GUIA DE APRENDIZAJE: GUIA No.

5 DOCUMENTOS COMERCIALES Y
TITULOS VALORES

Centro nacional de aprendizaje SENA

Andres Felipe simanca Echaves

Programa de gestión contable y financiera .

Ficha de formación 2141671
Bogota Colombia
2020
3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:

a. ¿Qué pasaría si no hubiese forma de probar la información de una persona como verdadera?

Si no tiene información que pruebe lo que esta afirma, nadie le creería, debido a que no tiene base
por la cual pueda afirmar sus postulaciones, o en otras palabras nadie le tomaría enserio.

b. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas como
son: comprar una casa, cancelar un dinero, ¿recibir un préstamo del banco? ¿Por qué?

SI, porque son las que evidencias de todas las operaciones y procesos realizados con las compras y
ventas de productos, también podremos justificar que tales adquisiciones son legalmente nuestro
ante la justicia.

3.2 Actividades de Contextualización e identificación de Conocimientos necesarios para el

Aprendizaje

3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:

 Compra en un supermercado. FACTURA

 Realiza transacción en alguna entidad financiera (depósito, retiro, etc.) CONSIGNACION
 Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio. BOLETO
 Come en algún restaurante. FACTURA.

ESQUEMA

soportes
contables

INTERNOS EXTERNOS

CONSIGNACIONES
BANCARIAS.
RECIBO DE CAJA
NOTAS BANCARIAS
COMPROBANTE DE EGRESO
PAGARES.
FACTURAS.
3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones, considera revisten de
importancia para conservar alguna prueba que posteriormente valide y certifique dicho hecho?

Registrar todas las compras y las ventas de los productos de los proveedores para tener certeza de
los productos que nos quedan en inventario y así saber cuándo volver a comprar y cuantas
Documentos Contables, Boleto, Consignación, Factura, ganancias nos quedan. También se necesita
hacer un inventario de recibos, facturas y consignaciones realizadas por la empresa para poder
saber qué cuentas se tienen por pagar y que cuentas tenemos por cobrar.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su alcance,
acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente

1) Definición, diferencia y semejanzas entre título valor, Instrumento financiero, documentos

comerciales y soportes contables. - Desarróllelo en un cuadro comparativo.

Tipos de documentos Definición Diferencia semejanzas

Titulo valor desde el punto de vista
material el título valor es
un documento escrito,
siempre firmado
(unilateralmente) por el
deudor; es además un
pedazo de papel que
contiene diversas
menciones En un segundo
plano, se define al título
valor como un derecho en
beneficio de una persona.
Instrumento Un instrumento financiero
financiero es un contrato que da
lugar a un activo
financiero (AF) en
una empresa y,
simultáneamente, a un
pasivo financiero (PF) o a
un instrumento de
patrimonio (IP) en otra
empresa
A diferencia de los otros . El título de valor al ser un
documentos Es aquel documento mercantil en
documento que es el que está incorporado
necesario para ejercer el un derecho privado
derecho literal expresado patrimonial se asocia a un
en el mismo título. en instrumento financiero
otras palabras, el titulo (capital) mediante el cual
siempre es firmado por el el patrimonio de la
deudor empresa se emplea para
acciones de producción o
egresos de ella; se emplea
los documentos
comerciales para ejercer
control de acciones
realizadas (inversión,
activos, pasivos) que se
deben evidenciar de
forma escrita para ser
registrada como una
operación comercial
mediante los soportes
contables que se
elaboran para llevar la
contabilidad de forma
clara y explícita.
 Documentos Los documentos
comerciales comerciales son todos los
comprobantes extendidos
por escrito en los que se
deja constancia de las
operaciones que se
realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con
los usos y costumbres
generalizados y las
disposiciones de la ley.
Soportes contables Los soportes de
contabilidad son los
documentos que sirven de
base para registrar las
operaciones comerciales
de una empresa. Se
elaboran en original y
tantas copias como las
necesidades de la
empresa lo exijan.

Teniendo en cuenta los

requisitos legales que
sean aplicables según el
tipo de acto de que se
trate, los hechos
económicos deben
documentarse mediante
soportes, de origen
interno o externo,
debidamente fechados y
autorizados por quienes
intervengan en ellos o los
elaboren.

Clasificación de los distintos documentos soportes teniendo en cuenta diferentes criterios

(contables-no contables; internos-externos; quien compra-quien vende; salida dinero-entrada
dinero, sin movimiento de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz.

DOCUMENTOS SOPORTES.
CONTABLES Solo ofrecen información sobre una operación mercantil, estos
documentos son utilizados en los procesos contables registrados por
su área respectiva. ejemplo : factura de venta ,consignación, recibo de
caja, recibo de egreso e ingreso, Kardex, cheque ,nata débito ,nota
crédito et.

No contables Estos se llaman de documentos informativos y son de carácter

solamente de soporte ejemplo: remisión, salida de almacén, cotización
,remesa, contratos hojas de vida ,solicitud de crédito etc.
 internos Son documentos elaborados internamente, por la empresa para el
control y registro de terceros, ejemplo: recibo de caja, recibo de caja
menor, comprobante de egreso ,facturas de ventas, comprobante de
diario de diario etc.

externo Son documentos que sirven de soporte a la transacción, peros son

elaborados por terceros, ejemplo: consignaciones bancarias, notas
bancarias, pagares, letras de cambio, remisiones, facturas por compra.

Quien compra En el caso de las empresas es un interés escrito , para adquirir bienes,
aprobados por el departamento de compras de la entidad,
comprador: quien ejecuta la compra , realiza la negociación y
transacción

Quien vende Son los comprobantes emitidos en el que se describen las operaciones
que se realizan por una actividad mercantil.

Entrada de Se entiende por entrada el movimiento de valores tangibles en virtud

dinero de lo cual se aumentan los ya existentes, bien sea efectivo en caja,
mercancías en almacén

Salida de dinero Las salidad son los egresos que una persona o empresa debe pagar
para acreditar su derecho sobre un articulo o a recibir un servicio.

3.3.2 Seleccione mínimo tres didácticas para el desarrollo de todos los sub-ítems (son 4) que se
presentan:

Libro tercero-titulo III-capitulo v- distintas especies títulos valores. Sección IV- BONOS

BONOS

ART.752:definición de
bonos. Los bonos son títulos . ART756. PRESCRIPCIÓN DE LAS
ACCIONES PARA COBRO DE BONOS .
valores que incorporan una
Las acciones para el cobro de los
parte alícuota de un crédito intereses y del capital de los bonos
colectivo a cargo de una ARTICULOS
prescribirán en cuatro años,
sociedad sujetas a la contados desde la fecha de su
inspección del gobierno expedición.

Art.753:los títulos
representativos de los bonos
constaran de una omas series
numeradas, en cada serie los
bonos serán de igual valor
nominal
Art.754: Los títulos de los
bonos contendrán: La palabra
"bono" y la fecha de su expedición;
El nombre de la sociedad o entidad
emisora y su domicilio; El capital
suscrito, el pagado y la reserva legal
de la sociedad; La serie, número,
valor nominal y primas, si las
hubiere; El tipo de interés; El
monto de la emisión, la forma,
lugar y plazo para amortizar el
ART. 755. EXCEPCIÓN A LAS
NORMAS APLICABLES A BONOS .
Las normas anteriores no se aplican
en aquellos aspectos que sean
contrarios a disposiciones especiales
que regulan sociedades sometidas a
la inspección y vigilancia de la
Superintendencia Bancaria.
 3.3.2.2. Estatuto tributario

Artículos 615, 616-1, 616-2, 616-3, 617, 618, 618-2.

Art.615. OBLIGACIONES DE Art 618-2 OBLIGACIONES QUE

EXPEDIR FACTURA. Son Todas
DEBEN CUMPLIR LAS PERSONAS O
las personas o entidades que
ENTIDADES QUE E LABOREN FACTURAS
tengan la calidad de
O DOCUMENTOS EQUIVALENTES
comerciante, ejerzan
profesiones etc.
ESTATUTO
TRIBUTARIO

Art.615-1. Obligaciones
del agente retenedor; cuando
el agente de retención en el
impuesto Adquira bienes o
servicios gravados
Art 618-1creacion del premio
fiscal. Establece el premio o fiscal,
mediante el cual la administración
Art.615 a 618-2 tributaria podrá realizar rifas y
sorteos.

Art.616.libro fiscal de
registro de operaciones. Art.618obligacion de exigir factura,
Aquellos quienes partir de la vigencia de la siguiente
comercialicen bienes o ley, los adquirientes de bienes de
servicios gravados bienes corporales, están obligados a
pertenecientes al régimen exigir factura
simplificado

Art616-1 FACTURA O Art 616-2 CASOS EN Art.616-3 las Art.617 requisitos

empresas que no para la factura de
DOCUMENTO LOS CUALES NO SE
elaboran factura sin el venta: estar
EQUIVALENTE. La factura REQUERIRA
cumplimiento de los denominada como
de venta o documento ESXPEDICION DE
requisitos previstos en factura de venta,
equivalente se expedirá FACTURA. En
las normas, serán apellidos y nombres
en las operaciones que operaciones registradas
sancionados en la o razón, nit.Y llevar
realicen los comerciantes, en bancos,
clausura por un día. un número que
importadores o corporaciones
corresponda a un
prestadores de servicios financieras,
sistema de
corporaciones de ahorro
numeración
etc.
consecutiva.
3.3.2.3. Decreto 2649 de 1993.

DESCRIPCION DETALLES
Soportes  Los hechos económicos, deben documentarse mediante soportes,
( articulo 123 de origen interno y externo, debidamente fechados y autorizados
decreto 2649 de por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
1993  los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad
respectivo o dejando constancia en estos de tal circunstancia,
conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que
sea posible su verificación.
Comprobantes de  El artículo 124 siguiente dice: “Comprobantes de contabilidad.
contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquél donde
(articulo 124 asientan en orden cronológico las operaciones, deben estar
decreto 2649 de respaldadas en comprobantes de contabilidad, elaborados
1993) previamente.
 Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento
en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano...

3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes, requisitos
mínimos. etc.) y el procedimiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de
los siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

Recibo de Caja, extracto bancario

(recibo de caja)1.
 (extracto bancario)2.

RECIBO DE CAJA 1

El recibo de caja menor es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. ... El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja y el
crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido.

Diligenciamiento:

1. Como a todo documento comercial se pone primero la fecha, la ciudad y el número del recibo

2. Quien es la persona que entrega el ingreso

3. La dirección de la persona que entrega el ingreso

4. Se coloca la cantidad de dinero que ingresa

5. El porqué de esa entrega de dinero

6. Si la entrega es en cheque se procede a colocar el número del cheque girado

ESTRACTO BANCARIO 2.

El extracto bancario es un documento que el titular de una cuenta corriente puede solicitar o
recibe periódicamente en el que se recoge el saldo disponible de la cuenta y los movimientos que
se han realizado durante el último mes. Este extracto se emite de forma gratuita y sirve para
controlar todas las operaciones que se llevan a cabo y que, de un modo u otro, han significado una
variación, ya sea positiva o negativa, en el saldo de una cuenta.

Como se consulta: De acuerdo a las disposiciones de Bancolombia los extractos pueden ser
consultados son para los siguientes productos: cuentas de ahorro, cuentas corrientes, Carteras
Colectivas de la Fiduciaria Bancolombia. A continuación, se describen los pasos para descargar el
extracto en Bancolombia: Ingresar a la página web.

Seleccionar la opción “Transacciones”.

Hacer clic en Sucursal Virtual Personas.

Ingresar el usuario y hacer clic en Continuar.

Realizar la verificación de la imagen y frase de seguridad.

Luego ingresar la clave usando el teclado virtual y dar clic en Ingresar.

Hacer clic en la pestaña "Documentos" y luego la opción extractos.

Seleccionar el producto del cual deseas obtener el extracto.

Escoger el año y el mes... En tu caso sería año: 2017 y mes: Mayo.

Hacer clic en el botón "Consultar".

Hacer clic en “Ver extracto”.

Se te muestra un documento con la información que requieres.

Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso

(comprobante de ingreso)3.

(comprobante de egreso)4.

COMPROBANTE DE INGRESO y EGRESO

El comprobante de ingresos es el documento expedido por la empresa en donde trabajamos con el

que demostramos cuánto dinero recibimos cada mes; pero si por cosas del destino, no cuentas
con un trabajo formal y por lo tanto, no tienes recibos de nómina, aquí te decimos qué puedes
hacer

Diligenciamientos: comprobante de egreso; Se coloca la fecha cuando se elabora el documento

2. Se coloca un duplicado del cheque se giró para hacer el pago por cualquier concepto

3. Se coloca el concepto por el cual se gira el dinero y la cantidad girada

4. Luego el número del cheque si fue en cheque, porque también puede ser en efectivo, pero la
mayoría de la empresa por seguridad lo realiza por cheque.

5. Se coloca firma del beneficiario

6. Por último se coloca quien lo elaboro, lo reviso, lo aprobó y lo contabilizo.

 (comprobantes de consignación y retiro)5.

COMPROBANTES DE CONSIGNACION Y RETIRO:

El comprobante de consignación es donde se relacionan los depósitos de dinero (efectivo, cheques

o títulos), realizadas por la empresa o personas naturales en sus cuentas corrientes que tienen en
entidades bancarias. Se advierte que cada entidad bancaria tiene su propio formato pero en
términos generales todos tienen los mismos datos fundamentales que son: Fecha Nombre y
número bajo las cuales figura la cuenta. Cantidad consignada, tanto en efectivo como en cheques,
títulos, etc. Firma del tesorero o quien hace el depósito.

NOTAS CREDITO Y NOTAS DEBITO.

Factura de venta y factura de compra.

Cheques, pagares, letras de cambio
Tarjeta Kardex.

Cotización y pedido

Orden de compra, remisiones.

3.3.4. Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente alrededor del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos
vistos que responda a:
SOPORTE DE CUANDO SE EMISOR Y CUENTAS NORMATIVIDAD
CONTABILIDAD EMPLEA RECEPTOR CONTABES
Y/O SOPORTE
FINACIERO PARA EL
EMISOR Y
PARA EL
RECEPTOR
COMPROBANTE Se usa para el Empresa / Emisor: 1105 Decreto 2649 de
DE EGRESO pago de una proveedor caja/ 1305 1993
determinada clientes.
cantidad de Socios
dinero, por Acreedores Receptor:1105
medio de un caja y/o 1110
cheque, empleados bancos
efectivo o 1305 clientes
transferencia
bancaria

FACTURA DE Para constatar Empresa/clientes Emisor: 1305 Art.

VENTA la adquisición clientes 772,773,774,777,778
de entrega de 41 ingresos/24 y 779 del decreto
un bien o IVA 410 del código de
servicio; se comercio,
especifica la Receptor: costo modificado por la
fecha de y/o 51 ley1231 e
entrega, el gasto2205 Del 2008
nombre las proveedor
partes en el
negocio
FACTURA DE Es la factura de Proveedor / Emisor: 1305 Decreto 2649 de
COMPRA venta que, empresa clientes,41 1993
para el ingresos / 24
comprador, se IVA
convierte en Receptor: 61
factura de costo o 51
compra, gasto ,2205
cuando proveedor
adquiere
bienes
COMPROBANTE Cuando se Empresa/clientes Emisor:1105 Decreto 2649 de
DE INGRESO Y/ recibe en caja / 1305 1993
O RECIBO DE efectivo y/o Socios / clientes
CAJA. cheque por deudores
pago de Receptor:2205
clientes, provee.1105
anticipos, u caja o 1105
otros ingresos bancos.
3.3.6. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el área
financiera y contable de las empresas” .

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACION DE DOCUMENTOS EN EL AREA FINANCIERA Y

CONTABLE DE LAS EMPRESAS
Los archivos administrativos, definición, clases y características
Definición:
Archivo de documentos.
El termino archivo se usa comúnmente, para designar a un conjunto ordenado de
documentos. Donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad
como consecuencia de la realización de sus actividades.
Archivo administrativo. Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los
documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual
pertenece. Son fuentes de complementos de los archivos centrales, provinciales y
municipales. El archivo administrativo también es conocido archivo vivo.
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS.
Los archivos se clasifican en tres grupos según su uso:
Permanentes o maestros: estos contienen información que varía poco, en algunos casos
es preciso actualizarlos periódicamente.
De movimientos: se cercan para actualizar los archivos maestros. sus registros son de tres
tipos: alta, baja y modificaciones.
De maniobra o trabajo: tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de
ejecución de un programa. se utilizan como auxiliares de los anteriores.
Tipos de archivos
Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo simples o estructuras según su
función.
Según su función:
Permanentes. son aquellos cuyo registro, sufren pocas o ninguna variación a lo largo del
tiempo.
De situación. Son los que en cada momento contienen información actualizad
Históricos. contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido
procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica.
Según sus elementos

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de entrada. Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada

Archivo de salida. una colección de información visualizad por la computadora.

Constantes. están formados por registros que contienen campos fijos y campos f de baja
frecuencia en la variación del tiempo.

Selección de los documentos de archivo.

los archivos se seleccionarán de acuerdo a los siguientes criterios:

 Los documentos se clasificarán respetando la procedencia del documento.

 Los documentos se ordenarán respetando el orden cronológico, numérico y alfabético
 Los documentos se clasificarán y ordenarán en series documentales
 Los archivos de oficina se clasificarán de acuerdo la estructura que generan los
documentos
 Los archivos centrales se clasificarán siguiendo el principio de procedencia, de las
secciones documentadas y al orden original.
 Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser
dispuesta a su inmediata consulta.

Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas

financieras y contables de las empresas

Objetivos: contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de las empresas en el

ámbito archivístico

Responder: a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las empresas
en cuanto a los sistemas de gestión, de la información, la documentación y de igual manera su
importancia, su aplicación y posterior administración para el buen desempeño de la entidad o
empresa

Desarrollar: un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una cultura archivística

con apoyo de los recursos, humanos y técnicos del ambiente de gestión administrativa y de las
tecnologías de la formación y la comunicación.

Generar: un ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre los directivos de la institución

educativa y todas las áreas y todas las ares que potencien la experiencia, infraestructura y
recursos fomentando los procesos de pertenencia, investigación y buen servicio. la gestión
eficiente del conocimiento necesita de mecanismo que propicien la organización de la
información y el conocimiento. Los archivos forman parte de ese mecanismo.

En los archivos se guarda o registra la historia o parte de la historia de una organización u su

estudio permite hacer perdiciones para el futuro.

Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las

redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.
El tema de la teoría general de sistemas en ese punto determinante para comprender que es
necesario recordar que se entiende como por un sistema de definición que integra tres elementos
básicos:

a) Grupo de partes o elementos que bien pueden tratarse de entidades o unidades o

actividades para nuestro caso son cada una de las dependencias que conforman la
organización además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde
su producción hasta su destino final
b) Las relaciones que cada uno de estos tiene y la influencia con los elementos de las otras
áreas
c) Un específico o metas comunes que se pretenden alcanzar con este conjunto de
actividades e interrelaciones ¿porque un sistema de información? Porque es el elemento
mas importante de un sistema de información y unidad de información autosuficiente;
debe apoyarse a otras unidades del sistema.
Entrada. Documentos producidos al interior, documentos recibidos al exterior.
Proceso. Seguimiento y control de documentos en tramites dentro de la gestión
administrativa
Salida. Respuesta al usuario interno y externo. archivo de documentos activos.
Si se analizan estos componentes, de por si reúnen las características de un sistema de
enterada-salida – proceso. Cuando se habla de ciclo de vida dentro del proceso, va
inmersa otra serie de actividades las cuales así ves, se constituyen en los subsistemas,
como son: traslados de archivos al intermedio
Recibo y despacho de correspondencia
Almacenamiento y conservación de información
Descarte eliminación de los documentos
Microfilmación, consulta y préstamo de documentos

CORREOS ELECTRONICOS. El correo electrónico tiene relación con el recibo de

información o producción de un documento cuando se a necesario conservarse. en la
medida que las redes se popularicen y cubran muchos lugares, la información
seguramente será intercambiada en gran parte de forma electrónicamente. El correo
electrónico permite reproducir en pantalla de computador cualquier in formaciones
previamente se ha colocado impresa en una lectura electrónica, permite la transferencia
en cuestión de según dos de mensajes, memorando y oficios preliminares almacenándolos
en lugar y permitiéndoles su extracción y reproducción en forma de copia a distancia.

REDES SOCIALES. Las grandes instituciones que funcionan con grandes redes o sucursales
podrían pensar en la instalación de redes de manera que puedan compartir sus recursos
de información algo así como desconcentra la función del archivo y la correspondencia
mediante una interconexión del archivo central y las demás sedes las cuales deberán
agrupar se por zonas cada una de las cuales ejercerá las funciones del archivo de recibo.
Despacho y archivo de los documentos todas interconectadas entre Manejo automatizado
de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet, las redes sociales, los
correos electrónicos y al exceso de información disponible.