INIDAD II

Pasos para abrir el programa Excel

Antes de abrir el programa Excel debemos localizarlo. El icono de Excel se
caracteriza por ser verde, no importa la versión que estemos utilizando,
siempre tendrá tonos verdes y una X. Para localizarlo también debemos saber
que podemos encontrarlo en 3 sitios distintos:

o En el escritorio: se trata de un acceso directo al programa que aparecerá en el

Escritorio de nuestro ordenador. Sólo necesitamos hacer doble clic encima y
automáticamente se nos abrirá un libro de Excel en blanco.

o En el menú de Inicio: para ello deberemos pinchar en el botón de Inicio de

nuestro ordenador y buscar en la parte izquierda el programa de Excel. También
podemos escribir Excel en el buscador del menú de Inicio y nos aparecerá. A
 continuación lo seleccionaremos pinchando encima y se abrirá un libro de Excel
en blanco.

o En archivos: si hemos recibido un archivo de Excel, ya sea por mail, en un USB o

lo tenemos guardado en una carpeta de nuestro ordenador, sólo tendremos que
hacer doble clic sobre dicho archivo de Excel guardado y se nos abrirá.
¿Cómo usar la interfaz de
Microsoft Office 2010?
A continuación, verás un video que te muestra cómo usar la interfaz de
los programas de Office 2010 y, más abajo, verás las características que
son propias del espacio de trabajo de Excel.

¿A qué corresponde cada sección remarcada de la parte superior de la

interfaz de Excel 2010?

Reconoce el espacio de trabajo de

Excel 2010
A continuación, podrás realizar un recorrido por la interfaz o espacio de
trabajo de Excel 2010 para que aprendas conceptos básicos antes de dar
el siguiente paso. Ubica los números y lee su descripción en la parte
inferior.
Características propias de la
interfaz de Excel 2010

1. Columnas:
Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia
abajo. Se identifican por letras.

2. Filas:
Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia
la derecha. Se identifican por números.

3. Celda:
Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.

4. Nombre de la celda:
Esta casilla te indica el nombre de la celda sobre la que estás trabajando.
5. Barra de fórmulas:
Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda
específica.

6. Hojas de cálculo:
Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas
(también conocidas como hojas de cálculo).

7. Barra de scroll horizontal:

Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la
vez, haz clic sobre la barra de desplazamiento horizontal, manténla
presionada y arrástrala de izquierda a derecha para desplazarte por
todas las hojas de trabajo existentes. 

8. Modos de visualización:
Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:

 Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número

ilimitado de celdas y columnas. Es el modo de visualización
que ves en la imagen.
 Vista diseño de página: Divide la hoja de cálculo en el
número de páginas que contenga.
 Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja
de cálculo. Es útil cuando estás agregando saltos de página.
Guardar un archivo o libro 
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo. La identificarás porque es la única verde.

Paso 2:
Ahora, ubica y haz clic en el comando Guardar.

Paso 3:
Verás un cuadro de diálogo. Allí, busca el lugar de tu computador en
donde quedará guardado tu archivo.

Paso 4:
En la casilla Nombre de archivo, escribe el título que lo identificará.

Paso 5:
Para terminar, haz clic en el botón Guardar.
Pasos para ingresar datos en las
celdas
Paso 1: 
Crea un libro nuevo y asegúrate de estar en la hoja de cálculo en la que
vas a trabajar. 
Paso 2:
Una vez te encuentres en la hoja de cálculo, selecciona la celda B2. Para
ello, haz clic en el rectángulo donde se unen la columna B y la fila 2.
Notarás que la celda seleccionada tiene el borde más grueso y que su
nombre aparece en la esquina superior izquierda. Además, la letra de la
columna y el número de la fila que se unen se resaltan.

Paso 3:
Escribe la palabra Concepto en la celda B2. Para ello, puedes hacer dos
cosas:

 Opción 1: Seleccionar la celda y escribir la palabra allí mismo.

Verás que en la Barra de fórmulas aparecerá lo que vas
escribiendo.
 Opción 2: Seleccionar la celda y escribir la palabra en la Barra
de fórmulas. Verás que en la celda que tienes seleccionada irá
apareciendo lo que escribes.
Ten en cuenta que...
Eso es todo lo que debes hacer para ingresar datos en las celdas. Prueba
con las dos opciones, cualquiera de ellas es válida.

Una vez ingreses datos en una hoja de cálculo, puedes cambiar su

formato. Por ejemplo, puedes cambiar el color de las letras, ponerle
cifras decimales a los números o elegir la apariencia de la fecha.
Borrar y eliminar una celda
Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo
debes tener en cuenta que borrar el contenido de una celda es diferente
a eliminarla. A continuación aprenderás cuál es la diferencia y cómo
hacer en los dos casos.

Borrar el contenido de una celda

Supongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo
que gastaste en transporte supera esa cifra. Para ello:  

Paso 1:
Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este
caso, la C7.
Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al
lado derecho.

Paso 3:
Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en la
opción Borrar contenido.

También puedes utilizar la tecla Backspace para borrar el contenido de

una sola celda o la tecla Delete para borrar el contenido de varias celdas.

Pasos para eliminar una celda

Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este caso la B7, C7 y D7.
Paso 2:
Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la cinta de opciones al
lado derecho. Notarás que la celda C8 se desplaza hacia arriba.

Copiar y pegar el contenido de

una celda
Los comandos Copiar y Pegar te serán útiles para duplicar el contenido de
una celda conservando su formato. A continuación, te mostraremos cómo
hacerlo.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas copiar. En este caso, B2, C2 y D2.

Paso 2:
Haz clic en el comando Copiar. Lo verás al lado izquierdo de la Cinta de
opciones. Notarás que el borde las celdas seleccionadas cambia de
apariencia.
Paso 3:
Selecciona la celda o celdas donde quieres pegar el contenido.

Paso 4:
Haz clic en el comando Pegar, que estará al lado izquierdo del
comando Copiar.

Cortar y pegar celdas

Cuando usas el comando Cortar, eliminas el contenido de una celda
para ingresarlo en otra.

Paso 1:
Selecciona las celdas que deseas cortar.
Paso 2:
Haz clic en el comando Cortar ubicado en la Cinta de opciones. El borde
de las celdas seleccionadas cambiará la apariencia.

Paso 3:
Selecciona las celdas donde vas pegar el contenido. En este
caso, B2, C2 y D2. 

Paso 4:
Para terminar, haz clic en el comando Pegar.

¿Cómo arrastrar y soltar celdas?

Si quieres reorganizar los datos que tienes en una hoja de cálculo, debes
aprender a arrastrar y soltar las celdas. 
Reorganiza tus datos mediante el
arrastre
Paso 1:
Selecciona las celdas que quieres mover de lugar y ubica el cursor sobre
los bordes. Verás que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz
de color negro con 4 flechas.

Paso 2:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra las celdas a su nuevo lugar de ubicación.

Paso 3:
Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.

El controlador de relleno
El controlador de relleno es una herramienta que está muy relacionada
con el arrastre de celdas. Aprenderla a usar te ahorrará tiempo y
esfuerzo.
Supongamos que vas a llevar el control de lo que gastas día a día. Para
ello, necesitas escribir en la columna A los 30 días del mes y en la B, tus
gastos por día. Te mostraré cómo puedes rellenar la columna A sin
escribir uno a uno todos los números. 

Paso 1:
Selecciona las celdas A2, A3 y A4.

Paso 2:
Ubica el cursor sobre el controlador de relleno para que la cruz blanca se
convierte en una cruz de color negro. Lo identificarás porque es el
cuadro pequeño ubicado justo en la esquina inferior derecha de las
celdas seleccionadas.

Paso 3:
Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y con el botón del mouse
presionado arrastra el controlador de relleno hasta la celda A15. 

Paso 4:
Para terminar, suelta el ratón y las celdas se llenarán automáticamente.
Modificar el ancho de las celdas
Puedes cambiar el ancho de las columnas y  el alto de las filas. También,
insertarlas o eliminarlas si lo consideras necesario.
Modificar el ancho de una columna

Paso 1:
Ubica el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de
las columnas. Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha
doble.  

Paso 2:
Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón del mouse
presionado, arrastra la columna hacia la derecha para aumentar su
ancho o hacia la izquierda para disminuirlo. 

Paso 3:
Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del
ratón. Notarás que el ancho de la columna ha cambiado.
Modificar el ancho de una
columna con una medida exacta:
Si quieres ser más exacto con la medida del ancho que llevará la
columna, puedes cambiarlo mediante el comando Ancho de columna. 

Paso 1:
Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el
comando Formato de pestaña Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción Ancho de columna del menú desplegable.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un
número específico y termina pulsando el botón Aceptar.
Otra forma de ajustar columnas es:
Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú
desplegable. De esta forma, la columna seleccionada quedará
automáticamente ajustada al texto que se encuentra en ella.

Modificar el alto de las celdas

Si quieres modificar el alto de las filas, debes realizar un procedimiento
muy sencillo. Veamos cuáles son los pasos que tendrás que seguir:

¿Cómo modificar el alto de fila?

Paso 1:
Ubica el cursor sobre las líneas que separan los encabezados de las filas.
Verás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

Paso 2:
Haz clic y, con  el botón del mouse presionado, arrastra la fila hacia abajo
o  arriba para aumentar o disminuir su altura.
Paso 3:
Suelta el ratón cuando alcances la altura deseada. Verás que el ancho de
la columna se ha modificado.

Modificar el alto de una fila con

una medición exacta:
Puedes utilizar el comando Alto de fila para ser más exacto con la medida
que del alto de una fila.

Paso 1:
Selecciona las filas cuya altura deseas modificar y haz clic en el
comando Formato de la pestaña Inicio.

Paso 2:
Ahora, selecciona la opción Alto de fila del menú desplegable.

Paso 3:
Se abrirá el cuadro de diálogo Alto de fila. Allí, ingresa un número
específico y haz clic en el botón Aceptar.
Otra forma de Ajustar filas es:
Seleccionar la opción Autoajustar alto de fila del mismo menú
desplegable. Automáticamente cada fila seleccionada quedará ajustada
al texto que hay en ella.

Insertar filas y columnas

Insertar filas y columnas en una hoja de cálculo es muy sencillo. Podrás
hacerlo fácil y rápidamente.

¿Cómo insertar  una fila?

Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual.
Para ello, vas a insertar una fila entre Arriendo y Comida.

Paso 1:
Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que
vas a insertar. 

Paso 2:
Haz clic en el botón Insertar que pertenece a a la pestaña Inicio.
Paso 3:
Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.

Pasos para insertar columnas

Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para
ello, insertarás una columna entre los ítems Valor y Fecha pago así:     

Paso 1:
Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas
a insertar. Por ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D,
selecciona la columna D.

Paso 2:
Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Paso 3:
Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías
seleccionado.
Debes asegurarte de... 
Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o letras
del encabezado. Si seleccionas  una celda,  sólo se agregará una nueva
celda.

Utiliza las opciones de inserción

Al insertar nuevas filas o columnas, verás el botón Opciones de
inserción. Este te permite definir el formato de las celdas que insertaste,
así:

Paso 1:
Pulsa el botón Opciones de inserción que aparece cuando insertas una
fila, columna o celda. 

Paso 2:
Luego, haz clic en alguna de las opciones del menú desplegable.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es esa pantalla que ves al abrir un libro o archivo.
Tiene celdas que se organizan en filas y columnas. 
¿Cómo son las hojas de cálculo?
Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber
que al abrir un nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de
forma predeterminada. Verás sus nombres en las fichas o pestañas
ubicadas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puedes navegar entre
diferentes hojas de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.

nsertar, cambiar el nombre y

eliminar hojas
Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2010,
debes realizar procedimientos muy sencillos. A continuación te
mostraremos lo que debes hacer.
Haz clic aquí para descargar el archivo que te servirá como guía en los
siguientes ejercicios.

¿Cómo insertar una hoja de cálculo?

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de
las pestañas de las hojas actuales. Una nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿Cómo cambiar el nombre de las hojas de cálculo?

Supongamos que vas a cambiar el nombre de la hojas de cálculo del
libro en el que estás haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los
meses del año. Para ello, sigue estos pasos:

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las pestañas que
se encuentran en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Paso 2:
Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

Paso 3:
Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro
negro.
Paso 4:
Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que
el nombre ha cambiado.

Eliminar hojas de cálculo

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de
trabajo que quieres eliminar.
Paso 2:
Selecciona la opción Eliminar del menú desplegable.  

Copiar y mover una hoja de

cálculo
Para replicar la información que tienes en una hoja de cálculo, debes
usar el comando que te permite copiarla (Copiar).

En este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de

cálculo Noviembre  para copiarla en Diciembre. Para ello, sigue estas
instrucciones: 

Paso 1: 
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que
vas a copiar.
Paso 2:
Selecciona la opción Mover o Copiar del menú desplegable.

Paso 3:
Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Allí, haz clic en la casilla
de selección Crear una copia y finaliza presionando el
botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

¿Cómo mover una hoja?

Paso 1:
Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que quieres mover y presióna
hasta que aparezca un icono de hoja pequeña.
Paso 2:
Arrastra el mouse de izquierda a derecha. Verás que aparece una flecha
negra pequeña en los sitios a los que puedes mover la hoja de cálculo.   

Paso 3:
Suelta el ratón cuando encuentres la ubicación deseada y la hoja
cambiará a esa posición.

Cambiar el color y agrupar hojas

de cálculo
En Excel 2010, puedes trabajar con hojas de cálculo agrupadas. Así,
cualquier cambio que realices en una hoja se replicará en todas las del
grupo.
Cambiar el color de pestaña

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una ficha o pestaña.

Paso 2:
Selecciona la opción Color de etiqueta del menú desplegable. Verás que
al lado derecho se abre un menú de colores.

Paso 3:
Selecciona el color que deseas poner a la pestaña y luego haz clic en otra
ficha para ver el cambio que hiciste.
¿Cómo agrupar hojas de cálculo?

Paso 1:
Presiona la tecla Shift de tu teclado y manténla presionada mientras
haces clic en las pestañas de las hojas que agruparás.

Paso 2:
Cuando hayas terminado tu selección, suelta la tecla Shift. Verás que las
fichas que agrupaste son de color blanco.

Paso 3:
Ahora, haz clic en la fila 2 de la hoja de cálculo en la que estás y
selecciona el color rojo.

Paso 4:
Finalmente, selecciona alguna de las hojas que hayas agrupado. Verás
que el cambio se ha replicado en las hojas de cálculo que agrupaste.
¿Cómo desagrupar las hojas?

Paso 1:
Haz clic con el botón derecho del mouse en alguna de las hojas de
cálculo que tengas agrupadas. Verás un menú desplegable.

Paso 2:
Selecciona la opción Desagrupar hojas del menú desplegable. Las hojas
de cálculo se separarán. 
Inmovilizar y movilizar filas o
columnas
Congelar o inmovilizar filas
Supongamos que tienes una base de datos muy grande con los números
telefónicos de la casa, trabajo y celular de tus clientes. Para que no te
confundas al buscar algún teléfono, vas a congelar la fila 1. Así,
permanecerá en la parte superior de la hoja de cálculo, incluso mientras
te desplazas. Fíjate cómo hacerlo y qué sucede.

Paso 1:
Selecciona la fila que está debajo de la que quieres congelar. En este
caso, la 2.  

Paso 2:
Haz clic en la pestaña Vista.  

Paso 3:
Haz clic en el comando Inmovilizar. Posteriormente, selecciona la
opción Inmovilizar paneles del menú desplegable.
Paso 4:
Verás que una línea negra aparece debajo de la fila que congelaste.
Desplázate con el scroll o con las flechas del teclado de arriba hacia
abajo en la hoja de cálculo. Verás que la fila 1 ha quedado congelada.

Ten en cuenta que...

Para inmovilizar una columna, debes seleccionar aquella que está
debajo de la que quieres congelar y luego pulsar el comando Inmovilizar
paneles.

Movilizar los paneles congelados

Paso 1:
Haz clic en la pestaña Vista y luego en el comando  Inmovilizar paneles.

Paso 2:
Posteriormente, selecciona la opción Movilizar paneles del menú
desplegable. Los paneles serán descongelados y la línea negra
desaparecerá.
¿Qué es y cómo crear una fórmula
simple?
Una fórmula simple sirve para hacer sumas, restas, multiplicaciones y
divisiones en Excel utilizando operadores estándar como los
signos +, -, *, / y ^ para exponentes.

Supongamos que eres profesor de una escuela y vas sacar la nota final
que obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Para ello, vas a
sumar sus notas parciales y luego, dividir ese resultado por 2. 
Paso 1:
Haz clic en la celda donde aparecerá la nota final de uno de los
estudiantes. En ese caso, la celda D3.  

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas o en la celda que
seleccionaste. 

Paso 3:
Escribe la operación matemática que vas a calcular. Como vamos a
sumar las notas obtenidas por Carlos Arango, digita 3,5+3,8

Paso 4:
Pulsa la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el valor se muestra
en la celda.

Ten en cuenta que...

Para obtener el resultado de la columna Final, debes hacer clic en la
celda E3, escribir el signo = en la barra de fórmulas y la operación 7,3/2.
Para terminar, presionar la tecla Enter.
Fórmulas con referencias de celda
Supongamos que eres profesor de una escuela y vas a sumar las notas
parciales que obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Vas a
utilizar una fórmula con referencia de celda para ello.

Paso 1:
Selecciona la celda en donde verás la suma de las notas parciales del
estudiante Juan Felipe Bello, es decir, la D4.  

Paso 2:
Ahora, escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. Posteriormente,
digita el nombre de la celda que contiene el primer número de la
operación, en este caso B4. Luego, introduce el operador que necesitas
para tu fórmula, es decir +. Al final, escribe el nombre de la celda que
contiene el segundo número de la operación, aquí C4.  
Paso 3:
Por último, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se
calcula y su resultado se muestra en la celda D4.

Crear fórmulas haciendo clic en

las celdas
¿Cómo crear fórmulas haciendo clic en las celdas?

Paso 1:
Selecciona la celda donde aparecerá la nota final del estudiante Daniela
Casas, es decir D5.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. 
Paso 3:
Ahora, haz clic en la celda que contiene el primer dato a ser incluido en la
fórmula (B5). Luego, escribe el operador que necesitas para tu fórmula,
aquí el signo +. Seguidamente, haz clic en la siguiente celda de tu
fórmula (C5).

Paso 4:
Para terminar, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se
calcula y el valor se muestra en la celda D5.

Así puedes obtener el resultado de las notas parciales de todos los

estudiantes siguiendo los mismos pasos.

Modificar fórmulas simples

Puedes modificar fórmulas simples editándolas desde la barra de
fórmulas o directamente en las celdas.
Paso 1:
Haz clic en la celda que quieras editar.

Paso 2:
Pon el cursor en la barra de fórmulas y modifica la fórmula. 

También puedes hacer doble clic en la celda para ver y editar su fórmula
directamente desde allí.

Paso 3:
Cuando termines, presiona la tecla Enter. Verás que el nuevo valor se
muestra en la celda del resultado.  

Ten en cuenta que…

En este ejercicio, la fórmula simple 3,5 + 3,8 se volvió fórmula compleja al
sumar 0,5 puntos ya que se agregó una operación matemática. Para
evitar resultados erróneos, es necesario entender el orden que utiliza
Excel para calcular éstas fórmulas.

Pasos para crear una fórmula compleja

Paso 1:
Haz clic en la celda donde estará el resultado de la fórmula.

Paso 2:
Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. También, abre y cierra
un paréntesis ().

Paso 3:
Ahora, vamos a hacer la primera fórmula que corresponde a la suma de
todo lo vendido. Para ello, haz clic en medio del signo de paréntesis y
selecciona la celda D3. Seguidamente, digita el signo + y haz clic en la
celda D4. Nuevamente, escribe el signo + y selecciona la celda D5.

Paso 4:
A continuación, haz clic fuera del paréntesis para hacer la segunda
operación. Para ello, digita el operador * y escribe 0,3, porque vamos a
multiplicar el resultado de la primera operación por esa cifra para
calcular el 30% del total vendido.
Paso 5:
Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para calcular la fórmula.
Verás el resultado en la celda correspondiente. Si quieres cambiar la
fórmula, haz clic en el botón Cancelar.

¿Qué es una función en Excel?

Una función es una fórmula predefinida que realiza los cálculos
utilizando valores específicos en un orden particular. Una de las
principales ventajas es que ahorran tiempo porque ya no es necesario
que las escribas tú mismo.
Las partes de una función
Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse
para obtener el resultado correcto. La sintaxis básica para crear una
fórmula con una función es:

 Insertar un signo igual (=).

 Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de
la función para la adición).
 Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que
se usarán para hacer el cálculo.

Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas

cuáles son  las partes de una función  y cómo crear argumentos para
calcular valores y referencias de celdas.

Trabajar con argumentos básicos

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o
referencias de celdas, separados, ya sea por dos puntos o comas. Fíjate
cómo debes hacerlo en cada caso:  

Dos puntos
Crean una referencia a un rango de celdas. El siguiente ejemplo calcula
el promedio del rango de celdas E19 a E23.  
 = PROMEDIO (E19: E23) 

Comas
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas
en los paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada
argumento por una coma. 

 = COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) 

En este ejemplo se cuenta todas las celdas en los tres argumentos

incluidos entre paréntesis.

Comando Autosuma:
El comando Autosuma te permite obtener de manera automática el
resultado de funciones comunes, como SUMA y PROMEDIO de un rango
de celdas.
Biblioteca de funciones
Hay cientos de funciones en Excel 2010. Sin embargo, sólo algunas te
serán útiles para el tipo de datos con que estás trabajando. No hay
necesidad de aprenderlas todas pero es posible que quieras explorarlas
para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la pestaña Fórmulas. Aquí

puedes buscar y seleccionar las funciones de Excel 2010 basado en
categorías como Financieras, Lógicas, Texto, Fecha y hora, y mucho
más. A continuación, verás la descripción de cada una de las categorías
para que que puedas ubicarte fácil y rápidamente.
1. Insertar función:
Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción de
lo que estás buscando.

2. Autosuma:
Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de
funciones comunes.

3. Recientes:
Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has
trabajado recientemente.

4. Financieras:
Esta categoría contiene funciones para cálculos financieros como
determinar un pago (PAGO) o la tasa de interés de un préstamo (RATE)

5. Lógicas:
Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o
condición. Por ejemplo, si una orden es superior a $50 se cobra $4.99 por
envío. Pero si es superior a   $100, no se cobra.
6. Texto:
Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de
texto. Por ejemplo, convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

6. Fecha y Hora:
Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes
resultados como la fecha y hora actual.

7. Búsqueda y referencia:
Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia.
Por ejemplo, puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de
la intersección de una fila y columna.

8. Matemáticas y trigonométricas:
Incluye funciones para argumentos numéricos. Por ejemplo, puedes
redondear valores (REDONDEAR), encontrar el valor de Pi (PI),
multiplicar (PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES) y mucho más.

9. Más funciones:
Contiene funciones adicionales dentro de las categorías
de Estadística, Ingeniería, Cubo, Información y Compatibilidad.
Comando Insertar Función
El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar una
función escribiendo su descripción o seleccionando una categoría para
examinarla detenidamente.

En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número

total de productos en una lista. La función básica COUNT sólo cuenta las
celdas con números, pero necesitamos una que cuente aquellas que tienen
texto. Veamos cómo hacerlo.

¿Cómo utilizar el comando Insertar Función? 

Paso 1: 
Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. C3, en este caso.  

Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Fórmulas y selecciona el comando Insertar
función.
Paso 3: 
Verás el cuadro de diálogo Insertar Función. Allí, escribe una descripción
de la función que estás buscando y haz clic en el botón Ir. Para nuestro
ejemplo, vamos a escribir: Contar celdas con texto. También puedes buscar
seleccionando una categoría.  

Paso 4: 
Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción
que aparece en la parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el
botón Aceptar.
Paso 5: 
Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el
cursor en el primer campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees
(A6: A23). Si necesitas añadir argumentos adicionales, haz clic en el
siguiente campo y repite el mismo procedimiento.  

Paso 6: 
Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá.
Clasificación alfabética de los
datos
Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel
2010 te ofrece la posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de
datos. Organizarlos en orden alfabético, del más pequeño al más grande
o por otros criterios, puede ayudarte a encontrar la información que
buscas más rápidamente.

La clasificación es una tarea común que te permite cambiar o

personalizar el orden de los datos en una hoja de cálculo.

¿Cómo organizar los datos en orden alfabético?

Por ejemplo, podrías organizar la lista de cumpleaños de los
funcionarios de tu oficina por empleado, fecha de nacimiento o
departamento. Veamos todo lo que puedes hacer.

Paso 1:   
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. En este
ejemplo, vamos a ordenar por el nombre. 
Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Paso 3: 
Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos en la hoja de cálculo
se organizan alfabéticamente.

Las opciones que te servirán para ordenar los datos en tu hoja de cálculo
también las puedes encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el
comando Ordenar.

Ordenar los datos por número,

hora o fecha
¿Cómo ordenar los datos numéricamente?

Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar numéricamente.
Paso 2:   
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

Paso 3:   
Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos en la hoja de cálculo
se organizan numéricamente.

¿Cómo ordenar los datos por hora o fecha?

Paso 1:     
Haz clic en una celda de la columna que deseas organizar por orden de
fecha.
Paso 2: 
Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. 

Paso 3:   
Finalmente, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o
descendente Ordenar de Z a A. Verás que los datos se organizarán
automáticamente como tú elegiste.

Puedes organizar cualquier tipo de datos mediante el comando Ordenar

y filtrar. Solo haz clic en una  celda y elige el criterio de ordenación.

Ordenar por color de celda,

fuente o ícono
A continuación, verás un ejemplo para que aprendas los pasos que debes
seguir para organizar tus datos por color de celda. 

Supongamos que eres vendedor de camisetas y necesitas organizar tu

lista de pedidos según el color de las camiseta solicitada. Fíjate en lo fácil
y rápido que es hacerlo.

Ordenar datos por color de fuente:

Paso 1:    
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. 
Paso 2:   
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el
cuadro de diálogo. 

Paso 3:   
En el cuadro de diálogo, haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el
campo Columna e identifica aquella que vas a ordenar.

Paso 4:   
Ahora, en el campo Ordenar según, haz clic en la flecha hacia abajo y
selecciona alguna de las opciones del menú desplegable. En este
ejemplo, elegiremos Color de fuente.
Paso 5:   
En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir los
menús desplegables y así, seleccionar un color y la parte en que quieres
que se vea el mismo. 

Paso 6:   
Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por
su atributo de color.

Ordenar datos por categoría

Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección
de múltiples niveles que te permite organizar varias columnas a la vez
con diferentes criterios. Así tienes más control sobre la organización de
los datos. Solo sigue estos pasos:
Paso 1:
Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

Paso 2: 
En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el
cuadro de diálogo.

Paso 3: 
Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo,
vamos a ordenar la columna Apellido por orden alfabético.

Paso 4: 
Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.

Paso 5: 
Identifica el siguiente elemento que quieres ordenar. Aquí, vamos a
ordenar la columna Edad de menor a mayor.

Paso 6: 
Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios
queda organizada alfabéticamente y por su edad.
Los filtros en Excel 2010
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las
hojas de cálculo y ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como
agrupación, el filtrado es diferente por la forma en la que te permite
calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de

tecnología. Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores
que están disponibles.

Paso 1:
Comienza con una hoja de trabajo que en cada columna tenga un
nombre. Allí, haz clic en el encabezado de la columna que filtrarás.
Paso 2:
Selecciona la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.
Posteriormente, pulsa la opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas
desplegables en el encabezado de cada columna.

Paso 3:
Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En
este ejemplo, vamos a filtrar la columna Tipo.  

Paso 4:
Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a
los datos que no deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto
a Seleccionar todo para desmarcar todo rápidamente.  

Paso 5:
Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este
ejemplo, Laptop y Proyector.
Paso 6:
Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan
temporalmente. Sólo portátiles y proyectores serán visibles.

Ten en cuenta que…

Las opciones de filtrado también se puede encontrar en la pestaña Inicio,
condensadas en el comando Ordenar y Filtrar.

Filtrar usando búsqueda

Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por
ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple
fragmento.

Paso 1: 
Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro. 
Paso 2:
Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres
filtrar. En este ejemplo, Detalles del equipo.  

Paso 3:
Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí,
vamos a introducir la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa
marca. Los resultados de la búsqueda aparecerán de forma automática.

Paso 4:
Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo,
vamos a mostrar toda la información que incluye el nombre de la
marca Saris. 

Paso 5:
Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de
acuerdo con los términos de búsqueda.
Configurar tablas
Organizar la información en tablas es una buena idea para mejorar la
apariencia de tu hoja de cálculo y facilitar su lectura.

https://edu.gcfglobal.org/es/microsoft-excel-2010/desagrupar-
datos-y-eliminar-subtotales/1/