sustento: Los Interesados (St.

akeholders)del proyecto deben recibir Información de manera

PREGUNTAS DE DISCUSIÓN GRUPAL: oportuna. Las comunrcaciones globales que usan fonmatos estándar a través de un Sistema
de Gestión de Comunicaciones pueden reducir el Impacto de las diferencias culturales.
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL
PROYECTO

4. En el proceso Gestionar las Comunicaciones, los Informes de Desempello se centran en

l. Un Director de Proyecto (Project Manager) planifica llevar a cabo una Reunión de todo 10 siguiente, EXCEPTO:
Arranque (Reunión Klck·off) en la que probablemente se tratará todo lo siguiente,
EXCEPTO: e. Trabajo completo durante el periodo.
f. Análisis del desempello pasado.
a. Establecer las relaciones de trabajo y los formatos estándar para las comunicaciones g. Resumen de los datos aprobados en el periodo.
en el proyecto. h. El sistema de Información para la dirección de proyectos.
b. Revisar los Planes del Proyecto.
c. Establecer las responsabllldades de grupo así como las responsabilidades Respuesta:D
Individuales. sustento: Los Informes sobre el desempeño del proyecto consisten en recolección y análisis
d. Discutir temas legales específicos con respecto al contrato. periódico de datos frente a datos reales, ya que busca el progreso del proyecto y
desempeño. Estos informes Incluyen análisis del desempeño, trabajo completo durante el
Respuesta: D periodo, etc. El sistema de Información para la dirección de proyectos forma parte de los
Sustento: La Reunión de Arranque (Reunión Kick-off) se lleva a cabo después de la factores ambientales de la empresa que Influyen en el proceso de gestión de las
adjudicación del contrato o la aprobación del proyecto. Esta reunión da la oportunidad comunicaciones
para que los participantes del proyecto se conozcan entre si y revisen la Información .
acerca del proyecto. Hay que tener cuidado, ya que esta reunión no es un "foro• para discutir
los temas
detallados del proyecto. S. Usted acaba de ser nombrado Director de Proyecto (Project Manager) para un
importante proyecto de la compailía. Una de sus primeras actividades como Director del
Proyecto ha sido crear un sistema de recuperación y recopilación de Información, el cual
2. Uno de los propósitos del Plan de Gestión de las Comunicaciones es proporcionar puede Incluir todo lo siguiente, EXCEPTO:
Información sobre:
a. Sistemas manuales de almacenamiento.
a. Métodos que se utl112arán para transmitir la Información. b. Software de Dirección de Proyectos.
b. Métodos que se utilizaran para liberar del proyecto a los miembros del equipo c. Dispositivos de recolección de datos.
cuandoya no sean necesarios. d. Bases de datos electrónicas.
c. Relaciones de responsabllldad entre los lnteresados (Stakeholders) y la organización
del proyecto. Respuesta:
d. Niveles de habilidad y experiencia de cada miembro del equipo. C
Sustento: Los sistemas de recuperación y recopilación de Información pueden Incluir
Respuestai sistemas manuales de almacenamiento, software de Olrecci6n de Proyectos, y bases
A de datos electrónicas. Los dispositivos de recolección de datos Incluyen lectores de
Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones también debe contener una estructura bandas magnéticas, escáneres, lectores de códigos de barras, etc., por tanto no
de distribución que muestre los métodos que se utilizarán para distribuir los diversos tipos pueden fonnar
de Información, los Individuos u organizaciones a quienes se les distribuirá la Información, parte de un sistema de recuperación y recopllaclón de Información.
los cronogramas de producción mostrando cuándo se producirá cada tipo de comunicación,
y los métodos para acceder a la información entre las comunicaciones programadas.
También deben estar Incluidas discusiones sobre cómo se actualizará el plan y cómo se 6. La facilitación de reuniones, es una sesión especial de trabajo grupal dentro del contexto
revisará según los cambios necesarios. El nivel de detalle debe ser apropiado para el tamaño proyecto. Así mismo con el fin de generar mejores resultados, permite:
y complejidad del proyecto.
a. Un tiempo libre establecido.
b. Uso efectivo de los recursos.
c. Distribuir la agenda con entíctpacíón.
3. Los Directores de Proyectos (Project Managers) asignados a proyectos Internacionales
deben conocer temas claves sobre entornos lnterculturales y poner especial énfasis en: d. Documentar y publicar el acta de la reunión.

a. Establecer un sistema de Informe de desempello. Respuesta: B

e, Desarrollar un sistema para manejar las comunicaciones.
c. Establecer y seguir un cronograma de producción para la distribución de la
información con el nn de evitar respuestas a solicitudes de Información entre las
comunicacionesprogramadas.
d. Usar servicios de traducción escritos y formales para los Informes del proyecto.
Respuesta:
B
Sustenta: La facilitación de reuniones permite el uso efectivo de los recursos, ubicando a
cada persona en el mejor lugar donde puede desempeñarse, con el fin de generar mejores
resultados. La facilitación de reuniones suma un gran valor al proyecto.
7. Usted ha sido elegido como Project manager y tiene más de 30 Interesados y en todo
el ciclo de vida del proyecto usted debe asegurarse que las necesidades de Información
de los Interesados se lleven a cabo en el proyecto. lEn qué proceso de Gestión de las
Comunicaciones se encuentra?
 a. Gestionar las Comunicaciones. dichas necesidades. El análisis debe incluir consideraciones sobre las tecnologlas y métodos
b. Controlar las Comunicaciones. adecuados para pmporclonar la Información necesaria.
c. Planificar la Gestión de las Comunicaciones.
d. Plan para la Dirección del Proyecto.
11. El Director de Proyecto (Project Manager) pasa mucho tiempo comunicándose con el
Retipuesta: equipo, los Interesados (Stakeholders), el cliente y el Patrocinador (Sponsor). Se
B pueden observar fácilmente los desaflos Implicados, especialmente si un miembro del
Sustento: Controlar las com unlcacicnes es el proceso de monltorear y equipo tiene que comunicar un concepto técnico a otro miembro del equipo de diferente
controlar
comunicaciones a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto para asegurar que las país. El PRIMER paso en este proceso es:
necesidades de información de los interesados en el proyecto se cumplen. El beneficio clave
de este proceso es que este asegura un flujo de información opclonal entre todos los a. Codificar el mensaje.
b. Decodificar el mensaje.
participantes en la comunicación, en cualquier momento en el tiempo. c. Determinar los bucles de retrmilimentación.
d. Determinar el medio.
8. Las necesidades y expectativas de los Interesados (Stakeholders) en cuanto a la
Respuesta: A
informaciónque necesiten, se Identifican, analizan y documentan en Sustento: Es esencial traducir los pensamientos o Ideas a un lenguaje que sea comprensible
él: por otros; éste es el primer paso en el modelo básico de comunicación. Luego, el mensaje
puede ser enviado usando una variedad de tecnologías, y el receptor lo decodiftca o lo
a. Plan Para la Dirección del Proyecto. traduce nuevamente a pensamientos o ideas con sentido.
b. Plan de Gestión de los Recursos Humanos.
c. Plan de Gestión de las
Comunicaciones. d. Registro de
lnteresados.

Respuesta: C 12. El Plan para la Dirección del Proyecto es una entrada al proceso Controlar las
Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones describe cómo será Comunicaciones. <Qué parte del plan es la MÁS relevante para este proceso?
recolectada,
organizada y distribuida la Información del proyecto a los Interesados. Como tal, éste es un a. Proceso de gestión de la configuración.
componente crítico en la Gestión de los Interesados.
b. Técnicas de comunicación.
c. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
d. Unea Base para la Medición del pesempeño.
9. <Cuál de las siguientes capacidades es la MÁS Importante para un Director de Proyecto
(Project Manager)? Respuesta:
D
a. Experiencia en supervisión. Sustento: La Unea Base es un plan aprobado y distribuido en el tiempo, contra el cual
b, Habilidades de negociación. se
c. Educación en un campo técnico. puede medir el desempeño del alcance, tiempo, costo, y calidad en una base regular y
d. Capacidad para trabajar en equipo. periódica. También puede Incluir parámetros técnicos y de calidad.

Respuesta: D
Sustento: La gestión del proyecto consiste en conseguir Que se hagan las cosas a través 13. Usted está en la Iniciación del proyecto y observa un alto grado de conflicto entre los
de Interesados (Stakeholders). Dichos conflictos frecuentemente se originan por:
las personas que generalmente reportan directamente al Director del Provecto (Project
Manager). La capacidad de Influenciar a los miembros del equipo del proyecto, así como a
a. Las decisiones técnicas que se necesitan realizar.
otros Interesados (Stakeholders), es fundamental para el éxito del proyecto. b. La aplicación de la metodologia de gestión del proyecto.
c. El establecimiento del proyecto en un entorno de gestión matricial.
d. SI se requiere una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO).
10. Usted es el responsable de un proyecto que tiene múltiples clientes Internos. Debido a
que muchas personas están Interesadas en este proyecto, usted decide preparar un Plan Respuesta:
de Gestión de las Comunicaciones del proyecto. El PRIMER paso para preparar este C
plan Sustento: En la fase de iniciación, todavla no se han tomado muchas decisiones
es: concernientes a la gobernabílldad del proyecto. Es Importante establecer a la brevedad
posible los roles, responsabilidades, y autoridades para la toma de decisiones, de modo tal
a. Realizar un análisis de los Interesados (Stakeholders) para evaluar las necesidades que el proyecto se encarrile tan rápido como sea posible.
de Información.
b. Determinar un cronograma de producción para mostrar cuándo se producirá cada 14. lCuál de los SIGUIENTES términos describe la fuerte presión dentro de un orupo
tipo de comunicación. para conformarse a las normas grupales en desmedro de Ideas Innovadoras y críticas?
c. Describir la Información que se planea distribuir.
d. Establecer un repositorio para todos los documentos del proyecto de modo que sean a. Dinámicas de grupo.
fácilmente accesibles. b. Dichos del grupo.
c. Pensamiento grupal.
d. Grupo de presión.
Respuesta: A
Sustento: El an61isls de los Interesados (Stakeholders) se utiliza para analizar
las Respuesta:
necesidades de Información de tos Interesados y determinar las fuentes para cumplir con C
 sustento: lrvlng Jalns Inventó este término en 1971 para alertar a las personas de Respuesta:
que puede surgir una gran desventaja para la creatividad cuando un equipo se hace B
demasiado cohesivo y amable. Sustenta: Cuando se lleva a cabo las sesiones de Lecciones Aprendidas en los cierres
de
fase, se promueve la colalx>raclón y la comunicación entre los miembros del equipo de
15. Un Director de Proyecto (Project Manager) está tratando de usar las habilidades de proyecto. En esta reunión, se recuerdan los logros alcanzados y se recalca lo que se va a
escucha empátlca para entender el marco de referencia de otra persona. Al seguir este hacer, fomentando un sentido de trabajo en equipo.
enfoque se deberla:
19. Usted ha decidido organizar un grupo de estudio con otros Directores de Proyectos
a. Imitar el contenido del mensaje. (Project Managers)
organizar este g de su organización para ayudartes a prepararse para el examen de
b. Investigar, luego evaluar el contenido. certificación PMP. lQué tipo de comunicación se está empleando en los esfuerzos por
c. Evaluar el contenido, luego recomendar. a. Horizontal. rupo?
d. Refrasear lo recibido y reflejar los sentimientos. b. Vertical.
c. Formal.
Respuesta: D d. Externa.
Sustento: La escucha ernpátlca consiste en mirar el mundo de la misma forma en que el
otro lo ve, con el objetivo de comprender la visión y los sentimientos de las personas. Al
Respuesta: A
contrario que la escucha simpática, la escucha empátlca no contiene elementos de juicio de Sustento: Las habilidades de comunicación se utilizan para Intercambiar Información entre
valor. el emisor y el receptor. La comunicación horizontal se da en el mismo nivel entre dos o más
personas de la organización, en lugar de hacia arriba y hacia abajo.

16. La información recibida de los Interesados (Stakehoiders) con respecto a las operaciones
del proyecto puede ser distribuida y usada para rnoomcar o mejorar rendimientos 20. El Gerente General de su ccmpañla le acaba de enviar un correo pidiéndole que realice
futuros del proyecto. Esto se realiza actualizando los Activos de los Procesos de la una presentación de su proyecto (el cual ha estado en ejecución durante 18 meses) a
Organización, lDurante qué proceso? más de SO l nteresados (Stakeholders) internos y externos. El Gerente General programó
a. P1anlflcar la Gestión de las Comunicaciones. presentación debería ser:
la presentación para el siguiente lunes. El PRIMER paso para la preparación de la
b, Gestlonar las Comunicaciones.
c. Controlarlas Comunicaciones. a. Definir la audiencia.
d. Planificar la Gestión de los Interesados. b. Determinar el objetivo.
c. Decidir sobre la forma general de la presentación.
Respuesta: B d. Planificar una estrategia de presentación.
Sustento: La retroalimentaciónque se recibe de los Interesados se debe utilizar para
mejorar el rendimiento del proyecto a través de la difusión de Lecciones Aprendidas en el
proceso Gestionar las Comunicaciones. Respuesta~B
Sustento: Sólo después de determinar los objetivos, se podrá abordar de manera efectiva
los otros temas listados.

17. Los enunciados de las políticas y fllosoflas organlzaclonales, descripciones de puestos de

trabajo, y restricciones, son ejemplos de:
a. Comunicación descendente.
b. Comunicación lateral.
c. Comunicación externa.
d. Comunicación horizontal.

Respuesta: A
sustento:La -eomunlcación descendente proporciona dirección y control para los miembros
del equipo del proyecto v otros empleados. Contiene Información relacionada al trabajo,
tales como acciones solicitadas, estándares, el tiempo para que las actividades se realicen,
las actividades que deben completarse y las mediciones de progreso.

18. Un ejemplo de un buen ejercicio para construir equipos es:

a. Reunión para revisar el rendimiento.

b. Sesión de Lecciones Aprendidas en los cierres de fase.
c. Preparación del Informe del proyecto.
d. Reunión con el cliente sobre el progreso del proyecto.
 TEST DE EVALUACIÓN PARA DESARROLLO EN Respuesta: B
CASA: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL Sustenta: Gestionar las Comunicaciones es e! proceso que consiste en poner la lnfonnaclón
PROYECTO relevante a disposición de los Interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este
proceso se ejecuta a lo largo de todo el ci'clo de vida del proyecto y en todos los procesos de
dirección. En este caso, el enfoque esta puesto principalmente en el proceso de ejecución, que
Incluye la Implementación del Plan de Gestión de las Comunicaciones, asl como la respuesta a
1. SI se tienen 4 personas en un equipo de proyecto y se agregan 9 más, lCuántos canales de solicitudes de Información Inesperadas.
comunicación ADICIONAi.ES se crearán?
5. La última revisión del estado de proyecto muestra que hay un retraso de más de tres semanas.
a. 6. Usted está obligado a comunicar esto> problema al diente. Este mensaje debe ser:
b, 30.
c. 36.
d. 72. a. Formal y escrito
b. Informal y escrito
Respuesta: D c. Fonnal y verbal
Sustento: d. Informal y verbal
Para calcular los canales de comunicación tenemos la siguiente fórmula N(N-1)/2, donde N es el
número de personas del equipo. Respuesta: A
Entonces Sustenta: La comunicación escrita formal se usa para problemas complejos, Planes de Gestión
: del Proyecto, Acta de Constitución del Proyecto, memorandos, comunicación a gran distancia
Para el equiJ)O original de 4 personas tenlamos 4(4-1)/2 ~ 6 canales de comunicación.
Para el nuevo equipo tenemos 13 personas donde 13(13-1)/2 = 78 canales de
comunicación. 6. lCuái de los siguientes enunciados es VERDADEROcon respecto a los
Nos piden calcular cuántoscanales mas de incidentes?
comunicaciónnecesitamos,entoncesrestamos
los datos obtenidos anteriormente: 78·6~72 a. Todos los Incidentes deben ser resueltas antes de cerrar el proyecto.
b. El Registro de Incidentes es una herramienta para que los Interesados registren sólo las
polémicas resueltas.
2. El proceso para crear un plan Indicando cómo se llevarán a cabo todas las comunicaciones en el c. El Registro de Incidentes proporciona un repositorio para lo que ya ha sucedído en el
proyecto se conoce como: proyecto.
d. Para facilitar las comunicaciones no se requiere de un registro de Incidentes.
a. Modelamlento de las comunicaciones
b, Planificar la Gestión de las comunicaciones Respuesta:
c. Método para distribuir la Información C
d. Planlflcaclón de la distribución de la comunicación Sustento: Se utiliza un registro de Incidentes para registrar y monltorear la resolución de
Incidentes, facilitando las comunicaciones y asegurand.o un entendimiento común de Incidentes.
Respuesta: B La Información obtenida es Importante para el proceso Controlar las Comunicaciones, ya que
Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso para determinar las proporciona un repositorio para lo que ya ha sucedido en el proyecto.
necesídades de Información y requisitos de los Interesados en el proyecto y para definir como
abordar las comunicaciones.
7. La MAYOR parte de la comunicación entre las personas es:
3. La responsabilidad de la decodíñcaoón del mensaje recae en:
a. Verbal
b. No verbal
a. El Emisor c. Documentada
b. El Receptor d. Innecesaria
c. El Plan de Gestión de las Comunicaciones
d. Losmodelos de comunicaciones
Respuesta: B
Respuesta: B sustento: Aproximadamente el 55% de todas las comunicaciones son no verbales, por ejemplo,
en base al lenguaje corporal. Por lo tanto, la mayoría de lo que se comunica es no verbal.
Sustento: El receptor debe decodlñcar el mensaje cuidadosamente y conflnnar que se
comprendió.

4. lCuál de las siguientes alternativas es FALSA respecto al proceso Gestionar las 8. lCuál de las siguientes técnicas de comunicación es fa MÁS efectiva para resolver conflictos?
Comunicaciones?
a. Mensajería Instantánea
b. Video conferencias
a. Gestionar las Comunicaciones es un proceso de ejecución.
c. E-mail
b. El proceso Gestionar las Comunicaciones finaliza cuando el producto ha sido aceptado.
c. Gestionar las Comunicaciones puede Implicar atención de solicltudes Inesperadas de los d. Comunicación cara a cara
Interesados.
d. Gestionar las Comunicaciones con lleva la ejecución del Plan de Gestión de las Respuesta: D
Comunicaciones.
Sustento: La comunicacióncara a cara es la técnicamás efectivapara la resoluciónde d. No hacer nada con este Informe y entregar un Informe modificado en la próxima reunión
conflictos, pues permite que la confrontación entre las personas sea más directa y espontánea. Y con los lnteresados.
sobre todo que el conflicto se solucione en el momento y no se diluya en una serle de Idas y
venidas de respuestas. Respuesta:B
Sustento: SI el Director del Proyecto tiene casi la certeza que la Información dada en el
Reporte de Estado no es cierta, es preferible que difiera la reunión con los lnteresados clave,
9. El Plan de Gestión de las Comunicaciones generalmente contiene TODAS las siguientes pues dar
alternativas, excepto; Información incorrecta podria traerle serlos problemas y generar falta de confianza. Luego debe
obtener datos reales del proyecto los cuales deben verse reflejados en el Reporte del Proyecto.

a. La respuestaesperada de los lnteresadosa la comunicación.

b. Los requerimientos de comunicación de los Interesados. 12. La habilidad MAS importante que un Director del Proyecto (Project Manager) debe tener es:
c. Qué tecnología se va a utilizar para comunicar la Información.
d. Un glosarlo de términos.
a. Habilidad administrativa.
b. Habilidad para la planificación.
Respuesta: A c. Habilidad para el contacto con el cliente.
Sustento: Por lo general el Plan de Gestión de las Comunicaciones proporciona: d. Habilidad para la comunicación.
Los requerimientosde comunicaciónde los interesados.
La Información que debe ser comunicada, incluido el idioma, formato, contenido y Respuesta:
nivel D
de detalle. Sustento: Un Director de Proyecto debe poseer muchas habilidades blandas para
El motivo de distribución de dicha información. poder
El plazo y frecuencia para la distribución de la Información requerida. gestionar el proyecto y al equipo eficientemente, pero la habilidad que mas necesitará
La persona responsable de comunicar la Información. durante el proyecto será la comunicación, ya sea de manera fonmal o Informal, escrita o
La persona o los grupos que recibirán la Información. verbal, el Director del Proyecto deberá comunicarse con todo el equipo de proyecto para
Los métodos o tecnologías utilizados para trasmitir la Información. poder ejecutar el proyecto de la mejor manera.
Los recursos asignados para las actividades de comunicación.
El método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Un glosario de termlnologia común, etc. 13. La MEJOR definición de ruido es:

a. Cualquier información insoportable que se encuentra en forma escrita o verbal en las

10. Usted como Project manager comparte la necesidad de comunicar la información del comunicaciones de los proyectos.
proyecto a su equipo del proyecto, además necesita considerar y documentar b. Algo que interfiere con la transmisión y el entendimiento de un mensaje.
adecuadamente los métodos de almacenamiento, recuperación y disposición final de la c. Cualquier comunicaciónque tiene lugar a travésde canales no oflclalesdel proyecto.
Información del proyecto. lEn qué procesode Gestiónde las comunicaciones,se d. un acrónimo de comunicación.
encuentra?
Respuesta:
a. Gestionarlas Comunicaciones. B
b. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Sustento: El ruido es la Interferencia que origina una mala transmisión y un
c. Controlarlas Comunicaciones. pobre
d. Plan de Gestión de las comunicaciones. entendimiento del mensaje. El ruido no permite que el mensaje sea transmitido del
emisor
al receptor,con
éxito.

Respuesta: A
Sustento: Mientras todo el proyecto comparte la necesidad de comunicar la información 14. Un Director del Proyecto (Project Manager) está sosteniendo una reunión con los Interesados
del en relación al estado de un gran proyecto para la construcción de una nueva pista de
proyecto, la necesidad de lnfonmactón y los métodos de distribución pueden variar ampliamente. aterrizaje en un aeropuerto. El proyecto tiene un CPI de 1.2 y un SPI de 1.25; además, el
En adlctón, los métodosde almacenamiento.,recuperacióny disposición final de la Director del Proyecto tiene que entregar el mensaje a los Interesados de que una prueba
informacióndel proyecto necesitan ser considerados y documentados apropiadamente crucial de calidad ha fallado. ¿Qué tipo de comunicación representa esta reunión?
durante el proceso de Gestionar las Comunicaciones.
a. Formal verbal.
b, Informal verbal.
c. Paralingual.
d. No verbal.
11. Usted recibió a último minuto el tnfonme de Estado de un miembro del Equipo de Proyecto, el
cual usted cree que está Incorrecto. Este reporte muestra tareas como completadas, pero usted Respuesta: 8
tiene ta certeza que no más del 60% han sido completadas; además en dicho reporte se detalla Sustento: Generalmente las reuniones del proyecto se manejan utilizando una
que ya fueron entregados a los clientes. Usted está por tener una reunión con los Interesados comunicación Informal verbal, que permita que la reunión se desarrolle con mayor
confianza entre los miembros del equipo del proyecto.
claves (Stakeholders). ¿cu<ll es la ME.JORmanera de manejar este problema?

a. Pedir al miembro del equipo que escribió el reporte que firme al final del documento.
b. Pedir a los Interesados que se difiera la reunión hasta tener un Informe veraz y consistente. 15. Usted acaba de asumir el cargo de Director del Proyecto (Project Manager) para la
c. Convocar al equipo del proyecto a una reunión para llegar al fondo de la discrepancia. construcción de una nueva pista de aterrizaje de un gran aeropuerto. El proyecto ya está en
 progreso, y se tienen Identificados a más de 200 Interesados. Usted quiere saber cómo puede
comunicarse con estos Interesados. tDónde encontraría usted este tipo de Información?

a. Depende del tipo de proyecto. 18. Las Lecciones Aprendidas pueden contener:
b, En el Plan de Gestión de Interesados. a. El saber colectivo del equipo sobre todas las especialidades del proyecto.
c. En el Plan de Gestión de las Comunicaciones. b. El feedback de los dientes en cuanto a lo que se podría haber hecho después de terminar el
d. En los requerimientos de comunicación. proyecto.
c. Información a utilizarse corno entrada para el cierre administrativo.

Respuesta: d. Análisis de las causas de las variaciones más Importantes en el proyecto.

C
Sustento; Por lo general el Plan de Gestión de las Comunicaciones Respuesta:
proporciona:
Los requerimientos· de comunicación de los Interesados.
o
Sustenta:Las lecciones Aprendidas incluyen lo que se hizo bien, lo que se hizo mal, y lo que se
La información que debe ser comunicada, lnduldo el idioma, formato, contenido y nivel haría diferente si se pudiera volver a hacer el proyecto. Otra manera de decir esto es que estas
de detalle.
El motivo de distribución de dicha Información. lecciones también incluyen las causas de las polémicas que el proyecto tiene que afrontar y el
El plazo y frecuencia para la distribución de la Información razonamiento subyacente a la acción correctiva Implementada, asi como el análisis de las causas
requerida. La persona responsable de comunicar la Información. de las variaciones más Importantes en el proyecto.
La persona responsable de autorizar la divulgación de Información confidencial.
La persona o los grupos que recibirán la Información.
Los métodos o tecnologías utilizados para trasmitir la Información. 19. lEn qué documento se puede utlllzar el análisis de valor ganado?
Los recursos asignados para las actividades de comunicación.
El método para actualizar y refinar el Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Un glosarlo de terminología común. a. Registro de Incidentes.
b. Plan para la Direa:Ión del Proyecto.
c. Informe de oesemoeño.
16. Mary está usando un pronóstico para determinar la Estimación a la Conclusi6n (EAC) de su d. Reporte de valor del proyecto.
proyecto. lOónde seria MEJOR Incluir esta información?
Respuesta:
a. En e1 Plan de Gestión de las Comunicaciones. C
b. En el Informe de las actividades del proyecto. Sustento: Los Informes de Desempeño organizan y resumen la Información
c. En los Informes de Desempeño del proyecto. recopilada, y presentan los resultados de cualquier análisis realizado comparado con la Unea
d. En el Plan para la Dirección del Proyecto. Base para la Medición del Desempei\o. Entre los formatos comunes de informes de
desempei\o, se encuentran los diagramas de barras, las curvas S, los histogramas y los
Resp.uesta: cuadros. El análisis de variación, el análisis de valor ganado y los datos de proyecciones a
C
menudo se Incluyen en el Informe de Desempeño.
Sustento: Los Informes de Desempeílo del Proyecto se utilizan para distribuir la Información
sobre el estado y desempeño del proyecto, deben estar disponibles antes de las reuniones del
proyecto y deben ser lo más precisos y actuales posibles. Las orovecciones se actualizan y emiten
nuevamente basándose en las mediciones del desempeño del trabajo suministradas a medida que 20. La comunicación es la clave para el éxito de un proyecto. Como Director del Proyecto usted
el proyecto se ejecuta. Esta es Información acerca del desempeño pasado del proyecto que podría tiene tres Interesados con quienes necesita comunicarse; por lo tanto, tiene seis canales de
tener un Impacto sobre el futuro del mismo, por ejemplo, las estimaciones al término (EAC) y las comunicación. Un nuevo Interesado ha sido adicionado al proyecto. lCuántos canales
estimaciones para concluir (ETC). de comunicación se necesita ahora 7

a. 7
17. Mario es un Director de Proyecto (Project Manager) que está participando en una reunión con b. 10
los clientes. Después de que los dientes participan, Mario OJldadosamente repite y reformula c. 12
el mensaje hada ellos. lQué es lo que está poniendo en práctica? d. 16

a. Habilldades de escucha. Respuesta:

b. Gestión de las comunicaciones en el proyecto. 8
c. Cortesía profesional. Sustento: El equipo inicial está formado por 4 personas (3 Interesados y usted como
d. Escucha pasiva. el
Director del Proyecto), pero ahora se incorporará una persona más al equipo, por lo tanto,
Respuesta; tendremos 5 personas. Calculamos los canales de comunicación que se necesita con la
A slgule.nte fórmula N(N-1)/2, donde N equivale al número de personas que hay en el
Sustenta: En las habilidades de escucha el receptor debe decodificar el proyecto. Por tanto ahora necesitaremos 5(5·1 )/2 • 10 canales de comunicación.
mensaje cuidadosamente y confirmar que se comprendió. Esto Incluye observar al
emisor, captar 21. Todos los siguientes son factores de tecnologla de la comunicación que pueden afectar el
gestos físicos y expresiones faciales, pensar qué decir antes de responder, y utilizar escucha proyecto, EXCEPTO:
activa, en la cuat el receptor confirma que él o ella está escuchando, confirma que está de
acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le aclare. Incluso el receptor puede repetir lo dicho a. La urgencia de la necesidad de Información.
por el emisor para asegurarse que entendió el mensaje correctamente. b. La disponibilidad de la tecnologla.
c. Sensibilidad y Confidencialidad de la Información.
d. El entorno de la empresa.
 d. 28
Respuesta;D
sustento: Entre los factores de tecnologla de la comunicación que pueden afectar Respuesta:
el proyecto se Incluyen: C
La urgencia-dela necesidad de la Información, Sustento; Para ello debemos calcular primero los canales de comunicación que
La dlsponlbllldad de. la tecnologla, hablan
Fácil de usar, cuando el equipo estaba conformado por 5 personas, para ello utilizaremos la siguiente
Sensibilidad y ConfJdenclalidad de la !nformación, fórmula N(N-1)/2, donde N es la cantidad de personas.
El entorno del proyecto. Entonces 5(5· 1)/2= 10 canales.
Ahora calcularemos los canales de comunicación necesarios para un equipo de 8 personas,
entonces 8(8-1)/2= 28.
22. Usted es Director de un proyecto (Project Manager) de $100,000 para el desarrollo de un La pregunta nos dice lcuántos canales de comunicación se han agregado? , es decir,
nuevo producto. Su proyecto está ejecutándose bien y está a tiempo, en el presupuesto y con cuántos canales más hay, esto lo obtenemos con una simple resta: 28·10=18, son 18
los requerimientos solicitados. Esta maf\ana, el Patrocinador (Sponsor) del proyecto lo llamó canales de comunicacl6nlos que se han agregado.
para expresar su preocupaciónsobreel proyecto. De acuerdoa la Linea Base del
Cronograma,
el proyecto deberla estar cerca de su finalización, pero el Patrocinador no sabe el estado actual
25. lQué es lo ÚLTIMO que se realiza en el cierre de un proyecto?
del proyecto. Usted le recuerda que su equipo de proyecto produce un informe semanal del
estado del proyecto, el cual se distribuye vla correo electrónico. El Patrocinador le indica que
a. Completar las LeccionesAprendidas.
el correo electrónico es demasiado Impersonal y que los informes verbales son de su
b. Proporcionar toda la documentación pertinente al cliente.
preferencia. Esta situación de Insatisfacción hubiera sido evitada si se hubiera efectuado un c. Actualizar los ard'livos.
cuidadoso y correcto proceso de: d. Terminar de liberar al equipo de proyecto.
a. Planificar la Gestión de las Comunicaciones. Respu.esta;
b. Gestionar las Comunicaciones.
D
c. Controlar las Comunicaciones. Sustento: Lo último que se debe realizar es la liberadóndel equipo, pues ellos nos
d. Plan de Gestión de las Comunicaciones. permitirán
completar las Lecciones Aprendidas, la documentación y actualización de los archivos, y· demás
informaciónque se necesite para cerrarel
proyecto.

Respuesta: 26. Usted ha sido asignado como Director del Proyecto (ProJect Manager) para un proyecto
A Industrial grande. Este proyecto de un año de duración está casi a la mitad, e Involucra a cinco
Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones es el proceso que Implica Identificar proveedores diferentes y muchos Interesados. Usted quiere saber rápidamente dónde se
las encuentra el proyecto. Cuál de los siguientes Informes serian de MAYOR utilidad para
é

necesidades de Información y de comunicación de los Interesados del proyecto y para definir cómo encontrar tal información?
abordar las comunicaciones. Una comunicacióneficaz significaque la Informaciónse
suministra en el formatoadecuado, en el momento justo y con el impactoapropiado.

a. Estado de la tarea.
23. Para un Director de Proyecto (Project Manager), Kuál de las siguientes alternativas es una b. Desempeño.
desventaja al emplear los informes de Desempeño comparado con mirar ln-situ qué está c. Pronósticos.
pasando en un proyecto,hacerpreguntas y ayudar a tos miembrosdel equipo? d. Las comunicaciones.

a. LOS informes de Desempeño incluyen la información de todo el equipo. Respuesta: a

b. Los Informes de Desempeño Incluyen la Información de los Interesados. Sustento:LosInformesde Desempeñoorganizanla Informaciónrecopilada, y presentan los
c. Los Informes de Desempeño generalmente muestran los problemas después de que ellos resultados de cualquier análisis realizado comparando la línea base para la medición del
han ocurríoo, desempeño, suministra Información sobre el avance y estado del proyecto, Incluyendo:
d. Los !nformes de Desempeño suministran información sobre las tendencias. El análisis del desempeño pasado.
El estado actual de jos riesgos e Incidentes.
El trabajo completado durante el periodo.
Respuesta: El trabajo que deberá completarse en el próximo periodo.
C El resumen de los datos aprobados en el periodo.
Sustento! Los Informes de Desempeño se emiten de forma periódica,donde organizan Los resultados del análisis de vertaclón.
y resumen la Información recopilada del periodo y presentan los resultados de los La conclusión proyectada del proyecto (Incluido el tiempo y costo).
análisis realiz.ados del periodo. Una de las desventajas de este Informe es que la Información que Otra informaciónrelevante que debe ser revisada y analizada.
Incluye es sobre eventos ya ocurrdi os, por ello se recomienda observar cualquier
anomalia en los informespara prever acciones correctivasantes que los problemas
sucedan. 27. Un equipo de proyecto ha completado todo los entregables técnicos del proyecto, y el cliente
también ha aceptado el producto del proyecto. Sin embargo, no se han completado las
Lecciones Aprendidas requeridas por el proyecto. lCual es el estado del proyecto?
24. Originalmente, su proyectotenía cinco miembrosde equipo. Ahora el alcance se ha
extendido, y hay un total de ocho personas en el equipo del proyecto, lCuántos canales de
comunicación se han agregado?

a. 9 a. El proyecto está Incompleto porque el proyecto necesita ser replaneado.

b. 10 b. El proyecto está incompleto hasta que todos los entregables estén completos y aceptados.
c. 18 c. El proyecto está completo porque el cliente ha aceptado los entregables.
 d. El proyecto está completo porque el proyecto ha alcanzado la fecha comprometida. Los recursos asignados para las actividades de comunicación, Incluidos el tiempo y
el presupuesto¡
Respuesta: El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de mando
B {nombres) para et escalamiento de aquellos Incidentes que no puedan resolverse a
sustento: El proyecto es considerado como concluido cuando todos los entregables del un nivel
proyecto hayan sido completados y aprobados. Dentro de los entregables también se Inferior;
consideran los documentos de Cierre del Proyecto, como son las Lecciones Aprendidas. El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se desarrolla;
Un glosario de la term lnoiogla común;
28. El conductor de la reunión {chairperson) debería asegurarse de que: Diagramas de flujo oe la Información que circula dentro del proyecto, los flujos de
trabajo con la posible secuencia de autorilaclones, la lista de Informes y los planes
a, Se definan y entiendan las reglas de la reunión. de reuniones,etc.,
y
b. Los líderes del proyecto sean los únicos que pueden hablar.
Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una
e Todos los temas de la agenda deben completarse Independientemente de cuánto tiempo
tome ello. legislación o normativa especifica, de la tecnología, de las políticas de la
orcantzacjón, etc.
d. Se dedique tiempo adecuado a temas que no están en la agenda pero que son Importantes
para él.

Respuesta:
A realizar una reunión eficiente y productiva utiliza diversas reglas EXCEPTO:
Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y
éstas podrian ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo
todo en las reuniones, y lo único que consigue es una reunión ineficiente y poco productiva.
Por ello debemostener en cuenta ciertasreglascon respectoa las reuniones:
Estl!blecer un tiempo límite y ceñirse a éste.
Programar reuniones periódicas con anticipación.
Reunirsecon el equiporegularmente,pero no muyfrecuente.
Tener un propósito para cada reunión.
Crear una agenda con las aportaciones del equipo.
Distribuir la agenda con antelación.
Cumplir con la agenda.
Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.
Reunir a la gente Idónea.
Presidir y llevar la reunión con un conjunto de reglas.
Asignar entregables y límites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que
resulten producto de las reuniones.
Documentar y publicar el acta de la reunión.
29. Uno de los propósitos del Plan de Gestión de las Comunicaciones es proveer información
acerca de:
a. Los métodos que serán usados para reunir y almacenar Información.
b, Los métodos que serán usados para liberar a los miembros del equipo de trabajo
del proyecto cuando no se les necesite más.
c. El e-mail y la tecnología de videoconferencia que será usada a lo largo del proyecto.
d. La experiencia y niveles de habilidad de cada miembro del equipo.
30. Como director del proyecto (ProJect Manager) usted tiene diferentes tipos de reuniones y para
a. Ceñirse a un tiempo límite ya establecido.
b. Realizar la programación de reuniones periódicas anticipadamente.
c. Las aportaciones del equipo en las reuniones generarán una agenda,
d. Documentar y evlter publicar el acta de la reunión.
Respuesta:
D
Sustento: Los Directores de Proyectos pueden tener diferentes tipos de reuniones, y éstas
pocrían ser un problema, sobre todo cuando el Director del Proyecto quiere hacerlo todo en las
reuniones, y lo único que oonslguees una reunión Ineficientey poco productiva.
Por ello debemos tener en cuenta ciertas reglas con respecto a las reuniones:
Establecer un tiempo limite y ceñirse a éste.
Programar reuniones periódicas con anticipación.
Reunirse con el equipo regularmente, pero no muy frecuente.
Tener un propósito para cada reunión.
Crear una agenda con las eportacíones del equipo.
Distribuir la agenda con antelación.
Cumplir con la agenda.
Dar a conocer a las personas sus responsabilidades por anticipado.
Reunir a la gente Idónea.
Presidir y llevar la reunión con un conjunto de reglas.
Asignar entregables y límites de tiempo para todas las asignaciones de trabajo que
resulten producto de las reuniones.
Documentar y publicar el acta de la reunión,

Respuesta: A
Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones provee Información
sobre: Los requisitos de comunicación de los Interesados; 31. Una herramienta o técnica usada para el proceso de Planificar la Gestión de las Comunicaciones
es:
La Información que debe ser comunicada, Incluidos el Idioma, el formato, el
contenido y el nivel de detalle;
El motivo de la distribución de dicha Información; a. Análisis de los clientes det proyecto.
b. Habilidades de comunicación.
El plazo y la frecuencia para la distribución de la Información requerida y para la
recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde; c. Sistemas de distribución de Información.
d. TecnoloQía de la comunicación.
La persona responsable de comunicar la Información;
La persona responsable de autorizar la divulgación de Información confidencial; Respuesta' D
La persona o los grupos que recibirán la Información,
Sustento:Las herramientas o técnicas usadas en el proceso Planificar la Gestión de las
Los métodos o tecnologías utíltzados para transmitir la Información, tales como los Comunicaciones son:
memorandos, correo electrónico y/o los comunicados de prensa; Análisis de Requisitos de Comunicación,
 Tecnología de la Comunicación, 36. Ud. ha sido asignado como Director del Proyecto {Project Manager) para un proyecto de
Modelos de Comunicación, telecomunicaciones. Este proyecto de duración de un año tiene un avance del 50%
Métodos de Comunicación, y a proxlmadamente, e Involucra tres proveedores y treinta personas en el equipo del proyecto. A
Reuniones. Ud. le interesarla ver los requerimientos de comunicaciones para el proyecto y qué metodologia
La existenda de barreras de comunicación puede causar: se
a. está usando Proyecto.
El Plandel para apoyar las comunicaciones en el proyecto. lQue deberia Ud. consultar?
b. El Plan de Gestionar las Comunicaciones.
32. a. Que el proyecto finalice a tiempo. c. Las políticas de la empresa.
b. Que se filtre información fuera de la organización. d. El Plande Gestión de las Comunicaciones.
c. Que ocurran conflictos.
d. Que la alta gerencia esté satisfecha. Respuesta: D
Respuesta: Sustento:El Plan de Gestión de las Comunicaciones provee información
C sobre: Los requisitos de Información de los interesados.
La Informaciónque debe ser comunicada, incluidos el formato,kflome, contenidoy nivel
Sustento: Una mala planlftcaclón de las comunci aciones puede traer consigo barreras de detalle.
de comunicación entre los Interesados del proyecto, como falta de infonmaclón, entregables
mal desarrollados, etc., lo cual originará conflictos entre los Interesados del proyectos, puesto El motivo de distribución de dicha Información.
que no se tomaron en cuenta sus requerimientos. El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida.
La persona responsable de comunicar la Información.
La persona o gruposque recibiránla información.
Los métodos o tecnologías utilizados para transmitir la Información, tales como los
33. lCuándo se mejora la comunicación? memorandos, el correo electrónico y/o comunicación Impresa.
Los recursos asignados para las actividades de comunicación.
a. Cuando el emisor le habla más fuerte al receptor.
b. Cuando se usan más movimientos ffslcos (body language ). 37. Usted es el Director de un proyecto (Project Manager) de construcción y necesita comunicar a
c. Cuando el emisor le habla más lentamente al receptor. sus miembros del equipo donde deben Implementar acciones correctivas para obtener el éxito
d. Cuando el emisor verifica la correcta recepción del mensaje. del proyecto. lQué documento utilízaria?
Respuesta: a. lnfonmes de Desempeño.
D b. Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Sustenta: Se mejora la comunicación cuando el emisor verifica la correcta c. Registro de interesados.
recepción del d. Reuniones.
mensaje, esto se puede lograr pidiéndole al receptor que repita el mensaje.
Respuesta:A

34. Se exige la correspondencia escrita y fonmal con el cliente cuando:
a. Se detectan defectos.
b. El cliente solicita trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato.
c. El proyecto tiene desfase con respecto al plan original de trabajo.
d. El proyecto tiene sobrecostos.
Respuesta:
B l> Se debe Informar el costo, tiempo, alcance, y rendimiento de calidad, no sólo el
Sustento: la comunicación escrita y ·fonnal se da cuando se tiene que formalizar acuerdos
sobre el proyecto, que contemple alguna modificación en la Linea Basedel proyecto. Por ejemplo
una Solicitud de Cambio, o un trabajo adicional que no estaba estipulado en el contrato Inicial.
35. La comunicación en el marco de un contrato deberia tender a ser:
Sustento: Se recopila el desempeño de la Información, se analiza, y se envía a los
Interesados. Es Importante que el Director del Proyecto comprenda que:
> Los Informes deben lnduir mediciones contra la Linea Base para la Medición del
Desempeño establecido en el Plan para la Dirección del Proyecto. Es Importante
tener una Linea Base para la Medición del Desempeño (las Lineas Base del Alcance,
tiempo, y Costo combinadas') que pueda ser medida. Estas mediciones son
Indicadores de cuán exitoso es el Director del Proyecto.
> Los informes deben ser veraces y no esconder lo que está pasando realmente.
cronograma.
> Los informes ayudan a los miembros del equipo a saber dónde necesitan
recomendar e implementar acciones correcitvas.
> Es necesario obtener feedback de las personasque han recibido los infonnes como
parte de este proceso.

a. Comunicación fonmal y escrtta.

b. Comunicación formal y verbal. 38. lCuál de las siguientes NO es una entrada al proceso Planificar la Gestión de las
c. Comunicación lnfonmal y escrita. Comunicaciones?
d. Comunicación informal y verbal.
a. FactoresAmbientales de la Empresa.
Respuesta: b. Activos de los Procesosde la Organización.
A c. Técnicas de recopilación de Información.
Sustento: Se recomienda que la comunicación en el marco del contrato sea de d. Plan para la Dirección del Proyecto.
fonma escrita y formal, para que haya documentos que avalen los acuerdos tomados y estos
estén redactados conrectamente.
Respuesta:
C
Sustento: Las entradas del proceso Planificar las Comunicaciones
son: Registro de Interesados,
Plan para la Dirección del Proyecto,
Factores Ambientales de la Empresa, y
Activos de los Procesos de la Organización.

39. Usted le pregunta a uno de sus Interesados cómo van las cosas por su parte del proyecto y él
responde "las cosas están bien" con un tono sarcástico. <Cuál es la MEJOR manera de describir
el tipo de comunicación que utilizó?

a. Retroalimentación.
b. Escucharectívarnente.
c. 'No-verbal.
d. Paralingual.

R.espuesta:
D
Sustento: La comunicación Parallngual es aquella donde el tono de voz ayuda a transmitir
un mensaje.

40. lCuál de las siguientes NO es un ejemplo de escuchar efectivamente?

a. Mover la cabeza manifestando acuerdo cuando alguien habla.

b. Replantear lo que se ha dicho para asegurarse que se entendió.
c. Hacer preguntas aclaratorias.
d. Hacer distintas tareas y revisar su correo electrónico durante una conversación.

Respuesta:
o
Sustento: Para escuchar efectivamente el receptor debe decodificar el mensaje
cuidadosamente y confirmar que se comprendió. Esto Incluye observar al emisor, captar
gestos físicos y expresiones faciales, pensar qué decir antes de responder, y utilizar escucha
activa, en la cual el receptor confirma que él o ella están escuchando, confirma que está de
acuerdo o en desacuerdo, o pide que se le
aclare.
 Test de Sesión: GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES a. La Estructura de Desglose del Trabajo (EDT).
DEL PROYECTO b, Los procesos, procedimientos y políticas de la empresa.
c. Los Sistemas de Gestión del Conocimiento.
d. Las mejoras generales del producto.

1. Los cambios de alcance, restricciones, supuestos, requerimientos de Respuesta: A

integración e lntertaz, roles y responsabilidades superpuestas pueden plantear desaflos Sustento: Planificar la Gestión de las Comunicaciones frecuentemente supone la creación de
entregables adicionales que a la vez requieren tiempo y esfuerzo adlclonal. Esto significa que
en las comunicaciones. La presencia de barreras de comunicación es muy probable que puede ser necesario actualizar la EDT, el Cronecrama y el Presupuesto del proyecto.
lleve a:

a. Reducir la productividad.
S. El Director de Proyecto (Project Manager} puede mejorar las comunicaciones en el
b. Incrementar la hostilidad. proyecto y las Actividades de Desarrollo de Equipos a través de la realización de todo lo
c. Bajar la moral. slguiMte, EXCEPTO:
d. Incrementar los conflictos.
Respuesta: a. Tener un "sala de guerra·.
b. Ser un obstaculizador de la buena comunicación.
o c. Ser un facilitador de la comunlcacíón.
Sustento: Las barreras de comunicación conllevan a un pobre fiujo de Información. d. Realizar reuniones efectivas.
Por
consiguiente, los mensajes son malinterpretados por los receptores, creando de este modo Respuesta: B
diferentes percepciones, entendimientos y marcos de referencia. SI no se hace nada, la Sustento: Ademas de los otros elementos mencionados, el Director del Proyecto también
pobre comunicación Incrementará el conflicto entre los interesados (Stakeholders) del puede mejorar las comunicaciones mediante la eliminación de los obstáculos de
proyecto, lo que causará que los otros problemas mencionados surjan. comunicación y servir como ejemplo de comunicador efecttvo.

2. Las habilidades de gestión general relevantes para el proceso Gestionar las

Comunicaciones Incluyen:

a. Planificación operacional.
b. Comportamlentcorganlzaclonal. ó. Los atributos o datos de un Plan de Gestión de las Comunicaciones Incluyen:
c. Gestionar los requisitos de Información de los Interesados.
d. Influenciar la organización. a. Roles.
b. Responsabilidades.
Respuesta: c. Ética.
C d. Autoridad.
sustento: Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de gestión
general, e Incluyen gestionar los recuenmrentos de Información de los interesados. Con Respuesta:
respecto a la gestión de las comunicaciones, quiere decir que las personas adecuadas B
obtienen la Información correcta en el momento oportuno, tal como se definió en el plan Sustento: Las responsabilidades de los miembros del equipo encargados de la generación
de gestión de las comunicaciones. y distribución de la información deben ser identificadas en el plan de Gestión de las
Comunicaciones. otros atributos del Plan de Gestión de las comunicaciones Incluyen los
elementos de comunicación, el propósito de la distribución de la Información, la frecuencia y
3. El problema MÁS común en la comunicación que se presenta durante una negociación es
Que; el período de tiempo para la distribución de la información, la distribución de la información y
los métodos de transmisión.
a. Cada una de las partes puede malinterpretar lo que la otra parte ha dicho.
b. Cada una de las partes puede darse por vencida.
c. Una de las partes puede tratar de confundir a la otra. 7. Al tratar con los clientes, el Director del Proyecto (Project Manager) debe:
d. Una de las partes puede estar ocupada pensando acerca de lo que va a decir
mientras parece escuchar lo Que se está diciendo. a. Ser honesto en la medida Que la organización del proyecto esté protegida de lltlglos.
b. Esfor.tarse por desarrollar una retaoón abierta, honesta y amigable.
Respuesta: c. Tratar de maximizar los beneficios mediante el fomento de la corrupción del alcance.
A d. Hacer lo que sea para satisfacer al diente y obtener negocios adicionales.
sustento: La comunicación efectiva es la dave para una negociación exitosa. El problema
más común de comunicación durante las negociaciones es el •malentendido•. Un Director de Respuesta:
Proyecto {Project Manager) debe escuchar de manera activa, reconocer lo que se dice y B
plantear una propuesta.
Sustento: Las relaciones creadas sobre la honestidad pueden soportar la adversidad. Por
lo tanto, el mejor enfoque para un Director de Proyectos es ser honesto en sus
relaciones. Cuando un cliente tiene fe y credibilidad en el Project Manager, es muy
4. Como resultado de ejecutar el proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones,
podría ser necesario actualizar: probable que le asigne trabajo que le genere Ingresos adicionales
8. Recientemente usted ha escuchado Que el diente llamó a su Informe de Progreso el
•código Hammurabl", debido a que parece estar escrito en Jeroglíficos y que son
completamente Indescifrables para todos, excepto para un estudioso de antigüedades.
lCómo pudo haberse evitado esta situación?
a. Informando al cliente, al inicio del proyecto, de los tipos de lnfonmes que ellos
recibirán.
b. Usando técnicas de gestión de riesgos para Identificar los problemas de los clientes.
c. Contratando a un experto escritor de lnfonmes para preparar informes estándar.
d. Involucrando al cuente en la planificación de las comunicaciones.
Respuesta:
D d.
Sustento: El Plan de Gestión de las Comunicaciones se prepara durante la planificación
de las comunicaciones. Este plan debe Incluir una descripción de la Información a
ser distribuida, incluyendo el formato, contenido, nivel de detalle y las convenciones
y definiciones a ser usadas.
9. Cuando se comunica con una persona orientada a la acción, el Director del Proyecto
(ProJect Manager) debe:
sustento: La negociación Implica un compromiso para que cada Involucrado sienta que ha
recibido algo de valor, tnctustve si se tuvieran que hacer ciertos sacrtñcios.
12. Al final de cada proyecto, el equipo debe preparar un resumen de Lecciones Aprendidas
que se enfoca en todo lo siguiente, EXCEPTO:
a. Compartir las mejores préctíces con otros equipos de proyecto, dentro de la
organización.
b. Alertar a los otros equipos sobre posibles problemas.
c. Sugerir métodos para mitigar los riesgos de manera efectiva con el fin de asegurar el
éxito del proyecto.
Compartir sólo aspectos positivos del proyecto para réplicas futuras en otros
proyectos de la organización.
Rl!tSpuesta: o
Sustento; El resumen de las Lecciones Aprendidas debe documentar los aspectos positivos
y negativos del proyecto, de tal manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de
los
éxitos y fracasos del equipo, mediante la replicación de las cosas buenas del proyecto y
evitando los errores.

a. Ser lo más breve posible y enfatizar el sentido práctico de sus Ideas.

b. Proporcionar opciones, incluyendo argumentos a favor y en
contra. c. Montener la calma si la otra persona se va por la
tangente.
d. Hablar tan rápido como sea posible para asecurar Que toda la lnfonmación se
transmitió.
Respuesta: A
sustento: Las personas orientadas a la acción tienden a ser pragmáticas y no les
gusta
discutir demasiado sobre un tema. Por lo tanto, la mejor estrategia es presentar las Ideas de
manera concisa junto con los beneficios asociados a su aplicación.
10. Usted quiere eseeurarse que la infonmaclón recopilada sobre el estado y progreso del
proyecto, sea significativa para los interesados. Para determinar métricas específicas
usted definirá el contenido y el nivel de detalle Que requieren. Toda esta lnfonmaclón
deberla documentar1a en:
13. Los cambios en el proceso Gestionar las Comunicaciones pueden provocar cambios en el:
a. Plan para la Dirección del Proyecto y en el Sistema de [nfonme del Rendimiento.
b. Sistema de Control lnte<¡rado de Cambios y en el Pian de Gestión de las
Cornunkaclones.
c. Proceso de Monltoreo y Control del proyecto.
d. Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Respuesta: D
Sustento: Cualquier cambio respecto a la Identificación, recolección y distribución de la
Información debe estar refieJado en el plan de gestión de las comunk:aciones.
14. El requerimiento HÁS Importante para aseeurar que los Incidentes serán resueltos es
que ellos:

a. La Estructura de Desglosedel Trabajo (EDT). a. Estén Incluidos en la EDT.

b. La metodología de Dirección de Proyectos. b, Estén Incluidos en el Registro de Riesgos del proyecto.
c. El Acta de Constitución del Proyecto (Project Charter). c. Sean asignados a un propietario y con una fecha limite de cierre.
d. El Plan de Gestión de las Comunicaciones. d. Llamen la atención del Director del Proyecto (Project Manager) Inmediatamente.

Respul!tSta: Respuesta: C
D Sustento: SI se dejan los Incidentes en el aire, los confilctos aparecerán y el proyecto
sustento: El análisis de las necesidades de Información de los Interesados debe podrla retrasarse. Se deben encargar a una persona responsable para ase<¡urar que el
ser Incidente
realizado por el equipo de proyecto para asegurar que los interesados recibirán la sea abordado y asl facilitar su resolución.
lnfonmación solicitada. Los informes de desempeño son un ejemplo del tipo de Información
que los Interesados tfplcamente requieren. Dichos requerimientos de lnfonmaclón deben ser
Incluidos en el plan de gestión de las comunicaciones. 15. Como líder de la Oficina de Proyectos (PMO), usted participará en las revisiones de
desempeño de todos los proyectos principales. Para asegurar que estas revisiones sean
productivas, usted recomienda que todos los Directores de Proyectos (Project Manager.;)
11. El proceso de reunirse con otros para llegar a un acuerdo se llama: tienen que asegurar>eque:
a. Ganar - ganar. a. Se recopile la lnfonmaclón sobre el desempeño del trabajo de los entregables.
b. Negociación. b. Se utilice el análisis del valor para los productos de todos los proyectos.
c. Obtenerun sf. c. Todos los documentos del proyecto estén disponibles antes de las reuniones.
d. Confrontación. d. Se enfoquen en las variaciones de costo y cronograma en lugar del alcance,
recursos, calidad y r1esgos.
Respuesta:
B
Respuesta:
A
Sustenta: La Información sobre el Desempeño del Trabajo describe el estado de los
entregables del proyecto. Además proporciona detalles con respecto a lo que ha sido 19. En la comunicación Interpersonal los mensajes son enviados simultáneamente de forma
cumplido hasta la fecha o durante un periodo de ttempc específico. verbal y no verbal. Como regla general, lQué PORCENTAJE del mensaje se envía
realmente a través de señales no verbales?

a. 5% al 15%.
16. Los Informes de Desempeño proporclonan Información
b, 20% al 30%.
sobre:
c. 40% al 50%.
d. Más del 50%.
a. Alcance, tiempo, costo y calidad.
b. Satisfacción del cliente. Respuesta:
c. Variaciones Inaceptables. D
d. Corrupción del alcance.
Sustento: Las señales no verbales se pueden dlVldlr en cuatro categorias: fisicas,
estéticas, por signos y por símbolos. Muchos estudios han demostrado que más del 50% del
Respuesta: contenido de los mensajes son transmitidos a través de señales no verbales como
A expresiones faciales,
sustento: El desempeño del proyecto centra su atención sobre las cuatro principales contactos y movimientos del cuerpo, en lugar de palabras habladas.
áreas de un proyecto: alcance, tiempo, costo y calidad. No se centra en una sola área
excluyendo a las otras.

20. lCuál de las S.ZGUIENTESfórmulas calcula el número de canales de comunicación en

17. lCuál de los SlGUIENTES enunciados es verdadero con respecto a la un proyecto?
comunicación dentro de un ambiente de proyectos?
a. n(n-1)/2.
a. El Director del Proyecto (Project Manager) debe asumir la carga principal de b. (n2·1)/2.
responsebülcao para asegurar que los mensajes enviados sean recibidos. c. (n2-1)/n.
b, Las reuniones efectivas, el salón de guerra y una matriz ajustada promueven la d. (2"·2)/ 1".
comunicación efectiva.
c. 51 un proyecto consta de 12 personas, existen 48 posibles canales de comunicación. Respuesta: A
d. La mayoría de los Directores de Proyectos pasan aproximadamente un 30% de sus Susterrto: El numero de canales de comunicación en un proyecto es n(n·l)/2.
horas de trabajo ocupados en la comunicación. Donde: n= número de lnteresados (Stakeholders).

Respuesta:
8
Sustenta:Las reuniones efectivas comienzan y terminan a tiempo, siguen una
agenda, y generan elementos de acción para las personas. Un salón de guerra
proporciona una Identidad de equipo y un lugar para realizar las tareas del proyecto. Una
matnz ajustada Indica que los miembros del equipo del proyecto se sitúan dentro de una
proximidad fislca
cercana, lo cual fortalece la comunicación Informal y las actividades de desarrollo de equipos.

18. La Planificación de las Comunicaciones frecuentemente está vinculada con los Factores
Ambientales de la Empresa y con las Influencias de la organización. Con relación a los
Factores Ambientales de la Empresa, lCuál de los siguientes enunciados es
VERDADERO?

a. La estructura de la organización tiene un efecto principal sobre los requerimientos de

comunicaciones del proyecto.
b. Las directrices estandarizadas, Instrucciones de trabajo, y los criterios de medición
del desempeñe son elementos claves que se deben considerar.
c. Los procedimientos para aprobar y publicar autorizaciones de trabajo para las
operaciones, deben ser tomados en consideración.
d. Los criterios y directrices para adaptar los procesos estándar a las necesidades
específicas del proyecto deben ser indicados explícitamente.

Respuesta:
A
Susrento: Deben tenerse en cuenta los factores ambientales de la empresa debido a
que lnfiuenciaran Indudablemente en el éxito del proyecto. Las lnfiuenclas de la
organización deben ser consideradas puesto que el proyecto típicamente es parte de una
organización más amplia. La madurez de la organización también puede Influenciar en el
proyecto con
respecto a su sistema de gestión, cultura, estilo, estructura orqantzacíonat, y
Oficina de
Gestión de Proyectos (PMD).