Manual del sistema de información contable

Sistemas contables

La gran mayoría de las empresas surgen para obtener

beneficios, es decir, para lograr un lucro del capital invertido.

La contabilidad no es un fin en sí mismo, sino un útil

instrumento, “Es el medio para comunicar los fenómenos
empresariales, que tienen manifestación financiera, a todos los que
tienen interés en conocerlos e interpretarlos.
Son sistemas contables la clasificación de cuentas, registros,
formas, procedimientos y controles por los cuales los activos,
pasivos, ingresos, egresos y resultado de las transacciones son
registrados y controlados.
El sistema de información contable tiene como función suministrar
elementos al sistema de información general de la empresa u
organización a partir de la contabilidad.

La idea básica del sistema de información contable de cualquier

organización es proveer información útil a la misma y a terceros,
para facilitar la toma de decisiones de sus usuarios: accionistas,
proveedores, inversionistas, administradores, analistas, entidades
bancarias, organismos de regulación y control.
Los sistemas contables son básicos para el buen funcionamiento
de la empresa, ya que de ellos dependerá la toma de decisiones
financieras que encaminen a la empresa.
 Para la implantación de un sistema contable es
necesario tomar en consideración ciertos criterios
básicos:

Analizar las operaciones de la empresa.

Registrar las operaciones en forma y en registro.

Establecer una adecuada comprobación interna, que abarque las

operaciones.
Registrar, en los libros, las operaciones anotadas en forma
impresas.

Diseñar los estados contables y reportes estadísticos que

deben prepararse con las operaciones registradas.

Facilitar las auditorías internas continuas y externas

periódicas.

Proveer los reportes a las oficinas de gobierno y otros

organismos.
 
.

Proceso del sistema de información contable

ENTRADA PROCESO SALIDA

Información de las operaciones Manual Informes

Comprobantes(documento fuente) Computarizado Estados financieros
Las operaciones básicas de una empresa son:
1) Ventas/ingresos
2) Compras.
3) Gastos

Estas operaciones son respaldadas por los documentos

comprobatorios. (Equipo del 1 al 5)
Requisitos de un sistema contable
Proporcionar toda la información necesaria.

Controlar las operaciones que realice la empresa.

Ejercer control sobre los bienes de la empresa.

Establecer su costo para que sea proporcional a las condiciones.

Proporcionar informes oportunos.

ELEMENTOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

1. CATÁLOGO DE CUENTAS
2. INSTRUCTIVO DE LA CUENTA
3. GUIA CONTABILIZADORA
 CATÁLOGO DE CUENTAS
Es una lista o enumeración pormenorizada y clasificada de los
conceptos que integran el Activo, Pasivo, Capital contable, Ingresos y
egresos de una entidad económica.

El catálogo de cuentas identifica los conceptos que maneja una entidad,

de acuerdo con las transacciones que realiza y que a su vez se expresan
en los estados financieros.

Cada uno de los conceptos así clasificados recibe el nombre de cuenta.

El catálogo de cuentas se integra de tres componentes:

1.- RUBROS.- Nombre de la división de los elementos que

integran los estados financieros: Activo circulante, activo no
circulante, pasivo a corto plazo, pasivo a largo plazo, Capital
contable.

2.- CUENTAS.- Nombre que se asigna a cada uno de los

conceptos que integran el activo, pasivo, capital contable de una
entidad económica. Por ejemplo, las cuentas del activo, caja,
bancos, etc.

3.- SUBCUENTAS.- Nombre que se asigna a cada uno de los

elementos que detallan una cuenta, por ejemplo Bancos:
Banamex, Bancomer, etc.
INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE CUENTAS

El instructivo para el manejo de cuentas tiene como propósito señalar

la naturaleza del saldo de las cuentas identificadas en el catálogo de
cuentas, las causas por las que se puede cargar y abonar cada una de
ellas; y los registros auxiliares complementarios que les son aplicables
en beneficio de control y ampliación de suministro de información.
INSTRUCTIVO DEL CATÁLOGO DE
CUENTAS
INSTRUCTIVO DE MANEJO AL CATALOGO DE CUENTAS

ACTIVOS: Son los bienes y derechos propiedad de la empresa.

ACTIVO CIRCULANTE:
Bienes y derechos que tienen cierta rotación o movimiento constante y de fácil
conversión en dinero efectivo.

BANCOS:

Es el valor de los depósitos a favor del negocio, realizados en los bancos.

Es activo deudora.

CARGOS: Se carga cuando se depositan dinero o valores al cobro

ABONOS: Se abona cuando se expiden cheques contra el banco (equipo del 6
al 10)
 GUÍA CONTABLE

La guía de procesamiento guía de contabilización es un instructivo

en el que se señala el procedimiento para registrar una operación
partiendo de su origen.
Dicha guía, que constituye un complemento al catálogo de cuentas,
incluye los siguientes elementos:
 GUÍA CONTABLE
1.- Número de la operación
2.- Descripción de la misma
3.- Periodicidad
4.- Documento fuente
5.- Libros, registros y/o documentos en los cuales debe
asentarse
6.- Cuentas y subcuentas que deben afectarse, así como los
movimientos que se consignan en cada una, según su
naturaleza.
 Sistema de pólizas

Consiste en registrar las operaciones realizadas diariamente en

unas formas llamadas pólizas. Tales operaciones se clasifican por

cuentas, de acuerdo con un catálogo establecido, procediendo

después a su registro. Dentro del sistema de pólizas, se utilizan

dos métodos:
  En cualquiera de los métodos que se utilicen, se deberá anexar a la
póliza toda la documentación que ampare las operaciones en ella
registradas.

Posteriormente, la póliza sirve para vaciar las operaciones

registradas en los libros oficiales o auxiliares que est é manejando la
empresa. Una vez efectuado el vaciado a los libros
correspondientes, se procede a archivar las pólizas (las cuales deben
ir enumeradas progresivamente) junto con sus comprobantes.
 Sistema contable de pólizas
Póliza de ingresos Póliza de egresos Póliza de diario

Libro de bancos Concentración diaria

Libro diario

Mayores auxiliares Libro mayor Mayores auxiliares

Estados de situación Estados financieros

Estados de resultado
Financiera.

Libros de inventarios y Informaciones

balances.
especiales

Libros de actas
El proceso contable

La contabilidad persigue como objetivo básico la captaci ón de

información financiera.

Definir el proceso contable como “el conjunto de fases o etapas

a través de las cuales la contaduría cumple sus objetivos”
  Sistematización.

Es la fase inicial del proceso contable, que organiza los elementos

que participan en la generación de información financiera en un
organismo social.

Valuación.

Consiste en cuantificar, en términos monetarios, las transacciones

financieras que efectúa un organismo social.
  Procesamiento.

Esta fase consiste en registrar las operaciones o transacciones

por la empresa, elaborando estados financieros. Aquí se
necesita registrar los datos financieros en documentos y libros
específicos con la finalidad de clasificarlos, sintetizarlos y
presentarlos de manera accesible para sus usuarios.
 Evaluación.
Consiste en calificar la información consignada en estados
financieros, respecto de transacciones realizadas por la empresa.

 Información.

Consiste en comunicar, por medio de un informe, los resultados

obtenidos en la fase de evaluación de la situación financiera del
organismo, incluyendo recomendaciones de acción.

 
 Necesidades de la realización contable.

La contabilidad, como se ha expuesto anteriormente, abarca una

serie de problemas que interesan a todas las funciones
operacionales (producción, ventas, personal, etc.). la contabilidad
expresa, en valores, los hechos económicos y contables de la
gestión y procede a su síntesis y análisis para alcanzar el
conocimiento de los aspectos más significativos y m ás útiles en
relación con los objetivos que se propone lograr.
 Fines de la organización contable

Las actividades o los acontecimientos que se efectúan diariamente en una

empresa se conocen como transacciones. Estas incluyen la venta de un bien o
un servicio, o la compra de recursos materiales o servicios de un proveedor.
Cada operación de una empresa puede afectar los activos o las participaciones
(pasivos o capital).

Por tanto, es necesario comprender la importancia que tiene la acción de

organizar el proceso de registro y clasificación de información contable, se
apoya en los siguientes principios:
Delimitar responsabilidades. Asignar de manera clara las funciones a
desarrollar por el personal del área funcional (contabilidad y finanzas).

Simplificación del registro de operaciones. Definición y

clasificación de cuentas, elaboración del catálogo de cuentas.

Normas. Con el establecimiento de las regulaciones correctas y

normas se obtienen los medios suficientes para evaluar los logros y
desaciertos de la empresa.
Coordinación de las operaciones. Debe existir entre los
recursos humanos y materiales de la empresa.

Control de las organizaciones. Sirve para detectar las

desviaciones de las normas en relación con los resultados
obtenidos.
Los principios anteriores se logran por medio de distintos
componentes como la claridad en los documentos
contabilizadores, número de identificación para cada
documento, manuales administrativos para el registro contable
y un catálogo de cuentas completo y sencillo.