REFLEXIÓN

“Un pueblo sin

Archivos es un
pueblo sin historia”
 AGENDA

1 NORMATIVA LEGAL

APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS

2
ARCHIVISTICAS

3 PROCEDIMIENTO ARCHÍSTICO

4 LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

REGLAMENTO INTERNO PARA ELABORACIÓN,

6 MANEJO, CUSTODIA, DIFUSIÓN Y
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
MILITAR CLASIFICADA
 NORMATIVA LEGAL
• CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR, TITULO II, capítulo segundo, sección
tercera, art. 18, literal 2.TITULO III, capítulo tercero, sección cuarta, art. 91, 92 
• Ley del Sistema Nacional de Archivos Art. 18 Competencia independiente
  Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos 
• Reglamento Interno del Archivo Intermedio “Archivo General de la Administración
Pública”
• Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP) publicada en el
Registro Oficial No. 337 del 18 de mayo del 2004.
• Art. 10 «Quienes administren, manejen, archiven o conserven información pública, serán
personalmente responsables, solidariamente con la autoridad de la dependencia a la que
pertenece dicha información…»
• Ley de Modernización del Estado 
• Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos
• Reglamento y sus reformas a la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos 
• Reglamento para la Elaboración, Manejo, Custodia y Seguridad de la Información
Clasificada
 CCD POR
CATALOGO REPARTO
DE SERIES
CCD
PERSON
AL CONSOLIDADO

O OP
PERSON FINANZ C A
AL AS N
CC I M
L
B R
SEG. D O
J
INTEGRAL A S
B
FINANZ ART
G
AS DI
AH

JURIDIC COMAN
O DO

FINANZ
AS

JURIDIC
O
SERIES DOCUMENTALES
COGMAR 5
DDI 14
INSGAR 17
DIRJUR 13
DIRCSO 12
DIGTAH 43
DIRLOG 39
DIGFIN 29
DIRTIC 7
DIRSEG 13
SECGAR 18
COOPNA 10
DIRNEA 12
DIGEDO 42
DIGEIM 20
TOTAL 294
 CCD
FONDO SEC. DOC. SUBSEC. SUBSEC. SUBSEC. SUBS SERIE DOC. SUBSERIE CODIGO DE ARCHIVO DES DOCS.
DOC. DOC. 1 DOC. 2 DOC. 3 EC. DOC. CRI CONFO
DOC. B. R
4 SERI
E
DO
C.

06. Trasbordos FN.13.02.01.02.01.06

01
PER 07. Licencias,
Comisiones y FN.13.02.01.02.01.07
Servicios

01. Planes de
FN.13.02.01.02.02.01
alistamiento
FUERZA 13 02 01 02 02
NAVAL COOPNA CODESC ESFRAM FRAMOR OPE
10. Mantenimiento
FN.13.02.01.02.02.10
correctivo

01. Determinación
de necesidades FN.13.02.01.02.05.01
logísticas
05
LOG
07. Toma de
FN.13.02.01.02.05.07
inventarios
 12 SECRETARIA GENERAL DE LA ARMADA (SECGAR)
 
FOR. SECGAR-GED-01-2015
ARMADA DEL ECUADOR CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Pág. 1 de 2
SECRETARIA GENERAL DE LA ARMADA

SUBSER ORIGEN
SERIE
FONDO SECCION SUBSECCION DOC IE DESCRIPCIÓN DE LA DE LA
DOCUMENT CODIGO DE ARCHIVO DOCUMENTOS CONFORMATIVOS
DOCUMENTAL DOCUMENTAL 1 DOCUM SERIE DOCUMENTAL DOCUME
AL
ENTAL NTACIÓN

Formatos de préstamo y consulta de

Documentos
documentos
generados por el
Actas de entrega recepción de cajas de
préstamo y consulta
conservación
de documentos, la
 ARMADA DEL Adminstraci
recepción de cajas de Informes de Inventario de documentos
ECUADOR (ARE) ón y Autorizaciones y actas de destrucción de
SECGAR  GED    FN.12.00.00.00.02.13 conservación para Física
FUERZA NAVAL custodia de documentos
almacenamiento,
(FN) archivo
eliminación de Autorizaciones para entrega de copias
documentos y certificadas.
emisión de copias Actas de entrega recepción de cargo
certificadas.
Libro de ordenes de comando

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

               

SUBS-AB CESAR BUITRON F. TNNV-SU CRISTHIAN LOGRÑO P. CPNV-EM DIEGO CADENA J.

TPCD
TPCD
CICLO VITAL DE LOS
DOCUMENTOS
 CENTRO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
CORREO NAVAL VENTANILLA ARCHIVO CENTRAL
DE RECEPCIÓN
PROCEDIMIENTO ARCHIVÍSTICO
 INTEGRACION Y ORDENACION DE EXPEDIENTES

NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL Y ARCHIVO
Art. 22 De la Integración y Ordenación de
Expedientes

METODOLOGÍA DE LA NORMA TÉCNICA

Numeral 3 De la Integración y Ordenación de
Expedientes. Literales VI y VII y
Numeral 4

INSTRUCTIVO DE ORGANIZACIÓN BASICA Y

GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS

Formación de un expediente:
•Documento que inicia el trámite Anexos y /o
antecedentes
•Documentación generada en el proceso
•Documento que finaliza el proceso (foliado)
 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

– Los documentos se clasificarán por procedencia

– Se ordenan cronológicamente, numérico y/o alfabético orgánico
(internos) y alfabético institucional (externos)
– Se clasifican y ordenan en series documentales y se archivan
conforme la Guía Referencial
 FONDO: ARMADA DEL ECUADOR
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS
NUMERO DE TRANSFERENCIA:
INVENTARIO DOCUMENTAL

SUBSECCIÓ
SECCION: CONTABILIDAD N: CTA HJDN
SERIE: ESTADOS FINANCIEROS (BALANCES) SUBSERIE:  
CODIGO DE FECHAS EXTERNAS DESTINO VOLUMEN Y SOPORTE UBICACIÓN TOPOGRÁFICA ESTADO DEL
No. CAJA No. EXP ALCANCE Y CONTENIDO O ASUNTO No HOJAS
ARCHIVO APERTURA CIERRE FINAL CANTIDAD UNIDAD ZONA ESTANTERIA BANDEJA EXPEDIENTE OBSERVACIONES
1 CTA HJDN BALANCES TOMO I ene-80 ene-80 200     S/N  
2 CTA HJDN BALANCES TOMO II ene-80 ene-80 200     S/N  
3 CTA HJDN BALANCES TOMO I feb-80 feb-80 300     S/N  
FN.09.00.00.00. 4 CTA HJDN BALANCES TOMO II feb-80 feb-80 300 ARCHIVO     S/N  
1 2 51 B
04.11  5 CTA HJDN BALANCES TOMO I mar-80 mar-80 350 CENTRAL     S/N  
6 CTA HJDN BALANCES TOMO II mar-80 mar-80 350     S/N  
7 CTA HJDN BALANCES TOMO I abr-80 abr-80 350     S/N  
8 CTA HJDN BALANCES TOMO II abr-80 abr-80 350     S/N  
1 CTA HJDN BALANCES TOMO I may-80 may-80 100     S/N  
2 CTA HJDN BALANCES TOMO II may-80 may-80 300     S/N  
3 CTA HJDN BALANCES TOMO I jun-80 jun-80 300     S/N  
ARCHIVO
  2 4 CTA HJDN BALANCES TOMO II jun-80 jun-80 400     2 51 B S/N  
CENTRAL
5 CTA HJDN BALANCES jul-80 jul-80 300     S/N  
6 CTA HJDN BALANCES ago-80 ago-80 300     S/N  
7 CTA HJDN BALANCES sep-80 sep-80 300     S/N  
1 CTA HJDN BALANCES oct-80 oct-80 300     S/N  
2 CTA HJDN BALANCES nov-80 nov-80 200 ARCHIVO     S/N  
  3 2 51 C
3 CTA HJDN BALANCES dic-80 dic-80 300 CENTRAL     S/N  
4 LIQUIDACION CRUCERO BESGUA nov-80 nov-80 300     S/N  
1 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL jul-80 jul-80 200     S/N  
2 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL ago-80 ago-80 200     S/N  
3 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL sep-80 sep-80 300 ARCHIVO     S/N  
  4 2 51 C
4 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL oct-80 oct-80 300 CENTRAL     S/N  
5 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL nov-80 nov-80 500     S/N  
6 CTA HJDN BALANCES ORIGINAL dic-80 dic-80 600     S/N  
 ACTA DE ENTREGA - RECEPCIÓN
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Quienes suscribimos la presente acta dejamos constancia de la entrega recepción de

................................ ................................... (cantidad de documentos en letras y números)

.................................. (nombre de la serie documental) de .............................................. (nombre de la

Unidad Productora de los Documentos), correspondiente al período ........................... (año o años),

documentos que están contenidos en ................................. ............ (cantidad de cajas en letras y

números) cajas, identificadas del ........ al ........... (códigos de las cajas).

Para el efecto se acompaña el inventario en disco compacto conteniendo la base de datos,

dentro de la cual constan las referencias de dichos documentos.

A partir de esta entrega recepción, la persona receptora se encargará de la custodia de tal

documentación. Los datos que contiene el inventario así como la veracidad del contenido de
cada expediente certifico que fueron revisados por el suscrito, por lo que al respecto asumo la
responsabilidad de tal situación.

En el proceso de recepción se observa lo siguiente:

(si hubiere más observaciones póngalas en hojas adicionales, suscritas por los abajo firmantes).

Para constancia de lo actuado, se firma la presente acta en dos ejemplares de igual contenido,
a

Entregué Conforme: Recibí Conforme:

(Nombre del Responsable del Archivo de Oficina o
Archivo Periférico)
(Nombre del cargo del Responsable del Archivo de
Oficina o Archivo Periférico)
(Nombre de la Unidad Administrativa Productora de
los Documentos)
(Nombre del Responsable del Archivo Periférico o
Archivo Central)
(Nombre del cargo del Responsable del Archivo
Periférico o Archivo Central)
(Nombre de la Unidad Administrativa Receptora de los
Documentos)
RÓTULO PARA CAJAS DE CONSERVACIÓN

FN.12.00.00.00.02.13
 COMISION DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Profesionales en la materia, delegados del área:
Jurídica,
Auditoría,
Procesos
Jefe del Archivo Central y
Área productora
Evaluación de documentos por su valor en actos
administrativos, financieros, técnicos y legales
Aplicando la TPCD de cada documento.
SECRETARIA GENERAL DE LA ARMADA
Orden General Ministerial No. 171 27 de Noviembre del 2017

Art. 2 Alcance: Es de aplicación obligatoria en las Fuerzas Armadas y sus dependencias

adscritas y dependientes, tanto para el personal militar y civil.

Art. 3 Lit. g Documentación: Son medios de cualquier forma física, características y

contenido, que registran información; entre ellos:

1) Material escrito (a mano o impreso);

2) Material pintado, dibujado o grabado;
3) Grabación de sonido o de voz;
4) Fotografías impresas y expuestas, o película impresa, fija o móvil;
5) Memorias portátiles, dispositivos magnéticos, memorias especiales y discos duros;
Art. 14 MANEJO Y CUSTODIA: Lit c. El Oficial de Seguridad de documentos, debe cumplir las
siguientes actividades:
Num. 6) Llevar un inventario de la información secretísima, que está bajo su responsabilidad.
El primer día laborable de los meses de enero y julio de cada año, remitirá, por los canales
correspondientes, copia de dicho inventario, a la Dirección de Inteligencia del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas.

Art. 18 Conflicto entre lo establecido en la ley de defensa nacional (fuerza naval) y disposición de
comando 2014 (ARE) en la elaboración de documentos

Art. 47 COMENTARIOS POR LA PRENSA: Los comentarios y datos por escrito, para los medios
de comunicación pública, sobre asuntos de carácter militar, o que involucren a Fuerzas Armadas
así como a sus autoridades, serán proporcionados, exclusivamente por el Ministro de Defensa
Nacional, Jefe del Comando Conjunto y Comandantes Generales de Fuerza, a través de la
oficina de Comunicación Social y Relaciones Públicas.

Art. 55. RECLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN: En la información, salvo aquella clasificada

como SECRETÍSIMA cuya reclasificación o desclasificación corresponde al Ministro Coordinador
de Seguridad Interna (Consejo de Seguridad Nacional) Art. 18 de la LOTAIP, se procederá de la
siguiente manera:
 Desclasificado por:

Art. 55 __________________
a)Reclasificación: debido al análisis de Autoridad Competente
su contenido, ya no
amerita mantener su clasificación
actual; sino la clasificación menor que le siga

b) Desclasificación: eliminar la
clasificación de un documento, pasando a ser
un documento ORDINARIO.
 CUADRO DE RECALIFICACIÓN Y PERMANENCIA DE LA
DOCUMENTACIÓN CALIFICADA (SS – S – R – C )

MADONA

CALIFICACIÓN TIEMPO EN AÑOS DESCALIFICACIÓN

CATEGORÍAS SS S R C  

SECRETISIMO (15 años) LOTAIP,

5 5 5
(SS) Art. 18

RESERVADA
(10 años) LOTAIP,
SECRETO (S)   5 5
Art. 18

(5 años) LOTAIP,
RESERVADO (R)     5 5
Art. 18

 
CONFIDENCIAL
      5 (5 años)
(C)
Art. 59 Conservación de la Información: La información institucional que no tenga ninguna
clasificación cuyo trámite se hubiere resuelto y tienen relativa importancia institucional, se aplicará
el Art. 26 y lo establecido en la TPCD.

Esta disposición se aplicará a todas las informaciones clasificadas, excepto aquellos con
clasificación CONFIDENCIAL, los mismos que recibirán un tratamiento similar al de los
documentos ordinarios, respecto a su permanencia en archivo.

Art. 15, 61 y 62 Destrucción de Emergencia y/o Baja Documental: Los Comandantes y Jefes de
las dependencias en donde existe material clasificado elaborarán y mantendrán actualizados los
planes para su destrucción de emergencia o transporte a un lugar seguro a fin de evitar que caiga
en manos de extraños o pueda ser conocida por personas no autorizadas, en caso de conmoción
interna, catástrofes, conflicto armado o por cualquier acción enemiga. Para el efecto se utilizará el
formulario del “Anexo G”.
Art. 15 y 62
 Informativo
Recomendaciones
Se dispondrá al personal de Inteligencia de la misma manera que toman exámenes
para la calificación del manejo de la documentación clasificada que pasaran revista
de cumplimiento de inventarios de la información calificada.

Se recuerda que este Reglamento menciona la destrucción de documentos solo en

caso de emergencia, de no ser así se procederá aplicando el Art. 26 de la Norma
Técnica de Gestión Documental y Archivos.

Se elaboró un Manual de Normas y Procedimientos para la Gestión de Archivos

Institucionales, también se elaboró un Plan de Gestión Documental liderado por
MIDENA.

Nadie en virtud de su grado o función está facultado para disponer la eliminación

de la documentación clasificada ni ordinaria. Art. 41 de la ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado.
 Mapa de la Ciudad de
Quito

sal
Transver
Eje
Eje
Longitudin
al
Como encontrar una dirección
 Como encontrar una dirección
La Dirección está dada:

1.Calle Principal
2.Número o nomenclatura de la casa
3.Calle Secundaria
4.Ejemplo 6 de Diciembre N16-224 y Patria

Informativo:

Los números pares van al costado derecho y los impares al

izquierdo indistintamente si la dirección esta en sentido este o
oeste
 PENSAMIENTO

Sri Chinmoy

GRACIAS POR SU ATENCIÓN