El botón Reemplazar: buscará la primera vez que aparece el texto en la hoja y lo
reemplazará.

Para que siga buscando en y reemplace la siguiente palabra, tendremos que volver a pulsar
el botón.
• El botón Reemplazar todos: Buscará y reemplazará todas las veces que aparezca la
palabra en la hoja.
También aparecen los botones de búsqueda por si queremos buscar antes de reemplazar.
• Si pulsamos el botón Opciones >> cambiará el cuadro de dialogo, donde se amplían las
opciones de búsqueda y reemplazo.