Comunicacin ascendente

La comunicacin ascendente se da cuando las personas de los niveles bajos emiten uno o ms mensajes a los niveles superiores en la estructura organizacional, a travs de canales formales e informales1. La comunicacin ascendente puede ayudar a dar un vistazo y prevenir cosas de lo que sucede con la gente en mandos inferiores, ya que es una manera de estar en contacto con las necesidades del empleado y una forma eficaz para la toma de decisiones adecuadas. La prctica de la comunicacin ascendente radica en el hecho de que el personal se pueda acercar a los niveles superiores para hablar directamente de todo aspecto que l o ella consideren de inters o importancia. Por ejemplo el portal del IMSS maneja un formulario (el cual se muestra a continuacin) que proporciona a los usuarios mandar dudas, preguntas, comentarios, dependiendo de lo que ellos desean comunicar.

Como lo vemos en el ejemplo hay diferentes causas y opciones por las que el empleado, cliente interno y externo se comunique con un nivel jerrquico superior, lo importante es que el empleado no quede con alguna inquietud sin resolver, pues esto puede inferir en su motivacin y desempeo e incluso, a la larga, puede derivar en problemas mayores2.

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Martnez de Velasco, Alberto. Abraham Nosnik. Comunicacin organizacional prctica. Editorial Trillas. Mxico 1988. p. 41 Ibdem p. 45

El buzn de sugerencias transfiere el saber de los clientes internos y externos de la organizacin y sus observaciones en una relacin en donde gana el cliente y la organizacin. Es un canal en el que todos participan brindando ingenio, creatividad y la respuesta que se da debe estar en relacin con lo que esta pasando en la empresa. Permite lograr varios objetivos. Se debe percibir que la direccin valora el programa por lo que tendr que dar una respuesta rpida, dar seguimiento continuo de anlisis3. El personal debe percibir su inters y respeto por la respuesta de sus inquietudes de esta manera se desarrollar un ambiente pleno de confianza y comunicacin que facilitar mucho el cumplimiento de las tareas4. La respuesta debe ser rpida, indicando los datos necesarios para su aplicacin y agradeciendo el inters. Si no se enva una respuesta del comentario se deber decir al mismo que su mensaje ha sido recibido y que se proceder a darle una respuesta rpida. En algunos casos se puede brindar un nmero seriado de ticket. Ejemplo:

El buzn de sugerencias muestra como una organizacin habla y escucha. Si la informacin funciona nacen crculos virtuosos que contagian, cuando los exploradores del cambio se expresan con una mirada creativa, generan energa hacia el objetivo y tornan irreversible el proceso de transformacin. Se debe animar a los usuarios a hacer uso del buzn de sugerencias para, como ya se mencion, lograr comunicacin bidireccional. Hay que motivar al personal a enviar cartas a alguna rea previamente determinada, presentando preguntas o incluso quejas o sugerencias. Se puede usar los mensajeros instantneos o los correos electrnicos. El correo electrnico tiene la funcin de recibir mensajes instantneos a los encargados de revisar el correo electrnico de la empresa, si se cuenta con ste, para dar respuesta rpida a los comentarios que ah se envan. En muchas empresas se cuenta con un correo institucional, el cual lleva el nombre del empleado, su apellido y el correo de la empresa. Por lo que los empleados tendrn que hacer uso de ste al enviar un correo electrnico dentro de la organizacin como a su jefe inmediato.

Ejemplo:
Empleado Daniela Prez Nava Jos Arturo Salcedo Mena Joel Prez Lpez Organizacin Universidad Politcnica de Tlaxcala Facultad de Estudios Superiores Acatln Volks Wagen Mxico Correo electrnico daniela.perez@uptlax.edu.mx jasmena@apolo.acatlan.unam.mx jplopez@vw.com.mx

Segn Abraham Nosnik el mensaje que se enva ser detallado y especfico. Por ejemplo: Licenciado Cervantes no podr asistir a la junta del viernes prximo por razones de salud. Lic. Yolanda Castaeda

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http://www.ilvem.com/shop/otraspaginas.asp?paginanp=402&t=BUZ%C3%93N-DE-SUGERENCIAS.htm Martnez de Velasco, Alberto. Abraham Nosnik. Comunicacin organizacional prctica. Editorial Trillas. Mxico 1988. p. 45

Ing. Sal Lima: Esta semana estar trabajando en el proyecto de plan maestro de mantenimiento en el rea cuatro. Ing. Joel Prez Otra forma de ayudar a que fluya la comunicacin ascendente son las reuniones informales y los canales informales de los que se puede hacer uso a travs del Internet. Las reuniones informales que se celebran con el personal constituyen una de las formas ms eficaces de comunicacin ascendente. En ellas, el personal se sienten mucho ms libre y la informacin espontnea de mucho inters para la empresa5. Los canales informales llevan a cabo la misma funcin solo que en ella los empleados no se enfrentan cara a cara. El Facebook es un sitio web formado por muchas redes sociales relacionadas con una escuela, universidad, trabajo, regin, etc. por lo que las empresas estn comenzando a utilizarlo. La gente utiliza Facebook para mantenerse al da con sus amigos o compaeros compartiendo fotos, enlaces, vdeos. Por lo que para una organizacin esta herramienta puede ser til para posicionarse en la mente del cliente interno y externo6. Cualquier persona puede hacerse miembro, lo nico que necesitas es una direccin de correo electrnico. En cuanto a privacidad, tienes control sobre cmo quieres compartir tu informacin y sobre quin puede verla.

Para hacer uso del Facebook en la comunicacin ascendente no es necesario hacer llamadas o enviar correos electrnicos solo se publica la noticia, comentario, sugerencia, duda y esta tendr que ser respondida por el content master quien desempea la labor de publicar la informacin.

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Ibidem p.47 http://blog.vexlan.com/2008/02/22/%C2%BFcomo-puede-una-empresa-pyme-aprovechar-facebook/

Ayuda porque los usuarios no tienen que rellenar otro formulario porque la web se aprovecha de un perfil lleno de informacin. Adems los clientes internos y externos de la organizacin estn en constante relacin con su empresa o institucin y adems pueden estar de acuerdo que para la organizacin ellos tambin son importantes pues estn en lo que el Facebook oficial de la organizacin publica. Adems estas redes sociales permiten llevar a la prctica crear comunidad primero con los clientes actuales para que luego los no clientes quieran formar parte de ella. Se tiene una comunicacin bidireccional en dnde la comunicacin ascendente juega un punto clave en la red social. Una dificultad inherente a la comunicacin ascendente est en el hecho de que comunicacin tiende a moverse con lentitud y sufriendo muchas veces demoras 7 pero con las redes sociales ya no sucede esto puesto que es una herramienta informal en Internet proporciona al usuario un lugar en el cual plasmar sus dudas, comentarios, sugerencias, preguntas, con la garanta que su publicacin ser vista por ms de una persona y sobretodo por el que controle el espacio, como el MySpace. El fomento de comunicacin ascendente es crucial dado que la direccin y vitalidad de las empresas no se puede entender si no se sabe como piensa su personal. Para fomentarla es necesario que cuando se recibe la comunicacin ascendente, la gerencia debe responder a ella con el fin de impulsar el paso de los mensajes ascendentes en el futuro. De lo contrario, la falta de respuesta desalienta la comunicacin ascendente, por lo que una manera emplear una respuesta inmediata es el chat, se denominan salas a los espacios designados para llevar a cabo una determinada conversacin. Los chat se refieren a aquellas conversaciones en tiempo real y en lnea por lo que una persona especializada estar al servicio de esta herramienta, si el usuario desea conocer una informacin que ella no puede proporcionarle deber tener a la mano un directorio con los datos necesarios para contactar a la persona indicada y proceder a responder el mensaje enviado.
Chat IMSS contigo Irene dice: Cundo es el ltimo da para tramitar mi prejubilacin? IMSS dice: El sbado 21 de noviembre de 9:00am a 2:00pm. Irene dice:

Por ltimo, en la comunicacin ascendente debe existir confianza mutua entre superior y subordinados para que exista retroalimentacin proveniente de los empleados y participacin en toma de decisiones con el fin de que obtener mejores resultados.

Martnez de Velasco, Alberto. Abraham Nosnik. Comunicacin organizacional prctica. Editorial Trillas. Mxico 1988. p. 50