CARTILLADE GESTION

DOCUMENTAL
Brenda nataly rodríguez castro
Laura Camila garzón Ospina
Janeth Paola marentes Sánchez
1101 jm

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 himno del sena

coro.
estudiantes del sena adelante
por colombia luchando con amor
con el ánimo noble y radiante
transformemosle el mundo mejor.

i
de la patria el futuro destino
en las manos del joven esta
el trabajo es seguro camino
que el progreso a colombia dará.

ii
en la forja del sena se forman
hombres libres que anhelan triunfar
con la ciencia y la tecnica unidas
nuevos rumbos de paz trazaran.

iii
hoy la patria nos grita sentida
estudiantes del sena triunfad
solo asi lograreis en la vida
más justicia mayor libertad.

iv
avancemos con fuerza guerrera
estudiantes con firme teson
que la patria en nosotros espera
su pacifica revolución.

coro.
estudiantes del sena adelante
por colombia luchando con amor
con el ánimo noble y radiante
transformemosle el mundo mejor

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 HIMNO AL COLEGIO CEDID GUILLERMO CANO ISAZA I.E.D
CORO
juventud distrital cano Isaza
Forjadores de un mundo mejor
combatimos el vico que arrasa
liderando un futuro de amor

I
Nuestra Escuela es un canto a la vida
Donde niños quisimos llegar,
Es el alma q todo lo anida
Guillermista tu meta es triunfar.

II
Trabajando la ciencia y el arte
En procura de un hombre ideal
Y por eso hoy queremos contarte
Por que formas un ser integral.

III
Tus talleres albergan valores
compartimos con lucha y tesón
Al colegio bri9ndemos honores
Entregando nuestro corazón.

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 2. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTION DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA EN LA EMPRESA

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 2.1 INTRODUCCION
En este manual encontrarás los conocimientos elementales asociados a
la gestión de la documentación.
En primer lugar hablaremos del archivo y el registro de
documentación, donde indicaremos en qué consiste cada uno, así como los
diferentes tipos existentes y el por qué de llevarlos a cabo. El segundo punto
estará dedicado al plan de gestión documental ciclo vital del documento Nos
referiremos a los tipos de documentos
existentes, a los elementos que conforman un documento, y cómo deben
realizarse correctamente los registros o archivos, así como expondremos
cómo debe ser una biblioteca.
Finalmente cómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto
si se lleva a cabo de manera física (manual) o de manera electrónica
(informatizada) tendremos en cuenta la producción de documentos los cuales
irán acompañados de utilización, partes, esquema, ejemplo, plegado y
características de redacción y presentación de cada uno .

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 2.2 OBJETIVOS
- Resaltar la importancia que tienen los documentos de
archivo generados en la entidad, dentro del cumplimiento de
sus funciones.
- Fortalecer la seguridad en los sistemas de información de la
CGN para garantizar la obtención de unos mejores resultados
en el almacenamiento y manejo confidencial de la información.
- Conocer el correcto manejo de un sistema de información,
siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados con la
información obtenida principalmente del Archivo General de la
Nación (Ley 594, ley general de archivos).
- Preservar correctamente la documentación siguiendo
cánones como el manejo de temperatura, y humedad en el
lugar donde se estén almacenando.

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 2.3 MARCO LEGAL
Ley 549 del 2010

La Ley 549 de 1999 creó el Fondo Nacional de Pensiones de las

Entidades Territoriales - FONPET -como un fondo sin personería
jurídica administrado por el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público mediante patrimonios autónomos constituidos en
entidades financieras especializadas y estableció una fórmula
para determinar la rentabilidad mínima de dichos patrimonios.
Que se hace necesario precisar algunos elementos de la
metodología de cálculo de la rentabilidad mínima así como su
periodo de medición. Que la revisión integral de aspectos
relativos a reservas pensionales lleva a definir un mecanismo
para la actualización de los aportes que se deben realizarla
FONPET cuando quiera que ellos no se efectúen oportunamente,
para lo cuales debe tener en cuenta que se trata de reservas
pensionales, las cuales de conformidad con el artículo 48 de la
Constitución Política, deben conservar su valor
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 Acuerdo 060 de 2001

Archivo General de la Nación, Acuerdo 060 de 2001, ley 594, Recuperación de la

Información, información, Colombia, comunicaciones.
Con las normas impuestas en Colombia y con la identificación de las comunicaciones del
estado las cuales son circulares, memorandos, oficios o cartas como es conocido en el
medio lo que se pretende es dar a conocer las leyes que se pueden aplicar a estas
funciones.
Por consiguiente en el acuerdo 060 del año 2001, se establecen las pautas para la
administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que
cumplan con funciones públicas, estas comunicaciones oficiales trata básicamente de el
tratamiento correcto para las cartas, circulares, memorando, y todo tipo de documentos que
se genere en el ejercicio de una labor pública.
La constitución política en los artículos 15, 21,42, la ley 594 del año 2000 artículo 27 y el
acuerdo 060 del año 2001 las normas que se deben cumplir para el trato de la información
pertinente y de la correspondencia que se genere. De acuerdo a lo anterior el respectivo
acuerdo establece y regula los temas correspondientes a las comunicaciones del estado o
estatales las cuales hacen un desarrollo a través de la Constitución Política de Colombia
de acuerdo a la ley 594 del Archivo General de la Nación .

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 Acuerdo 042 de 2002
Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la
Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios
para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación
de conformidad
con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo
Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999. Que de acuerdo con lo señalado en el numeral
5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, es un deber de cada servidor público custodiar y
cuidar la documentación e información que
por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,
e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos. Así mismo
y de acuerdo con el numeral 13 del artículo 35 de la mencionada ley, está prohibido
a los servidores públicos ocasionar daño o dar lugar a pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones. Que el
artículo 21 de la Ley 594 de 2000 establece que las entidades de la administración pública y
las empresas privadas que cumplen funciones públicas deberán elaborar programas de
gestión documental, en cuya aplicación atenderán los principios y procesos archivísticos; el
artículo 22 de la misma ley, prevé que la gestión de documentos dentro del concepto de
archivo total, comprende procesos tales como: la producción o recepción, la distribución, la
consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos, y su
artículo 23, sobre formación de archivos, dispone que teniendo en cuenta el ciclo vital de los
documentos, los archivos se clasifican en: Archivos de Gestión, Archivos Centrales y Archivos
Históricos. Que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 señala que es obligación de las
entidades de la administración pública elaborar inventarios de los documentos que produzca
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases
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 O 2.3.1 Gestión Documental

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de
documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo
que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no
sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos
más valiosos, aplicando principios de racionalización y
economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació
debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por
escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se
plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de
papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada
vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos
documentales.
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 2.3.2 Presentación de documentos

La presentación es el proceso mediante el cual dispone contenido de frases

comunes de un tema para una audiencia. Una presentación es una forma de
ofrecer y mostrar información de datos y resultados de una investigación. Es
utilizado, generalmente, como apoyo para expresar los resultados de una
investigación pues con la presentación se dispone de un
contenido multimedia (es decir cualquier apoyo visual o auditivo) que de una
referencia sobre el tema y ayude a explicar los datos obtenidos de una
investigación. Una presentación puede llevar textos, imágenes, vídeos y
archivos de audio. Se puede dividir en dos tipos: la presentación multimedia
que es generalmente más utilizada a través de un programa de
presentaciones pero que también es posible realizar a través de carteles con
imágenes y audio generalmente grabados para su reproducción (utilizado
para presentar productos, proyectos, etc.). O la presentación común (ésta
solo utiliza imágenes y texto en carteles), una presentación que contiene sólo
imágenes, a menudo acompañadas de efectos o texto superpuesto; Lo
mismo que ocurre con la presentación multimedia ocurre con este tipo de
presentación pues se puede realizar tanto en un programa de presentaciones
como a través de carteles de apoyo que ayuden a expresar un tema.

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 2.4 MARCO CONCEPTUAL
2.4.1 DOCUMENTOS

2.4.2 ARCHIVO

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 2.4.1 DOCUMENTOS

¿ Qué es ?
Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil de delimitar. El origen
etimológico de la palabra está en el término latino "docere", que significa "enseñar".
"todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)
"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente susceptible de ser
utilizada para consulta, estudio o prueba." (Unión Française d'Organismes de Documentation)
"todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad
informativa" (Martínez Comanche)
"Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de documentación" Norma
UNE 50-113-92/1; en tendiendo Documentación como "Recogida y tratamiento de información registrada,
de forma continua y sistemática y que permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión".
Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito, actualmente el concepto
de escritura se contempla desde una perspectiva más amplia y es denominado documento a la conjunción
de cualquier tipo de material susceptible de vehicular información. De esta manera ya no sólo
consideramos documentos a los textos, fotos, películas, etc., sino también a los nuevos soportes
multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los archivos informáticos o las
páginas web.
El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras
fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a
conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.

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 2.4.2 ARCHIVO

¿ Qué es ?
La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar
que tiene como finalidad la recopilación y conservación de
documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de
la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como
dije, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que
obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear
en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por
ejemplo.

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 2.5 MARCO TEORICO
2.5.1 PLAN PARA LA GESTION
DOCUMENTAL

2.5.2 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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 2.5.1 PLAN PARA LA GESTION DOCUMENTAL
¿ Qué es ?

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos,

se define Gestión documental como el
“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su utilización y conservación”. 1 2
Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de
los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales
como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final de los documentos.

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 2.5.2 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

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 2.7 PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS
2.7.1comunicaciones oficiales

2.7.2 aspectos generales para las comunicaciones

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 2.7.1comunicaciones oficiales
1. Comunicaciones Oficiales: son todas aquellas recibidas o producidas en el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente en esta entidad, independientemente del medio utilizado. (Acuerdo 060 de 2001 del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación).

2. Radicación de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan
un número consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia de la fecha y hora de la fecha
de recibo o de envío, con el propósito de oficializar
su tramite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. (Fuente: Acuerdo 060 de 2001
del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación).

3. Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan a
sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
recibidas, registrando datos tales como nombre de la persona o entidad remitente o destinataria, nombre o
código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de radicación, nombre del funcionario responsable
del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. (Fuente: Acuerdo 060 de 2001 del
Consejo Directivo del Archivo General de la Nación).

4. Guía de entrega: Es el comprobante de envío y recibo en original y copia que queda como constancia del
servicio postal, en el que se registran los datos del remitente y del destinatario. Se usa para el correo enviado
hacia o recibido desde fuera de la Universidad.

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 2.7.2 aspectos generales para las comunicaciones

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

ZONAS
ZONA 1: Es el espacio del membrete que incluye: razón social, sigla o acrónimo (una sigla que se pronuncia como
una palabra, también puede ser un vocablo formado al unir parte de dos palabras, El significado de un acrónimo es la
suma de los significados de las palabras que lo generan. Por ejemplo, el término telemática procede de
telecomunicación e informática, que a su vez es acrónimo de información y automática.).
El número de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm.horizontales, desde el borde
izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4cm verticales desde el borde superior.
ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar
de origen y país. Las medidas son: entre 1.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
ZONA 3: Espacio superior derecho destinado al registro y radicación del documento; es complementaria de la
zona1.MÁRGENES
Se recomienda las siguientes márgenes:
Superior entre 3 y 4 cm.
Inferior entre 2 y 3 cm.
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm.
Lateral derecho entre 2 y 3 cm.
Si el documento se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean
simétricas a 3cm.
Cuando se usa papel sin membrete, las márgenes se toman como está estipulado.
ESTILOS
Para la distribución del contenido de la comunicación hay tres estilos como alternativas:
* BLOQUE EXTERNO: Todas las líneas parten del margen izquierdo.
* BLOQUE: Las líneas de código, lugar de origen, fecha de elaboración, firma y cargo, se escriben partiendo del
centro hacia el margen derecho.
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* SEMIBLOQUE: Conservando la distribución del estilo bloque, el primer renglón de cada párrafo tiene una sangría de 20
5 espacios a 10 espacios
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