LEY 594 DE 2000

La Ley 594 de 2000, también conocida como "Ley General de Archivos", establece las
normas y procedimientos para la gestión de los archivos en Colombia. El objetivo principal
de esta ley es garantizar la conservación, organización y acceso a la información contenida
en los archivos públicos y privados del país.
La ley establece que los archivos son patrimonio cultural de la Nación y deben ser
preservados como fuente de memoria histórica, administrativa, científica y cultural. También
se reconoce el derecho de los ciudadanos a acceder a la información contenida en los
archivos, en la medida en que no se afecten aspectos de seguridad nacional, privacidad o
confidencialidad.
La Ley 594 establece los principios fundamentales para la gestión de archivos, tales como
la integridad, autenticidad, conservación, acceso, uso y difusión de la información
archivística. Asimismo, establece la creación de un Sistema Nacional de Archivos,
encargado de coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la gestión de archivos
en el país.
La ley también establece las responsabilidades de las entidades públicas y privadas en
cuanto a la organización y conservación de sus archivos. Obliga a las entidades públicas a
establecer programas de gestión documental que garanticen la organización, control y
preservación de sus documentos. Además, se establecen sanciones para aquellas
entidades o personas que incumplan con las disposiciones de la ley.
En resumen, la Ley 594 de 2000 de Colombia regula la gestión de los archivos en el país,
con el objetivo de preservar la información como patrimonio cultural, garantizar el acceso a
la información archivística y promover buenas prácticas en la organización y conservación
de los archivos.
¿Cuál es el objetivo principal de la Ley 594 de 2000?
Respuesta: El objetivo principal de la Ley 594 de 2000 es establecer las normas y
procedimientos para la gestión de archivos en Colombia, garantizando la conservación,
organización y acceso a la información archivística.
¿Qué se considera como patrimonio cultural según esta ley?
Respuesta: Según la Ley 594 de 2000, los archivos se consideran patrimonio cultural de la
Nación.
¿Cuáles son los principios fundamentales para la gestión de archivos establecidos en esta
ley?
Respuesta: Los principios fundamentales para la gestión de archivos establecidos en esta
ley son la integridad, autenticidad, conservación, acceso, uso y difusión de la información
archivística.
¿Qué entidad se encarga de coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la
gestión de archivos en Colombia?
Respuesta: La Ley 594 de 2000 establece la creación de un Sistema Nacional de Archivos,
el cual es responsable de coordinar y supervisar las actividades relacionadas con la gestión
de archivos en el país.
¿Cuáles son las responsabilidades de las entidades públicas y privadas en cuanto a la
organización y conservación de sus archivos?
Respuesta: Las entidades públicas y privadas están obligadas a establecer programas de
gestión documental que garanticen la organización, control y preservación de sus
documentos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 594.
¿Existen sanciones por incumplir las disposiciones de la Ley 594 de 2000?
Respuesta: Sí, la ley contempla sanciones para las entidades o personas que incumplan
con sus disposiciones en materia de gestión de archivos.
Archivo: Conjunto de documentos producidos o recibidos por una entidad pública o privada
en el ejercicio de sus funciones, conservados de manera ordenada y sistemática.
Documento: Cualquier medio en el cual se fijen palabras, números, símbolos o imágenes
que permitan su consulta, lectura o reproducción.
Valor primario: El significado o utilidad que el documento tiene para la entidad que lo
produce o recibe en el desarrollo de sus funciones.
Valor secundario: El significado o utilidad que el documento tiene para personas distintas a
la entidad que lo produjo o recibió, como evidencia histórica o información para la toma de
decisiones.
Ciclo vital: Conjunto de etapas por las que atraviesa un documento desde su creación hasta
su disposición final, que puede incluir la conservación permanente o su eliminación.
Transferencia: Acto mediante el cual los documentos son trasladados de la entidad
productora a un archivo de gestión o de concentración, para su adecuada custodia y
conservación.
Descripción: Proceso de identificación, análisis y registro de los documentos de un archivo,
que permite su acceso y consulta.
Expediente: Conjunto de documentos relacionados entre sí por su contenido o por la
actividad a la cual se refieren, organizados de manera lógica y cronológica.
Valoración documental: Evaluación de los documentos para determinar su valor primario o
secundario, y establecer los plazos de retención y disposición final.
Retención: Período de tiempo durante el cual los documentos deben ser conservados antes
de su eliminación o transferencia a un archivo histórico.
Conservación: Conjunto de medidas y acciones que aseguran la integridad física y funcional
de los documentos a lo largo del tiempo.
Eliminación: Proceso de disposición final de los documentos que han cumplido su ciclo vital
y ya no tienen valor primario o secundario.
Archivo de gestión: Espacio físico destinado a la custodia temporal de los documentos en
uso y frecuente consulta.
Archivo central o de concentración: Espacio físico destinado a la custodia de los
documentos que han concluido su trámite administrativo, pero aún pueden ser requeridos
para consultas o trámites.
Archivo histórico: Espacio físico destinado a la custodia permanente de los documentos que
tienen valor secundario y que han completado su ciclo vital.
Estos términos y conceptos son fundamentales para comprender la gestión documental y
la importancia de los archivos en el contexto de la Ley 594 de 2000 en Colombia.