Dirección de Relaciones Públicas y Marketing

UNIDAD 8. Tiempo, Presupuesto, Control y Evaluación

1. Calendario del plan de acción y asignación de responsabilidades

2. Presupuesto general
3. Seguimiento y control
4. Fases de la evaluación

Prof.: Sabrina Lima

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1. Calendario del plan de acción y asignación de responsabilidades

Plan de acción

- Es una lista de todas las actividades que hay que realizar paso a paso para lograr el
objetivo particular de este plan.
- Incluye todos los detalles de qué es lo que hay que hacer, quién lo va a hacer, qué
recursos va a tener en su disposición para ello y cuanto tiempo se asigna a cada
actividad.
- Se hace para descomponer un proyecto grande en unas partes más fáciles de
implementar, manejar y completar.
- El plan representa un objetivo pequeño que hay que lograr para conseguir objetivos
más grandes que después forman y contribuyen a los objetivos generales estratégicos.

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Calendario del plan de acción y asignación de responsabilidades

Calendario del plan de acción

Es una línea de tiempo del plan donde se marcan las fechas de inicio de las actividades,
su finalización anticipada, los plazos límites y otros datos relacionados con el tiempo
relevantes para el cumplimiento del plan.

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Por ejemplo, pongamos que lanzamos un nuevo catálogo de productos en abril.

Lo escribiremos en nuestro Plan de Acción y detallaremos a continuación las acciones que
queremos realizar:
● Contacto con medios de comunicación
● Adelanto de nuevo catálogo vía newsletter
● Promoción de nuevos productos en redes sociales
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Cronograma del plan de

acción

Canales de promoción

Si tenemos un Plan de Acción

muy extenso con proyectos que
incluyen presencia en muchos
canales, podemos realizar
divisiones en función del medio
(redes sociales, revistas y blogs,
newsletter…).

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Cronograma del plan de acción

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Calendario del plan de accion y asignacion de responsabilidades

Organización del timing empresarial:

● Descomponer en diferentes tareas la actividad.

● Cada una de las tareas de la actividad debe de estar asignada a un responsable.
● Cada actividad debe de contar con un tiempo definido para su eficaz realización.
● Considerar los riesgos que puedan perjudicar el desarrollo del proyecto empresarial.
● Es importante fijar un objetivo final para cada tarea que se programe.

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Calendario del plan de accion

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Diagrama de Gantt

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que busca agilizar y cumplir con
objetivos de entrega; permite ver las tareas, qué equipo o personas son los responsables de
cada una de estas, el tiempo de duración de cada actividad y las fechas programadas para
que se cumplan.

Características

- Fecha de inicio y de cierre.

- Tareas.
- Periodos para cada tarea.
- Progreso.

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¿Para qué sirve un
diagrama de Gantt?
- Simplifica la
visualización de todas
las tareas de un
proyecto.
- Permite una mejor
planificación.
- Mayor seguimiento de
los tiempos de ejecución
- Más rapidez a la hora de
detectar áreas de mejora
y potenciales obstáculos
que puedan entorpecer
el proyecto.

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Importancia del diagrama de Gantt

Si NO estableces tiempos para hacer

una tarea, esta puede ralentizarse
indefinidamente. Como lo dice la Ley de
Parkinson: «El trabajo se expande hasta
llenar el tiempo disponible para que se
termine». Lo que se busca con un
esquema como el de Gantt es hacer una
tarea en el tiempo necesario, siempre
pensando en optimizar cada proceso.

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Diagrama Gantt

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Asignación de responsabilidades

La asignación de responsabilidades en los proyectos requiere:

- Dotes de percepción
- Análisis de las capacidades de cada miembro del equipo
- Calidad y capacidad de todos los elementos que pueden influir
en el correcto desarrollo del proyecto.

“Cuando defines los roles del equipo, tus compañeros pueden colaborar y trabajar en
proyectos de manera más eficiente. “

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Asignación de responsabilidades

1) Determina qué debe hacerse

Primer paso para definir los roles del equipo es determinar las diferentes tareas que deben
realizarse.
Cuando sabes cuánto trabajo se debe realizar, puedes delegar tareas.

2) Identifica brechas en las responsabilidades

Estas pueden ocurrir involuntariamente si la descripción original del puesto no es clara o si
otras personas exigen que realicen tareas diferentes.
Cuando identificas brechas en las responsabilidades, estas se convierten en el punto de
partida para realinear al equipo.

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3) Pide comentarios a los miembros del equipo

Pedir comentarios sinceros a los miembros del equipo.

Cuando las personas pueden expresar sus opiniones, se genera una
dinámica de equipo saludable en el lugar de trabajo.

Hay diferentes maneras de pedir comentarios:

● Organizar una reunión con el equipo y preguntar, “¿Qué opinan sobre los roles
asignados?”.
● Programar reuniones individuales, así todos tienen un espacio seguro para expresar
sus inquietudes.
● Realizar una encuesta anónima para que los miembros del equipo puedan compartir
sus respuestas con honestidad.

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 Asignación de responsabilidades

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2. Presupuesto general

El presupuesto puede definirse como la “etiqueta del precio” de un programa de

Relaciones Públicas o como el plan financiero del programa.

Detalle de la asignación presupuestaria a cada acción

A la hora de presupuestar las acciones deberemos tomar en consideración lo que
son gastos (derivados del coste de las acciones a realizar y de fácil cómputo) y lo
que son honorarios (derivados de la inversión de tiempos para un cliente en el
caso de agencias y asesores externos).

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Presupuesto de publicidad
Es un documento en el que se establece la gestión de recursos que una empresa
destina a todo lo que tiene que ver con la comunicación y difusión de sus productos y
servicios con la intención de alcanzar objetivos de venta y de marketing.

Para los mejores resultados, cada organización debe tomar en cuenta:

- su propio mercado,
- la competencia,
- el momento en el que se encuentra como marca,
- el público al que llegará,
- los medios que utilizará para la publicidad,
- otros.
“Regla de oro del presupuesto: ajústalo a las necesidades y capacidades de tu
empresa.”

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Presupuesto Administrativo y de campañas

El administrativo es el presupuesto para todo el departamento de Relaciones

Públicas. Indica la cantidad de dinero asignada para diferentes programas u otras
características presupuestarias para un periodo fijo de tiempo, que acostumbra a
ser un año.

El presupuesto de campañas los directores desarrollan campañas para alcanzar

objetivos y preparan presupuestos para cada programa.
Estos presupuestos de campañas son agregados luego a la solicitud del
presupuesto del departamento.

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Tipos de gastos en la mayoría de campañas:

1- Sueldo y beneficios
2- Producción (impresión, fotocomposición, arte y diseño, material audivisual...)
3- Equipos
4- Gastos generales (teléfonos, servicios públicos, material de alquiler...)
5- Gastos especiales del proyecto (alquiler sala hotel, contratación espacio...)
6- Viajes
7- Otros gastos.

Cada clase de campaña de Relaciones Públicas tendrá unos gastos únicos. Se

deberán determinar cuáles son, e incluirlos en esa categoría

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:
Cómo hacer un presupuesto de publicidad:

- Conoce los objetivos de la empresa

- Toma en cuenta el rendimiento de esfuerzos anteriores
- Establece las metas que corresponden a publicidad
- Considera los canales en donde invertirás para los mensajes publicitarios
- Compara tu plan con lo que tu competencia hace
- Define el calendario de acciones y los recursos para cada etapa
- Da seguimiento al gasto
- Mide su rendimiento

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Ejemplos de métodos para crear un presupuesto de publicidad

1. Según las ganancias del año anterior

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2. Por asignación

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3. Con base en adquisición de clientes

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F
actores que debes tener en cuenta para definir el presupuesto de tus campañas publi
citarias
:

👉 1. ¿Qué queremos conseguir con esta campaña?

👉 2. ¿De dónde partimos?
👉 3. ¿Qué está haciendo la competencia?
👉 4. ¿Con qué presupuesto contamos en total?
👉 5. ¿Cuáles van a ser los objetivos concretos de la campaña?
👉 6. ¿Cuántas fases va a tener la campaña?
👉 7. ¿Qué canales vamos a utilizar?
👉 8. El último paso: medir y volver a empezar

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4. Evaluación
- La evaluación comienza desde la concepción misma de
la campaña de RR.PP.
- Nos permite hacer una revisión a posteriori.
- Es un elemento fundamental para corregir errores que
surjan durante la implementación del plan de relaciones
públicas.
- Una justa evaluación debe tener en cuenta diversos
esfuerzos de comunicación que hayan podido ayudar o
distorsionar la implementación de la campaña de
RR.PP.

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Fases de Evaluación

1) Especificación de los objetivos:

- Los objetivos tienen que ser realistas y mensurables.

1) Medición de los objetivos:

- Deberemos de medir ( u observar de alguna forma organizada) si se ha conseguido
cada uno de los objetivos.

1) Recogida y Análisis de los datos:

- El efecto en una muestra de nuestro público objetivo.
- Comparar los resultados con los efectos esperados para cada público.
- Determinar si se han alcanzado los objetivos.
- Pensar bien en el motivo de que se hayan alcanzado o no, a fin de que podamos hacer
recomendaciones para cambiar o mejorar el programa.

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Fases de Evaluación

4) Comunicar los resultados a quien toma las decisiones.

- Redactar un informe, en un lenguaje claro y comprensible.
- De cara a los ejecutivos de RR.PP., recalque el grado en que se han alcanzado los
objetivos de RR.PP.
- Y qué cambios se harán para conseguir mejorarlo.
- En el caso de los altos directivos de la organización, informe de los mismos objetivos
de RR.PP., pero explique de qué manera el alcanzarlos ayudará a lograr las metas de
la organización.
- Justifica la necesidad del programa de RR.PP.

5) Aplicar los resultados a las decisiones.

- Una evaluación no tiene valor alguno a menos que los resultados se utilicen.
- Las evaluaciones deberían cambiar los programas, cuando no se corresponden a los
objetivos.
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