CasoCongreso Internacional de Dirección de Proyectos Región Sur 2022

GRUPO 13
INTEGRANTES

Christie Chavez Zuñiga

Duval Cruz Mamani
Maguin Bolaños Arias
Yngrid Flores Zapana
5 EDT
6 CRONOGRAMA DEL PROYECTO
6 CRONOGRAMA DEL PROYECTO
6 CRONOGRAMA DEL PROYECTO
6 CRONOGRAMA DEL PROYECTO - resumen

• El Proyecto “Realizacion de un proyecto” tiene una

duracion de 32.56 dias proyectados.
• El Proyecto cuenta con 28 tareas.
• La fecha de inicio del Proyecto calculado es: lunes
17/10/2022.
• La fecha de fin del Proyecto calculado es: lunes
30/11/2022.
• Los dias programados para el evento es el 29 y 30 de
noviembre del 2022.
7 PRESUPUESTO DEL PROYECTO
PRESUPUESTO EVENTO CONGRESO PMI
PRESUPUESTO PRESUPUESTO
PRESUPUESTO PARA RESERVA ARA
ACTIVIDAD DESCRIPCION LINEA BASE CONTIGENCIA GESTION
Asesor de marketing digital $1,000.00 $1,050.00 $1,081.50
Publicacion del Evento Plataforma virtual $500.00 $525.00 $540.75
TOTAL PUBLICACION DEL EVENTO $1,500.00 $1,575.00 $1,622.25
Encargado de las transmision en salas virtuales $1,000.00 $1,050.00 $1,081.50
Alquiler de equipos proyector, ecram, parlantes, microfonos $600.00 $630.00 $648.90
Material didactico $300.00 $315.00 $324.45
Hotel ponentes $1,500.00 $1,575.00 $1,622.25
Viaticos ponentes (Alimentacion, movilidad) $1,000.00 $1,050.00 $1,081.50
Ponencias Certificados $100.00 $105.00 $108.15
TOTAL PONENCIAS $4,500.00 $4,725.00 $4,866.75
Alquiler de auditorio Hotel Sonesta Arequipa $3,000.00 $3,150.00 $3,244.50
Catering break $400.00 $420.00 $432.60
Ambientacion para el lugar $200.00 $210.00 $216.30
Movilidades personal de organización $100.00 $105.00 $108.15
Alimentacion personal de organizaccion $100.00 $105.00 $108.15
Logistica Premios( Laptop, cursos Souvenirs $1,500.00 $1,575.00 $1,622.25
TOTAL LOGISTICA $5,300.00 $5,565.00 $5,731.95
PRESUPUESTO TOTAL $11,300.00 $11,865.00 $12,220.95
 MATRIZ DE ASOCIACION DE
8
RESPONSABILIDADES
PAQUETE DE TRABAJO / ACTIVIDAD RESPONSABILIDADES

Director Asistente de
Coordinador Asistentes Coordinador Encargado de
ID Actividad del Coordinador Ponentes Proveedores
Congreso al congreso Logistico Marketing
Proyecto del Congreso

1 Seleccionar publico objetivo A R C R

2 Identificar los intereses de aprendizaje del publico interesado A R C C R
3 Definicion de las activiidades del evento. A R R R
4 Elaboracion del programa preliminar del evento. A R R C
5 Creacion del evento en Fan page. A I I I I R
6 Publicacion del evento en la Fan page A I I I I I R
7 Webinar para atraer interesados al congreso A R R I I R
8 Publicacion en redes sociales y prensa A I I I I I R
9 Envio de invitaciones a los correos electronicos. A R R I I I
10 Convocatoria de ponentes. A R R I I I
11 Recepcion de los cv de los ponentes. A R R C I I
12 Evaluacion de la propuesta de los ponentes A R R C I I
13 Aprobacion de las ponencicas seleccionadas. A C C I I
14 Envio de cartas de aceptacion a los ponenetes A R R I I I
15 Reunion con todos los ponenetes para realizar acuerdos. A R R R I I
16 Busqueda del lugar donde se desarrollara el evento A R C
Creacion de la plataforma donde se llevara a cabo el evento para el publico
17 virtual. A I I I R
18 Busqueda de proveedores A R C
19 Solicitud de cotizaciones A R C
20 Evaluacion de propuestas de cotizaciones A C R
21 Firma de contratos de servicio con los proveedores A R R
22 Registro de inscripciones de los participantes asignacion de credenciales A R R I
23 Envio de enlaces y credenciales a los participantes en modalidad virtual A R R I I R
24 Entrega de Material educativo y informativo A R
25 Inaguracion del evento. R R C I I I C
26 Conferencias presenciales con transmision virtual R R I R
27 Entrega de certificados de asistencia A R R I
28 Clausura del evento. R R C C
33 Cierre A R R R R
R: Responsable de Ejecucion A: Autorizador C:Consulto I: Informado
9 MATRIZ DE COMUNICACION
MATRIZ DE COMUNICACIONES

Plazo para
Audiencia /
Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia confiramar Responsable Aprobador
Receptores
recepcion
Proyecto - Planificacion,
Documentos en Correo Director de Director de
Ejecucion desarrollo y Diario 12 horas -
PDF electronico Proyecto Proyecto
Congreso avance
Coordinacion Documentos en Correo Coordinador de Director de Coordinador de
Coordinacion Diario 12 horas
congreso PDF electronico Congreso Proyecto Congreso
Asistente de Asistente de
Coordinacion Documentos en Correo Coordinador de
Coordinacion Diario 12 horas Coordinador de Coordinador de
congreso PDF electronico Congreso
Congreso Congreso
Comunicaicion Gestion de Cotizaciones en Correo Coordinador Coordinador de Coordinador
Diario 12 horas
logistica abastacimiento PDF electronico Logistico Congreso Logistico
Comunicaiones de Gestion de Documentos en Correo Encargado de Coordinador de Encargado de
Diario 12 horas
Marketing Marketing PDF electronico Marketing Congreso Marketing
Comunicaicon de Aprovisionamient Documentos en Correo Proveedor para el Coordinador de Proveedor para el
Diario 12 horas
proveedor o PDF electronico Congreso Congreso Congreso
Contenido de las Documentos en Correo Ponente de Coordinador de Ponente de
Presentaciones Diario 12 horas
presentaciones PPT electronico Proyectos Congreso Proyectos
Ponente de Ponente de
Contenido de las Documentos en Correo Coordinador de
Presentaciones Diario 12 horas Metodologias Metodologias
presentaciones PPT electronico Congreso
Agiles Agiles
Consultas de Representante de Representante de
Formato de Correo Coordinador de
Consultas asistentes al Diario 12 horas Asistentes al Asistentes al
consultas electronico Congreso
congreso Congreso Congreso
10 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
2. Proveedor de 4. Proveedor de
1. Proveedor del 3. Proveedor de 5. Proveedor de
CRITERIOS asesoria de impresiones (meterial Leyenda
local Catering Suveniers
Marketing didactico)

Precio x x x x x 5 Excelente
Calidad x x x x x 4 Bueno
Experiencia x x 3 Regular
Ubicación x 2 Malo
Disponibilidad x x x 1 Muy malo
Capacidad x x
Know how x

1. Proveedor del local

Casa Andina Casa Andina

CRITERIOS Peso (Ratio) Sonesta (Ratio) (Puntuacion) Sonesta (Puntuacion)
Precio 15% 4 5 0.6 0.75
Calidad 10% 5 5 0.5 0.5
Experiencia 0% 0 0 0 0
Ubicación 40% 3 5 1.2 2
Disponibilidad 5% 4 4 0.2 0.2
Capacidad 30% 3 4 0.9 1.2
Know how 0% 0 0 0 0
Total 100% CALIFICACION 3.4 4.65
10 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Consultores
Publicidad BKM Consultores Publicidad BKM Generales
CRITERIOS Peso (Ratio) Generales (Ratio) (Puntuacion) (Puntuacion)
Precio 20% 4 3 0.8 0.6
Calidad 30% 3 3 0.9 0.9
Experiencia 30% 4 2 1.2 0.6
Ubicación 0% 0 0 0 0
Disponibilidad 0% 0 0 0 0
Capacidad 0% 0 0 0 0
Know how 20% 2 3 0.4 0.6
Total 100% CALIFICACION 3.3 2.7

3. Proveedor de Catering
Sandra Gamarra Lucia Catering Sandra Gamarra Lucia Catering
CRITERIOS Peso (Ratio) (Ratio) (Puntuacion) (Puntuacion)
Precio 20% 5 4 1 0.8
Calidad 35% 3 2 1.05 0.7
Experiencia 40% 4 3 1.6 1.2
Ubicación 0 0
Disponibilidad 5% 2 5 0.1 0.25
Capacidad 0 0
Know how 0 0 0 0
Total 100% CALIFICACION 3.75 2.95
10 CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Multiservicios Max Multiservicios Max
CRITERIOS Peso Publisur (Ratio) (Ratio) Publisur (Puntuacion) (Puntuacion)
Precio 30% 4 5 1.2 1.5
Calidad 70% 5 5 3.5 3.5
Experiencia
Ubicación
Disponibilidad
Capacidad
Know how
Total 100% CALIFICACION 4.7 5

5. Proveedor de Suveniers
MK Confesiones Distribuidor Sur MK Confesiones Distribuidor Sur
CRITERIOS Peso (Ratio) (Ratio) (Puntuacion) (Puntuacion)
Precio 30% 4 5 1.2 1.5
Calidad 40% 5 5 2 2
Experiencia
Ubicación
Disponibilidad 15% 4 4 0.6 0.6
Capacidad 15% 3 4 0.45 0.6
Know how
Total 100% CALIFICACION 4.25 4.7