IV. Instrumenctación del proceso administrativo.

4.1. Manuales de organización, procedimientos, puestos

4.2 Organigramas, fluxogramas, diagramas
4.3 Cargas de responsabilidad

Equipo:
Linda Alejandra Menchaca
Georgina Mariana Diaz Rodriguez
Introducción

Consiste directamente en las actividades que se llevan a cabo en una empresa ya sea pública o
privada mediante trabajos de supervisión encargándose de verificar las regulaciones y el uso
correcto de lo que entra y sale dentro de la misma, garantizando un buen manejo mediante normas
por las que se rige, revisando correctamente y actuando bajo una conformidad, ya que gracias a
estos instrumentos se identifican errores y desvíos que puedan ser de complejidad para el
desarrollo de actividades ya encaminadas, siendo un signo de alarma del cual se tomen medidas
para enmendarlas a tiempo.
 Instrumentos:
son aquellos medios que
utilizan para verificar el
cumplimiento de los
objetivos y las
políticas de una Procesos:
organización. Se refiere a la ejecución de un
determinado número de
acciones siguiendo un cierto
orden para así, hacer uso de
diversos recursos alcanzando las
metas planeadas, y una Administrati vo:
productividad empresarial bien Función que evalúa el
determinada. rendimiento de una empresa
asegurándose de que los
procesos sean de manera
correcta.
FASES Y ETAPAS DE
UN PROCESO
ADMINISTRATIVO

¿Cuáles
son?
Estas etapas consisten en un conjunto de
actividades que llevan a un proceso
administrativo, que son:
“planificar, organizar, dirigir y controlar.”
De las cuales parte de las funciones
gerenciales se desprende para esta gestión
siendo eficientes de una organización para
así realizar el uso óptimo de los recursos
logrando los objetivos, siendo un proceso
universal adaptable a cualquier tipo
de
organización. (P.O.D.C) siendo consecuentes y
se repiten por cada objetivo determinado por
la organización o la empresa.
 Fases del proceso administrativo

MECANICA: Planificación ¿Qué se debe

hacer? y Organización ¿Cómo se debe hacer? Englobalización de una teoria
En esta se establece lo que se va a hacer y se
dispone una estructura para hacerlo

DINAMICA: Dirección ¿Cómo se está

haciendo? y Control ¿Cómo se realizó? Se
Ejecutación de la práctica
puntualiza el cómo se maneja el organismo
que se ha estructurado anteriormente.
 Principios de
Efecto Espejo
Universalidad
Manual de Organización

Es un documento oficial que se utiliza como instrumento técnico-

administrativo cuyo propósito es, el de describir la estructura general
de la organización de forma sistémica, así señalar explícitamente las
funciones y responsabilidades asignadas a cada unidad administrativa.

Organización

Exponen con detalle la estructura de la organización

y señalan los puestos y la relación que existe entre
ellos, explicando una jerarquía entre los grados de
autoridad, responsabilidad, las funciones y actividades de
los órganos de la institución. Generalmente contiene
gráficas de organización, descripción de trabajo,
cartas límite de autoridad, etc.
 NORMA JURIDICA A LA QUE
SE SUSTENTA EL MANUAL

La Ley Orgánica para el Poder Ejecutivo del

Estado de Guanajuato (2017), en su artículo
22, fracción II establece la obligación de las
dependencias del Poder Ejecutivo de:
Realizar y elaborar difundiendo los manuales
de organización de procedimientos y de
servicios al público necesarios para sus
funcionamientos.
¿PORQUE SE ORIGINA UNA REVISIÓN AL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN?

1.-Este se hace mediante modificaciones de tareas

dentro de los organismos que signifiquen cambios
realmente importantes en la estructura de la
organización.
2.- La creación de una nueva organización o
dependencia.
Por la cual se comunica a los
dependencias titulares de las e
indicación a los identidades haciendo losllegar
responsables de actualizar esta
manuales
de organización.
 OBJETIVOS DEL
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

Presentar una Definir, describir y Identificar las

visión de Conjunto ubicar los líneas de Favorecer el Propiciar un
de la objetivos y comunicación ahorro de tiempo, mejor
organización, es funciones de cada para lograr una recursos y Facilitar el aprovechamiento
decir, definir la puesto y unidades adecuada esfuerzos en la reclutamiento y de los recursos
estructura administrativas interrelación ejecución del selección de humanos,
orgánica formal de con el fin de entre las unidades trabajo, evitando personal. financieros,
la institución que evitar sobrecargas administrativas la repetición de materiales y
establezca los de trabajo y integrantes de la instrucciones. tecnológicos
niveles duplicidad de institución.
jerárquicos. funciones.
 •Nombre de la Dependencia
Identificación y •Logotipo de la Dependencia o entidad.
•Fecha de elaboración o actualización del Manual
Portada

El titular de la Dependencia se dirige al lector como sobre el contenido del documento de su utilidad y del
Introducción objetivo que pretende cumplir a través del mismo.

Antecedentes Una relación breve sobre el origen de hechos pasados o sobresalientes sobre la existencia de la
dependencia, entidad, o unidad administrativa se incluirán las leyes o modificaciones a la
Históricos organización.

Se indican fechas de publicación y numero de periódico oficial en los documentos jurídico

administrativo vigente. Como en la constitución política, de la Republica o (Estado), leyes, códigos
Base legal o Marco Jurídico
decretos, convenios, reglamentos, reglamentos, actas constitutivas y circulares.
Administrativo

El instrumento que puntualiza el comportamiento institucional que se debe tener como persona de un servicio
Visión, Misión, Valores y público, es establecer criterios de conducta donde estos deben servir como orientación del quehacer diario.
Principios. Tomando en cuenta el Código de Ética

Se describen las facultades conferidas de manera textual entre la Ley Orgánica y el Reglamento Interior y lo señalado
Atribuciones en alguna normativa aplicable. Señalando título completo del ordenamiento articulo y las fracciones
correspondientes.

Esta se refiere a la descripción ordenada por jerarquías de las unidades administrativas adscriptas a una
Estructura Orgánica dependencia o entidad o a los órganos administrativos de una unidad administrativa.

Mandos Superiores: Mandos Medios: Nivel Operativo:

•Administrar •Autorizar •Recomendar
Funciones
•Asegurar •Comunicar •Expedir
•Autorizar •Elabora •Informar
•Coordinar •Establecer •Iniciar
•Controlar •Diseñar •Instalar
 VALIDACION DEL MANUAL
El manual debe ser trabajado en Word con letra nova
de 12 puntos, en hoja con orientación vertical
tamaño carta.
Entregar dicho anteproyecto a la Secretaria de
Transparencia y rendición de cuentas a efecto que la
Dirección de Mejora en Gestión Pública, dictamine y
valide sobre el apego a los lineamientos con
referente documento.
 Organigrama

Un organigrama es un esquema o
representación gráfica de la estructura de una
organizacion, que refleja los departamentos con su
respectivo responsable a cargo y como se relaciona
cada área entre si.

Un organigrama es importante porque es una

herramienta que evidencia o da a conocer la
estructura y el tamaño de una organización, tanto
a los empleados como a las personas externas
que accedan a esa información (Azkue, 2023).
 Caracteristicas de un
organigrama
U n organigrama grafica los
departamentos de una organización, según
su nivel de jerarquía.

Cada departamento está señalizado

con su responsable a cargo.

Cada departamento está conectado, a través

de una flecha, con el área a la
que debe responder.

E s una herramienta que evidencia el

modo de trabajar y que tiene
la organización.

E s una herramienta que debe ser

actualizada a medida que se produzcan
cambios estructurales en la organización
Tipos de organigramas
según su contenido
 Tipos de organigramas
según su estructura

Organigramas verticales. Su función es evidenciar el

nivel de jerarquía vertical, es decir, que todas las
decisiones dependen de la dirección.

Organigramas horizontales. Su función es representar el

nivel de jerarquía bajo un orden horizontal, es decir,
que se tienen en cuenta a diferentes áreas para la toma
de decisiones.

Organigramas circulares. Su función es representar a

los distintos sectores en igualdad de rangos de
jerarquía y de manera fluída con un departamento de
involucrado, ya no de forma vertical u horizontal, sino
como una parte central en el ciclo de trabajo.
 Principales tipos de
organigramas según su función

Organigramas analíti cos. Su función es corroborar un proceso de

trabajo entre los departamentos involucrados en la tarea, a través de
una serie de fl echas que conectan a las áreas.

Organigramas informati vos. Su función es ser una carta de

presentación con información simple de comprender. Está dirigido a
las personas externas a la organización, como las grandes compañías,
que incluyen el organigrama en sus siti os web para que
los usuarios puedan dimensionar la magnitud de la empresa.

Diagrama
¿Qué es un diagrama?
Un diagrama es un gráfico en el
que se simplifica y esquematiza
la información sobre un proceso
o un sistema. Puede ser simple o
complejo, con pocos o muchos
elementos (Azkue, 2023).
Tipos de
Diagramas
Diagrama de flujo: Detalla paso a paso la red de funciones y componentes en
un sistema
Diagrama conceptual: Suele utilizarse para simplificar el estudio, puede ser un
gráfico simple o complejo, de acuerdo a la cantidad de conceptos e ideas a incluir
y relacionar.
Diagrama sinóptico. Tiene una mayor complejidad, ya que a partir de una
premisa se puede extender ampliamente una red de conceptos y elementos que
pueden relacionarse entre sí.
Diagrama circular. Se utiliza para representar porcentajes.
Diagrama floral. Se utiliza en botánica para obtener información acerca de los
componentes de una flor.
Diagrama de bloques. Se utiliza para graficar el funcionamiento de un sistema
a través del uso de bloques gráficos y sus vínculos.
Diagrama de árbol. Se utiliza para graficar los medios o situaciones que se
requieren para lograr un objetivo.
Diagrama de dispersión. Se utiliza en matemática para graficar entre dos ejes la
relación entre los datos de dos variables.
Fluxograma

Un fluxograma o diagrama de flujo consiste

en una figura o gráfico que representa una
serie de procesos o un grupo de actividades
por medio de símbolos (Arias, 2020)

Función: Es una herramienta de

organización que permite a las personas
evaluar, mejorar y comunicar sus ideas
con mayor facilidad.
Se trata de un esquema que se uti liza para
describir los pasos que se deben seguir al
momento de realizar algo.
 Ventajas del fluxograma

•Permit conocer •En cuarto y

e puntos último lugar, esta
aquellos puede existir
donde forma de representar
•Facilita las
• Sencillez. En una sola un problema y procesos
permite entender
relaciones personales
imagen podemos realizar las entre las personas fácilmente los
tendremosinformación
suficiente correspondientes implicadas.
eso, en losPortrabajos en diferentes protocolos
para saber qué mejoras a posterior e equipos (incluidos implementados en la
tenemos que hacer y implementarlas. virtuales) los es empresa.
tomar decisiones al enorme utilidad. de una
respecto. parte tiene clara cuál Cada
es
su parte dentro del
proceso.
Pasos a seguir para realizar un fluxograma
 Simbolos de
diagrama de flujo
Cargas de responsabilidad
Es aquella que tiene la virtud
no solo de tomar una serie
de decisiones de manera
cosciente sino tambien de
asumir las
consecuencias que tengan las
citadas decisiones y de
responder de las mismas ante
quien corresponda en cada
momento (Martinez, 2015).
Objetivo
Mayor productividad: Cuando todos conocen sus roles y
responsabilidades, pueden priorizar el trabajo correcto y realizar las
tareas de mayor impacto.
Contratación más eficiente: Al especificar las responsabilidades
laborales de los diferentes roles, sin una lista clara de
responsabilidades, puede ser difícil para ellos explicar el puesto a los
candidatos.
Aumento en la moral del equipo: Cuando las personas no saben qué
deben hacer, es posible que se sientan inseguras de sus habilidades.
Recursos más eficientes: Tu organización perderá menos tiempo y
dinero si los miembros del equipo desempeñan los roles correctos.
Con roles claros y concretos, los miembros del equipo se sentirán
seguros y motivados para cumplir con sus responsabilidades
 REFERENCIAS:

Web y Empresas, (2023). Proceso Administrativo: Sus 4 Etapas, Fases y Características. 18 09 2023 de Parthers sitio web URL:
https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo/#%C2%BFCuales_son_etapas_del_proceso

GTO y Grandeza de México, (2023). ¿Qué es el Manual de Organización? 13 09 2023 de Secretaria de la Transparencia y Rendición de Cuentas
sitio web URL: https://sigue.strc.guanajuato.gob.mx/index.php/que-es-el-manual-de-
organizacion/#:~:text=Generalmente%20contiene%20gr%C3%A1ficas%20de%20organizaci%C3%B3n%2C%20descripci%C3%B3n%20de
%20trabajo%2C,responsabilidades%20asignadas%20a%20cada%20unidad%20administrativa%20y%20org%C3%A1nica.

Educación, L. (2018). ¿Qué es el Proceso Administrativo y cuáles son sus etapas? 10 01 2018 de Youtube sitio web URL: https://
www.youtube.com/watch?v=PcuLdqG8QxE

Martinez,L. (2015). Cargas de Responsabilidad. Youtube. sitio web. URL, https://www.youtube.com/watch?

v=nna_QyAqX105ab_channel=lupitamartinez

"Azkue. I. (2023). Organigrama". Concepto. URL. https://concepto.de/organigrama/

Arias, (2020). Flujograma. Economipediia.com. URL. Flujograma - Qué es, definición y concepto | 2023 | Economipedia URL. Diagrama".
https://concepto.de/diagrama/.

Asana, (2023). Tecinas eficaces para definir roles y responsabilidades. Asana.web.com. URL: 4 técnicas eficaces para definir roles y
responsabilidades [2023] • Asana
Gracias