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Tipos de costos de mantenimiento El Mantenimiento involucra diferentes costos: directos, indirectos, generales, de tiempos perdidos y de posponer el Mantenimiento.

El costo de posesin de un equipo comprende cuatro aspectos: 1. El Costo de Adquisicin: que incluye costos administrativos de compra, impuestos, aranceles, transporte, seguros, comisiones, montaje, instalaciones, etc. 2. El Costo de Operacin: Incluye los costos de mano de obra, de materia prima y todos los gastos directos de la produccin. 3. El Costo de Mantenimiento: que est compuesto por: * Mano de obra (directo) * Repuestos y Materiales (directo) * Herramientas (directo) * Administracin (indirecto) * Generales * Tiempo perdido de produccin que incluye: Producto perdido y horas extras de reparacin 1. 2. 3. 4. Costo de Dar de Baja al Equipo: al hacerse obsoleto. 1.- Costos de mantenimiento o directos Estn relacionados con el rendimiento de la empresa y son menores si la conservacin de los equipos es mejor, influyen la cantidad de tiempo que se emplea el equipo y la atencin que requiere; estos costos son fijados por la cantidad de revisiones, inspecciones y en general las actividades y controles que se realizan a los equipos, comprendiendo: Costos de mano de obra directa Costos de materiales y repuestos Costos asociados directamente a la ejecucin de trabajos: consumo de energa, alquiler de equipos, etc. Costos de la utilizacin de herramientas y equipos. Los costos de los servicios se calculan por estimacin proporcional a la capacidad instalada. 2.- Costos indirectos Son aquellos que no pueden atribuirse de una manera directa a una operacin o trabajo especfico. En Mantenimiento, es el costo que no puede relacionarse a un trabajo especfico. Por lo general suelen ser: la supervisin, almacn, instalaciones, servicio de taller, accesorios diversos, administracin, etc. Con el fin de contabilizar los distintos costos de operacin del rea de Mantenimiento, es necesario utilizar alguna forma para prorratearlos entre los diversos trabajos, as se podr calcular una tasa de consumo general por hora de trabajo directo, dividiendo este costo por el nmero de horas totales de mano de obra de Mantenimiento asignadas. 3.- Costos de tiempos perdidos Son aquellos que aunque no estn relacionados directamente con Mantenimiento pero si estn originados de alguna forma por ste; tales como: Paros de produccin. Baja efectividad. Desperdicios de material.

Mala calidad. Entregas en tiempos no prefijados (demoras). Prdidas en ventas, etc. Para ello, debe contar con la colaboracin de Mantenimiento y produccin, pues se debe recibir informacin de tiempos perdidos o paro de mquinas, necesidad de materiales, repuestos y mano de obra estipulados en las ordenes de trabajo, as como la produccin perdida, produccin degradada. Una buena inversin en mantenimiento no es un gasto sino una potencial fuente de utilidades. Las utilidades son mximas cuando los costos de produccin son ptimos. Existe una relacin que deben tener entre si los costos de Mantenimiento: Mano de obra, los repuestos, los insumas, utilizacin de herramientas y el tiempo perdido para que su suma sea mnima. Uno de los costos que no encaja en los diversos costos que han quedado descritos, es la determinacin o prediccin del costo que puede representar el posponer el Mantenimiento. 4.- Costos generales Son los costos en que incurre la empresa para sostener las reas de apoyo o de funciones no propiamente productivas. Para que los gastos generales de Mantenimiento tengan utilidad como instrumento de anlisis, debern clasificarse con cuidado, a efecto de separar el costo fijo del variable, en algunos casos se asignan como directos o indirectos. Es cierto que los costos que asumen las reas de mantenimiento por concepto de costos de administracin se denominan costos asignados y son fijados por niveles de autoridad que van ms all de las reas de mantenimiento. Y tambin que generalmente estos costos no se consideran debido a que ellos no son controlables por la organizacin de mantenimiento, pues son manejados por sistemas externos de informacin y su determinacin es dispendiosa. Modelo de clculo de costos 1.- Costo del ciclo de vida (CCV) CCV = CI + NY (CO + CM + CS) CCV = Costo del ciclo de vida (costo de propiedad) CI = Costo de inversin CO= Costo anual de operacin CM = Costo anual de mantenimiento CS = Costo anual de tiempos de parada NY = Numero de aos

para el calculo 2.- Costo de inversin CI = CIM + CIB + CIF + CIR + CIH + CID + CIE CI = Costos de inversin CIM = Inversin en equipos para produccin, mecnicos, elctricos e instrumentos CIB = Inversiones en edificios y vas

CIF = Inversin en instalaciones elctricas CIR = Inversin en repuestos CIH = Inversin en herramientas y equipos para mantenimiento CID = Inversin en documentacin CIE = Inversin en entrenamiento 3.- Costos anuales de operacin CO = COP + COE + COM + COT + COE COP = Costos del personal de operacin COE = Costos de energa COM = Costos de materiales de operacin COT = Costos de transporte CCE = Costos de entrenamiento continuo de los operadores 4.- Costo anual de mantenimiento CM = CPC + CPP + CRC + CRP + CHC + CHP + CCC + CCP + CEP CPC = Costo de personal, mantenimiento correctivo CPP = Costo de personal, mantenimiento preventivo CRC = Costo de repuestos, mantenimiento correctivo CRP = Costo de repuestos, mantenimiento preventivo CHC = Costo de herramientas, mantenimiento correctivo CHP = Costo de herramientas, mantenimiento preventivo CCC = Costo de Contrato de Terceros, mantenimiento correctivo CCP = Costo de Contratos de Terceros, mantenimiento preventivo CEP = Costo del entrenamiento del personal de mantenimiento 5.- Costo anual d tiempos de parada CS = NT x TPM x CPP NT = Nmero de veces por ao que el equipo se para por mantenimiento MDT = Tiempo de parada promedio CPP = Costos de la prdida de produccin por hora Presupuestos y su control
Los presupuestos son generalmente, programas de inversiones y gastos que pretenden ajustarse a un comportamiento diseado en un periodo determinado de

tiempo, considerando los altos porcentajes de gasto del costo de produccin, se justifican fcilmente y su elaboracin no debe ser una costumbre administrativa si no estn respaldados por informacin veraz. El presupuesto no slo constituye un instrumento de gestin para el control de la eficacia del mantenimiento sino que, sobre todo, debe ser una herramienta de planificacin si se aprovecha su confeccin para hacer una profunda reflexin sobre el servicio que debemos implantar. Para garantizar un presupuesto confiable pueden utilizarse cifras de costo real, del estado pasado o del presente, y datos relativos a la maquinaria, a las gestiones de Mantenimiento, a los costos de mano de obra y sus factores de recargo, a los precios presentes y futuros de los materiales en el mercado, al conocimiento de los procesos que hay que realizar y a los tiempos necesarios, aplicando un buen criterio a todos esos elementos. El Mantenimiento a fin de asegurar un correcto funcionamiento de un presupuesto debe verificar algunas normas: No debe ejecutarse en Mantenimiento ninguna labor sino est presupuestado su costo. Todas las peticiones de trabajo deben ser aprobadas por un responsable del costo de los mismos del sistema al que realizar. Todos los costos de trabajo deben dirigirse peridicamente a los clientes con las observaciones necesarias. Debe remitirse por cada concepto un balance mensual conteniendo el importe de la facturacin del mes y su desviacin del presupuesto para permitir el conocimiento exacto de su presupuesto y gasto de Mantenimiento. Cuando funciona un control presupuestario una posibilidad de reducir sensiblemente los trabajos realizados de emergencia o las modificaciones durante los trabajos, consiste en realizarlos con un factor de recargo. Los gastos de Mantenimiento por mantenimiento y suministro de electricidad, aire comprimido, refrigeracin, se dividen entre los diversos servicios de fabricacin, con base a factores come sea nmero de operarios o contribucin en el proceso en tiempo o utilidad.

El control contable ha permitido igualmente a ciertas empresas una lucha eficaz contra la falta de espacio, facturando la superficie ocupada por cada uno de sus propios servicios. El sistema de solicitud de servicio y ordenes de trabajo facilita la presentacin de informes de costos por oficios actividades, centros de costos, cdigo contable del repuesto, componente intervenido, facilitan la elaboracin de presupuestos, en este caso el factor incierto es la confiabilidad del registro de los documentos fuentes. Reemplazo de Equipos Aqu se trata de evaluar el periodo ptimo de reemplazo de equipos. Ello se justifica por el incremento en los costos de mantencin y operacin. El criterio a utilizar es la minimizacin del costo medio durante la vida del equipo. Factores tales como la depreciacin y la inflacin sern tomados en cuenta. El problema de optimizacin inicial considera la minimizacin del costo global por unidad de tiempo considerando la compra, la reventa y los costos de operacin y mantencin del equipo considerado. El objetivo principal, es determinar el momento de reemplazo de un equipo y las alternativas relevantes, como reponteciamiento (overhaul), servicio externo, alianzas, desde una perspectiva global tanto tcnica como econmica. En consecuencia los aspectos relevantes a considerar son: Las dos funciones productivas asociadas al equipo: OPERACIN y MANTENIMIENTO. El PARQUE de equipos del que forma parte. Las ALTERNATIVAS frente al reemplazo. El anlisis tcnico-econmico de la operacin de un determinado proceso define un nivel de servicio expresado en unidades fsicas, de tiempo o una combinacin de ambas; adems, entrega una estimacin de los tiempos de espera asociados al proceso. Las polticas de mantenimiento y de operacin determinan la confiabilidad. Adems, dichas polticas establecen los costos y tiempos de mantenimiento y reparacin. Si se tiene claramente determinado el parque ptimo, se podr desarrollar el adecuado reemplazo de equipos, buscando minimizar el costo total cuando esto ocurra, as como

establecer polticas de mantenimiento, inventario y confiabilidad. Al analizar las alternativas oponentes se debe tener en cuenta el beneficio de adquirir tecnologas conocidas y el de probar nuevas. En este punto la decisin se debe tomar con participacin de mantenimiento y operaciones.

l presupuesto de un departamento de mantenimiento debera constar de al menos 4 partidas: mano de obra, materiales, medios y herramientas y servicios contratados. Por supuesto, que puede haber subpartidas, otras divisiones, etc, pero dividirlo en estas cuatro puede resultar sencillo y prctico.

1. MANO DE OBRA

El coste de personal es la suma de cinco conceptos

- El importe bruto anual fijo recibido por cada uno de los trabajadores del departamento - Primas, horas extraordinarias y cantidades cobradas en concepto de disponibilidad para trabajar o recibir llamadas (retenes) - Gastos de personal asociados a la mano de obra, como el transporte del personal hasta la planta (en algunos paises y zonas este coste corre por cuenta del empresario) las dietas y gastos del personal desplazado, retenes y horas extras, etc. - Costes de formacin. Este apartado, para empresas con una gestin excelente y preocupada por el rendimiento y la motivacin de su personal es una partida importante. Muchos pases, especialmente en Europa, subvencionan fuertemente las acciones formativas, de forma que para la empresa pueden llegar a tener un coste bajo. - Los costes sociales obligatorios para la empresa, que son abonados directamente por la empresa a la administracin.

Para el clculo del coste social del trabajador son posibles dos situaciones:

a) Que no supere la base mxima de cotizacin. En ese caso, el coste social se calcula como un porcentaje de su sueldo bruto anual. Normalmente est entre el 33-38% del sueldo b) Que supere la base mxima de cotizacin. En este caso, el coste social es una cantidad fija independiente del sueldo

2. MATERIALES

Es la suma de todos los repuestos y consumibles necesarios durante el periodo que se pretende presupuestar. Los conceptos que deben ser sumados pueden estar agrupados en dos categoras: Repuestos, y Consumibles. La diferencia entre unos y otros es bsicamente la frecuencia de uso. Mientras los segundos se utilizan de forma continua, y no tienen por qu estar asociados a un equipo en particular, los primeros se utilizan en contadas ocasiones y s estn relacionados con un equipo en particular (en ocasiones con ms de uno).

En una planta industrial habitual stas seran las partidas de materiales que habra que tener en cuenta para preparar el presupuesto anual:

2.1. REPUESTOS - Repuestos normales. Se trata de equipos estndar, y puede ser adquirido a varios fabricantes, por lo que los precios suelen ser ms competitivos - Repuestos especiales. Suele ser una de las partidas ms elevadas en una central de ciclo combinado. Son suministrados por el fabricante del equipo en exclusiva, que al no tener competencia, trabaja con mrgenes de beneficio elevados.

En ocasiones, especialmente en plantas alejadas de las principales zonas de suministro, es importante considerar los costes de transporte de materiales hasta la planta, pues pueden llegar a ser considerables

2.2 CONSUMIBLES Los consumibles ms habituales son los siguientes:

- Aceites y lubricantes - Filtros de aire, aceite, etc - Elementos de estanqueidad - Diverso material de ferretera - Diverso material elctrico - Consumibles de taller - Ropa de trabajo - Elementos de seguridad - Combustible para vehculos - Otros materiales

3. HERRAMIENTAS Y MEDIOS TCNICOS

Es la suma del dinero que se prev emplear en la reposicin de herramienta y medios tcnicos extraviados o deteriorados, o en la adquisicin de nuevos medios. Hay que tener en cuenta que estos medios pueden ser comprados o alquilados. Las partidas alzadas a considerar en compras sern tres:

3.1. REPOSICIN DE HERRAMIENTA

3.2. ADQUISICIN DE NUEVA HERRAMIENTA Y MEDIOS TCNICOS

3.3. ALQUILER DE MAQUINARIA

En general, los medios alquilados suelen ser medios que no se utilizan de forma continua en la planta, y que por tanto, la frecuencia de su uso desaconseja su adquisicin. Suele tratarse, en la mayora de los casos de medios de elevacin y transporte: - Gras, carretillas elevadoras - Alquiler de otros equipos

4. ASISTENCIAS EXTERNAS

Los trabajos que habitualmente se contratan a empresas externas son los siguientes:

4.1 Mano de obra en puntas de trabajo a empresas generalistas. Esta mano de obra adicional permite flexibilizar la plantilla de manera que el departamento pueda dimensionarse para una carga de trabajo determinada, y cubrir los momentos de mayor necesidad de mano de obra con personal externo.

4.2 Mano de obra contratada de forma continua a empresas generalistas. Habitualmente, junto a la plantilla habitual hay personal de contratas para el trabajo habitual, lo que permite disminuir la plantilla propia.

4.3 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento), para mantenimiento correctivo

4.4 Mano de obra especializada, de fabricantes (incluidos gastos de desplazamiento) para mantenimiento programado

4.5 Trabajos en talleres externos (bobinado de motores, fabricacin de piezas, etc)

4.6. Servicios de Mantenimiento que deban ser realizados por empresas que cumplan determinados requisitos legales, y que puedan emitir una certificacin de haber realizado determinados trabajos. Entre otros estaran:

4.7 Grandes revisiones. Suele ser otra de las partidas ms importantes del presupuesto. El presupuesto puede contener esta partida especial, o no contenerla y repartirla en sus diferentes conceptos (mano de obra, materiales, etc).

5. EL CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO

De las cuatro partidas, la ms difcil de estimar a priori es la de materiales (repuestos y consumibles), ya que depende enormemente de lo que se avere. Esta es adems una partida que depende mucho del estado de la planta, de la implantacin de tcnicas preventivas, del diseo y del montaje. En una estimacin rpida, suele estar entre el 0,5 y el 2% del inmovilizado, es decir, del valor de la planta. Es la que ms posibilidades tiene de optimizacin.

Otra partida variable y problemtica es la de asistencias externas. Depende enormemente de la poltica de subcontratacin, de la especializacin y de la formacin del personal, y de la cantidad de tcnicos de que disponga el departamento.

La de personal, es fcil estimarla, pero se suelen cometer errores constantes en su presupuestacin que despus crean enormes tensiones con la direccin financiera o con quien sea responsable econmico de la planta. Suele ser habitual no tener en cuenta los costes de primas, horas extras, retenes, gastos de personal, y tambin suele ser habitual no tener en cuenta que la inflacin de la mano de obra especializada es superior a la marcada para otros sectores o para el pas.

La de medios, herramientas y alquiler de equipos suele ser fcilmente presupuestable y presenta pocas desviaciones.