SOCIALIZACIÓN

Taller mejora de correspondencia

Grupo # 2
Ficha 2068855
• Medidas de cuidado y control documental en tiempos de pandemia.

• Documento de estudio Recepción de documentos, Despacho de

documentos, Distribución de documentos y Trámite de documentos.

• Ley 527 de 1999.

• Articulo 2. Definiciones: Firma digital, Entidad de Certificación.
• Articulo 7. Firma.
• Medidas de cuidado y control
documental en tiempos de
pandemia.

Son la Implementación y orientación de acciones de

protección y autocuidado en el ejercicio de la función
documental. Que presentó el Archivo General de la
Nación de Colombia dadas las condiciones actuales de
trasmisión de la COVID – 19, tanto en el país como a
nivel mundial.
La publicación se realizó el día 7 de Abril de 2020.
 LA JUSTIFICACIÓN DE ESTAS DISPOSICIONES ES PARA:

• extremar las medidas de bioseguridad que se implementan en los centros de información,

• Extremar las medidas de prevención que proteja la salud de las personas frente al riesgo biológico al
que se está expuesto en el desempeño de las funciones en el acceso y la consulta documental.

MEDIDAS DE PROTECCIÓN

TELETRABAJO
• como medida de protección, se debe privilegiar la producción y acceso a la información a través de
medios digitales.

AISLAMIENTO
• Otra posible medida de protección, que muchas veces no es fácil de implementar, es poner en
cuarentena1 los documentos, mínimo cinco días antes de que otra persona tenga acceso a ellos.

• EXECCIONES DE MEDIDAS RESTRICTIVAS

• Hospitales, Clínicas, Centros de Salud, Bibliotecas y prestación de servicios en términos generales que
presentan situaciones en las cuales no es posible llevar a cabo las medidas restrictivas por no tener
una gestión documental digital o tener documentos híbridos que deben mantenerse puestos al
servicio en estas entidades.
 Duración del virus del COVID-19
en superficies
SUPERFICIE HORAS DIAS
AIRE 3 12% del día
ACERO INOX 72 3 días
PLÁSTICO 72 3 días
VIDRIO 96 4 días
MADERA 96 4 días
GUANTE LATEX 8 33% del día
PAPEL 120 5 días
CARTÓN 24 1 día
 RECOMENDACIONES GENERALES

Las personas encargadas de archivos o bibliotecas deben usar permanentemente

los elementos mínimos de protección personal (EPP) apropiados al atender a los
usuarios en el puesto de trabajo. Estos elementos son:
• Tapabocas quirúrgico
• Bata manga larga
• Guantes desechables
RECOMENDACIONES GENERALES
 RECOMENDACIONES GENERALES
Se debe limitar o evitar la acumulación de documentos por apilamiento o almacenar documentos con posible
contaminación con los que no la posean, para evitar la contaminación cruzada.

Se deberá limpiar y desinfectar el entorno de entrega y recepción documental regularmente, haciendo

aspersiones en el ambiente con soluciones desinfectantes que contengan alcohol entre el 60% y el 70%,
hipoclorito sódico al 01%, agua oxigenada al 0,5% o una solución desinfectante registrada en la Environmental
Protection Agency de los Estado Unidos de América (EPA por su sigla en inglés)

Al ingresar en un depósito documental donde hay sospechas de contaminación microbiológica incluido

COVID-19, utilizar adecuadamente los EPP:
• Guantes desechables
• Bata limpia de tela o desechable de mangas largas
• Tapabocas quirúrgico o referencia N95 que le cubra la boca y la nariz
• Gafas protectoras
• Zapatos o calzado cerrado
• Gorro desechable
Área de acopio
En áreas de archivo y sitios de manipulación
de documentos con alto riesgo de exposición
al virus, preparar un área de acopio
destinado a “cuarentena documental”2 , área
que debe estar bien definida y separada de la
recepción de la documentación, ya sean
casos sospechosos (es decir, si el usuario que
ha consultado la documentación presentaba
síntomas gripales) o no. Se recomienda
disponer en una caja de cartón o plástica los
documentos y al final del horario laboral,
asperjar con alcohol al 70% de tal forma que
el desinfectante no tenga contacto directo
con las caras de los documentos que posean
las tintas (alcohol disuelve las tintas),
dirigiendo la aspersión hacia las paredes del
contenedor y dejarlo cerrado durante el
tiempo de cuarentena estipulado, para
permitir la acción del producto y
posteriormente realizar el almacenamiento.
 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe

realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.

Actividades
- Recepción de documentos
- Radicación de documentos
- Registro de documentos
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.

Actividades
- Distribución de documentos externos
- Distribución de documentos internos
- Distribución de documentos enviados
 MEDIOS DE RECEPCION

- Mensajería o correo tradicional

- Fax
- Correo electrónico
- Pagina web

Planillas
- De registro y radicación de comunicaciones oficiales
- De documentos informativos
- De documentos internos
- Para distribución de correspondencia externa recibida
Ley 527 1999
Articulo 2. DEFINICIONES.
a) Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos,
ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo
electrónico, el telegrama, el télex o el telefax;
b) Comercio electrónico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relación de índole comercial, sea o no contractual,
estructurada a partir de la utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier otro medio similar.
c) Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un
procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este
valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de
efectuada la transformación;
d) Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir
certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado
cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las
comunicaciones basadas en las firmas digitales;
e) Intercambio Electrónico de Datos (EDI). La transmisión electrónica de datos de una computadora a otra, que está
estructurada bajo normas técnicas convenidas al efecto;
f) Sistema de Información. Se entenderá todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna
otra forma mensajes de datos.
Ley 527 1999
Articulo 7. FIRMA
Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas
consecuencias en ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se
entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de
datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual
el mensaje fue generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en
cualquier norma constituye una obligación, como si las normas simplemente
prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
 DIFERENCIAS
FIRMA DIGITAL FIRMA ELECTRÓNICA,
DIGITALIZADA O
ESCANEADA