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UNIDAD 5 Abel Sansano Gonzálvez

2. ¿El desarrollo de una adecuada labor de archivos es rentable para una empresa? ¿Por qué?
Si, la labor de archivo es rentable para cualquier empresa, siempre y cuando se lleve una correcta
ordenación, clasificación y conservación adecuada de los documentos, puede reportar ventajas
comparativas y beneficios empresariales.

5. ¿Todas las empresas deben desarrollar la labor de archivo de documentación de la misma


forma? ¿Por qué?
No, porque no existe ninguna normativa ya que cada empresa tiene su propia organización, depende
del tamaño de la empresa, de su actividad comercial, expansión territorial...etc.

16. ¿Qué diferencia existe entre el prearchivo y el archivo definitivo de documentos?


El prearchivo supone la ordenación previa de la documentación archivada aplicando el mismos
sistema archivo que el establecido en la documentación archivada. Incluir la anterior en el archivo
implica archivarla definitivamente.

21. Investiga las principales ventajas e inconvenientes que tiene para una empresa utilizar un
sistema de almacenamiento en la nube como respaldo o copia de seguridad de sus archivos
informáticos?
Ventajas de guardar archivos en la nube:

• Disponibilidad inmediata de los archivos, que nos permite acceder a ellos o modificarlos
en caso de ser necesario.
• Seguridad: Es mucho más complicado que se pierdan archivos en la nube.
• Ahorro de espacio en el ordenador.
• La nube se actualiza automáticamente.
• Se lleva a cabo un uso de energía más eficiente.
• Fácil acceso: Si se estropea nuestro ordenador podemos acceder desde otros dispositivos.
• Se integra con facilidad con otras aplicaciones.
• El usuario no tiene que hacer nada en el ámbito de mantenimiento, ya que la empresa se
encarga.
• Se trata de un sistema de almacenamiento escalable.

Inconvenientes de guardar archivos en la nube:

• Los datos pueden acabar en manos de terceros.

• Seguridad: La seguridad es responsabilidad de la empresa, algo que puede traer problemas


al usuario si hay fallos.
• No se dispone del control de acceso total a los datos.
• Se necesita tener acceso a Internet en todo momento.
• Cobertura legal confusa (hay países que no tienen leyes de protección de datos).
• Posibles conflictos de propiedad intelectual.
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22. ¿Qué tipo de medidas de prevención es es necesario tomar cuando se saca algún
documento o expediente de un archivo?¿ Por qué son tan importantes?
• Dejar constancia en un registro auxiliar de la entrada o salida de un documento previamente
archivados.
• Cuando se vaya a utilizar un documento ya achicado es recomendable dar salida del archivo
al expediente completo donde esté contenido.
• Una vez utilizado, se recomienda devolverlo lo antes posible al archivo.

24. ¿Qué ventajas presenta el archivo informático de documentos frente al archivo tradicional
en formato papel?
• Poseen motores de búsqueda muy poderosos, los cuales facilitan la obtención y localización
de información de una manera mucho mas rápida.
• No ocupa tanto espacio físico, esto supone un ahorro, tanto de espacio como de costes y
recursos.
• Permite la obtención y consulta en cualquier momento y lugar gracias a internet.

30. El franqueo supone pesar y pagar en sellos el servicio de transporte y reparto que realiza a
Correos con cada envió. Contesta a las siguientes preguntas consultando la web de Correos si
es necesario (www.correos.es).
a) ¿Qué sistemas de franqueo existen?
Sellos.
Tu sello (sellos personalizados).
Franqueo pagado.
Franqueo en destino.
Franqueo a maquina.
Estampillas de franqueo

b) ¿De qué factores depende el importe del franqueo?


Volumen
Peso
Tiempo

31. Consulta en internet el Real Decreto 1829/1999, de 3 de diciembre, por el que se aprueba el
Reglamento que regula la presentación de los servicios postales, y contesta a las preguntas:
a) ¿En qué consiste, según el articulo 6, el secreto de los envíos postales y la protección de
datos?
1. El secreto de los envíos postales afecta al contenido de los mismos e implica la absoluta
prohibición para los operadores postales y para sus empleados de facilitar dato alguno
relativo a la existencia del envío postal, a su clase, a sus circunstancias exteriores, a la
identidad del remitente y del destinatario o a sus direcciones, salvo petición de éstos, sus
representantes legales o apoderados o mediante resolución judicial.
En ningún caso, pueden considerarse amparados por el secreto de las comunicaciones los
contenedores, de cualquier naturaleza, que sirven para el transporte de los envíos postales.

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2. Sin perjuicio de la protección de los datos de carácter personal, los operadores postales
podrán utilizar con fines estadísticos aquellos que se deriven de la prestación de los
servicios postales salvaguardando, en todo momento, el secreto de las comunicaciones.
3. El tratamiento de los datos de carácter personal contenidos en cualquier documento con
soporte físico o electrónico, derivado de la prestación de los servicios postales por sus
operadores, se someterá a las previsiones contenidas en la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de
octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal y en
sus normas de desarrollo.
La obligación de protección de los datos incluirá el deber de secreto de los de carácter
personal, la confidencialidad de la información transmitida o almacenada y la protección de
la intimidad.
b) ¿Qué se considera, según el articulo 7, violación de los envíos postales?
Los envíos postales son inviolables. Será en todo caso violación, su detención arbitraria o
contra derecho, su intencionado curso anormal, su apertura, sustracción, destrucción,
retención indebida u ocultación y, en general, cualquier acto de infidelidad en su custodia

34. Enumera las medidas de seguridad que se deben implantar con la siguiente
documentación:
a) Las fichas de clientes de una empresa constructora.
Para documentos con datos identificativos de personas o empresas se suele utilizar sistemas
de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no
autorizado.

b) Los expedientes de sanciones urbanísticas de un ayuntamiento.


Se nombra un responsable de seguridad, el cual desarrolla una auditoría de seguridad con
periodicidad no superior a dos años.

c) Los historiales clínicos de los pacientes de un hospital.


Se establece, ademas de las medidas anteriores, un acceso restringido con llave al archivo
por personal autorizado y controles de los documentos.

d) Las direcciones y números de teléfono de los alumnos de una autoescuela.


Se utilizan sistemas de archivo con mecanismos que dificulten el acceso a personas no
autorizadas.

36. Investiga qué tipo de sanción acarrearía cada uno de los siguientes incumplimientos de la
LOPD:
a) No atender una solicitud de rectificación o cancelación de datos personales.
Infracción leve: Sanciones entre 601,01 € y 60.101,21 €
b) Utilizar, sin autorización, los ficheros de datos con una finalidad distinta a la original.
Infracción grave: Sanciones entre 60.101,21 € y 300.506,25 €
c) Mantener los ficheros en unas condiciones de seguridad insuficientes.
Infracción grave: Sanciones entre 60.101,21 € y 300.506,25 €
d) Recoger datos personales utilizando el engaño o sin la autorización del afectado.
Infracción muy grave: Sanciones entre 300.506,25 € y 601.012,1 €

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COMPRUEBA TU APRENDIZAJE:

8. Elabora un cuadro resumen en el que reflejes el sistema de ordenación preferibles para


archivar los principales documentos de gestión empresarial (facturas, nominas, seguros
sociales, etc).

Sistema Ordenación de la correspondencia, contratos de los trabajadores y fichas de


alfabético personal.
Sistema Ordenación de presupuestos, facturas, pedidos de clientes y proveedores y envió
numérico y recepción de faxes.
Sistema Ordenación de actas, justificantes bancarios, recibos, nominas y seguros
cronológico sociales.
Sistema Adecuado para documentación de empresas comerciales que su actividad se
geográfico desarrolla en múltiples zonas o regiones.

10. Explica las fases por las que pasa un documento desde que llega a un departamento y se
archiva hasta que es destruido debido debido a su escaso valor operativo o legal.
• Confirmar que el documento a archivar no va a ser requerido en ese momento por ninguna
persona o departamento.
• Determinar el valor presente y futuro de los documentos, se clasifican en dos grupos:
- Documentos que no necesitan ser conservados.
- Documentos con valor legal u operativo, esos pasaran a la siguiente fase.
• Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones que el responsable del archivo
considere oportunas.
• Referenciar aquellos documentos que deban estar guardados en mas de un expediente.
• Prearchivar la documentación susceptible de archivo.
• Se procederá al archivo definitivo de los documentos.
• La documentación debe ser conservada hasta que ya no sea útil para la empresa, aunque
existen unos plazos mínimos legales.
• La destrucción de documentación debe desarrollarse con frecuencia, utilizando métodos que
eviten el acceso a la documentación a personas no autorizadas que puedan hacer un uso
indebido de la misma.

17. Completa en tu cuaderno las siguientes afirmaciones acerca de las reglas básicas para
desarrollar la función de archivo:
a) La organización de documentos en expedientes facilita su localización.
b) Señales visuales como etiquetas de colores, separadores o adhesivos facilitan la
localización de documentación.
c) Ser selectivos en la labor de archivo permite que el archivo sea operativo. Para ello
distinguiremos la información útil de la poco relevante.
d) Es necesario registrar cualquier entrada o salida de documentación en un registro auxiliar.
e) Es muy recomendable utilizar cualquier tipo de señales visuales al clasificar la
documentación.
f) En documentos con respuesta, es bueno adjuntar una copia del original.
g) Al abrir un nuevo expediente, es necesario asegurar que no se ha abierto con anterioridad.
h) Es interesante colocar la documentación mas reciente al inicio del conjunto de los
documentos.

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