Elaboración de Proyectos

Artísticos y Culturales
 La gestión por
proyectos
En el sector de la cultura y las artes, como muchos
otros de la vida social, saber diseñar y gestionar
proyectos es indispensable para aprovechar las
oportunidades y recursos.
Independiente de si la gestión para obtener
financiamiento es a través de convocatorias públicas
o de propuestas directas a ONG, A.C, o empresas
privadas, es fundamental ordenar y dar estructura
clara a nuestras ideas para que sean accesibles a
otros y visibilicen el valor artístico y cultural de las
propuestas que queremos realizar
Es necesario entonces que conozcamos el lenguaje
técnico de la elaboración y gestión por proyectos
como una forma de hacer, aprender y apropiarse de
él, el aprendizaje de este lenguaje se da sólo a través
de la práctica.
¿Qué es un proyecto?
El vocablo proviene del latín proiectus,
se compone del prefijo, pro que
significa, hacía adelante o hacia el
futuro, y edictus que se traduce como
lanzar o arrojar.

Proyecto es por lo tanto el

procedimiento para alcanzar un fin
determinado a nivel operativo y/o
lanzar hacia delante o abrirse al
futuro. Es prever, dirigir, encausar y
preparar el camino de lo que se va a
 ¿cual es la diferencia entre un proyecto cultural y un proyecto
artístico?

Un proyecto artístico es una propuesta personal que impulsa a un artista

o grupo a desarrollar un proceso creativo para expresar con libertad sus
investigaciones e ideas y concluye con un producto artístico.
Por otro lado un proyecto cultural no se enfoca necesariamente en una propuesta personal,
sino más bien se propone alcanzar objetivos relacionados con las necesidades específicas de
una comunidad, grupo étnico o sociedad, promoviendo acciones coordinadas para difundir,
conservar, preservar e impulsar cualquier manifestación cultural que deba ser conocida por
los habitantes que la producen.
Un punto importante de mencionar es que en un proyecto cultural pueden
involucrarse herramientas y/o metodologías artísticas, la diferencia radicará
principalmente en sus objetivos.
 Para iniciar nuestro proyecto
¿Cuál es nuestro punto de
partida? ¿Artista, Gestor(a),
Institución?

En uno y otro caso, los proyectos

surgen como respuesta a
situaciones del contexto donde
están insertos. Su buena vida,
podríamos llamarla así, depende
de esa conexión, que le da su
razón de ser y principales
características.
 ¿Cuál es la relación entre tu
idea y el entorno?
Esta pregunta es fundamental en la preparación de
un proyecto; antes de emprender el camino, es
necesario que relacionemos permanentemente el
hacer, el querer y cómo influirá el proyecto en el
medio.

Cualquiera sea el tipo o relevancia personal que le

demos a un proyecto, siempre tendrá un impacto en
el medio, de esta forma es importante anticiparse a
ese impacto y pensar las consecuencias, no con
sentido restrictivo, sino para ver cómo se proyectan
nuestras ideas.
Fases del ciclo de un
proyecto I. Diseño y formulación de la idea:
Antes de escribir un documento o
llenar un formulario debemos hacer un
trabajo para observar, comprender y
describir las grandes características, de
nuestro proyecto; esto se hace en lo
que llamaremos diseño del proyecto.

Ahora bien, la formulación del

proyecto es donde definimos los
contenidos de manera clara y precisa a
partir de una estructura determinada.
Esta estructura en caso de los fondo
concursables está determinada por las
bases de las convocatorias.
 Diseño
Toda acción cultural requiere de una
planificación adecuada para garantizar su
éxito.
• Nuestro diseño será como una carta en la
que plantearemos claramente las
características de la iniciativa que
queremos realizar, sin perder de vista que
escribimos y organizamos nuestras ideas
para que otros las lean y evalúen.
• Es muy importante considerar los
criterios que el lector/evaluador tiene
para asignar los recursos, entender a
quienes te estás dirigiendo y elegir con
que lenguaje lo harás.
Si el proyecto que escribes es un proyecto artístico que busca
un desarrollo personal, será importante escribirlo en primera
persona singular (yo) y cuidar que, a través de la redacción,
quien lea, pueda ver al artista detrás del texto, o sea a ti.
 Ahora, si el proyecto se
plantea desde una
institución, ONG, o colectivo
artístico, es recomendable
escribirlo en primera
persona plural (nosotros)
para lograr que el lector
tenga una idea clara de
quiénes están detrás del
proyecto y cuáles son los
fines de la agrupación.
 Elementos del contexto que
deben de tomarse en cuenta

Destinatarios
Es fundamental conocerlos, ya que cada iniciativa tiene un público
específico y en la mayoría de los casos, satisfacer sus necesidades
en una de las prioridades del proyecto.

Territorio
Entenderemos por territorio aquel espacio natural o
administrativo en el que tenemos previsto intervenir.
 La importancia del diagnóstico previo
Hablamos de diagnóstico como la acción de obtener datos para analizarlos e
interpretarlos, permitiéndonos evaluar una cierta situación.
Guía de preguntas básicas para realizar un diagnóstico
1. ¿Cuál es el problema o necesidad que afecta a cierto grupo de personas que el proyecto quiere
satisfacer?
Posible respuesta:
Falta de habilidades de apreciación y creación musical de alumnos de las escuelas del municipio.

2. ¿Quiénes están afectados por el problema?

Posible respuesta:
Alumnos de las escuelas primarias del municipio.
3. ¿Cuáles son las principales causas de ese problema?
Posibles respuestas:
-Falta de educación artística en las escuelas primarias del municipio
-Falta de educación musical en el plan de estudios del Estado.
-Falta de una oferta musical en la programación cultural del municipio.

4. ¿Cuál es la mejor alternativa de solución a este problema?

Posible respuesta:
Desarrollar las habilidades musicales de alumnos de las escuelas municipales a través de talleres permanentes de
apreciación y creación musical, dirigidos a alumnos de primaria.
Formulación del proyecto

¿Cómo encontrar el título de nuestro

proyecto?

Es importante que el título o nombre del

proyecto sea contundente y haga referencia a la
temática principal del proyecto, es posible dejar
un solo enunciado o acompañarlo con un
subtítulo a modo de explicación breve.
 OBJETIVO GENERAL ¿Qué se quiere lograr?

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ¿Cómo?

META ¿Qué acciones? (numeradas,cuantitalivas)

PREGUNTAS JUSTIFICACIÓN ¿Por qué?

¿Dónde?

BÁSICAS DESCRIPCIÓN ¿Para quién?

¿Cuándo?
¿Con quién?

CRONOGRAMA DE
¿Cuáles?
ACTIVIDADES
¿Cuándo?
PLAN DE ACCION
¿Cuánto?
PRESUPUESTO

EQUIPO DE TRABAJO ¿Con quién?

DOCUMENTOS LEGALES
Personas físicas y Morales

Currículum Vitae, Documentos

ANEXOS
Probatorios, Fotografías y Video.
 Objetivo General
¿qué se quiere lograr?

Define lo que se pretende alcanzar con el proyecto,

sus principales características son:
• Es el gran fin que se persigue y que una vez
ejecutado el proyecto debe estar realizado.
• Se expresan en términos amplios y con verbos en
infinitivo (crear, desarrollar, conocer, difundir,
satisfacer, etc.).
• Se recomienda elaborar un solo objetivo general
por proyecto.
• De aquí puede desprenderse el título del
proyecto.
 Ejemplo

Producir una obra artística que contribuya

a la difusión de la práctica de la partería
tradicional Maya, a través de un recorrido
escénico dirigido a jóvenes, investigadores,
familiares y público local que asiste a los
centros culturales y educativos de Izamal.

El enunciado más adecuado es aquel que incluye una

gran finalidad, precisando de qué manera se pretende
lograr, el lugar donde se realizará y a quiénes se dirige.
 Objetivos específicos
¿Cómo voy a lograr que se cumpla el
objetivo general?

Éstos se desprenden directamente del objetivo general,

son las grandes líneas de acción que van a permitir su
realización.
Los objetivos generales son amplios y de largo plazo, los
objetivos específicos son a corto plazo y más acotados.
El objetivo general se logra cumpliendo cada uno de los
objetivos específicos por esta razón deben estar en total
coherencia con él.
 Ejemplo
Objetivos específicos:
Objetivo general:

• Producir una obra artística que • Conocer lo mas relevante de la práctica de

la partería a través de sesiones de estudio
contribuya a la difusión de la entre el equipo de trabajo y 12 parteras
práctica de la partería tradicionales de la zona centro de Yucatán.
tradicional Maya, a través de un •Diseñar un recorrido escénico
recorrido escénico dirigido a interdisciplinario que difunda los beneficios
de la partería tradicional maya
jóvenes, investigadores, contemporánea.
familiares y público local que •Crear una exposición fotográfica que
asiste a los centros culturales y difunda la partería tradicional desde la
educativos de Izamal. perspectiva del cuerpo en movimiento.
 Metas
Cualitativas: Expresan cualidades o calidades (pueden ser
objetivos específicos)

Cuantitativas: son aquellas que es posible enumerar, esas

son el tipo de meta en las que nos enfocaremos para la
elaboración de nuestra estructura actual.

Todo objetivo se relaciona con una serie de metas, las

cuales al ser alcanzadas garantizan el cumplimiento del
objetivo.
Para plantear tus metas debes tener en cuenta lo
siguiente:
• Que tus metas sean específicas
• Su realización debe ser evaluable.
• De ellas se desprenden las actividades.
 Ejemplo
Objetivo específico Metas

• Conocer lo mas relevante de la práctica de la • Realizar 3 sesiones de estudios entre el

partería a través de sesiones de estudio entre el
equipo de trabajo y 12 parteras tradicionales de
la zona centro de Yucatán.
equipo de trabajo y la asesora, partera
Rafaela Can Ake.
• Llevar a cabo 2 talleres con las 12 parteras
involucradas en el proyecto y el equipo de
trabajo.
• Realizar 3 entrevistas con diferentes
investigadores involucrados en el tema de la
partería en el estado.
 Justificación
¿por qué es necesario realizar este proyecto?
Para que la justificación sea coherente debemos abordar dos
cuestiones fundamentales:

1-Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el

que se busca solución, que en el caso de los proyectos
artísticos pueden relacionarse a búsquedas artísticas
personales.

2-Entendiendo que existen muchas vías para lograr el objetivo

general y nuestro proyecto es una de ellas, justificar por qué la
solución que elegimos es la más adecuada y viable para resolver
un problema principal.

En el caso de los proyectos artísticos es importante “ver al

artista” a través de la justificación y entender que reflexiones o
 ALGUNOS PUNTOS A CONSIDERAR AL
FORMULAR LA JUSTIFICACIÓN
• Diferenciar claramente la justificación de la
descripción.
• Expresar el impacto en corto, mediano y largo
plazo del proyecto.
• Expresar la forma en que beneficiará a
quienes lo ejecutan y a los destinatarios.
• Visibilizar la utilidad y novedad del proyecto.
• Fortalecer la fundamentación incluyendo
antecedentes cuantitativos y/o cualitativos
con conceptos y datos claros que avalen la
justificación. (artículos, estadísticas, otras
investigaciones personales o de terceros etc.)
 Descripción
Responde a las preguntas ¿Cómo?, ¿Dónde?, ¿Para quién?, ¿Cuándo?, ¿Con quién? En este punto
podemos exponer con más detalles las características del proyecto, de modo que quien desee
conocerlo pueda hacerse una imagen precisa de él. Además de otros antecedentes se pueden incluir
los siguientes:
• Información sobre las etapas del proyecto
• Contenidos de las actividades
• Programación de las actividades
• Lugares, fecha y hora donde se realizarán las actividades
• Antecedentes breves sobre historia de organización, creadores o lugares, según corresponda.
• Identificar a los otros participantes del proyecto (personas y organizaciones aliadas, socios, redes.)
 Ejemplo

El proyecto está dirigido a Jóvenes estudiantes, investigadores y publico

general que viven en el municipio de Izamal Yucatán, involucrando en su
realización la participación de parteras tradicionales de 6 comunidades del
centro de Yucatán.
Está planteado para llevarse a cabo en un plazo de 10 meses y en su
realización estarán involucrados especialistas en temas de artes escénicas,
salud, interculturalidad y antropología médica.

El proyecto se desarrollará en las siguientes etapas:

• Describir brevemente las diferentes etapas del proyecto (planeación,
creación, desarrollo de actividades, evaluación, etc.) desde una
perspectiva práctica y concreta.

Algunos puntos a considerar al redactar la descripción

• Cuidar de no incluir elementos de la justificación en la descripción.
• Este es el lugar para entregar toda la información de lo que queremos
hacer cuidando no ser repetitivos.
 Actividades
¿Cuáles son las tareas o pasos a seguir para realizar el proyecto?
Objetivo específico meta actividades
• Conocer lo mas relevante de la Llevar a cabo 2 talleres con 1-Coordinar sesiones de trabajo para
práctica de la partería a través de las 12 parteras involucradas preparar metodologías por taller.
sesiones de estudio entre el en el proyecto y el equipo 2-Confirmar la participación de las
equipo de trabajo y 12 parteras de trabajo. parteras.
tradicionales de la zona centro de 3-Comprar materiales con los que se
Yucatán. trabajará.
4-Comprar alimentos que se
compartirán en talleres.
5- Coordinar el Registro de fotografía
y video

Algunos puntos a considerar al formular las actividades

• No confundir actividades con metas.
• Cada actividad debe estar relacionada con la o las metas.
• Deben ser evaluables.
 Cronograma de actividades
¿cuándo se realizarán las actividades del proyecto?
Debido a que las actividades están relacionadas entre sí, el no cumplimiento de los tiempos definidos para su
ejecución puede tener consecuencias negativas en la realización de los objetivos.

Actividades mayo junio Julio Agost Sep Oct Nov

 Sesiones de trabajo para metodología x x
 Confirmar participación de parteras x
 Comparar materiales para taller x
 Comprar alimentos para compartir x
 Registro de fotografía y video de talleres x

Algunos puntos a considerar al formular el cronograma

• Considerar tiempo suficiente para cada actividad.
• Considerar las relaciones de dependencia entre actividades sucesivas.
 Presupuesto, nuestros recursos

• Los recursos son los medios de distinta clase que, según se

requieran, sirven para lograr nuestros objetivos. La
definición detallada de los recursos necesarios para
desarrollar las actividades de un proyecto es fundamental
para su realización.

• Estimar y describir los recursos responde a la pregunta ¿qué

y cuántos recursos requiere el proyecto? Todos los
proyectos requieren recursos para realizarse, los cuales
pueden ser de diversa índole: el equipo humano, recursos
materiales o en especie y financieros.
 Considerar las vinculaciones y redes como un recurso
importante del proyecto
Se pueden ver los alcances de gestión, la seriedad y
organización de las y los responsables del proyecto.
Es importante tener en cuenta que
son más atractivos aquellos
proyectos en los que se observa el Se amplían los canales de comunicación y difusión
apoyo de aliados, enlaces, redes y del proyecto.
la gestión de diversas
colaboraciones.
El proyecto tiene mayor posibilidad de concretarse al
no depender de una sola fuente de financiamiento.

Un posible colaborador/aportante siente más confianza al ver

que el proyecto cuenta con el respaldo de otros aportantes
que están confiando en la propuesta.
 El equipo humano, las personas
• Responsable del proyecto: es el o la responsable integral del proyecto y de la producción de sus
actividades.
• Productor/a: su función es conducir, administrar y supervisar el contenido de la producción, como
asimismo, encargarse del trabajo en terreno y de coordinar las acciones de la actividad, ya sea en su
preparación, realización y finalización del evento.
• Encargado/a de Finanzas: es quien maneja los recursos financieros mediante el presupuesto y el flujo
de caja, según los recursos necesarios para la implementación del proyecto.
• Diseñador/a: se encargará del diseño e impresión de las piezas gráficas que requiera el proyecto
• Equipos técnicos creativos: encargados/as de fotografía, video, técnicos de iluminación, tramoya y
sonido.
• OTROS
Cada actividad tendrá un o una
responsable por lo tanto se recomienda

• Asignar con precisión las responsabilidades de cada

miembro del equipo. Para que el trabajo en equipo
funcione, cada miembro del proyecto debe cumplir el
100% de las tareas a las que se compromete.
• Es importante que el/la Responsable del proyecto
aprenda a delegar y confiar en el equipo manteniéndose
al tanto del cumplimiento en tiempo y forma de las
diferentes actividades.

NOTA IMPORTANTE

En proyectos pequeños una misma persona puede realizar varias funciones, lo importante es no perder de vista
cuales son las funciones indispensables que deben realizarse para que el proyecto se desarrolle bien y quienes
serán los responsables de realizarlas.
 Recursos materiales o en especies
Los recursos materiales o en especie son todas aquellas estructuras, herramientas u objetos de
cualquiera clase, necesarios para el desempeño de nuestras actividades. Aquí es muy importante
considerar también el tiempo, como un recurso.

Algunos puntos a considerar:

• Definir de manera precisa los recursos materiales necesarios.

• Cotizar todos los recursos materiales necesarios, de esta manera tendremos mayor claridad sobre el
costo de posibles rentas o compras y podremos definir nuestros aportes al proyecto.

Actividades Recursos materiales o en especie

Sesiones de trabajo para metodología
Confirmar participación de parteras
Compra materiales para taller
Comprar alimentos para compartir
Registro de fotografía y video de talleres
Espacio de Reunión
Gestión de llamadas y correos
Movilización y dinero
Movilización y dinero
Infraestructura de oficina
Equipo de fotografía y video
 Estructúra de Presupuesto
Una vez definido el equipo humano y los recursos materiales, estamos en condiciones de
saber cuánto dinero necesitaremos para realizar el proyecto.
Existen distintos criterios para determinar los ítems de un presupuesto, vamos a
enfocarnos ahora en una estructura presente en muchos de los formularios de
postulación a fondos concursables, en la cual dividiremos los gastos en:
• Honorarios: Todos los sueldos que se
pagaran tanto a personas contratadas
externas como al equipo base del
proyecto.
• Gastos de operación: Viáticos,
transportes, hospedajes, vuelos etc.
• Gastos de producción: Rentas, materiales
didácticos, catering etc.
• Promoción y Difusión: Publicaciones
pagadas, pagos inserción en prensa,
impresiones, etc.
 Concepto Cantidad
Honorarios opetivos
Resposable de proyecto y gestora $ 10,000.00
Registro y edicion audiovisual $ 8,000.00 Es fundamental que el presupuesto
Diseño grafrico
Community managment
$
$
4,000.00
4,000.00
tenga las siguientes características,
Contabilidad $
Total $
2,000.00
28,000.00
que deben ser tomadas en cuenta al
Honorarios de equipo creativo evaluar un proyecto:
Coreografia $ 20,000.00
Compositor musical $ 10,000.00
Assistente de direccion y ensayista $ 8,000.00
Productor $ 6,000.00
Honorario 8 bailarines profecionales por poroceso creativo (4 • Debe ser coherente con las
meses de trabajo c/u)
Honorario 8 bailarines profecionales por funciones ( 5 funciones
$ 40,000.00
actividades a realizar y con los
c/u) $ 40,000.00 objetivos.
Honorario 8 estudiante por poroceso creativo (4 meses de
trabajo c/u) $ 20,000.00

Honorario 8 estudiantes por funciones ( 5 funciones c/u)

$ 20,000.00
• Debe ser realista, evitando por una
Total $ 164,000.00 parte, elaborar un presupuesto con
Producion
Vestuario $ 15,000.00 gastos demasiado elevados o, por el
Utileria
Renta de equipo de sonido
$
$
5,000.00
12,000.00
contrario, con gastos muy reducidos
Renta deespacio para ensayos y proceso creativo $ 8,000.00 que en definitiva no permitirán la
Total $ 40,000.00
Promocion y difusion correcta realización de las
Publicaciones pagadas en redes sociales $ 3,000.00
Lonas $ 1,000.00 actividades.
Total $ 4,000.00
GRAN TOTAL $ 236,000.00
 Equipo de trabajo
Es importante dejar claro por qué se ha elegido
trabajar con un determinado equipo humano,
exponiendo si es la primera vez que éste equipo
se reúne o si ya tienen más tiempo trabajando
juntos.
Antecedentes de los responsables y ejecutores
del proyecto.
 Anexos
Los anexos son aquellos documentos que están directamente relacionados con el proyecto
cultural o artístico pero que son de carácter complementario. Ayudan a una mejor
comprensión de la propuesta realizada.
Actualmente, la mayoría de las convocatorias publicadas, solicitan la siguiente
documentación:
Currículum Vitae
Documento que presenta de manera ordenada las
habilidades y datos personales, académicos y
profesionales del titular del proyecto y demás
personas involucradas. Es importante aquí
incluir tanto los antecedentes de los responsables
del proyecto como en el caso de las
organizaciones, su misión, líneas de acción y
proyectos realizados.
 Documentos que comprueben la trayectoria del grupo o
artista postulante
Estos documentos se refieren a las evidencias que a lo largo de la trayectoria artística vamos
recopilando: notas de prensa, publicaciones impresas o digitales, programas de mano, premios,
reconocimientos, constancias y diplomas, etc.
• Fotografías • Videos
Material gráfico que permite visualizar los Material audiovisual que permite visualizar los
anteriores trabajos del artista que postula un anteriores trabajos del artista que postula un
proyecto. Se sugieren archivos de calidad proyecto. Se sugieren archivos de calidad
óptima y buena resolución para una mejor óptima y buena resolución para una mejor
apreciación. apreciación.
GRACIA
S POR SU
ATENCI
ÓN