Gestión documental (ley general de

archivos)
Artículos 9 al 17 (ley 594 de 2000)

Integrantes

Luis Carlos aza Daisy Garcia

Jessica Lerma Lewis Palma

 Ley General de Archivos de Colombia
Establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. La ley tiene como
objetivo garantizar la preservación y conservación de los documentos de archivo, así como su acceso a los
ciudadanos.

Objetivos de la gestión documental

La gestión documental tiene los siguientes objetivos:

Garantizar la eficacia, eficiencia y transparencia de la gestión administrativa.

Proteger los derechos de los ciudadanos.

Promover la investigación y la cultura.

 Contenido.

ARTÍCULO 10 . ARTÍCULO
Obligatoriedad de la creación 11. Obligatoriedad de la
Artículo 9. Clasificación de de archivos. conformación de los archivos
los archivos públicos según públicos.
la organización del Estado

ARTÍCULO 13.Instalaciones ARTÍCULO 14.Propiedad,

ARTÍCULO 12.
para los archivos. manejo y aprovechamiento
Responsabilidad.
de los archivos públicos.

ARTÍCULO
ARTÍCULO ARTÍCULO
16. Obligaciones de los
15.Responsabilidad especial 17. Responsabilidad general
funcionarios a cuyo cargo
y obligaciones de los de los funcionarios de
estén los archivos de las
servidores públicos archivo
entidades públicas.
Artículo 9. Clasificación de los archivos
públicos según la organización del
Estado
Tiene como objetivo establecer un marco normativo que permita la adecuada
gestión y administración de los archivos, teniendo en cuenta sus características y
funciones específicas.

Los archivos públicos se clasifican de acuerdo con la organización del Estado en:

Archivos de entidades del orden nacional.

Archivos de entidades del orden territorial.

Archivos de entidades del orden especial.

TÍTULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
 Artículo 10. Obligatoriedad de la
creación de archivos.
La creación de los archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente
ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autónomos será de carácter obligatorio.

El artículo 10 establece que la creación de archivos públicos es obligatoria para

todas las entidades públicas, independientemente de su nivel de gobierno o
naturaleza jurídica.

TÍTULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
 Consecuencias del incumplimiento de la obligatoriedad

El incumplimiento de la obligatoriedad de la creación de archivos puede acarrear las siguientes consecuencias:

1 2 3

Sanciones administrativas Problemas de gestión: Pérdida del patrimonio

documental
La falta de un archivo adecuado
puede generar problemas de La falta de un archivo
Las entidades públicas que
gestión en las entidades, como la adecuado puede conllevar a
incumplan la obligatoriedad de la
pérdida de información, la la pérdida del patrimonio
creación de archivos podrán ser
dificultad para el acceso a la documental, que es un bien
sancionadas por la autoridad
información y la ineficiencia en de gran importancia.
competente.
la toma de decisiones.
 ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos
públicos.
El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Tiene como objetivo garantizar la adecuada gestión y administración de la información pública, así como su
preservación y conservación para el uso y consulta de la ciudadanía.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
 Requisitos para la conformación de archivos públicos

Existencia de una estructura

orgánica y funcional que permita
la gestión de la información

1 2 3

Elaboración de un plan de gestión

documental que defina los
objetivos, estrategias y acciones Adquisición de los recursos
para la gestión de la información. necesarios para la gestión de la
información, como infraestructura,
equipos y personal calificado.
ARTÍCULO 12. Responsabilidad.
La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la
administración de sus archivos.

Este artículo establece que la administración pública, es decir, todas las

entidades, independientemente de su orden, rama o tipo, son responsables de la
gestión de documentos y archivos.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
 Responsables específicos

1 La máxima autoridad de la entidad : es responsable de la definición de las políticas y directrices para

la gestión de documentos y archivos.

2 El responsable del archivo: es responsable de la implementación de las políticas y directrices para la

gestión de documentos y archivos.

personal implicado : son responsables de la producción, organización, preservación y acceso a los

3 documentos.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
 ARTÍCULO 13.Instalaciones para los archivos.
La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de sus archivos.

Requisitos

Seguridad Condiciones ambientales

las instalaciones deben ser seguras para proteger instalaciones deben tener las condiciones
los documentos de daños, pérdidas o ambientales adecuadas para la preservación de
alteraciones. los documentos, como temperatura, humedad y
ventilación.

Espacio

instalaciones deben tener el espacio suficiente para almacenar los documentos

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 14.Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
públicos

La propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos son aspectos fundamentales para la adecuada
gestión y preservación del patrimonio documental del Estado. La administración pública debe garantizar el
cumplimiento para garantizar la protección de los archivos públicos.

1 Propiedad
La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno
control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son
susceptibles a transferencia.

2 Manejo
La administración pública deberá garantizar la adecuada gestión de sus archivos, teniendo en cuenta los
principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

3 Aprovechamiento
Los archivos públicos podrán ser aprovechados para fines de investigación, docencia, consulta y difusión.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
ARTÍCULO 15. Responsabilidad especial y
obligaciones de los servidores públicos.

Los servidores públicos, al desvincularse de las

funciones titulares, entregarán los documentos y
archivos a su cargo debidamente inventariados,
conforme a las normas y procedimientos que
establezca el Archivo General de la Nación, sin que
ello implique exoneración de la responsabilidad a
que haya lugar en caso de irregularidades.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
 ARTÍCULO 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo
cargo estén los archivos de las entidades públicas.

Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o

superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo carga
estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos .

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
 ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo

Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto
en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones
que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la
misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del
Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

TÍTULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
GRACIAS