03 - Costo en Mantenimiento

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Unidad 3 - Gestión económica del mantenimiento

– Evolución de la visión de costo en mantenimiento
– Costo del mantenimiento
– Distribución de costos
– Costo del Ciclo de vida de un activo
– Análisis presupuestario
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Costo en mantenimiento - Evolución

No hasta hace mucho tiempo atrás, las áreas de mantenimiento eran vistas de forma
disgregadas del resto de la compañía, y los costos asociados a su actividad eran vistos como
costos indirectos.
No obstante, las condiciones de mercado obligaron a las compañías a optimizar sus
operaciones de forma integrada, para poder tener costos mas competitivos, haciendo no solo
foco en la optimización de los procesos productivos, sino también en el análisis de los costes
totales de los ciclos de vida de los activos.
Respecto de los activos, las compañías se vieron obligadas a analizar no sólo los costos ya
conocidos de primera adquisición, sino aquellos que repercuten muy directa e intensamente
en el coste de toda su vida productiva tales como :
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• Costos de capacitación
• Costos de mantenimiento
• Costos de utilización
• Costos de retirada y eliminación.
Para poder disponer de los datos de costos segregados, se debe disponer de un sistema organizado y
diseñado para ello, que en el caso de Mantenimiento no es tan obvio como si lo es en los
departamentos contables.
Asimismo, la historización de datos de costos es una labor difícil en Mantenimiento, dado que obliga a
los operarios de dicho servicio y a sus mandos a un trabajo adicional, para el que no suelen estar
acostumbrados en muchas empresas: recogida y registro del tiempo que dedican a cada trabajo,
reflejo de los materiales invertidos, codificación de las órdenes de trabajo según su catalogación,
control de tiempos muertos, cuadros y curvas de aprendizaje, etc.
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Para ello es absolutamente imprescindible no sólo la concientización y disciplina de los propios
trabajadores, sino el tener claramente establecida una dinámica de trabajo basada en programaciones y
controles de actividades con órdenes de trabajo y rutas.
Todo este esfuerzo de recolección sistemática de datos, permite hacer una correcta clasificación y
seguimiento de los gastos de mantenimiento, a través de los cuales es posible realizar la determinación
de indicadores estratégicos, tales como ;
• Horas de detención
• Horas de intervención
• Recambio de piezas
• Consumo de insumos de mantenimiento
• Horas de formación, etc.
Estos son solo alguno de los indicadores de gestión de mantenimiento que veremos en unidades
posteriores, que son utilizadosContacto: consultas@elearning-total.com
para cuantificaciones desde un punto de vista contable.
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Por último, todo el trabajo de disciplina en educación del personal, correcta recolección de
datos, y análisis minucioso de la información para mejorar la gestión del dpto. de
Mantenimiento, facilitando en consecuencia los estudios económicos de los activos, no tiene
sentido si no hay un trabajo de nivelación a nivel gerencial.
Se debe hacer grandes esfuerzos sobre la estructura de toma de dicciones de las compañías
para lograr la erradicación de utilización del presupuesto de mantenimiento para gastos de
producción y/o inversiones sin bases en la rentabilidad. Todas las inversiones, salvo
excepciones, deben estar justificadas económicamente en base a la información provista por el
sistema de gestión.
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En resumen podríamos sintetizar la evolución de a visión del costo en mantenimiento con el
gráfico que se expone debajo
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Costo en mantenimiento
Al igual que ocurre en cualquier proceso productivo en donde existen imputaciones para los
costos de fabricación, tales costos de materia prima, costos de insumos de producción, costos
de servicios, etc., En el área de mantenimiento se deben tener en claro cuales son las
disgregaciones con las cuales se trabajará, para poder gestionar en toda la estructura de
mantenimiento como se van a cargar los gastos que se producen como consecuencia de las
operaciones del sector.
Por lo tanto, a continuación haremos foco en la clasificación de los gastos que se generan en el
periodo de vida que corresponde a la operación del activo, siendo esta etapa la de mayor
duración ( 20 a 25 años).
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En aspectos generales, los costos se clasifican ;
Costos Costos
Directos Indirectos
Costos Costos
Fijos Variables
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• Cotos Directos :
Están relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservación de los
equipos es mejor; influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atención que
requiere. Estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las
actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo:
• Costos de mano de obra directa y contratada
• Costos de materiales y repuestos directos y contratados
• Costos de la utilización de herramientas y equipos directamente y con contratación.
• Costos de contratos para la realización de intervenciones
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• Costos Indirectos:
Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operación o trabajo
específico.
En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo específico por lo general
suelen ser:
• La supervisión
• Gestión del Almacén
• Mantenimiento de las instalaciones
• Servicio de taller
• Servicios públicos
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• Costos Fijos :
Los costos fijos son lo que se mantienen independiente del régimen de trabajo del
departamento de mantenimiento. Como ejemplo podríamos mencionar ;
• Costo de mano de obra del personal jerárquico.
• Contratación de un recurso externo para catalogación de equipos.
• Contratación de Servicios públicos con tasa básica ( servicio de internet)
• Contratación Mensual de Personal de Limpieza
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• Costos Variables:
Son lo que fluctúan en proporción al nivel de actividad del mantenimiento, por ejemplo el
consumo de aceite, elementos de aporte, bulonería en general, repuestos. Etc.
Es parte de las responsabilidad primarias de un gerente de mantenimiento el seguimiento y

corrección de esta clases de costos. Al momento de armar el presupuesto de mantenimiento, se
deben contemplar en primera instancia los incrementos en costos variables por paradas
planificadas. En segundo lugar, con la experiencia del comportamiento del proceso, se puede
llegar a contemplar ciertos incrementos de costos variables por fuera de las paradas
programadas.
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Una manera habitual de visualizar los costos en la industria, es verlos como ratio en función de
alguna variable que se encuentre relacionada con el nivel de actividad, como por ejemplo por
unidad de producto.
Si los costos de manteniendo se relacionan con los costos por unidad de producto producido, los
costos fijos del Departamento de Mantenimiento, se acumularán independientemente de
nuestro nivel de actividad. Sin embargo, los costos variables no se acumularán si no existe
actividad, dado que ésta es únicamente la que los causa.
En el gráfico expuesto a continuación se podrá observar la evolución de ambos tipos de costo
respecto del régimen de planta, a su vez se representan los ingresos de la compañías en paralelo,
los cuales son un porcentaje fijo por encima de los costos variables.
Con las curvas de costos y egresos se puede determinar (de modo académico) el equilibrio del
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Del gráfico anterior se puede desprender en aspectos generales que el equilibrio del acompaña
es un vaso que debe ser visto desde el lado de los beneficios y de los costos de operación. Para
mejorar el punto de equilibrio, se podría mejorar la rentabilidad neta, pero podríamos quedar en
desventaja respecto de los competidores, situación muy delicada en productos que no son
comodities.
Por otro lado, se puede trabajar en los costos, que en el caso del curso que estamos dando serían
específicamente sobre los costos de mantenimiento. Existen varias formas o metodologías para
optimizar el costo de mantenimiento, mejorando o manteniendo la confiabilidad de los quipos
en paralelo. Una de estas metodología de trabajo es el Mantenimiento centrado en la
confiabilidad o RCM, el cual trataremos en profundidad en unidades posteriores.
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Distribución de Costos
En el capítulo anterior, se ha hecho referencia a los tipos de costos sobre los cuales el gerente de
mantenimiento debe trabajar para mantener las erogaciones del sector lo mas bajas posibles sin
comprometer las prestaciones de los activos. En este apartado se darán lineamientos generales
de como se debe trabajar con las imputaciones de gastos para disponer de información que sea
representativa de la realidad del proceso.
Los requisitos básicos que debe tener un departamento de mantenimiento para poder clasificar
sus gastos de forma adecuada son ;
Codificación de Desagregación de Distribución de Gestión de

Activos sistemas centros de costos almacenes
Catalogación de
Sistema de
tiempos de
planificación
Reparación
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Codificación de equipos :
Para disponer de una correcta trazabilidad de la vida de los equipos es obligatorio poder
identificarlos de una forma inequívoca y única. Existen distintas maneras de realizar esto, las
cuales trataremos en capítulos posteriores.
Desagregación de sistemas:
Para poder gestionar los costos de mantenimiento y realizar algún tipo de análisis, se debe
disponer de una estructura de equipos, los cual debe ser de fácil reconocimiento. Generalmente,
se arman los sistemas de equipos en paralelo con las áreas productivas.
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Centro de costos :
Es habitual que los costos de mantenimiento sean imputados de acuerdo a clasificaciones, de
manera de tener una rápida interpretación de como se distribuyen los gastos en función de la
clasificación definida. Normalmente, se suele clasificar los centro de costos dependiendo de la
estructura de mantenimiento, en Dpto. Mecánica, Eléctrico, Instrumentación, Civil, etc.
Gestión de almacenes:
La gestión del almacén es parte integral del tratamiento de sistemas y equipos. La correcta
codificación de piezas y su valoración, permiten identificar el costo de mantenimiento por
equipo/ sistemas en función del consumo de piezas que se practican en los mismo.
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Catalogación de tiempos de reparación:
Disponer de tiempos estándares de intervención de equipos, no solo son importante al momento
de planificar las actividades, sino que también nos permiten determinar los desvíos en
indisponibilidad. Esto, es útil para justificar formación externa o la utilización de dispositivos.
Sistemas de planificación:
Un sistema de planificación potente pero ágil, permite trazar toda la información relacionada con
cualquier tipo de intervención realizada sobre un activo, a la vez mejora la coordinación entre
departamentos .
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En resumen una buena gestión de la imputación de gastos, permite al gestor de mantenimiento
interpretar los costos y en función de esto diagramar la mejor estrategia.
A continuación se expone una gráfica típica en la que se aprecia el costo de mantenimiento,
como la suma de mantenimiento preventivo y correctivo.
Las Líneas punteadas representan una gestión de mantenimiento tradicional, mientras que las
líneas sólidas representan una gestión de mantenimiento basada en alguna metodología
avanzada de gestión, como es el RCM.
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Costo del ciclo de vida

Previamente vimos la importancia de la desagregación de los costos de mantenimiento y los
aspectos que deben estar cubiertos para que esta sea efectiva. Estos aspectos son básicos, y
deben estar superados para avanzar en la evaluación del costo de explotación (operario,
mantenimiento correctivo y preventivo) a lo largo de la vida de cualquier activo de nuestra
empresa.
El análisis de los costes de ciclo de vida (LCC, de Life Cycle Cost) es una iniciativa relativamente
reciente, pues sólo desde hace unas décadas, se considera a la hora de evaluar una determinada
inversión.
El valor, o costo empresarial real, de un bien, esta muy lejos de ser solamente lo que figura en la
oferta del fabricante, dado que a este hay que sumarle el costo de explotación, el cual suele ser
anualmente del 3 al 5 % respecto del costo de inversión.
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Por lo tanto, asumiendo que en general los activos poseen una vida de entre 10 y 20 años, es
evidente el peso que tiene el costo de operación sobre el costo de inversión inicial.
En la unidad 1 del curso, hemos visto que el ciclo de vida de un activo inicio desde el momento
de su concepción, y si bien el Dpto. de mantenimiento debe estar involucrado en todas sus
etapas, su foco principal debe estar en mantener su operación hasta que el activo logre
amortizarse, sin embargo es habitual que, la vida media de los equipos supere este periodo y se
extendía varios cierres fiscales. Este tiempo extra de explotación se llama fin de rentabilidad
técnica, es y el dpto. de mantenimiento el responsable de definir el mismo.
El fin de rentabilidad técnica, en grandes rasgos será el momento en el cual el costo de
mantención del equipos es igual o superior a los beneficios obtenidos por el mismo. En el gráfico
siguiente se ejemplifica lo mencionado arriba.
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Siendo T0 el tiempo en la que ya se incurren en costos por las etapas de proyecto e ingeniería,
el primer costo, es el de la propia inversión.
T1 es el momento en que empieza el activo a operar generando ingresos. Las primeras fases
de puesta a punto de suministro, implican que la línea de costes, lógicamente, es superior a la
de los beneficios que genera el bien. A partir de T2 ya está el equipo totalmente en operación y
encontramos que la línea de costes es ya inferior a la de ingresos. El activo está dando
beneficios a la empresa y así seguimos hasta el punto T5, en el que los costes de
mantenimiento son cada vez superiores.
En T5, se precisan grandes revisiones y grandes reflotamientos, pues el activo va perdiendo
actualidad y parte de sus equipos hardware, hidráulicos y neumáticos van siendo obsoletos.
Llega un momento en el que hay que tomar una decisión. En este punto los costes de operación
y mantenimiento son superiores a los ingresos.
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Análisis de presupuestario
Hasta aquí hemos visto, que una eficiente clasificación de los gastos de mantenimiento nos
permite poder determinar si la estrategia de mantenimiento utilizada es la adecuada,
determinar si la mantención del equipo es rentable, a la vez que nos ayuda a definir una futura
inversión en función del costo total del ciclo de vida.
Todos los puntos descriptos si bien son importantes, apuntan a la gestión de mediano y largo
plazo, para poder trabajar en un seguimiento al corto plazo, osea de la gestión actual, es
necesario contar con un sistema total y desagregado que vaya periódicamente advirtiéndonos
de las desviaciones.
Por lo tanto, se nos presenta la necesidad de contar con un presupuesto distribuido por
actividades y con un método que sistematice la asignación de costes por actividades en cada
centro; que nos permita analizar los desvíos respecto de lo previsto.
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Si no se dispone de un sistema que aporte desviaciones en costos elementales (materias
primas, mano de obra directa, mano de obra indirecta, horas extras, preventivo respecto a
correctivo, etc.), será imposible analizar qué es lo que está causando la disparidad entre las
cifras previstas y las imputadas.
Si por el contrario se consigue disponer de un sistema de gestión presupuestario, será posible
identificar los desvíos, analizar sus causas y tomar acciones.
La forma de elaborar el presupuesto, y por tanto de realizar su seguimiento y evidenciar
posibles desviaciones, es discrecional para cada tipo de empresa, sin embargo a continuación
se expone un cuadro con puntos clave que deben estar en cualquier presupuesto de
mantenimiento.
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Desviación en Materia Prima Desviación Económica
costos Desviación Técnica
directos Desviación Mixta
preventivos y Mano de Obra Desviación Económica
Desviación Técnica
correctivos Desviación Mixta
Servicios externos Desviación en servicios contratados
Nuevos Servicios
Deviación en Imputaciones Globales de empresa Actividades Fijas

Costos
Indirectos Actividades Variables
Imputaciones técnicas del Actividades Fijas

Departamento
Actividades Variables
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Los costos directos de las dos grandes divisiones son los que resultan mas fácil de identificar e
interpretar.
Materiales:
Un desvío en las cantidades como en los costos de los suministros habla mas del departamento
de compras. incluso demora en la compra de repuestos puede producir desviaciones dado que
se generan erogaciones en momentos no previstos.
Los desvíos en consumos de materiales, si están relacionados con la gestión de mantenimiento,
exponiendo la necesidad de realizar ajustes en la política de mantenimiento o en los materiales
de los repuestos.
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Mano de Obra
Los desvíos en mano de obro técnicos están relacionados a como se programan las horas del
personal de mantenimiento respecto del plan de mantenimiento, y como se terminan
utilizando posteriormente. Los desvíos económicos, se deben normalmente al uso de horas
extras no previstas, gratificaciones o ajustes en la base salarial, contratación de personal no
previsto, ect.
Asi a modo de ejemplo podríamos tener la situación en la que por imprevistos de planta, se
utilizan mas horas del personal en reparaciones y en consecuencia para poder mantener los
planes preventivos al día se hace uso de horas extras. No se incurre en desvíos técnicos, pero si
en económicos.
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Servicios externos
Este caso, es similar al tópico de mano de obra. En la planificación del presupuesto, se deben
contemplar los servicios periódicos que se requieren por normativa legal y para hacer un
seguimiento de estado de los activos. En el caso de servicios técnicos que se deban realizar por
exigencia legal, es poco habitual que existan cambios respectos del presupuesto, dado que
normalmente son exigidos para que la compañía tenga habilitada las operaciones ( ejemplo,
revisión de equipos sometido a presión).
Los servicios técnicos que se utilizan para cumplir con los planes de mantenimiento, muchas
veces son utilizados por fuera del presupuesto, como parte de situaciones reactivas ( medición
de vibraciones). Estos son, normalmente, los de mayor frecuencia de uso razón por la cual
siempre se debe hacer un seguimiento cercano de los mismo.
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Respecto de la contratación de servicio nuevos, esto es poco habitual en gestiones de
mantenimiento maduras.
En la programación anual de uso de servicio, es importante la experiencia que tenga el gerente
de mantenimiento en saber estimar márgenes extras de uso, en función del estadio de los
sistemas de activos que gestiona. Debe hacer uso de los distintos indicadores para proyectar si
habrá cambios en la tasa de fallos general de planta que exijan cambios en el uso de servicios.
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Los costos indirectos son mas difíciles de proyectar dado que no guardan relación con la
actividad del proceso productivo, pero a favor estos también son poco variables en el tiempo.
Por ejemplo, el personal jerárquico es un costo indirectos que no se da de forma abrupta,
cualquier cambio en la estructura, en empresas con cualquier tipo de sistema de gestión
maduro, son previstos con mucha anticipación.
Otro caso que suele ser habitual en empresas que sub contratan el servicio de limpieza. Esta
actividad es vista como un costo indirecto en horas hombre del personal. Cualquier cambio en
el uso de horas incurre en un desvío.
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Respecto de la representación de los desvíos, cada compañía utiliza el estilo gráfico que
considera que se adapta mejor al comportamiento de su proceso. No obstante, siempre es
recomendable hacer un análisis mensual y acumulado del presupuesto, de manera de poder
identificar el desvío puntual y a la vez ver como este afecta en el proyecta del ejercicio.
Debajo se expone un ejemplo de lo tratado.

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