CAJAS MENORES

ADMINISTRACION CENTRAL
REGLAMENTACION Y FUNCIONAMIENTO

DECRETO 4112.010.20.0961 DE
DICIEMBRE 30 DE 2022

INSTRUCTIVO 003

1.- CONSTITUCION Y
APERTURA

2.- FUNCIONAMIENTO

3.- CIERRE
 CONSTITUCION Y APERTURA

● Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Artículo Cuarto. DE LA

CONSTITUCIÓN: El fondo Cajas Menores autorizadas se constituirán
para cada vigencia fiscal a través de Resolución suscrita por el
Director del Departamento Administrativo de Hacienda Distrital, en la
cual se indicará:
a.- Organismo,
b.- Sustento jurídico actualizado,
c.- Finalidad,
d.- Especificación del fondo efectivo cajas menores constituidas,
e.- Cuantía del fondo,
f.- Rubros Presupuestales y montos.
Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Artículo Cuarto. Parágrafo
Primero: Para proferirse la Resolución de Constitución de cajas
menores se deberá acreditar los siguientes requisitos:

● a.-Solicitud de constitución elevada al Director (a) del Departamento

Administrativo de Hacienda, firmada por el ordenador del gasto de
cada organismo.
● b.- Fotocopia del certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) con
el detalle de las posiciones presupuestales determinadas por el
organismo, en solicitud previa a la Subdirección de Finanzas del
Departamento Administrativo de Hacienda Distrital.
● c.- Oficio enviado por la Contaduría General del Distrito en donde
conste monto y posiciones presupuestales de acuerdo a la
información suministrada por la Subdirección de Finanzas detallando
con la composición del fondo caja menor en cada uno de los
organismos
Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Artículo Cuarto. Parágrafo
Segundo: Las solicitudes de constitución y primer giro atendidas en los
primeros 75 días de cada vigencia fiscal, se harán por el 100% del
monto presupuestado para el fondo caja menor del organismo.

Para las cajas menores que se creen y/o constituyan posterior a este
término, se harán por el monto o valor equivalente al faltante para
completar los 4 giros establecidos para la vigencia.
● Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Articulo Quinto. DE LA
APERTURA: Una vez el grupo jurídico de la Unidad de Apoyo a la
Gestión del Departamento Administrativo de Hacienda del Distrito
envíe al organismo la Resolución de Constitución de cajas menores
debidamente firmada, este podrá realizar la Resolución de apertura
que le permitirá ejecutar el fondo efectivo autorizado.
● Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Articulo Quinto Parágrafo
Primero. La Resolución de apertura de caja menor deberá contener la
siguiente estructura, de conformidad con los lineamientos establecidos
para la elaboración de los Actos Administrativos del Distrito:

a.-Encabezado: éste debe contener la información del acto

administrativo (Resolución) y el espacio necesario para su numeración y
fecha
b.- Epígrafe: corresponde al titulo del acto. En él se anuncia y define
la temática a tratar. Debe ser corto y preciso.
c.- Competencia: se refiere a las facultades legales del organismo
que otorgan la capacidad al ordenador del gasto para expedir el
acto. Cuando se indiquen diferentes normas, deberán plasmarse
primero las de orden constitucional y luego las legales, citándolas
en orden cronológico

d.- Parte considerativa o motiva: contiene la explicación de las

necesidades que justifican la expedición del acto y que
reglamentan la constitución y funcionamiento de las cajas
menores. En este punto resulta importante incluir como mínimo
los siguientes puntos:
 1. Citar el Acto Administrativo de constitución de las cajas
menores base para la apertura.

2. Exponer de forma concisa el fondo efectivo de caja menor

aperturado.

3. Debe especificar la base con la que se apertura cada fondo.

4. Incluir el nombre del funcionario responsable del fondo,

identificación y cargo, En todo caso, el funcionario debe ser un
Servidor Público nombrado en un empleo de la planta de
cargos de la Administración Distrital, cuyo cargo debe
corresponder a las funciones especificadas en el Decreto de
competencias laborales
 e.- Parte Dispositiva: en ella se impartirán las ordenes ajustadas, de
manera congruentes y en relación directa con el tema que se trató
en las consideraciones.
BASES CAJA MENORES

1.- DEPARTARTAMENTOS HASTA 6 SMMLV. 6.960.000

ADMINISTRATIVOS TRIMESTRE

2.- SECRETARIAS Y HASTA 6 SMMLV – 6.960.000

DIRECCIONES ADSCRITAS TRIMESTRE

3.- SUBDIRECCIONES.
SUBSECRETARIAS Y UNIDADES HASTA 3 SMMLV - 3.480.000
ADMINISTRATIVAS ESPECIALES TRIMESTRE
Y OFICINAS
 MONTOS FACTURA POR PROVEEDOR

HASTA 10% DE LA BASE DE CAJA MENOR

TRIMESTRAL

VALOR BASE CAJA 10% BASE DEL MONTO DIARIO

PROVEEDOR CONCEPTO TRIMESTRAL FONDO FACTURA POR
PROVEEDOR

KOKORIKO REFRIGERIO $ 6.960.000 $ 696.000 $ 696.000

MONTOS ESPECIALES

VALOR UVT VALOR

CONCEPTO UVT
AÑO 2023 CONSUMO
ALIMENTACION POR DIA
0,5 $ 42.412 $ 21.000
POR PERSONA
TRANSPORTE POR DIA
0,7 $ 42.412 $ 30.000
POR PERSONA

DESPINCHADA LLANTA 0,7 $ 42.412 $ 30.000

 FUNCIONAMIENTO
● Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Artículo Decimo Segundo.
CONCEPTO DEL GASTO: Los conceptos de gastos admitidos para ser
sufragados con recursos efectivo de caja menor son todos aquellos que
puedan ser contenidos en los siguientes conceptos contables:
CONCEPTO DEL GASTO DEFINICION CUENTA
CONTABLE
  La provisión y abastecimiento de productos  
Materiales, ya sea material o de servicios, necesarios y útiles para satisfacer una 5111140091
Suministros y servicios generales necesidad de carácter urgente, imprevista e inaplazable. 5111800087
5111490001
    Incluye el transporte terrestre urbano, y rural,  
Transportes Comunicación y gastos de mensajería, correos postales, fax, y parqueaderos. 5111230001
5111230002
    Pagos tendientes a la conservación y  
511115ó004
Mantenimiento Reparación y reparación de los bienes muebles del Municipio y gastos menores de
reparación de los bienes inmuebles que sean de carácter urgente e 5111160000
imprevistos.

  Aquellos resultantes de la utilización del

Gastos Bancarios servicio financiero reconocidos. que deben ser 5802400003

  Aquellos que se realizan en cumplimiento de  

Gastos Legales disposiciones legales de carácter obligatorio tales como Notariales, Tramites y 5111640002
Licencias, etc.
CIERRE

Decreto 0961 diciembre 30 de 2022. Articulo Décimo Cuarto

Parágrafo Segundo. LEGALIZACIÔN DEL CIERRE: Los dineros
girados en el último reembolso que no fueron utilizados al cierre de cada
vigencia, deberán legalizarse en el mes de diciembre mediante
consignación del efectivo posterior a la revisión de los gastos ejecutados
que no causan giro, teniendo en cuenta las fechas para el proceso de
cierre emitidas por el organismo líder del proceso a través de circular.
 BASES Y CODIGOS PARA RETENCIONES
EN LA FUENTE
TIPO DE CONCEPTO CODIGO BASE MINIMA VALOR BASE MINIMA
RETENCION   RENTAS UVT UVT PESOS
RENTAS SERVICIOS 708 4 $ 42.412 $ 170.000
ICA SERVICIOS 707 3 $ 42.412 $ 127.000
ICA COMPRAS 707 15 $ 42.412 $ 636.000
15% VALOR IVA
IVA RETEIVA 844 (VER NOTA)    
           
           

APLICA A LOS RESPONSABLES DEL IMPUESTO A LAS VENTAS Y QUE SE LES

PRACTIQUE RETENCION POR SERVICIOS (ICA O RENTA)
 DOCUMENTOS ACEPTADOS
EN GASTOS DE CAJA MENOR
Sistemas de Facturación
Resolución 42 05MAY2020

Documentos Idóneos Documento soporte en

en operaciones
Sistemas de facturación y (Desmaterialización de adquisiciones efectuadas a
obligación de expedir factura
Documentos fisicos)
sujetos no obligados a
de venta o documento expedir factura de venta o
equivalente documento equivalente
(Titulo II Art. 2 al 5) (Art. 55) ET. Art. 771-2
ET. Art. 616-1 Art. 1.6.1.4.12. Dto
358 MAR2020
Marco Normativo
Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020
Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 
Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021
Resolución 000488 del 29 de Abril de 2022 
Infografía DIAN
Video DIAN
DOCUMENTOS ACEPTADOS
EN GASTOS DE CAJA MENOR
 DOCUMENTOS ACEPTADOS
EN GASTOS DE CAJA MENOR
Sistemas de facturación y obligación de expedir factura de
venta o documento equivalente (Titulo II Art. 2 al 5)

Sujetos obligados a Factura de venta y/o documento

equivalente (Art. 6)
Factura Electrónica de Venta:
Pista: RUT, Responsabilidades: 52 Facturador Electrónico; 48 Responsable de IVA.
• Factura Electrónica de Venta
(Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición Art.
8)
• Factura talonario o papel “Contingencia”
(Sujetos obligados a expedir factura de venta de talonario o de papel Art. 9)

Documentos Equivalentes (Art. 13):

Comprende 13 tipos de Documentos Equivalentes
Para cajas menores aplica:
1. El tiquete de máquinas registradoras con sistemas P.O.S. …
4. Extracto …
8. El documento expedido para el cobro de peajes. …
13. El documento equivalente electrónico.
(va ir sustituyendo los documentos equivalentes a electrónicos)
(Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta. Art. 10)
DOCUMENTOS ACEPTADOS
EN GASTOS DE CAJA MENOR
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos
no obligados a expedir factura de venta o documento
equivalente (Art. 55)

Sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento

equivalente (Art. 7)
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura
de venta o documento equivalente R 42 Art. 55)
Pista: RUT, Responsabilidad: NO tiene 52 Facturador Electrónico; 49 No Responsable de IVA; (persona
natural no obligada a facturar)
• Es el documento que usas para acreditar la compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador cuando
hace transacciones con un proveedor que no está obligado a expedir factura de venta o documento equivalente.
• El comprador debe realizar este documento
(Lo genera el Distrito en cabeza del responsable de la caja menor)
• Requisitos: Nombre documento, fecha, datos vendedor o prestador servicio, datos adquiriente, numero autorizado,
descripción, valor, (firma, formato xml DIAN, CUDS)
• No ser facturador voluntario.

Marco Normativo:
Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020
Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 
Resolución 000167 del 30 de diciembre de 2021
Resolución 000488 del 29 de Abril de 2022 
Infografía DIAN
Video DIAN
DOCUMENTOS ACEPTADOS
EN GASTOS DE CAJA MENOR
DOCUMENTO SOPORTE SISTEMA SAP
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
La factura electrónica de venta debe expedirse con el cumplimiento de lo
dispuesto del artículo 617 del Estatuto Tributario, adicionados en el
presente artículo de acuerdo a lo dispuesto en el parágrafo 2 del artículo
616-1 del mismo estatuto y resolución 0042 de 2020, así:
● a. Estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
● b. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación
Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
● c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o
servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA

● d. Deberá llevar un número que corresponda a un sistema de

numeración consecutiva de factura electrónica de venta,
incluyendo el número, rango, fecha y vigencia de la numeración
autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de
Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
● e. Fecha y hora de generación
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
● f. Deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a
la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se
entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo
● g. Deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el
formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico
de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN
● h. Indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de
líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida,
descripción específica y códigos inequívocos que permitan la
identificación de los bienes vendidos o servicios prestados
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
● i. El valor total de la venta de bienes o prestación de servicios,
como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o
ítems que conforman la factura electrónica de venta.
● j. .La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito,
en este último caso se debe señalar el plazo
● k. El Medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta
crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio
que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de
contado
.
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
● l. Indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -
IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios,
de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo
el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda
● m. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto
Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas
Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o
servicios que se encuentren gravados con estos impuestos
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
● n. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas
vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa
Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al
momento de la generación como elemento para garantizar
autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
● o. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.
Art. 617. REQUISITOS DE LA FACTURA
ELECTRONICA DE VENTA
● p. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se
encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en
el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la
indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
● q. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación
Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y
del proveedor tecnológico si lo tuviere
Art. 618. OBLIGACION DE EXIGIR FACTURA O
DOCUMENTO EQUIVALENTE
A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes
corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o
documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual
que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria
debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.

RESOLUCION 000042 DE MAYO 5 DE 2020

Por el cual se desarrollan los sistemas de facturación…… y otras
disposiciones en materia de sistemas de facturación.
 GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS MENORES - POSPRE
Las posiciones presupuestales usadas en la ejecución presupuestal de
las cajas menores son las siguientes:

Las pospre terminadas en 000-004 serán usadas para la adquisición de

materiales y suministros. Las pospre terminadas en 005-009 son usadas
para la adquisición de servicios.
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – CPC
El código del producto, se encuentra establecido en la Clasificación
Central de Productos (CPC), del DANE, y establece el máximo nivel de
detalle del gasto, el cual se debe detallar en el proceso presupuestal. El
CPC es una organización completa de productos, que abarca los bienes
y los servicios (Materiales y suministros [secciones 0 a 4] y Servicios
[secciones 5 a 9]. El código inicial del producto, es el ultimo código de
las pospre.

Revisión CPC
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES
Ejemplo del uso de las pospre y los productos:

Pospre + Código de producto

2.1.2.02.01.003 3212801 (Papel bond)
2.1.2.02.02.005 54611 (Servicios de instalación de cables y otros
dispositivos eléctricos)
2.1.2.02.02.006 63311 (Servicios de suministro de comidas a la
mesa, en restaurantes)
El ultimó código de la pospre siempre tiene que coincidir con el
primer código de producto.
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – BUSQUEDA DE LOS
PRODUCTOS
Para la búsqueda de los códigos de productos se recomienda usar dos
fuentes de información:
- Archivo Excel que contiene el listado de los productos (máximo nivel
de detalle)
- Archivo PDF con explicación de los diferentes productos (detalle
intermedio)
Se recomienda buscar sinónimos o productos similares, que permitan
encontrar el producto mas cercano a la compra a realizar.
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES
El código del producto (CPC), se podrá consultar en los siguientes
documentos:

https://www.dane.gov.co/files/sen/nomenclatura/cpc/CPC_21AC_2022.pdf

https://www.dane.gov.co/index.php/sistema-estadistico-nacional-sen/norm
as-y-estandares/nomenclaturas-y-clasificaciones/clasificaciones/clasificaci
on-central-de-productos-cpc
 GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS MENORES
Las secciones del código del producto (CPC), se relacionan con las
siguientes pospres:
Código pospre Sección CPC
2.1.2.02.01 Materiales y suministros  
SECCIÓN 0. Agricultura, silvicultura y productos de la pesca - CPC desde el código 01111 (Trigo semilla),
2.1.2.02.01.000 Agricultura, silvicultura y productos de la pesca
hasta el código 04938 (algas de agua dulce..)
SECCIÓN 1. Minerales; electricidad,gas y agua - CPC desde el código 11010 (Carbon de hulla, sin
2.1.2.02.01.001 Minerales; electricidad, gas y agua
aglomerar) hasta el código 1800001 (Agua como materia prima)
SECCIÓN 2. Productos alimenticios, bebidas y tabaco; textiles, prendas de vestir y productos de cuero -
Productos alimenticios, bebidas y tabaco; textiles, prendas de vestir y
2.1.2.02.01.002 CPC desde el código 2111101 (Carne vacuna fresca o refrigerada) hasta el código 2960020 (Partes de
productos de cuero
material plástico para calzado)
SECCIÓN 3. Otros bienes transportables (excepto productos metálicos, maquinaria y equipo - CPC desde
Otros bienes transportables (excepto productos metálicos, maquinaria
2.1.2.02.01.003 el código 3110201 (Madera de no conifera aserrada) hasta el código 3999003 (Aceites y grasas comestibles
y equipo)
usados)
SECCIÓN 4. Productos metálicos, maquinaria y equipo - CPC desde el código 4111101 (Arrabio) hasta el
2.1.2.02.01.004 Productos metálicos, maquinaria y equipo
código 4994299 (Partes y accesorios n.c.p. para bicicletas y triciclos)
2.1.2.02.02 Adquisición de servicios  
SECCIÓN 5. Construcción y servicios de la construcción - CPC desde el código 53111 (Edificios
2.1.2.02.02.005 Construcción y servicios de la construcción residenciales de una y dos viviendas) hasta el código 54790 (Otros servicios de terminación y acabado de
edificios)

Comercio y distribución; alojamiento; servicios de suministro de SECCIÓN 6. Comercio y distribución; alojamiento; servicios de suministro de comidas y bebidas; servicios
2.1.2.02.02.006 comidas y bebidas; servicios de transporte; y servicios de distribución de transporte; y servicios de distribución de electricidad, gas y agua - CPC desde el código 61111(Comercio
de electricidad, gas y agua al por mayor …) hasta el código 69230 (Servicios de distribución de agua..)
SECCIÓN 7. Servicios financieros y servicios conexos; servicios inmobiliarios; y servicios de arrendamiento
Servicios financieros y servicios conexos; servicios inmobiliarios; y
2.1.2.02.02.007 y leasing -CPC desde el código (Servicios del banco central) hasta el código 73390 (Derechos de uso de
servicios de arrendamiento y leasing
otros productos de propiedad intelectual)
SECCIÓN 8. Servicios prestados a las empresas y servicios de producción - CPC desde el código 81111
2.1.2.02.02.008 Servicios prestados a las empresas y servicios de producción (Servicios de investigación basica en ciencias físicas) hasta el código 89420 (Servicios de recuperación de
desechos…)
SECCIÓN 9. Servicios para la comunidad, sociales y personales - CPC desde el código 91111 (Servicios de
2.1.2.02.02.009 Servicios para la comunidad, sociales y personales
la administración pública) hasta el código 99000 (Servicios prestados por organizaciones…)
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – EJEMPLO PRACTICO
Ejemplo : Un organismo necesita comprar memorias USB para la
entrega de una información al Concejo Distrital.

1 paso: Identificar si la adquisición es un material o un servicio. En este

caso es claro que adquirir memorias USB se trata de la adquisición de
un producto, por lo que se debe encontrar por alguna de las posiciones
de materiales y suministros:
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – EJEMPLO PRACTICO
Ejemplo : Un organismo necesita comprar memorias USB para la entrega
de una información al Concejo Distrital.

2 paso: Buscar en el archivo en PDF. Si se busca “memoria USB” no se van a

encontrar resultados, por lo que es necesario realizar búsquedas alternativas.
En este caso, si se busca “unidades de almacenamiento” se encuentra que el
productos es el siguiente: 45272 Unidades de almacenamiento de medio
removible. Esta subclase incluye: Las unidades de almacenamiento diseñados
para medios removibles: Unidades de almacenamiento de disco, Unidades de
almacenamiento de disco magnético, Unidades de disco compacto (CD),
Unidades de DVD, Lectores de tarjetas de alta velocidad
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – EJEMPLO PRACTICO
Ejemplo : Un organismo necesita comprar memorias USB para la entrega
de una información al Concejo Distrital.

3 paso: Verificar en el archivo de Excel si este código es el definitivo o es un

código intermedio.

En este caso se encuentra que es el código definitivo a usar en la selección del

producto.
GUIA PRESUPUESTAL DE LAS CAJAS
MENORES – EJEMPLO
Ejemplo : Un organismo necesita comprar memorias USB para la entrega
de una información al Concejo Distrital.

4 paso: Vincular a la pospre correspondiente. En este caso la pospre que se

debe usar es la denominada: 2.1.2.02.01.004 Productos metálicos, maquinaria
y equipo. Se recomienda comenzar la búsqueda de los productos en el CPC,
ya que las pospres no muestran mucha información en su descripción.
Gracias por su atención