Documento N2:

“Problemas con las Comunicaciones y los Interesados”

1. ¿Qué problemas han experimentado / observado en los proyectos que

han desarrollado, cuyas causas sean atribuibles a una deficiente
gestión de las comunicaciones y a una deficiente gestión de
interesados?

2. En base a la problemática identificada en el punto anterior, ¿Cuáles

son los grandes desafíos que se le presentan a la Dirección de
Proyectos en materia de gestión de interesados y gestión de las
comunicaciones ?

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 Documento N2:
Respuestas Grupo 2
Problemas
1.Relacionado con gestión de comunicaciones
a) Falta de kick-off meeting.
b) Falta de involucramiento del PM en la fase
de venta.
c) Falla en entendimiento cuando se habla
entre culturas e idiomas diferentes.
d) Falta de canal de comunicación y sistema
de gestión de información adecuado.
2.Relacionado con gestión de interesados
a) Problemas con comunidades locales.
b) Problemas con revisiones e iteraciones de
documentos cuando un subcontratista está
bajo la revisión de otros contratistas más los
ingenieros del dueño.
c) Reuniones clave sin la asistencia del Project
Sponsor
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Desafíos
1.Relacionado con gestión de comunicaciones
a) Realizar siempre kick-off meeting.
b) Involucrar al PM en la fase de venta, de manera que
lo que se venda, sea una solución factible y lo más
apropiado para el cliente considerando su
presupuesto y requerimientos.
c) Hablar idioma común y dejar minutas con lenguaje
claro de entender para todas las partes (internas
como externas)
d) Tener en lo posible un sistema de gestión de
comunicaciones y de información basado en la nube,
que impida tener dos versiones con el mismo nombre,
de modo de tener siempre la última versión de los
documentos disponibles para todos los interesados
2.Relacionado con gestión de interesados
a) Analizar el sitio del proyecto y los riesgos que implica
trabajar en esas zonas determinadas, esto incluirlo en
posibles riesgos en el cronograma de manera de
analizar la rentabilidad del proyecto, tanto siendo
como parte mandante, como contratista. Idealmente
dejar un Risk allowance, que se puede activar en
caso de presentarse problemas con comunidades.
b) Analizar la posición del contratista en la cadena de
ingeniería, en base a esto plantear provisiones de
riesgo. Mientras más debajo de la cadena, mayor
riesgo debido a que se tendrán mayores revisiones.
c) Realizar reuniones claves y/o de acuerdos
importantes junto a Project Sponsor, pues el tiene la
facultad de entregar los recursos necesarios para la
ejecución de los proyectos.
 Documento N2:
Conclusiones Grupo 2

• Identificar claramente los interesados antes de iniciar un proyecto, conocer sus

necesidades, sus expectativas, importancia e influencia en el proyecto. A partir
de lo anterior crear un plan de comunicaciones con la frecuencia que necesita el
proyecto y reportes a los distintos interesados.
• La comunicación efectiva con el equipo interno y con los interesados es clave
para alcanzar el éxito del proyecto.
• Es necesario que lo acordado en reuniones quede registrado en minutas con
aceptación por todas las partes interesadas.
• La comunicación es importante desde la fase de ventas, por lo cual es
importante que el PM coopere en este proceso, para evitar posteriores malos
entendidos en cuanto a alcance, gestión de comunidades, tiempo, cronograma
del proyecto, etc.
• Una comunicación periódica y efectiva con el cliente crea confianza entre las
partes y reduce brechas de ansiedad de este.
• Involucrar y mantener al tanto de cambios significativos a los tomadores de
decisiones.