DOCUMENTACIÓ

N EMPRESARIAL

Tema 2: LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

Escuela de Negocios.
 NOS PREGUNTAMOS

¿CONOCES ALGUNOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS QUE UTILIZAS

DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

EN TU CENTRO LABORAL?

Necesitamos,
mercadería, materia
prima, insumos, etc.
SEMANA 2: LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

LOGRO DE APRENDIZAJE CONTENIDOS

Reconoce los documentos • Definición.

comerciales que intervienen en las
operaciones comerciales o de
servicios de la empresa.
• Importancia.
• Funciones.
• Clasificación: Proforma, Orden de
Compra, Orden de servicios,
Documentos de Almacén.
 APRENDEMOS
Transacción Comercial de Compra - Venta
DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

1 2 3
Selección del
Reconocimiento de la proveedor criterios Negociación –
necesidad / Solicitud (Precio, Calidad y Realización del
de Compra tiempo) pedido

6 5
4
Recepción del pedido
Recepción de la inspección, plazo Seguimiento del
factura de Compra cantidad y calidad pedido
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Clasificación de los Documentos Empresariales
DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

DOCUMENTOS

DOCUMENTOS DOCUMENTOS NO
CONTABLES CONTABLES

Utilizados en los procesos Contienen información sobre

contables y registrados por una transacción, pero no se
su área respectiva. utilizan para su contabilización

Facturas, Boletas de Venta, Notas Cotizaciones, presupuestos,

de Crédito y Débito, Recibo x órdenes de compra, órdenes de
Honorarios, etc. servicios, etc.
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Documentos Empresariales Internos

DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS

Definición:
Son documentos que cada empresa emite y utiliza según sus necesidades, no
1
existiendo normatividad legal que obligue su utilización.

Estos documentos deben estar firmados y sellados en señal de aprobación y

2
autorización.

Importancia:
Permite avalar una determinada Da fe de la actividad comercial. Sirve como control posterior de la
relación comercial. contabilidad.
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Proformas

Orden de Compra

Nota de Ingreso de Almacén

Nota de Salida de Almacén

Recibo de Ingreso y Egreso de Caja

Vales

Solicitud de Compra

Otros
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La Cotización:
Es un documento NO contable en donde se detalla el precio de un bien o servicio
1
para el proceso de compra o negociación.

Conocido también como proforma o presupuesto, y es cuando un cliente solicita a

2
cierta empresa que le indique el valor de un pedido de mercancía y/o servicio.

Información Importante:
 Datos de la empresa (Razón Social, logo, etc.)
 Numeración de la cotización
 Datos del cliente (Razón Social, RUC, etc.)
 Descripción detallada de los bienes o servicios
 Tiempo y forma de entrega (Bienes y servicios)
 Precio unitario, total, descuentos
 Sub total, impuestos, importe total
 Condiciones de pago
 Plazo de validez
 Datos adicionales a considerar
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La Cotización:
CLIENTE PROVEEDOR

CAPACIDAD DE SATISFACER LA NECESIDAD

NECESIDAD DE BIEN O SERVICIO

SOLICITA COTIZACIÓN EMITE COTIZACIÓN

EMITE ÓRDEN DE COMPRA ENTREGA BIENES O SERVICIOS

RECEPCIONA Y PROGRAMA EL PAGO EMITE EL COMPROBANTE DE PAGO

DOCUMENTOS EMPRESARIALES INTERNOS APRENDEMOS

“COMPUWILSON” S.A.C.
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1. El hecho que un proveedor me ofrezca un menor precio, ¿será la opción más optima en una
cotización?

2. Al emitirse una cotización ¿se habrá realizado (cerrado) el proceso de compra?

3. ¿En una transacción comercial quien emite una cotización?

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Orden de Compra:
También conocida como nota de pedido, es un documento emitido por el
1
comprador para solicitar mercancías al proveedor.

2
Por lo general se elabora un original, que es enviado al proveedor de los bienes o
servicios deseados, y una copia que permanece en los archivos del comprador.

Información Importante:
 Nombre y dirección de la empresa que hace el pedido  Nombre y dirección del proveedor
Número de la orden de compra Términos de entrega
Referencia de la cotización inicial Condiciones de pago
Lugar y fecha de emisión del pedido Datos adicionales a considerar.
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CONDICIONES GENERALES:

1.- Adjuntar a la factura: Orden de Compra

y Guía de Remisión, obligatoriamente.
2.- Nos reservamos el derecho de anular la
O/C, si entregan los productos después de
la fecha de entrega señalada.
3.- Recepción de Mercadería - L-V 6:00 am
a 1:30 pm / 2:30pm a 4:30pm Sábados de
6:00 am a 1:30 pm.
4.- Se aceptarán como máximo letras en
dólares de hasta $2,500.00 o en soles de
hasta S/2,500.00
5.- Correos de contactos Finan.:
valery.bedon@hude.pe / Logis.:
logistica@hude.pe
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Documentos Empresariales Internos
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1. ¿Una orden de compra se utilizará para confirmar una futura compra?

2. ¿El uso de las ordenes de compra es obligatorio?

3. ¿En una transacción comercial quien emite una orden de compra?

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Nota de Ingreso al
Documentos Almacén
de
Almacén
Nota de Salida de
Almacén
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Nota de Ingreso de Almacén:

Es el documento oficial que acredita el ingreso material y real de un bien o elemento

1
al almacén o bodega de la entidad.

Es un documento que emite el departamento de almacenes como constancia de

2
haber recibido a satisfacción las mercaderías enviadas por el Proveedor.

Información Importante:
 Nombre o razón social del proveedor
 Fecha de ingreso
 Número de factura
 Descripción del material; cantidad, precio unitario
 Firma y/o sello correspondiente
Para la emisión de este documento es
necesario que previamente se obtengan y
sean verificados por los documentos
auxiliares requeridos:
 La guía de remisión
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Nota de Salida de Almacén:

Es aquel documento interno que emite el vendedor, cuando este realice la venta
1 de un producto, el vendedor emite una nota de salida o despacho para que el
almacén realice la entrega del producto solicitado por el cliente.

Una nota de salida del almacén, es una requisición o petición de materiales

2
existentes en el Almacén.
Información Importante:
 El artículo a despachar con todas sus características
Es un documento que debe ser elaborado
 La cantidad despachada

por el almacenista, con el fin de dar
Número del pedido
 Nombre del cliente y/ usuario
salida del kárdex la mercancía a entregar.
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APLICAMOS LO APRENDIDO

Responde:

1. ¿Qué hemos desarrollado la clase de hoy?

2. ¿Cuál es la importancia de la documentación empresarial?
3. ¿Señale la clasificación de la documentación empresarial?
4. ¿Qué diferencia existe entre; cotización y orden de compra?
¡Gracias!