INTRODUCCIÓN

Access se define como un sistema de gestión de base de datos, y una base de datos
se compone de un resguardo de una cantidad ya sea grande o pequeña de datos con
la finalidad de tener dichos datos en el momento deseado con total facilidad. Access
se conforma de diferentes elementos: tablas, consultas, formularios, informes y
macros, cada una con una función diferente y en este trabajo se muestran las
definiciones, funciones y formas de realizar cada una de ellas.
 Tablas
Unidad donde crearemos el conjunto de datos de nuestra
base de datos. Los datos sin procesar están contenidos en
una estructura rectangular de filas (registros) y columnas
(campos). Estos datos estarán ordenados en columnas
horizontales y verticales.

Se debe tener bien definidos los datos necesarios por

ejemplo si la base es de recordatorio de cumpleaños de
los compañeros necesitamos nombre del cliente, número
de teléfono,fecha de cumpleaños
 Tablas
En una base de datos bien diseñada, cada tabla
almacena datos sobre un tema en concreto,
como empleados o productos. Una tabla tiene
registros (filas) y campos (columnas). Los
campos tienen diferentes tipos de datos, como
texto, números, fechas e hipervínculos.
• Un registro: contiene datos específicos,
como información acerca de un
determinado empleado o un producto.
• Un campo: contiene datos sobre un aspecto
del asunto de la tabla, como el nombre o la
dirección de correo electrónico.
• Un valor de campo: cada registro tiene un
valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd.
o alguien@ejemplo.com.
 Tipos de
tablas
Tablas Persistentes
Son aquellas que permiten que los registros sean eliminados o borrados
manualmente y se clasifican en tres tipos:
• Base: Es donde se encuentra toda la información de todos los registros sin
que se haga ninguna validación adicional.
• Vista: Es una relación que se hace en referencia a una fila o columna
específica.
• Instantáneo: Es todo registro que se puede ver de manera inmediata con
solo una referencia.

Tablas Temporales
Son aquellas tablas que son eliminadas automáticamente por el motor de base
de datos o múltiples dispositivos
Propiedades de tabla y campo

1. Propiedades de tabla

Tipos de dato
Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de
datos de un campo indica el tipo de datos que
almacena el campo, como una gran cantidad
de texto o archivos adjuntos.

2. Propiedades de campo
Consultas
Se utiliza para solicitar información de una tabla.
La mayoría de las consultas despliegan un
subconjunto de los registros de la tabla con el fin
de extraer y presentar la información requerida,
ésta puede ser impresa o visual.

Usos:
Encontrar datos específicos rápidamente,
filtrándolos según criterios concretos
(condiciones) Calcular o resumir datos
Automatizar tareas de administración de datos
como, por ejemplo, revisar de vez en cuando los
datos más actuales
Paso 5.
Establece los criterios de búsqueda.
Para ello, haz clic en la fila Criterios
del campo que deseas filtrar.
Paso 7.
Los resultados de la consulta se
mostrarán en la vista Hoja de datos,
la cual es similar a una tabla

Paso 6.
Una vez establecidos los criterios de tu búsqueda,
haz clic en el botón Ejecutar, ubicado en la Cinta
de opciones.
Utilidad de las Consultas
Una consulta le da sentido al código utilizado en cualquier lenguaje de consulta. Tanto el usuario como la
base de datos pueden intercambiar información en cualquier momento, siempre que «hablen» el mismo
lenguaje.
Una base de datos almacena los datos en varias tablas. Las mismas están formadas por columnas que
contienen los atributos de los datos, junto con filas o registros de información. Una consulta ayuda a
recuperar los datos de las distintas tablas, ordenarlos y mostrarlos según los comandos.
Una consulta puede ser una selección, una acción o una combinación de ambas. Las consultas de selección
pueden recuperar información de las fuentes de datos, y las de acción sirven para manipular los datos, por
ejemplo, para añadirlos, modificarlos o eliminarlos.
Formularios
Una ventana para captura de datos que por lo
general muestra un solo registro a la vez. Un
formulario Access le proporciona a cada campo su
propio cuadro y etiqueta para facilitar la captura de
datos, en la cual, nos permite la gestión de los datos
de una forma más visible y atractiva
 Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access

• En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta

que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear,
haga clic en Formulario.

• Access crea un formulario y lo abre en la vista Presentación.

Crear un formulario dividido en Access
Un formulario dividido proporciona dos vistas de los datos al
mismo tiempo: una vista Formulario y una vista Hoja de
datos. Reporta las ventajas de ambos tipos de formularios en
uno solo.

Haga clic en la tabla o consulta que contiene los

datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en
Más formularios y en Formulario dividido
 Comprender la vista Presentación y la vista Diseño

Vista Disposición La vista Presentación es la vista

más intuitiva a la hora de modificar un formulario y
se puede usar para casi todos los cambios que
desee realizar en un formulario en Access.
En la vista Presentación, el formulario se encuentra
en ejecución

Vista Diseño La vista Diseño le ofrece una visión más

detallada de la estructura de un formulario. Puede ver las
secciones de
encabezado, detalle y pie de página del formulario.
El formulario no se encuentra en ejecución cuando se
muestre en la vista Diseño

Utilidad de los
formularios
Los formularios electrónicos son una
herramienta que recopila información en
tiempo real y permiten el procesamiento
instantáneo de datos y la generación de
informes. Se pueden utilizar los formularios
electrónicos de múltiples maneras, en función
de la estructura y las necesidades. Los
formularios electrónicos son omnipresentes
debido a su simplicidad y alto nivel de
personalización: puede utilizarlos en
instituciones educativas, empresas, fábricas,
hospitales, etc.
Ejemplos de uso:
•Solicitudes de ingreso a la
escuela/universidad
•Encuestas de evaluación del profesorado
•Selección de cursos e inscripción
•Evaluación del curso e informes de
progreso de los estudiantes
•Solicitudes de beca
•Pruebas graduadas y exámenes MCQ
•Formulario de solicitud de información al
cliente
•Estudios del terreno para preparar los
presupuestos
•Encuesta de satisfacción del cliente
•Formulario de devolución de llamada
•Estudio de mercado
•Billete de servicio de TI
•Recogida de solicitudes de empleo
•Revisión del rendimiento de los
empleados
•Reclamaciones de los empleados
Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos,

resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe
responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero
recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades
residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar
formato para presentar la información de la manera más
legible posible. Se puede ejecutar un informe por vez y
siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos.
Generalmente, se les da formato a los informes para
imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla,
exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos
en un correo electrónico.
 Usos
Mostrar o distribuir un resumen de
los datos.
Archivar instantáneas de los datos.
Aportar detalles sobre un registro
concreto.
Crear etiquetas.

El diseño de un informe se divide en secciones y se debe comprender cómo funciona cada sección
PASO 1
Elegir un origen de registros puede ser una
tabla, una consulta con nombre o una
consulta incrustada. El origen de registros ¿Cómo crear un informe en Access?
debe contener todas las filas y columnas de
datos que se vayan a mostrar en el informe.

PASO 2
Elegir una herramienta de informe Las
herramientas de informes se encuentran
en la pestaña Crear de la cinta,
concretamente en el grupo Informes.
PASO 3
Haga clic en el botón de la herramienta que
quiera usar. Si aparece un asistente, siga los
pasos y haga clic en Finalizar en la última
página. Access muestra el informe en la
vista Presentación
¿Cómo crear un informe en Access?

Resaltar datos con formato condicional

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
La forma más rápida de agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
a una base de datos de escritorio es hacer clic con el botón
secundario en el campo en el que se va a aplicar el grupo, orden o
total y, después, hacer clic en el comando correspondiente en el
menú contextual.
También se pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales
mediante el panel Agrupación, orden y total, cuando el informe se
abre en vista Presentación o en vista Diseño:
Para agregar formato condicional a los controles
Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de
navegación y, después, haga clic en Vista Presentación
Seleccione los controles necesarios y, en la pestaña Formato del
grupo Formato de controles, haga clic en Formato condicional.
Sugerencia: Para seleccionar varios controles, mantenga presionada
la tecla CTRL y haga clic en los que desee.
En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato
condicionales, haga clic en Nueva regla.

1. Si el panel Agrupación, orden y total no está abierto todavía, en el

grupo Agrupación y totales de la pestaña Diseño, haga clic en Agrupar
y ordenar.

2. Haga clic en Agregar un grupo o Agregar un orden y, a continuación,

seleccione el campo en el que desea agrupar u ordenar.
Tipos de Macros en Microsoft Access
Existen varios tipos de Macros en este programa y dependiendo de cual sea tu necesidad particular
puedes elegir uno de ellos:

•Independiente: se les conoce también como Macros de Interfaz de Usuario, y como este nombre
lo indica están adjuntas a las opciones de la interfaz de usuario y se utilizan para automatizar
procesos y que el programa lleve a cabo un conjunto de acciones de manera independiente.

•Incrustadas: no son visibles en el panel de navegación pues están incrustadas en el formulario,

informe o control en el que se ha creado, incluso si haces una copia de estos, el macro va a estar
incrustado en esta copia.

•Sub Macro: es una instrucción de Access que es parte de una macro independiente y la define
directamente en la ventana del diseñador de macros, su único argumento es el nombre de la macro
y es una cadena que identifica la misma.
4.5 (872)
 CONCLUSIÓN
La importancia de conocer cada uno de los
elementos que conforma Access radica en que se
debe tener bien definido el porque y para que para
posteriormente tener el conocimiento suficiente
para poder ejecutar tareas en dicho programa,
conocer sus beneficios, desventajas y como
utilizarlo
hará más ágil el uso para futuras actividades, y
gracias a la indagación realizada se tiene un mejor
conocimiento de las herramientas.
 Fuentes consultadas

IPN. (s.f.). Las bases de dato: conceptos y diseño. Obtenido de Las bases de
dato: conceptos y diseño:
https://www.nsyp.aulapolivirtual.ipn.mx/pluginfile.php/23081/mod_forum/
intro/u1_conceptos%20basi
cos_tabla_campos.pdf
Microsoft. (2022). Conceptos básicos de las macros. Obtenido de Conceptos
básicos de las macros:
https://support.microsoft.com/es-es/office/conceptos-b%C3%A1sicos-de-las-
macros-en-access-2007-
a39c2a26-e745-4957-8d06-89e0b435aac3
Microsoft. (s.f.). Elementos de Access. Obtenido de Elementos de Access:
https://support.microsoft.com/es-es/office/introducci%C3%B3n-a-formularios-
e8d47343-c937-44e8-
a80f-b6a83a1fa3ae
Shield, G. (2019). Excel para principiantes