Sistema de Abastecimiento

Relación directa con las funciones de

compras y gestión de inventarios
 1- Detección de la necesidad de comprar

La planificación de la producción consiste en la conversión de la

demanda en requerimientos específicos; es decir,
determinaremos las materias primas, materiales, productos
elaborados y semielaborados necesarios para atender a
nuestros clientes.

El análisis adicional estará dirigido a:

Equilibrar la oferta y la demanda
Economizar las compras
 La lógica básica del pedido óptimo tiene en cuenta:
I ciclo de ventas de los productos
II el número óptimo de productos necesarios para sustentar el ciclo de ventas

 Tiempos máximos en
recibir materiales
 Tiempos máximos del
proceso producción
 Tiempos para volver a colocar un pedido
 Tiempo que debemos cubrir con un inventario de seguridad

Inventarios mínimos de seguridad más el número de unidades de ventas

previstas durante el período que tardan los proveedores en entregar los
El procedimiento se inicia materiales requeridos.
con el punto de El punto de reorden es, aquella fecha en la que debemos colocar un nuevo
reordenamiento: pedido, con el fin de asegurarnos que no se produzcan interrupciones en
el proceso productivo
2- requerimiento de los bienes o servicios al sector compras

Archivos:
Entrada: inventarios, Procesos: Salidas:
Plan de verificación de solicitud
compras solicitudes de existencias de compra
compra
3- Búsqueda y selección de proveedores

Archivos: Procesos:
Entradas: proveedores, Salida:
selección de
solicitud de cotizaciones,
proveedores
pedido de
compras pedidos de cotización
cotizaciones para cotizar
4- Recepción y selección de las cotizaciones de los proveedores

Procesos:
Archivos: Salidas:
Entradas: proveedores,
análisis y
pedidos de selección de las cotizaciones
cotizaciones cotizaciones autorizadas
cotizaciones
recibidas
5- Adjudicación de la compra

Archivos: Procesos: emisión

Entradas: proveedores, de órdenes de
compra, Salidas: órdenes
cotizaciones cotizaciones,
autorizadas ordenes de
información a los de compra
sectores
compras intervinientes
6- Seguimiento de los pedidos

Archivos: Procesos:
Entradas: proveedores, Salida: registro
seguimiento de las
órdenes de órdenes de de seguimiento
compra compra OC, informar
de OC
pendientes sectores
 7- Recepción e inspección de los bienes

Salidas: partes de
Archivos: O.C recepción, remito
Entrada: remito pendientes de Proceso :recepción y
conformado,
recepción, informes control, entrega de
del proveedor de inspección de bienes a sectores informes de
calidad inspección de
calidad
8- Almacenamiento de los bienes

Archivos: órdenes Procesos: recepción

Entrada: remito del
de partes de y ubicación de los Salidas: remito
proveedor, parte de
recepción e bienes, conformado para
recepción, informe
informes de actualización de las contabilizar
de calidad
calidad, inventarios existencias
9- Registración de las compras

Procesos:
Entradas: remito contabilización de
Archivos: Salida: minuta
del proveedor, los remitos o
contabilidad, contable, subdiario
factura del facturas,
inventarios compras
proveedor actualización del
costo existencias
 Mecanismos de control para evaluar:

La gestión de compras El cumplimiento de las normas

y procedimiento de la empresa

La adherencia a las políticas y

objetivos de la dirección

Algunas normas de control interno

1- Separación de funciones : compras deberá estar separada
funcionalmente de área que custodia y de la que registra los bienes
2- Determinación del nivel de compra: control de inventarios
automáticos; trabajando con stocks mínimos y punto de pedido.
Existencia física.
3- Pedido de cotizaciones: evita ataduras a un único proveedor, mejorar
precio y bajar la discrecionalidad
4- Adjudicación de la compra: evaluación con pautas previamente
establecidas