ORIENTACIONES N° - 2020/MINEDU/VMGI-UGEL05/AGA/OTDYA/AC

ORIENTACIONES DE MEDIDAS DE CUIDADO Y CONTROL

DOCUMENTAL EN TIEMPOS DE PANDEMIA – COVID 19 DE LA
UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL N° 05.

I. FINALIDAD

El Equipo de Tramite Documentario y Archivo de la UGEL 05”, a raíz de

la presencia del virus transmisor de la COVID-19 en Perú, no hemos visto en
la necesidad de implementar acciones de protección y autocuidado en el
ejercicio de la función documental elaborando la orientaciones Técnicas
denominadas: “MEDIDAS DE CUIDADO Y CONTROL DOCUMENTAL EN
TIEMPOS DE PANDEMIA”, Regulando el funcionamiento e interacción
entre el Equipo de Tramite Documentario y Archivo, con todas las Áreas y/o
Equipos que gestionan documentos diariamente en el cumplimiento de sus
funciones en nuestra institución; estableciendo los principios de racionalidad,
uniformidad, coordinación y veracidad de información dentro del marco
normativo.
La Organización Mundial de la Salud puntualiza que una persona
puede contraer el virus al aspirar microgotas de las secreciones que un
paciente infectado expulsa cuando tose o estornuda y al llevarse las manos
a la cara luego de haber tocado ciertas superficies en las que ha caído el
virus: todavía los especialistas no saben exactamente cuántos casos de la
COVID-19 son consecuencia del contacto con superficies contaminadas. Los
expertos aconsejan tener precaución frente a la capacidad de supervivencia
y poder infeccioso del patógeno fuera del cuerpo humano esto es en el aire y
sobre diversas superficies, En el aire, el virus puede durar hasta tres horas,
en el acero inoxidable y el plástico hasta tres días. En el vidrio y la madera
puede persistir hasta 4 días y en los guantes de látex quirúrgicos hasta 8
horas.
Somos conscientes que la propagación del actual virus es a través del
contacto cercano con personas infectadas. Se estima que el virus se
mantiene por unas 3 horas en el medio ambiente, y su actividad se prolonga,
dependiendo del tipo de superficie, a 72 horas en acero inoxidable, 24 en
cartón y 4 en cobre 2; Asimismo, hay variantes del coronavirus que podrían
mantenerse activos hasta 5 días sobre papel, metal, plástico y vidrio;
dependiendo de las condiciones de temperatura y humedad, mantenerse
hasta 9 días, teniendo en cuenta estos datos se debe suponer que hay
documentos con sus folios y carpetas que pueden ser susceptibles a la
presencia de estos agentes patógenos y que reposan en unidades de
información, por lo tanto, se debe redoblar la protección de quienes los
manipulan.
Considerando que ningún aspecto, ya sea político, social o económico, se puede
aislar de los efectos negativos de la actual pandemia por causa de la enfermedad
COVID-19, es de esperar que sus efectos por propagación y virulencia también se
puedan detectar en los objetos del diario vivir, incluyendo documentos en
diferentes soportes que, también se pueden constituir en posibles agentes de
propagación del brote cuando han sido consultados por personas contagiadas con
este virus, portadoras del mismo, pero que han sido o son asintomáticas

II. OBJETIVO

 Asesorar y difundir a los servidores y servidoras civiles que laboran en

el Equipo de Tramite Documentario, así como las secretarias, Oficinistas
de las Áreas y Equipos encargadas de la recepción de los documentos
que ingresan a la institución, sobre las medidas para proteger su salud y
prevenir la propagación del COVID 19 y su posible contagio por este
medio.

 Brindar una atención de calidad al usuario en el marco de la

observancia y cumplimiento de las normas y disposiciones emanadas del
sector, cautelando la salud, el respeto, la celeridad y cordialidad en el
trato, así como la eficiencia en el tratamiento de sus solicitudes.

 Desarrollar acciones de fortalecimiento institucional de las

Instituciones Educativas y la sede de la UGEL Nº 05-SJL/EA,
implementando modernos sistemas tecnológicos de comunicación,
procesamiento y sistematización de la información para enfrentar
exitosamente los retos del proceso de modernización del sector.

III. ALCANCE

Las Orientaciones contenidas en el presente documento son de

responsabilidad funcional y obligatorio cumplimiento para los funcionarios y
servidores de las áreas, equipos y oficinas que conforman la Unidad de
Gestión Educativa Local N0 05,

La implementación de las presentes orientaciones, pueden ser de forma

gradual, buscando siempre la protección del personal del archivo de gestión,
periférico o central y por supuesto de la misma ciudadanía en general.
Asimismo, esta implementación considera la adecuación del calendario de
gestión archivística de acuerdo al contexto de reactivación de las entidades
públicas, según se vaya dando.

IV. BASE NORMATIVA

IV.1 Constitución Política del Perú, artículos 210 y 1910.

IV.2 Ley 19414, ley de Defensa, Conservación e incremento del Patrimonio
 Documental de la Nación y su Reglamento R.S. N 0 022-75-ED.
IV.3 Ley 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento
D.S.N0 008-92-JUS.
IV.4 Ley N0 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.

IV.5 Ley N0 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información

Pública,
su Reglamento: D.S. N0 072-2003- PCM y su modificatoria, D.S. N0
070-2013-PCM.
IV.6 Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización del Estado y su
Reglamento    el Decreto Supremo Nº 030-2002-PCM
IV.7 Resolución de Contraloría N0 320-2006-CG, Normas de
Control Interno
IV.8 Resolución Ministerial Nº 035-2017-PCM Aprueban Directiva
N° 001-2017- PCM/SGP, “Lineamientos para la implementación del
Portal de Transparencia Estándar en las entidades de la
Administración Pública.
IV.9 R.J. Nº 025-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº 005-2019-
AGN/DDPA: “Lineamientos para la elaboración de documentos
de gestión archivística para las entidades del sector público”.
IV.10 R.J. Nº 026-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº006-2019-
AGN/DDPA: “Lineamientos para la foliación de documentos
archivísticos de las entidades públicas”.
IV.11R.J. Nº 027-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº 007-2019-
AGN/DDPA, Directiva para la Supervisión en Archivos de las
Entidades Públicas.
IV.12R.J. Nº 028-2019-AGN/J.- Aprueban la Directiva Nº008-
2019-AGN/DDPA, Directiva para la Elaboración del Programa
de Control de Documentos de las Entidades Públicas.
IV.13Resolución Jefatural N.° 079 - 2020-AGN/J. Aprueban la
Directiva N° 002-2020-AGN/DDPA denominada “Directiva que
aprueba Lineamientos de Prevención, Seguridad y Actuación en
cumplimiento de las Normas del Sistema Nacional Archivos”
IV.14D.S. Nº 094-2020-PCM.
IV.15 OFICIO MÚLTIPLE N° 004-2020-MINEDU/VMGI-DRELM-OAC

V. ORIENTACIONES GENERALES

V.1 En las Instituciones Públicas se gestionan documentos, cuyo

principal soporte es el papel, el riesgo de exposición al COVID-19
es alto; por lo que deben adoptarse diversas medidas para evitar
que los documentos sean un medio transmisor indirecto del virus,
ante la posibilidad de que hayan estado en contacto con una
persona infectada.

V.2 El presente documento de la UGEL 05, es el encargado de

regular, la recepción y derivación de los documentos, mientras
dure la pandemia, integrar técnica, normativa y funcionalmente a
 todos los Servidores Civiles, mediante la aplicación de normas,
directivas u otras disposiciones que garanticen la correcta
administración documental y gestión archivística.

V.3 El Archivo Central es el órgano responsable de planificar,

organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y control documental de las
actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la
administración, custodia y conservación de la documentación
proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las
Oficinas, depende jerárquica y administrativamente del Área de
Administración y El Órgano De Dirección de la UGEL 05, técnica y
normativamente del Archivo General de la Nación (AGN), como
parte integrante del Sistema Nacional de Archivos (SNA),
Ministerio de Educación y la Presidencia del Consejo de Ministros.

VI. ORIENTACIONES ESPECÍFICAS

VI.1 Privilegiar la producción y acceso a la información a través de medios

digitales, debiendo hacer esfuerzos significativos por mantener sus
servicios de información por medios virtuales, lo que evidencia la urgente
necesidad de acelerar la digitalización de esta manera evitar el contacto
personal, limitando la circulación por la Institución y áreas de trabajo,
teniendo especial cuidado con las personas más vulnerables de contraer
la enfermedad.

VI.2 El virus puede mantener su poder infeccioso por horas e inclusive

días, dependiendo del material sobre el que se deposite y las condiciones
de humedad y de temperatura del medio circundante para lo cual se debe
poner en cuarentena los documentos, entre 24 a 72 horas antes de que
otra persona tenga acceso a ellos.

VI.3 Limitar o evitar la acumulación de documentos por apilamiento o

almacenar documentos con posible contaminación con los que no la
posean, para evitar la contaminación cruzada, estas unidades de
almacenamiento temporal o perenne deben ser fumigadas periódicamente
utilizando productos o gases biodegradables que no perjudiquen al
contenido informativo del documento.

VI.4 Mantener una buena ventilación: si es posible, abrir las puertas y las
ventanas, para posibilitar un mayor intercambio de aire.

VI.5 Se deberá limpiar y desinfectar el entorno de entrega y recepción

documental regularmente, haciendo aspersiones en el ambiente con
 soluciones desinfectantes que contengan alcohol entre el 60% y el 70%,
hipoclorito sódico al 01%, agua oxigenada al 0,5% o una solución
desinfectante.

VI.6 Las personas encargadas de la recepción y derivación de documentos

deben usar permanentemente los elementos mínimos de protección
personal apropiados al atender a los usuarios en el puesto de trabajo;
Para esto se les debe proporcionar como mínimo tapabocas quirúrgico,
bata de manga larga con capucha, guantes desechables de nitrilo. (de
nitrilo preferiblemente, ya que este material posibilita varios usos, si se
emplea adecuadamente y se lava con agua y jabón, y se desinfecta).

VI.7 Para las áreas de archivo Central y periféricos (Escalafón,

Constancias de pago, tramite Documentario) que contienen documentos
de alto tránsito se recomienda realizar aspersiones o nebulizaciones con
alcohol al 70% (teniendo en cuenta que el producto no recaiga sobre las
tintas) o con desinfectantes que puedan tener capacidad viricida. Si es
posible obtener un producto a base de amonio cuaternario para obtener
una atmósfera saturada a una concentración de 2000ppm o de 2 g/l.

VI.8 Al ingresar en un depósito documental donde hay sospechas de

contaminación microbiológica, utilizar adecuadamente los EPP: Guantes
desechables, Bata limpia de tela o desechable de mangas largas,
Tapabocas quirúrgico o preferencia N95 que le cubra la boca y la nariz,
Gafas protectoras, Zapatos o calzado cerrado, Gorro desechable.

VI.9 Recomendaciones para el personal de archivos de Gestión,

Periféricos y Central:

Tener en cuenta que, durante la manipulación de los documentos por el

usuario, es posible que este no haya seguido las recomendaciones
hechas por el personal de recepción o archivo, por tanto, por prevención,
es recomendable seguir las siguientes pautas, (siempre es mejor la
prevención):

a) Cada operador o técnico administrativo de los archivos de gestión,

periférico y central, debe respetar y guardar la distancia mínima
recomendada (1.5 a 2 m) entre cada uno de ellos.
b) En áreas de archivo y sitios de manipulación de documentos con
alto riesgo de exposición al virus, preparar un área de acopio
destinado a “cuarentena documental” 2 días, el área que debe
estar bien definida y separada de la recepción de la
documentación, ya sean casos sospechosos (es decir, si el usuario
que ha presentado la documentación presentaba síntomas
gripales) o no.
 c) Se recomienda disponer en una caja de cartón o plástica los
documentos y al final del horario laboral, asperjar con alcohol al
70% de tal forma que el desinfectante no tenga contacto directo
con las caras de los documentos que posean las tintas (alcohol
disuelve las tintas), dirigiendo la aspersión hacia las paredes del
contenedor y dejarlo cerrado durante el tiempo de cuarentena
estipulado, para permitir la acción del producto y posteriormente
realizar el almacenamiento.

d) Para el ingreso a los repositorios debe instalarse unos pediluvios con

preparación mixta de lejía y agua, con una solución de 20ml/1,000ml en
cada puerta, con el fin de descontaminar la planta del calzado del
operador técnico.

e) Los archivos deben hacer esfuerzos significativos por mantener sus

servicios de información por medios virtuales, lo que evidencia la urgente
necesidad de acelerar la digitalización de los fondos que custodian.

VI.10 Solicitar indistintamente a todos los usuarios lo siguiente:

1. Lavarse las manos adecuadamente antes y después de

manipular los documentos.
2. Usar permanentemente el tapabocas y de ser posible guantes
desechables limpios al momento de recibir los documentos y
consultarlos.
3. Evitar toser o estornudar directamente sobre la documentación.
4. Evitar humedecer los dedos con saliva al momento de pasar las
páginas.
5. Aplicarse gel antibacterial a base de alcohol y dejarlo secar
perfectamente antes de manipular los documentos.

VI.11Implementar la instalación de dispensadores de gel antibacterial o

soluciones desinfectantes a base de alcohol para manos en lugares
visibles para disponer de él: antes y después de tocar los
documentos, o el entorno de los mismos.

6.12 Salvaguardar el patrimonio documental de la Unidad de Gestión

Educativa Local N°05 indicando que todo documento por depurar, sea
revisado por un personal de archivo central para determinar su
importancia, la misma que será llevada a local del Archivo central por
uno de los trabajadores de este equipo en la movilidad de la
institución, debiendo coordinar con la responsable del AC para su
traslado.

Se resalta que la medida más importante, económica y eficiente, es el

lavado continuo de las manos, sobre todo después de manipular
 documentos o materiales como esferos, carpetas, sellos, etc., que son
de alto grado de manipulación.

7 ORIENTACIONES COMPLEMENTARIAS:

7.1 Los tachos para la eliminación de EPP descartables deben ser rociados
con solución de alcohol al 70%. Acopiar todas las bolsas de desecho
que contengan estos EPP en un contenedor principal ubicado en un
espacio aislado y eliminarlos como desecho peligroso.

7.2. El personal dedicado a la atención del público y búsqueda de

documentos debe renovar periódicamente sus EPP; cambiar las
mascarillas diariamente y los guantes como mínimo 2 veces al día. En el
caso de los mandiles de tela, lavarlos por lo menos una vez a la semana.

7.3. Si se emplean mascarillas reutilizables, deben ser guardados en

bolsas de plástico, previa pulverización del interior con una solución de
alcohol al 70%.

7.4. Toda persona que haga uso de los servicios higiénicos, comedor, salas
de exposición u otro ambiente de socialización, ingresará a los
respectivos espacios sin el mandil de trabajo y/o guantes puestos para
no diseminar la carga de virus que podría llevar consigo.

7.5. Ante síntomas de fiebre o malestar del cuerpo, se deberá suspender la

actividad laboral e informar al personal que tenga a cargo monitorear las
condiciones de salud en la entidad, a fin de adoptar los protocolos y
medidas de seguridad respectivas.

7.6. Cuando las labores presenciales se reanuden, y considerando que los

repositorios documentales han estado cerrados durante todo ese
periodo, los documentos no deben representar riesgo alguno para su
consulta; porque en el caso de haber estado expuestos al virus, su
tiempo de actividad sobre el papel, ya se superó largamente.

VII. RESPONSABILIDADES:

8.1 La Dirección de la UGEL05, como máxima autoridad, debe

velar por la correcta aplicación de las Orientaciones Técnicas
descritas en el presente documento UGEL 05, en coordinación con
los Jefes de Área y Órganos de Línea, para su cumplimiento.

8.2 El Archivo Central, en su calidad de Órgano de Administración

de Archivos de la UGEL 05, supervisa, gestiona y verifica el
cumplimiento de establecido en el presente documento.

VIII. ANEXOS